Как составить тендер чтобы его выиграть

Тендер — это отличная возможность заявить о своей компании, получить крупный заказ и заработать круглую сумму. Однако тем, кто никогда не участвовал в тендерах и является новичком в этом деле, сложно поначалу разобраться в правилах их проведения. Мы подготовили необходимый минимум, который поможет повысить шансы и честно победить на конкурсных торгах. Но начнем с азов.

Какие тендеры бывают

Этот термин можно часто в сфере закупок, однако на сегодняшний день российское законодательство не прописало в официальных документах его определения. В этой статей мы говорим о тендерах как о торгах на конкурсной основе. 

Если говорить упрощенно, то каждая тендерная закупка строится по одному и тому же принципу: заказчик рассказывает об условиях, при которых он приобретет тот или иной товар или услуги. Поставщики товаров и услуг, в свою очередь, ориентируясь на указанные условия предлагают свои варианты. В итоге на контракт может рассчитывать тот поставщик, который предложил лучшие условия. Но в жизни все несколько сложнее. 

Можно привести пример: 

Университет хочет приобрести новые парты и стулья для студентов. Поскольку это государственное учреждение — просто пойти в магазин они не могут. Согласно закону, для этой закупки необходимо провести тендер и выбрать поставщика на конкурсной основе. Ответственные лица формируют требования к закупке и размещают необходимую информацию на официальном ресурсе, через который проводятся госзакупки. В назначенный день определяется поставщик. 

Помимо непосредственно термина «тендер» в сфере закупок есть немало терминов, в которых стоит ориентироваться. 

Государственный тендер. Такого рода закупку проводят государственные организации, муниципальные и бюджетные учреждения. Например, государственная больница решила закупить новые аппараты для МРТ. Или пример выше, про университет — это тоже государственный тендер. Здесь процесс закупки регулирует 44-ФЗ. 

Несколько особняков стоят закупки, связанные с выбором подрядчиков для проведения капремонта в многоквартирных домах. В этом случае заказчик и поставщики ориентируются на правила, прописанные в постановлении правительства № 615. 

Тендер для компаний с государственным участием. К такому роду организациям могут относиться крупные телекоммуникационные, энергетические, нефтегазовые компании. Основной закон, который регулирует тендер для таких компаний — 223-ФЗ. Помимо закона процессы по закупкам регулируют внутренние положения компаний. Как правило их можно найти в открытом доступе. 

Коммерческий тендер. Этого рода закупки может проводить любая компания, не являющейся государственной и не имеющей государственного участия. Основной закон, который регулирует процессы здесь — ФЗ №135-ФЗ. Кроме того, отношения в данных процессах регулируются статьей 448 Гражданского Кодекса Российской Федерации. 

Тендер может быть: 

• Открытым (участвовать может любой).

• Закрытым (принять участие может только приглашенный участник). 

• С ограниченным участием (принять участие в тендере может только компания, которая соответствует определенным условиям). 

Далее перейдем к рекомендациям, которые приведут к выигранному тендеру.

Рассчитайте свои ресурсы и силы

Для того чтобы начать участвовать в тендерах, необходимо иметь средства для выполнения заказов, так как мало кто из компаний включает предоплату в договор. Все расчеты, как правило, совершаются после предоставления услуг, от 15 дней до 2 месяцев. Например, вы подписали договор в апреле, выполнили заказ в мае, а оплата придет только в июле. В этот промежуток времени вам необходимо выплатить зарплаты сотрудникам, обеспечить компанию необходимыми материалами, оборудованием и т.д. Но в результате вы будете иметь стабильный договор на полгода или больше с четким объемом работ и регулярными выплатами. Кстати, в тендерах могут участвовать как физические лица, так и юридические.

Какие факторы помогут претендовать на победу:

• Подходящий опыт работы.

• Конкурентная цена продукта.

• Материальные и технические ресурсы.

• Дополнительные средства.

• Команда специалистов.

Если ваша компания правильно подготовилась и отвечает всем условиям, то вы можете смело участвовать в закупках и претендовать на выигрыш. Рассказываем, какие следующие шаги необходимо сделать.

