Как составить таблицу закупок

Кажется, что план закупок нужен только крупному производству или сетевым магазинам. Это не так: даже небольшому бизнесу планирование позволит снизить амортизационные расходы, не купить лишнего или не оказаться без товара в нужный момент.

Объясняем, как составить план закупок, по которому удобно будет работать всем: бизнесу, менеджерам и поставщикам.

Как планировать объем

Объем зависит от того, что именно приобретает компания.

1. При закупке сырья и материалов нужно опираться на план производства. Для каждого вида продукции должны существовать нормативы затрат по материалам. На основе этих нормативов и определяют объем закупки.
2. При закупке товаров нужно отталкиваться от плана продаж. Это лучший способ не купить лишнего и не попасть в ситуацию, когда нужно срочно докупать недостающие товары.
3. Если закупаете вспомогательные материалы, например, горюче-смазочные, запчасти, хозтовары, канцтовары и подобные, ориентируйтесь на средние расходы за предыдущий период. При этом важно учитывать изменения ситуации. Если организация продала или купила транспорт, затраты на топливо изменятся.

Как посчитать объем закупок. Можно использовать простую формулу: З = П – НЧ + КЦ.

П — потребность на период.

НЧ — фактический остаток на начало периода.

КЦ — плановый остаток на конец периода.

Пример. В план продаж ООО «МебельТрейд» на 2 квартал 2021 года включены 270 кухонных столов. На начало квартала на складе есть 20 столов. Минимальный резерв по этой позиции на предприятии установлен в размере 10 штук. Значит, за квартал потребуется закупить 260 столов.

Сколько должно быть плановых остатков

В идеальной ситуации все материалы нужно использовать, а товары отгружать прямо «с колес». При таком подходе остатки на складах будут стремиться к нулю. Впервые такую схему внедрили еще в 50-е годы прошлого века в компании Toyota.

Полностью переносить на российский бизнес японскую модель работы с нулевыми остатками на складах весьма рискованно. Это связано и с менталитетом, и с объективными причинами: большие расстояния, менее развитая инфраструктура.

Большинство российских организаций все-таки резервируют остатки материалов или товаров на складах. Нормативы для складских остатков определяют или в виде фиксированного количества, или в процентах от оборота — к примеру, 10% от месячных затрат материала или продаж товара.

Часто устанавливают нормативы не по всем запасам в целом, а индивидуально по разным группам сырья и товаров, иногда — даже по отдельным позициям. В этом случае норматив может зависеть от спроса на конкретный товар, важности определенного вида материала для производства и других факторов.

Как планировать закупочные цены

Важно учитывать ситуацию на рынке и нормативы, заложенные в общий бюджет компании.

Пример. По плану продаж в ООО «МебельТрейд», один кухонный стол продают за 13 000 ₽. Минимальная наценка по этому товару — 30%. Значит, при формировании плана закупок цена кухонного стола должна быть не выше 10 000 ₽.

Если при анализе рынка выяснится, что закупить товар или сырье по такой цене невозможно, следует скорректировать параметры общего бюджета. Можно, к примеру, поднять цену продажи или снизить плановую наценку.

Как учитывать НДС

Если компания работает с НДС, то и в плане закупок все суммы лучше указывать тоже с НДС. Так, план по объемам проще сравнивать с данными контрактов, а также с планом по оплатам.

Важно помнить, что на основе плана закупок формируется расходная часть общего бюджета доходов и расходов компании. А в этот бюджет все расходы следует включать без НДС. Поэтому при переносе данных из плана закупок в бюджет расходов и доходов нужно не забыть вычесть НДС.

Как планировать оплату

За все товары и материалы нужно вовремя платить. При составлении плана по оплатам нужно учитывать условия расчетов по в контрактам.

Перечисление средств «день в день», сразу при поступлении товара или сырья, встречается не часто. Обычно договоры с поставщиками предусматривают отсрочку или предоплату. Также важно учитывать порядок доставки.

Пример. Партию кухонных столов нужно отгрузить покупателю до 5 июня. Но условия контракта на поставку столов предусматривают предоплату за 10 дней и самовывоз со склада поставщика в другом городе, на что требуется еще 2 дня. Значит, нужно предусмотреть оплату не позднее 24 мая, чтобы успеть своевременно привезти товар на склад. А лучше зарезервировать еще 2–3 дня на «форс-мажоры», то есть оплатить до 21–22 мая.

Из примера видно, что товар поступит на склад в июне, но заплатить за него нужно в мае. И подобных ситуаций будет немало. В большинстве случаев суммы на месяц в планах закупок по поставке и по оплате не будут совпадать.

Планирование и контроль необходимы, если вы хотите эффективно вести дела. Поможет в этом «Мобильное предприятие» Билайн. С ним вы можете управлять продажами и анализировать их, контролировать выполнение рабочих задач со стороны сотрудников. Почти четверть пользователей «Мобильного предприятия» Билайн занимаются оптовой торговлей, еще десять процентов работают в ритейле. Система позволяет хранить все данные по сделкам и клиентам в одном месте.

