Как составить таблицу для табеля

Табель учета рабочего времени – основной документ, содержащий информацию о числе явок и неявок на работу каждого сотрудника фирмы. Он передается в бухгалтерию. И на основании данных рассчитывается и начисляется заработная плата.

Законом предусмотрено 2 унифицированные формы табеля: Т-12 – для заполнения вручную; Т-13 – для автоматического контроля фактически отработанного времени (через турникет).

Данные вносятся каждый рабочий день. В конце месяца подсчитывается итог по явкам и неявкам каждого работника. Формирование отчета можно упростить, автоматизировав заполнение некоторых ячеек средствами Excel. Посмотрим, как.

Заполняем вводные данные функциями Excel

Формы Т-12 и Т-13 имеют практически одинаковый состав реквизитов.

Скачать табель учета рабочего времени:

1. Скачать бланк Т-13
2. Скачать бланк Т-12

В шапке 2 страницы формы (на примере Т-13) заполняем наименование организации и структурного подразделения. Так, как в учредительных документах.

Прописываем номер документа ручным методом. В графе «Дата составления» устанавливаем функцию СЕГОДНЯ. Для этого выделяем ячейку. В списке функций находим нужную и нажимаем 2 раза ОК.

В графе «Отчетный период» указываем первое и последнее число отчетного месяца.

Отводим поле за пределами табеля. Здесь мы и будем работать. Это поле ОПЕРАТОРА. Сначала сделаем свой календарик отчетного месяца.

Красное поле – даты. На зеленом поле проставляет единички, если день выходной. В ячейке Т2 ставим единицу, если табель составляется за полный месяц.

Теперь определим, сколько рабочих дней в месяце. Делаем это на оперативном поле. В нужную ячейку вставляем формулу =СЧЁТЕСЛИ(D3:R4;””). Функция «СЧЁТЕСЛИ» подсчитывает количество непустых ячеек в том диапазоне, который задан в скобках.

Вводим вручную порядковый номер, ФИО и специальность сотрудников организации. Плюс табельный номер. Информацию берем из личных карточек работников.



Автоматизация табеля с помощью формул

Первый лист формы содержит условные обозначения для учета рабочего времени, цифровые и буквенные. Смысл автоматизации средствами Excel в том, чтобы при внесении обозначения отображалось количество часов.

Для примера возьмем такие варианты:

• В – выходной;
• Я – явка (рабочий день);
• ОТ – отпуск;
• К – командировка;
• Б – больничный.

Сначала воспользуемся функцией «Выбор». Она позволит установить нужное значение в ячейку. На этом этапе нам понадобится календарь, который составляли в Поле Оператора. Если на какую-то дату приходится выходной, в табеле появляется «В». Рабочий – «Я». Пример: =ВЫБОР(D$3+1;”Я”;”В”). Формулу достаточно занести в одну ячейку. Потом «зацепить» ее за правый нижний угол и провести по всей строке. Получается так:

Теперь сделаем так, чтобы в явочные дни у людей стояли «восьмерки». Воспользуемся функцией «Если». Выделяем первую ячейку в ряду под условными обозначениями. «Вставить функцию» – «Если». Аргументы функции: логическое выражение – адрес преобразуемой ячейки (ячейка выше) = «В». «Если истина» – «» или «0». Если в этот день действительно выходной – 0 рабочих часов. «Если ложь» – 8 (без кавычек). Пример: =ЕСЛИ(AW24=”В”;””;8). «Цепляем» нижний правый угол ячейки с формулой и размножаем ее по всему ряду. Получается так:

Нужно проделать такую же работу для второй половины месяца. Достаточно скопировать формулы и поменять те ячейки, на которые они ссылаются. Результат работы:

Теперь подведем итоги: подсчитаем количество явок каждого работника. Поможет формула «СЧЁТЕСЛИ». Диапазон для анализа – весь ряд, по которому мы хотим получить результат. Критерий – наличие в ячейках буквы «Я» (явка) или «К» (командировка). Пример: . В результате мы получаем число рабочих для конкретного сотрудника дней.

Посчитаем количество рабочих часов. Есть два способа. С помощью функции «Сумма» – простой, но недостаточно эффективный. Посложнее, но надежнее – задействовав функцию «СЧЁТЕСЛИ». Пример формулы:. Где AW25:DA25 – диапазон, первая и последняя ячейки ряда с количеством часов. Критерий для рабочего дня («Я»)– «=8». Для командировки – «=К» (в нашем примере оплачивается 10 часов). Результат после введения формулы:

Все формулы копируем и вставляем в соответствующие ячейки по всему списку сотрудников. При заполнении такого табеля нужно будет корректировать условные обозначения по работникам.

• Скачать табель учета рабочего времени
• Скачать баланс рабочего времени
• Бланк Т-13
• Бланк Т-12

Если изменяется календарь, то меняются выходные и явки. Вручную проставляем прогулы, отгулы и т.п. Все остальное посчитается автоматически.

Табель учета рабочего времени — это документ, содержащий информацию о периоде, фактически отработанном сотрудником в течение месяца или иного учетного периода. Ведение формы является обязательным, что законодательно закреплено статьей 91 ТК РФ.