1. Зарегистрируйтесь в ЕИС

Большинство торгов происходит на электронных площадках, закупки проводятся онлайн — от подачи заявки до подписания договора. Для участия необходимо зарегистрироваться в ЕИС, создать личный кабинет и авторизоваться в Едином реестре участников закупок. ЕИС (Единая информационная система) — государственный сайт, на котором размещена все данные о закупках, заказчиках и поставщиках. Авторизация в ЕИС необходима для участия в торгах по 44-ФЗ. Так государство обеспечивает принцип гласности и прозрачности тендеров. Пройти все процедуры правильно и быстро поможет онлайн-сервис «Регистрация поставщиков в ЕИС, ЕРУЗ», подробнее об услугах можно узнать по ссылке.

2. Получите электронную подпись

Для регистрации в ЕИС и оформления документов на электронных торговых площадках необходимо также иметь электронную подпись, которая делает документы юридически значимыми. Оформить подпись можно только в аккредитованных удостоверяющих центрах. Одним из таких центров является СберКорус. Электронная подпись для участия в торгах предназначена для подписания всех видов бумаг и заключения сделок на ЭТП.

3. Оформите банковскую гарантию

Чтобы подтвердить свою готовность к выполнению заказа и платежеспособность, вам понадобится банковская гарантия. Таких случаев много, например: государственной организации необходимо вовремя получить товары (продукты для детских садов, школ, больниц, оборудование на отопительный сезон, снегоуборочную технику перед зимой). Компания не может заключить договор с ненадежным поставщиком, ей нужно убедиться, что все условия будут выполнены своевременно. Банковская гарантия будет являться подтверждением того, что вы сможете в установленный срок доставить необходимые продукты. Прочитать подробнее о банковской гарантии и оформить ее можно по ссылке.

4. Подключите сервис по поиску закупок

Ни для кого не секрет, что только при условии регулярного участия в конкурсах вы приобретете эффективный канал продаж. Иначе вы просто потеряете время на заполнение документов, презентацию продуктов и расчет заказа. Многие компании нанимают специально несколько сотрудников, которые постоянно мониторят конкурсы на многочисленных площадках и подают большое количество заявок. Такую работу необходимо делать систематически, а не урывками, чтобы добиться стабильного дохода.

Но можно воспользоваться умным поиском коммерческих и государственных закупок в сервисе «Мои закупки», который за вас проверит более 250 площадок по нужному запросу. По ключевым словам вы сможете быстро найти подходящих поставщиков или заказы, отслеживать изменения и анализировать закупки ваших конкурентов. Получите бесплатный доступ на 3 дня по ссылке, чтобы оценить все возможности сервиса.

Не прекращайте общение с организатором тендера, даже если выигрыш достался не вам

Самое большое заблуждение компаний — перестать общаться с потенциальным клиентом сразу же после оглашения итогов конкурса независимо от того, это госзакупки или коммерческий тендер, закрытый аукцион или конкурс. Даже проигрыш может через некоторое время сыграть вам на руку. Не отказывайтесь от дополнительной возможности, пополняйте свой список контактов заказчиков. Ведь конкурс — это одна из задач фирмы, есть и другие вопросы, в которых вы сможете помочь. Также бывают случаи, когда выбранный контрагент выполнил условия договора плохо, и заказчику нужно срочно найти ему замену. Это отличный шанс предложить свои услуги и оформить с ним договор на поставку товаров.

Что подразумевается под термином «тендер»?

Какие существуют виды тендеров?

Каковы правила участия в тендере и критерии отбора?

Кто может участвовать в тендерах?

Как повысить шансы на победу?

Как избежать ошибок, чтобы выиграть тендер?

Что такое тендер

«Тендер» — термин, который довольно часто используется в сфере закупок и бизнес-кругах. Однако его официального определения в российском законодательстве нет.

Обычно под тендером подразумеваются конкурсные торги: все возможные виды процедур, которые проводятся с целью закупки различных товаров, работ или определенного рода услуг.

