Технологический регламент
Разработка технологического регламента
Мы работаем во всех регионах РФ
Срок разработки технологического регламента — от 2 дней
Напиши нам
Или отправьте основные сведения на kachestvo-centr@bk.ru, чтобы получить расчет
Что такое технологический регламент
Технологический регламент (ТР) — документ, который должен соответствовать нормативам и фиксировать технологический режим, определять порядок проведения операций технологического процесса, обеспечивая условия выпуска продукции требуемого качества и эксплуатации производства. Кроме того, в этом документе прописываются меры безопасности для сотрудников и охраны окружающей среды.
ТР позволяет получить готовую продукцию высокого качества, отвечающую требованиям российских или международных стандартов.
ТР определяет наиболее безопасные способы ведения работ, обеспечвающие грамотное использование имеющихся ресурсов для оптимизации производства.
Разработка ТР основывается на документации, составляемой для опасного производственного объекта.
ТР на производство в стадии проектирования оформляется проектной организацией, в стадии эксплуатации — производителей с согласованием с автором процесса.
Сроки действия технологических регламентов
Строго запрещается производство и проведение опытных работ по неутвержденным технологическим регламентам или ТР, срок действия которых истек.
Срок действия постоянного ТР — не более 10 лет (начинается со дня утверждения). Утверждение, переиздание, отмена и продление этого документа должно оформляться приказом руководства. Если технологический регламент не обеспечивает технологический процесс, гарантирующий высокое качество продукции и соблюдение других требований, а также является неактуальным в силу модернизации и т. п.,ТР можно отменить или переиздать с дополнениями.
Срок действия временных ТР зависит от общего плана производства продукции. Если производство будет длиться не более года, ТР может действовать менее 1 года. Непосредственно срок действия временного ТР определяет ответственное за технологический регламент лицо. Если временный документ с истекшим сроком, должен утверждаться постоянный. Переиздание, отмена и продление временного ТР должно оформляться приказом руководства.
Срок действия разовых (опытных) ТР зависит от сроков, которые отводятся на опытное производства или предусматриваются для выпуска нужного количества продукции. Но самый большой срок действия разового технологического регламента не должен превышать 5 лет. Временные рамки лабораторного ТР определяются лицом, утверждающим технологический регламент.
Общеотраслевые документы для разработки технологических регламентов это:
- ФЗ «О промышленной безопасности опасных производственных объектов» от 21 июля 1997;
- постановление Госгортехнадзора России № 77 18 декабря 1998 – Положение для разработки ТР «Безопасная эксплуатация производств».
Также для каждой отрасли имеются свои документы. Например, для нефтеперерабатывающих производств это №116-ФЗ.
Технологический регламент содержит следующие разделы:
-
Общая характеристика производства. -
Описание характеристик материалов, сырья, реагентов, полупродуктов. -
Описание технологического процесса и технологической схемы производства. -
Нормы режимов технологии и описание контроля технологического процесса. -
Описание безопасной эксплуатации производства. -
Описание отходов, сточных вод, выбросов в атмосферу, с указанием методов их переработки, утилизации. -
Описание технологического и насосно-компрессорного, регулирующего и предохраняющего оборудования. -
Список нормативной документации и обязательных инструкций и графическая технологическая схема производства.
Внесение изменений
В технологические регламенты допускается вносить изменения и дополнения, однако процесс внесения изменений и дополнений строго регламентирован. Внесенные изменения не должны отрицательно воздействовать на весь технологический режим.
Первые изменения вносятся в Лист регистрации изменений и дополнений. Вторые закрепляются Приказом «О введении в действие изменений (дополнений)», который содержит информацию о вносимых изменениях. На титульном листе ТР указываются номера и даты приказа о введении в действие изменения (дополнения) и заверяются подписью ответственного лица.
Виды технологических регламентов
В зависимости от производства и общих целей осуществляемых работ технологические регламенты подразделяются на следующие виды:
- постоянные,
- временные,
- опытные (разовые),
- лабораторные.
- Постоянный ТР
Для готовых производств, достигших оптимального качество выпускаемой продукции. - Временный ТР
Для новых производств или действующих производств, в технологический процесс которых вносятся корректировки, заметно влияющие на процесс. - Разовый ТР
Для продукции на опытных установках, а также для опытных работ, проводимых на действующих производствах. - Лабораторный ТР
Для лабораторных, стендовых и модельных установок, не выпускающих товарную продукцию.
