Успех проекта будущего офиса напрямую зависит от того, насколько грамотно заказчик составил техническое задание. Детально прописанные действия и расчеты обезопасят от непредвиденных ситуаций как клиента, так и исполнителя. Как правильно провести аудит офисных площадей? На что обратить особенное внимание? И какие бизнес-процессы важно учитывать при проектировании? Рассказывает Павел Завьялов, руководитель отдела управления строительными проектами IPG.Estate.
С чего начинать?
- Подготовка технического задания на проектирование офиса начинается с протокола, который становится основанием для будущего проекта.
- Также важно определиться с видом работ: ТЗ может потребоваться как дизайн-проекту, так и проекту перепланировки или реконструкции, оптимизации офисных площадей.
- Затем прописываются требования к основным технико-экономическим показателям объекта, например, количество этажей, площадь, грузооборот, пропускная способность, производственная мощность и другие параметры.
- Обязательными пунктами при подготовке технического задания станут сроки проектирования и ремонтно-строительных работ, а также технические условия на подключение объекта к сетям.
Как провести аудит офисных площадей?
- Одна из первостепенных задач потенциального проектировщика – проведение аудита использования офисных площадей. Он должен повести осмотр объекта, а также собрать, проанализировать и обобщить исходные данные.
- После получения разрешения на проведение обследования у эксплуатирующей организации инженер выезжает на объект. На месте ему необходимо ознакомиться с документацией: самим проектом, исполнительными схемами и паспортом объекта, а также проверить ее на соответствие требованиям параметров по помещениям.
- Затем следует визуально-инструментальное обследование объекта при помощи специальных приборов и фото-фиксация оборудования. По итогам аудита оформляется техническое заключение с приведением выводов о соответствии инженерных систем требованиям, применяемым к офисам.
На что нужно обратить особенное внимание?
При составлении технического задания важно прописать четкие требования к четырем основным решениям – архитектурным (они включают создание дизайн-проекта офиса), конструктивным, технологическим и инженерно-техническим.
- Пожелания по архитектурным решениям составляются на основе опросного листа для разработки проекта дизайна интерьера офиса. В первую очередь, они должны включать тип будущего рабочего пространства и его стилистику. Обязательно нужно перечислить предпочитаемые материалы, которые будут использоваться при строительстве и оформлении, будущие зоны и помещения, а также количество рабочих мест. Не менее важно продумать логистику подразделений.
- Для того, чтобы проектировщик учел все пожелания заказчика, последний должен указать четкие требования к конструктивным и объемно-планировочным решениям. К ним относится порядок выбора материалов, требования к внутренним конструкциям стен и перегородок, дверей и полов, а также требования к отделочным материалам.
- Требования к технологическим решениям включают режим работы объекта и его организационную структуру. Также важно обозначить категорию офисного помещения и предусмотреть защищаемые помещения. Не менее важны требования к проектированию структурированной кабельной системы (СКС), и проектированию IT-инфраструктур.
- Также необходимо согласовать требования к инженерно-техническим решениям. К ним относятся:
- системы противопожарной защиты (АПС, СОУЭ, СКУД, ВПВ, АУПТ)
- системы электроснабжения (ЭОМ)
- водопровода и канализации (ВК)
- отопления, вентиляции и кондиционирования (ОВиК)
- проект противопожарной автоматики (ППА).
Что необходимо учитывать при составлении ТЗ?
При проектировании офиса важно принимать во внимание уникальные рабочие процессы и потребности сотрудников компании. Во-первых, от этого зависит зонирование и расположение помещений различного назначения – например, кабинетов, переговорных комнат или лаунж-зон.
Также бизнес-процессы влияют на технические решения, которые проектируются исходя из расположения рабочих зон. Например, расположение систем кондиционирования и вентиляции будет зависеть от планировки офисного пространства.
Нужна ли команда проекта, которая будет отвечать за техническое задание?
За выполнение технического задания должен отвечать главный инженер проекта и архитектор. Задача последнего – не только создать дизайн-проект офиса, но и специалист должен выбрать наиболее подходящие планировочные и конструктивные решения, основываясь на пожеланиях заказчика.
