Как составить таблицу для проведения инвентаризации

При пересчете товаров и прочих ТМЦ необходимо оформлять бумаги. Они имеются в виде подготовленных стандартных бланков. В этой статье мы подробно расскажем о ведении инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей с образцом заполнения бланка ведомости. А также раскроем сопутствующие вопросы, которые возникают у работников или у проверяющего органа.

Что это такое

С ревизией сталкиваются все, кто работает с материальными, финансовыми активами предприятия. При поступлении они ставятся на учет. Затем с определенной периодичностью проводится контроль, в ходе которого устанавливается соответствие всех записанных и числящихся документально объектов с фактическим наличием. После проделанной работы устанавливаются такие вердикты – избыток или недостача.

Процесс проводят специальные люди. Они действуют строго по протоколу, внутреннему распорядку компании и рекомендациям Минфина. Обязательно подлежат анализу следующие коммерческие объекты:

• все складские помещения – учитывается основной оборот деятельности, пронумерована техника;
• цеха, заводы – места, где осуществляется производственный цикл, в учет идет все, в том числе сырье и заготовки, детали;
• торговые залы, витрины;
• кассы.

Мы рассмотрели классическое содержание инспектирования, которое включает изготовление и реализацию продуктов производства коммерческого предприятия. Но на других точках все может происходить иначе, например, рестораны, кафе, спортивные комплексы или иные места предоставления услуг. Здесь нет реализуемой продукции или она содержится в небольшом количестве, зато есть другие позиции в смете – посуда, спортинвентарь и пр.

Отдельно стоят государственные учреждения, аптеки. У них этот процесс более сложный, потому что любая ошибка в отчетности или значительная недостача может рассматриваться как халатность, превышение полномочий или вовсе растрата бюджета, за что грозит не только увольнение и штраф, но и уголовное преследование вплоть до заключения.

Чтобы исключить ошибки человеческого фактора в товарном учете, рекомендуем его автоматизировать с помощью программного обеспечения от Клеверенс. Узнать подробнее >>

В процессе указанной деятельности составляется инвентаризационная опись – это бумага, предназначенная для фиксации ТМЦ, их количества, качества. Обычно она оформляется в двух идентичных копиях в присутствии сотрудника, несущего ответственность, и участников комиссии. Все перечисленные лица ставят по окончании проверки свои подписи. В результате один заполненный бланк передается в бухгалтерию на хранение, а второй остается у ответственного лица.

Чтобы осуществить все перечисленные выше вроде бы простые манипуляции, требуется сперва получить подписанный указ о проведении инвентаризации по форме ИНВ-22. Эта отчетность не только предупреждает о приближении инспекции и санкционирует ее, но и выступает важным актом, который предоставляется как доказательство. Поэтому она хранится у бухгалтера в течение 5 лет.

Утвержденная форма

Скачать образец ИНВ-3 (.xlsx)

Уже в процессе подсчета ценностей пользуются (заполняют его) специальным унифицированным бланком – ИНВ-3. Он утвержден постановлением Госкомстата России еще в 1998 году и применяется до настоящего времени без изменений для любого предприятия, коммерческого или муниципального объекта. Его можно использовать как пример заполнения инвентаризационной описи.

Это трехстраничный акт, вот его незаполненный и максимально сокращенный образец:

В ходе работы он подвергается предварительному заполнению, в него вносятся от руки следующие сведения:

• Наименование организации и вид деятельности.
• Номер приказа, распоряжения, а также дата.
• Вид ТМЦ, которые находятся в собственности организации, полученные для переработки.

После этого идет классическая формула, согласно которой ответственные лица подтверждают и гарантируют, что соблюдены все формальности при списании в расход и имеются все доказательства, чеки.

Затем представлена большая таблица, в которой указан каждый элемент ТМЦ – его номер, наименование, номенклатурный код, стоимость, количество и прочие таблицы по усмотрению. Чем больше инвентаря, тем обширнее будут списки. В его конце следует строка «Итого» – это сумма, активы организации.

