Задачи
процесса коммуникации.
В
качестве основных задач процесса
коммуникации, когда речь идет о
межличностном взаимодействии, можно
выделить четыре основных «вектора»:
1. Выразить
себя, донести до партнера по общению
свою идею.
2. Получить
от партнера по общению подтверждение,
что сказанное было услышано и понято
(получить обратную связь).
3. Выслушать
другого.
4. Подтвердить,
что вы его услышали (дать обратную
связь).
Если
все эти задачи полностью реализованы,
то процесс коммуникации можно считать
успешным (рис. 9). Если же какая- либо из
данных задач выполнена не до конца, то
либо коммуникация не состоялась,
либо оказалась неэффективной. Например,
при общении с подчиненным руководитель
не убедился в том, что все его распоряжения
поняты верно. В итоге он получит совсем
не тот результат работы, на который
рассчитывал.
Рисунок
9 – Задачи процесса коммуникации
Форма
коммуникации. Те
или иные задачи процесса коммуникации
решаются более или менее эффективно
в зависимости от формы коммуникации.
Например,
четко и ясно донести свою идею легче
всего в письменной форме. Но при этом
ограничена обратная связь.
Личная
встреча, наоборот, дает максимум
возможностей в отслеживании реакции
собеседника на ваши слова. При этом
эмоции часто вмешиваются в процесс
общения и искажают смысл сообщений.
В
своей текущей работе в течение дня
менеджеру приходится общаться с
самыми разными людьми на встречах, по
телефону, в процессе деловой переписки.
При этом какие-то вопросы решаются
быстро, а какие-то проблемы требуют
новых и новых обсуждений.
Рассмотрим
подробнее преимущества и недостатки
наиболее распространенных сегодня
форм деловых коммуникаций.
Личные
встречи. Личная
встреча предоставляет максимальные
возможности как в плане донесения до
собеседника своих идей, так и в плане
получения обратной связи. Все неясности
можно разрешить сразу же, все
недоговоренности прояснить. Также
немаловажной является возможность
сразу же зафиксировать в виде соглашения
принятые решения (число, печать, подпись).
По-видимому, только при личной встрече
можно обсуждать конфиденциальные
вопросы.
Но
есть и недостатки личных встреч. Вы
получаете максимум информации о
вашем партнере по общению, но в то же
время личная встреча и вас также
раскрывает максимально, но иногда
хотелось бы избежать такого пристального
внимания. При личной встрече практически
невозможно быстро выйти из контакта
(как, например, при телефонном разговоре).
И главный недостаток личных встреч
как формы деловых коммуникаций –
достаточно большие затраты времени и
средств на их подготовку и проведение.
«Встреча
является, несомненно, самой эффективной
формой коммуникации. При встрече
можно получить гораздо больше полезной
информации и добиться результатов,
чем по телефону. Многое зависит от
того, в каком ключе проходит встреча.
Обычно после личного знакомства всегда
легче найти «общий язык» с партнером».
Александр
Коротченко, зам. коммерческого директора
Фабрика
«Сходня Мебель»
Телефонное
общение. Телефонное
общение позволяет оперативно выйти на
связь с вашим партнером по общению (в
отличие отличной встречи, например).
Кроме того, это достаточно дешевый
способ связи сегодня. Неполная обратная
связь может сыграть вам на руку, если
вы хотели бы уклониться от искреннего
и открытого разговора.
Но
ограниченность каналов восприятия
информации – мы только слышим человека
– часто искажает смысл сказанного, что
может привести к взаимному непониманию.
Кроме того, мы серьезно зависим от
технических аспектов связи (шум в трубке,
сбой на линии, абонент недоступен и т.
д.). Также мы не можем зафиксировать
телефонные договоренности («Да мало
ли, что я говорил!»).
Деловая
переписка (традиционные письма). Деловая
переписка позволяет выбрать удобное
для нас время, чтобы написать или
ответить на письмо (а телефонный звонок
или встреча могут застать нас врасплох).