Порядок ведения табеля

Документ позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочные периоды и переработки и получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы. Структура и форма табеля учета рабочего времени в 2022 г. прежняя, она не менялась с 2004 г., когда была утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Приказ на составление формы документа издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения. Ведомость составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

Всего у документа несколько форм: T-12 и T-13, которые утверждены тем же постановлением Госкомстата. Первая позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Вторая содержит только графы для заполнения фактически отработанных периодов. Третий вариант — форма 0504421 — это табель, который утвержден Приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н, и применяется всеми государственными и муниципальными учреждениями независимо от их типа.

Правила ведения Т-12 или Т-13

При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения отражаются в таблице двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны подтверждаться соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.). Все обозначения и коды указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д. Сведения в документ вносятся ежедневно и по факту, табель учета использования рабочего времени сотрудников по подразделениям заполняется ответственными лицами в течение всего учетного периода.

Вот заполненный образец табеля учета рабочего времени на месяц:

Особенности учета рабочего времени из-за коронавируса

В связи с ситуацией с COVID-19 рекомендовано опять перевести сотрудников на удаленную работу. Если работник не против, то необходимо заключить дополнительное соглашение.

Если в организации есть работники в возрасте выше 65 лет, то таких работников отдельно рекомендовано изолировать в целях сохранения их жизни и здоровья. На период изоляции за работниками необходимо сохранить их заработок. Если с проблемами изоляции все более-менее ясно, то вопрос, что ставить в табеле для работников в возрасте выше 65 лет, находящихся на карантине, не имеет единого ответа. Редакция полагает, что на этот период необходимо утвердить дополнительный код конкретно для этой ситуации. Если разрабатывать новый код не вариант, то используется код ОВ или 27 — дополнительные выходные дни (оплачиваемые), но такой код не совсем корректен.

Для людей, которые перешли на удаленную работу, используйте код «Я», если они работают, и «В», если отдыхают на выходных. Если они ушли в оплачиваемый отпуск или без сохранения зарплаты, то ставьте другой код, подходящий к ситуации.

Программы для ведения учета рабочего времени

Некоторые организации используют специальные программы для контроля отработанного сотрудниками времени. Эти программы обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений:

• о присутствии работников на местах;
• времени прихода и ухода;
• периоде работы и отдыха и т. д.

Но в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Это не аскетизм. Автоматизированные системы дорого стоят, а табель учета рабочего времени старого образца бесплатный. Кроме того, если формы документов для коммерческих организаций закон позволяет менять на свое усмотрение, то форма учета рабочего времени в 2023 г. для органов государственной власти (форма 0504421), о которой мы упоминали выше, изменению не подлежит. Существенным минусом СКД, позволяющих формировать табель автоматически, является невозможность его редактирования.

Хорошим решением для многих выглядит автоматизация учета с помощью средств работы с электронными таблицами, поэтому, как сделать табель учета рабочего времени в Excel автоматически, нередко интересует кадровиков. Это не сложно. Процесс состоит из трех этапов:

Этап 1. Оформляем сетку табеля или используем готовый бланк.

Этап 2. Расставляем нужные формулы:

• для подсчета числа дней явок и неявок используем функцию СЧЕТ ЕСЛИ;
• для суммирования часов — функцию СУММ.

Этап 3. Своевременно заносим данные на каждого работника. Итоги за месяц посчитаются автоматически.

Сроки хранения

В каких целях используется документ	Срок хранения
Для подтверждения расходов на оплату труда для целей налогообложения прибыли	Четыре года после окончания налогового периода, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в налоговых расходах
Для первичного бухгалтерского учета	Пять лет после окончания года, в котором заработная плата, начисленная на основании табеля, учтена в расходах
Для начислений выплат в пользу работников, облагаемых взносами в ПФР, ФСС и ФФОМС	Шесть лет после окончания года, в котором документ использовался для начисления взносов
Для учета документов по личному составу, касающихся организации труда	Пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось время занятости только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда
50 лет со дня составления документа, если в нем учитывалось рабочее время сотрудников, занятых на вредных или опасных работах

Рассмотрим одну из операций, постоянно проводимых кадровиками и бухгалтерией. Разберемся, как правильно вести, заполнять и оформлять табель учета рабочего времени вручную. А также определим, для чего это требуется, какие бланки подойдут, что за реквизиты при этом потребуются, что за отметки проставлять и тому подобное.

Что это за документ и зачем он нужен

Скачать образец табеля учета рабочего времени (.xlsx)

В него вписывается информация о том, сколько часов фактически протрудился каждый конкретный человек из всего персонала и какое количество неявок он совершил за отчетный период. Его наличие обязательно, согласно постановлению № 1 Госкомстата, принятому 05 января 2004 года.

Он полезен, так как помогает:

• объективно отражать степень занятости персонала;
• регистрировать опоздания, отгулы и прогулы и таким образом реагировать на нарушения и чутко контролировать процесс производства;
• получать точную статистику и на ее основании осуществлять аналитику.

Бухгалтер должен знать, как делать табель учета рабочего времени на зарплату, чтобы правильно начислять сотрудникам организации оклады, премии, компенсации. Кадровику это необходимо для отслеживания явок и обоснования наложенных штрафов, взысканий или других санкций.

Данный документ выдается сразу после увольнения (по запросу бывшего подчиненного), а также может быть затребован налоговой службой в процессе проверки.

Кто его заполняет

Эта задача возлагается на уполномоченное лицо – либо на отдельно нанятого для этого специалиста, либо на эксперта из кадровой службы или даже руководителя структурного подразделения (в зависимости от ОПФ компании). Последние двое, помимо прочего, также должны подтвердить корректность внесенных данных своей подписью и без промедления передать деловую бумагу главбуху.