Как контролировать выполнение плана

Контролировать текущие платежи

Текущий контроль за расходом денежных средств стоит проводить каждый день. Для этого можно создать платежный календарь, который будет связан с месячным бюджетом. План оплат за сырье, материалы, товары и другие приобретаемые ценности — это составная часть платежного календаря компании.

Контролировать объемы закупок и цены

Подробный анализ закупок обычно проводят по итогам месяца. Здесь следует сравнить плановые и фактические закупки по объемам и ценам. Если затраты отклоняются от плана, нужно «разложить» разницу на две составляющие: по количеству и по цене. Для этого удобно использовать статистический метод цепных подстановок.

Пример. В апреле запланировали купить 67 кухонных столов по цене 10 000 ₽. Фактически купили 60 столов по 11 000 ₽.

Чтобы найти общее отклонение затрат на закупку столов от плана, нужно умножить фактическое количество приобретенных столов на фактическую цену и вычесть произведение планового количества и плановой цены.

О = Кф х Цф – Кп х Цп = 60 х 11 – 67 х 10 = –10 000 ₽.

Отклонение по количеству= (Кф – Кп) х Цп = (60 – 67) х 10 = –70 000 ₽.

Отклонение по цене  = (Цф – Цп) х Кф = (11 – 10) х 60 = 60 000 ₽.

В нашем примере отклонения направлены «в разные стороны». За счет снижения количества затраты уменьшились по сравнению с плановыми. А рост цены привел к увеличению затрат, но в меньшей степени. Поэтому в целом на закупку столов потратили меньше денег, чем было запланировано.

Также возможны и структурные отклонения: появляются позиции, которых не было в плане, а запланированные, напротив, исчезают.

Как корректировать план

После анализа плана и фактического положения дел, нужно что-то предпринимать. Но не всегда.

Корректируем план

Если были ошибки при планировании: неверно оценили нормативы затрат, объем рынка или уровень цен.

Если изменилась ситуация: существенно изменился валютный курс, ушел один из крупных поставщиков, или, напротив, появился новый.

Решаем другие проблемы

Если отклонения появились из-за ошибок сотрудников.

Если ситуация изменилась незначительно или условия вернутся к прежним в ближайшее время.

Дальше у компании есть два пути: исправлять выявленные недостатки или пересмотреть подход к планированию.

Вариант 1. Исправлять недостатки имеет смысл, если вы можете вернуться к исходным показателям в плане. Например, если объем выпуска продукции снизился из-за ремонта станков или помещения.

Или выяснилось, что сотрудники коммерческой службы закупили товары либо сырье по завышенным ценам. В такой ситуации следует перезаключить контракты на рыночных условиях, наложить взыскание на виновных сотрудников и усилить контроль за работой службы закупок.

Вариант 2. Поменять планы. Так поступают, если отклонения выгодны для компании. Например, удалось найти поставщиков с более низкими расценками.

Пересмотреть планы придется и в случае, если компания не может повлиять на ситуацию. Допустим, закупает импортное сырье или товары, а курс валюты существенно вырос.

Как работать с планом закупок

1. Составлять исходя из трех основных статей: объемы, стоимость и расчеты с поставщиками.
2. Сверять план продаж по расчетам с поставщиками с общим платежным календарем компании.
3. Создавать план на год, квартал и месяц.
4. Проводить анализ плана закупок по количеству, ценам и структуре ежемесячно.
5. По итогам анализа корректировать план, если это необходимо.

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Инсейлс» – Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус», ОГРН 1117746506514, ИНН 7714843760, КПП  771401001, зарегистрированное по адресу: 125319, г.Москва, ул.Академика Ильюшина, д.4, корп.1, офис 11 (далее – «Инсейлс»), с одной стороны, и

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон; 

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон; 

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа,  или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

Пользователь имеет право отказаться от получения вышеуказанной информации, сообщив об этом письменно на адрес электронной почты Инсейлс – contact@ekam.ru.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

ООО «Инсейлс Рус»

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

Р/с 40702810600001004854

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Электронная почта: contact@ekam.ru

Контактный телефон: +7(495)133-20-43

Управление закупками – одна из важнейших задач для бизнеса любого масштаба – как розничного, так и онлайн. От того насколько правильно будет спланирован заказ поставщиками, зависит лояльность потребителей. Ведь при грамотных закупках удается своевременно удовлетворить спрос. 

Алгоритм планирования закупок

Предпринимателю важно уделять внимание закупкам, ведь имеющиеся продукты, полуфабрикаты и сырье – это один из главных активов, позволяющих зарабатывать.