Немного иная задача у главного инженера: в проекте он следит за соблюдением норм и стандартов проектирования, строительства и эксплуатации объекта в дальнейшем. Также он несет ответственность за тем, насколько работы соответствуют требованиям клиента к техническому уровню и качеству. Именно поэтому в интересах заказчика подготовить подробное и четкое техническое задание.
Читайте также
-
Секреты эскроу: Почему в новостройках больше не будет инвестиционно-привлекательных коммерческих предложений? -
Покупка высокодоходной недвижимости: ипотека VS лизинг? -
IPG открывает Space и становится группой компаний
Хотите получать актуальные новости на почту?
Вы успешно подписались на новости IPG.Estate.
Техническое задание (сокращенно – ТЗ или техзадание) представляет собой документ, детально описывающий цели и задачи, которые поставлены заказчиком перед исполнителем. Его оформление позволяет упростить как производство работ, так и контроль над их выполнением. Грамотно составленное ТЗ – это первый и очень важный шаг на пути к взаимовыгодному сотрудничеству между заказчиком и подрядчиком, позволяющий исключить или минимизировать спорные ситуации в ходе дальнейшей работы. Учитывая актуальность технического задания для успешной деятельности обеих заинтересованных сторон, имеет смысл рассмотреть основные вопросы, связанные с оформлением и исполнением документа более внимательно.
Кто должен составлять ТЗ?
Порядок документирования требований
В каком случае ТЗ не нужно?
Шаблоны для скачивания и примеры
Что такое ТЗ?
Под техническим заданием понимается четко сформулированный и детальный перечень требований к конечному продукту, заявленный заказчиком и направляемый исполнителю. Несмотря на краткость приведенной формулировки, объем ТЗ может быть очень значительным и достигать нескольких десятков страниц. Например, если речь идет о реализации масштабного проекта или разработке и изготовлении сложного технологического оборудования.
Характерной особенностью технических заданий выступает сильная зависимость – как содержимого, так и оформления документа – от специфики конечного продукта. Отдельного упоминания заслуживают ТЗ на различное программное обеспечение, включая веб-сайты, онлайн-сервисы, интернет-магазины и различные приложения. Их актуальность особенно велика, что легко и вполне логично объясняется важностью и стремительным развитием IT-индустрии.
Для чего требуется ТЗ?
Необходимость составления технического задания не вызывает сомнений. Наличие документа позволяет решить сразу несколько принципиально важных задач:
- озвучить основные причины реализации объекта;
- сформулировать четкие требования к итоговому продукту;
- проверить, насколько компетентен исполнитель;
- перечислить его необходимые характеристики, свойства, составные элементы и т.д. (перечень качеств зависит от специфики товара или услуги);
- детально описать обязанности каждой из заинтересованных сторон – исполнителя и заказчика;
- установить основные этапы и сроки выполнения поставленных задач – как по отдельности, так и для проекта в целом;
- определить критерии оценки характеристик конечного продукта и установления соответствия заданным параметрам.
Не менее важной задачей технического задания становится исключение или минимизация возможных разногласий между заказчиком и исполнителем. Они могут касаться как отдельных свойств или качеств товара/услуги, так и путей достижения поставленных целей. В результате наличие ТЗ становится ключевым фактором успешного сотрудничества заинтересованных сторон – без конфликтов и спорных ситуаций.
Кто должен составлять ТЗ?
Несмотря на кажущуюся простоту вынесенного в подзаголовок вопроса, ответ на него не так очевиден, каким видится на первый взгляд. Рассмотрим три возможных варианта.
Заказчик
Данный ответ кажется наиболее логичным. Но он является таковым только в том случае, если предметом задания выступает проект, непосредственно связанный с основным видом деятельности заказчика. Например, если IT-компании требуется программа для обслуживания локальной сети. В этом случае квалификации штатных сотрудников фирмы вполне достаточно, чтобы составить грамотное ТЗ.
На практике такая ситуация складывается далеко не всегда. Например, крупному предприятию требуется построить новый производственный цех. Но в его штате попросту может не оказаться специалистов в проектировании и строительстве нужной квалификации. В этом случае имеет смысл привлечь к составлению ТЗ сторонних профессионалов, включая сотрудников потенциального исполнителя.