После этого идут уже подписи и подсчеты.

Форма ИНВ-3 — классическая для всех предприятий. Она создается единая к моменту начала деятельности, когда все ценности ставят на баланс в бухгалтерии. Но ежемесячно может что-то меняться – новые торговые позиции появляются, другие полностью списываются и убираются из перечня. Чтобы это подтвердить и составить новые списки, требуется письменное подтверждение от руководителя в форме приказа. Устно такие мероприятия не обосновываются.

Порядок заполнения бланка инвентаризационной описи с примером

Страница заполняется в два подхода. Сперва вписывается шапка и все позиции товаров, а затем, уже во время оценки количества и состояния предметов указывается наличие. После – проставляются подписи материально ответственного лица (МОЛ) и члена комиссии.

Начнем с шапки. Далеко не все поля, которые там представлены, обязательные. Например, вид деятельности, он же код ОКОНХ, указывается как основной реквизит, хотя в ряде других документов он пропускается. А графа «Вид операции» часто пустует, поскольку не все организации официально используют систему кодов. Также можно ничего не писать в строке «структурное подразделение». Отметим, что в местах, где ничего указать, не нужно ставить прочерки или иные знаки отсутствия данных, достаточно оставить его пустым.

Шапка – это был первый шаг. Здесь же следует указать всю информацию о документе, на основании которого проводится плановая или внеочередная проверка. Это может распоряжение руководителя. Чаще всего бумага выглядит так:

Таким образом, уже на предварительном этапе известны:

• дата проведения;
• инициалы и должности членов комиссии;
• что именно подлежит инвентаризации.

Поэтому эти сведения, как и номер приказа, можно уже заранее занести в отчет ИНВ-3.

Второй шаг – подтверждение того, что вверенные в его хранения ценности, денежные средства были либо оприходованы (и на это предоставляются подтверждения, чеки), либо списаны – этот факт тоже проверяется. Нужно быть готовым предоставить причины списания, объяснительные. Например, просроченные продукты или товары, поврежденные при транспортировке. Под соответствующим пунктом МОЛ ставит свою подпись еще до начала всей процедуры.

Шаг №3: переходим к таблице. Она включает основной смысл проведения сверки, поскольку в ней подробный перечень всего, что входит в ТМЦ предприятия. Это может быть: сырье, детали и заготовки, готовая продукция, все товарные единицы, а также мебель, техника и прочий инвентарь, который имеет стоимость и находится на балансе.

В среднем любая фирма имеет множество позиций. И учет практически невозможен без компьютерной программы – вручную это займет много часов. Лучшее ПО для коммерческих объектов, складских помещений предлагает компания «Клеверенс». Это программное обеспечение для проведения инвентаризации оборудования и инструментов, материалов, основных средств с использованием штрихкодов. Таким образом, все первые 9 столбцов уже сразу несут в себе информацию о товарной единице, их количестве, стоимости, серийном номере. Потребуется только вписать «Фактическое наличие». Отметки делает комиссия при сопровождении сотрудника, несущего ответственность. Никакого подлога данных быть не может. Запрещено заполнять ведомость, ориентируясь только на слова и заверения МОЛ, надо все точно проверить, посмотреть, удостовериться и запротоколировать.

После перечисления подводится итог. Для удобства подсчета конечные выводы делаются постранично. А затем складываются воедино. Количество страниц зависит от того, насколько объемная номенклатура.

Шаг №4: все члены проверочной комиссии ставят свои подписи в знак того, что они подтверждают полученные сведения. Это же делает материально ответственный сотрудник. Кто может входить в состав проверяющих:

• администраторы;
• бухгалтер;
• люди, занимающие руководящие должности;
• специалисты по соседнему цеху и пр.

Главное, что перечень лиц утвержден заранее приказом.

