Как составить таблицу поставок

Судя по Вашим вопросам, Вы только начинаете осваивать Excel. А для начинающих недопустимы такие записи, как в столбце B, а именно, сумма 750 000р. На прошлый вопрос я Вам говорил, что так нельзя, но Вы стали спорить, что всё у Вас правильно. Теперь Вам дала ответ Olya Sh, Обратите внимание, что она тоже написала числа без буквы р. Потому что в том виде, как написано, это воспринимается как текст, и формулы, предназначенные для обработки чисел, с ними работать не будут. Конечно в Excel существуют формулы и для обработки текстов, и при помощи их можно обработать текст так, чтобы из него получилось число. Например, Olya Sh написала Вам формулу для ячейки F2 (когда в столбце B только числа), а именно: =ЕСЛИ(E3<=0;0;(B3*E3­)/100).

Если же в столбце всё оставить так, как у Вас написано, то в ту формулу вместо B3 придётся подставить =ЗНАЧЕН(ЗАМЕНИТЬ(B3;­НАЙТИ(“р”;B3);1;””)) и в окончательном виде Ваша формула будет выглядеть так: =ЕСЛИ(E3<=0;0;(ЗНАЧЕ­Н(ЗАМЕНИТЬ(B3;НАЙТИ(“­р”;B3);1;””))*E3)/100­). Я думаю, что такие сложности Вам ни к чему, и в задачу Вашего обучения не входит овладение такими формулами.

---

А для этого нужно просто набраться храбрости, и заявить Вашему преподавателю, что в заданиях которые он(а) Вам даёт методическая ошибка, та самая пресловутая “р”, которая число превращает в текст. Не знаю, то ли Ваш преподаватель настолько неграмотен, что этого не видит, то ли не понимает, короче, гнать нужно такого преподавателя из учебного заведения, в котором Вы учитесь.

---

Неправильные записи в столбце B переделать в правильные можно довольно просто:

Выделяете столбец B (или достаточно ячейки B3:B6). Нажимаете комбинацию клавиш “CTRL” и “H”. Откроется табличка “Найти и заменить”. В поле “Найти” пишете р (важно чтобы эта буква была взята из кириллической раскладки). В поле “Заменить” пишете две кавычки, т.е. “”. Затем кликаете клавишу “Заменить все”. И во всём столбце сразу эта буква исчезает.

ВАЖНО: данная внешняя таблица актуальна только для поставок и продаж через Вайлдберриз.

ВАЖНО: обратите внимание, где в кабинете поставщика получить номер поставки (в разделе «Поставки — План поставок и обезличка», а не «Поставки — Создать поставку — Все поставки», подробнее описано ниже). Номер поставки НЕ равен номеру заказа на поставку.

Зачем нужна эта таблица? С ее помощью можно

• Загрузить себестоимость по вашим товарам в разрезе штрихкодов и поставок — самый детальный и точный способ (подробнее зачем это надо и детали читайте здесь)
• Загрузить состав поставок и отслеживать корректность приема ваших поставок складами Вайлдберриз (функционал в работе, будет внедрен в ближайшее время)

Для вашего удобства формат таблицы для загрузки максимально приближен к формату файла Заказа ВБ. Ниже описание того как быстро загружать данные.

Давайте для начала откроем эту внешнюю таблицу — для этого надо в меню выбрать пункт «Поставки WB (+ с/с)» (в разделе Внешние таблицы), у вас откроется таблица следующего вида

Теперь давайте научимся совершать базовые действия в таблице

• Загрузка состава поставок и себестоимости
• Выгрузка данных из таблицы
• Удаление данных
• Сортировка и фильтрация таблицы

Загрузка состава поставок

Для загрузки данных вам понадобится скачать шаблон загрузки поставок. Для этого нажимаем на кнопку «Выгрузить»

Откройте скачанный файл — в нем будет 5 столбцов (не забудьте нажать «Разрешить редактирование»):

