Как составить свое расписание на месяц

Итак, у вас в руках наш планер, и вы не знаете с чего начать?

Не страшно! Сейчас покажем и расскажем!

Смотрите видео:

А так же читайте, далее:

Начинать важно с плана на месяц. Месяц — отличный промежуток, чтобы сфокусироваться на чем-то большом, но не глобальном. Сначала намечаем крупные цели. Конечно, их может быть много, но на месяц желательно ставить две или три. Иначе есть риск, что все не будут выполнены!

Заполняете даты месяца => Основные дела => Цели на месяц или ваш фокус в этом месяце.

ПРИМЕР:
Подготовиться к экзамену по литературе 20 века к 29 числу.

Это был пример крупной цели. Теперь дробим ее на задачи. Они должны быть понятные и простые, а главное — выполняемые!

ПРИМЕР:

• Подготовить 20 билетов;
• Выучить основные положения;
• Прочесть 7 глав из книги *** и т.д.

Такие задачи «конечные» — ясно, когда задачу можно считать выполненной. Видите, уже становится понятно, что нужно будет делать в этом месяце. Также в плане на месяц нужно прописать основные дела на текущий месяц, важные даты, мероприятия и встречи, которые вы точно не хотите пропустить!

ПРИМЕРЫ СОБЫТИЙ:

• Дни рождения;
• Рабочие встречи;
• Спортивные тренировки;
• Концерты;
• Другие подобные мероприятия.

Для удобства в левой стороне плана на месяц есть место для заметок, приоритетных дел, важных событий — там можно проставить маркировки. Выделите крупные цели, чтобы не забыть о них.

Планирование на месяц заполнено — идем дальше.

Здесь важно прописать свои дела на начало следующей недели. И так на каждую неделю.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ НА:

1. Важные дела, которые уже отмечены;
2. Цели и задачи, которые нужно выполнить в этом месяце.

Это нужно, чтобы выполнить цель по шагам. В недельном планировании отмечайте задачи крупных целей, которые у вас в фокусе. Такие задачи приблизят вас к завершению цели на месяц.

ЧТО ПРОПИСАТЬ В «ПЛАНИРОВАНИИ НА НЕДЕЛЮ»:

• Важные дела, даты, мероприятия и т.д.;
• Подробно прописанную задачу на каждый день этой недели;
• Советую выделить 2—3 фокус-задачи: на что стоит делать упор в этот день.

Перед каждым следующим днём можно сверять задачи, что-то добавлять или переносить. Это удобно, чтобы не потерять важные дела. Можно закончить на недельном планировании, если вам это удобно, и вести только его. Можно перейти к ежедневному планированию после недельного. Кто-то, кстати, пропускает недельное и переходит сразу к ежедневному, о котором расскажем ниже. Поймите, как удобнее вам и используйте этот метод.

Конечно, оно опирается на планирование месяца или недели. Обязательно обратите внимание на фокус-задачи конкретного дня. Они подскажут, как расставить акценты сегодня. Теперь прописываем основные дела на день.

МОИ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ЗАДАЧ:

• Пропишите абсолютно ВСЕ ДЕЛА на день. Даже мелочи, которые нужно не забыть. Это может быть задача «Помыть посуду»;
• Выпишите все дела ПО ВРЕМЕНИ. Варьировать промежуток можно от 15 минут (на мелочи) до 2 часов. Это нужно, чтобы не потерять счет минутам и не упустить что-то важное.

В ежедневнике можно отслеживать не только задачи, но и питание. Например, записывать, что сегодня нужно приготовить или поесть. Это пригодится тем, кто следит за ритмом питания. Также можно отслеживать и водный баланс. Например, закрашивать или зачеркивать выпитый стакан, чтобы визуально понять выпита ли норма.

ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ:

КАК ПЕРЕНОСИТЬ ДЕЛА:

Понятно, что иногда что-то не успеваешь сделать по объективным причинам: форс-мажор, неверно рассчитано время, кто-то сильно отвлек. Но если задача перенеслась больше двух раз, нужно понять, почему.

Задайте себе вопрос: мне точно нужно выполнить это дело, для какой цели?