Также мы стремимся более точно и четко
формулировать наши идеи, что помогает
в передаче информации. И наконец, деловая
переписка дает возможность архивировать
данные и официально фиксировать
договоренности («Что написано пером,
того не вырубишь топором!»). Это может
быть очень важным для того, чтобы
проследить историю обсуждения какого-либо
вопроса.
В
свою очередь, почта часто запаздывает,
так что с оперативностью передачи
информации здесь могут быть сложности.
И еще большие ограничения обратной
связи – даже по сравнению с телефоном,
не говоря уж о личном общении: одни и те
же слова, написанные на бумаге, разные
люди могут воспринимать совершенно
по-разному.
Электронная
почта. В
наше время, наверное, самый дешевый
способ передачи информации. И, что
немаловажно, больших массивов информации
(отчеты, графики, фото, видео). Также
электронная почта открывает двери для
сетевых рассылок, а это значительно
экономит ваше время, если вы должны
передать одинаковую информацию
разным людям. Как и при традиционной
переписке, мы можем архивировать
данные и официально фиксировать
договоренности (электронная подпись).
И также можем выбирать подходящее время
для того, чтобы написать или ответить
на письмо.
К
недостаткам относятся (как и при
переписке) ограничения по обратной
связи (мы не видим, не слышим нашего
партнера по общению) плюс необходимость
специального оборудования, которое
не всегда и не везде бывает доступно.
Все
вышесказанное о преимуществах и
недостатках различных форм деловых
коммуникаций суммировано в табл. 10.
Таблица
10 – Формы деловых коммуникаций:
преимущества и недостатки
|
Формы |
Преимущества |
Недостатки |
|
Личные |
• максимальные • максимальные • возможность • обсуждение |
• максимальное • невозможно • высокие |
|
Телефонное общение |
• оперативность; • дешевизна; • неполная |
• ограниченность • зависимость • нельзя |
|
Деловая переписка |
• выбор • точная • возможность • возможность |
• • ограничения |
|
Электронная почта |
• выбор • дешевизна; • возможность • сетевые • возможность • возможность |
• ограничения • необходимость |
- Структурно-логические схемы
- Психология
- Деловое общение. Его виды и формы
Деловое общение. Его виды и формы
Скачать схему без водяного знака
172
admin
Смотрите также
Общение: формы, функции, виды и структуры
Формы общения (ситуативно-деловое, внеситуативно-личностное, внеситуативно-познавательное, эмоционал
Формы, виды и приемы проверки знаний и умений учащихся
Власть как явление (виды, способы и формы проявления)
Деловое общение – это довольно жестко регламентированная, узкая коммуникация, направленная на достижение определенных целей. Его характер связан с решением рабочих вопросов. Выделяют самые разные формы делового общения, в зависимости от ситуации. Это и беседа, и переговоры, и служебная переписка, и даже издание приказов.
Следует отличать формы делового общения от разновидностей межличностной коммуникации. В некоторых ситуациях они могут довольно тесно переплетаться. Но следует помнить, что межличностное общение не подразумевает под собой явной материальной выгоды.
Виды современного делового общения
Деловое общение, его виды и формы – это многогранный процесс, подразумевающий под собой много разновидностей. Одна из его специфических особенностей – регламентированность, т. е. следование определенным правилам и нормам. Они могут быть как официально задокументированны, так и носить характер неписаных требований.
Среди большого разнообразия видов делового общения следует выделить:
- Устные виды. Разговор, беседа, переговоры, совещание, выступление перед коллегами, рекламное обращение, пресс-конференция, телефонный разговор.
- Письменные виды. Деловая переписка между партнерами и конкурентами, приказы и распоряжения руководства, служебные записки от подчиненных, договоры, акты.
Любой из видов делового общения важен для успешного развития бизнеса. Каждый специалист организации, занятый на должностях, связанных с внешней и внутренней коммуникацией, должен знать виды общения и владеть ими.
Основные формы делового общения
Умение правильно выбрать форму коммуникации – одна из важнейших составляющих успеха в бизнесе. Ситуативно-деловая форма общения предполагает гибкость всех участников, способность переключаться на другие варианты коммуникации. Кроме того, при выборе варианта общения необходимо учитывать личностные и психологические особенности собеседников. Это позволит достичь большего успеха в переговорах и беседах.