• Номер поставки — номер поставки, как он указан в вашем Личном Кабинете поставщика на ВБ (в разделе «Поставки — План поставок и обезличка», а не «Поставки — Создать поставку — Все поставки», смотрите картинку ниже).
• Дата поставки — дата поставки, как указана в вашем Личном Кабинете поставщика на ВБ
• Штрихкод — штрихкоды отгруженных товаров. При первой выгрузке вы найдете в этом столбце все свои штрихкоды, если они не нужны, то можете их удалить
• Количество, шт. — в этом столбце необходимо указать количественный состав отгрузки по каждому штрихкоду
• Себестоимость ед., руб. — себестоимость одной единицы товара из этой поставки. Как правильно посчитать себестоимость мы писали здесь

Самый простой способ заполнить шаблон Поставок — это скопировать в него данные из ваших файлов Заказов, которые вы загружали в ЛК ВБ для формирования отгрузок. Это заполнит 2 столбца, дополнительно надо указать

• Номер поставки и дату поставки — в два левых столбца. Важно использовать именно номер поставки из раздела «Поставки — План поставок и обезличка», а не номер заказа из «Поставки — Создать поставку — Все поставки». К сожалению в API не доступны номера заказов на поставку, а только номера поставок. На картинке ниже показан нужный раздел, откуда скопировать номер поставки и где увидеть привязанные к поставке заказы на поставку:

• Себестоимость — в крайний справа столбец. Для быстрого заполнения подобных столбцов рекомендуем использовать функцию ВПР или VLOOKUP в Excel/Google Sheets). На скриншоте ниже мы скопировали данные о двух поставках и дополнительно указали номера, даты поставок и себестоимость (обратите внимание, что у нас разная себестоимость одних товаров в разных поставках!):

Важное замечание — перед загрузкой проверьте, что у вас в файле не осталось формул, иначе загрузка может не пройти

Готово, теперь загрузим эти данные в систему, нажимаем «Загрузить», выбираем файл и нажимаем ОК, готово, ваши данные должны появиться в таблице Поставки (и вы увидите сообщение об успешном импорте):

Операцию можно повторить необходимое число раз.

Выгрузка данных из таблицы

Выгрузка данных из таблицы происходит по клику на кнопку «Выгрузить» и нужна в следующих случаях

• Для выгрузки шаблона для заполнения — см. раздел выше
• Для проверки данных или создания копии данных, особенно в случае, если вы планируете удалить все данные из таблицы (функционал будет добавлен в ближайшее время)

Удаление данных из таблицы

ВАЖНО: будьте аккуратны с удалением данных из таблицы, их невозможно восстановить!!! Поэтому перед удалением рекомендуем сделать копию данных, для этого достаточно выгрузить данные по всем вашим товарам из таблицы

Удаление данных из таблицы возможно в двух режимах

• Удалить последние загруженные данные — например, если вы обнаружили, что загрузили что-то с ошибкой. Для этого есть кнопка «Отменить»
• Полное удаление всех данных из таблицы. Для этого есть кнока «Удалить» и потребуется подтверждение действия

Сортировка и фильтрация таблицы

Иногда вы можете захотеть проверить данные по поставкам по конкретным штрихкодам/поставкам, для этого таблицу по себестоимости можно

• Сортировать — просто кликните по заголовку нужного столбца
• Фильтровать — чтобы можно было найти данные по конкретному штрихкоду или по конкретной поставке. Для этого нажмите на значок «фильтра» рядом с названием столбца

Благодарим бренд Gururu за возможность использования их данных для написания данной статьи

Складской учет через Excel позволяет считать: остаток, расход и приход всякой продукции на складе фирмы или какого-либо завода, в особенности для тех организаций, которым требуется постоянное ведение отчетности материалов или готовых изделий. Если на больших предприятиях заказывают специальные программы, то в небольших фирмах обычно применяют табличный процессор, функциональности которого хватит для этих целей.

Excel — легкая программа ведения автоматизированного контроля на складе

Является простой и понятной платформой, к тому же поставляется совместно с самой популярной операционной системой — Windows.

Если хотите отказаться от ручного учета товаров на складе, то обратите внимание на наше решение для автоматизации. Узнать подробнее >>

Как вести складской учет в Excel (Эксель): особенности

Существуют определенные особенности использования, которые следует учитывать при его использовании:

• нет очередей на складе;
• вы нацелены на то, чтобы кропотливо работать с артикулами и сводками;
• готовы забывать в базу данных всю информацию вручную.