Если это необходимо выполнить, переходим к следующему пункту.
Если нет — вычеркиваем задачу!

Переформулируйте задачу, возможно она неправильно задана?
Писать задачи нужно в повелительном наклонении.

Подумайте, возможно ваша задача слишком большая и требует слишком больших усилий?
Если да, разбейте ее на мелкие подзадачи и разбросайте на пару дней. Помните, задача должна быть конечной.

ЛАЙФ-ХАКИ И МЕТОДИКИ:

Если вы пишете очень много, и вам не хватает места в планере (такое бывает:), заведите стикеры-листочки. На них удобно записывать срочные или дополнительные задачи, которые могут перемещаться по дням. Можно выписывать на них что-то, на что нужно обратить внимание.

Если вы новичок и вам сложно планировать, попробуйте начать с одной из техник. Они проверены и всегда помогают.

1. Стратегическая картонка — удобная и интересная штука по структурированию планов. В начале недели прописываешь на лист или картонку все-все свои дела. Потом уже с этой картонки переносишь дела на неделю или дни.
2. Принцип помидора
3. Методика flow list — https://instagram.com/p/BoGZDLahFot/
4. Техника лягушка — https://instagram.com/p/BmnF1TLliBO/
5. Принцип приоритетности задач — https://instagram.com/p/BkhQXMSFBKQ/

БОЯЗНЬ ЧИСТОГО ЛИСТА:

Бывает, что начать вести планер сложно из-за того, что он совсем новенький. Помните, что вы не одиноки, это и правда распространенный страх! Но с ним можно справиться!

• Дайте себе право на ошибку! Ошибки — это не критично. А еще из планера всегда можно убрать лишние странички, как в школе с «неудобными» оценками или помарками.
• Начните с того, что вам жизненно необходимо сделать сегодня. Пропишите все до мелочей: помыть посуду, наложить маску на лицо, подстричь кота и т.д.
• Попробуйте сначала написать карандашом, а затем обвести ручкой.
• Можно писать ручкой со стираемыми чернилами

В конце концов, вы привыкните к планированию, и это войдет в одну из любимых привычек!

КАК СДЕЛАТЬ ПЛАНЕР КРАСИВЕЕ:

Если кажется, что у в планере пусто и не очень-то красиво, не переживайте! Можно сделать его еще ярче при помощи простых средств.

• Добавляйте разные стикеры.
• Выделяйте маркерами фокусные задачи.
• Клейте наклейки — сейчас это снова в тренде!
• Рисуйте! Даже если умеете только цветочек или звездочку — так станет индивидуальнее. Для тех, кто не умеет рисовать, в своём посте я рассказывала о крутой технике: https://instagram.com/p/BptdKQJlyl7/
• Вклеивайте листочки с записями или рисунки, билеты или открытки!

Все это поможет не только разбавить планер, но и замотивирует возвращаться к нему снова и снова!

Надеюсь, эта статья поможет вам начать вести планер и сделать свои дни, недели и месяцы эффективными!

Несмотря на обилие цифровых инструментов для планирования под любые запросы, рука иногда сама тянется к простому листу бумаги. Эксперты говорят, что выписывание дел из головы вручную помогает разгрузить мозг, приобрести ясность и даже снизить уровень стресса.

Чтобы эффективнее использовать силу бумаги с ручкой и не запутаться в своих записях, можно скачать и распечатать шаблоны планера на день, неделю и месяц. В отличие от простых листов ежедневника, они уже структурированы и форматированы. Расскажем, как планировать день с помощью бумажных шаблонов, какие есть плюсы и минусы у такого подхода, и когда лучше задуматься об альтернативах.

Какие шаблоны использовать для планирования

Чтобы организовать свое время на бумаге и не утонуть в длинном to-do листе, выбери для себя подходящий шаблон (или используй комбинацию из нескольких для разных задач):

1. План на день (горизонтальный и вертикальный) — универсальный шаблон для планирования, в который можно записать все задачи на сегодня или вынести только приоритетные. Есть версии с трекерами привычек.