Исполнитель
Выше приводится пример, когда имеет смысл доверить разработку и оформление технического задания работникам компании-исполнителя. Схема работы в этом случае обычно выглядит так:
- сначала заказчик ставит общую задачу;
- затем исполнитель направляет в его адрес бриф с уточняющими вопросами;
- на основании полученных ответов происходит разработка ТЗ;
- после этого документ отправляется заказчику на утверждение.
Обязательным условием эффективного применения описанной схемы выступает доверие исполнителю со стороны заказчика. В противном случае намного правильнее последнему привлечь к работе сторонних специалистов.
Совместно
Самый оптимальный вариант взаимодействия. Напоминает описанную выше схему разработки ТЗ исполнителем, но предусматривает намного более многоступенчатую процедуру с активным участием сотрудников заказчика. При грамотной реализации позволяет добиться лучших результатов как в части точности, так и полноты технического задания.
Стоимость ТЗ
Невозможно дать однозначного ответа на вопрос о том, сколько стоит техническое задание. В этом нет ничего удивительного, если учесть разнообразие вариаций этого документа, отличающихся как объемом, так и содержанием. Важно понимать, что рассчитывать на бесплатное составление ТЗ не стоит. Тем более – в случае приглашения сторонних специалистов.
Единственным вариантом реально сэкономить становится ситуация, когда исполнитель заинтересован в получении заказа. В этом случае вполне реально добиться от него оформления технического задания на бесплатной основе при гарантиях со стороны заказчика заключить договор на выполнение работ в будущем.
Как составить ТЗ?
Разработка и оформление технического задания – сложная задача. Ее успешное решение предусматривает комплексный подход и доскональное изучение вопроса.
Что потребуется?
Грамотно составленное ТЗ предусматривает наличие нескольких обязательных составных частей, включая:
- Подробное описание целей реализации проекта.
- Основные требования и ожидания от конечного продукта.
- Ключевые этапы выполнения работ.
- Календарный график или сроки исполнения.
- Процедура контроля в процессе реализации проекта и итоговой приемки конечного продукта.
- Приложения к ТЗ. Их перечень зависит от специфики проекта и обычно включает расчет стоимости, ссылки на нормативно-правовые документы и технические регламенты, другую справочную информацию, которая может оказаться полезной исполнителю.
Пошаговый план
Фактически, процедура составления технического задания представляет собой наполнение каждого из перечисленных выше разделов итогового документа. Последовательность предпринимаемых при этом действий зависит от специфики проекта и характеристик конечного продукта. Главное – четко выполнить требования к содержимому и оформлению ТЗ, что позволит успешно решить стоящие перед документом задачи.
Рекомендации по составлению
Не менее важно не допустить типичных ошибок, характерных для недостаточно квалифицированных разработчиков и составителей ТЗ. Чтобы добиться этого, имеет смысл следовать нескольких достаточно простым рекомендациям, включая:
- Однозначные формулировки. Содержание ТЗ не должно включать описаний или характеристик, допускающих неоднозначные трактовки. В тексте документа не допускается присутствие качественных прилагательных и крайне приветствуются конкретные цифры.
- Определение используемых терминов. Заказчик и исполнитель должны разговаривать на одном языке. Поэтому ключевые понятия нуждаются в расшифровке.
- Соблюдение установленных стандартов. Перечень нормативных документов, которые можно использовать при составлении технического задания, приводится ниже. Здесь же необходимо отметить, что ссылки на ГОСТы или ISO всегда полезны, так как сводят к минимуму возможные разночтения.
- Предоставление исполнителю максимально возможной информации о заказчике. Такие сведения помогают сориентироваться в том, что является важным для заказчика, его целевой аудитории и других важных параметрах.
- Перечисление конкурентов. Достаточно часто существенную помощь в реализации проекта оказывает изучение и анализ аналогов, уже представленных на рынке или запланированных к запуску конкурирующими компаниями. Такой подход к решению задачи заслуживает внимания, так как позволяет минимизировать сопутствующие расходы и не заниматься «изобретением велосипеда», а сосредоточиться на улучшении уже имеющихся разработок.