Также эффективно работать с Экселем можно в случае, когда контролем занимаются лишь несколько человек.

Кому могут помочь электронные реестры

Они используются теми предпринимателями, у которых небольшой поток покупателей, имеется достаточно времени для переноса информации о продаже в электронную таблицу.

Вот приблизительная «эволюция» товароучета на небольших предприятиях. Этот рисунок был выполнен после опроса нескольких десятков предпринимателей.

Главным недостатком учета товара в Excel (Эксель) является то, что его невозможно связать с кассой.

Мобильное решение от Клеверенс исключает этот недостаток. Подробнее >>

Но при этом у ПО существуют и преимущества:

• в интернете имеется большое число свободных шаблонов для контроля;
• также можно самому или из ютуб-уроков научиться их заполнению.

Как вести контроль

Конечно, одного и того же ответа на этот вопрос дать нельзя, но существуют рекомендации, способные помочь вам понять, как вести учет товаров склада в Excel (Эксель) правильно.

1. Требуется сделать справочники, для маленьких предприятий с одним магазином это условие не является обязательным.
2. При некотором постоянстве перечня продукции нелишне вводить лист под названием «Номенклатура», в котором все будет представлено в электронном виде. Он может включать в себя совершенно разные сведения о продуктах, в зависимости от особенностей вашего бизнеса.
3. Поступающий продукт должно учитывать на листе под названием «Приход», страница «Расход» предназначается выбывшим позициям, а в «Остатке» следует записывать нынешнее состояние.

Организация складского учета в Excel — таблица

Программа ведения создается очень просто, для этого рассмотрим пример, на который вы сможете ориентироваться при формировании своего софта.

Создаем справочники

Справочники «Поставщики» и «Покупатели» заполняются по одной и той же форме: первый столбец — наименование компании, второй — код, третий — юридический адрес, и четвертый — комментарий, в котором вы можете вносить различные примечания, связанные с организацией.

Затем создадим справочник «Точки учета», это требуется, если в вашей компании несколько магазинов и/или складов. Она состоит из трех столбцов.

• Название места.
• Кода точки.
• Комментария.

После чего создадим раздел «Номенклатура» состоящий из 5 столбцов.

• Название.
• Сорт (или про другую подобную характеристику).
• Единица измерения.
• Размеры.
• Комментарий.

Разработка «Прироста»

Создаем новый лист и называем его «Приход». Он будет состоять из 10 колонок: имя, дата, № накладной, поставщик, код, точка контроля, единицы измерения, количество, цена и стоимость.

Таблица для учета расходов товаров в Excel (Эксель) составляется аналогичным образом, только после графы «№ накладной» идут следующие столбцы: «Точки отгрузки», «Точки поставки», а также столбец «Покупатель» — затем следует сразу же начать вставить четыре последних полос из листа «Приход».

Как наладить автоматическую работу

Чтобы все работало в режиме автоматизации, нужно связать некоторые столбцы из неодинаковых таблиц, такие как заглавие изделия, ед.изм., количество и цена. Чтобы сделать это, следует в реестрах, графа в котором присутствует 2-й и последующие разы, указать в качестве типа данных «Список», а строка «Источник» состоит из надписи: ДВССЫЛ («номенклатура!$А$ 4:$A$ 8») — приведен пример к столбцу «Наименование товара». По аналогии надо сделать и в оставшихся столбцах.

«Итоги»

«Оборотная ведомость”/”Итоги» состоит из 8 столбцов: наименование, ед.изм., сорт, характеристика, остаток на начало, поступление, отгрузка, сальдо на _, шт.

Каждый из них заполняется автоматически, лишь «Отгрузка» и «Поступление» используя формулу: СУММЕСЛИМН, а остаток — с помощью математических операций.

Инструкция по ведению

Для внедрения учета необходимо следовать следующему порядку шагов.