Однако заказывать большие объемы, не ориентируясь на фактические объемы производства или продаж, – неправильно. Вот почему:

• запасы могут стать непригодными к дальнейшему использованию. Например, у некоторых продуктов питания и сырья короткий срок годности. Если не использовать или не продать их сразу после заказа, можно понести убытки. Ведь деньги за заказ этих продуктов будут отданы поставщику, а прибыль с их реализации не получена;
• площадь склада – ограничена, то есть рано или поздно все доступное место будет занято имеющимися запасами. Однако в любой момент может потребоваться закупка другой продукции или материалов. И складировать ее будет некуда. Аренда или постройка нового склада является дополнительной статьей расходов;
• если товары не продать, они могут стать невостребованными. Например, продукция, спрос на которую продиктован сиюминутной модой и трендами;
• компания тратит на закупку «лишних» товаров и материалов деньги, которые могла бы расходовать более рационально. Ликвидность предприятия снижается. 

Важно не делать лишних закупок, но и не допускать ситуаций, когда торговля или производство «встают» из-за отсутствия нужных запасов. Чтобы придерживаться золотой середины в управлении закупками, важно понимать:

• сколько продукции или сырья требуется закупать;
• как оптимизировать заказы и исключить простои на складе;
• какие условия сотрудничества с поставщиками самые выгодные;
• как составить план расходов. 

Предварительные операции

Планирование закупок начинается с предварительной подготовки и анализа. Сперва необходимо спрогнозировать спрос, то есть потребность клиентов в продукте или услуге. Вот какие исходные данные потребуются для прогнозирования спроса:

• объем продаж на текущий и прошлые периоды;
• количество товара, которое осталось на складе;
• наличие неудовлетворенного спроса потребителей. Например, клиенты нуждаются в определенном товаре, который не представлен на рынке или находится в дефиците;
• анализ ассортимента и сегментирование его по спросу на отдельные позиции;
• план продаж на прошлые периоды и процент его выполнения. 

Для составления плана продаж и для организации работы отдела сбыта формируется прогноз по каждой позиции. Но для планирования закупок подойдет прогноз по группам взаимозаменяемой продукции. 

На втором этапе предварительных работ планируются продажи. Например, спрос на товар составляет 100 единиц в месяц, но реально сотрудники отдела могут продавать по 80 единиц. Фактические результаты компании ложатся в основу планирования продаж. 

После формирования плана по продажам можно приступать к планированию закупочных объемов и страховых запасов. Важно заранее учесть отклонение от прогнозов в большую сторону. Например, в среднем отдел продаж с имеющимися ресурсами может продавать по 80 единиц товара ежемесячно. Но в любой момент может попасться крупный клиент, благодаря которому будет продано 90 товаров. Важно закупиться необходимым количеством, чтобы избежать неприятных последствий. Но загвоздка в том, что величина закупок должна оставаться оптимальной, чтобы избежать переполненных складов, замораживания денежных активов. Оптимальное значение в каждой компании и отрасли может отличаться. 

Анализ дополнительных факторов

Кроме прогнозируемого спроса и фактических продаж, необходимо учитывать сезонные факторы. Например, есть товары, которые востребованы у клиентов только в определенный сезон: елочные игрушки, наборы подарков к праздникам, товары для пикника, сада и огорода. Закупку таких позиций надо продумывать на шаг вперед. Но количество также должно быть оптимальным. 

Кроме сезонности, есть еще факторы, которые надо учитывать в работе:

• изменения тенденций моды и новые тренды;
• появление конкурентов на рынке или сокращение конкуренции. Если появились новые компании, которые предлагают такие же товары, то часть клиентов уйдет к ним. Значит, объем закупок можно сократить либо вложить больше средств в маркетинг для удержания покупателей;
• погодные условия;
• экономическая ситуация в регионе. 

Расчет заказа

Когда проанализированы продажи, спрос и дополнительные факторы, необходимо сформулировать точный объем заказа. Чтобы рассчитать заказ поставщику, можно использовать усредненную формулу. В ней уже учтены нюансы, влияющие на размер заказа. 

Следует учитывать график поставок. Необходимо составить годовой календарный план закупок, согласовав его с поставщиком. Например, в понедельник работник отдела закупок формирует заявку и подает ее поставщику. В среду тот привозит продукцию. Следующий день формирования заказа – понедельник на следующей неделе, то есть следующая партия товаров должна приехать через неделю, в среду. Значит, при формировании заказа важно указать такой объем товаров и сырья, которого хватило бы до следующей даты поставки, а не до следующей даты формирования заказа. 

Однако при таком подходе важно определить периодичность подачи заявок на товар. Продукцию повседневного спроса можно заказывать по мере истощения запасов, тогда нужно определить критический минимум. Как только объем запасов дойдет до этой отметки, работники закажут новую партию. Такая периодичность подходит для работы с теми поставщиками, у которых есть минимальный порог для заказа и он является высоким. В ином случае формировать заявки можно, не дожидаясь истощения запасов. Например, раз в месяц или в неделю. 

