Как составить техническое задание чтобы отсечь нежелательных поставщиков

Эксперты рассказали о самых популярных способах «заточить» закупку под своего поставщика, а также объяснили – почему иногда их используют даже добросовестные заказчики.

Зачем они это делают?

По словам руководителя Аналитического центра «Интерфакс-ProЗакупки» Георгия Сухадольского, о заточках можно говорить только в конкурентных процедурах. В них заказчик заранее устанавливает в документах требования к продукции, процессам ее производства, поставщику, команде исполнителя и т.д.

Эксперт выделяет три категории заточек.

1. Случайные. Заказчик скопировал часть техзадания из интернета, а потом оказалось, что требованиям соответствует единственный поставщик.
2. Сознательные — для получения личной выгоды.
3. Сознательные — для заключения контракта с надежным исполнителем.

«Сложность в том, что нередко отличить заточку от качественных конкурентных требований может только отраслевой эксперт, разбирающийся в нюансах техтребований. Поэтому иногда для сложных закупок проводят аналог технического и ценового аудита проекта, полученного от «технарей». Размещают проект ТЗ в публичном доступе для обсуждений, приглашают профильных экспертов и т.д.», – добавляет Сухадольский.

Итак, что могут сделать недобросовестные заказчики, чтобы избавиться от лишних поставщиков в своих закупках?

Спрятать закупку

Скрыть закупку весьма просто. Заказчик может указать другой классификатор, который не соответствуют фактическому предмету закупки. В результате поставщики не могут найти ее и принять участие.

Хотя этот способ постепенно уходит из арсенала недобросовестных заказчиков. В первую очередь из-за совершенствования ЕИС и механизмов поиска закупок для поставщиков, говорит Тимур Баязитов, партнер коллегии адвокатов «Старинский, Корчаго и партнеры».

Попросить помощи у поставщика

Заказчик может обратиться к своему поставщику за «помощью» в подготовке технического задания и закупочной документации. Естественно, потенциальный победитель сформирует эти документы под себя.

Установить избыточные требования

Заказчик может установить много формальных требований, которым соответствуют одна-две компании на рынке, отмечает Тимур Баязитов. Например, поставщик должен иметь в собственности или арендовать объекты недвижимости определенной площади, не менее 50 официально трудоустроенных работников и т.д. На деле же выполнить контракт можно и без этих требований.

Встречаются невыполнимые условия из серии «покрасить стену за 24 часа тремя слоями краски, высыхающей за 12 часов». Подобные условия, по словам Кирилла Кузнецова, руководителя Центра эффективных закупок Тендеры.ру, обрекают поставщика на расторжение контракта. А вот для «своих» на невозможность их исполнения закрывают глаза.

Запутать документацию и спровоцировать ошибки

Еще один классический прием – заказчик сознательно запутывает документацию или устанавливает требования, которые гарантируют технические ошибки в заявках.

«Требуется указать в заявке, что продукция должна соответствовать некоторому ГОСТу и конкретное значение в заданных рамках (от 10 до 20). Казалось бы, что проще – например, 14. Однако в ГОСТе предусматривается лишь значения 11, 15 и 19», — рассказывает Кирилл Кузнецов.

Если поставщик видит недостатки в документах заказчика, то самый оперативный инструмент – запрос разъяснений, напоминает Георгий Сухадольский: «В грамотно составленном запросе поставщик может и обратить внимание заказчика на недостатки, и предложить пути их устранения. А добросовестные заказчики всегда внимательно отрабатывают подобные запросы и готовы вносить изменения для того, чтобы закупка получилась максимально эффективной».

Отклонить заявку за формальное нарушение

«Наше законодательство фактически дает заказчику неограниченные возможности отсечь неугодного поставщика, — комментирует Алексей Ульянов, директор Института повышения конкурентоспособности. – Совсем недавно от тендера на строительство части комплекса ФНС в Московской области была отстранена фирма, у которой в документации нашли серьезную ошибку – одно слово было повторено дважды, то есть явная опечатка. В США, кстати, грамматические ошибки и опечатки поставщики имеют право исправить на любой стадии, а у нас – нет. Примечательно, что ФАС жалобу отклонила».

Георгий Сухадольский выделяет два подхода заказчиков. Часть считает, что если поставщик не сумел выполнить формальности, то нельзя рассчитывать на качественное исполнение контракта. Другие же считают, что самое важное — наилучшее исполнение контракта, а не правильное оформление.

«Если поставщик производит высококачественные задвижки, то надо не требовать от него быть великолепным «тендерщиком», а запросить разъяснения по заявке и дать возможность доработать формальные документы. Если, конечно, такое возможно в зависимости от законодательства — 44-ФЗ, 223-ФЗ или ГК РФ», — говорит Сухадольский.

Устроить сговор на торгах

Нечистые на руку заказчики могут договориться со своим поставщиком, который устроит «таран» и сам избавиться от всех конкурентов. В этом случае фирма-дублер снижает цену до минимума, а добросовестные участники отказываются от дальнейшей борьбы, объясняет Алексей Ульянов.

«При анализе вторых частей заявок выясняется, что у фирмы-тарана нет соответствующих лицензий, разрешений, сертификатов, и вообще ошибки с почтовым адресом. Ее заявку отклоняют, а заточенная фирма становится победителем, ведь перед этим в ходе торгов она снизила цену аж на 0,5%. То, что торги проводятся до, а не после анализа вторых частей заявок, создает колоссальную почву для злоупотреблений», — говорит эксперт.

Более 90% выявленных ФАС сговоров на торгах связаны как раз с этой схемой. Ульянов говорит, что нужно не избирательно ловить нарушителей, а отсекать от торгов откровенных жуликов – фирмы-однодневки, компании, зарегистрированные в местах массовой регистрации, а также аукционных роботов и фирм-дублеров, действующих с одного IP-адреса.