1. Сначала следует провести инвентаризацию, главное — делать это внимательно, не допуская ошибок.
2. Определить структуру.
3. Следует выбрать шаблон, по которому будет вестись таблица, ведь помимо предложенного нами, в сети существует ещё большое количество всяческих вариаций, которые предназначены для многообразных целей.
4. Сделайте или скачайте, а затем установите образец.
5. Проведите первичное детальное заполнение справочников.
6. Если требуется, то проведите редакцию, введя новые поля.
7. Проверьте ошибки, проведя имитацию активности в магазине.
8. Научите работников работать с ПО.
9. Лучше создавать на каждый отчетный период отдельные листы, для предотвращения нагромождения.

Несколько обязательных принципов

При формировании собственной программы для учета склада в Excele необходимо придерживаться всех правил, чтобы не допустить ошибок.

Распорядок приемки

• Принимать товар у подрядчика следует, придерживаясь одних и тех же правил. Кладовщик обязан не только изучить документы но, но и также сверить позиции и провести сравнение сведений.
• Не вносить изменения в таблицу, пока не будет проведена сверка.
• Во избежание ошибок необходимо делать перепроверку показаний на всех этапах.

Режим перемещения

Довольно часто случается так, что изделие перемещается от одного хранилища к другому, или же он мигрирует внутри склада. В таком случае ответственный с того склада, откуда переместилось изделие, делает пометку в листе «Расход», а ответственный на базе, куда поступило, делает об этом заметку в «Приходе». Когда же подобные манипуляции происходят в пределах одного и того же помещения, эти операции выполняет один и тот же работник.

Норма отпуска со склада

В случае использования одной таблицы для всего, фиксация движения товара происходить внутри файла. Если вы работаете не с одним документом, то всё это отражается в обоих файлах, и делать это будете вручную.

Условия проведения инвентаризаций, когда используются Excel-таблицы

Процесс слишком слабо автоматизирован, из-за этого проведение инвентаризации будет примитивным, но одновременно простым. Всё, что потребуется, это пересчитать изделия вручную, а после сравнить полученные данные с цифрами из документа. После частичного списания документ надо привести к соответствию с информацией об инвентаризации, сделать это надо вручную.

Со слов наших клиентов ПО «Склад 15» ускоряет процесс инвентаризации в 5 раз. Узнать подробнее >>

Шаблон Excel при аналитике продаж

При учете продукта подобает подбирать удобный для вас стандарт, в который вы будете вносить какие-либо сведения.

Так, шаблон продаж может принять следующий вид.

• Наименование.
• Его артикул.
• Ед.изм.
• Количество.
• Стоимость.
• Цена.

Для гораздо большего удобства проведения аналитики следует создавать для каждого месяца новый лист. Ниже приведен пример таблицы учета склада в Excel.

А	В	С	D
Поставщики
Наименьшее	Код	Юридический адрес	Комментарий
ООО «Москва»	12-01
ООО «Лето-3»	12-02
ЗАО «Утро»	12-03

«Складской учет» в Эксель

Таблица в обязательном порядке должна состоять из таких разделов.

• Артикул, необходимый, чтобы быстро искать товар в списке, его берут согласно данным производителя.
• Название с краткой характеристикой. К примеру: сарафан «Роза» красный с цветами.

Также название возможно придумать самому или же взять у производителя.

• Единица измерения. Могут быть как штуки, так и погонные метры с другими видами измерения.
• Остатки.
• Цена.
• Шипчандлер.

Помимо этого, вы можете создавать и другие столбцы, всё зависит от специализации вашего бизнеса.

На отдельной странице нужно поместить справочник представителей торговых организаций (ритейлеров).

Проблемы при работе с реестром

В таблице Excel (Эксель) при учете расхода и прихода товаров используется программа, но она имеет ряд минусов.

• В случае случайного изменения сотрудником данных, а затем выходя из документа, сохранив его, отыскать ошибку будет трудно.
• Чтобы учитывать все удаленно, можно использовать Google Tables, но когда будет достигнут порог в 100 и более строк, программа станет «тормозить».
• Запрещено интегрировать таблицу с ПО ведения бухгалтерии и кассой.
• Не существует шансов провести контроль остатка по сроку реализации, планировки поставок, доходов и т. д.
• Не выйдет включить сканер, работа производится вручную.
• Файл не может использоваться единовременно разными пользователями, за исключением таблицы от Гугла.
• Отсутствие настройки автоматической проверки сведений, кроме числовых, буквенных и т. п.

