Вам нужно спланировать рабочий день, чтобы успеть закрыть важные дела? Используйте бесплатный шаблон в Excel из статьи. Он решит эту проблему. С его помощью вы сможете составить список задач, расставить приоритеты и выделить время на действительное важное и срочное. Скачать файл можно прямо из статьи. Ссылка находится после инструкции.
Задачи, которые решает шаблон
- Составление списка дел на день.
- Расстановка приоритетов и выделение важных и срочных задач, которые требуется закрыть в первую очередь.
- Работа с нагрузкой. Если вы запланируете больше дел, чем реально можно успеть сделать – шаблон отметит задачи, которые реально закрыть сегодня.
-
Повышение личной эффективности.
Шаблон рассчитан на то, что запланированные дела займут максимум 6 часов времени. Оставшиеся 2 часа (из стандартного 8-ми часового рабочего дня) обычно уходят на звонки, перерывы, общение с коллегами и другие вещи. Поэтому все дела, которые выходят за лимит в 6 часов, Эксель будет выделять как не выполнимые.
В шаблоне есть строки для 20 дел. Обычно такого числа хватает для составления планов на день. При необходимости лимиты можно изменить. Пишите в комментариях, каких функций не хватает в планировщике – попробуем их сделать в следующих версиях.
Как пользоваться списком дел в Excel?
1. Скачайте файл с шаблоном по этой ссылке. Откройте его на компьютере. В шаблоне будет пример списка дел на день. Вы можете его очистить, чтобы заполнить таблицу своими данными.
Внимание! Не удаляйте информацию из ячеек, выделенных фоном. Там прописаны формулы.
2. Заполните поля таблицы:
|
Название поля |
Что нужно в него вписать |
|
A. Задача |
Укажите в столбике список дел на день. Каждую задачу необходимо вводить в новой строке. |
|
B. Важность |
Здесь находится выпадающий список. У каждой задачи необходимо выбрать параметр с уровнем важности: «Важно» или «Не важно». |
|
D. Срочность |
Здесь нужно выбрать у каждой задачи уровень ее срочности – «Срочно» или «Не срочно». |
|
G. Время, мин. |
Укажите прогнозируемое время на закрытие задачи в минутах. Например, если планируете выполнить работу за 1,5 часа – укажите в поле цифру 90. |
Пример заполнения данных. На скриншоте можно посмотреть, как выбирать значения из выпадающего списка:
3. Когда заполните список дел и укажите у каждого пункта его важность, срочность и время на выполнение – в поле F появятся цифры с указанием порядка (1,2, 3 и 4). Откройте фильтр в заголовке столбца F и выберите значение сортировки – «От минимального к максимальному». После этого дела в списке распределятся по их значению – от важных к менее важным.
Скриншот, как делать сортировку в списке дел в Экселе:
Результат работы. Вы видите, что срочные и важные дела стали первыми в списке:
4. В поле I можно посмотреть, какие дела реально успеть сделать за день, а какие – нет. На скриншоте выше видно, что на обновление портфолио на сайте не хватит времени.
По умолчанию шаблон определяет, какие задачи, в первую очередь из списка важных и срочных, можно успеть выполнить за 6 часов. Остальные помечает как невыполнимые. При необходимости алгоритм можно изменить путем редактирования формул в Excel.
Где скачать файл для составления планов на день?
Вы можете бесплатно скачать шаблон по этой ссылке. Он работает в программе Эксель. Его можно свободно распространять и делиться с другими людьми.
Если вам требуется дополнительный функционал, напишите комментарий под статьей. Постараемся его реализовать в следующих версиях.
Рекомендуем прочитать статьи:
- Бесплатная программ для учета времени в Excel
- Российский софт для офиса
- 116 сервисов для организации удаленной работы
-
CRM-системы для малого бизнеса
Рекомендуем
Многим клиентам неудобно оплачивать услуги фрилансеров по безналу. С другой стороны, официально открыть электронный кошелек на ИП или юридическое …
Мы часто страдаем от нехватки времени и перегрузок на работе. Бесплатная программа, сделанная в Excel, поможет вам планировать рабочее время и …
Планирование рабочего времени тайм-менеджмент (англ. time management), эффективное организация и управление своим рабочим временем
Существует много разных подходов в теме планирования рабочего времени и тайм-менеджмента в excel, на бумаге или в специальных программах,
ниже приведен один из таких подходов, успешно опробованный на практике и внедренный в повседневную жизнь. Для того, чтобы понять подходит он именно вам, протестируйте его на своих делах и задачах.