В условиях современной практики обычно табель учета рабочего времени ведут работники, внимание, именно назначенные приказом, содержащим Ф.И.О. и должность конкретного исполнителя. Если такой документ отсутствует, выясняют, предусмотрена ли подобная обязанность в заключенном контракте. Если нет, то любые требования о решении подобных задач со стороны начальства являются неправомерными.

В крупных организациях уполномоченное лицо вносит информацию в бланк и показывает его начальнику отдела, тот проверяет, визирует и передает деловую бумагу кадровику; он, лично убедившись в отсутствии ошибок, также ставит подпись и направляет ее бухгалтерам.

Как правильно составить и вести табель учета рабочего времени за месяц

Действующее законодательство гласит, что делать это можно по одному из следующих методов:

• сплошной – регистрируются не только явки или прогулы, но и все изменения привычного графика;
• по отклонениям – фиксируются лишь отступы от стандартного режима труда, например, командировки.

Гораздо более применимым на практике является первый вариант, потому что здесь все автоматизировано почти полностью. Плюс, он позволяет корректнее суммировать потраченные часы из разных смен и видеть при этом потенциальные сверхурочные, что помогает более гибко корректировать дальнейший график персонала.

Существует ли какая-то унифицированная форма

Да, Госкомстат утвердил два вида табелей учета рабочего времени: Т-12 и Т-13. Хотя строго придерживаться именно их необязательно – если нужно, фирма вправе придумать и использовать свои, просто типовые удобнее, так как они хорошо знакомы и другим организациям.

Более востребованной является Т-13, потому что она представлена не только в бумажной, но и в электронной версии, поэтому ее можно интегрировать в карточно-пропускную систему и вносить данные о прогулах и опозданиях автоматически. Главное – отладить ПО, чтобы не возникало ошибок.

Т-12 интереснее бухгалтерам, так как позволяет отразить оклады, премии и прочие отчисления, но провести ее через ПК пока нельзя, и в этом ее сравнительный минус.

Чем еще отличаются формы

Сферами применения: как уже ясно из вышеописанного, Т-13 актуальна на предприятиях, где важно строго контролировать опоздания. А Т-12 подходит в тех случаях, когда нужно подробно описывать характер денежных расчетов с сотрудниками: для этого в ней даже предусмотрен специальный раздел под номером 2, который остается пустым отдельным отражением зарплат.

Пошаговая инструкция по составлению и заполнению табеля учета рабочего времени на бланке Т-13

Скачать образец табеля учета рабочего времени (.xlsx)

Сразу важное уточнение: в качестве метода выбираем сплошной – в данном случае он удобнее и нагляднее.

Шаг первый: Наименование организации и ее структурной единицы

В самом верху следует указать название компании и то ее подразделение, специалист которого создавал документ, допустим, производственный цех или отдел маркетинга.

Шаг второй: ввод кода по ОКПО

Под данной аббревиатурой скрывается информация из Общероссийского классификатора компаний всех ОПФ, хранящаяся в базе Росстата. Внимание, вписывать ее необходимо строго в специальную шапку в правом верхнем углу как:

• 8 цифр – для официально зарегистрированных юрлиц;
• 10 – для ИП (индивидуальных предпринимателей).

Шаг третий: внесение номера и даты

Решая, как оформить табель учета рабочего времени, непременно учитывайте следующий момент: № ему присваивается строго по соблюдаемому на предприятии порядку, по состоянию на последний день текущего месяца, что обязательно и письменно отражается в предназначенных для этого полях – так, как показано ниже:

Шаг четвертый: выбор отчетного периода

Обычно это промежуток между началом и концом периода отчета (рассматриваемый нами документ является регулярным). В случае с нашим примером – с 01 по 30 июня.

Шаг пятый: ввод данных о сотруднике

Каждому вносимому в документ человеку присваивается отдельная строка. Он также получает индивидуальный номер, который впоследствии проходит через всю внутреннюю документацию, сохраняется в течение срока службы и не передается кому-то еще вплоть до увольнения (и даже в течение определенного срока после него).

Шаг шестой: информация о часах и явках

Проанализировав, как ведется табель учета рабочего времени, приходим к логичному выводу: эти сведения заполняются в сокращенном формате – чтобы не перегружать бланк. В общем случае приняты такие условные обозначения:

• Я – явка (если прогула нет, то в ячейке снизу необходимо указать то время, в ч, которое человек фактически трудился за смену);
• К – командировка;
• В – выходной, положенный согласно законодательству;
• ОТ – предусмотренный (очередной) отпуск.

Шаг седьмой: вычисление конечного количества дней/часов

Наиболее верная и точная калькуляция осуществляется в 2 этапа:

• сначала в пятой графе – за каждые полмесяца;
• после – в шестой, итог за отчетный период.

Шаг восьмой: внесение сведений, позволяющих определить суммы выплат

Заполнить табель учета рабочего времени работников следует строго подходящими для этого кодами – они устанавливают тип и размер денежной компенсации, предусмотренной за тот или иной объем решенных задач. Существует целый список данных идентификаторов – он есть в открытом доступе, это справочная информация. В бланке (ниже на скриншоте) взятые два популярных:

• 2000 – трудозатраты;
• 2012 – отпускные.

Эти средства списываются на корреспондирующий (специальный бухгалтерский) счет. Он может быть разным – отдельно для оклада, командировочных, отпускных – или общим, сразу для всего.