   

2. План на неделю (горизонтальный и вертикальный, с заметками и с чеклистами) — шаблон дает обзор дел на неделю вперед, в него можно внести все обязательства и рутину, чтобы лучше видеть, сколько у тебя свободного времени на входящие задачи. Есть 4 версии шаблонов на неделю, в том числе с местами для заметок и боксами чек-листа рядом с каждой задачей — чтобы ставить любимые галочки.

   

3. План на месяц (горизонтальный и вертикальный) — для тех, кто любит видеть еще более объемную картину. В ежемесячный планер можно занести все главные даты, важные дедлайны и повторяющиеся обязательства. Например, когда заплатить за интернет или аренду.

   

4. Буллет-джорнал (горизонтальный/вертикальный) — для любителей классических буллетов. Шаблон можно использовать для планирования в свободной форме, для составления списка задач или чек-листов. Подойдет для ежедневников или папок на кольцах.

   

5. Листы для заметок с буллетами и линиями (горизонтальный и вертикальный) — комбинация привычных разлинованных листов и буллетов. Подойдет для заметок, список идей, чек-листов.

   

Шаблоны для ежедневника: когда это удобно и какие преимущества есть у планирования на бумаге

1. Одно из главных правил успешного планирования — не храни задачи в голове, вынеси их на внешний носитель. Для многих людей важно, чтобы этот носитель был именно физическим и аналоговым. Работа с листом бумаги и ручкой помогает разгрузить сознание, посмотреть на свои задачи со стороны, организовать их, как реальные физические объекты. К тому же само занятие, если оно доставляет тебе удовольствие, может быть анти-стресс упражнением.

2. Аналоговый подход стимулирует креативность, в процессе переноса разрозненного списка на лист бумаги, могут возникать необычные идеи и сами собой всплывать неожиданные решения. Поэтому многие писатели, например, предпочитают писать первые черновики или хотя бы тезисную структуру своих произведений именно от руки.

3. Физическая напоминалка перед глазами. Чтобы свериться со списком задач в цифровом планировщике, надо открыть его на телефоне или запустить на десктопе. Хочешь проверить to-do лист в бумажном ежедневнике — придется открыть и найти нужный день и список. Все это создает дополнительную последовательность движений. Проще распечатать планер с основными задачами и он может всегда лежать на твоем рабочем столе, висеть на пробковой доске или на стене. Так перед глазами будут основные приоритеты.

Как планировать свое время с помощью распечатанных шаблонов

Планирование по шаблонам не требует покупки каких-то сложных чек-листов от инфлюенсеров, достаточно выбрать и бесплатно скачать планер для распечатки.

Шаг 1: Выгрузи задачи в общий список. Начинаем все с того же золотого правила — выгрузить все из головы. На старте выпиши на лист бумаги все задачи, о которых ты помнишь — от горящих до ежедневных, регулярных обязательств и рутины. Удели особое внимание задачам, которые уже привязаны к конкретным срокам, например, назначение к врачу, мероприятие или встреча.

Для простой выгрузки можно распечатать листы для заметок или готовые шаблоны bullet journal:

Чтобы точно ничего не забыть, пройдись по списку из разных сфер жизни и деятельности — работа, творчество, здоровье, быт, личные отношения и т. д. Собери всё, что тебе нужно или просто хотелось бы сделать.

Шаг 2: Расставь приоритеты. Вопреки обещанной ясности груда разнородных задач, выписанная в один длинный чек-лист, может только еще больше запутать. «За что хвататься, с чего начинать?». После этапа «свалки», обязательно нужно распределить задачи по категориям и приоритетам. Существует множество методик для этих целей, одна из самых популярных — матрица Эйзенхауэра.

Матрица состоит из четырех квадрантов, которые помогают классифицировать задачи по двум критериям: важность и срочность.

• Важные и срочные задачи (квадрат A) — требуют немедленного внимания и должны быть выполнены первыми. Выдели их как приоритетные.
• Важные, но несрочные задачи (квадрат B) — важны для достижения долгосрочных целей, но их выполнение можно отложить.
• Срочные, но не важные задачи (квадрат С) — могут казаться приоритетными из-за срочности, но не приведут к долгосрочным результатам и могут отвлекать от более значимых задач.
• Неважные и несрочные задачи (квадрат D) — их можно отложить в долгий ящик, делегировать или вообще вычеркнуть из списка.