Тайм менеджмент в Excel и на обычном листе бумаги, а так же бесплатный таймер на ваш ноутбук или для вашего смартфорна это всё, что вам потребуется для эффективной организации своего времени, и всё это вы сможете найти, посмотреть и скачать на нашем сайте, все нужные ссылки есть на этой странице, начнем подробнее как организовать тайм менеджмент в excel.
Ссылки скачать шаблоны для планирования на день, неделю, месяц и год: в файл Excel по дням разносим что в какой день делать, скачать примеры планировщика недели (с диаграммой Ганта) здесь планирование работы на неделю и месяц, а дела на день выписываем на бумагу бланк дня файл Excel скачать можно тут планирование дел на день.
Тайм-менеджмент в Excel файл заносим дела на неделю,
а дела на день смотрим в экселе и их удобнее выписывать в блокнот
За основу планирования рабочего времени и всех дел взята неделя, т.е. гибкое планирование на основе недели. Неделя является ключевым показателем в планировании рабочего времени: год-месяц-неделя-день.
Начнем с месяца:
В последний выходной месяца составляется список результатов (назовем каждый результат Проектом). Это желаемые результаты по итогам месяца, которых вы намерены достичь в течении нового месяца. (Определите для себя 3-5 главных результатов месяца).
Необходимо учесть достигнутые результаты по целям и допущенные ошибки за прошедший месяц при планировании дел в новом месяце, скорректируйте, улучшите цели и задачи при планировании нового месяца с учетом требуемых улучшений, назовем эти действия по улучшению КД (Корректировки к Действию) . Например: нужно было прочитать книгу, книгу прочитать не получилось, забывали, читали не каждый день. КД по этой задаче задаем: читаю каждый день по 10 страниц.
Список результатов на ближайший месяц – это ваши цели на месяц, когда вы их задали для себя и сформулировали, можно приступать к планированию их достижения.
Итак, раз в неделю, например в каждое воскресенье, составляется список задач в рамках каждого Проекта – это планирование недели. Эти задачи это элементарные шаги-действия на следующую неделю. Эти шаги-действия раскидывается по дням недели в файле эксель.
При планировании дел предстоящей недели так же нужно определить 3-5 главных результатов недели, это самые важные дела недели, по ним в конце недели вы поймете насколько эффективно прошла ваша неделя.
Планирование рабочего времени ведется в файле эксель планирование работы на неделю.
Каждый вечер перед уходом с работы открывается этот файл эксель и корректируется-дополняется план на следующий день (это планирование дня).
После этого, задачи на предстоящий день из файла эксель выписывается на бумагу (лист планирование дел на день), это ваш утвержденный список дел на завтра.
Планирование рабочего времени – Тайм-менеджмент в excel и на бумаге – важные моменты:
1. Планирование рабочего времени тайм-менеджмент на основе недели – это гибкое планирование, можно и нужно корректировать-переносить задачи в рамках одной недели, это не наносит ущерба плана и ожидаемым результатам, это удобно делать в в excel файле.
2. Составлять план следующего дня накануне вечером – ключевой момент в организации времени. Утром не надо думать что делать все расписано, отключи голову, просто делай. Если нет четкого плана утром – обычно из-за думания что делать утром весь день скомкан и ничего не сделано. План следующего дня удобно выписывать из excel плана недели на обычный лист бумаги.
3. Выписывать задачи на предстоящий день на лист бумаги очень желательно, это ваш подписанный контракт с самим собой, ваше материальное обещание самому себе, да и потом – вычеркивать сделанные дела на листе бумаги это очень приятно.