1000+
1000+
выполненных работ
Есть вопросы о Технологическом регламенте? Доверьтесь профессионалам
Наш эксперт ответит на все ваши вопросы о процедуре составления и оформления технологического регламента.
Технологический регламент производства
Технологический регламент – один из документов, относящихся к Единой системе технологической документации (ЕСТД), которая в свою очередь входит в состав Единой системы технологической подготовки производства – ЕСТПП. На основе положения, действующего в данной системе документации, прерогатива в создании такого документа принадлежит самому предприятию. Закон допускает привлечение сторонних исполнителей.
Разработанный производственный регламент может требовать обязательной регистрации в надзорных органах, если это предусмотрено российским законодательством. Например, в случае пожаровзрывоопасного технологического процесса или имеющего другую категорию опасности (связанной с химической опасностью или для подземных работ) вся технологическая документация проходит согласование в территориальном или центральном Ростехнадзоре.
Технологический регламент является одним из документов, которые определяют технологический процесс, устанавливают последовательность выполнения технологических операций. Регламент производства является аналогом Технологической карты.
Они оба являются документами технологической подготовки производства к выпуску продукции. При этом перед технологом ставится задача установления оптимального технологического процесса. Если в металлургии в качестве основного технологического документа установлена нормативно-технологическая карта, то в химической отрасли такую же роль выполняет производственный технологический регламент.
Кроме таких регламентов существует особая группа общего назначения, регулирующих те или производственные процессы на предприятиях.
Положение о Технологических регламентах
Положение о ТР на предприятиях химической промышленности утверждено Минэкономики РФ 6 мая 2000 года и действует в настоящее время на предприятиях любой формы собственности. Данное положение о технологическом регламенте указывает, что его действие не распространяется на химические предприятия, где в качестве определения технологического процесса выступают технологические карты.
В соответствии с Положением о Технологических регламентах на химических предприятиях он определяется в качестве основного технического документа на предприятии. Регламент устанавливает:
- оптимальный технологический режим;
- содержит описание материалов, сырья, полуфабрикатов, реагентов;
- порядок проведения технологических операций и контроля их исполнения, технологической схемы производства;
- нормы расходных материалов и режимов технологии;
- обеспечивает выпуск продукции требуемого качества;
- регулирует безопасные условия эксплуатации производства;
- содержит описание сточных вод, отходов, выбросов в атмосферу и методов их утилизации и переработки;
- список обязательных технологических инструкций и нормативных документов, в соответствии с которыми производится выпуск готовой продукции на предприятии;
- определяет способы выполнения требований по охране окружающей среды.
Положение о Технологических регламентах на химических предприятиях в соответствии с российскими нормативами предусматривает разные их виды:
- они могут быть постоянными;
- временными, применяемыми для пусковых целей (при вводе нового оборудования или технологии, при принципиальных изменениях в процессах, при запуске нового производства);
- разовыми (для выпуска продукции на опытных и опытно-промышленных установках и в других случаях);
- лабораторными (для различных испытаний, если не происходит выпуск товарной продукции ).
Если Технологический регламент разрабатывается с участием стороннего исполнителя, то он обязательно согласовывается с предприятием-заказчиком. Причем у всех исполнителей должна быть лицензия Ростехнадзора на проведение таких работ. Утверждается регламент руководителем предприятия.
Также Положение предусматривает возможность оформления постоянного производственного технологического регламента сроком до 10 лет. Но через 5 лет должен на предприятии быть оформлен приказ о его действительности.
Временные регламенты могут действовать не более одного года. Если производство не достигает уровня требуемых показателей, то срок временного производственного технологического регламента может быть продлен в установленном порядке. Срок действия разовых и лабораторных регламентов устанавливаются в зависимости от необходимости проведения испытаний или пуска производства.
Производственный технологический регламент в химической отрасли относится к обязательным документам. Без его наличия или при ситуации, когда закончен его срок действия, выпуск продукции на таком предприятии запрещен.
Руководителю предприятия предоставлено право отмены производственного технологического регламента, если он не обеспечивает некоторых установленных (обязательных для исполнения) требований законодательства, в том числе, следующих:
- не позволяет осуществлять выпуск готовой продукции требуемого качества;
- не дает возможности достигнуть требуемого уровня безопасности работ;
- не способствует достижению установленных требований охраны окружающей среды и в других случаях.