Второй нюанс, который надо учесть – минимальное количество товарных единиц, при котором магазин сможет нормально функционировать. Это особенно важно для офлайн-магазинов, ведь там нежелательны пустые полки. Чтобы рассчитать, какое количество продукции необходимо для работы магазина:

• реальные средние продажи в день. Чтобы вычислить их, можно взять период, например, месяц. Сумму ежемесячных показателей нужно разделить на число рабочих дней. Важно смотреть на даты, где продажи значительно превышали средний объем. Например, в один из дней прошлого месяца было продано вдвое больше товара, чем обычно, потому что проводилась акция. Если аналогичная акция будет проводиться в будущем, то учитывать этот повышенный объем продаж нужно. Но если мероприятие было разовым, то лучше изначально исключить этот день и пересчитать среднедневной объем продаж;
• прогнозируемый объем продаж за сутки. Полученный результат необходимо скорректировать с учетом коэффициента сезонности, а также внутренних и внешних факторов;
• страховой запас. Чтобы магазин работал без перебоя до следующей закупки, необходимо иметь страховой запас. Он рассчитывается на основании прогнозируемого объема продаж;
• товарные остатки, которые будут на складе в момент поставки новой партии. Так как между датой оформления заявки и датой поставки товара проходит некоторое время, нужно учитывать этот период. Необходимо просчитать товарный остаток на момент поставки новой партии. Для этого от текущих остатков нужно отнять ежедневные продажи, а затем полученное значение умножить на количество дней до поставки. 

Как формировать заказы поставщикам

После того как составлен план закупок, можно формировать заказ поставщикам. Но перед этим следует найти тех, кто готов предоставить продукцию на выгодных условиях. Заказы им могут быть сформированы вручную или с помощью автоматизированных программ. Если формировать заказы вручную, то будет преимущество – получится своевременно среагировать на изменения рынка, возникновения новых трендов. Однако ручной метод требует больше времени, к тому же при его использовании повышается риск ошибок из-за человеческого фактора. Например, сотрудник может формировать заказ на позиции ассортимента, основываясь на субъективных представлениях о том, какой товар хорош и востребован, а какой – нет. Кроме того, работник может указать в заказе неверные цифры или названия сырья. 

Более современный способ закупок предполагает использование специальных программ. ПО учитывают данные из аналитики продаж. Вот какие преимущества есть у такого метода:

• влияние человеческого фактора сводится к нулю;
• при формировании ассортимента на будущий период нет личного субъективного мнения работников;
• трудозатраты работников сокращаются, а значит, работодатель может сэкономить на оплате труда;
• все ассортиментные позиции всегда будут в наличии в магазине. 

Кроме того, многие программы для закупок дают еще другие возможности. Например, можно в онлайн-режиме анализировать данные о продажах. После каждой продажи количество товара на остатке уменьшается, то есть пользователь видит, какая продукция и в каком количестве была продана за смену. Вот еще что можно делать в программном обеспечении:

• корректировать цены и устанавливать скидки, акции;
• контролировать движение денежных средств;
• подключить онлайн-кассы, чтобы работать в соответствии с федеральным законом № 54;
• упростить и оптимизировать работу персонала за счет формирования отчетности по движению товара и денежных средств.

Методы закупок

Есть несколько подходов, которые помогают компаниям поддерживать товарный запас:

• приобретение конкретных товаров одной партией. Так у поставщика можно получить скидку. Однако чем больше партия, тем больше места на складе требуется для хранения. Метод подходит для закупки товаров, которые пользуются высоким спросом у потребителей и продаются регулярно;
• закупки мелкими партиями. Подходят для предприятий, у которых нет большого складского помещения. Продукцию в небольших партиях можно оплачивать по мере поступления. Это будет ускорять оборачиваемость капитала;
• приобретение по мере необходимости. Товары закупаются нерегулярно, и у компании нет четких обязательств по объему закупок. Обычно таким способом пополняют запасы товаров с нерегулярным спросом. 

Очевидно, что закупки сырья и товаров – важный, но не простой этап работы компании. Грамотная организация процесса повысит ликвидность предприятия, сделает его более привлекательной как с точки зрения инвесторов, так и с точки зрения клиентов.

Как заполнить план закупок на 2020 год

Подробнее о том как заполнять план-график закупок на 2020 года в статье «Заполняем план-график: пошаговая инструкция».

Правила заполнения на 2020 год

Таблица, которую заполняет заказчик, состоит из 15 столбцов и выглядит так:

Как заполнить план закупок на 2020–2021 гг., отражено в ст. 13, 17 и 19 44-ФЗ, а порядок ведения изложен в ПП РФ № 552 от 05.06.2015. Документ планирования закупочной деятельности заказчика включает:

• идентификационный код заказа;
• цель;
• наименование объекта;
• объем финансирования, выделенного на осуществление закупочной деятельности;
• периодичность проведения процедур;
• пояснения, при необходимости;
• данные об общественном обсуждении, при необходимости;
• сведения о специализированных заказах.