Бывают случаи, когда демпинг используют сам по себе, без тарана. Поставщик снижает цену в 2-2,5 раза, получает заказ, но выполняет его спустя рукава, а заказчик «прикрывает» это.

Кто виноват?

Если поставщик считает, что правила закупки явно нарушают законодательство, то он может обратиться в ФАС и даже суд. Однако эксперты говорят, что проблема не только в недобросовестных заказчиках, но и сложившейся практике регулирования закупок.

Контрактная система, например, требует от заказчиков, в первую очередь, соблюдения формальных процедур, жестко карая за отступления от них. При этом гарантирует равный доступ к закупке любых претендентов, включая фирмы-однодневки и не обладающие необходимыми для работы ресурсами.

Поэтому даже у добросовестного заказчика, которому нужен результат, закономерно появляется желание любыми способами получить надежного, проверенного поставщика.

«Кого манит перспектива получить невнятного подрядчика, который сорвет сроки ввода школы в эксплуатацию? – говорит Кирилл Кузнецов. – А потом еще походов по судам ради истребования символических штрафов и пени, которые в распоряжение заказчика не попадут. Объяснения, что «не успели из-за подрядчика», «нет лекарств из-за поставщика» и прочие не устроят ни вышестоящие органы, ни правоохранительные, ни граждан, которых подвела власть».

По словам экспертов, такая формализацию правил и ужесточение ответственности для заказчиков не сильно помогает в борьбе за справедливость и эффективность регулируемых закупок.

Ангелина Зеленькова, портал «Торг уместен»

Инициативы в сфере закупок, с одной стороны, направлены на поддержку бизнеса, с другой же — дают заказчикам определенные послабления. 

К примеру, список оснований для закупок у единственного поставщика значительно расширен. Это значит, что определенные заказчики могут не проводить тендер, а выбрать нужного им подрядчика и заключить контракт напрямую. Тем более что по 223-ФЗ включенные в санкционный список заказчики не обязаны публиковать свои закупки в ЕИС. 

Чтобы обезопасить себя, давайте рассмотрим этапы, на которых заказчики могут избавляться от «лишних поставщиков». 

Зачем заказчики отсеивают поставщиков

Необходимо понимать, что не всегда в таких случаях преследуется корыстная цель. Иногда дело в элементарной бессознательной ошибке. 

• К примеру, заказчик скопировал техзадание из интернета и разместил его в закупке, а в нем оказались не те требования. В итоге, часть поставщиков не подошла по ТЗ.
• Другое дело — сознательный выбор. Заказчик специально подгоняет ТЗ под определенного подрядчика, чтобы тот выиграл торги. 

Кроме того, заказчик может намеренно усложнять задание, чтобы выбрать лучшего поставщика — того, кто тщательно изучит документацию.

Если сравнивать закупки по 44-ФЗ и 223-ФЗ, у вторых гораздо больше проблемных этапов. Причина в том, что тендеры по 44-ФЗ жестко регламентированы, а в 223-ФЗ положение о закупке заказчик разрабатывает самостоятельно. 

На основе своего положения заказчик составляет документацию закупки.

Проблемные этапы закупок

Давайте разберем подробно, на каких этапах заказчик может отсеивать поставщиков и что в таком случае может предпринять бизнес. 

---

Читайте по теме:

Участие в закупках в 2022 году — что необходимо знать бизнесу

---

Публикация плана закупок

Заказчик публикует план закупок в ЕИС — это документ, в котором отражаются все планируемые тендеры в течение определенного периода.

К примеру, по 223-ФЗ компании размещают закупочный план минимум на год. Поставщики могут с ним ознакомиться, выбрать для себя подходящий тендер и спокойно к нему подготовиться.

Нужно учитывать, что заказчик имеет право вносить изменения в этот план, таким образом, может скорректировать сроки проведения или другие условия. 

Повлиять на этот процесс поставщик не может. Остается только следить за изменениями в ЕИС. Мы рекомендуем отслеживать планируемые тендеры определенного заказчика не в закупочном плане, а в поиске ЕИС или на электронных торговых площадках.

Выбор начальной максимальной цены контракта (НМЦК)

На данном этапе заказчик также может случайно или специально отсеивать поставщиков. 

Пример: заказчик изначально неправильно рассчитал НМЦК и на этапе исполнения работ просит выигравшую тендер фирму снизить цену, обосновывая это своей ошибкой. 

Как поступить? Если вы не согласны с новыми условиями, а заказчик стоит на своем, вы можете подать в суд. В этом случае он будет на стороне поставщика, поскольку у заказчика было достаточно времени рассчитать цену до подписания договора. 

Стоит обратить внимание на изменения в сфере законодательства, которые произошли в марте этого года.

Другой пример: заказчик намеренно завысил НМЦК, опираясь на конкретное коммерческое предложение одного из поставщиков. В ходе аукциона фирма снизила ценовое предложение на 50% и выиграла. Изначально КП было значительно завышено. 

Что делать? Если ваша компания проиграла и вы заметили сговор заказчика с определенной фирмой, вы можете подать жалобу в ФАС или Прокуратуру.

Выбор способа закупки

Конечно, чаще всего потенциальные подрядчики отсеиваются в закупках у единственного поставщика. Это способ, который позволяет не проводить торги, а контракт отдать понравившейся компании. 

Есть определенные ограничения:

1. Сумма одной закупки в рамках 44-ФЗ не должна превышать 600 тыс. руб. 
2. Если сделка по покупке товара (работы, услуги так закупить нельзя) проходит на электронной торговой площадке, то не более трех млн руб. 

Годовой объем таких закупок ограничен суммой до двух млн руб. или долей совокупного годового объема заказчика (до 10%, но не более 50 млн в год). Напомню, что появились новые основания для закупок у единственного поставщика, в частности в сфере медицины лимиты расширены. 

