Как составить таблицу для приема на работу

Электронная таблица поиска работы поможет вам оставаться организованным во время поиска новых возможностей трудоустройства. Электронная таблица поиска работы поможет вам отслеживать вакансии, на которые вы подавали заявления и проходили собеседования, и своевременно связываться с потенциальными работодателями. Эти шаги могут повысить ваши шансы на получение работы. В этой статье мы обсудим, что такое электронная таблица поиска работы и как ее можно создать и использовать в процессе поиска работы.

Что такое электронная таблица поиска работы?

Электронная таблица поиска работы – это документ, используемый для отслеживания заявлений о приеме на работу и собеседований. Иногда ее называют таблицей отслеживания вакансий или таблицей поиска работы, но в зависимости от ваших потребностей она может содержать различные детали. Однако эти документы обычно включают следующую информацию:

• Соответствующие вакантные должности и связанные с ними компании

• Контакты для получения работы

• Даты, когда вы нашли объявления о вакансиях

• Крайние сроки подачи заявок

• Шаги, которые необходимо предпринять в процессе подачи заявления о приеме на работу

Преимущества использования электронной таблицы поиска работы

Использование электронной таблицы поиска работы принесет вам следующие преимущества:

• Экономия времени: Имея всю информацию о вакансии в одном месте, вам не придется тратить время на поиск ключевых деталей после подачи заявления.

• Повышение эффективности: Перечисляя все вакансии, на которые вы подавали заявления, электронные таблицы поиска работы снижают вероятность подачи заявления на одну и ту же работу дважды.

• Не отвлекайтесь: Электронная таблица поиска работы поможет вам легко увидеть статус каждой заявки и задачи, требующие выполнения. Использование одной таблицы поможет вам не сбиться с пути и снизить риск того, что вы забудете подать заявление или сообщить о последующих действиях после собеседования, например.

Как создать электронную таблицу для поиска работы

Создание эффективной электронной таблицы для поиска работы – это простой процесс, который заключается в выполнении следующих шагов:

1. Создайте новый документ электронной таблицы в предпочитаемой программе электронных таблиц

Откройте предпочитаемую программу электронных таблиц и создайте новый документ. Вы можете использовать любую программу электронных таблиц, которая вам нравится, но наиболее распространенными вариантами являются создание таблицы поиска работы в Microsoft Excel или Google Sheets. Использование программы электронных таблиц, с которой вы уже знакомы, может облегчить создание и использование электронной таблицы поиска работы.

2. Добавьте заголовки столбцов

Добавьте заголовки столбцов в верхнюю строку таблицы поиска работы в Excel или другой программе электронных таблиц. Эти заголовки должны описывать информацию, которую вы будете включать в каждое заявление о приеме на работу. Следующие заголовки полезны для вашей электронной таблицы поиска работы:

• Название должности

• Компания

• Контактное лицо по вакансии

• Дата поиска

• Крайний срок подачи заявки

• Дата подачи заявления

• Дата подачи заявления

• Исследование первого собеседования

• Дата первого собеседования

• Благодарность за первое собеседование

• Дата первого последующего собеседования

• Исследование второго собеседования

• Дата второго собеседования

• Благодарность на втором собеседовании

• Дата второго последующего интервью

• Третье собеседование

• Дата третьего собеседования

• Благодарность за третье собеседование

• Дата отправки третьего письма

• Статус

• Заметки

Вы можете оставить некоторые из этих полей пустыми, например, когда компании проводят только одно собеседование. Тем не менее, наличие всех этих полей гарантирует, что у вас есть место для отслеживания большинства процессов подачи заявлений о приеме на работу.

3. Настройка электронной таблицы поиска работы

Настройте свою таблицу, добавив дополнительные поля для записи дополнительной информации о поиске работы, которая поможет в вашем конкретном поиске. Вы можете включить колонку для отслеживания того, какие материалы вам нужны для подачи заявления или где вы нашли работу. Вы также можете создать систему цветового кодирования, в которой разные цвета обозначают различные типы вакансий или вакансии в различных секторах экономики.

4. Сохраните электронную таблицу поиска работы

Как только вы будете довольны своей электронной таблицей поиска работы, сохраните ее, чтобы вы могли вспоминать о ней на протяжении всего поиска работы. Если у вас несколько устройств, загрузите свою электронную таблицу в облако, чтобы иметь доступ к ней и вносить изменения с различных стационарных и мобильных устройств.

Как использовать электронную таблицу для поиска работы

После того как вы создали электронную таблицу поиска работы, предпримите следующие шаги для ее эффективного использования. После выполнения каждого шага или получения корреспонденции о работе, обновляйте поле статуса, чтобы вы могли легко видеть, на каком этапе находится процесс.

1. Найдите соответствующие объявления о вакансиях и запишите их данные

Просмотрите веб-сайты по трудоустройству и страницы компаний в поисках соответствующих объявлений о работе. Когда вы видите интересную вакансию, обратите внимание на должность, работодателя, контактное лицо и его данные, текущую дату и крайний срок подачи заявки, если они указаны. Ссылка URL-адреса объявления о вакансии на название должности поможет вам легко найти объявление о работе, когда вы будете готовы подать заявку.

После добавления информации о новых вакансиях упорядочьте свои записи в том порядке, который кажется вам наиболее логичным. Вы можете расположить названия компаний в алфавитном порядке или перечислить вакансии в хронологическом порядке в соответствии с тем, когда вы подали заявление или когда наступила дата последующего собеседования. Соблюдение логического порядка поможет вам легко находить нужную информацию независимо от того, сколько записей вы пишете.

2. Подайте свои заявления и запишите даты подачи и подтверждающие материалы

Графа Крайний срок в вашей электронной таблице поможет вам вовремя подавать заявления. После подачи каждого заявления запишите дату и материалы, которые вы предоставили, в электронную таблицу поиска работы. Например, если в вашей заявке требуется сопроводительное письмо, резюме и рекомендательные письма, вы можете отметить каждый пункт как отправлено.

3. Отправляйте последующие электронные письма и отмечайте даты отправки

Отметьте даты подачи каждого заявления и укажите дату отправки последующего письма, если вы не получите ответа. Выберите дату через несколько недель после окончания приема заявок или, если крайний срок подачи заявки не был указан, через одну-две недели после подачи заявки. Отметьте дату отправки последующего письма в электронной таблице поиска работы.