Ниже вы найдете пошаговое заполнение плана закупок на 2020 год. После этого его необходимо утвердить, а затем разместить в ЕИС.

Отдельно необходимо отметить, что для удобства составления существуют специализированные программные комплексы. Использование таких программ позволяет безошибочно формировать документ планирования, контролировать соответствие бюджета и создавать различные отчеты.

Заполнение плана закупок на 2020 год: инструкция

Шаг 1. Укажите данные учреждения и сотрудника, который отвечает за заполнение.

Шаг 2. В первых четырех столбцах указываются порядковый номер, идентификационный номер (он формируется по правилам ст. 23 44-ФЗ и Приказа Минэкономразвития России № 422 от 29.06.2015) и цель осуществления заказа (наименование мероприятия и ожидаемый результат заполняются в соответствии со ст. 13 44-ФЗ).

Шаг 3. В столбцах 5 и 6 указываются наименование объекта заказа и предполагаемое время публикации извещения о проведении процедуры, участия в выборе поставщика или заключения контракта с единственным поставщиком.

В столбцах с 7 по 11 отражаются данные о финансировании — общий объем финансирования, предполагаемые платежи на текущий период и на первый, второй годы планируемого периода и последующие периоды.

Шаг 4. В столбце 12 указываются предположительные сроки проведения закупочных процедур. Впоследствии их разрешено изменить, если возникнет необходимость.

В колонке 13 вписывается информация о том, есть ли специализированные виды госзакупок (п. 7 ч. 2 ст. 17 44-ФЗ). Эти данные отражаются в виде «да» или «нет».

В следующей (предпоследней) колонке приводится информация о проведении общественных обсуждений.

Наконец, в последнем столбце вписываются основания внесения изменений при наличии таковых. Этот пункт заполняется тогда, когда вносятся коррективы в документ планирования закупочной деятельности заказчика.

Если изменения были, то эта часть таблицы заполнена так:

Видео: заполнение плана закупок

Заполненный план закупок на 2020 год, образец

Пример заполнения плана закупок в ЕИС

Можно ли внести изменения

Ввиду того, что заказчик планирует закупочную деятельность сразу на трехлетний срок, предусмотрена возможность внести изменения. Случаи, при которых разрешено это сделать, изложены в ст. 13 и 19 44-ФЗ и ПП РФ № 552 от 05.06.2015.

Подробную информацию и инструкцию мы приводили в статье о том, как внести изменения в документы планирования.

Управление закупками является важной задачей для любого предприятия. Процедура формирования плана закупок – этап, без которого невозможно преуспеть ни в одной из отраслей экономики. В плане по закупкам необходимо предусмотреть наперед шаги не только для бизнеса в целом, но и для каждой его функции.

Благодаря грамотному планированию можно предотвратить плохие показатели. От правильности составления плана закупок, формирования заказов будет зависеть своевременность удовлетворенности запросов покупателей, что, непосредственно, влияет на прибыль компании.

Алгоритм формирования плана закупок

Под планом при закупках понимают прогнозирование цен и количества расходного материала на следующий период, а также прочих затрат с учетом налогообложения, предполагаемого графика по закупкам, запасов продукции и вероятности влияния тех или иных внешних факторов при закупках.

Для утверждения планов закупок следует придерживаться общего алгоритма планирования. Он состоит из следующих шагов:

1. Планирование цены. Планы по закупкам отличаются в зависимости от того, статические у вас цены (которые не меняются либо меняются очень редко) или меняются исходя из сезонных колебаний. Рекомендуем при составлении планов брать во внимание прогнозную динамику изменения цен.
2. Корректировка цен. Программа обычно содержит специальные инструменты, которые помогают скорректировать цены с учетом воздействия различных факторов из вне. Для расчетов берут модели скользящих средних.
3. Указание расходов. Для каждого продукта устанавливают норматив расхода на единицу.
4. Корректировка графика проведения закупок. Производится при необходимости. Например, для учета влияния сезонных факторов.
5. Учет страхового запаса. Исчисляется в процентах предельный уровень страхового запаса.
6. Расчет закупок и нормативных затрат по каждому материалу.
7. Итоговый расчет.

Расчет в плане объема продукции

Основным активом предприятия считаются продукция либо материалы, которые используют в сервисных нишах. Именно им нужно уделять особое внимание, чтобы обеспечить бесперебойную работу компании.

Важно правильно рассчитать необходимый объем продукции. Для этого следует понимать ряд моментов:

• в каком количестве закупать тот или иной товар;
• каким образом оптимизировать заказы, чтобы предотвратить длительные простои продукции на складе;
• на каких условиях строить сотрудничество с поставщиками;
• как сформировать план финансовых расходов.

С чего начать процедуру формирования закупки?