Технологические регламенты общего назначения
К ним относятся следующие ТР:
1. При осуществлении нового строительства предприятие-застройщик должно сформулировать и утвердить временный Технологический регламент на отходы и обращение с отходами. Наличие такого документа позволяет снизить отрицательное воздействие строительных работ на загрязнение окружающей среды, способствует повышению эффективности применения природных ресурсов.
Для разработки такого документа существует унифицированный (типовой) Технический регламент. Он рекомендует включать:
- перечень отходов, получаемых в ходе строительных работ;
- установить их классификацию по группам опасности в соответствии с российским законодательством;
- описать способы вывоза и утилизации мусора со строительных объектов;
- указать места временного хранения отходов.
Данный документ обязателен не только для всех строительных организаций, но также и для других предприятий, у которых в результате технологических процессов формируются строительные отходы. Он разрабатывается и согласовывается Комитетом природопользования и охраны окружающей среды по месту регистрации предприятия.
При окончании строительных работ происходит официальное закрытие Технологического регламента в том же Комитете природопользования. Заявитель при этом должен предоставить справки о сдаче-приемке объекта и о расчеты оплаты налога, установленного государством за негативное воздействие производства на окружающую среду.
2. Обязательным документом для функционирующего предприятия является Технологический регламент на работу очистных сооружений при их наличии. Без такого регламента не разрешено выполнение работ по подключению к канализационным стокам и водопроводной сети. Он определяет и описывает правила очистки сточных вод.
Разрабатывается Технологический регламент общего назначения на базе паспортной документации на оборудование по очистке сточных вод и отходов. Его оформляет застройщик или заказчик, производит его регистрацию в надзорных структурах. Технологический надзор контролирует работу очистных сооружений предприятия с целью минимизации рисков загрязнения водостоков.
Отправьте заявку
Любая организация – это сложный механизм, который образуют люди, оборудование, бизнес-процессы. Сделать его функционирование слаженным и контролируемым помогают регламенты – своды правил, описывающие действия сотрудников, деятельность подразделений и всей организации. Регламенты позволяют обеспечить стабильность, предсказуемость, прозрачность деятельности компании и заниматься не решением рутинных вопросов, а стратегическим развитием. В статье рассказываем подробно, что такое регламенты и какими они должны быть, а также предлагаем готовые образцы документов.
Что такое регламент
Регламент – это правила, определяющие порядок какой-либо деятельности. Это документ, в котором описываются по порядку все шаги и действия, которые необходимо выполнить.
Слово règlement имеет французское происхождение и переводится как «свод правил». Согласно этому определению, можно сделать вывод, что рецепт приготовления какого-либо блюда – это тоже регламент. Однако в таком контексте термин не используется.
В разговорной речи слово «регламент» чаще всего употребляется в отношении какого-либо устного выступления и предполагает его ограничение по времени. Например, регламент доклада составляет 15 минут, а выступления участников его обсуждения – 3 минуты.
Кроме того, слово имеет отношение к администрированию, упорядочению бизнес-процессов, проведению мероприятий (семинаров, конференций, заседаний), работы государственных органов. Термин также используется в военной науке и в законодательстве – например, этим словом называют один из типов законодательства Европейского Союза. Наконец, регламент может быть техническим и устанавливать, скажем, требования к зданиям, методам эксплуатации или процессам производства. В качестве примера можно привести ТР «О безопасности объектов внутреннего водного транспорта», утвержденный на основании постановления Правительства РФ от 12.08.2010 г.
Зачем нужны регламенты в организации
Регламент в организации предполагает упорядочивание всех бизнес-процессов, благодаря которому результат работы будет стабильным и прогнозируемым. Регламент может затрагивать компанию как в целом, так и по отдельным направлениям. Также документ может содержать требования к работе сотрудника, занимающего определенную должность – например, управляющего. Как правило, в нем содержатся:
- Подробное описание алгоритма взаимодействия сотрудников или подразделений.
- Отдельные процедуры и действия с указанием их сроков.
Основные задачи, которые решает регламент:
- Облегчает стратегическое планирование и процесс управления.
- Определяет обязанности, позволяет эффективно решить вопросы их распределения.
- Позволяет избежать ошибок, которые может допускать персонал.
- Исключает выполнение одних и тех же функций несколькими сотрудниками.
- Определяет стандарты работы на каждой должности.
- Позволяет зафиксировать критерии оценки работы и требования к ее результатам.
В целом регламент повышает эффективность и продуктивность компании, позволяет собственнику заниматься не рутинными процессами, а развитием бизнеса.