4. При планировании дня, недели, месяца, года расставляйте приоритеты, выделите из всех планируемых задач три самых важных из них: запланируйте три самых важных результата дня, три самых важных результата недели, три самых важных результата месяца, три самых важных результата года. Это ваши самые важные цели, к которым вы движетесь.
При планировании самых важных результатов (дня, недели, месяца, года) используйте следующие вопросы:
- ДЛЯ ЧЕГО надо достичь результата?
- ЧТО ЗНАЧИТ УСПЕШНЫЙ РЕЗУЛЬТАТ (какие критерии успешного результата)
- КАК ДОСТИЧЬ (пошаговый план: делай раз, делай два, делай три)
Ожидаемый результат: критерии успешности вашего тайм-менеджмента
Сами задачи мы выполняем, чтобы достичь какого-то конкретного результата, иначе задачи это бессмыслица.
Результат лучше начинать планировать с «критериев успешного достижения результата».
Например, ожидаемый результат без критериев успешности достижения результата: прочитать книгу “Книга”, тогда задача: читать по 30 страниц в день
И при такой постановке задач ожидаемый результат может быть достигнут (книга будет прочитана), но качество результата возможно не утроит.
Поэтому на стадии планирования закладываем критерии успешности желаемого результата:
1. книга прочитана до конца месяца
2. после прочтения составлена рецензия со списком идей для внедрения
3. полезные идеи внедрены в жизнь
задача к п.1. чтение под проект, найти минимум 3 новые идеи по вопросу “поиска новых клиентов”
задача к п.1 во время прочтения маркером выделять полезные идеи
задача к п.1. читать по 30 страниц в день
задача к п.2 проанализировать маркерные выжимки, составить рецензию на 1 лист
задача к п.3 старт внедрения идей в течении 48 часов после прочтения
А для более глобального планирования на 10 лет и более используются другие инструменты, например тут можно скачать календарик-пинарик 2018 год, или воспользоваться наиболее эффективным колесом жизни.
Как управлять проектами и задачами: ШАГ ПРОЕКТА – как широко шагать
Эффективность рабочего времени и приоритет задач
Применяйте одновременно привычка за 21 день и 4 правила освоения нового навыка
Система планирования Дэвида Аллана GTD Как привести дела в порядок
Карта рабочего дня – простой инструмент, который буквально за месяц может увеличить выручку, минимум, на 30%. Рассмотрим в деталях, как им пользоваться, что он дает и какие изменения в работу менеджеров следует внести.
Еще больше идей для роста выручки можно получить на наших авторских бесплатных вебинарах от компании Ой-Ли. Регистрируйтесь прямо сейчас.
Узнай, как получить 70 шаблонов для настройки отдела продаж ценность 1 500 000 руб.
Оставляйте заявку
Карта рабочего дня
Читайте в статье:
- Карта рабочего дня: зачем нужна
- Карта рабочего дня: чем занят продавец
- Карта рабочего дня: как пользоваться
- Карта рабочего дня: как составить «фотоотчет»
- Карта рабочего дня: что дают полученные сведения
- Карта рабочего дня: повторим основное
- Карта рабочего дня: кейсы
Чтобы научиться правильно пользоваться этим инструментом, пойдем по такому плану:
- Составление списка бизнес-процессов
- Организация мониторинга активности сотрудников
- Составление карты рабочего дня менеджеров и фотоотчета
- Получение ответов на ключевые вопросы об активности
- Принятие изменений
Карта рабочего дня: зачем нужна
Карта рабочего дня является неотъемлемой частью движения компании к автоматизации бизнеса. Она представляет собой чек-лист из этапов бизнес-процесса. Для того, чтобы корректно составить ее, необходимо хорошо знать, что происходит в коммерческом отделе и как менеджеры получают результат в виде сделок.
Таким образом, следует досконально изучить и формализовать путь превращения лида в сделку. Приведем пример такой трансформации по бизнес-процессу.
- Поиск сделок
- Звонок
- Подготовка, согласование и рассылка коммерческих предложений
- Презентация продукта
- Согласование условий, заключение договоров, выставление счета
- Исполнение договор
- Контроль поступления оплаты.