Обзор бесплатного программного обеспечения учета

Чтобы сэкономить бюджет компании, можно прибегнуть к общедоступному софту. В интернете можно найти программы, которые на первых этапах бизнеса могут стать прекрасной альтернативой Excel.

Редактор OpenOffice

Этот вариант является самым популярным среди пользователей. Поставляется в составе бесплатного пакета Apache OpenOffice.

Софт имеет русскую локализацию, и грузится быстрее Экселя, при меньшем весе продукта.

Единственным неудобством при работе может быть то, что автоматически файлы сохраняются в формате ODS, но также имеется формат XLS.

LibreOffice Calc

По интерфейсу и доступным функциям очень похожа на предыдущую. Что не удивительно, ведь разрабатывалась она одним из программистов OpenOffice. Но в отличие от неё, программа умеет не только читать, но и также сохранять файлы в более совершенно формате XLSX.

Открывается приложение в течение нескольких секунд. Имеется возможность поработать с макросами и дополнительными функциями.

PlanMaker

PlanMaker является третьим бесплатным решением для ведения отчетности. Разработчиком она включена в пакет SoftMaker.

Может выполнить те же операции, что и две предыдущие, но в отличие от них имеет бесплатную и платную версии. Первая поддерживает старый формат Эксель — XLS, а вот платное ПО будет работать с файлами более современного типа — XLSX.

Что дает учет через Excel

Функционал ориентируется на макросы. Но чем опытнее программист, написавший программу, тем большее число различных действий может делать юзер.

Наиболее встречаемые действия, в таких Эксель-шаблонах, следующие:

• Приход и расход товаров на разных листах.
• Поиск в базе настраиваемый.
• Перспектива вести клиентскую базу.
• Формируется прайс.
• Отображаются скидки.
• Возможно создать автонаценки.
• Возможность вести финансовую отчетность.
• История отгрузки и поступление доступна ламеру.
• Можно формировать оборотную ведомость за отчетный период.
• Можно, используя различное число фильтров, просматривать текущее количество.
• Согласно введенным данным создается шаблон счета, а также накладная для печати.

Перечисленные выше функции практически максимальные, которые возможно создать, работая в табличном процессоре Microsoft Excel.

Аналоги в платном сегменте

Отличия бесплатно распространяемых продуктов от программ, за которые необходимо заплатить, заключается в том, что все шаблоны уже загружены в них. Но при этом они десктопные, что является неудобным при работе с нескольких устройств из-за того, что ПО загружается в память девайса. Ниже приведено сравнение.

Таблица — Сравнение «Склад Excel» и «Склад производства»

Название	Ключевые характеристики	Стоимость в рублях
Склад Excel	Позволяет входить с различным уровнем доступа; доставка; печать прайса; прием заявок создание справочников; печать накладных; формирование заявок для поставщиков; изменение накладных; аналитика; оприходование.	Семь-восемь тысяч рублей
Склад производcтва	аналитика; аналитика поступления; создание отчета по расходу сырья; создается таблица отгрузки товаров; оприходование сырье; контроль расходов.	8 500 рублей

Достоинства учета складских остатков

Из-за некоторых преимуществ, она популярна среди некоторых предпринимателей.

• Относительная дешевизна.
• Не требуется интернет.
• Бесконечная настройка под себя.
• Потенциал ведения нескольких таблиц.
• Простота в ведении.
• Готовые шаблоны.
• Схожие по функционалу программы, за которые не надо платить.
• Имеется реализация подключения мобильной кассы, но все данные придется вносить всё равно вручную.

Схема подключения

Складской учет: недостатки ведения

Из-за больших минусов контроль с помощью Эксель применяется лишь малыми предпринимателями.

• Одна ошибка при заполнении реестра складского учета приходов, расходов, остатков в Excel с большой долей вероятности приведет к серьезному перекосу отчетности.
• Исключено напрямую интегрировать онлайн-кассу.
• Промежуточные носители информации необходимы в использовании.
• Сложно формировать в автоматическом режиме различные документы.
• Присутствует возможность потери данных.
• Невыполнимо удаленное ведение.
• При проведении инвентаризации возникают трудности.
• Отсутствует техническая поддержка.