4. Проведите исследование для интервью и отметьте, когда оно завершено

После того как вас пригласили на собеседование, укажите дату и время в ячейке под ячейкой первое собеседование колонка. Вы также можете написать, какие исследования вы провели о компании и что вы практиковали примерные вопросы для интервью в ячейке примечаний в этой строке. Или вы можете отвести отдельную колонку для каждого из этих шагов и, выполнив каждое задание, пометить их крестиком или галочкой.

5. Посещайте собеседования и делайте заметки

После завершения каждого собеседования отметьте свое посещение в электронной таблице поиска работы. Если интервьюер указал, когда вы должны получить от него ответ, укажите это в разделе примечаний в электронной таблице поиска работы. Сделайте дополнительные заметки о ваших впечатлениях от компании и собеседования, а также о том, каким будет следующий этап процесса найма.

6. Отправьте письмо с благодарностью и отметьте завершение

Выделите колонку для отправки благодарственного письма после каждого собеседования. Поскольку вы должны отправить это персонализированное письмо в течение 24 часов после интервью, отметьте эту дату в своем листе, чтобы убедиться, что вы отправили его вовремя. После отправки отметьте это в своей электронной таблице поиска работы.

7. Составление последующих писем

Так же, как вы делали это после отправки заявок, вам следует отправить повторные электронные письма после собеседования на вакантную должность, если вы не получили своевременного ответа. Отметьте в электронной таблице поиска работы даты, когда вы собираетесь отправить последующие электронные письма. Например, если интервьюер назвал вам день, когда вы должны ожидать ответа, вы можете включить в таблицу дату, которая наступает через один или два дня после этого. Если вам не назначили конкретную дату, вы можете выбрать дату через одну-две недели после даты собеседования, чтобы поставить ее в ячейку.

После того, как вы отправите последующее письмо, отметьте это поле крестиком, галочкой или словом Завершено , как только вы выполните это задание.

8. Делайте заметки по ходу процесса

Используйте поле для заметок в электронной таблице для любых комментариев о процессе или моментов, которые вы хотите запомнить. Вы можете сделать заметки о следующем:

• Когда вы ожидаете ответа от компании

• Любые вопросы о роли или компании

• Ваши впечатления о собеседовании или компании

• Что бы вы хотели сделать по-другому во время следующего собеседования, чтобы повысить шансы на успех

9. Повторяйте шаги по мере необходимости

Многие работодатели проводят несколько собеседований с кандидатами, прежде чем принять окончательное решение. Повторите шаги с четвертого по девятый столько раз, сколько потребуется, чтобы узнать, успешно ли прошло ваше заявление. Убедитесь, что вы выполнили все этапы по порядку, включая этап исследования. Постоянное исследование может освежить вашу память о компании и рассказать вам о последних изменениях в бизнесе.

Пример электронной таблицы поиска работы

Увидев, как кто-то другой заполняет таблицу поиска работы, вы сможете понять, как использовать этот организационный инструмент. В этом шаблоне электронной таблицы вакансий мы смоделировали шесть важных столбцов, которые помогут вам начать работу над собственной таблицей. Вы можете добавить дополнительные колонки, например, для контактов, чтобы отслеживать дополнительную информацию, которая поможет вам в поиске работы.

Название вакансииКомпанияСрок подачи заявкиДата подачи заявки1-е собеседованиеДата последующего собеседованияПомощник редактораЖурнал Style4620213182021
4012021РедакторТоп 10 Блог48202131920214012021 1PM4152021РедакторМузыка Блог4820213202021
4022021Ассистент редактораПосуда41520213212021
4022021

Этот справочник поможет системно и последовательно оформлять прием на работу новых сотрудников, избегая наиболее распространенных противоречий, которые впоследствии могут обернуться трудовыми спорами и финансовыми потерями для работодателя. Общий порядок оформления трудовых отношений регулируется в статье 68 ТК РФ, но есть нюансы.