Заказчик может сознательно «дробить» свои закупки на более мелкие, чтобы не проводить конкурентные тендеры. Но такие ситуации, как правило, вызывают пристальное внимание контролирующих органов.

Еще один способ — маскировка закупки под сбор коммерческих предложений. Поставщики не хотят тратить время и дополнительные ресурсы на участие в таких процедурах — и таким образом выигрывает одна, нужная заказчику фирма.

Квалификационный отбор тоже опасен. Здесь выбираются две-три компании по определенным требованиям. Изначально они могут быть сформированы под определенных поставщиков. 

К примеру, заказчик требует, чтобы поставщик владел ровно четырьмя производственными площадками.

Что можно сделать? Если вы не уверены в своих силах и впервые участвуете в закупках, избегайте этих способов. Они более сложные и у заказчика большое поле для маневра. В любом случае, если вы подозреваете сговор, это повод направить жалобу в ФАС. 

Избыточные требования 

Это может касаться опыта работы, финансового состояния компании. 

Кроме того, странные требования могут устанавливаться к объекту закупки — самому товару.

Как это происходит на деле? Например, заказчик сознательно делает сложную техническую документацию, чтобы поставщики ошиблись: просит указать соответствие ГОСТу, но проставить значение нужно самостоятельно. 

Как поступить? Если у вас возникли вопросы по техзаданию, сделайте запрос разъяснений — это инструмент, который позволяет уточнить у заказчика все непонятные моменты. 

Если это не сработает, направьте жалобу в ФАС. 

Рекомендуем после заполнения технической документации отдать документ на проверку ИТ-специалисту, если участвуете в закупке ИТ-товаров, работ, услуг. Это позволит избежать технических ошибок в таблице и, возможно, вовремя обнаружить предполагаемый сговор. 

Публикация закупки в ЕИС

Заказчик может намеренно скрыть закупку, например, указав другой классификатор товара. В результате тендер найдет только нужный ему поставщик.

Однако сегодня такие ситуации встречаются все реже, так как в ЕИС и на электронных площадках-поисковиках закупок совершенствуют системы поиска.

Помним, что компании по 223-ФЗ, попавшие под санкции, теперь могут не размещать свои закупки в ЕИС. Эта мера была введена, чтобы партнеры, с которыми они работают, не попали под санкции.

Здесь поставщик не может повлиять на исход ситуации. 

Анализ заявок участников

Здесь тоже есть свои хитрости.

К примеру, заказчик просит подтвердить опыт, но не указывает, какие контракты нужно указать в качестве примера. Вы подтверждаете опыт, а оказывается, что нужно было представить портфолио с определенными проектами, вашу заявку отклоняют. 

Чаще всего такие ситуации встречаются в коммерческих тендерах. В данном случае закон на вашей стороне, вы можете обратиться в ФАС. Если заказчик не предъявляет особых требований к портфолио, вы можете подтвердить опыт любыми проектами.

Выбор победителя тендера

Здесь отсеивание поставщиков может осуществляться в процессе сговора заказчика и трех компаний. 

К примеру, в самих торгах подставные фирмы очень сильно снижают цену, и в тендере побеждает одна из таких компаний. 

Затем выясняется, что по каким-то параметрам первая и вторая (которая тоже является подставной) фирмы не подходят, и победителем становится компания с адекватным ценовым предложением, которая заняла в торгах третье место.

Если вы заметили такую схему, это повод обратиться с жалобой в ФАС. Главное — зафиксировать все действия недобросовестных участников — сделать скриншоты. 

---

Читайте также: 

Бизнес в новой реальности и работа с зарубежными поставщиками — что изменилось в правилах торговли

Ищем поставщика дефицитных товаров в кризис — инструкция

---

Заключение контракта 

Казалось бы, что этот последний этап не имеет подводных камней. Ведь вы уже выиграли тендер, дело осталось за малым. Но здесь тоже есть свои хитрости. 

К примеру, заказчик в рамках №44-ФЗ может не публиковать в сроки итоговый протокол. На публикацию ему дается три рабочих дня после проведения торгов.

Заказчик может по факту не высылать проект контракта, а вам говорить, что все направил. На отправку ему дается два рабочих дня с даты публикации протокола.

Если заказчик увиливает от подписания контракта, вы можете обратиться в Прокуратуру, ФАС.

Вывод

Сложности могут встретиться на любом из этапов. Главное обращать внимание на детали, они позволят вовремя обнаружить сговор. 

Если понимаете, что ваши права нарушаются, не бойтесь подавать жалобы в ФАС. Практика показывает, что торги могут быть аннулированы и проведены во второй раз.

Напоследок несколько советов поставщикам:

• Все договоренности с заказчиком фиксируйте в письменной виде. Устные договоренности не помогут собрать доказательную базу.
• Заранее подумайте об обеспечении исполнения контракта. 

Понадобится ли вам независимая гарантия или вы сможете обеспечить исполнение деньгами? На получение независимой гарантии нужно время, а в случае победы нужно предоставить ее на этапе подписания контракта.

• Перед подачей заявки внимательно изучите документацию тендера.

Проанализируйте: соответствует ли ваш товар заявленным характеристиками, устраивает ли вас цена, сроки поставки и до какой цены вы готовы торговаться на аукционе?

• Перед участием в торгах внимательно изучите заказчика: сколько у него отмененных закупок, как часто он проводит тендеры и есть ли у него судебные дела.

Фото на обложке: LeonidKos/Shutterstock

Чтобы в результате закупки получить именно то, что необходимо, заказчики составляют техническое задание (ТЗ). Однако порой перед ними стоит нелегкая задача: подробно составить описание объекта закупки, при этом не нарушив антимонопольного законодательства.