Главное, что для каждого типа оплаты в девятом столбце необходимо указать число часов или дней, потраченных человеком на труд (фактически). Вот в «красной» ячейке приведены явочные и командировочные, а в «зеленой» – отпускные.

Если в течение рассматриваемого периода ко всему персоналу применим какой-то один вид зарплаты, то соответствующий ему код разрешено приводить в верхней части бланка, а седьмую с восьмой графы допустимо оставлять при этом пустыми.

Шаг девятый: сведения о поводах и продолжительности неявок

Во взятом нами примере составления и оформления табеля учета рабочего времени сотрудник на протяжении 13 суток не являлся на предприятие, но 3 из них был в служебной поездке, а 10 – отдыхал. Информацию об этом следует внести в 10-12й столбцы – причем обязательно буквенным сокращением, объясняющим причину, и цифрой, говорящей о сроке пропуска, в днях или часах:

Шаг десятый: подписи каждого ответственного лица

Необходимо проставить их в конце календарного месяца. Если брать наш случай, это обязанность менеджера (как уполномоченного подчиненного), начальника отдела и специалиста по кадрам. При отсутствии реквизитов хотя бы кого-то из них документ не может считаться действительным.

Порядок оформления и способ заполнения табеля учета использования рабочего времени по форме Т-12: пошаговая инструкция

1. Необходимо заполнить первую страницу, указать работодателя, а после – код ОКПО, срок действия, № пп бланка и дату его составления.
2. Вносите в основную часть информацию – 1-я строчка нужна для № записи, 2-я – для Ф.И.О. сотрудника, 3я – для присвоенного ему номера (можно взять прямо из личного дела и приказа о зачислении).
3. В блоках 4 и 6 отмечаете актуальные сведения о явках и пропусках, отдельно для любого из дней взятого периода.
4. В 5-й, 7-й записываете итоговые (суммарные) значения. Не забывайте, как правильно составляется и заполняется табель учета рабочего времени – своя графа предусмотрена для каждой из двух частей отчетного периода.
5. В 8-13-й подводите итоги, отмечая сверхурочные, ночные смены, труд в выходные и по праздникам (ячейки необходимо оставить пустыми, если стандартный график не претерпевал изменений).
6. В 14-16-й ставите то число дней/часов, которые пропустил сотрудник, здесь же объясняете и причину невыхода подходящим кодом.
7. В 17-й указываете общее количество праздников и выходных.

Готовый документ по форме Т-12, подписанный уполномоченным специалистом, незамедлительно направляете в бухгалтерию и, в дальнейшем, именно по нему персоналу будут начислять оклад и другие выплаты.

Отметки об отпуске

Ключевая особенность того, как правильно заполнить рабочий табель, заключается в умении проставить соответсвующие коды:

• верного типа;
• должной продолжительности;
• подходящего метода (подряд или по отклонениям).

Они записываются следующими сокращениями:

ОТ	Очередной оплачиваемый
ОД	Дополнительный
У	Учебный (зарплата сохраняется)
УД	Учебный (зарплата не сохраняется)
УВ	Учебный (при сокращенном дне, без отрыва от производства)
ДО	Административный
Р	Беременность, роды
ОЖ	Уход за младенцем до 3 лет
ДВ	Доп. (не оплачивается)
ОЗ	В иных ситуациях, предписанных законом (тоже неоплачиваемый)

Прочие обозначения

Решая, как сделать табель учета рабочего времени, помните, что может содержать и следующие отметки:

Присутствие
РВ	Появление в праздник, в выходной (или приравненный к нему из-за карантина) день
ВМ	Вахтовые
С	Сверхурочные
Командировки, профессиональные курсы
К	Служебная поездка
ПК	Обучение без отрыва от производства
ПМ	Учеба в ином населенном пункте, с прекращением труда
Отсутствие на месте
ПР	Прогул
Б	Больничный
Т	Неоплачиваемый больничный
ПВ	Прогул, но вынужденный, из-за неправомерного отстранения
НС	Режим неполной смены
ЛЧ	Сокр. день
Г	Неявка по уважительной причине (государственные или общественные обязанности)
В	Выходные или праздники
НН	Причина не выяснена
ОВ	Доп. выходной (оплачивается)
НВ	Доп. выходной (не оплачивается)
РП	Простой, спровоцированный начальством
ВП	Простой, спровоцированный сотрудником
НП	Простой в силу ни от кого не зависящих обстоятельств (велика вероятность, что в будущем его придется отрабатывать)
ЗБ	Забастовка
НО	Отстранение с сохранением ЗП
НБ	Неоплачиваемое отстранение
НЗ	Приостановка труда, вызванная задержками в ЗП
Цифровые коды оплаты труда
2000	Стандартные отчисления (оклад, премиальная часть)
2010	Деньги, предусмотренные ГПД
2300	Выплаты по больничному особие в связи с больничным

Как правильно составлять табель учета рабочего времени на зарплату: образец заполнения Т-13 в 2021 году

Бланк обладает следующими реквизитами:

Вносить информацию необходимо строго по порядку, по описанной выше схеме.

Как правильно заполнять и считать табель рабочего времени: образец Т-12 в текущем году

По сравнению с предыдущей эта форма обладает сразу несколькими отличиями:

Это обуславливает немного другой алгоритм внесения отметок в соответствующие графы, но он тоже был весьма подробно рассмотрен выше.