Последовательность действий при
приеме на работу нового сотрудника

Шаг 1. Учесть законодательные требования и ограничения
Возраст работника	Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста 16 лет (ч. 3) ст. 20, ч. 1 ст. 63 ТК РФ). Предусмотрены исключения: достигшим 15 лет можно заниматься легким трудом, не причиняющим вреда здоровью при получении общего образования, либо продолжением обучения по общеобразовательной программе по иной, чем очная, форме обучения. С работниками, достигшими возраста 14 лет, можно заключить трудовой договор только с согласия одного из родителей (попечителя) и органа опеки и попечительства для выполнения в свободное от учебы время легкого труда, не причиняющего вреда его здоровью и не нарушающего процесса обучения (ч. 2) , ч. 3) , ч. 4) ст. 63 ТК РФ)
Необходимость прохождения медосмотра	По общему правилу поступающие на работу не должны проходить медицинский осмотр (обследование). Однако для некоторых категорий предусмотрен обязательный предварительный медицинский осмотр (обследование) при заключении трудового договора. К таким сотрудникам относятся: не достигшие возраста 18 лет (ст. 266) ТК РФ), работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 1) ст. 213 ТК РФ), занятые на работах, связанных с движением транспорта (ч. 2) ст. 328 ТК РФ), работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений (ч. 2) ст. 213 ТК РФ), привлекаемые на работу в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности из других местностей (ст. 324) ТК РФ). Цель этого – предупреждение возникновения болезней и определение пригодности к работе по состоянию здоровья
Шаг 2. Ознакомить работника с локальными нормативными актами
Ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, связанными с его трудовой деятельностью	Сделать это нужно до подписания трудового договора (ч. 3) ст. 68 ТК РФ). Закон не устанавливает исчерпывающий перечень локальных нормативных актов, связанных с трудовыми отношениями, однако есть ряд обязательных локальных нормативных актов, которые любой работодатель обязан утвердить. К их числу относятся: правила внутреннего трудового распорядка (ч. 3) ст. 68 ТК РФ), положение о персональных данных (ст. 87) ТК РФ), положение (или раздел в правилах внутреннего трудового распорядка) об оплате труда (ст. 135) ТК РФ), правила и инструкции по охране труда (п. 21) ч. 2 ст. 212 ТК РФ).17:10 14.11.2012 При проверке трудовой инспекции отсутствие данных документов чревато для компании и уполномоченного должностного лица компании (генерального директора или начальника кадровой службы) штрафами.  Если работодателем помимо перечисленных утверждены другие (дополнительные) локальные нормативные акты, будущего работника нужно ознакомить и с ними
Шаг 3. Ознакомить работника с трудовыми обязанностями
Четко и подробно описать трудовые обязанности работника в должностной инструкции, ознакомить с ней работника под роспись	Распространенная на практике ошибка: в договоре есть указание на то, что работник выполняет обязанности в соответствии с должностной инструкцией, однако нет никаких подтверждений того, что работник с ней ознакомлен. В случае спора о невыполнении работником трудовых обязанностей работодателю будет практически невозможно отстоять свою позицию, поскольку работодатель не вправе требовать выполнения работ от работника, не обусловленных трудовым договором (ст. 60) ТК РФ). Поэтому важно предоставить работнику под роспись должностную инструкцию, которая может оформляться и приложением к договору, и как отдельный документ (определение Московского городского суда от 13.07.10 по делу № 33-20805) ). Если она является самостоятельным документом, достаточно ее утвердить и ознакомить с ней работника. Его подпись на экземпляре компании или специальном листе ознакомления будет подтверждением того, что работник ознакомлен с кругом своих обязанностей. Должностная инструкция, как правило, составляется в двух экземплярах, один из которых по просьбе работника может быть ему вручен (письмо Роструда от 31.10.07 № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников») ). Вместо этого варианта можно включить подробное описание должностных обязанностей непосредственно в трудовой договор.
Шаг 4. Взять с работника согласие на обработку персональных данных
На обработку персональных данных важно получить согласие работника (п. 1 ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных»)	Работодатель обрабатывает персональные данные работников для выполнения обязанностей, предусмотренных законом. Поэтому на первый взгляд получение согласия не требуется (п. 2) ч. 1 ст. 6 закона № 152-ФЗ ). Но, во-первых, компания начинает обработку данных еще до того, как соискатель стал работником. Во-вторых, компания может в дальнейшем использовать персональные данные для целей, выходящих за рамки установленных законодательно обязанностей (для размещения на визитках сотрудника, на сайте компании и т. д.). Поэтому во избежание споров такое согласие лучше оформить в виде отдельного заявления, подписанного сотрудником (ч. 4) ст. 9 закона № 152-ФЗ). Нужно тщательно продумать и заранее разработать форму заявления, содержащую максимально полный перечень возможных действий с персональными данными, на совершение которых работник дает согласие
Шаг 5. Подписать трудовой договор
Оформить трудовой договор не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к выполнению обязанностей (ч. 2 ст. 67 ТК РФ)	Трудовой договор оформляется в двух экземплярах, один из которых передается работнику, а другой (с подписью работника в получении своего экземпляра) хранится у работодателя (ч. 1) ст. 57 ТК РФ).   Трудовой договор будет считаться заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, но без оформления трудового договора в письменной форме (ч. 2) ст. 57 ТК РФ). Однако лучше сразу оформлять договор в письменном виде: это позволит избежать лишних проблем при проверке, а также споров с работником в отношении условий договора
Шаг 6. Издать приказ о приеме на работу
Оформить прием на работу приказом (распоряжением) работодателя	Приказ о приеме работника на работу (форма № Т-1) , утвержденный приказом Госкомстата России от 05.01.04 № 1) ) является одним из обязательных кадровых документов. Содержание приказа должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. В приказе указываются дата начала работы и ее срок (если заключен срочный трудовой договор), установленный оклад и надбавки. Он объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Если условие об испытательном сроке зафиксировано в трудовом договоре, срок испытания в обязательном порядке должен быть также указан в соответствующей строке приказа о приеме на работу
Шаг 7. Оформить трудовую книжку и личную карточку работника
Внести запись в трудовую книжку и оформить личную карточку работника	Если работа является для работника основной и он проработал в компании свыше пяти дней, нужно внести запись в его трудовую книжку (ч. 3) ст. 66 ТК РФ).  Если сотрудник принят на работу впервые, трудовую книжку нужно оформить в течение недели со дня его трудоустройства в его присутствии (п. 8) Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225). Сейчас трудовая книжка оформляется всем, включая “иностранцев”.  Личная карточка работника относится к одному из обязательных для оформления документов (форма № Т-2) ). Работодатель обязан дублировать в ней записи, вносимые в трудовую книжку, и знакомить работника с ними под роспись (п. 12) Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225)

Трудовой договор

Условия, которые обязательно должны присутствовать в трудовом договоре
Место работы (абз. 2) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Необходимо указать адрес места работы. Если есть возможность конкретизировать место работы более детально (вплоть до номера кабинета, например), такое условие будет полезным работодателю в случае прогула работника (в такой ситуации проще доказать факт отсутствия работника на рабочем месте). Если работник принимается в обособленное структурное подразделение, это должен быть адрес обособленного подразделения. Под обособленным подразделением понимается не только представительство или филиал, но и любое иное подразделение в другой местности, чем местонахождение компании. Причем другая местность – это местность за пределами административно-территориальных границ соответствующего населенного пункта (п. 16) постановления Пленума Верховного суда от 17.03.04 № 2)
Трудовая функция (абз. 3) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Необходимо указать должность в соответствии со штатным расписанием компании или профессию, специальность с квалификацией или конкретный вид порученной сотруднику работы (последний вариант применяется в случае заключения срочного трудового договора для заведомо определенной работы, временных, сезонных работ, работ, выходящих за рамки обычной деятельности работодателя, – ч. 1) ст. 59 ТК РФ)
Дата начала работы (абз. 4) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, указывается только дата начала работы. Если заключается срочный трудовой договор, то указывается также срок действия и обстоятельства или причины (основания) для заключения срочного трудового договора
Условия оплаты труда (абз 5) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Нужно указать размер зарплаты в соответствии с принятыми в компании системами оплаты труда (ст. 135) ТК РФ) и порядок ее выплаты. Зарплата выплачивается в рублях не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ч. 6) ст. 136 ТК РФ). В договоре нужно указать числа календарного месяца, в которые выплачивается зарплата, в том числе аванс (включая размер аванса), либо сделать отсылку к локальным нормативным актам, регулирующим порядок выплаты. Формулировка «заработная плата выплачивается не позднее такого-то числа», противоречит закону, так как должен быть зафиксирован конкретный день, а не период выплаты
Режим рабочего времени и времени отдыха (абз. 6) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	По общему правилу режим рабочего времени и времени отдыха утверждается правилами внутреннего трудового распорядка. Но если у работника режим рабочего времени и времени отдыха отличается от общих правил, установленных в компании, необходимо указать его особый режим в трудовом договоре (гибкий график, неполный рабочий день)
Компенсации (абз. 7) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Если работник принимается на работу, которая отнесена законодательством к понятию тяжелой работы или работы с вредными (опасными) условиями труда, необходимо указать в трудовом договоре характеристики условий труда на рабочем месте и полагающиеся работнику компенсации за соответствующие условия труда
Условия о характере работы (абз. 8) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	Если у работника нестандартный характер работы (например, подвижной, разъездной, в пути и т. д.), это нужно указать. Чаще всего такое условие устанавливается для водителей, курьеров, мерчендайзеров
Об обязательном соцстраховании  (абз. 9) ч. 2 ст. 57 ТК РФ)	В трудовой договор обязательно нужно включить условие о том, что работодатель осуществляет обязательное социальное страхование работника в соответствии с Трудовым кодексом и иными федеральными законами. Можно привести ссылки на конкретные законы, регулирующие обязательное социальное страхование работников, в частности от 16.07.99 № 165-ФЗ «Об основах обязательного социального страхования») , от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ») , от 24.07.98 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»