Сложности составления ТЗ

Составление технического задания — это процесс трудоемкий и непростой. В результате прочтения ТЗ поставщик должен точно понимать, какой товар нужен заказчику. Поэтому техзадание должно содержать максимальный набор характеристик объекта закупки. В то же время слишком скрупулезный подход может привести к тому, что объект будет подогнан под товар конкретного производителя. Особенно если сам заказчик прекрасно осознает, какая марка оборудования ему нужна или с кем из поставщиков ему было бы выгоднее работать. И тогда участники закупки обратят внимание на то, что заказчик создает преимущественные условия для какого-то поставщика и ограничивает конкуренцию. В результате ФАС может усмотреть в действиях заказчика нарушение Федерального законодательства.

Конечно, можно не слишком ограничивать характеристики товара в техническом задании. Но тогда есть весьма высокий риск получить вовсе не то, что нужно, либо худший товар на рынке.

Распространенные нарушения при составлении ТЗ

Использование неточных формулировок

Зачастую закачки применяют неоднозначные формулировки, которые вводят поставщиков в заблуждение. Например, термин «не хуже», «не слабее» и подобные. Ведь потенциальный исполнитель контракта не может знать, что для конкретного заказчика означает «не хуже». Поэтому техзадание должно содержать конкретные требования к объекту закупки и описывать его понятным образом.

В случае использования диапазонных значений следует четко установить их границы. Если некоторые фразы используются в определенном смысле или допускают разное толкование, их трактовку нужно расписать в документации. Например, «порядка 100» может означать у заказчика не более 100, а «около 100» — не менее 100.

Наименование технических терминов и единицы их измерения необходимо излагать в соответствии с техническими регламентами. Иначе придется давать обоснование, почему в документации заказчик применяет какие-то нестандартные термины. Например, мало кто поймет, что речь идет о миллиметрах, если написано «10 м», а не «10 мм». Однако случаи столь странного применения заказчиками единиц измерения на практике были.

Нарушения, связанные с ГОСТами

Очень часто происходит путаница с разного рода характеристиками, которые заказчики берут из ГОСТов. Зачастую оттуда переписывается все подряд. В результате в техническом задании присутствуют взаимоисключающие характеристики. Понятно, что объекта, соответствующего им, в природе быть не может. Проявляя такую некомпетентность, заказчик нарушает часть 2 статьи 33 закона 44-ФЗ.

Нередко заказчики просто перечисляют в ТЗ номера ГОСТов, при этом не указывая, к каким объектам они относятся. ФАС считает, что это мешает поставщику составить заявку правильно, ведь подобное описание не позволяет идентифицировать товар.

Отсутствие упоминания об эквиваленте

При составлении технического задания зачастую заказчики указывают марку товара, который им необходимо приобрести. При этом забывают добавлять «или эквивалент», чем явно ограничивают конкуренцию и нарушают законодательство. Специалисты советуют описывать объект закупки в ТЗ максимально безлико, то есть не упоминать ни марки, ни производителя, ни даже страны происхождения товара.

Советы специалистов

Грамотно составленное ТЗ отсекает заведомо неподходящее товары, избавляет от необходимости отвечать на множество запросов о разъяснении и, вообще, лишает заказчика массы проблем. И главное тут — внимательно изучить требования к объектам закупки, оценить свои потребности и строго следовать правилам закона 44-ФЗ Маститые специалисты дают своим коллегам некоторые советы, о которых расскажем далее.

Тщательно проверяйте расшифровку маркировки объекта закупки, если указываете ее в техзадании. Маркировка может содержать основные характеристик товаров. Например, в маркировке тротуарной плитки нередко шифруют ее толщину. Был случай, когда заказчик указал лишь маркировку плитки, а требование к толщине в ТЗ отсутствовали. На деле оказалось, что требовалась плитка большей толщины, однако выяснилось это уже в процессе исполнения контракта. Таким образом, из-за того, что ТЗ было составлено неграмотно, была уложена тротуарная плитка, которая не способна выдержать необходимую нагрузку.

Никогда не копируйте описание объекта закупки с интернет-сайтов — оно может быть неточным. В результате либо вы закупите вовсе не то, что собирались, либо этому описанию не будет соответствовать ни один товар. Еще один вполне возможный исход — под описание попадет конкретная марка/модель, и вас обвинят в нарушении антимонопольного законодательства.

Максимально точно описывайте требования к характеристикам объекта закупки. Используйте фраза, которые исключают двусмысленное толкование. Иначе придется давать очень много пояснений.

Составляйте инструкцию по заполнению заявки после того, когда описаны все требования к характеристикам. Суть инструкции — более конкретно раскрыть требование ТЗ, чтобы участник мог правильно составить заявку. Если инструкция содержит положения, противоречащие техзаданию, и это мешает поставщику заполнить заявку, он может обратиться с жалобой в ФАС.

Не забудьте включить в техзадание требования к гарантийному сроку и объему гарантии, гарантийному обслуживанию, расходам на эксплуатацию, а также требования об обязательном монтаж, пусконаладке объекта закупки и обучению персонала работе с ним.

О чем еще не следует забывать:

• объекты закупки указывайте в соответствии с классификатором ОКПД2;
• изучите нормативные документы и стандарты, в которых содержатся требования к объекту закупки (ГОСТ, СНиП, ТУ);
• при наличии сметной документации следите за тем, чтобы в ТЗ содержались соответствующие ей объекты закупки;
• обязательно укажите в требованиях, что товар должен быть новым, иначе рискуете приобрести бывший в употреблении, отремонтированный, отреставрированный товар;
• если закупаете выполнение строительных работ, капремонта, реконструкции, не забудьте приложить смету и проектную документацию.

Некоторые вопросы по составлению техзадания

Имеем ли мы право в ТЗ на закупку запчастей указать, что они должны быть оригинальными?

Это допустимо, если товар стоит на гарантии, если необходимо обеспечить его взаимодействие с товарами, используемыми заказчиком, либо если речь идет о покупке запчастей к машинам и оборудованию.