Затем, анализируя тайминг по всем этим этапам через карту рабочего дня сотрудника, вы корректируете бизнес-процесс до состояния эталонной модели и переносите ее в CRM.
Карта рабочего дня: чем занят продавец
Составление карты рабочего дня сопряжено с доскональным пониманием текущих бизнес процессов. Если они прописаны и зафиксированы в регламентах и инструкциях, то нет ничего проще, чем составить список рабочих и личных дел сотрудника. Он может включать в себя следующие пункты.
Лидогенерация:
- поиск по запросу в Google и Yandex;
- поиск в социальных сетях;
- получение лидов из Яндекс.Директ;
- поиск лидов с использованием бесплатных картографических сервисов;
- поиск лидов в любых доступных каталогах.
Подготовка к сделкам:
- выгрузка и изучение прайсов;
- формирование заявок;
- составление коммерческих предложений.
Продажи
- звонки;
- встречи;
- презентации;
- отправка коммерческого предложения;
- выставление счета.
Документооборот и обслуживание сделки
- выписка счетов, накладных, актов;
- резервирование;
- контроль логистики, перемещения и доставки товаров;
Форс-мажорные моменты
- составление претензий;
- согласование дополнительных условий;
- разрешение конфликтных ситуаций;
- работа с поставщиками;
- работа с продвижением.
Отчетность
- ведение отчетов;
- заполнение форм CRM;
- подготовка к собраниям;
- визуализация результатов на dashboard.
Личные дела
- перерывы на чай/кофе;
- обед;
- перекур.
Как следует из этого списка, не все эти дела характерны для продавца, но мы стараемся все максимально приблизить к суровой реальности. Наличие такого перечня уже даст вам понимание того, чем могут быть заняты сотрудники коммерческого подразделения компании.
Карта рабочего дня: как пользоваться
Итак, все готово для составления карты рабочего дня сотрудника. Формируем таблицу с учетом знания всех бизнес-процессов. В итоге должно получится примерно следующее.
Как видно из таблицы, любое действие продавца фиксируется и прописывается тайминг. Тот, кто составляет карту еще и вносит свои комментарии.
Следует учесть 3 момента, чтобы корректно использовать карту рабочего дня.
► 1. Продавцы не должны подозревать о присутствии так называемого «эксперта». Это необходимо для чистоты эксперимента. Подчиненные должны работать в том ритме, к которому привыкли. Эксперт может прикинуться стажером, который усиленного изучает учебник по продукту и знакомится со спецификой бизнес-процессов в компании.
► 2. В таблице должны быть отражены все действия продавца за день. Это означает прямо все, включая обеды, перекуры, решение личных проблем, перерывы на кофе и чай.
► 3. Производить замеры нужно по каждому сотруднику хотя бы раз в месяц. При этом желательно делать это в течение 3 дней для полноты и репрезентативности картины.
Карта рабочего дня в итоге к пониманию:
- на каких действиях в основном сосредоточены сотрудники
- сколько времени они отводят именно на работу с новыми и текущими клиентами
- не имитируют ли некоторые из них бурную деятельность
- какие функции занимают больше всего времени
- от каких вторичных обязанностей можно освободить менеджеров и т.д.
Карта рабочего дня: как составить «фотоотчет»
Карты рабочего дня собираются, подсчитывается и суммируется время, затраченное на ту или иную деятельность. При этом весь массив задач распределяется по 4 категориям:
- непрофильные (внутренние)
- основные (задачи по закрытие сделок)
- сопутствующие (косвенные задачи, но влияющие на процесс продаж)
- личные
В итоге такого обобщения с подсчетом затраченного времени снимается своеобразный «фотоотчет» с ежедневной активности в коммерческом отделе.
Такой фотоотчет, как рентгеновский снимок, четко выявит «патологии», начавшие происходить в коммерческом подразделении компании.
Карта рабочего дня: что дают полученные сведения
Прежде всего вы обретаете знания для последующих коррекций и изменений. В частности, карта рабочего дня позволит ответить на несколько очень важных вопросов.