Как правильно заполнять

Есть несколько рекомендаций и требований к тому, как правильно заполнить опись товарно-материальных ценностей:

• вносить правки запрещено без присутствия МОЛ;
• в составе комитета всегда должны быть те же лица, которые были озвучены приказом;
• сведения записываются только после реального обнаружения фактического наличия ТМЦ (не со слов кого-либо).

Все результаты записываются на бумаге. При этом фиксируется как наличие, так и недостаток. На основании этого далее будут составляться акты, которые подтверждают избыток или недостачу. Если такое выявлено, то следует проводить служебное расследование или списывать все в колонку «Расходы» бухучета. На все это следует также подписывать приказы.

Кроме того, необходимо обязательно указывать:

• стоимость товарной единицы – от этого зависит, например, какая сумма будет высчитываться с сотрудника, ответственного за это;
• код продукта – так проще по артикулу проводить все процедуры;
• состояние, качество.

Последнее важно в ходе того, что ряд изделий бывает бракованным или сломанным. Они обычно продаются с большой скидкой, часто в ущерб компании, а иногда это и основание для списания. Таким образом, даже испорченные вещи обязательно должны быть зафиксированы в перечне.

Если в формуляре (в таблице) остаются свободные столбцы, то их на всю ширину места перечеркивают буквой Z, это нужно для того, чтобы не вписать туда ничего лишнего.

Как указывалось ранее, берется бланк по форме ИНВ-3. Но если в корпорации имеются нефинансовые активы, то их следует заносить в формуляр 0504087. Выглядит чистый образец так:

По сути, в нем содержатся те же поля, что и в выше представленном, только не учитывается стоимость учетных единиц.

Детализация описи

Так называются те самые таблицы, которые составляют основной объем акта. Важно то, что для одного типа ценностей должен быть особенный бланк. Таким образом, если необходимо учесть сырье, товары и мебель, следует подготавливать и заполнять три отчета.

Все колонки пронумерованы, всего их тринадцать. Одна из них, №9, заполняется факультативно, то есть в необязательном порядке. Посмотрим на пример:

Здесь мы видим, что эта графа остается незаполненной. Дело в том, что оформление технических устройств или ювелирных изделий более сложное, так как у них есть паспорт. Именно в таких случаях строка необходима. Также обратите внимание на колонки 10, 11 и 12, 13. Как раз они и зачастую расходятся, так как фактическое наличие бывает больше или меньше, чем заявленное в бухучете. Если это подтвердилось, то следует заполнить форму ИНВ-19:сличительная ведомость по результатам инвентаризации.

Внесение сведений в бумагу на основные средства (ОС)

Этот процесс проводится не реже, чем раз в три года. При этом применяется форма ИНВ-1, которая по содержанию практически не отличима от выше представленного. Его оформление соответствует приведенному выше порядку. Здесь в графах будут указаны следующее:

• недвижимое имущество;
• автомобили и иные ТС, в том числе сельскохозяйственные машины;
• оборудование и электротехника;
• хозинвентарь;
• взрослый рабочий скот;
• специальные инструменты и прочие средства, которые являются основными для обеспечения деятельности предприятия.

Заполненная инвентаризационная (инвентарная) опись ОС

Приведем пример, как может выглядеть ведомость по графе имущества:

Как мы видим, некоторые поля остаются незаполненными.

Когда проводится инвентаризация

Обычно процесс является профилактическим, совершается по заранее составленному графику и не представляет ничего особенного и неожиданного для персонала. Так проверки возможно осуществлять каждый месяц – сверка кассы и товаров, а для основных средств – раз в 3 года. Но также бывают внеплановые перерасчеты, они показаны в следующих случаях:

• меняется руководящее лицо, компания передается в пользование другому владельцу или арендатору;
• составляется годовой отчет;
• происходит смена материально ответственных лиц – старое должно подписать акт о сдаче ценностей, а новое – о получении;
• в ходе служебного расследования на предмет хищения или превышения полномочий;
• ситуации, которая вызвана непреодолимыми силами – наводнением, пожаром, то есть, когда нужно подсчитать убытки;
• при реорганизации или ликвидации всей фирмы.