В первую очередь необходимо провести предварительную подготовку и анализ. Для начала важно понимать прогнозируемый спрос, т.е. потребность покупателей в том или ином товаре либо услуге.

С этой целью анализируют следующие показатели:

• объемы продаж;
• текущие остатки на складе;
• наличие либо отсутствие неудовлетворенного спроса;
• самые продаваемые виды товара в аналогичный период;
• насколько выполнены показатели предыдущего плана и т.д.

Прогнозирование должно выполняться по группам товаров, которые являются взаимозаменяемыми.

Следующий этап – планирование будущих продаж. Здесь для каждой группы товаров следует определить реалистичные цели, которые в обязательном порядке должны согласовываться с общей политикой компании, а также прогнозируемым спросом.

После всего нужно спланировать закупочные объемы и страховые запасы. Важно подстраховаться на тот случай, если на практике возникнет отклонение от прогнозов.

Согласно существующим нормативным требованиям, план закупок составляется не менее, чем на 1 год.

Отбор процедур, используемых при составлении плана закупки

В плане закупок отмечают каждую процедуру, которую планируют использовать в предстоящем периоде. При этом следует учитывать, что в данный перечень не включают ряд закупок:

• информация о которых содержит государственную тайну;
• по которым есть отдельно вынесенное специальное решение правительства;
• ведомости о кредитах, вкладах, аренде;
• начальная цена которых составляет менее 100 тыс. руб. (менее 500 тыс. руб. для заказчиков с годовой выручкой свыше 5 млрд руб.).

Способы планирования закупок

При утверждении планов закупок в данный процесс включают планирование:

• цены;
• расходов (норматива) на единицу того или иного продукта;
• графиков по закупкам;
• страхового запаса.

При этом использует несколько способов планирования предстоящих затрат:

1. функция «продолжить тренд» (подходит, когда цена меняется не чаще, чем 1 раз в полгода);
2. функция «интерполяция ряда по тренду» (если уже есть заполненный ряд, то его значения можно интерполировать по ряду сезонности);
3. планирование по годовым значениям (для этого необходимо иметь несколько значений: цены на начало года, а также показатель их колебаний в зависимости от сезонности).

Заполнение согласно форме планов закупок

Для планов по закупкам все нужно делать по специально установленной форме. Представляем пошаговую инструкцию, как заполнить план закупки по 223-ФЗ:

1. укажите идентификационные данные заказчика;
2. подберите соответствующий код ОКВЭД2 и ОКПД2;
3. заполните информацию, содержащую условия договора (минимальные требования к товару, его требуемые объемы, регион поставки продукции, данные о ее первоначальной цене, планируемые дата и время размещения тендера, сроки исполнения положений договора);
4. отметьте способ определения поставщика;
5. укажите, в электронной форме будет проводиться закупка или нет;
6. заполните ведомости о наличии процедур с ограничениями;
7. отметьте, планируется ли приобретение инновационной и высокотехнологической продукции.

Процедуры утверждения и размещения планов по закупкам

В каждом плане обязательно должна быть подпись руководителя или уполномоченного лица. Но некоторые заказчики могут устанавливать другой порядок утверждения документации.

Определенные проекты также подлежат оценке соответствия. В таком случае их можно утвердить только после получения соответствующего заключения.

После всего утвержденные планы подлежат размещению, для чего используется функционал личного кабинета. Процедуру размещения планов проводят на протяжении 10 дней с момента его утверждения, но не позднее последнего дня текущего года.

При необходимости в запланированную закупку можно внести те или иные изменения. Главное, чтобы вносимые изменения не противоречили изначальному положению о данной закупке.

Напомним, что за нарушение требований, касающихся сроков размещения документов планирования закупок, наступает ответственность и как результат – обязанность выплатить штрафные санкции.

Упростите планирование закупок на 30% в программе на платформе 1С

Как составить план закупок, если в вашей компании много подразделений? А если часть из них это региональные филиалы? Каким образом сформулировать требования к нужным вам товарам и услугам? Как планировать эту работу с малым бизнесом?  Как рассчитать план в денежном выражении? И можно ли его быстро согласовать, если в вашей фирме много отвечающих за это сотрудников? Все эти вопросы решаемы в программе «Корпос: Управление закупками для 1С«.