- Сколько каждым сотрудников тратиться времени на выполнение типичных задач отдела и «досуг»?
- Насколько высока эффективность/важность конкретных обязанностей для отдела? Как их выполнение влияет на объем выручки и повышение продаж?
- Какова эффективность каждого сотрудника в сравнении при выполнении отдельных типов задач?
- Можно ли повысить эту эффективность за счет перераспределения, устранения, делегирования «избыточных» задач?
- Как выглядят карты самого результативных и самых слабых продавцов?
- Какие есть слабые места в работе каждого из сотрудников?
- Как влияет текущая активность менеджеров на выполнение планов в разных месяцах?
- Как быстро решаются вопросы с другими подразделениями? Как это влияет на работу отдела продаж?
Когда ответы на эти вопросы появятся, можно будет начинать вносить изменения в работу структуры. Идем по плану.
► 1. Вносим изменения в структуру коммерческого подразделения компании: делим на отделы, группируем по навыкам, увольняем, набираем новых сотрудников.
► 2. Корректируем распорядок дня и отслеживаем его выполнение.
► 3. Регулируем бизнес-процессы: удаляем, делегируем, выносим на аутсорсинг, автоматизируем.
► 4. Концентрируемся на основных функциях подразделений и освобождаем клоузеров от несвойственных обязанностей. Они не ищут лиды, минимально занимаются документооборотом, сопровождением и логистикой. Их дело – сделки.
► 5. Выводим «эталонную» карту рабочего дня, ориентируясь на лучших продавцов после оптимизации процессов.
Карта рабочего дня: повторим основное
Итак, карта рабочего дня — это чек-лист из этапов бизнес-процессов, последовательность превращения лида в сделку. Это первая часть на пути компании к автоматизации бизнеса.
При составлении карты рабочего дня составляется перечень рабочих и личных дел сотрудника. Это может быть:
- лидогенерация
- подготовка к сделкам
- продажи
- документооборот и обслуживание сделки
- форс-мажорные обстоятельства
- отчетность
- личные дела.
Карта рабочего дня поможет понять, на чем сосредоточены сотрудники, сколько времен занимают основные функции, от чего можно освободить менеджера. Также можно будет сравнить эффективность каждого сотрудника при выполнении одинаковых задач, понять слабые места в работе каждого сотрудника, увидеть, насколько быстро решаются вопросы с другими подразделениями компании.
Мы рассмотрели такой эффективный инструмент как карта рабочего дня. Несмотря на простоту и легкость внедрения, его использование дает массу сведений, позволяющих кардинально поменять ситуацию в компании с объемом выручки.
Карта рабочего дня: кейсы
Екатерина Уколова
Управляющий партнер «Oy-li»
С помощью карты рабочего дня клиент Oy-li, гостиничный бизнес, смог существенно подкорректировать свои бизнес-процессы. Замеры производились дважды в месяц по каждому сотруднику в день пиковой загрузки и любой день в середине недели. В итоге стало очевидно, что тормозит работу сотрудников. Освободив их от несвойственных функций, удалось высвободить примерно 15% времени и направить их увеличение продаж.
Клиент Oy-li — медицинский центр с оборотом 550 млн руб. в год – столкнулся с проблемами потери выручки и стагнации. В качестве основного инструмента эксперты использовали карту рабочего дня. В результате проведенных замеров было выявлено множество «побочных» дел, которыми занимались менеджеры. Кроме того, пристальное внимание, которое было направлено на сотрудников в ходе исследования высветило еще один неприятный «нюанс» — кое-кто из подчиненных умудрялся класть часть выручки прямо в карман. В итоге приход по выручке удалось увеличить на 45%.
Хотите обучить менеджеров приемам продаж для вашей сферы бизнеса?
Приходите на тренинг Oy-li
1 октября 2021
Как я планирую день. Система на базе гугл-таблиц
10457 просмотров
-
- Владимир Булгаков
- Предприниматель в сфере IT и телеком. Бизнес-консультант и коуч. Практик тайм-менеджмента и личной эффективности с большим стажем.