Нужно ли в техническом задании указывать идентификационный код закупки?

Нет, это не обязательно. Но этот код должен быть указан в плане и плане-графике закупок, извещении о закупке, приглашении на закупку, которая проводится закрытым способом, в закупочной документации, в контракте и иных документах, если это предусмотрено законом 44-ФЗ.

Требуется приобрести прибор для научных исследований. Имеем три прибора одного производителя и необходимо, чтобы новый имел с ними полную совместимость. Техника дорогостоящая и требует тонкой настройки, поэтому покупка эквивалента крайне нежелательна. Можем ли мы указать конкретного производителя без добавления «или эквивалент»?

Вам следует оценить, подходит ли ваш случай под исключение, указанное в пункте 1 части 1 статьи 33 закона 44-ФЗ: «за исключением случаев несовместимости товаров, на которых размещаются другие товарные знаки, и необходимости обеспечения взаимодействия таких товаров с товарами, используемыми заказчиком». Если это полностью соответствует вашей ситуации, то можно указать производителя без добавления фразы «или эквивалент».

Составляем ТЗ на капремонт помещения. Допустимо ли приложить шаблон композиции из гипсокартона для потолка, указать конкретный колер для краски и коллекцию плитки, не указывая «или эквивалент»?

Такие характеристики, как цвет краски и форма потолка, в полной мере зависят от предпочтений заказчика и не ограничивают круг поставщиков. Конкретный цвет стен или форму композиции из гипсокартона по вашему макету может обеспечить любой исполнитель контракта. Поэтому указанные характеристики можно смело описывать в ТЗ. А вот при указании конкретной коллекции плитки придется добавить «или эквивалент», иначе будет прямое нарушение статьи 33 закона 44-ФЗ.

Статья подготовлена по материалам вебинара «Чек‑лист для поставщика в ситуации, когда он не согласен с заказчиком», который провел эксперт по тендерам, специалист в области госзакупок Олег Бируля.

Обоснование и планирование закупки

На этом этапе поставщик никак не может повлиять на действия заказчика, но у него есть возможность изучить виды и суммы будущих закупок, взять кредит для обеспечения, посмотреть техническое задание, чтобы оценить свои возможности.

Сложности начинаются, когда заказчик вносит изменения. Раньше у поставщиков было 10 дней, чтобы узнать о новшествах и подготовиться к ним. Сейчас организатор закупки может вывешивать заказ всего лишь через день после того, как скорректирует НМЦК, объект закупки или срок поставки. Участник не успеет подготовиться, если вовремя не узнает про изменения.

Что делать. Вы не можете отслеживать всех заказчиков в стране в течение суток — сегментируйте их. Если вам интересен какой-то госзаказчик, настройте себе ежедневное напоминание и просматривайте его планы. Других вариантов, к сожалению, нет.

Формирование НМЦК

На этом этапе поставщика подстерегают сразу несколько проблемных зон, где заказчик может злоупотреблять своими правами. Посмотрите видеосовет Контур.Школы: шесть опасных моментов и рекомендации, как поступать поставщику в каждой из ситуаций.

Выбор способа проведения торгов

У организаторов торгов несколько лазеек для сужения круга поставщиков. Стоит обратить особое внимание, если заказчик:

• Проводит квалификационный отбор. По перечню требований отбирает 3-4 потенциальных поставщиков и дальше организует закупки только среди них. Чаще всего с этим приходится сталкиваться в торгах по 223-ФЗ.
• Активно использует закупки у единственного поставщика. Некоторые до 90% закупок проводят по п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона 44-ФЗ.
• Объявляет закупку под видом сбора коммерческих предложений без обязательств в дальнейшем заключить контракт. Поставщики не хотят тратить на это время, и закупка происходит с одним поставщиком или двумя аффилированными друг другу компаниями.
• Дробит объем закупки так, чтобы каждая из частей подпадала под действие п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона 44-ФЗ, и проводит несколько закупок у единственного поставщика.

Что делать. Во всех этих ситуациях поставщикам следует обращаться в ФАС для проверки законности действия заказчика. Если ведомство не в силах помочь, тогда в прокуратуру или в суд, чтобы оспорить закупку.

Требования к объекту закупки

Поставщик порой сталкивается с тем, что заказчик составляет техзадание (ТЗ) под определенного исполнителя или создает невыполнимые условия, например, внести характеристики, которые можно подтвердить только лабораторным способом, или указать технологию производства. Бывают случаи, когда ТЗ не соответствует смете или заказчик в одну закупку объединяет несколько несвязанных объектов.

Мы подготовили для вас памятку, которая поможет распознать и оспорить нарушения в документации. Вы можете скачать ее ниже.

Что делать. В ситуациях, когда вы видите нарушения в описании объекта закупки, обращайтесь в ФАС и будьте готовы аргументировать, почему вы считаете действия заказчика незаконными.

Требования к участникам

Чрезмерные требования заказчик может выставить не только к товару, но и к самому поставщику. Для наглядности приведем два примера.

Ситуация 1. В закупочной документации организатор указывает, что исполнитель должен иметь опыт выполнения аналогичных работ в статусе генподрядчика. Это условие можно счесть чрезмерным, ведь ничто не мешает быть организации добросовестным исполнителем с опытом надлежащего исполнения договора и в роли субподрядчика.

Что делать. Встретив такое требование, обратитесь в ФАС. Подтвердите документами свой опыт субподрядчика по аналогичным работам: предоставьте контракты на субподряд, подписанные акты выполненных работ, формы КС-2 и КС-3 и другие необходимые по Постановлению № 99 документы.

Ситуация 2. К заявке заказчик требует приложить подтверждение, что участник производит товар сам или получил право поставки от производителя. Такое часто встречается в закупках по 223-ФЗ.