← предыдущая статья  
архив статей  
следующая статья →

Содержание

• Зачем использовать электронную таблицу для отслеживания кандидатов?
• Бесплатный шаблон Excel для трекера найма
• Как использовать шаблон отслеживания кандидатов на работу
• Как использовать электронную таблицу для отслеживания кандидатов HR
• Где найти другие шаблоны Excel для трекера найма
• Smartsheet
• Индзара
• Решения Someka Excel
• Нижняя граница

Подбор подходящего сотрудника может быть долгим процессом с различными платформами для приема на работу, несколькими собеседованиями и даже онлайн-тестированием. Хороший шаблон Excel для отслеживания набора персонала может помочь вам и вашей команде отслеживать всю эту информацию. Используя аналитические возможности Excel, вы можете использовать свои данные для улучшения процедур приема на работу. Мы создали два бесплатных шаблона электронных таблиц для отслеживания кандидатов. Один предназначен для команды по найму, а другой – для менеджера по найму / HR. Вы можете загрузить и настроить любой из них в соответствии с потребностями вашей компании.

Скачать трекер для приема на работу Скачать трекер для HR-кандидатов

Зачем использовать электронную таблицу для отслеживания кандидатов?

Если вы нанимаете только одного рабочего один раз в синюю луну, то вам может не понадобиться трекер кандидатов. Однако, если вы нанимаете команду менеджеров, испытываете высокую текучесть кадров, сезонный рост найма или переживаете цикл роста, то шаблон отслеживания кандидатов поможет вам организовать работу и всегда получать информацию. Кроме того, он может помочь при:

• Командное общение: Любой в команде по найму может сразу увидеть, где находится кандидат, каковы были впечатления других людей (при условии, что записи ведутся), и как кандидат справлялся с каждой частью процесса.
• Организация: Записывая даты и отслеживая шаги, вы можете гарантировать, что квалифицированный кандидат не потерпит неудачу, например, из-за того, что звонок не был запланирован.
• Анализ: Имея трекер в Excel, вы также можете манипулировать данными для получения аналитической информации. Какой процесс направления приносит больше всего кандидатов и лучших кандидатов? Где большинство кандидатов терпят неудачу в этом процессе?
• Совершенствование процессов: Например, если кандидаты хорошо справляются с проверкой по телефону, а затем не проходят первое собеседование, вам могут потребоваться более строгие процедуры проверки по телефону, чтобы отсеять более слабых кандидатов. Или, может быть, вы не видите корреляции между результатами онлайн-тестирования и лучшими кандидатами – и в этом случае вы можете отказаться от этой программы и сэкономить немного денег.
• Анализ разнообразия: Хотя никого не следует судить по расе или полу, предприятия обеспокоены тем, что они обращаются к разным сотрудникам. Система отслеживания кандидатов может помочь вам определить, охватываете ли вы широкий диапазон демографических групп.

Бесплатный шаблон Excel для трекера найма

Мы создали трекер набора в Excel для отслеживания кандидатов в процессе набора. Вы можете скачать их бесплатно, а затем настроить по мере необходимости для вашего конкретного найма или отраслевых потребностей. Вы также можете поделиться им со своей командой по найму, чтобы все работали с одними и теми же данными.

Мы не включили определенную информацию, такую ​​как номера телефонов или половая принадлежность, в таблицу отслеживания набора персонала. Кроме того, поскольку он предназначен для помощи вашей команде, HR лучше всего хранит его информацию в файле, защищенном паролем. Мы также создали систему отслеживания кандидатов HR, которая включает необходимую, но конфиденциальную информацию, где вы можете отслеживать всех кандидатов на все должности.

Нужно что-то более надежное? Если у вас высокая текучесть кадров или стремительный рост, то листа Excel может быть недостаточно. Мы рекомендуем Freshteam для полного отслеживания, найма и адаптации кандидатов. Вы можете начать с бесплатного плана и размещать до трех вакансий одновременно. Зарегистрироваться Сегодня.

Как использовать шаблон отслеживания кандидатов на работу

Загрузите трекер кандидатов на трудоустройство

Использование шаблона отслеживания не только позволяет держать информацию о кандидате под рукой, но также позволяет легко проверять статус, отзывы, красные флажки и другую информацию, важную для процесса найма. Давайте посмотрим на каждый элемент и на то, как его лучше всего использовать.

Должность: Мы создали таблицы для конкретных задач. Внизу файла вы увидите вкладки, помеченные как Позиция 1, Позиция ШАБЛОН и Образец. Позиция 1 готова к заполнению вашей первой работой. Сохраните ШАБЛОН позиции для будущих вакансий. (Вы можете изменить ячейки, чтобы они соответствовали процедурам вашего кандидата.) При запуске нового процесса приема на работу щелкните правой кнопкой мыши вкладку ШАБЛОН позиции и выберите Дублировать. Это создаст еще одну вкладку, которую вы можете переименовать. На вкладке «Образец» показано, как можно использовать шаблон.