Для достижения целей очень важно настроить систему эффективного планирования. Особенно когда проектов, целей и задач много.
Планирую я давно и много чего перепробовал как на бумаге, так и с использованием разных программ и приложений. Прошел немало разных тренингов по личной эффективности.
Одной из лучших считаю методику, описанную в книге Стивена Кови «Главное внимание — главным вещам».
В книге Кови это выглядит так:
Я больше десяти лет планирую таким способом и усовершенствовал его под свои задачи — оцифровал и геймифицировал. Добавил кое-то из методик из гуру ТМ Глеба Архангельского. Сначала сделал в экселе, потом перевел в облака — гугл-таблицы, что гораздо удобнее.
Почему не программа или приложение? Много я их разных перепробовал — не подошли под мои цели. У меня план дня четко связан с дневником-хронометражом, а этого нигде нет.
Мало где есть бюджетирование времени, а без этого невозможно проверить план на реалистичность. Ну и в гугл-таблицах — я полный хозяин — нет никаких ограничений. Могу быстро реализовать любой функционал, расчеты и отчеты.
Моя таблица для планирования дня выглядит так (реальный скрин — часть инфо затер):
На год заводится одна гугл-таблица.
Новый день — новая закладка в файле — делается копированием в один клик.
Структура таблицы
Слева — расписание для под «жесткие» задачи (привязанные ко времени).
Справа — общий список задач по категориям:
● Главные цели дня (ГЦД)
● Вторичные цели дня (ВЦД)
● Дополнительные цели дня (ДЦД)
Использую формулу 3 х 3 х 5. Три главных задачи, три вторичных и три дополнительных.
В главных целях дня (ГЦД) у меня три пункта:
— Главная Цель Дня (срочно и очень важно)
— БАЦ (Большая Амбициозная Цель) (не срочно и важно).
— «Лягушка» — задачи из списка лягушек (неприятные мелкие задачи, делать которые не хочется, но надо).
Внизу блок для резервных задач — «Может быть выполнено».
Как происходит планирование
- Заполняю список задач в левой части согласно приоритетам.
- Задачи бюджетируются по времени (Колонка dTц: d — длительность, Т – время, ц — цель ), в том числе для оценки «трезвости планирования». Автоматически рассчитывается общее плановое время дня — нужно следить, чтобы оно не выходило за плановый общий бюджет времени дня.
- Заполняю левую часть — расписание дня: задачи, привязанные ко времени — встречи, созвоны и др.
- В расписание вносятся Главные задачи, даже если они не привязаны ко времени. Это важно!
- Затем распределяю по сетке расписания остальные задачи, которые планирую выполнять в это время, но тут допускается гибкость.
Как отслеживается выполнения плана
- В колонке Вып при подведении итогов проставляю процент выполнения данного пункта (0 — 100%).
- По каждой категории задач подсчитывается средний процент выполнения задач.
И внизу общая цифра выполнения по всем пунктам по всем группам.
Один из показателей учитывает весовые коэффициенты задач/целей — сколько «весит» та или иная задача относительно других задач на день. Эти показатели в процентах проставлены в колонке «Вес цели».
Для Главной Цели Дня я выставил вес 40%. Вы можете выбрать другой процент.
Как определяется процент выполнения плана по задаче
Для процессных целей — по освоению бюджета времени. Например, если на задачу было запланировано два часа, а по факту я занимался ею час, то процент выполнения — 50%. Если 10 минут — 8%. Даже если удается сделать только один микрошаг, стараюсь оцифровать и его. Это помогает сохранять ощущение движения вперед и поддерживает мотивацию. Нельзя же сказать, что задача совсем не выполнена?
Для целей-результатов — субъективная оценка, насколько был получен нужный результат. Поэтому важно при планировании осознавать какой результат должен быть получен.
- В итоге можно увидеть итоговый процент выполнения плана дня. Он подвергается оценке — как в целом прошел день, почему получился такой результат, как можно его улучшить. Этот итог попадает в статистику по дням, на основе которой строится график, и можно визуально оценить динамику выполнения планов.