Дата, подписи

Ответственный за создание документа сотрудник обязан указать, какую должность он занимает, а также расписаться, причем с расшифровкой, после чего передать деловую бумагу на рассмотрение начальнику своего структурного подразделения или, если его нет, непосредственно директору компании. Последний должен рассмотреть ее и при отсутствии ошибок утвердить, проставив аналогичные, но уже свои реквизиты.

Что делать после

Разберемся, как работать с табелем учета рабочего времени. Его следует распечатать, провести по всем заверяющим лицам, а потом начислить на его основании оклад или премию. Затем, когда документ будет уже не нужен, его необходимо сдать в архив и бережно хранить в течение 5 лет, чтобы была возможность предъявить его налоговой или увольняющемуся сотруднику.

Как устранить ошибки

Форма Т-13 удобна тем, что создается автоматически, из уже существующих в базе данных, поэтому при нормально настроенном ПО вся информация должна подставляться верно. Хотя для руководителя структурного подразделения это не повод расслабляться – перед подписью все равно лучше проверить.

Но даже если вы точно знаете, как делается и оформляется табель учета рабочего времени по форме Т-12, при заполнении вручную вы не застрахованы от описок и неточностей, допущенных по невнимательности. Если вы их обнаружили еще до визирования, это вообще не проблема – распечатку можно просто переделать. Если позже, придется создавать корректирующий документ, указывать в нем правильные данные и присваивать ему номер, следующий за неверным первичным. В качестве приложения к нему требуется служебная записка с подробным изложением причины внесения изменений и уточняющие бумаги, допустим, копия больничного листа, если исправляется прогул.

В противном случае любой недочет, обнаруженный в ходе налоговой проверки, грозит повлечь за собой штраф в размере 30-50 тысяч рублей (для юрлиц), а если ситуация повторится, то наложат еще более строгие санкции.

Мы подробно рассмотрели, как оформлять и заполнять табель учета рабочего времени для ИП и организаций, вручную внося соответствующие отметки. А программы, необходимые для автоматизации бизнес-процессов, а также ведения бухгалтерии, вы легко найдете в каталоге «Клеверенс»– обращайтесь для выгодного заказа надежного, функционального, удобного в освоении ПО.

Количество показов: 35817

Табель учета рабочего времени в excel

Табель учета рабочего времени в excel позволит существенно сократить трудозатраты на ведение личного учета или учета трудовой деятельности Ваших сотрудников. Табель состоит из 5 блоков: основная информация о работнике (ФИО, должность, норма раб дня и т.д.), календарь для расстановки рабочих активностей (раб. часы, больничные, отпуска и т.д.), а также 3 расчетных блока (учет активностей, расчет переработок, расчет заработной платы). В данной статье Вы найдете описание основных концепций построения табеля, инструкцию по его ведению, а также сможете скачать саму программу абсолютно бесплатно с помощью ссылок в начале и в конце статьи. Скачивайте, пользуйтесь, автоматизируйте свой рутинный ручной труд.

Важно! Если у Вашей организации большой штат, воспользуйтесь табелем учета версии 3.3. Он обладает абсолютно идентичной механикой учета рабочего времени и расчета заработной платы, но с более продвинутым и функциональным интерфейсом по заведению сотрудников. Для этого перейдите на соответствующую статью по данной ссылке: Табель учета 3.3 для большого штата сотрудников

Ссылки для скачивания (нажмите, чтобы скачать архив с файлом):
— Скачать табель учета рабочего времени в excel (архив 72КБ).
— Скачать табель учета рабочего времени с разделением по объектам/заказчикам (архив 7zip).
— Скачать расчет зарплаты от продаж (архив 7zip).
— Скачать табель строевого учета военная часть (архив 393КБ).
— Скачать табель учета рабочего времени в excel. Форма Т-13 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004) (архив 75КБ).

Также на нашем сайте представлены различные вариации исполнения табеля учета рабочего времени, ознакомиться с которыми Вы можете перейдя по соответствующим ссылкам статей:
— Табель почасового учета TimeSheet (Фото дня)
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен

Как начать работу с табелем учета рабочего времени в excel:

1. Разархивируйте скачанный архив с файлом с помощью программы 7zip или WinRar.

2. При появлении сообщения о доверенном источнике: закройте программу, кликните правой кнопкой мыши на файле — «Свойства», далее установите галочку напротив «Разблокировать».

3. Если в Вашем Excel запуск макросов по умолчанию отключен, в данном окне необходимо нажать «Включить содержимое».

4. Для полноценной работы с файлом необходимо нажать «Разрешить редактирование» при появлении данного сообщения.

Обучающее видео по работе с табелем учета рабочего времени

Подписывайтесь на YouTube канал ExcelLab, ставьте колокольчик, чтобы не пропустить выход новых обновлений табеля учета рабочего времени в excel. Обновления будут выходить с частотой 1-2 раза в месяц. Также будет много другого полезного софта по автоматизации, обучающие ролики, полезные приемы и хитрости Excel.

Построение табеля учета рабочего времени в excel

Табель учета рабочего времени в excel представляет собой самый обычный документ Excel с поддержкой макросов формата xlsm. После скачивания Вы увидите архив, который можно распаковать любым архиватором, например, WinRar или 7-Zip. Открыв табель Вы попадаете на главную страницу построения «Настройки» (рисунок ниже). Чтобы лучше рассмотреть изображение кликните по картинке для ее увеличения.

Табель по умолчанию заполнен тестовыми данными. Если хотите пропустить этап ввода информации и посмотреть функционал документа, нажмите кнопку «Создать табель». Для того чтобы стереть тестовые данные нажмите кнопку «Очистить табель».