Заказчиком при этом выступает компания, которая осуществляет закупку. Участниками становятся индивидуальные предприниматели или юридические лица различной организационной формы.

По результатам тендера заключается контракт с организацией, которая сделала самое выгодное для организатора предложение (по разным параметрам, в зависимости от вида торговой процедуры).

Таким образом, тендеры позволяют найти оптимальные решения для развития бизнеса.

Пример 1

Компания-заказчик «Нова-Сити» объявляет условия, на которых готова приобрести товар — кирпич. Поставщики анализируют озвученные требования и предлагают свои варианты.

В тендере участвуют компании, которые готовы продать кирпич по ценам:

• «Кратер» — 5,4 руб./шт.;

• «Грейси» — 7 руб./шт.;

• «Ротонда» — 6,97 руб./шт.;

• «Стрела» — 5,65 руб./шт.

Заказчик выберет поставщика, который предлагает наилучшие условия поставки. Соответственно, после данного тендера заказчик заключит контракт и закупит кирпич у компании «Кратер», предоставившей наиболее выгодную стоимость.

Пример 2

Школа закупает новые парты. Поскольку она является государственным учреждением, приобрести товар в мебельном магазине не может. Согласно законодательству она должна провести тендер и конкурсным путем выбрать поставщика. Поэтому школа формирует требования к товару и критерии, по которым намерена выбирать победителя. Затем информацию о закупке размещает на специальном портале для тендеров. В назначенный день рассматривает все предложения, подводит итоги и выбирает поставщика.

Виды тендеров

Тендеры разделяют на несколько типов, в зависимости от критериев и условий.

По организатору

В зависимости от того, кто является организатором конкурса, различают следующие типы тендеров:

1. Коммерческие.

Проводятся добровольно различными частными, негосударственными компаниями (любыми) в целях достижения экономии. В основном это закупки для собственных нужд.

Во время таких тендеров действия участников регулируются внутренними положениями, Гражданским кодексом РФ и Федеральным законом от 26.07.2006 № 135-ФЗ «О защите конкуренции» (в ред. от 24.04.2020; далее — Федеральный закон № 135-ФЗ).

2. Для отдельных юридических лиц, в уставном капитале которых доля участия РФ, муниципального образования или субъекта РФ в совокупности превышает 50 %.

Такие тендеры проводят учреждения, которые принадлежат государству полностью или частично, а также естественные монополии и фирмы с регулируемой деятельностью. При организации закупок они руководствуются внутренними положениями и Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, услуг или работ отдельными видами юридических лиц» (в ред. от 24.04.2020; далее — Федеральный закон № 223-ФЗ).

Например, энергетические, нефтегазовые и горнодобывающие структуры при необходимости организуют тендер по указанному Федеральному закону № 223-ФЗ. При этом положения о закупках они, как правило, выставляют в открытый доступ. Именно так делают «Газпром» и РЖД.

3. Государственные.

Их проводят в соответствии с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (в ред. от 24.04.2020; далее — Федеральный закон № 44-ФЗ) муниципальные и бюджетные учреждения, государственные организации.

Например, если необходимо выбрать подрядчика для капитального ремонта общественных зон в многоквартирном жилом доме (общее имущество), следует руководствоваться Постановлением Правительства РФ № 615[1]. Если же школе нужна мебель, а больнице — оборудование, закупки будут проводить в соответствии с Федеральным законом № 44-ФЗ.

4. Международные.

Бывают как коммерческими (регламентируются международным и гражданским законодательством, а также внутренними положениями о закупках), так и государственными (регламентируются законодательством соответствующих государств).

По количеству этапов

По количеству этапов тендеры бывают двух типов:

1. Одноэтапные — без дополнительных обсуждений и встреч с участниками заказчик выбирает победителя исключительно на основании полученных предложений.

2. Двухэтапные — организатор после первого этапа отбирает пул наиболее интересных предложений, а на втором определяет среди них победителя. Перед финальным отбором участники имеют право дорабатывать свои заявки, а заказчик может уточнять требования к закупке.