Что делать. Обращаясь в ФАС, акцентируйте внимание на том, что это нарушает антимонопольное законодательство. Заказчик не имеет права требовать, чтобы в его закупке участвовали только производители. Это ущемляет права остальных участников.

ФАС признает, что такое требование заказчика неправомерно, и оштрафует его на 5 000 руб. (ч. 8 ст. 7.32.3 КоАП).  

Публикация в ЕИС

Размещая закупку в ЕИС, заказчики иногда хитрят и публикуют данные так, чтобы усложнить поиск заявки для основной массы поставщиков. Например:

• в заголовке заказа не указывают ни одного ключевого слова, которое могло бы выдать содержание заказа;
• не детализируют код ОКПД2 или код ОКПД2 не сопоставляется с предметом контракта;
• не пишут ИНН и КПП заказчика или пишут с ошибкой;
• не указывают имя или телефон контактного лица заказчика;
• не указывают место доставки или формулируют неточно.

Что делать. Заставить заказчика изменить описание закупки или привлечь его к ответственности сложно, в судебной практике такие случаи не встречались. Совет: подходите к поиску более детализировано, делайте закладки по таким заказчикам и отслеживайте их закупки отдельно. Конечно, это потребует больше времени и вашего внимания. Еще один вариант — запросить разъяснение от заказчика. В ситуации, когда не указан регион поставки, это может помочь.

Оценка заявок участников

Когда происходит оценка заявок в конкурсах, заказчики начинают сверять поставщиков по всем критериям. В этой ситуации они часто хитрят. Разберем несколько примеров.

1. Заказчик указывает требование «опыт работы». Для его подтверждения надо предоставить сопоставимые исполненные контракты. Многие поставщики думают, что «сопоставимый исполненный контракт» — это контракт на ту же сумму, которая обозначена в текущей закупке, но это не совсем так. Если заказчик не указал стоимость сопоставимых исполненных контрактов, вы можете предоставить любой контракт с таким же предметом закупки.
2. Заказчик не расшифровывает понятие «сопоставимые услуги», чтобы иметь возможность отсеять неугодных поставщиков, аргументируя тем, что они представили информацию по услугам, которые нельзя признать сопоставимыми.
3. Не указано, какие контракты подтвердят опыт: допустимо ли предлагать в составе заявки контракт, по которому была взыскана неустойка или нет? Если нет конкретики, предлагайте любые. В спорной ситуации ФАС станет на вашу сторону.
4. По критерию «Персонал» заказчик не уточняет термин «высококвалифицированные специалисты». Это еще один способ отсеивать участников на этапе сопоставления. Если заказчик не указывает, специалисты какого разряда, квалификации нужны, вы вправе предложить любых.

Что делать. Во всех этих ситуациях выход один — подавайте жалобу в ФАС. При разбирательствах ведомство примет вашу сторону.

Выбор победителя

Следующие нарушения со стороны заказчика являются достаточным основанием, чтобы признать результаты торгов недействительными:

• допуск или отклонение заявок участников закупки без законных оснований;
• участник закупки немотивированно отстранен от процедуры определения поставщика;
• обозначен слишком короткий срок приема заявок;
• вскрытие, рассмотрение и оценка заявок не зафиксированы документально;
• содержание протокола не соответствует законодательству;
• протокол размещен в открытом доступе с нарушением сроков;
• заказчик не соблюдает антидемпинговую политику.

Что делать. Ни один из этих пунктов не стоит оставлять без внимания. Любой из них вы можете обжаловать в ФАС и суде.

Заключение контракта

Спорные ситуации на этапе заключения контракта чаще всего решаются в судебном порядке. Чтобы вовремя отреагировать и отстоять свои права, поставщик должен помнить несколько важных правил.

1. Заключать контракт в письменной форме. Никаких устных договоренностей, иначе рискуете передать товар заказчику и остаться без оплаты.
2. С 1 апреля 2021 года протокол рассмотрения и оценки заявок на участие в запросе котировок и проект контракта должны быть переданы победителю заказчиком в течение одного рабочего дня с даты подписания указанного протокола. Заказчик может затягивать процедуру, а значит, вы рискуете опоздать со сроками выполнения обязательств по контракту.
3. Срок предоставления банковской гарантии должен распространяться на период гарантийных обязательств. Если срок недостаточен, заказчик может отклонить гарантию и признать участника-победителя отказавшимся от заключения контракта, уклонившимся. Либо поставщик может представить две гарантии: одну — в обеспечение исполнения контракта, другую — в обеспечение гарантийных обязательств.
4. Отслеживать сроки приемки и обращаться в суд, если заказчик уклоняется от процедуры: не дает точного адреса, ссылается на то, что ответственный сотрудник в отпуске, и пр. Из-за затягивания приемки поставщик может не уложиться в сроки контракта.
5. Если заказчик пугает вас расторжением контракта, обращайтесь в суд. Заказчик может быть недоволен исполнением работ по контракту, даже если работы выполнены в полном объеме и в соответствии с техническим заданием. Такое случается, если техническое задание составлено неверно: не описаны все потребности или допущены ошибки в ТЗ. Вы вправе предложить вместе исправить ситуацию, но это не обязанность. В случае серьезного спора суд встанет на сторону поставщика, если все сделано по ТЗ.
6. Экспертиза проводится с участием поставщика. Есть риск, что госзаказчик привлечет аффилированных экспертов, которые определят, что выполненные работы не соответствуют ТЗ. В судебных спорах проводится дополнительная экспертиза, которая сделает объективное заключение. Если она подтвердит, что работы исполнитель выполнил в полном соответствии с требованиями заказчика, суд обяжет заказчика с исполнителем расплатиться.

Проблемные зоны есть на каждом из этапов торгов. Заказчики часто вставляют палки в колеса, и только знания, опыт, умение ориентироваться в ситуации помогут разрешить проблему. Научитесь выявлять их и отстаивать свои права, если готовы бороться за победу в закупке, где вас не ждут. Советую не бояться жаловаться в ФАС и идти в суд, потому что правда будет на вашей стороне.