На этом этапе также стоит воспользоваться правилом двух минут — все что можно сделать за 2 минуты надо сделать прямо сейчас, потому что приоритизация и перенос этой задачи займет больше времени, чем ее выполнение.

Шаг 3: Занеси задачи с привязкой ко времени в шаблон планера на месяц или неделю. После этапа приоритизации, можем начинать составлять расписание. Начать лучше с задач, у которых уже есть конкретный дедлайн, либо установленное количество повторений. Например, ходишь в спортзал в среду и пятницу в 20:00 — заноси эту задачу в шаблон расписания на неделю.

Расстановка по местам рутинных повторяющихся задач или разовых обязательных мероприятий поможет тебе лучше понимать, каким временным бюджетом ты располагаешь. Часто нам кажется, что у нас есть куча времени, просто мы не умеем им пользоваться и сливаем впустую. Вычитая заранее все обязательные временные расходы, ты будешь видеть более реалистичную картину свободных часов каждый день, неделю или месяц.

Шаг: 4. Планирование конкретного дня. Расставив все известные в настоящий момент задачи на неделю и месяц, ты можешь перейти к заполнению шаблона расписания на день. Лучше делать это вечером накануне.

Добавляй задачи на день, опираясь на уровень приоритетности задачи. Если используешь матрицу Эйзенхауэра, то сначала выдели время для дел из квадрата А — позаботься о том, чтобы разобраться с ними в первую очередь. При этом срочные и важные задачи в идеале не должны занимать основную часть твоего расписания, иначе жизнь будет похожа на один сплошной аврал. Больше времени уделяй важным, но не срочным задачам — именно они, как правило, привязаны к твоим целям и ценностям.

Срочные, но неважные дела из квадрата C хорошо бы делегировать. Если есть такая возможность для конкретной задачи, занеси в планер, кому ты ее передашь и когда нужно это сделать. С задачами из квадрата D можно смело попрощаться и не занимать ими место в твоем планировщике.

При планировании дня пользуйся методом тайм-блокинга — выделяй отдельный блок под конкретный проект, задачу или группу задач, объединенных тематически. Например, проверку мессенджеров, входящей почты и ответы клиентам можно включить в один блок коммуникаций, выделив на него полчаса-час (смотря сколько у тебя сообщений) в течение дня. Это куда эффективнее, чем прерываться каждые 20 минут и проверять почту, сбивая фокус.

Не стремись подробно расписать вперед несколько дней. Для общего представления о задачах и обязательствах у тебя есть шаблон планера на неделю, а конкретное расписание на день имеет довольно короткий срок годности. Обстоятельства меняются слишком быстро, переносятся вчерашние задачи и т. д., не торопись забегать вперед.

Расставляя блоки в шаблоне плана на день, также сначала укажи уже занятые временные отрезки. Например, тебе требуется 1 час на дорогу до работы, 1,5 часа на обед и по 30 минут перерыва после каждой большой рабочей задачей. Отмечая это, ты помогаешь себе ориентироваться в количестве действительно свободного времени.

Оценивая время на каждый блок, всегда планируй его чуть дольше, чем кажется на первый взгляд. Люди склонны переоценивать свою скорость выполнения задач, поэтому, чтобы не создать спешку или не допустить «наложения» одной задачи на другую, создавай буферные отрезки между ними.

После заполнения шаблона на день, неделю и месяц, остается только выполнять намеченные задачи и держать план в пределах видимости. Можно также сделать несколько копий, чтобы не потерять.