Заполните список сотрудников или введите свои данные, если ведете личный учет трудозатрат. Укажите порядковый номер записи, уникальный табельный номер сотрудника, введите ФИО, должность(не обязательно), выберите из выпадающего списка вид оплаты (оклад, часовая ставка), введите размер оклада или часовой ставки, заполните норму рабочего дня в часах. Норма рабочего дня используется при расчете переработок и недоработок в конце месяца.

Область настроек построения расположена под кнопкой «Создать табель». С помощью выпадающего списка выберите год и месяц учета, а также режим построения. Табель учета рабочего времени имеет три режима построения: стандартный, день/ночь, день/ночь+. Режимы типа «День/Ночь» создают расчет с разделением рабочих часов на дневные и ночные. Подробнее о режимах построения будет изложено далее.

После того как все данные введены нажмите кнопку «Создать табель» и программа сгенерирует табель учета рабочего времени за указанный месяц и год. Если у Вас не отображается кнопка построения, нажмите комбинацию клавиш «Alt+F8» и выполните макрос CreateTimesheet_click.

Управление списком сотрудников

Перед началом ввода данных необходимо удалить тестовые записи, нажав кнопку «Очистить табель». После процедуры очистки останется пустой список со строкой Итого, которую при необходимости также можно удалить, выбрав любую ячейку строки и нажав кнопку «Удалить элемент». Начать ввод можно с первой пустой строки.

Табель учета рабочего времени в excel 2021 имеет ряд полезных функций управления списком сотрудников, чтобы облегчить его редактирование и сделать более наглядным.

Используйте функцию «Добавить группу» если у Вас большой штат сотрудников и вы хотите разделить список на отделы, или же сгруппировать работников по сфере занятости. Выберите любую ячейку первой пустой строки, в которую хотите поместить строку с названием группы и нажмите соответствующую кнопку. Новая группа добавляется как заголовок подсписка, поэтому сначала необходимо добавить новую группу, а потом ввести данные ее участников. Функция не является обязательной, табель допускает ввод списка без групп если вы ведете табель для личного учета или у Вас нет необходимости делить список.

Функция «Удалить элемент» удаляет строку с записью сотрудника или заголовком группы . Просто выберите любую ячейку нужной строки и нажмите соответствующую кнопку. Также Вы можете использовать любые стандартные методы очистки Excel. Не удаляйте строку целиком, чтобы избежать повреждения данных в соседних таблицах.

Функция «Добавить запись» вставляет пустую строку между любыми элементами списка. Например, если Вы хотите добавить нового сотрудника в уже сформированный список. Выберите любую ячейку строки, в которую хотите вставить новую запись, и нажмите соответствующую кнопку.

Описание структуры табеля

Построим табель в режиме «Стандартный» и рассмотрим его подробнее. Для удобства разделим его на 2 части. Рассмотрим первое изображение, кликните по картинке для ее увеличения.

Первая часть табеля учета рабочего времени в excel состоит из следующих областей:

1. Легенда таблицы – строки 1-3, в которых указан месяц и год построения, а также условные обозначения для учета рабочих активностей;
2. В строке 4 макрос проставляет статус дня: «в» — выходной, «пр» — праздничный, «пп» — предпраздничный;
3. Колонки c желтой шапкой — введенный нами список сотрудников с листа «Настройки»;
4. Календарь для проставления часов и рабочих активностей. Выходные и праздничные дни для наглядности подкрашены светло-зеленым.

Рассмотрим второе изображение, кликните по картинке для ее увеличения.

Вторая часть табеля учета рабочего времени в excel состоит из следующих областей:

1. Блок «Учет дней», в котором подсчитываются все рабочие активности сотрудника в течении месяца. Отображение тех или иных столбцов можно задать на листе «Настройки»;
2. Блок «Расчет Переработок». Здесь макрос считает плановые переработки/недоработки (от количества часов по производственному календарю), переработки сверх нормы: первые 2 часа и последующие часы, работу в выходные и праздничные дни. Над столбцами присутствуют коэффициенты увеличения оплаты труда за соответствующие активности, которые могут быть изменены вручную. Отображение столбцов также задается на листе «Настройки».

Ведение табеля учета рабочего времени в excel

Табель учета рабочего времени необходимо вести, используя стандартные условные обозначения:

• Рабочий день отмечается цифрой от 1 до 24, которая обозначает количество часов, отработанных сотрудником за день. Отмеченный день автоматически подкрашивается светло-синим цветом с помощью правил условного форматирования.
• День отпуска отмечается сокращением от. Автоматически подкрашивается светло-розовым цветом.
• Декретный отпуск отмечается сокращением до. Автоматически подкрашивается салатовым цветом.
• Прогул отмечается обозначением пг. Автоматически подкрашивается серым цветом.
• Отгул обозначается сокращением ог. Автоматически подкрашивается бледно-оранжевым цветом.
• Отпуск без содержания обозначается сокращением обс. Автоматически подкрашивается сиреневым цветом.
• Учебный отпуск обозначается буквой у. Обозначение подкрашивается желтым цветом.
• Командировка обозначается буквой к. Подкрашивается зеленым цветом.
• Больничный отмечается маленькой буквой б. Автоматически подкрашивается светло-желтым цветом.

Пример заполненного табеля учета рабочего времени в excel в режиме «День/Ночь» можно увидеть на рисунке ниже. Кликните по картинке для ее увеличения.