Пример 3

Заказчик — производитель часов объявил тендер на закупку круглых стекол для циферблата. На первом этапе тендера получил предложения от компаний:

• «Клик-сервис» — 85 руб./шт.;

• «Коррида» — 90 руб./шт.;

• ИП Иванов — 79 руб./шт.;

• «Роллер» — 83 руб./шт.;

• «Сапфир» — 120 руб./шт.

После первого этапа заказчик выбрал компании «Роллер», «Клик-сервис» и ИП Иванова. При этом добавил уточняющее требование: твердость стекла — 9 из 10 по шкале Мооса. Компании выдвинули новые предложения:

• «Клик-сервис» — стекло твердости 9 из 10 по 83 руб./шт.;

• «Роллер» — 9 из 10 за 83 руб./шт.;

• ИП Иванов — твердость стекла 6,5 по 79 руб./шт.

Поскольку компания «Клик-сервис» предложила высокопрочное стекло и при этом немного снизила цену, она стала финальным победителем двухэтапного тендера.

По составу участников

По составу участников тендеры классифицируются на три типа:

1) закрытые;

2) открытые;

3) с ограниченным участием.

В закрытых тендерах участвуют только те компании, которые приглашены организатором (примерно как на вечеринке по приглашениям).

В открытых закупках могут принимать участие все желающие.

Тендеры с ограниченным участием проводятся для тех, кто соответствует специальным условиям. Например, это может быть условие наличия определенной квалификации или специализированного технического оборудования.

По способу закупок

В зависимости от способа закупок различают 5 видов тендеров:

1. Конкурс. Выиграть может тот, кто предложит наилучшие условия по тендеру.

Например, если организация ищет подрядчика для разработки корпоративных календарей, то, скорее всего, будет оценивать эскизы дизайнера и предложенную концепцию.

2. Аукцион. Главный критерий — цена. Победителем станет тот, кто предложит самую низкую стоимость.

3. Запрос предложений. Напоминает конкурс, где организатор выбирает предложение с наилучшими условиями. Ключевое отличие — сроки проведения не превышают 10 дней.

4. Запрос цен или котировок. Аналог аукциона, где выигрывает участник, предложивший самую низкую цену. Разница лишь в сроках — в данном тендере срок приема заявок ограничен (обычно не более недели).

5. Закупка у единственного поставщика. Неконкурентный способ закупки. В отличие от остальных видов здесь заказчик не выбирает, а просто заключает контракт с определенным исполнителем. Пример такого тендера — закупка услуг у компании-монополиста (отправка корреспонденции у Почты России или железнодорожных перевозок у РЖД).

К сведению

Тендеры могут одновременно иметь несколько характеристик из перечисленных.

Например, госучреждение может объявить закрытый аукцион, а коммерческая организация — выбрать открытый конкурс.

Как правило, тендеры ищут на ЭТП — электронных торговых площадках (их примерно 200). Новичкам рекомендуют стартовать с сайта госзакупок, где размещены все закупки по Федеральным законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ (рис. 1).

Основные правила участия

Для участия в публично-правовых закупках различных категорий конкретно оговоренных правил нет. Однако можно выделить общие принципы, которые прослеживаются в любых закупках.

Основные принципы закупок:

1. Принцип обеспечения конкуренции.

Определяется Федеральным законом № 135-ФЗ и помогает защищать свои права и интересы. Согласно данному принципу у всех участников закупок есть возможность принимать участие в торгах, и необоснованно отклонять их от этого нельзя.

2. Принцип информационной открытости.

Вся информация о тендерах должна быть доступной и открытой для каждого участника (исключение — специальные закрытые торги). Пример реализации этого принципа — публикация торговыми площадками извещений для неограниченного числа лиц о проведении конкурентных процедур.

Критерии отбора победителя тендера

При выборе поставщика критерии могут быть самыми разными: начиная от рейтинга надежности и заканчивая наличием побед.

Список требований у каждого заказчика свой. Например, заказчик может проверять потенциальных поставщиков на дееспособность и право, запросив соответствующую информацию в налоговой службе, оценивать надежность поставщиков посредством предварительного квалификационного отбора, который включает финансовый, специальный, технический и юридический аудит, и только после проведенного отбора составлять протокол о допуске к участию в конкурсе.