Ряд 1: Вверху страницы есть место, где вы можете указать название должности и описание. Это только для назидания вашей команде по найму. Вы можете скопировать и вставить это из официального объявления о вакансии или кратко изложить, что следует учитывать интервьюерам.

Ряд 2: Здесь вы можете указать отдел, для которого вы нанимаете, или ответственную сторону по найму, любую информацию, которая наиболее важна для команды.

Ряд 3–103: Мы настроили это для 100 кандидатов. Если вам нужно больше, выделите и скопируйте всю строку, а затем вставьте ее. Это позволит вам сохранить выбор в меню.

Столбец А: Не забудьте сначала указать фамилию кандидата, чтобы ее можно было отсортировать по алфавиту.

Столбец B: Знание ссылки может помочь лучше понять кандидата. Например, если сотрудник кого-то направляет, вы можете спросить его о кандидате. Вы можете изменить этот столбец, сделав меню выбора, но мы решили оставить его заполненным, чтобы вы могли получить более точные данные (например, имена рефералов).

Столбец C: Статус заявки позволяет узнать, где находится конкретный кандидат. Вы также можете использовать цветовую кодировку, чтобы упростить выявление активных и отклоненных кандидатов. Если вам нравится кандидат, но не на эту работу, вам будет полезна опция «Рассмотреть возможность другой работы».

Столбцы D и E: Дата применения не требует пояснений. На резюме можно ссылаться со ссылками или примечаниями о том, где они хранятся.

Столбцы F и G: Если в вашей компании есть политика телефонных проверок и быстрых собеседований с целью отсеивания неквалифицированных кандидатов, сделайте запись здесь. Пункты меню для выставления оценок предлагают вариант «прошел / не прошел», а также шкалу от 1 до 5. Меню легко изменить, если вы предпочитаете что-то более конкретное, например, ПРОЙДЕН / ОТКАЗ, НЕКВАЛИФИКАЦИЯ / ОТКАЗ, БЕСПЕРЕБОЙНЫЙ / ОТКАЗ, ПЛОХОЕ СВЯЗЬ и т.

Столбцы H и I: Некоторые компании просят потенциальных кандидатов пройти онлайн-тесты или тесты лично, например, на аналитические навыки, текстовые редакторы или торговые навыки. Здесь вы можете отслеживать, запланирован ли кандидат или сдавал ли он тест, а также его баллы. Мы оставили оценку в качестве дополнения, чтобы учесть множество способов выставления оценок.

Столбцы J – R: Мы разрешили провести три интервью, но, конечно, вы можете удалить некоторые столбцы или оставить их пустыми.

Столбцы S – U: На любом этапе процесса вы можете захотеть провести проверку биографических данных или рекомендаций для проверки квалификации. (Тестирование на наркотики находится в HR Applicant Tracker.) Меню проверки биографических данных предлагает простой тест «прошел / не прошел» в дополнение к запланированному и завершенному. Справочная проверка предлагает место для оценки.

Столбец V: Предлагайте любые заметки здесь. Вы также можете оставить комментарии в любой из ячеек – например, если вы хотите отметить, что собеседование нужно перенести, или добавить какое-то объяснение относительно результатов теста.

Как использовать электронную таблицу для отслеживания кандидатов HR

Загрузите трекер HR-кандидатов

Этот шаблон похож на лист отслеживания набора персонала, но имеет вид с высоты птичьего полета. Вы можете перечислить все вакансии и кандидатов. Однако вместо всех деталей рейтингов собеседований здесь содержится контактная и демографическая информация, общий прогресс (например, дата последнего собеседования) и результаты приема на работу. В нем также есть раскрывающиеся меню, чтобы вы могли делать заметки последовательными.

Мы настроили это для 100 кандидатов. Если вам нужно больше, выделите и скопируйте всю строку, а затем вставьте ее. Это позволит вам сохранить выбор в меню.

Столбец А: Идентификатор приложения: в этом столбце вы можете указать свой собственный уникальный идентификационный код заявителя, будь то идентификатор из другой системы, SSN или собственный метод идентификации.

Столбцы B – D: Это информация о самой работе. Одно из предложений по настройке – добавить орган по найму по имени вместо отдела.

Столбец E: Мы думали, что статус заявки был самым важным. Зачем сканировать столбцы информации, чтобы обнаружить, что кандидат был отклонен? Если хотите, можете переместить этот столбец в другое место. Мы включили опцию «Рассмотреть вопрос о другой должности» на случай, если вы найдете кандидата, которого хотите нанять на другую работу или позже.

Столбцы F – L: Это контактная и демографическая информация заявителя. Демографические данные важны для кадровых соображений для равных возможностей трудоустройства, которые не только влияют на разнообразие компании, но также могут привести к налоговым льготам. Тем не менее, это следует рассматривать как конфиденциальную информацию, которая не влияет на сам процесс найма.

Столбец M – O: Это позволяет отслеживать прошлую и текущую историю работы заявителя. Ссылка на резюме кандидата или отметьте, где оно хранится, если хотите, или ссылку на его заявку.

Столбец P: Отметив, где кандидат услышал о вакансии, вы можете понять, какие места приносят наибольшие результаты, а какие – наиболее квалифицированные. Это может помочь вам в будущем планировании набора персонала и знании того, где размещать объявления о вакансиях. Одна из модификаций заключается в создании меню пунктов.

Столбец Q – W: Здесь вы отслеживаете процесс подачи заявки, включая собеседования, проверку биографических данных и рекомендаций, отклонения или предложения.

Столбец X: Интервьюеры могут делать записи в шаблоне приема на работу. Это для заметок высокого уровня или дополнительных комментариев.

Изменение шаблона

• Удалить столбец: Перейти в верх страницы в ряду с буквами. Щелкните правой кнопкой мыши букву столбца, которая вам не нужна, и выберите «Удалить столбец».
• Добавить столбец: У вас есть шаг или информация, которую вы хотите отслеживать? Вверху страницы перейдите к строке с буквами. Щелкните правой кнопкой мыши ближайший столбец, в котором вы хотите получить информацию, и выберите «Вставить». По умолчанию в Excel столбец вставляется слева, а в Google Таблицах у вас есть выбор.

Добавить или изменить пункты меню: Начните с выделения ячеек, меню которых вы хотите изменить. Затем перейдите в меню «Данные». Найдите подтверждение данных.