Скачать документы для описи инвентаризации

Так как большинство актов, приказов и прочих бумаг является унифицированными, то есть подходящими под деятельность любой компании, то мы предлагаем вам непосредственно сейчас сохранить образцы:

• ИНВ-3;
• заполненный пример;
• 0504087 чистый бланк;
• образец заполнения;

Ответственность за составление

Все лица, которые принимают участие в процессе пересчета ценностей, являются ответственными. Поэтому каждый член комиссии, который поставит свою подпись, отвечает за задокументированные результаты. Также обязанности не снимаются с лица, который изначально отвечал за ТМЦ. Обычно это продавец, кладовщик, менеджер. Если допущены ошибки, то перечисленные люди, возможно, будут оштрафованы с указанием – причинение материального вреда предприятию. Если один из участников комиссии не пришел на проверку, ее результаты реально признать недействительными.

Срок хранения

Все документы подвергаются складированию в архивах на протяжении 5 лет.

В статье мы объяснили, что такое инвентаризационная опись. Сделайте весь процесс ведения бухгалтерии удобнее и быстрее с программным обеспечением от «Клеверенс».

Количество показов: 88002

Опись инвентаризационная — это документ, без которого не может обойтись ни одна инвентаризация. Разновидностей этого документа несколько — под каждый существующий вид активов. И у каждого бланка своя форма и своя специфика. Для чего предназначен этот документ и как он оформляется, рассмотрим в этой статье. А некоторые бланки вы сможете скачать в заполненном виде.

Опись инвентаризационная: разновидности бланков

Бланки инвентаризационных описей утверждены постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88.

В то же время для органов государственной власти, местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями были разработаны специальные формы инвентаризационных описей (сличительных ведомостей). Они утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н. Например, форма 0504087 инвентаризационной описи применятся для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации объектов нефинансовых активов.

Чаще всего применяются следующие виды описей инвентаризационных:

• опись инвентаризационная основных средств (ИНВ-1);

Об особенностях оформления ИНВ-1 см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец».

• опись инвентаризационная нематериальных активов (ИНВ-1а);
• опись инвентаризационная товарно-материальных ценностей (бланк ИНВ-3);
• акт инвентаризации наличных денежных средств (ИНВ-15);

Особенности заполнения ИНВ-15 раскрыты в материале «Унифицированная форма № ИНВ-15 — бланк и образец».

• акт инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности (ИНВ-17).

О порядке заполнения ИНВ-17 см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-17 — бланк и образец».

Порядок, нюансы и сроки проведения инвентаризации подробно описаны в Путеводителе по налогам “Практическое пособие по годовой отчетности” от КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно. 

В этой статье в качестве примера будет рассмотрен порядок заполнения описи инвентаризационной по НМА и ТМЦ.

Порядок заполнения инвентаризационной описи на примере бланка ИНВ-1а (скачать)

В бланке описи инвентаризационнойпо форме ИНВ-1 представлена информация об НМА фирмы.

ВАЖНО! Во время проведения инвентаризации следует убедиться в правильности отнесения объекта к НМА.

Как правило, составляется 2 экземпляра описи инвентаризационной. В шапке фиксируется информация о сроках проверки, а также о документах, обосновывающих начало ее проведения. После этого приводится расписка об оприходовании и списании НМА ответственными лицами.

Проверь себя: как провести инвентаризацию

Время прохождения около 5 мин.


Пройти тест

В табличную часть описи инвентаризационной вносится информация по объектам в соответствии с данными бухучета и фактическим наличием. В случае возникновения отклонений факта от учетных данных это указывается в описи.