Мы рекомендуем

Заранее оговорить с заказчиком, какая форма подтверждения добросовестности его устраивает.

Кто может принимать участие в тендерах

Теперь уточняем: согласно Федеральным законам № 44-ФЗ и № 223-ФЗ участвовать в тендерах могут как юридические лица (в том числе индивидуальные предприниматели), так и физические. В Гражданском кодексе РФ также нет запретов — выиграть может каждый. Главное для участника:

• предоставить полный пакет документов;

• соответствовать требованиям;

• сделать самое лучшее предложение.

В качестве примера приведем аукцион на поставку молочной продукции для детсада № 7, в котором индивидуальный предприниматель обошел крупную компанию (рис. 2).

Еще один пример — победа физического лица в аукционе на покупку жилья для детей-сирот (рис. 3).

Но несмотря на широкие возможности, для физических лиц есть и ограничения. Физические лица не могут принимать участия в закупках, если есть следующие условия:

• членство в саморегулируемых организациях. Обычно требуется в инженерных изысканиях, проектировании и строительстве (для контрактов, превышающих 3 млн руб.). А вступать в СРО имеют право только юридические лица или индивидуальные предприниматели;

• наличие у участников лицензии. Лицензии нужны для определенных видов деятельности, например для частной охранной деятельности или телевещания. Получить лицензию физлица не могут — ее выдают только предпринимателям и организациям;

• закупки для субъектов малого предпринимательства. К участию в данном случае допускаются исключительно ИП и компании.

Важно!

Компания, которая сотрудничает с физическим лицом, обязана платить страховые взносы и НДФЛ согласно законодательству. А значит, исполнитель в данном случае получает на руки меньшую сумму, чем указано в контракте. Тем не менее шансы на победу есть у всех.

Как победить в тендере, не снижая цену

Вопрос риторический, так как все зависит от вида тендера. Существуют тендеры, где ключевым фактором определения победителя является именно цена. Например, если это запрос котировок либо аукцион, то лучше заранее определить предел, до которого вы готовы «снижать планку».

А вот в запросе предложений, как и в конкурсе, вполне может победить участник, предложивший лучшие условия (даже если его расценки выше). Например, для заказчика, который хочет выпустить корпоративные открытки, поставщиком может стать дизайнерское бюро, предоставившее самый привлекательный макет.

Некоторые компании выбирают нелегальные схемы, например, нейтрализуют конкурентов. Подобные действия могут привести к потере деловой репутации или повлечь соответствующие санкции от органов надзора. Поэтому использовать такие методы не стоит.

Как молодой компании выиграть тендер

В определенных видах закупок важен опыт работы и деловая репутация. Например, эти факторы обязательно учитываются в конкурсах при оценке заявок наряду с ценой. Поэтому молодой компании победить в тендере очень сложно, особенно если есть много конкурентов.

Однако бывают случаи, когда участник выигрывает лишь потому, что стал единственным, кто правильно оформил заявку. А значит, опускать руки и отказываться от участия не стоит — пробуйте.

Что такое тендерное сопровождение и в чем его преимущества

Тендерное сопровождение — относительно новый вид услуг. Заключается в том, что специалисты помогают желающим подготовиться к тендеру и победить. Они могут сопровождать клиента на всех этапах либо просто подобрать подходящий тендер и подготовить необходимый пакет документов. Для новичков, никогда ранее не участвовавших в тендерах, это может стать «спасательным кругом».

Как выбрать специалиста?

1. Попросите тендерного специалиста, чтобы он показал результаты своей работы.

Например, он может дать ссылки на тендеры, которые его клиенты выиграли. Свяжитесь с любым победителем закупки и выясните, готов ли он рекомендовать данного тендерного специалиста.

Контакты победителей закупок по Федеральному закону № 44-ФЗ можно найти в реестре контрактов на сайте госзакупок — просто откройте карточку контракта (рис. 4). В других случаях информация о поставщиках может быть не обнародованной (это позволяет закон).