- Внесение корректировок при необходимости. Если речь идет о сотрудничестве двух коммерческих структур, целесообразно наладить постоянное общение. В том числе –с целью уточнения ТЗ, если это потребуется. Хотя намного правильнее заранее прописать все возможные нюансы и сценарии развития событий, так как любые корректировки технического задания можно и нужно считать форс-мажором.
Скачать шаблон и пример ТЗ на оказание услуг – источник s-vfu.ru.
О стандартах
Порядок разработки технических заданий регламентируется множеством стандартов – как международных, так и отечественных. Причем в отношении разных проектов и продуктов действуют различные нормы. Наиболее часто упоминается международный стандарт ISO/IEC/IEEE 29148-2018. Он устанавливает требования к ТЗ на разработку информационных систем и программного обеспечения.
Если говорить об отечественных стандартах, необходимо обязательно отметить два из них. Первый – это ГОСТ 34.602-89, который устанавливает основные технические и другие требования к ТЗ на автоматизированные системы. Второй – это ГОСТ 19.201-78, определяющий порядок разработки ТЗ в рамках единой системы программной документации.
Оба стандарта впервые появились еще в Советском Союзе, а потому их актуальность остается под вопросом. Отсутствие более новых документов показывает слабое законодательное и нормативное сопровождение вопроса составления и разработки технических заданий в России.
Существуют и другие стандарты, в большинстве своем международные – IEEE STD 830-1998, RUP, BABOK, SWEBOK и т.д. Их использования в отечественных условиях сильно ограничено из-за отсутствия учета местной специфики и широкого распространения.
Порядок документирования требований
Грамотное составление ТЗ предусматривает обмен документами между заказчиком и исполнителем. Первым из них выступает бриф. Он представляет собой перечень вопросов, которые исполнитель адресует заказчику с целью уточнения поставленных задач.
Далее формируется коммерческое и техническое предложение. Такой документ обычно составляется при реализации масштабных проектов. Он содержит детальное описание финансовых показателей и технических требований к результатам.
На основании обоих документов (второй может быть заменен на перечень требуемых технических характеристик) составляется ТЗ. Его в обязательном порядке утверждает заказчик и согласовывает исполнитель. В подавляющем большинстве случаев техническое задание является обязательным приложением к договору.
В каком случае ТЗ не нужно?
Техническое задание требуется далеко не всегда. Например, если уже разработана детальная проектная документация, или проведены детальные предпроектные исследования/инженерные изыскания. Также не имеет особого смысла составлять ТЗ для небольших проектов, требования и характеристики которых можно перечислить непосредственно в договоре.
Шаблоны для скачивания и примеры
Найти образец технического задания на выполнение работ несложно. В сети размещено множество подобных шаблонов и реальных примеров из практики. Важно понимать, что ТЗ для разных проектов и продуктов очень сильно отличаются друг от друга. Поэтому следует крайне внимательно относиться к имеющимся образцам и подбирать подходящий.
FAQ
Что такое ТЗ?
Под техническим заданием понимается перечень требований к разрабатываемому продукту или реализуемому проекту. Он включает технические характеристики, сроки выполнения, нередко – стоимость производимых работ и другие подобные параметры.
Для чего необходимо техническое задание?
Составление ТЗ позволяет четко сформулировать поставленные перед исполнителем задачи и исключить возможность возникновения спорных ситуаций в процессе их решения.
Что следует включить в ТЗ?
Содержание ТЗ определяется с учетом специфики конкретного продукта и может включать обширный набор сведений – от перечня требуемых характеристик до описания процедуры контроля качества.
Кто занимается составлением ТЗ?
На практике встречаются три варианта ответа на этот вопрос: заказчик, исполнитель, одновременно оба. Эффективность применения каждого зависит от статуса заинтересованных сторон и характера их взаимоотношений.
Какие типичные ошибки допускаются при разработке технического задания?
Самыми частыми ошибками при составлении ТЗ выступают: неоднозначные формулировки, отсутствие четких требований, недостаток информации о заказчике, продукте и конкурентах.
Подведем итоги
- Техническое задание – это перечень требований к конечному продукту или результатам реализации проекта.