Планирование муниципальных, государственных и коммерческих закупок в программе Корпос в несколько раз сокращает документооборот. Система контролирует все процессы: от этапа формирования заявок и вплоть до поступления товаров на склад. Автоматизация планирования позволит без ошибок выполнить федеральные законы № 223 и № 44, а также сэкономить время. Программа может работать как отдельная система, и обмениваться данными с другими конфигурациями на платформе 1С, так встраивается в решения 1С, как дополнительная подсистема. https://www.youtube.com/embed/1mI1IbUTpZo

Возможности плана закупок в 1С

• сопоставление номенклатуры и ЛОТов в планах
• сопоставление номенклатуры и статьей расходов БДР
• загрузка кодов (ОКПД 2, ОКВЭД) из ЕИС
• определение даты начала тендеров 
• консолидация заявок от разных подразделений

• использование цены последней закупки в качестве плановой
• применение коэффициентов инфляции при определении цен планирования
• планирование, как по компании, так и по подразделениям
• определение способов закупки

Управление потребностями

Программа Корпос управляет сбором потребностей и консолидирует информацию о том, что именно нужно купить и в каком количестве.  Первичные данные об этом в систему вносят «Инициаторы». Обычно это руководители подразделений или главные специалисты. Они решают, что именно необходимо компании для выполнения поставленных целей.

Бизнес-планирование, производственная и инвестиционная программы: все это важные этапы еще до начала организации тендеров. Ведь без точного, количественного описания стратегических целей предприятия составить реалистичный план не получиться.

Подробнее о том, как программа помогает в определении потребностей читайте на странице Расчет потребностей.

Минимальные требования, технические характеристики и нормирование

Отдел снабжения работает хорошо, когда заказчик получает материалы, работы или услуги нужного качества и вовремя, и при этом экономит как можно больше денег. Эффективно организовать все процессы позволяет подробный сбор описаний того, что требуется купить еще на этапе сбора потребностей. Занимаются этим «Инициаторы», люди, определяющие потребности организации. 

Минимальные требования или технические характеристики — это описание предмета закупки, которые должен предоставить заказчик. Количество документов зависит технической сложности изделий и их стоимости. Программа Корпос позволяет внести минимальные требования либо в виде текстовой строки, либо в виде архивах документов, чертежей и описаний узлов и агрегатов.

Нормирование позволяет определить какие именно материалы (услуги или работы) используются на предприятии, в зависимости от технологических процессов или проектной документации. Это еще и количественный норматив расходования на единицу полезного результат.

«Корпос: Управление закупками» позволяет определять минимальные требования, ведение архива технической документации и нормировать расходы.

Цена планирования (НМЦ)

Любой план имеет денежную оценку, но по какой стоимости планировать будущие поставки? Есть ряд подходов к определению стоимости товаров, работ или услуг на этапе планирования.

Программа Корпос помогает управлять этим процессом Например, можно взять прошлогодние показатели и умножить их на коэффициент инфляции, или собрать предложения поставщиков и сохранить их для обоснования.  Удобная функция — возможность автоматически загружать предложения поставщиков и сравнивать их между собой.

Стыковка с бюджетом затрат

Еще на этапе планирования важно понимать — достаточно ли средств для оплаты будущих поставок. Сбор потребностей, формирование плана закупок и бюджета —  это параллельные процессы. Система автоматизации определяет статьи во время сбора потребностей, устанавливает лимиты и контролирует их превышение.

Способы закупки и структурированный план

План определяет каким образом будет выбираться поставщик по каждому из будущих договоров. В программе Корпос этот структурированный документ позволяет гибко управлять спецификацией будущих приобретений. То есть можно включить или исключить из будущего ЛОТа потребности отдельных подразделений, укрупнять их, или дробить на более мелкие. Для каждого из ЛОТов задается свой способ определения поставщика.

Работа с  малым и средним бизнесом (СМП)

Законодатель определил для большинства участников торгов минимальный процент договоров с субъектами малого и среднего предпринимательства (СМП). Поэтому желательно заранее понять, какие сделки будут проводиться только с участием малого или среднего бизнеса. Какие именно товары, работы или услуги закупаются у таких поставщиков — регулируется отдельными нормативными актами. 

В систему Корпос загружается рекомендованный список кодов ОКПД 2 по которым предлагается покупать у поставщиков, входящих в реестр СМП, а также определить свой собственный список. При формировании структурированного плана система автоматически установит признак необходимости  работы с малым бизнесом. Система отчетности еще на начальном этапе позволяет рассчитать планируемый процент договоров с СМП.

Публичность плана закупок и электронный обмен

Большинство крупных заказчиков стремятся сделать свои потребности открытым, чтобы привлечь к поставками максимальное количество поставщиков. Конкуренция среди поставщиков позволяет получить лучшие условия сделок. Законодательство также обязывает отдельные категории заказчиков публиковать план-график.

Программа Корпос легко интегрируется с внешними интернет-системами, такими как: сайт компании, ЕИС или региональные системы, электронные торговые площадки.

Изменение плана закупок

Жизнь не стоит на месте. Планы иногда приходиться корректировать. Система Корпос гибко управляет заявками на изменение плана закупок. В программе можно прикладывать к ним обоснования и запускать процедуру согласования изменений. Если план уже публиковался в Единой информационной системе, то его можно загрузить в Корпос и на его основе подготовить новый, внеся необходимые правки

План закупок по № 44-ФЗ

План-график по № 44-ФЗ это главный документ для организации, определяющим долгосрочную стратегию. В нем указываются цели проводимых тендеров, сроки процедуры и принятия заявок, выделенные на это суммы, данные о заказчике и другая информация, необходимая для работы с юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями.