Что такое ТЗ?

Под техническим заданием понимается четко сформулированный и детальный перечень требований к конечному продукту, заявленный заказчиком и направляемый исполнителю. Несмотря на краткость приведенной формулировки, объем ТЗ может быть очень значительным и достигать нескольких десятков страниц. Например, если речь идет о реализации масштабного проекта или разработке и изготовлении сложного технологического оборудования.

Характерной особенностью технических заданий выступает сильная зависимость – как содержимого, так и оформления документа – от специфики конечного продукта. Отдельного упоминания заслуживают ТЗ на различное программное обеспечение, включая веб-сайты, онлайн-сервисы, интернет-магазины и различные приложения. Их актуальность особенно велика, что легко и вполне логично объясняется важностью и стремительным развитием IT-индустрии.

Для чего требуется ТЗ?

Необходимость составления технического задания не вызывает сомнений. Наличие документа позволяет решить сразу несколько принципиально важных задач:

• озвучить основные причины реализации объекта;
• сформулировать четкие требования к итоговому продукту;
• проверить, насколько компетентен исполнитель;
• перечислить его необходимые характеристики, свойства, составные элементы и т.д. (перечень качеств зависит от специфики товара или услуги);
• детально описать обязанности каждой из заинтересованных сторон – исполнителя и заказчика;
• установить основные этапы и сроки выполнения поставленных задач – как по отдельности, так и для проекта в целом;
• определить критерии оценки характеристик конечного продукта и установления соответствия заданным параметрам.

Не менее важной задачей технического задания становится исключение или минимизация возможных разногласий между заказчиком и исполнителем. Они могут касаться как отдельных свойств или качеств товара/услуги, так и путей достижения поставленных целей. В результате наличие ТЗ становится ключевым фактором успешного сотрудничества заинтересованных сторон – без конфликтов и спорных ситуаций.

Кто должен составлять ТЗ?

Несмотря на кажущуюся простоту вынесенного в подзаголовок вопроса, ответ на него не так очевиден, каким видится на первый взгляд. Рассмотрим три возможных варианта.

Заказчик

Данный ответ кажется наиболее логичным. Но он является таковым только в том случае, если предметом задания выступает проект, непосредственно связанный с основным видом деятельности заказчика. Например, если IT-компании требуется программа для обслуживания локальной сети. В этом случае квалификации штатных сотрудников фирмы вполне достаточно, чтобы составить грамотное ТЗ.

На практике такая ситуация складывается далеко не всегда. Например, крупному предприятию требуется построить новый производственный цех. Но в его штате попросту может не оказаться специалистов в проектировании и строительстве нужной квалификации. В этом случае имеет смысл привлечь к составлению ТЗ сторонних профессионалов, включая сотрудников потенциального исполнителя.

Исполнитель

Выше приводится пример, когда имеет смысл доверить разработку и оформление технического задания работникам компании-исполнителя. Схема работы в этом случае обычно выглядит так:

• сначала заказчик ставит общую задачу;
• затем исполнитель направляет в его адрес бриф с уточняющими вопросами;
• на основании полученных ответов происходит разработка ТЗ;
• после этого документ отправляется заказчику на утверждение.

Обязательным условием эффективного применения описанной схемы выступает доверие исполнителю со стороны заказчика. В противном случае намного правильнее последнему привлечь к работе сторонних специалистов.

Совместно

Самый оптимальный вариант взаимодействия. Напоминает описанную выше схему разработки ТЗ исполнителем, но предусматривает намного более многоступенчатую процедуру с активным участием сотрудников заказчика. При грамотной реализации позволяет добиться лучших результатов как в части точности, так и полноты технического задания.

Стоимость ТЗ

Невозможно дать однозначного ответа на вопрос о том, сколько стоит техническое задание. В этом нет ничего удивительного, если учесть разнообразие вариаций этого документа, отличающихся как объемом, так и содержанием. Важно понимать, что рассчитывать на бесплатное составление ТЗ не стоит. Тем более – в случае приглашения сторонних специалистов.

Единственным вариантом реально сэкономить становится ситуация, когда исполнитель заинтересован в получении заказа. В этом случае вполне реально добиться от него оформления технического задания на бесплатной основе при гарантиях со стороны заказчика заключить договор на выполнение работ в будущем.

Как составить ТЗ?

Разработка и оформление технического задания – сложная задача. Ее успешное решение предусматривает комплексный подход и доскональное изучение вопроса.

Что потребуется?

Грамотно составленное ТЗ предусматривает наличие нескольких обязательных составных частей, включая:

1. Подробное описание целей реализации проекта.
2. Основные требования и ожидания от конечного продукта.
3. Ключевые этапы выполнения работ.
4. Календарный график или сроки исполнения.
5. Процедура контроля в процессе реализации проекта и итоговой приемки конечного продукта.
6. Приложения к ТЗ. Их перечень зависит от специфики проекта и обычно включает расчет стоимости, ссылки на нормативно-правовые документы и технические регламенты, другую справочную информацию, которая может оказаться полезной исполнителю.

Пошаговый план

Фактически, процедура составления технического задания представляет собой наполнение каждого из перечисленных выше разделов итогового документа. Последовательность предпринимаемых при этом действий зависит от специфики проекта и характеристик конечного продукта. Главное – четко выполнить требования к содержимому и оформлению ТЗ, что позволит успешно решить стоящие перед документом задачи.