- Разработка ТЗ – важный подготовительный этап, от успешного выполнения которого зависит эффективность дальнейшего сотрудничества между заказчиком и исполнителем, а также качество полученного на выходе продукта.
- Составлением ТЗ занимается заказчик, исполнитель или одновременно оба. Последний вариант нередко оказывается самым плодотворным при условии взаимного доверия между сторонами.
- Стоимость технического задания определяется индивидуально и зависит от специфики конечного продукта, его сложности и предъявляемых заказчиком требований.
Техническое задание – документ с пожеланиями и необходимыми требованиям заказчика к будущему офису. Правильно составленное техническое задание является результатом эффективной коммуникации заказчика с дизайнером и выступает подтверждением верного понимания исполнителем задач и конечного результата, ожидаемого клиентом. Оксана Солодянкина, руководитель отдела эффективной организации рабочего пространства, Главный архитектор Space, рассказала, кто составляет техническое задание на разработку дизайн-проекта интерьера офиса и какую информацию необходимо запросить у заказчика перед проектированием.
Что входит в техническое задание
Техническое задание включает всю необходимую информацию, которую важно учесть при разработке дизайн-проекта офиса, что позволяет заказчику комплексно сформировать свое представление об офисе, а исполнителю получить исходные данные для начала проектных работ.
В техническое задание входит:
- Описание помещения: площадь, могут указываться габариты, высота потолков, назначение помещения.
- Измеримые показатели – такие, как количество рабочих мест, количество необходимых помещений с их назначением, сроки.
- Функции помещений, которые обязательно должны быть учтены в планировке.
- Базовые нормируемые показатели и необходимые внутренние показатели компании, например, количество выделяемых квадратных метров на сотрудника, так в крупных IT-компаниях этот показатель больше чем в привычных офисах.
- Ориентировочный бюджет либо сегмент дизайн-проекта и его реализация.
- Какой конечный результат хочет получить заказчик в стилистическом оформление, цветах, материалах. Есть ли какие-то аспекты, которые не нравятся заказчику и их необходимо исключить.
- К техническому заданию прикладываются бренд бук и маркетинговые материалы, чтобы учесть айдентику и брендовые элементы компании в интерьере.
- Основной набор оборудования, необходимого компании для работы. Например, в одной компании в переговорной достаточно маркерной доски, а для другой компании необходимо полное техническое оснащение от проектора до систем умного управления.
Чем детальнее будет описан необходимый функционал помещений и указаны данные для оформления помещения, тем вероятнее дизайнер-архитектор разработает проект, который понравится заказчику без большого количества правок и доработок.
Кто составляет техническое задание и как оно должно быть оформлено?
Формирование технического задания чаще всего проходит в формате диалога.
Бывает так, что заказчик приходит с уже сформированным техническим заданием, где внутри своей рабочей группы прорабатывают наиболее важные для себя параметры. Например, обязательное размещение управленческого состава в отдельных кабинетах важно в одной компании, а в другой руководителю вообще не нужно фиксированное рабочее место, и он размещается в опенспейсе наравне со всеми сотрудниками.
Если проектной группой Заказчика уже составлено первичное техническое задание, то дизайнер запрашивает недостающие данные в формате вопрос-ответ.
Когда клиент затрудняется сформулировать техническое задание, то ему высылаются опросные листы с базовыми вопросами. Бывает такое, что заказчик не предполагал о важности или не задумывался над какими-то параметрами, а формирование технического задания подсвечивает ключевую информацию на начальном этапе проектирования интерьера.
На каком этапе согласовывается техническое задание и кого оно защищает
Техническое задание юридически является приложением к договору дизайн-проекта, формировать и согласовывать которое необходимо параллельно с подготовкой договора. Обязательно согласовывается и подписывается обеими сторонами.
Детально и правильно составленное техническое задание позволит:
- заказчику получить конечный результат разработки дизайн-проекта максимально соответствующий запросам;
- при значительных отклонениях от технического задания защитить дизайн-группу от увеличения сроков и объема работ.