Мы постарались подробно рассказать о том, как правильно вести учет на складе товаров, все нюансы и правила. Важно учитывать специфику деятельности вашего предприятия. Компания «Клеверенс» реализует ПО для различных отраслей бизнеса, поэтому вы можете смело обращаться к нам за помощью в подборе необходимого софта.

Количество показов: 191796

Складской учет в Excel подходит для любой торговой или производственной организации, где важно учитывать количество сырья и материалов, готовой продукции. С этой целью предприятие ведет складской учет. Крупные фирмы, как правило, закупают готовые решения для ведения учета в электронном виде. Вариантов сегодня предлагается масса, для различных направлений деятельности.

На малых предприятиях движение товаров контролируют своими силами. С этой целью можно использовать таблицы Excel. Функционала данного инструмента вполне достаточно. Ознакомимся с некоторыми возможностями и самостоятельно составим свою программу складского учета в Excel.

В конце статьи можно скачать программу бесплатно, которая здесь разобрана и описана.

Как вести складской учет в Excel?

Любое специализированное решение для складского учета, созданное самостоятельно или приобретенное, будет хорошо работать только при соблюдении основных правил. Если пренебречь этими принципами вначале, то впоследствии работа усложнится.

1. Заполнять справочники максимально точно и подробно. Если это номенклатура товаров, то необходимо вносить не только названия и количество. Для корректного учета понадобятся коды, артикулы, сроки годности (для отдельных производств и предприятий торговли) и т.п.
2. Начальные остатки вводятся в количественном и денежном выражении. Имеет смысл перед заполнением соответствующих таблиц провести инвентаризацию.
3. Соблюдать хронологию в регистрации операций. Вносить данные о поступлении продукции на склад следует раньше, чем об отгрузке товара покупателю.
4. Не брезговать дополнительной информацией. Для составления маршрутного листа водителю нужна дата отгрузки и имя заказчика. Для бухгалтерии – способ оплаты. В каждой организации – свои особенности. Ряд данных, внесенных в программу складского учета в Excel, пригодится для статистических отчетов, начисления заработной платы специалистам и т.п.

Однозначно ответить на вопрос, как вести складской учет в Excel, невозможно. Необходимо учесть специфику конкретного предприятия, склада, товаров. Но можно вывести общие рекомендации:

1. Для корректного ведения складского учета в Excel нужно составить справочники. Они могут занять 1-3 листа. Это справочник «Поставщики», «Покупатели», «Точки учета товаров». В небольшой организации, где не так много контрагентов, справочники не нужны. Не нужно и составлять перечень точек учета товаров, если на предприятии только один склад и/или один магазин.
2. При относительно постоянном перечне продукции имеет смысл сделать номенклатуру товаров в виде базы данных. Впоследствии приход, расход и отчеты заполнять со ссылками на номенклатуру. Лист «Номенклатура» может содержать наименование товара, товарные группы, коды продукции, единицы измерения и т.п.
3. Поступление товаров на склад учитывается на листе «Приход». Выбытие – «Расход». Текущее состояние – «Остатки» («Резерв»).
4. Итоги, отчет формируется с помощью инструмента «Сводная таблица».

Чтобы заголовки каждой таблицы складского учета не убегали, имеет смысл их закрепить. Делается это на вкладке «Вид» с помощью кнопки «Закрепить области».

Теперь независимо от количества записей пользователь будет видеть заголовки столбцов.



Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных. Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы “Номенклатура” присвоим имя: “Таблица1”. Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: “Таблица2” диапазону таблицы “Поставщики”. Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» – инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(“номенклатура!$A$4:$A$8”).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» – куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

В данной статье описана модель в Excel для отслеживания движения товара в процессе продаж: закупка – передача в торговый зал (на склад) – продажа – остатки.

Для начала определим название столбцов, для нашей модели. Для примера возьмем такой шаблон

Так как процесс начинается с приобретения товара для продажи, заполним данные о первой покупке

Важно!!! Эта таблица будет обновляться ежедневно, на ее основе будут строиться сводные таблицы и аналитические формы, чтобы каждый раз не переписывать ссылки и формулы, нужно сделать её «умной». Как сделать таблицу “умной” я рассказывала в предыдущих статьях, на всякий случай напомню. Выделяем таблицу, входим в меню в раздел «Вставка» и нажимаем кнопку «Таблица», после чего таблица примет формат как на рисунке)

Расчетный файл в Excel и консультации по этой и другим темам в бесплатном учебном курсе “Финансовая модель предприятия в Excel”

Теперь о заполнении данных таблицы.