Принципы создания системы регламентов
Регламент – часть системы локальных правовых актов, в которую также входят:
- Положение. В документе указывается статус компании или ее филиала, перечень компетенций.
- Инструкция. Алгоритм действий при выполнении определенных должностных обязанностей – например, инструкция по собеседованию кандидатов при приеме на работу.
- Правила, регламентирующие порядок выполнения отдельных операций в рамках экономической деятельности компании.
- Методические рекомендации. Излагают последовательность действий для достижения определенного результата.
В крупных организациях все эти документы представляют собой целую систему связанных между собой правовых актов. Чтобы она успешно функционировала, при разработке следует придерживаться использовать следующие документы:
- ГОСТ Р 7.0.97-2016, который определяет требования к организационно-правовым документам и к оформлению локального акта.
- Инструкция по делопроизводству, содержащая информацию о том, как должна проходить разработка локальных правовых актов на предприятии.
- Словарь видов документации, который позволяет определить типы документов.
- Методические рекомендации по оформлению законопроектов, которые помогут привести ЛПА в соответствии требованиям российских законов.
Классификация регламентов
Чаще всего на практике используются следующие типы регламентов:
- Административный.
- Технический.
- Регламент управления.
Расскажем подробно о каждом из этих видов.
Административный регламент
Документы этого типа используются государственными органами и регулируют порядок их работы, а также осуществления обратной связи с гражданами государства. Задачи таких регламентов:
- Определять права и обязанности органов законодательной, исполнительной власти.
- Указывать сферы, на которые распространяются полномочия органов.
- Определять способы взаимодействия органов государственной и муниципальной власти между собой в процессе решения совместных задач.
- Определять перечень услуг, оказываемых физическим и юридическим лицам.
Административные регламенты определяют деятельность государственных служащих для повышения ее эффективности, а также уменьшают коррупцию, поскольку обеспечивают прозрачность работы госорганов.
Технический регламент
Документ, определяющий нормы и порядок какого-либо производственного процесса. Технические регламенты появились в России в 2003 году, после того как ГОСТы, действовавшие в СССР, стали необязательными. Документы утверждают процесс производства продукции, определяют критерии ее безопасности и разрабатываются только для тех товаров и процессов, которые могут повлиять на жизнь и здоровье людей. Существующие сегодня технические регламенты действуют на территории стран Евразийского экономического союза и Таможенного Союза.
В соответствии с федеральным законом №184-ФЗ «О техническом регулировании», требования, установленные в ТР, должны обеспечивать безопасность:
- излучений;
- механическую
- биологическую;
- взрывобезопасность;
- пожарную;
- продукции;
- термическую;
- химическую;
- электрическую;
- радиационную;
- работы приборов и оборудования;
- единство измерений.
Тот же закон указывает критерии, которым должны соответствовать технические регламенты:
- Не могут быть препятствием для предпринимательской деятельности в большей степени, чем это нужно для обеспечения жизни и безопасности граждан.
- Содержат перечень объектов техрегулирования и требования к ним.
- Включают требования к характеристикам продукции и процессу ее производства, в том числе специальные.
- Применяются одинаково, независимо от страны изготовления продукции.
- Не включают требования к продукции, представляющей опасность для жизни и здоровья.
- Основой для разработки технического регламента являются международные стандарты и национальные стандарты РФ.
- ТР принимается региональными органами власти или постановлением Правительства Российской Федерации, которое разрабатывает предложения для его соответствия интересам экономики страны.
В качестве примера можно привести Технологические регламенты, действующие на предприятиях химической промышленности и утвержденные Министерством экономики. Они определяют:
- технологический режим;
- порядок проведения операций;
- нормативы расходных материалов;
- условия производства, безопасные для людей;
- список нормативных документов, в соответствии с которыми выпускается продукция;
- качество выпускаемой продукции;
- включают описание используемых материалов и сырья.
При этом на химических предприятиях, в соответствии с законодательством, могут действовать разные виды регламентов:
- постоянные;
- временные;
- разовые;
- лабораторные.
Кроме того, существуют ТР общего назначения, например:
- На обращение с отходами – документ утверждается застройщиком, осуществляющим строительство. Регламент включает перечень отходов, классификацию по классам опасности, способы утилизации, места временного хранения.
- ТР на работу очистных сооружений, без наличия которого предприятие не может подключаться к водопроводной сети.
Регламент управления
Этот термин относится к бизнес-среде. Он представляет собой нормы и правила, которые упорядочивают хозяйственную деятельность и устанавливают полномочия сотрудников.