Недостатки планирования на бумаге: чего не хватает аналоговым методам

Как бы нас не тянуло к традиционным и простым ручке с бумагой, в таком подходе все же есть несколько недостатков:

• нет напоминалок;
• нет навигации по задачам;
• сложно редактировать и удалять задачи;
• сложно систематизировать, отмечать приоритеты, расставлять по категориям;
• есть риск потерять свой план, пролить на него кофе и тогда придется все разрабатывать заново;
• неудобно работать в команде или с близкими, если тебе нужно поделиться с кем-то задачей или добавить к ней участников;
• в отличие от цифровых инструментов, которые всегда в телефоне или на десктопе, бумага не всегда под рукой;
• сложно планировать большое количество мелких задач, просто не хватит места на бумаге;
• повторяющиеся задачи придется переносить каждый раз вручную;
• задачи и события из календарей и почты тоже придется добавлять вручную, в отличие от цифрового планировщика, который может автоматизировать этот процесс за счет интеграций.

Как сочетать распечатанные шаблоны для планирования и цифровой планировщик

Необязательно останавливаться на чем-то одном, оба формата планирования могут при необходимости вполне комфортно уживаться и дополнять друг друга.

• Бумагу можно использовать для вдохновения — если переписывание задач на физический носитель помогает тебе находить пути их решений — пользуйся распечатками для подготовительного этапа планирования.
• В распечатанных шаблонах можно хранить только самые приоритетные задачи, которые хочется всегда держать перед глазами. На лист выпиши 3-5 главных задач на день и основные события на месяц, а остальную рутину оставь для приложения-планировщика.
• Переноси с бумажного носитель в электронный формат те задачи, которые требуют регулярных напоминалок, частых повторений или необходимости совместного доступа с коллегами.

Заключение

Готовые шаблоны для планирования подойдут любителям работать с аналоговыми инструментами и тем, кому лучше думается с ручкой в руках. Но если при этом ты все же не хочешь отказываться от всех удобств, которые несут цифровые инструменты, подумай над синергией планировщика и «бумаги». Два этих носителя могут успешно дополнять друг друга и помогут построить твою собственную систему, которая будет использовать сильные стороны каждого.

Если вы являетесь менеджером или руководителем группы, занимающейся управлением сотрудниками вашей компании, важно знать, как составить эффективный месячный график работы для сотрудников. Понимание того, как составить ежемесячный график работы, поможет вам сократить отсев, свести к минимуму количество вызовов сотрудников и повысить общий моральный дух и производительность команды. В этой статье мы рассмотрим несколько компонентов ежемесячного рабочего графика, а также способы создания такого графика, который соответствует потребностям вашего бизнеса.

Что такое месячный график работы?

Месячный график работы – это инструмент управления, который помогает руководителям оценить, насколько будет укомплектована та или иная смена. Это также служит инструментом для информирования сотрудников об их рабочих обязанностях в преддверии конкретной даты. Ежемесячный график работы может информировать работодателей и руководителей об идеальном времени для дополнительных возможностей обогащения, таких как обучение сотрудников или командные мероприятия. Менеджеры могут использовать месячный график работы, чтобы помочь предприятию достичь оптимальной эффективности и оценить, сколько сотрудников необходимо для смены.

Почему важен ежемесячный график работы?

Месячный график работы важен для обеспечения охвата смен. Имея четкий график, сотрудники могут планировать свою рабочую нагрузку с учетом других обязательств, таких как вторая работа, семья, требования к образованию или другие события, требующие их времени. Повторяющийся ежемесячный график также может дать членам вашей команды чувство стабильности, особенно если на вашем рабочем месте есть повторяющийся график сменности. Это позволяет сотрудникам планировать работу в соответствии с известными датами, чтобы они могли эффективно выполнять свои задачи.

Работодатели могут учитывать внешние потребности своей команды и использовать ежемесячные графики работы для ускорения или замедления производительности в зависимости от потребностей, планируя достаточное количество сотрудников для работы по мере необходимости. Планирование на месяц вперед может помочь работодателям раньше принять производственные или кадровые решения, а также позволит проанализировать потребности клиентов и оптимизировать рабочий процесс. Существуют и другие причины для составления ежемесячного графика работы:

• Учет личной жизни сотрудников может повысить моральный дух коллектива.

• Гибкий график может быть экономически эффективным, поскольку сотрудники работают только тогда, когда это необходимо.