Где найти другие шаблоны Excel для трекера найма

Smartsheet

Smartsheet – это платформа для управления проектами, которая помогает предприятиям управлять и автоматизировать работу, от адаптации сотрудников до управления конвейером. Помимо шаблонов в стиле Excel, в нем есть диаграммы Ганта, календари, представления карточек и автоматизация повторяющихся задач. Он также предлагает несколько шаблонов для набора.

Индзара

Если вы хотите получить больше возможностей от Excel, но у вас нет времени на программирование самостоятельно, Indzara предлагает множество шаблонов Excel, которые вы можете скачать. Многие из них бесплатны, но он также предлагает шаблоны премиум-класса для малого бизнеса, управления проектами, HR и бизнес-аналитики. Кроме того, в нем есть обучающие видеоролики по использованию шаблонов или изучению Excel.

Решения Someka Excel

Someka предлагает широкий выбор готовых шаблонов Excel для бизнеса или личных нужд. За использование шаблонов взимается единовременный лицензионный сбор. Он предлагает несколько бесплатных шаблонов, в основном для дома и семьи.

Вы увидите пункты меню под критериями. Удалите те, которые вам не нужны, и добавьте те, которые вам нужны. Разделяйте элементы запятыми. Затем нажмите «Сохранить».

Вы можете использовать тот же процесс для создания меню выбора, например, для источников рефералов.

Нижняя граница

Развитие вашей компании – это увлекательно, хотя процесс найма новых людей – не всегда. Упорядоченная система и центральное место для хранения информации и заметок могут упростить задачу. Загрузите наши шаблоны и настройте их в соответствии со своими потребностями, чтобы перейти к самой интересной части набора персонала – поиску идеального нового сотрудника.

Для чего нужна анкета

Кадровики широко практикуют активный метод найма, когда привлекается как можно больше соискателей на одну должность. Чтобы из них выбрать подходящего работника, претендентам предлагают заполнить опросник. Анкета для соискателя при приеме на работу поможет кадровику проанализировать личностные и профессиональные качества претендентов, дать им общую оценку и выбрать кандидатов для тестирования и собеседования.

Для кого обязательна

По распоряжению Правительства РФ от 26.05.2005 № 667-р, форма анкеты для приема на работу обязательно заполняется претендентами, подающими документы на конкурс по замещению вакантной должности на муниципальную или государственную гражданскую службу. Для коммерческих организаций — по желанию.

Форма, утвержденная Правительством

Какие вопросы содержит анкета на государственную службу

Официальный образец анкеты кандидата на работу из Распоряжения Правительства содержит 23 пункта. Информации в таком объеме достаточно, чтобы составить общую характеристику о претенденте. Кроме формальных граф об имени, дате рождения, месте жительства, образовании, подробном трудовом опыте, бланк включает вопросы, которые позволяют оценивать благонадежность и вовлеченность соискателя в государственные дела:

• о смене фамилии;
• о гражданстве и причинах его перемены, если прежде было другое;
• о продвижениях на гражданской, государственной или военной службе, когда и кем присвоен классный чин, если он есть;
• о судимости;
• имеется ли допуск к государственным тайнам;
• о наличии государственных наград и знаков отличия;
• адреса, должности близких родственников, в том числе бывших;
• о пребывании за границей, с какой целью, а также о проживании за границей близких родственников, в том числе бывших.

Как грамотно составить вопросы

Опросник должен помочь кадровику составить представление о профессиональных, деловых и личностных характеристиках кандидата, рассмотреть его пригодность для выполнения должностных обязанностей, умение работать в коллективе, способность учитывать не только свои интересы, но и общие.

Нужно выделить основные критерии для каждой вакансии, которые и будут основой требований при отборе кандидата. Вот модель эффективного отбора работников, разработанная по современным методикам.

Общие вопросы

Содержание анкеты можно менять, но основные пункты составляют ее основу. Формальные или общие вопросы — те, которые можно проверить по документам (в паспорте, дипломе, выписке по оценкам из диплома, трудовой книжке). Это информация об адресах, номерах телефонов, способах связи с будущим работником. Например, можно включить вопрос о водительских правах, наличии личного автомобиля и стаже вождения.

Образование

В сведениях об образовании следует указывать подробные данные об учебных заведениях, дате окончания, присвоенной квалификации. Важна информация о дополнительном образовании и о самообразовании кандидата. Например, о знании иностранных языков: какими и на каком уровне. Обязателен вопрос и о компьютерной грамотности.

Большинство организаций обращает внимание на базовое образование претендентов и отдает предпочтение выпускникам известных высших учебных заведений, но параллельно рассматриваются навыки и опыт. Современные работодатели рады видеть специалистов с опытом от трех до пяти лет.

Опыт и навыки

В хронологическом порядке предлагается указать предыдущие места работы и должностные обязанности. Профессиональные вопросы о знаниях и навыках не всегда можно включить в общую форму. Но в собственный образец анкеты для собеседования при приеме на работу удобно добавить вопрос, согласен ли претендент пройти тест на знания по профессии.

Работник может иметь профильное образование, но не иметь опыта, или наоборот — иметь подходящий опыт, но образование другое. Надо правильно оценить его потенциальные возможности. Претендент, не имеющий опыта, но обладающий деловыми качествами и энергичностью, начнет со временем работать эффективнее, чем работник с большим стажем.

Персональные качества

По личностным вопросам можно выявить коммуникабельность, честность, деловитость, энергичность, другие качества, помогающие добиться успеха на новом месте. Можно спросить про увлечения или о том, как кандидат проводит свободное время. Характеристики претендента должны быть связаны с профессией, с характером работы, с особенностями культуры организации. Это поможет оценить, легко ли новичек вольется в коллектив или есть риск конфликтов с другими сотрудниками.

Здоровье

Считается, что включать в образец анкеты соискателя при приеме на работу вопрос о здоровье — неуместно. В России, например, не допускается дискриминация по инвалидности — статья 3.1 ФЗ от 24.11.1995 № 181. Но когда речь идет о профессиональном отборе на должности, требующие большой физической выносливости, у кандидатов предполагается не только исключительное здоровье, но и наличие определенных спортивных навыков. Этапы отбора, например, пожарных и спасателей МЧС, включают и заключение психолога, и медицинское обследование. Физическое здоровье определяет также судьбу кандидатов многих рабочих профессий, особенно в тяжелой промышленности. Поэтому вопросы о здоровье должны быть обоснованы.