Данные даты (число, месяц, год (если нужно)) лучше водить в разных столбцах, так потом легче работать с данными.

В нашем примере будет 2 товара, которым присваиваем числовой код, артикул (если нужно). В таблицу артикул подтягивается автоматически, аналогично ценам в столбце «Прейскурант», как это делать будет рассказано ниже по тексту.

В этом примере, в столбце Прейскурант отражена цена реализации с НДС. Она подтягивается автоматически. В этом примере цена продажи не пересчитывается после каждой закупки, а с определенной периодичностью утверждается в прейскуранте.

Чтобы цены из прейскуранта подтягивались автоматически, в рабочей книге Excel создаем отдельный лист, с названием «Прейскурант» и делаем на нем простую таблицу с наименованием товара и ценой. Важно!!! Наименования товара в таблице с моделью и прейскуранте должны быть абсолютно одинаковыми.

Для того чтобы подтянуть данные с листа «Прейскурант» в основную таблицу можно использовать формулу ВПР (для столбца «Код (артикул) используется аналогичная формула)

Вот эта формула крупным планом

Для заполнения формулы со ссылками на “умную таблицу” лучше пользоваться диалогом, так как ссылки сложны для заноса вручную.

На основании первичных документов заносится информация по поставщику, номеру документу, количеству, стоимости и ставке НДС.

Столбцы «Цена ед., с НСД» и «Цена ед., без НДС» расчетные, формулы там простые подробно расписывать не будут.

Далее необходимо передать купленный товар на склад или в торговый зал для дальнейшей продажи по ценам из прейскуранта. После этого начинается сам процесс продаж. Все эти события отражаться в таблице

При занесении данных формат «умной таблицы» распространяется на новую строку автоматически. В столбце «Признак» обязательно указывать характеристику движения товара «Покупка», «Зал» – передача в зал с наценкой, « Продажа». Названия признаков всегда должны заноситься одинаково.

На основании этой таблицы можно построить целый ряд сводных таблиц, например, таких

Но удобнее работать в постоянных формах, например таких

Формы с формулами (при написание формулы необходимо пользоваться диалогом)

Далее я покажу, как работают эти таблицы.

Добавим новую строку (стр. 11) и попробуем продать Товар 1 в количестве 30 единиц, т.е. больше остатка. Таблица «Движение товара (продажи)» сразу покажет ошибку – отрицательный остаток. (Выделение ошибки делается при помощи условного форматирования)

Примем Товар 1 от Поставщика 2. Поставщик 2 работает с НДС, поэтому цена с НДС у него выше, а без НДС ниже, чем у Поставщика 1

Как это отразится на наших аналитических таблицах

В таблице «Движение товара (закупка)» увеличились количество и сумма в части поступлений от поставщика. Но в зал это количество еще не оприходовано, о чем нам сообщает столбец остаток. Соотношение Поступило/Купили показывает отношение стоимости переданного в зал к стоимости купленного у поставщика. Это столбец является контрольным, в данном случае он показывает, что не все товары переданы на склад. Его также использовать как предварительный контроль за уровне наценки (предварительный, т.к. суммы с НДС, а наценка считается по суммам без НДС, но в случае роста цен или изменения ставок НДС у поставщиков динамику можно отследить, если задать критерий уровня этого соотношения)

Если внести строку передачи на склад, то таблицы изменятся следующим образом

После поступления товара в зал, все данные с ошибками исправились. Несмотря на то, что Товар 1 от Поставщика 2 поступил в зал позже, остатки товара в зале не показывают ошибку, так как эти таблицы не отслеживают остатки по датам, а только полностью по всей таблице.

Для более быстрого поиска нужной статьи я сделала подборки:

Бюджетирование

Excel для работы с данными

Себестоимость и цены

Учет закупок и расчетов в Excel

Примеры в Excel и файлы к статьям можно найти по этой ссылке