Такие регламенты могут касаться:
- организации в целом;
- персонала;
- информации управления;
- техники управления;
- процесса управления.
Например, регламент создания организации в общих чертах может включать следующие пункты:
- Определение цели, философии, миссии компании.
- Оформление Устава.
- Подписание договора между учредителями.
- Регистрация компании.
- Формирование штатного расписания.
- Найм работников, заключение трудовых договоров.
Управленческие регламенты могут называться инструкциями, методическими рекомендациями, положениями, но их цель одна – регламентирование деятельности компании.
Структура регламента
Регламенты организации могут быть нескольких видов, причем в совокупности они представляют собой вертикальную структуру, то есть каждый последующий основывается на предыдущем. Выделяют следующие формы регламентов организации:
- Общая стратегия.
- Организационная структура.
- Взаимодействие элементов структуры.
- Административный регламент организации.
- Документы о деятельности подразделений.
- Должностные инструкции.
- Расписание рабочего времени.
- Правила внутреннего распорядка.
- Финансирование компании.
- Мотивация.
- Технические регламенты на продукцию.
- Положение о принципах разработки других регламентов.
При составлении всех перечисленных документов важно добиться, чтобы они были согласованы между собой, чтобы нормы одних не противоречили требованиям других. Чаще всего регламенты содержат следующие разделы:
- Общие положения. Описываются задачи, для решения которых разработан документ, перечисляются сотрудники, для которых он действует. Также описываются процедуры принятия и отмены документа.
- Назначение. Описывается кратко процесс, который регламентируется документом.
- Область применения. Указываются задействованные объекты, процессы, сотрудники.
- Термины и определения.
- Нормативные ссылки. В этой части содержатся ссылки на законы, на которых базируется регламент, а также на базовые документы с указанием их реквизитов.
- Описание процессов или методов работы. Описываются конкретные действия и ожидаемые результаты.
- Распределение ответственности. Также указываются ее виды – например, дисциплинарная или административная.
- Формы контроля. Указываются лица, которые должны осуществлять контроль над выполнением положений регламента.
- Методическая инструкция, которая определяет правила, обязательные для всех исполнителей и не зависящие от них.
- Рабочая инструкция, в которой зафиксирован порядок действий работника либо подразделения.
- Порядок внесения изменений и дополнений в регламент.
- Приложения. Указывается использованная вспомогательная информация – справочники, алгоритмы, классификаторы, схемы процессов, формы и правила оформления документов, таблицы исполнителей.
Кроме того, документ должен содержать несколько обязательных элементов:
- название организации;
- дата составления;
- тип документа;
- отметки об утверждении;
- подписи.
В качестве примера можно привести регламент отдела продаж, который состоит из следующих частей:
- Основная часть – терминология, порядок взаимоотношений между сотрудниками, распорядок рабочего дня, а также полномочия сотрудников, включая топ-менеджмент.
- Обязанности – выполнение плана продаж, соблюдение конфиденциальности, исполнение распоряжений руководителя, планирование рабочего времени и прочие.
- Деловой этикет в компании, который включает дресс-код, взаимоотношения между сотрудниками, правила поведения во время перерыва и в помещениях офиса.
- Нормативы обучения, которые описываются для специалистов всех уровней. Они включают описание теоретической, практической частей, а также форму аттестации. Описываются программы, на основе которых проводится обучение, его длительность, методические материалы.
- Приложения – чек-листы, документы для аттестации, инструкции по планеркам и по работе с CRM-системой, если она внедрена в компании.
Как написать регламент: 5 шагов
Предлагаем пошаговый алгоритм составления регламента в соответствии с существующими требованиями.
Подготовительная работа
В первую очередь, необходимо определить действия и отношения, которые подлежат регулированию. Следующие этапы подготовки:
- Определение лиц, которые будут ответственны за разработку регламента.
- Консультации с сотрудниками, деятельность которых будет регулировать документ, чтобы не допустить ущемления чьих-либо интересов.
- Разработка конкретных инструкций и стандартов опытными сотрудниками, которые могут стать основой проекта регламента.
Кроме того, на этом этапе распределяются роли в команде, которая будет заниматься разработкой регламента. Это могут быть:
- Руководитель проекта – топ-менеджер или человек, привлеченный со стороны. Главное, чтобы он мог планировать, делегировать обязанности и контролировать результаты.