Что не стоит спрашивать

При подборе кадров две стороны принимают активное участие: работодатель и кандидат в новые сотрудники. Надо постараться заинтересовать будущего работника, оставить хорошее впечатление об организации. Помешать способны вопросы о национальности, вероисповедании, семейном положении, условиях проживания.

Не стоит включать вопрос и о цели трудоустройства — он вызывает неловкость и недоверие к кадровой службе. Претенденты с высокой квалификацией знают себе цену и могут оценивать работу отдела персонала, а по ней делают представление и обо всем коллективе организации.

Как проверить правильность заполнения

Правильность заполнения бланка проверяется сразу в момент ее подачи. Все графы вопросного листа должны быть заполнены, в конце бланка должны стоять дата и подпись. Заполненный бланк вместе с резюме отдается для дальнейшего рассмотрения кадровому работнику.

Образец опросника для соискателя

Отдел кадров может разработать уникальный бланк, который будет учитывать потребности организации. Но составлять его нужно в соответствии с нормами законодательства о защите персональных данных. Помните, что не допускается дискриминация в трудовой сфере.

Скачать

Личная карточка работника — это унифицированная форма Т-2, которая обязательна для каждого работодателя. С каждой внесенной в этот документ записью работник знакомится под подпись.

Для чего нужна форма Т-2

Документом первичного учета сведений о действующем и уволенном персонале предприятия является личная карточка работника по форме Т-2. Это документ, состоящий из одиннадцати разделов, из которых заполнение первого, второго, третьего и восьмого (при наличии у человека соответствующих прав) происходит при приеме на работу. Остальные разделы заполняются в процессе трудовой деятельности работника от руки или печатным способом. Все сведения вписывают на основании предоставленных при трудоустройстве и составленных в процессе работы сотрудника документов.

Закон предусматривает два случая, когда личная карточка необходима:

• для ознакомления с записями в трудовой книжке;
• для учета военнообязанных.

С учетом автоматизации большинства процессов и перехода на электронный документооборот заполнение этого документа, по мнению редакции, лишнее и представляет собой пережиток кадрового делопроизводства, отнимающий ресурсы на оформление и хранение. А хранить личную карточку надо постоянно, пока человек работает, и еще 75 лет после его увольнения. Но вести личную карточку исключительно в электронном варианте недопустимо, считают чиновники, поскольку в ней обязан расписываться работник, а при е-формате это невозможно.

Работник расписывается в документе минимум три раза:

• за достоверность сведений при приеме на работу;
• при ознакомлении с записью о приеме на работу в трудовой книжке;
• при увольнении.

В последующем, если человек переводится на другие должности и в его трудовую книжку вносятся соответствующие изменения, их фиксирует и личная карточка сотрудника по форме Т-2, где человек расписывается рядом с дублирующей записью, содержащей эти сведения.

Как заполнять

Предлагаем подробную инструкцию, как оформлять документ, и наглядный пример заполнения личной карточки работника Т-2 в 2022 году.

Шаг 1. Заполнение шапки

Заполнять личную карточку начинаем с шапки или основных реквизитов организации:

• вписываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО;
• вносим сведения в таблицу, в которой указываем дату составления, табельный номер сотрудника, его ИНН (при наличии) и СНИЛС, вид и характер работы (как в трудовом договоре), пол;
• в ячейке «Алфавит» ставится первая буква фамилии работника;
• в ячейке «Характер работы» пишется либо «постоянная», либо «временная», если заключен срочный трудовой договор. Но это не полный список, какой бывает характер работы в личной карточке Т-2, и работодатель вправе дописать «дистанционная» или «разъездная», если так указано в трудовом соглашении.

Шаг 2. Общие сведения

Заполняем реквизиты трудового договора. Дальнейшая инструкция по заполнению личной карточки Т-2 предусматривает указание фамилии, имени, отчества работника и другие его персональные данные.

Здесь же вписывают коды по ОКАТО и ОКИН. Код ОКАТО — это классификатор по административному и территориальному признаку. В Москве, Санкт-Петербурге, Челябинске и других городах коды различаются. Нужный код ищите в интернете. Код ОКИН — это классификатор информации о населении. Он включает в себя 293 раздела, каждый из которых содержит конкретный код.

Допускается указывать степень знания иностранного языка в личной карточке сотрудника таким образом:

• читает и переводит со словарем;
• читает и объясняется;
• владеет свободно.

Далее вписывают сведения об образовании.

Если у человека два высших образования или сотрудник дополнительно получил послевузовское профессиональное образование, указываем это в дополнительных графах.

В пункте 7 указываем профессию, которую работник получил в образовательном учреждении. При наличии двух и более профессий указываем ту, по которой человек принят на работу.

Вписываем стаж работы на дату заполнения, т. е. на момент приема. Информацию берем из трудовой книжки.

Общий стаж — это период трудовой деятельности, который дает возможность уйти на пенсию по старости.

Непрерывный стаж — это период трудовой деятельности, который учитывается при расчете пособий, в том числе по временной нетрудоспособности.

Стаж, дающий возможность получать надбавку за выслугу лет, — это время работы в определенных организациях и учреждениях и на определенных должностях, например:

• в аппарате совета обороны РФ;
• в администрации президента РФ;
• в судебном департаменте при Верховном Суде и т. д. (полный список см. в разделе II положения, утвержденного приказом Минздравсоцразвития от 27.12.2007 № 808).

Т-2 не содержит раздела по страховому стажу, поэтому в нашем примере лишь общий трудовой стаж, сведения о котором есть в трудовой книжке работника.

По мере работы в организации стаж сотрудника увеличивается. Первоначально заполнение сведений о стаже рекомендуется делать карандашом. Потом, при увольнении работника, впишите ручкой, чтобы не зачеркивать или не пользоваться корректорами.

Далее переходим к разделу личной карточки о семейном положении работника и составе его семьи.

Сведения для пункта 9 — состояние в браке в карточке Т-2 и семейное положение. Но если работник холост, рекомендуем указать это карандашом, женится — впишите ручкой. Если работник женат (замужем), пишите ручкой, если разведется, укажите документ, на основании которого брак расторгнут.

Указываем код по ОКИН состояния в браке:

• никогда не был(а) в браке;
• брак зарегистрирован;
• брак не зарегистрирован;
• вдовец или вдова;
• разведен(а) официально;
• разошлись (когда неофициально).