Рекомендации по составлению

Не менее важно не допустить типичных ошибок, характерных для недостаточно квалифицированных разработчиков и составителей ТЗ. Чтобы добиться этого, имеет смысл следовать нескольких достаточно простым рекомендациям, включая:

1. Однозначные формулировки. Содержание ТЗ не должно включать описаний или характеристик, допускающих неоднозначные трактовки. В тексте документа не допускается присутствие качественных прилагательных и крайне приветствуются конкретные цифры.
2. Определение используемых терминов. Заказчик и исполнитель должны разговаривать на одном языке. Поэтому ключевые понятия нуждаются в расшифровке.
3. Соблюдение установленных стандартов. Перечень нормативных документов, которые можно использовать при составлении технического задания, приводится ниже. Здесь же необходимо отметить, что ссылки на ГОСТы или ISO всегда полезны, так как сводят к минимуму возможные разночтения.
4. Предоставление исполнителю максимально возможной информации о заказчике. Такие сведения помогают сориентироваться в том, что является важным для заказчика, его целевой аудитории и других важных параметрах.
5. Перечисление конкурентов. Достаточно часто существенную помощь в реализации проекта оказывает изучение и анализ аналогов, уже представленных на рынке или запланированных к запуску конкурирующими компаниями. Такой подход к решению задачи заслуживает внимания, так как позволяет минимизировать сопутствующие расходы и не заниматься «изобретением велосипеда», а сосредоточиться на улучшении уже имеющихся разработок.
6. Внесение корректировок при необходимости. Если речь идет о сотрудничестве двух коммерческих структур, целесообразно наладить постоянное общение. В том числе –с целью уточнения ТЗ, если это потребуется. Хотя намного правильнее заранее прописать все возможные нюансы и сценарии развития событий, так как любые корректировки технического задания можно и нужно считать форс-мажором.

Скачать шаблон и пример ТЗ на оказание услуг – источник s-vfu.ru.

О стандартах

Порядок разработки технических заданий регламентируется множеством стандартов – как международных, так и отечественных. Причем в отношении разных проектов и продуктов действуют различные нормы. Наиболее часто упоминается международный стандарт ISO/IEC/IEEE 29148-2018. Он устанавливает требования к ТЗ на разработку информационных систем и программного обеспечения.

Если говорить об отечественных стандартах, необходимо обязательно отметить два из них. Первый – это ГОСТ 34.602-89, который устанавливает основные технические и другие требования к ТЗ на автоматизированные системы. Второй – это ГОСТ 19.201-78, определяющий порядок разработки ТЗ в рамках единой системы программной документации.

Оба стандарта впервые появились еще в Советском Союзе, а потому их актуальность остается под вопросом. Отсутствие более новых документов показывает слабое законодательное и нормативное сопровождение вопроса составления и разработки технических заданий в России.

Существуют и другие стандарты, в большинстве своем международные – IEEE STD 830-1998, RUP, BABOK, SWEBOK и т.д. Их использования в отечественных условиях сильно ограничено из-за отсутствия учета местной специфики и широкого распространения.

Порядок документирования требований

Грамотное составление ТЗ предусматривает обмен документами между заказчиком и исполнителем. Первым из них выступает бриф. Он представляет собой перечень вопросов, которые исполнитель адресует заказчику с целью уточнения поставленных задач.

Далее формируется коммерческое и техническое предложение. Такой документ обычно составляется при реализации масштабных проектов. Он содержит детальное описание финансовых показателей и технических требований к результатам.

На основании обоих документов (второй может быть заменен на перечень требуемых технических характеристик) составляется ТЗ. Его в обязательном порядке утверждает заказчик и согласовывает исполнитель. В подавляющем большинстве случаев техническое задание является обязательным приложением к договору.

В каком случае ТЗ не нужно?

Техническое задание требуется далеко не всегда. Например, если уже разработана детальная проектная документация, или проведены детальные предпроектные исследования/инженерные изыскания. Также не имеет особого смысла составлять ТЗ для небольших проектов, требования и характеристики которых можно перечислить непосредственно в договоре.

Шаблоны для скачивания и примеры

Найти образец технического задания на выполнение работ несложно. В сети размещено множество подобных шаблонов и реальных примеров из практики. Важно понимать, что ТЗ для разных проектов и продуктов очень сильно отличаются друг от друга. Поэтому следует крайне внимательно относиться к имеющимся образцам и подбирать подходящий.

FAQ

Что такое ТЗ?

Под техническим заданием понимается перечень требований к разрабатываемому продукту или реализуемому проекту. Он включает технические характеристики, сроки выполнения, нередко – стоимость производимых работ и другие подобные параметры.

Для чего необходимо техническое задание?

Составление ТЗ позволяет четко сформулировать поставленные перед исполнителем задачи и исключить возможность возникновения спорных ситуаций в процессе их решения.

Что следует включить в ТЗ?

Содержание ТЗ определяется с учетом специфики конкретного продукта и может включать обширный набор сведений – от перечня требуемых характеристик до описания процедуры контроля качества.

Кто занимается составлением ТЗ?

На практике встречаются три варианта ответа на этот вопрос: заказчик, исполнитель, одновременно оба. Эффективность применения каждого зависит от статуса заинтересованных сторон и характера их взаимоотношений.

Какие типичные ошибки допускаются при разработке технического задания?

Самыми частыми ошибками при составлении ТЗ выступают: неоднозначные формулировки, отсутствие четких требований, недостаток информации о заказчике, продукте и конкурентах.

Подведем итоги

1. Техническое задание – это перечень требований к конечному продукту или результатам реализации проекта.
2. Разработка ТЗ – важный подготовительный этап, от успешного выполнения которого зависит эффективность дальнейшего сотрудничества между заказчиком и исполнителем, а также качество полученного на выходе продукта.
3. Составлением ТЗ занимается заказчик, исполнитель или одновременно оба. Последний вариант нередко оказывается самым плодотворным при условии взаимного доверия между сторонами.
4. Стоимость технического задания определяется индивидуально и зависит от специфики конечного продукта, его сложности и предъявляемых заказчиком требований.