- «Крестные отцы» – люди, заинтересованные в успехе, но не принимающие непосредственного участия в разработке документов. Обычно это собственники компании.
- Фанат проекта, его своеобразный амбассадор, который, однако, обычно не может быть руководителем, поскольку не имеет достаточно компетенций для этого.
Участники фокус-группы, которая работает над созданием документа, должны быть вовлеченными в бизнес-процессы организации, могут влиять на них и отвечать за их результаты. Среди них нужно выбрать одного, который будет нести основную ответственность за итог работы, а также составить график совещаний всех участников, на которых они смогут обсуждать свои наработки.
После того как проект обсужден всеми заинтересованными сторонами, можно приступать к более детальной проработке документа.
Определение цели и содержания
Регламент должен описывать порядок процесса работы организации и регулировать его. Например, техническую эксплуатацию судна могут регламентировать следующие стандарты:
- планового ремонта;
- непланового ремонта;
- технического обслуживания судна;
- модерации судов;
- паспортизации судов;
- оценка технического состояния судна;
- стандартизация процессов эксплуатации судов;
- должностные инструкции;
- положения о вознаграждении;
- классификаторы, справочники, принятые стандарты.
Главная цель любого регламента – стандартизация рутинной работы и достижение слаженности действий всех исполнителей.
Форма регламента
Форму документа устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. Согласно этому стандарту, в документе обязательно указываются наименование организации, место составления, номер и дата. Кроме того, он должен содержать подписи лиц, утвердивших документ – под его текстом или на отдельном листе. Работники, которых касаются положения регламента, также должны поставить подписи на листе ознакомления о том, что они изучили содержание документа.
Содержание регламента
Структура документа и его основные разделы подробно описаны выше. В нем обязательно должны содержаться разделы:
- Общие положения.
- Термины, сокращения, определения.
- Описание процесса и методов работы.
- Нормативные ссылки.
- Порядок внесения изменений.
- Ответственность.
- Контроль.
- Приложения.
- Методическая инструкция.
- Рабочая инструкция.
Особое внимание уделяется описанию процесса работы и применяемых методов, а также требований к объектам, которые используются при работе. Описывая процесс, необходимо указать:
- цель;
- выход (планируемые результаты);
- вход (объекты, которые используются в процессе);
- методы, параметры и правила, которым должен соответствовать процесс;
- запускающие события – например, наступление календарных сроков;
- срок исполнения;
- место выполнения;
- действия в рамках процесса;
- исполнители;
- средства документирования.
Описание деятельности зависит от специальности и должностных обязанностей сотрудника. Например, регламент работы менеджера по продажам обязательно должен включать следующие пункты:
- Структура торгового отдела.
- Работа в CRM.
- Вспомогательные инструменты – например, коммерческие предложения или информация на сайте компании.
- Система отчетности.
- Действия в форс-мажорных ситуациях.
- Взаимодействие с клиентами, ведение клиентской базы.
- План продаж.
- Система рекламы, формы ведения ее учета.
- График рабочего времени.
Согласование документа
Готовый регламент обсуждается всеми, чьи интересы он затрагивает. Финальный этап – утверждение окончательного варианта и подпись директора на документе или в соответствующем приказе.
Другие варианты работы над регламентом
Этапы составления документа могут быть и иными, в зависимости от сферы деятельности компании. Например, при подготовке регламента для отдела продаж можно придерживаться следующего алгоритма:
- Составление карты рабочего времени.
- Оформление воронки продаж с описанием активностей, которые требуются на каждом этапе воронки.
- Описание конкретных действий с указанием времени на выполнение.
Если же документ нужен, чтобы определить обязанности и функции на конкретной должности, план его разработки может выглядеть так:
- Определить должность, для которой нужен регламент.
- Зафиксировать задачи для человека, работающего на этой должности.
- Описать бизнес-процессы, необходимые для решения этих задач.
- Зафиксировать ожидаемые результаты.
Оформление регламента
Правильно оформленный документ должен включать:
- Титульный лист в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016.
- Пункты и маркированные списки.
- Заголовки.
- Систему гиперссылок для быстрого перемещения между страницами документа.
- Неизменяемый формат (например, PDF).
Особенности рабочего регламента
Рабочий регламент устанавливает единые для всех нормы и результаты работ и позволяет коллективу работать как слаженный механизм. Это означает, что:
- Каждый сотрудник точно знает свои обязанности и функции, качественно выполняет их.
- Коллектив работает согласованно.