Еще ниже — ППД — Плановый Подвиг Дня (часто совпадает с Главной целью дня, но не всегда). Плюс пункты по отработке привычек и навыков.
«Мемуарник» — главное событие дня для вашей летописи/истории.
«Подарок за день» — что вы себе подарили в случае успешного дня.
Эта таблица плана связана у меня с таблицей дневника-хронометража. То есть автоматически считается фактическое время, затраченное на цели, и разница между планом/бюджетом и фактом. Так же есть связь с таблицей недельного плана (тоже модифицированный Кови).
Может показаться сложным, но если разобраться, система очень понятная, и много времени не занимает. План на день составляю в среднем за 10 минут. Развернутый отчет и анализ дня с цифрами — 25 минут.
Скачайте шаблон и попробуйте применить на своих целях на следующей неделе. Поверьте, оно того стоит!
Саморазвитие #Google #Планирование #Приоритеты #Тайм-менеджмент
© 2013-2023 Жить интересно! Перепечатка и использование материалов, опубликованных в журнале, допускается с письменного разрешения редакции.
О проекте / Реклама / Контакты
Политика конфиденциальности / Согласие на обработку персональных данных
Следуя требованиям законодательства Российской федерации, уведомляем вас, что на нашем сайте в целях его функционирования используются cookie-файлы, сохраняются и обрабатываются ваши персональные данные. Если вы не согласны с этим, вы обязаны, увы, покинуть сайт. Нам будет вас не хватать, но таков закон. Продолжая пользоваться сайтом вы тем самым даете согласие на обработку ваших персональных данных.
По любым вопросам, связанным с вашими персональными данными, вы можете связаться с нами по электронной почте, указанной на странице «Политика конфиденциальности» .
Этот текст написан в Сообществе, бережно отредактирован и оформлен по стандартам редакции.
У нас на работе гибкий график.
Приходить и уходить можно, когда вам удобно, но в месяц суммарно я должен отработать из расчета ежедневного стандартного восьмичасового рабочего дня. В отделе кадров время присутствия на рабочем месте рассчитывается, когда сотрудник проходит на территорию и прикладывает магнитный пропуск, но доступа к этой информации у работников нет.
Таблица помогает мне в полной мере пользоваться возможностями гибкого графика, давая представление о необходимости задержаться на работе или, наоборот, наличии возможности уйти пораньше.
С чего все начиналось
Начиналось все с простой таблицы в «Экселе», куда я каждый день руками вбивал время прихода и ухода. Я хотел понимать, сколько времени мне нужно переработать или, наоборот, насколько раньше я могу уйти с работы, чтобы заняться своими делами. Потом я решил, что будет гораздо удобнее хранить такую таблицу в облаке, чтобы можно было в любой момент узнать текущее состояние моего рабочего времени, что позволило бы более гибко планировать свои дела.
После был длительный период всяческого украшательства таблицы. Например, я сделал так, чтобы определенные ячейки окрашивались в спектре от красного цвета к зеленому в зависимости от величины недоработки/переработки, полученной по итогам дня. Во времена, когда в гугл-таблицах еще не было таких штатных инструментов, как условное форматирование ячеек с раскраской по градиенту, это было интересной задачей. Но с некоторых пор Гугл добавил такую функцию.
Так, таблица определяет, в какое время я оказался на рабочем месте, и окрашивает ячейки в разные цвета в зависимости от того, нужно ли мне поработать еще:
- угрожающе-красный свидетельствует о том, что я недоработал более двух часов в месяц или одного часа в день;
- медитативно-зеленый означает, что я потратил на работу больше положенного времени — более двух часов в месяц или одного часа в день.
Дальше облачное приложение перекочевало в смартфон, что позволило повысить точность записи времени прихода-ухода, так как территория предприятия достаточно большая и путь от проходной до рабочего места может занимать 5—10 минут. Не то чтобы такая точность была необходима, но, как перфекционисту, она мне очень грела душу.