Инвентаризационная опись – пример и образец заполнения ИНВ-1а вы можете скачать на нашем сайте. Скачать документы можно по ссылке ниже или в начале нашей статьи:

Скачать образец инвентаризационной описи ИНВ-1а

Рассмотрим пример заполнения инвентаризационной описи по форме ИНВ-3.

Образец заполнения инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей

Опись инвентаризационная товарно-материальных ценностей по форме ИНВ-3 также составляется в 2 экземплярах. Заполнение инвентаризационной описи может осуществляться с применением компьютерной техники или вручную. На 1-м листе перед таблицей материально-ответственные лица проставляют свои подписи. Данные в графы 1–9 таблицы описи инвентаризационной вносятся на основании имеющихся у налогоплательщика сведений.

ВАЖНО! В графе 9 «Номер паспорта» значение проставляется только в том случае, если речь идет о драгоценных металлах.

Графы 10 и 11 описи инвентаризационной отражают фактическое наличие объектов, а значения в графах 12 и 13 проставляются по данным бухучета. При выявлении порчи объектов составляются акты, а обнаруженные отклонения вносятся в опись. После заполнения таблицы опись визируется комиссией и ответственными лицами.

Скачать образец инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей вы можете на нашем сайте:

Скачать образец инвентаризационной описи товарно-материальных ценностей

Итоги

Контроль соответствия реальной информации и сведений, отраженных в учетных данных, по оборотным и внеоборотным активам, а также по краткосрочным и долгосрочным обязательствам, позволяет избежать ошибок в бухгалтерском и налоговом учете. С выполнением этой функции поможет справиться корректное составление инвентаризационных описей.

Инвентаризация — обязательный этап подготовки к годовому отчету для всех компаний, независимо от их организационно-правовой формы и налогового режима. Это следует из:

• п. 3 ст. 11 от 06.12.2011 № 402-ФЗ Федерального закона «О бухгалтерском учете»;
• п. 27 ПБУ, утвержденного Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н (далее — ПБУ).

ИП проводить годовую инвентаризацию не обязаны, но могут это делать по желанию.

Цель инвентаризации — получить достоверные данные в бухучете и бухотчетности (п. 26 ПБУ). Порядок ее проведения закреплен в Методических указаниях, утвержденных Приказом Минфина от 13.06.1995 № 49 (далее — Методические указания).

Во время годовой инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие, состояние и оценка (п. 1-3 ст. 11 402-ФЗ, п. 38 ПБУ 4/99, п. 1.3 Методических указаний):

• всех активов независимо от их местонахождения — основных средств, нематериальных активов, финансовых вложений, запасов, товаров, готовой продукции, денежных средств и других финактивов;
• всех обязательств — кредиторской задолженности, займов, резервов, банковских кредитов.

Проверяются имущество и обязательства, учтенные как на балансовых счетах, так и на забалансовых — например, ТМЦ на ответхранении (п. 3.7 Методических указаний). А еще выявляется имущество, которое фактически есть, но почему-то не учтено на счетах. Все несоответствия, найденные в время инвентаризации, необходимо отразить в бухгалтерском и налоговом учете.

Сроки проведения годовой инвентаризации:

• активов — в четвертом квартале текущего года;
• обязательств — по состоянию на 31 декабря года, за который составляется бухотчетность (раздел II Письма Минфина от 09.01.2013 № 07-02-18/01).

Завершить ревизию необходимо до даты подписания годовой бухотчетности.

При годовой инвентаризации можно не проверять (п. 1.5 Методических указаний):

• имущество, по которому уже была инвентаризация в текущем году, при условии, что она проведена не ранее 1 октября;
• ОС — их разрешается инвентаризировать раз в три года;
• библиотечный фонд — он проверяется раз в пять лет;
• ТМЦ в компаниях, работающих на Крайнем Севере, при условии, что проведена инвентаризация этих ТМЦ в периоде наименьшего остатка.

Чтобы у проверяющих в дальнейшем не было вопросов, закрепите периодичность инвентаризации в учетной политике.