• Сотрудники могут иметь четкое представление о сроках выполнения своих задач.

Как составить месячный рабочий график за 4 шага

Вот четыре шага, которые помогут вам составить оптимизированный месячный график работы для вашей команды:

1. Оценить время необходимых смен

Менеджеры могут оценить время, когда им понадобятся сотрудники для укомплектования бизнеса. На этом этапе планирования следует также учесть время работы, время установки или подготовки, а также время закрытия предприятия. Менеджеры также могут учитывать восприятие сотрудниками времени и способы минимизации рабочего процесса, чтобы помочь сотрудникам вовремя заканчивать смену, избегая потенциальных сверхурочных или перегрузок.

2. Составьте список сотрудников и их потребностей

Составьте полный список сотрудников и расставьте их в графике на следующий период. Многие руководители предпочитают выводить сотрудников на работу раз в две недели или месяц, пересматривая график в рабочем порядке. Пока вы составляете этот список, вы можете учитывать потребности сотрудников и работать над тем, чтобы включить их как можно больше, чтобы минимизировать выгорание. Например, полезно учитывать минимально необходимые часы, баланс между работой и личной жизнью или гибкость в отношении известных внешних обязательств сотрудника, таких как уход за детьми.

3. Оцените стили презентации для вашего расписания

Сегодня на рынке существует бесчисленное множество вариантов составления графика работы сотрудников, начиная от удобных мобильных и веб-приложений и заканчивая бумажными и перьевыми таблицами. Вы можете работать с командой менеджеров, чтобы определить наиболее подходящий формат для бизнеса. Вы также можете учесть предпочтения своей команды и провести опрос, чтобы определить, какой формат расписания является наиболее популярным. При рассмотрении вариантов расписания обычно оценивают такие факторы, как общие затраты на одного сотрудника и простота использования для обновлений и изменений.

4. Продолжайте проводить оценку в течение года

Руководители могут рассмотреть возможность периодической оценки процесса составления расписания в течение года или ежегодно, чтобы убедиться, что он максимально удобен для пользователей. Подобные соображения могут положительно повлиять на моральный дух сотрудников и текучесть кадров, убеждая сотрудников в том, что руководство хочет сотрудничать и работать с ними в команде. Проведение постоянной оценки позволяет вносить изменения по мере необходимости и создавать наиболее комплексную систему.

Советы по составлению ежемесячного рабочего графика

Вот несколько советов, которые помогут вам разобраться в тонкостях составления расписания:

Сделайте это совместной деятельностью

Руководство может создать возможность для позитивного сотрудничества в коллективе, позволив сотрудникам играть определенную роль в процессе доработки и составления расписания. Это может происходить в различных формах, которые могут включать в себя обычные собрания коллектива и оценки, опросы или другие мероприятия по голосованию, а также изменения между сотрудниками, такие как замена смен. Это поможет задать тон для дальнейшего сотрудничества в будущем и усилить компонент командной работы в вашем бизнесе.

Поддерживайте открытый диалог в коллективе

Продумайте стратегию создания возможностей для открытого диалога при составлении расписания, чтобы помочь сотрудникам почувствовать свою значимость и способствовать лучшему балансу между работой и личной жизнью для них. Это также может снизить стресс, связанный с работой, и может быть разумной стратегией для борьбы с текучестью кадров и оттоком персонала. Этот шаг требует усиления с течением времени с помощью командных и индивидуальных проверок сотрудников, а также создания системы запросов на изменение расписания.

Планируйте более масштабные мероприятия

При составлении ежемесячного графика работы можно использовать данные о крупных событиях предыдущего года, таких как праздники, распродажи или особые даты, характерные для компании. Принятие дополнительных мер по подготовке может помочь вам свести к минимуму сверхурочные и избежать спешки в последнюю минуту, чтобы заполнить вашу команду, если сотруднику придется неожиданно уволиться. Вы можете составлять предварительные графики на несколько месяцев вперед и всегда вносить необходимые изменения. На этом этапе вы можете подумать, подходит ли еженедельное повторяющееся расписание для вашего бизнеса и потребностей сотрудников.