Затем я начал пытаться автоматизировать систему. Приложение гугл-таблиц для смартфона оказалось не очень удобным, да и вбивать данные зимой было совсем «не айс». Первые попытки были связаны с применением встроенного приложения Айфона «Команды» — тогда я и решил использовать гугл-скрипт, который активировался при нажатии на ярлык, созданный в этом приложении, осуществлял запись текущего времени и отправлял его в необходимую ячейку таблицы.
Итоговое время рассчитывалось при помощи стандартных формул в гугл-таблице. На этом этапе, в общем-то, можно было и остановиться, но автоматизация не была доведена до совершенства, и зима все еще причиняла неудобства в виде необходимости нажимать этот несчастный ярлык любыми открытыми частями тела. Перчатки снимать дело не благородное, сами понимаете.
Дальше, на сабреддите, посвященном приложению «Команды», я наткнулся на пост одного разработчика, который предлагал протестировать его приложение — «прокачанную» версию приложения «Эпл». В нем-то я и нашел свое успокоение.
Приложение позволяло создавать триггеры на основе геолокации, которые выполнялись автоматически в фоновом режиме и не требовали подтверждения действий со стороны пользователя, чем очень грешили «Команды». То есть оно наполняет таблицу данными, когда входите на определенную территорию и покидаете ее, с учетом характерных временных периодов и задержкой на повторное срабатывание.
Насколько я понимаю, данные по геолокации приложение брало при помощи штатных средств: то есть не создавало собственные операции, чтобы зафиксировать геолокацию, а довольствовалось теми командами, которые смартфон выполнял для своих собственных целей. Это позволило сохранить расход батареи практически на прежнем уровне. На всякий случай, чтобы исключить лишний расход, в триггер были введены дополнительные условия по рабочим дням недели и диапазону времени прихода и ухода.
В результате после небольшого периода отладки и выбора оптимального радиуса зоны-триггера вся эта схема работает без погрешностей уже больше года.
Как сделать такую же таблицу
Для того чтобы сделать аналогичную чудо-таблицу, можно использовать мой шаблон. Но для того чтобы ее автоматизировать, придется приложить немного усилий:
- Создать гугл-скрипт, который при активации будет вызывать действия, чтобы записать время прихода или ухода в определенных ячейках.
- Привязать его к триггеру, который будет автоматически запускать скрипт при выполнении определенных условий.
Триггер можно создать в различных приложениях автоматизации для смартфона, например IFTTT, Tasker, Automate для Андроида или Pushcut для Ай-ос. Требования к триггеру:
- Он должен надежно фиксировать момент нахождения на работе.
- Никаких ложных срабатываний.
- Минимальное влияние на расход батареи телефона, в котором он реализован.
Поэтому, если хотите, чтобы все инструменты работали совместно, — просто скачать шаблон таблицы не получится. Потребуется отладка скрипта и установка соответствующего триггера, который с ним сообщается.
Результат
Эта таблица определенно не является жизненно необходимой, но, как совестливому и гиперответственному человеку, мне важно, чтобы все было как надо. Или хотя бы плюс-минус в пределах допустимого разумного. Таблица помогает ориентироваться в моих возможностях — позволяет уйти, когда нужно освободиться пораньше, и не страдать потом от угрызений совести. Даже несмотря на то, что у нас на работе весьма демократичный порядок и на первом месте стоит результат, а не «отсидка», с такими угрызениями я все равно сталкиваюсь.
При этом можно вспомнить отдельные моменты, когда таблица действительно выручала. У всех демократичных порядков есть свой предел, и если у вас скапливается больше 5—10 часов недоработки, то на такое не обратить внимание достаточно сложно. Особенно в условиях, когда эти цифры приходят руководству в конце месяца без каких-то специальных запросов. В этих случаях таблица помогала мне понять, в какие дни произошла «утечка» рабочего времени, определить, чем она была вызвана, и объясниться перед начальством.
После завершения работы над таблицей я нахожусь в катарсисе, как человек, которому необходимо автоматизировать все рутинные действия или максимально оптимизировать их. Ну и конечно, с удовольствием возглавил бы крестовый поход автоматизации на борьбу с рутиной на заказ, но пока еще не придумал, как организовать себе такую подработку.