Режимы построения табеля учета рабочего времени 2022

Табель учета рабочего времени в excel имеет три режима построения:

• Режим «Стандартный». Для каждой записи сотрудника выделяется только одна строка под заполнение активностей. Нет разделения часов на дневные и ночные. Отлично подойдет для организаций, работники в которых трудятся по обычному дневному графику без суточных смен и дежурств или учет ночных часов в сменах и дежурствах не принципиален.
• Режим «День/Ночь». Для каждой записи сотрудника выделяется две строки: «день ч.» и «ночь ч.». Заполняться могут как обе строки одновременно, так и по раздельности. В данном табеле можно совмещать ведение графиков как работников, которые трудятся по стандартному графику, так и работников, которые работают посменно.
• Режим «День/Ночь+». Для каждой записи сотрудника выделяется три строки: «отметка», «день ч.» и «ночь ч.». Отличается от режима «День/Ночь» наличием дополнительной строки «отметка». Используется в том случае, если необходимо указать тип графика, по которому трудится работник, или для обозначения объекта, на котором ведутся работы, или любое другое обозначение на усмотрение работодателя.

Разработка проектов на заказ, доработка существующих продуктов

Благодарю Вас за прочтение данной статьи!

Жду Ваших отзывов и комментариев ниже. Буду рад, если данная программа окажется полезной для Вас и Вашего бизнеса, с удовольствием отвечу на любые вопросы в комментариях и по WhatsUp.

Табель учета рабочего времени является скромной демонстрацией моих навыков программирования и работы в Excel. Более 10 лет профессионально занимаюсь разработкой прикладного софта на базе Microsoft Excel и Google Sheets. Автоматизация бизнес процессов, аналитика и обработка данных, программы расчета, учета, контроля, макросы, умные таблицы и т.д. Готов взяться за любой проект, проконсультировать по автоматизации Ваших бизнес задач.

Связаться со мной можно через сайт или написать на почту: goryaninov@bk.ru, а также по WhatsUp: 8(950)709-47-70

Ссылки для скачивания (нажмите, чтобы скачать архив с файлом):
— Скачать табель учета рабочего времени в excel (архив 72КБ).
— Скачать табель учета рабочего времени с разделением по объектам/заказчикам (архив 7zip).
— Скачать расчет зарплаты от продаж (архив 7zip).
— Скачать табель строевого учета военная часть (архив 393КБ).
— Скачать табель учета рабочего времени в excel. Форма Т-13 (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004) (архив 75КБ).

Также на нашем сайте представлены различные вариации исполнения табеля учета рабочего времени, ознакомиться с которыми Вы можете перейдя по соответствующим ссылкам статей:
— Табель почасового учета TimeSheet (Фото дня)
— Табель учета рабочего времени в днях по форме Т-13
— Табель расчет и планирование вахты
— Табель учета рабочего времени с учетом ночных смен

Кто заполняет табель учета рабочего времени

Ведение любого кадрового документа — дополнительная трудовая функция, которую нужно закреплять в трудовом договоре или должностной инструкции, иначе работника нельзя привлечь к ответственности за ее недобросовестное выполнение (ст. 60 ТК РФ).

Руководитель организации приказом назначает сотрудников, ответственных за заполнение табеля учета рабочего времени, либо указывает это в Положении о кадровом делопроизводстве, если оно есть. Работникам эту функцию вносят в трудовые договоры или должностные инструкции.

В крупных организациях обычно применяют такую схему:

1. Каждое структурное подразделение ведет свой табель учета рабочего времени.
2. В конце месяца табельщики подписывают документ у начальника подразделения и сдают заполненные формы в отдел кадров.
3. Кадровики проверяют правильность оформления табеля, визируют его и передают в бухгалтерию на расчет зарплаты.

Организации могут вести учет фактически отработанного времени за каждую половину месяца. В этом случае они сдают табель два раза в месяц.

На малых и микропредприятиях учетом рабочего времени обычно занят один кадровик.

В современных учетных программах уже встроена форма табеля, кадровику останется лишь распечатать его для подписания. Трудовой кодекс разрешил с ноября 2021 года полностью перейти на электронные документы без дублирования на бумажных носителях. 

Если вы решите использовать кадровый электронный документооборот, учитывайте требования ст. 22.1-22.3 ТК РФ.

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13

Госкомстат рекомендует две унифицированные формы табеля — Т-12 и Т-13.

Табель Т-12 содержит два раздела:

1. Учет рабочего времени — кадровый.
2. Расчеты с персоналом по оплате труда — бухгалтерский.

Учет рабочего времени ведется в столбцах 4–6, по два на каждую половину месяца. На каждого работника заполняют две строки: верхняя — для кодов, нижняя — для фактически отработанных часов и минут.

Скачать бесплатный табель учета рабочего времени в Excel по форме Т-12 вы можете в конце статьи.

Форма Т-13 по содержанию проще, чем Т-12. Она содержит всего один лист и поэтому чаще используется для учета. Для каждого работника в табеле отведено четыре строки, по две на каждую половину месяца. Принцип заполнения аналогичен Т-12: в верхней ставят код, в нижней — фактически отработанное время.

Скачать бесплатно бланк табеля учета рабочего времени в Еxcel по форме Т-13 вы можете в конце статьи.

Руководитель организации самостоятельно выбирает, что использовать: Т-12 или Т-13. Он даже может применять свой бланк — это не запрещено. Но выбор формы надо закрепить в приказе или Положении о кадровом делопроизводстве, чтобы унифицировать процедуру во всех подразделениях.