Инвентаризация состоит из трех основных этапов, а каждый из них включает несколько мероприятий:

• Подготовительный этап — формируем инвентаризационную комиссию, издаем приказ о проведении ревизии.
• Основной этап — проводим ревизию, составляем инвентаризационные описи, сличительные ведомости. 
• Завершающий этап — оформляем результаты инвентаризации, обсуждаем ее итоги и принимаем решения.

Пройдемся по шагам и рассмотрим каждое мероприятие.

Решите, кто из сотрудников будет заниматься пересчетом. В организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, а если объем работы большой — несколько рабочих комиссий (п. 2.1-2.2 Методических указаний). В нее входят: 

• представители администрации, 
• бухгалтеры, 
• специалисты (инженеры, юристы, техники), 
• сотрудники внутреннего аудита или независимых аудиторских компаний.

Материально ответственные лица (далее — МОЛ) должны присутствовать при проведении ревизии, но включать их в состав комиссии нельзя. Но это в идеале. Например, если в маленькой фирме работает пара человек — директор и бухгалтер-кассир, выполнить это требование невозможно.

Максимальное и минимальное количество членов комиссии нормативка не устанавливает, но на практике это не менее трех человек. Отсутствие на инвентаризации хотя бы одного члена комиссии может привести к тому, что ее результаты признают недействительными.

Состав комиссии утверждает руководитель компании (п. 2.3 Методических указаний). Это можно сделать отдельным приказом, а можно и приказом о проведении инвентаризации.

Приказ составляется в свободной форме или на унифицированном бланке ИНВ-22. В нем указывают: сроки инвентаризации, основание проведения (в нашем случае — составление годовой бухотчетности), состав комиссии.

Образец приказа в произвольной форме может выглядеть так:

Изданный приказ зарегистрируйте в специальной книге контроля, например, по форме ИНВ-23 (п. 2.3 Методических указаний).

Перед началом инвентаризации комиссия должна получить последние приходные и расходные документы, отчеты о движении ТМЦ и денежных средств (п. 2.4 Методических указаний). На основании этих документов бухгалтерия определяет остатки имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Кроме того, нужно получить от МОЛ расписки о том, что:

• приходно-расходные документы они сдали в бухгалтерию или передали комиссии;
• ТМЦ, за которые они отвечают, оприходованы;
• выбывшие матценности списаны в расход.

Такие же расписки возьмите с сотрудников, которые брали деньги в подотчет или оформляли доверенности на получение имущества.

На этом же шаге проверяется весовое и измерительное оборудование. А помещения, где будет проходить инвентаризация, опечатываются.

Это основной и самый трудозатратный шаг, на котором комиссия выявляет, все ли имущество и финансовые обязательства есть у компании на самом деле.

Как инвентаризировать отдельные активы и обязательства, подробно рассказано в разделе 3 Методических указаний.

Основные средства

Особенности проверки (п. 3.1-3.7 Методических рекомендаций, п. 27 ПБУ):

• Инвентаризируйте собственные ОС, а также находящиеся на ответхранении и арендованные;
• осмотрите объекты, проверьте их технические и эксплуатационные характеристики;
• убедитесь, что есть инвентарные карточки, техническая документация, документы о собственности;
• оценку неучтенных объектов проведите с учетом рыночных цен, а износ — по техническому состоянию объекта;
• ОС, расположенные вне местонахождения компании, проинвентаризируйте до момента временного выбытия;
• посмотрите, нет ли признаков обесценения ОС.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-1.

Нематериальные активы

Особенности проверки (п. 3.8 Методических рекомендаций):

• проверьте наличие документов, подтверждающих право на использование НМА;
• корректно и вовремя ли отражены активы в бухучете.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-1а.