Среди прочих стоит выделить следующие наиболее распространенные и современные формы делового общения:
- Беседа – одна из самых распространенных форм бизнес-коммуникации. Это и обсуждение особенностей работы начальника с подчиненным, и свободное общение на рабочие темы коллег равных по статусу, и наставническая речь, обращенная к новым сотрудникам. Деловая беседа может проходить как в жестко регламентированной, так и в относительно неформальной обстановке.
- Деловое совещание – это групповая форма коммуникации. В нем участвуют от двух человек. Предполагается четкая регламентация, часто сопровождается ведением протокола, подписанием документов, принятием определенных решений.
- Публичное выступление как форма делового общения применяется чаще всего на различных массовых мероприятиях. Может иметь информационный, рекламный или научно-прикладной характер. Регламентировано по времени и ограничено темой мероприятия.
- Переговоры – форма бизнес-коммуникации направленная на общение с конкурентами или партнерами предприятия, для получения каких-либо выгод или предотвращения финансовых потерь. Приговоры могут проходить при личной встрече, так и посредством переписки либо телефонных звонков.
- Деловая переписка включает в себя все формы письменного бизнес-общения, в том числе и электронную почту.
Кроме того, распространенными формами делового общения являются – пресс-конференции, спор, конфронтация, заключение сделки, общение через переводчика, видеотрансляция связанная с бизнесом и многое другое.
Деловая беседа как форма делового общения
Деловая беседа, как и другие формы делового общения индивидуального характера, носит наименее регламентированный характер. Она играет важную роль как в бизнесе, так и в политической сфере. Любой специалист организации должен владеть основными навыками ведения деловой беседы.
Деловая беседа – это, прежде всего, обмен мнениями, она может привести к дальнейшему развитию событий, например, заключению договора. Так как эта форма вербальной коммуникации, то очень важно в совершенстве владеть правилами родного языка, выражаться культурно и достойно. Кроме того, важно следить за мимикой и жестами, а также тоном голоса.
Особенности групповой формы делового общения
Если беседа чаще всего происходит между двумя оппонентами, то большая часть бизнес-коммуникации – это групповая форма общения.
Среди них выделяют:
- совещания;
- собрания;
- переговоры;
- заседания;
- конференции;
- пресс-конференции и т. д.
Основное отличие групповой формы общения – наличие большого количества участников, что существенно усложняет весь процесс коммуникации. Преодолеть эту сложность можно при соблюдении основных правил делового вербального этикета. Не перебивать собеседника, давать слово в порядке очереди, высказывать свое мнение четко, аргументировано и по существу.
Форма делового общения с помощью коммуникативных средств
Кроме личного общения, современные технологии предлагают много вариантов альтернативных форм коммуникации. Они позволяют наладить бизнес-контакты без личной встречи, провести первичные переговоры и даже заключать сделки.
Наиболее распространенные формы коммуникации это:
- телефонные переговоры;
- переписка по почте;
- переписка по электронной почте;
- переговоры по скайпу.
Такие формы коммуникации имеют свои особенности. Прежде всего, это возможность документировать сообщение, что является большим преимуществом при возникновении конфликтных ситуаций и неразрешимых споров. Кроме того, их отличает максимальная оперативность и доступность.
Вступая в такую форму коммуникации, надо придерживаться всех правил делового этикета. Не затягивать разговор, соблюдать нормы вежливости, грамотно выражать мысли.
Правила деловой коммуникации с помощью переводчика
В случае общения с иностранными партнерами разумнее всего будет воспользоваться услугами переводчика. Однако такой способ общения с помощью посредника имеет свои нюансы, соблюдение которых – залог успешных переговоров:
- говорите медленно и короткими предложениями;
- уберите из речи намеки, неточные выражения, национальные шутки;
- желательно заранее пообщаться с переводчиком и предоставить ему общую информацию о сути предстоящей беседы.
Деловое общение – основа современного успешного бизнеса. Выбирайте правильную его форму и соблюдайте основные требования.