- Если кто-то уходит в отпуск, на больничный или увольняется, работа коллектива не страдает и не нарушается.
Инструкции, которые включает регламент, содержат порядок действий в стандартных ситуациях, поэтому не приходится тратить время на поиск вариантов решений.
Таким образом, регламент позволяет направить усилия на решение нестандартных задач, необходимых для развития компании.
Рабочий регламент описывает:
- процессы в деятельности компании;
- стандартные процедуры, которые реализуются ежедневно;
- деятельность, в которой принимает участие много сотрудников;
- события, имеющие отношение к клиентам компании;
- процедуры, требующие больших расходов;
- ситуации, требующие постоянного контроля.
Чаще всего в регламент включаются инструкции, описывающие коммуникации с клиентами, обеспечение предприятия материальными ресурсами, организационные моменты (например, охрана труда).
Правила внедрения регламентов
Не стоит ждать моментальных изменений в компании сразу после введения регламента – на то, чтобы коллектив заработал как единый механизм, требуется время. Кроме того, если регламент успешно введен, важно обеспечить контроль над выполнением правил – этим может заниматься один человек или отдельное подразделение.
Основные правила, которые помогут быстро внедрить регламент в работу организации:
- Контроль над тем, чтобы с документом познакомились все сотрудники, которых он касается. Сделать это помогут должностные папки в бумажном либо в электронном виде, которые должны находиться в свободном доступе. Кроме того, важно, чтобы сотрудники, ознакомившись с регламентом, поставили свою подпись.
- Тестирование на знание правил, изложенных в регламенте, причем подобные проверки должны повторяться регулярно.
- Контроль выполнения инструкций с фиксированием результатов. Для этого можно ставить сотрудникам планы на неделю или месяц, проверять их по чек-листам, проводить планерки.
- Поддержка мотивации для выполнения правил, изложенных в регламенте.
Важно обеспечить сотрудникам возможность обратиться к руководству с предложениями по изменению регламентов, которые помогут сделать документ более эффективным.
Плюсы и минусы введения регламентов
Составление регламентов – трудоемкая работа, требующая внимания и строгого контроля выполнения правил. Перечислим плюсы и минусы наличия подобных документов в организации.
|
Достоинства |
Недостатки |
|
|
Ошибки при разработке и внедрении регламента
Перечислим самые распространенные ошибки, которые допускают владельцы предприятий при внедрении регламентов в работу организации:
- Документ не применим на практике, поскольку не отражает реальные процессы. Так обычно происходит, если в состав группы разработчиков входят люди, не принимающие непосредственного участия в жизни компании.
- Регламент не корректируется при изменениях в организации, поэтому реальные бизнес-процессы не соответствуют ему.
- Нет системы мотивации, которая стимулировала бы сотрудников выполнять инструкции и правила.
- Слишком большой текст, положения которого нельзя использовать на практике.
- Сложность правил, трудные для восприятия формулировки.
- Отсутствие единства в использовании понятий и терминов.
- Нет объяснений аббревиатур, использованных в документе.
- Не назначен ответственный за исполнение положений регламента.
- Инструкции неполные, охватывают не все важные процессы.
- Регламент неактуален, поэтому его положениями никто не пользуется.
- В компании низкая дисциплина, поэтому внедрения регламентов не происходит.
- Процветает «зарегламентированность»: руководство пытается подчинить регламентам каждое без исключения действие, не оставляя возможности для инициативы.
Чтобы регламент действительно работал и позволял организации эффективно развиваться, необходимо:
- ознакомить с ним всех сотрудников;
- ответить на вопросы;
- контролировать весь процесс;
- обеспечить обратную связь;
- отработать возможные проблемы, внести изменения в документ.
Примеры регламентов и положений для компаний
Предлагаем несколько готовых примеров регламентов для разных направлений бизнеса.
Продажи:
- Предоставление скидок покупателям.
- Формирование плана продаж.
- Коммерческая политика.
- Маркетинговая политика.
- Ценообразование.
- Порядок формирования цен на продукцию.
- Бюджет продаж.
Закупки:
- Регламент закупочной деятельности.
- Положение о закупках.
- О порядке анализа товара.
- О выборе поставщиков и услуг.
- О конкурсной комиссии.
- О соблюдении антикоррупционного федерального законодательства.
Управленческий учет:
- Об управленческой отчетности.
- О системе управленческого учета.
- О системе управленческого учета в группе компаний.
- О внутреннем аудите.