Финансовые активы

Особенности проверки (п. 3.9-3.14 Методических рекомендаций):

• проверьте фактические затраты в ценные бумаги и уставные капиталы других компаний, предоставленные займы;
• если вы храните ценные бумаги в организации, инвентаризируйте их одновременно с деньгами в кассе. А если в депозитарии — сверьте остатки сумм на счете 58 с выписками хранилищ; 
• убедитесь в правильности оформления ценных бумаг и их сохранности;
• оцените реальную стоимость бумаг, учтенных на балансе;
• посмотрите, правильно ли отражены доходы по ценным бумагам в учете;
• проверьте, что все финвложения и займы подтверждены документами.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-16.

Товарно-материальные ценности

Особенности проверки (п. 3.15-3.26 Методических рекомендаций):

• ТМЦ инвентаризируйте в порядке их расположения в помещении. Если они хранятся в разных местах, то после проверки одного помещения оно опечатывается, и комиссия переходит в другое;
• проверка проводится путем пересчета, перевешивания или перемеривания в присутствии завскладом;
• если в период ревизии поступили новые ТМЦ, они принимаются в присутствии комиссии и приходуются по реестру после инвентаризации;
• если проверка длится долго, то с разрешения главбуха или руководителя ТМЦ можно выдать материально ответственному лицу в присутствии комиссии.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-5, ИНВ-6.

Незавершенное производство 

Особенности проверки (п. 3.27-3.34 Методических рекомендаций):

• проверьте фактическое наличие деталей, узлов, агрегатов и незаконченных изделий, находящихся в производстве. Проверка ведется путем подсчета, взвешивания, перемеривания;
• определите остаток НЗП по аннулированным и приостановленным заказам;
• посмотрите, не числится ли в незавершенном капстроительстве оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;
• проверьте состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов;
• на законченные объекты, фактически введенные в эксплуатацию, по которым не оформлены документы о приемке и вводе, составьте отдельные описи, указав причины задержки;
• на прекращенное строительство оформите описи с указанием характера выполненных работ, их стоимости, причин прекращения строительства.

Унифицированной формы нет.

Расходы будущих периодов

Особенности проверки перечислены в п. 3.35 Методических рекомендаций: проверьте по документам суммы, обоснованность и документальное подтверждение срока списания РБП.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-11.

Деньги, денежные документы и БСО

Особенности проверки (п. 7 Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, п. 3.39-3.43 Методических рекомендаций):

• проверьте фактическое наличие денег в кассе, ценных бумаг и денежных документов (почтовых марок, путевок в дома отдыха, авиабилетов и др.);
• проверка бланков ведется по их видам, местам хранения и материально ответственным лицам;
• сопоставьте сумму денежных средств в пути, числящихся на счетах бухучета, с квитанциями банка, инкассаторских ведомостей и др.;
• посмотрите, совпадает ли сумма безналичных средств, отраженных на расчетном, валютном и спецсчетах, с суммами, указанными в банковских выписках.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-15, ИНВ-16.

Расчеты

Особенности проверки (п. 3.44-3.48 Методических рекомендаций):

• Проанализируйте все расчеты — с банками, бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетниками, сотрудниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами;
• изучите имеющиеся документы, убедитесь в обоснованности сумм, отраженных на бухсчетах расчетов;
• выявите долги с истекшим сроком исковой давности.

Обратите внимание: с 21 июля 2022 года для проверки взаиморасчетов можно применять электронный акт сверки, утвержденный Приказом ФНС от 13.05.2022 № ЕД-7-26/405@. Это удобно и быстро.

Формы инвентаризационных описей и актов: ИНВ-17.

Резервы

Особенности проверки (п. 3.49-3.55 Методических рекомендаций):

• проверьте, правильно ли рассчитаны и обоснованно ли созданы резервы: на оплату отпусков, на выплату вознаграждений за выслугу лет и по итогам работы, по расходам на ремонт ОС, по сомнительным долгам, а также других резервов, которые есть в компании;
• проанализируйте, создают ли события, произошедшие в компании, оценочные обязательства.

Унифицированной формы нет.