Таким образом, техническое задание защищает обе стороны в спорных вопросах. Заказчик подтверждает передачу полной информации и свое видение будущего офиса, а дизайнеры и архитекторы фиксируют параметры, под которые будет формироваться дизайн-проект. При совсем небольших отклонениях от технического задания заказчиком, возможно внесение корректировок или дополнений. Если какие-то параметры меняются значительно, например, полная замена технического оснащения помещения или состав помещений, то формируется новое техническое задание и с самого начала ведется работа над новым дизайн-проектом.
Что представляет собой техническое задание на дизайн-проект офиса
Клиент, заказывая дизайн-проект, должен понимать, что он активный участник его разработки, и от него во многом зависит исход. Понравится результат работы дизайнера или нет, определяет качество заполнения технического задания. Итак, ТЗ — это специальный документ, где в структурированной форме изложены все пожелания клиента, то, что он хочет видеть в результате создания дизайна. Бланк для заполнения ТЗ находится у дизайнера, и в самом начале сотрудничества он предлагает клиенту как можно более подробно раскрыть в нем свои пожелания.
Почему столь важно правильно заполнить ТЗ
Техзадание составляется при проектировании любого объекта недвижимости, и если ТЗ для частного дома оформлять относительно просто, то в случае с дизайнерским или архитектурным проектом офиса или бизнес-центра дело обстоит сложнее. Необходимо знать специфику работы компании, количество сотрудников, их специализации и прочее, чтобы организовать для них комфортное рабочее пространство.
Также в офисных зданиях высокого класса имеется богатая инфраструктура, включающая магазины, кафе, рестораны и прочее. Каждое помещение офиса должно отвечать высоким требованиям и в полной мере выполнять возложенные на него функции.
Следует отметить, что ТЗ — это юридический документ, который является частью письменного договора с клиентом о разработке дизайна. Если специалист не попросит вас его заполнить, то стоит задуматься о его компетентности.
Коммуникативная функция техзадания
Оно способно натолкнуть заказчика на новые мысли, сделать анализ своих ожиданий от дизайнера. Зачастую, давая ответы на вопросы автора проекта, заказчики получают более глубокое понимание того, каким образом они хотят задействовать каждое помещение в офисе. Некоторые вопросы могут показаться ненужными, слишком углубленными в деятельность компании, но, поверьте, что от этого зависит успех всего дизайн-проекта. С понимания того, кто трудится в офисе, кто его клиенты и партнеры, какие задачи решаются с его помощью, строится все дальнейшее проектирование.
Зачастую заказчики проектирования ленятся оформлять ТЗ и перекладывают его заполнение на плечи дизайнера. Отсюда начинаются нестыковки и конфликты. Вы хотели сделать уютную столовую для сотрудников, а дизайнер создал целый ресторан. Вам нравится зеленый цвет в оформлении кабинета, а он решил, что будет лучше смотреться синий. Чем больше исходных данных вы предоставите для проектирования, тем больше шансов получить желаемое. От полноты ТЗ зависит еще и скорость выполнения проекта, а время в бизнесе — это, как правило, немалые деньги. Итак, вот перечень некоторых моментов, указываемых в техзадании:
- количество человек в офисе (работающих, посетителей);
- предпочтения по цветовому оформлению;
- род занятий персонала;
- используемое оборудование;
- количество и назначение помещений;
- на какие зоны нужно разделить пространство помещений и прочее.
Если ТЗ будет подробно составлено и отобразит все ваши пожелания, специфику деятельности, то разработка дизайн-проекта интерьера пройдет без шероховатостей и вы получите необходимый результат.
Где искать виновных
Бывает так, что дизайн-проект не соответствует ожиданиям заказчика, так кто виноват? Дизайнер? В некотором смысле, да. Дизайнер руководит всем производственным процессом, поэтому инициатива должна исходить от него. Гораздо проще спроектировать все по-своему, если клиент открещивается от подробного заполнения ТЗ. Клиента можно понять: ему не хватает времени или попросту одолевает лень. Выходит, что безынициативность с обеих сторон и приводит к печальному результату. Если дизайнер не проявляет особого интереса к созданию проекта под ваши нужны, нужно либо брать все в свои руки, либо обращаться к более толковому специалисту, который заинтересован в качественном заполнении технического задания на дизайн-проект офиса.
Узнать стоимость проектирования интерьеров предлагаем с помощью онлайн-калькулятора.