Договорная работа:
- О проверке контрагента.
- О договорной работе компании.
- О порядке заключения договоров.
- О порядке оформления, выдачи, учета доверенностей.
Платежи:
- Платежный регламент.
- Платежная политика.
- Формирование платежного календаря.
- Предоставление отсрочек платежей.
Финансы:
- Формирование бюджета движения денежных средств.
- Учет неликвида.
- Положение о неликвидах.
- Инвестиционная политика.
- Положение о лизинге.
Работа отделов:
- Регламент работы отдела продаж.
- Положение об отделе продаж.
- Работа юридического отдела.
- О сервисном центре.
- Об отделе управления персоналом.
- О службе охраны труда.
Корпоративные положения:
- О правлении.
- О совете директоров.
- О генеральном директоре.
- О стратегическом комитете.
- О собрании акционеров.
- Об общем собрании участников общества.
Персонал:
- О подборе персонала.
- Об отпусках.
- О дистанционной работе.
- О временной дистанционной работе.
- Штатная расстановка.
- О наставничестве.
- О премировании.
- О командировках.
- Об аттестации сотрудников.
- О сдельной оплате труда.
- О ненормированном рабочем дне.
- О вахтовом методе работы.
- О материально ответственных лицах.
- О суммировании учета рабочего времени.
- О видеонаблюдении.
- О видеонаблюдении за производством работ.
- О рабочей группе по внедрению профстандартов.
- Об оценке персонала.
Персональные данные:
- О работе с персональными данными сотрудников.
- О порядке уничтожения персональных данных.
- О порядке защиты и хранения персональных данных.
- О коммерческой тайне и конфиденциальности информации.
Охрана труда:
- О системе управления охраной труда.
- Об особенностях расследования микротравм.
- О проведении стажировки на рабочем месте.
- О комиссии по охране труда.
- Об обеспечении работников СИЗ.
- О создании комиссии по проведению специальной оценки условий труда.
Документооборот:
- Инструкция по делопроизводству.
- Положение о порядке визирования.
- Об электронном документообороте.
- О переходе на электронный документооборот.
- О порядке введения электронного документооборота.
- О документообороте организации.
Часто задаваемые вопросы
Ответственными за разработку регламента могут быть:
- руководитель подразделения;
- специалист по контролю качества:
- супервайзер, если инструкция касается локальных процессов.
Регламент необходим компании в следующих случаях:
- Сотрудники плохо знают свои обязанности, часто обращаются к руководству за разъяснениями.
- Персонал часто допускает ошибки в работе.
- Деятельность предприятия предполагает выполнение множества однотипных задач.
Можно использовать следующие методы контроля:
- Регулярное тестирование на знание положений регламента.
- Ежедневный анализ показателей.
- Еженедельное собрание с планированием на 5 дней.
- Индивидуальные встречи с сотрудниками, в том числе выезды к клиентам.
Система мотивации должна быть заранее продумана и описана, причем поощрения могут быть ожидаемые (за выполнение плана) и неожиданные (за крупную сделку). При разработке системы поощрений рекомендуется придерживаться следующих правил:
- Комбинирование материального и нематериального поощрения (благодарностей).
- Частое премирование, без ожидания конца года.
- Возможность получить поощрение публично, в торжественной обстановке.
- Справедливость и прозрачность каждого поощрения.
- Разработанную систему можно менять, но не нужно делать это «задним числом».
- Справедливость наказаний тех, кто отказывается подчиняться правилам.
- Отсутствие путаницы в проступках и ошибках. Первое – это нарушение правил, второе – неправильные действия.
Система регламентов не порождает демократию, а, напротив, помогает систематизировать документы. Однако это актуально лишь в том случае, если регламенты не просто пишутся, но еще и воплощаются в жизнь, используются в деятельности компании.
Заключение
Регламент – это не просто «дежурный» документ, а хорошая работающая технология значительной экономии времени руководителей компании и ее сотрудников. Он позволяет наладить бесперебойное функционирование рутинных процессов, систематизировать деятельность, обеспечить наличие понятной системы мотивации, прозрачное управление. Чтобы регламент обеспечил эффективность работы компании, необходимо не только тщательно продумать его, но и внедрить в компанию как руководство к действию и для рядовых сотрудников, и для топ-менеджмента.
Владислав Назаркин
Специалист по продажам
Все статьи автора
Нашли ошибку в тексте? Выделите нужный фрагмент и нажмите
ctrl
+
enter