Что учитывать при заполнении табеля

Несколько полезных советов, чтобы облегчить жизнь кадровикам и руководителям.

Какую бы форму табеля вы ни использовали, указывайте ее реквизиты в верхнем правом углу: номер, каким документом и когда утверждена. Это помогает унифицировать учет и отслеживать использование в подразделениях только актуальных бланков.

Порядок составления списка сотрудников подразделения (по алфавиту или табельному номеру, должности) определите самостоятельно.

Табель можно заполнять по сплошному принципу, то есть фиксировать все явки и отсутствия, либо указывать только отклонения: больничные, прогулы, сверхурочную работу и пр. Выбранный способ должны знать все табельщики, чтобы было единообразие в оформлении.

Все отметки в табеле о неявках должны быть подтверждены кадровыми документами, оформленными надлежащим образом, например:

• приказом о направлении в командировку;
• графиком отпусков;
• листком временной нетрудоспособности.

Явки и неявки, учет по которым ведется в днях, можно обозначать только проставлением кода в верхней графе, без указания часов. Ночную работу, однодневные командировки с выходом на работу в этот же день, работу в выходные и праздничные дни отражайте по часам. Это необходимо для начисления заработной платы.

В программах для кадрового учета удобно использовать частично заполненные бланки. Система автоматически подтягивает название организации, структурного подразделения, а также данные по сотрудникам, исходя из учтенных кадровых приказов. В конце месяца кадровик только проверяет данные.

Какие использовать обозначения и коды

Условные обозначения для учета рабочего времени отдельными нормативными документами не закреплены. Работодатель может использовать общепринятые буквенные коды со стр. 1 формы Т-12 или заменить их цифрами.

Некоторые организации максимально упрощают кадровый учет и применяют только два кода:

Я — явка;

Н — неявка без указания причин.

Это неудобно для бухгалтера, потому что обычные рабочие дни, уход за ребенком-инвалидом, командировки и работа в ночное время оплачиваются по-разному.

Из Т-12 чаще всего используют:

Я — рабочий день;

Н — работа в ночное время;

ОТ — ежегодный основной отпуск;

ОВ — дополнительные оплачиваемые выходные дни, например, по уходу за ребенком-инвалидом;

К — командировка;

ПК — повышение квалификации с отрывом от производства.

• Список кодов должен быть доступен всем табельщикам, чтобы применять единые обозначения.

Полный список кодов вы найдете в нашей шпаргалке.

Обозначения из формы Т-12 используют только для учета времени. Для данных, которые нужны для начисления заработной платы (в Т-13 графа 7), применяют числовые коды налоговой инспекции (Приказ ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@).

Как заполнить табель. Образец

Порядок заполнения покажем на примере табеля за февраль 2022 года по отделу менеджмента качества. 

Организация использует форму Т-13. В отделе работают начальник отдела, ведущий специалист и специалист. За отчетный месяц: 

• начальник проходил повышение квалификации с 7 по 11 февраля, 
• ведущий специалист 16 февраля ездил в однодневную командировку и вышел на работу в этот же день. Кроме того, он брал оплачиваемые четыре дня по уходу за ребенком-инвалидом 21, 22, 24, 25 февраля;
• специалист находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет. 

В феврале 2022 года был предпраздничный день с сокращенной на час продолжительностью рабочего дня (22.02) и праздничный день (23.02).

Как заполнить табель при пятидневной рабочей неделе с нормальной продолжительностью рабочего времени 40 часов:

1. В графе 1 ставим номера по порядку.
2. Список составляем в алфавитном порядке, с указанием Ф.И.О., должности.
3. В графе 3 указываем табельный номер.
4. В ячейках 29, 30 и 31 графы 4 ставим Х — таких дней в феврале 2022 года нет.
5. Проставляем выходные и праздничные дни (код В) по производственному календарю.
6. В первой и третьей строке графы 4 по каждому работнику проставляем коды явок и неявок:

• У ведущего специалиста за 16 февраля в строке 3 ставим два кода (К / Я), в строке 4 — фактическое время в командировке и на работе в часах. Ему же 21, 22, 24, 25 февраля указываем ОВ — уход за ребенком-инвалидом.
• Начальнику отдела в предпраздничный день 22 февраля в четвертой строке указываем 7 — количество часов с учетом сокращенной продолжительности. Ему же ставим с 7 по 11 февраля код ПК — повышение квалификации с отрывом от работы.
• Специалисту по всем дням проставляем код ОЖ — отпуск по уходу за ребенком.

1. В графах 5 и 6 по каждому работнику считаем фактически отработанное время с кодом Я (явка) по дням и часам. 
2. Графу 7 заполняем по Приказу ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
3. В графах 10 и 12 приводим буквенные коды причин неявки, а в 11 и 13 — количество неотработанных часов (дней).

Образец заполнения табеля вы найдете в шпаргалке.

Какие еще есть требования к табелю

Подписывают заполненную форму:

• табельщик;
• начальник отдела;
• кадровик.

Если организация не использует КЭДО, то форму нужно распечатать и получить личные подписи. При электронном документообороте используют цифровую подпись. Обратите внимание, что для табеля нет требований по УКЭП (ст. 22.3 ТК РФ).

Заполненные и подписанные документы на бумажном носителе хранят пять лет по общему правилу и 50/75 лет для работников с вредными и опасными условиями труда (п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236).