Организации формируют этот документ в два этапа:

1. Составляется общий план, учитывающий все потребности компании, сроком на три календарных года. Прописываются общие требования к качеству товаров, работ или услуг.
2. Утверждается график на один год. В нём подробно всё расписывается и утверждаются окончательные требования к поставкам.

Все эти документы размещаются на портале ЕИС.

План закупок по № 223-ФЗ

В этом случае предусмотрено составление плана сроком только на один календарный год. Есть важное исключение — документ со сроком действия от пяти до семи лет, составляется заказчиком в случаях, когда предполагаются поставки высокотехнологичных изделий, а также товаров медицинского назначения. 

На основании информации, содержащейся в конкурсной документации, представители потенциального исполнителя могут принять обоснованное в финансовом аспекте решение об участии в торгах, ведь именно там можно почерпнуть информацию о том, сможет ли исполнитель выполнить требования заказчика.

Как работает планирование в Корпос

Цель бизнес-процесса в 1С «Планирование закупок» – сформировать соответствующий план для компании на будущий год. После этого, он публикуется на портале госзакупок (zakupki.gov.ru). Для планирования государственных и муниципальных закупок применяется «Номенклатура для планирования». Этот справочник обобщает материалы, товары или услуги, которые планируется приобретать в тех наименованиях, который будут использоваться на торговых площадках.

Этап подготовка плана закупок состоит из сбора потребностей от уровня подразделений и укрупнение потребностей для компании в целом. Инициаторы, создавая список потребностей, должны вводить не только номенклатуру для планирования. При оформлении документов система сама подсказывает какой способ закупки необходим, какую статью выбрать, и какие коды использовать.

Оформляя заявку, программа дает возможность выбрать статью затрат или создать новую. Автоматически она указывается, если при начале работы системы задано сопоставление номенклатуры и статей затрат. Статьи затрат — стандартный для «1С Бухгалтерии» справочник. В государственных компаниях используется бюджетный классификатор. Ввод статей затрат на этапе оформления заявок позволяет анализировать соответствие планов закупок и планам затрат.

Проверка на соблюдение лимитов может быть активирована при применении в компании планов бюджетирования. Лимиты по статьям программа позволяет загрузить, в том числе и используя модуль загрузки данных из формата xls. Если экономическое планирование ведется в других программах 1С, между ними можно запустить синхронизацию информацией (в типовой поставке поддерживается синхронизация с 1С:ERP)

Планирование по № 223-ФЗ и № 44-ФЗ завершается подготовкой и публикацией структурированного плана закупок и/или плана-графика.

Работа с документом возможна в несколько этапов. Создают документ инициаторы закупки: руководители подразделений или ответственные на уровнях, где выполняются работы. Первичная регистрация потребностей происходит на основе производственных, коммерческий и других планов. Производственным планам предшествует постановка целей компании на будущий год. Производственный план, план ремонтов, создание резервных фондов запасных частей, поставка материалов и планирование потребления услуг в каждом из подразделений регистрируется в документе «Заявка на потребность».

Планируют по номенклатуре с детализацией до отдельных элементов закупки. Номенклатура для планирования при размещении на ЕИС будет использована как предмет закупки. Элементы автоматически заполнятся в спецификацию договора.

Потребности в поставке товаров и услуг распределяются по календарному графику. При распределении по графику программа учитывает необходимое время на конкурсные процедуры.

После регистрации предварительный план закупок попадает в финансовый отдел, где для товаров и услуг устанавливается своя статья затрат. Собранные плановые закупки по статьям, становятся основой для бюджетного планирования. Программа формирует отчеты по планируемым затратам в разрезе каждой статьи.

Сбор потребностей может быть ограничен лимитами по отдельным статьям затрат. Это позволяет еще на этапе регистрации потребностей управлять расходами компании. 

Программа использует процедуру согласования документа «Заявка на потребность» после проверки всеми подразделениями. Согласование настраивается под административную структуру компании. История согласования храниться в программе для контроля прохождение документа по всем этапам визирования.

Контрактная служба определяет будущий способ проведения тендера, исходя из своих потребностей. В дальнейшем его можно будет поменять. После формирования итогового плана, изменения возможны только через специальные документы корректировки, которые также публикуются на ЕИС.

Собранные вместе документы по потребностям собираются в итоговый план. При его создании, заявки отдельных подразделений могут быть объединены. Возможно и перенести тендер на более ранний срок, если в это нужно. Итог работы системы планирования — план-график закупок.

Программа управление закупками по № 223-ФЗ гибко настраивается, что позволяет отключить этап планирование, если в нем нет необходимости. Это повлияет только на анализ сопоставление плана и  факта, но не мешает работе других подсистем.