В состав семьи вписывается муж (жена) и дети.

В личной карточке допускается указать родителей и братьев с сестрами, но это на ваше усмотрение (супруги, кстати, не являются близкими родственниками, это родство свойственное, а не кровное).

Далее заполняем паспортные и регистрационные данные, просто переписывая их.

Дату регистрации по месту проживания указывают по штампу в паспорте.

Заполнение графы «Номер телефона» желательно: например, человек не вышел на работу, воспользуетесь номером, позвоните и узнаете, что с ним. Желательно взять у сотрудника второй телефонный номер для связи.

Шаг 3. Сведения о воинском учете

Это один из самых сложных пунктов документа. Его заполнение происходит на основании:

• удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу (призывника);
• военного билета (пребывающего в запасе).

Для пребывающих в запасе сведения о воинском учете в личной карточке вписывают по следующему принципу.

Первый пункт на офицеров запаса не заполняется:

• воинское звание смотрите в пункте 5 военного билета офицера запаса;
• третий пункт заполняется без сокращения, например, состав (профиль) — командный или солдаты;
• в четвертом пункте, содержащем кодовое обозначение ВУС (военно-учетной специальности), указывается полное цифровое обозначение, как написано в военном билете, к примеру, 021102 или 113195А.

В строку категории годности к воинской службе в личной карточке вписывается буквенное обозначение:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе).

При отсутствии записи в военном билете о категории годности ставим категорию А.

Наименование военного комиссариата переписываем из военного билета.

Седьмой пункт подлежит заполнению, если:

• есть мобилизационное предписание (вклейка на последнем листе обложки) или штамп о выдаче и изъятии мобилизационного предписания;
• работник забронирован за организацией на период мобилизации и на военное время.

Восьмой пункт заполняется на основании справки из военкомата о снятии с учета.

Так заполняется личная карточка Т-2 в разделе о воинском учете для призывников:

Первый, третий, четвертый и седьмой пункты не заполняются.

Во втором пункте необходимо написать, что работник подлежит призыву.

В пятом пункте указываются сведения из приписного:

• А (годные к военной службе);
• Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
• В (ограниченно годные к военной службе);
• Г (временно не годные к военной службе);
• Д (не годные к военной службе).

Во всем остальном заполнение граф такое же, как у работников, пребывающих в запасе.

После заполнения этого раздела и работник кадровой службы, и новый сотрудник расписываются: первый — за внесение сведений, второй — за достоверность предоставленных сведений.

Шаг 4. Прием на работу и переводы

Заполнение этого раздела происходит на основании трудового договора и приказа о приеме.

Все формулировки и цифры необходимо брать из документов о приеме на работу.

В шестом столбце расписывается работник.

Сотруднику необходимо расписываться в личной карточке каждый раз, когда он переводится на другую работу, перемещается на другую должность и т. д., то есть всегда, когда вносится новая запись в его трудовую книжку.

Предположим, что нашего работника повышали в должности. В этом случае третий раздел выглядит следующим образом:

Срок внесения записи — одна неделя.

Сведения о временных переводах и об изменении окладов в личную карточку не вносятся.

Шаг 5. Аттестация

Если аттестация проводилась, в этом пункте записываются решение аттестационной комиссии и реквизиты приказа, в котором решение аттестационной комиссии утверждено работодателем.

В нашем случае это поле пока остается чистым.

Шаг 6. Повышение квалификации, профессиональная подготовка и награды

Эти разделы заполняются аналогично разделу «Аттестация»: если работодатель направляет сотрудника куда-то (повышать квалификацию, на переподготовку) или объявляет благодарность, заполнению подлежат соответствующие разделы личной карточки.

Если работодатель ничего не организует и никого никуда не направляет, разделы остаются чистыми.

Если сотрудник по своей инициативе обучится чему-нибудь новому и принесет свидетельство или диплом, сведения о пройденном обучении необходимо вписать в личную карточку. Подготовили для вас пример заполнения вида повышения квалификации в карточке Т-2, чтобы вы имели представление, как заполнять этот раздел.

Шаг 7. Отпуска

Сюда вносится информация обо всех отпусках:

• ежегодных;
• учебных;
• без сохранения заработной платы;
• дополнительных оплачиваемых и др.

Для каждого из отпусков необходимо указать подробную информацию. Вот как правильно заполнить личную карточку работника Т-2 в этом разделе:

Сюда же заносятся сведения о замене части отпуска денежной компенсацией.

Если человек трудится на предприятии давно и в отпуск ходит периодически, рано или поздно графы данного раздела закончатся. В этом случае необходимо сделать дополнительный лист, на котором продублирована таблица раздела. Лист надо вклеить.

Бывают ситуации, когда дата выхода работника из отпуска не совпадает с датой, указанной в приказе (по причине болезни или отзыва из отпуска). В этом случае необходимо аккуратно зачеркнуть некорректную запись (но сделать это так, чтобы старая запись была читаемой!) и внести новую, корректную. На полях Т-2 надо написать «Исправленному верить», указать реквизиты документа, в связи с которым произошел сдвиг сроков. Еще потребуются подпись, расшифровка и должность специалиста кадровой службы, записавшего изменения.

Шаг 8. Социальные льготы и дополнительные сведения

Заполнение этих разделов происходит на основании документов, подтверждающих права сотрудников на соответствующие льготы, со ссылкой на нормативные документы, которыми эти льготы установлены.

Не надо пугаться: если сотрудник — льготник, он сам принесет необходимые документы при оформлении личной карточки работника, в которых все написано, а если он не относится к этой категории, то и заполнение этих разделов не понадобится.

Шаг 9. Увольнение работника

Сюда заносят сведения из приказа о расторжении трудового договора в тех формулировках, которые указаны в приказе об увольнении.

В завершение кадровый специалист и уже бывший работник расписываются в личной карточке.

Хранение документов по форме Т-2

Личные карточки хранятся в специальных номенклатурных папках, отдельно от личных дел и приказов о приеме на работу (хотя логичнее хранить их вместе). Работодатели самостоятельно решают, где хранятся личные карточки по форме Т-2 в их организациях, но это должно быть такое место, чтобы посторонние не имели доступа к документам, не могли их достать и прочитать (требуется обеспечить безопасность персональных данных работников).

Личные карточки Т-2 действующего и уволенного персонала хранятся отдельно друг от друга.

Других требований к хранению не установлено.