Результаты проведенной инвентаризации обобщаются в специальных ведомостях, за образец можно взять форму ИНВ-26 (п. 5.6 Методических указаний).

В ходе инвентаризации могут быть выявлены:

• Излишки. Они приходуются и учитываются в составе доходов по рыночной стоимости.
• Недостача. В пределах установленных норм она списывается на издержки. Порчу и недостачу сверх норм взыскивают с материально ответственных лиц.
• Пересортица. Зачесть пересортицу можно только тогда, когда недостача (излишек) обнаружены (Письмо УФНС по г. Москве от 17.02.2010 № 16-15/016379):
  • за один и тот же проверяемый период;
  • у одного и того же проверяемого лица;
  • по матценностям одного и того же наименования и в одинаковых количествах.

По недостачам, излишкам или пересортице составляются сличительные ведомости, в которых отражают расхождения между данными инвентаризационных описей и бухучета. Можно использовать унифицированные формы ИНВ-18, ИНВ-19.

По итогам инвентаризации проводится заседание инвентаризационной комиссии и оформляется протокол в свободной форме, в котором фиксируются:

• предложения по излишкам и недостачам, возникшим в результате пересортицы;
• пояснения о причинах, по которым недостачи не отнесены на виновников;
• список имущества на списание или уценку;
• решения по результатам проверки состояния складского хозяйства и обеспечения сохранности матценностей;
• суммы оценочных резервов (либо указывается, что резервы не создаются).

Члены инвентаризационной комиссии подписывают протокол и передают его руководителю компании, который принимает окончательное решение. На его основании издается приказ об утверждении результатов инвентаризации (п. 5.4 Методических указаний): 

Далее все документы по инвентаризации передаются в бухгалтерию.

Расхождения, найденные при инвентаризации, должны найти отражение в бухучете. Проводки делают в месяце, в котором закончена ревизия. Результаты инвентаризации за год указываются в годовой бухотчетности (п. 5.5 Методических указаний).

Вот какие могут быть бухгалтерские записи:

Найденные излишки включите во внереализационные доходы по рыночной стоимости (п. 20 ст. 250 НК РФ), а также примите выявленное имущество к налоговому учету по стоимости, равной сумме признанного дохода (п. 2 ст. 254, п. 1 ст. 257 НК РФ).

Недостачу в пределах норм естественной убыли включите в расходы. Сверхнормативные потери, недостачу ценностей, по которым не определены нормы естественной убыли, а также недостачу ОС учитывают так:

• если есть виновник, и он готов возместить ущерб (или есть решение суда о взыскании), сумму возмещения отнесите на внереализационные доходы, а стоимость имущества — на расходы (Письмо Минфина от 27.04.2020 № 03-03-06/1/34033);
• если виновников нет, то списать убыток на расходы можно по документу, подтверждающему отсутствие виновных лиц (Письмо Минфина от 27.04.2020 № 03-03-07/34451).

Если при покупке потерянных активов вы заявляли НДС к вычету, то при их списании НДС можно не восстанавливать (Письмо ФНС от 21.05.2015 № ГД-4-3/8627@, п. 10 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).

Обнаруженные в ходе инвентаризации основные средства оприходуйте по рыночной стоимости с одновременным признанием дохода на такую же сумму (п. 20 ст. 250 НК РФ, п. 1 ст. 257 НК РФ). Амортизацию по ним начисляйте как обычно. А вот амортизационная премия к таким ОС не применяется.

За не проведение самой инвентаризации ответственности нет, однако могут быть неприятности:

Скидки по административным штрафам для бизнеса и другие смягчения КоАП РФ в 2022 году

• аудиторы не дадут безусловно положительное заключение;
• в бухотчетности могут быть недостоверные данные, а это уже повод для штрафа — накажут и саму компанию, и ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ);
• не исключены ошибки в налоговом учете, что может привести к занижению налогов. За это тоже накажут.

Формы инвентаризационных описей и актов