2. Изучите рейтинг потенциального исполнителя, прочтите отзывы о его работе.

Платформы, которые предлагаю такие услуги, обычно следят за достоверностью информации и блокируют мошенников, на которых поступают жалобы.

Учитывайте, что специалисты наивысшей категории имеют широкий спектр инструментов и знаний, начиная от составления обоснованных запросов и подачи жалоб в контролирующие органы (например, в Федеральную антимонопольную службу) до обжалования действий заказчика в судах. Благодаря этому тендерные специалисты могут влиять на закупки и как результат — на итоги торгов.

Универсальных правил, которые помогут победить на любых торгах, нет. Это не одно разовое действие, выполнив которое, можно получить гарантию выигрыша тендера, а комплекс мер, о которых важно подумать заранее, чтобы все предусмотреть. Только так удастся избежать многих «подводных камней» (даже созданных самим заказчиком нарочно либо случайно) или вовремя их обойти.

Как предотвратить ошибки, чтобы выиграть тендер

Зачастую компании, которые вполне могли бы стать победителями тендера, допускают мелкие ошибки и сводят на нет все старания, лишаясь шанса выиграть. Например – ошибаются со сроком подачи заявки или предоставляют не те документы.

10 простых советов, которые помогут избежать ошибок и выиграть тендер:

1. Вовремя отправьте заявку.

Поскольку в тендерах обычно строгие дедлайны, тщательно следите за сроками подачи заявок. Если пришлете заявку позже указанного срока, ее попросту не примут. Поэтому документы лучше отправлять заранее — как минимум за день-два до обозначенного дедлайна.

Сроки подачи заявок обычно указаны в общих сведениях о закупке (рис. 5).

2. Внимательно читайте закупочную документацию.

Особое внимание обратите на техзадание. Иногда условия для поставщика невыгодные. И если участник прочел документацию по диагонали, чтобы побыстрее собрать нужные документы, а потом увидел малопривлекательные нюансы, отказаться он уже не сможет. Выполнять контракт в любом случае придется. Хорошо, если удастся сработать в ноль, но бывает, что такие невнимательные победители уходят в минус.

3. Нет смысла прилагать документы, которые заказчик не просил.

Помните: чем больше документов, тем выше риск совершить ошибку. Кроме того, организатор может решить, что вы просто невнимательно прочли требования.

С другой стороны, не поленитесь заполнить все документы, которые запросил заказчик. Например, если организатор просит перечень документации, никак не связанной с тендером, вполне возможно, что этого требует внутренняя политика либо служба безопасности.

4. Правильно заполняйте документы.

Все нужно подписывать ручкой с синими чернилами.

Любая неточность, отсутствие конкретики или недостоверная формальность может стать основанием для отклонения заявки участника и причиной многотысячных потерь.

На практике доказано, что при проверке первых строк заявок по формальным признакам отклоняют каждую третью заявку.

5. Будьте активны.

Даже если вы не подходите под заявленные условия — действуйте. Не стоит отказываться от участия сразу. Предложите заказчику лучшие условия, нежели те, что он установил. Вполне возможно, что так вы выделитесь на фоне остальных участников-конкурентов.

Иногда заказчик соглашается на аналоги продукции, указанной в закупках. Подобная практика широко распространена при закупке контрольно-измерительных приборов, расходных материалов (картриджи, офисные принадлежности и т. д.), электротехнической продукции (светотехника, кабель и др.).

Например, рассмотреть аналоги при сохранении уровня качества продукции готовы также такие знаменитые компании, как «ЮИТ-Казань» и Поволжский филиал компании «МегаФон».

6. В стоимость своего предложения не забудьте включить НДС, если работаете на общей системе налогообложения и платите налоги.

Если вы этого не сделаете, на налоги придется отдать пятую часть от суммы контракта. Исправить это (добавить НДС к цене) задним числом не получится.

7. Адекватно оценивайте свои возможности.

Предлагайте условия с минимальной для себя выгодой, по которым вы готовы работать. Не давайте цену, способную привести к убыткам. К тому же, об этом могут узнать постоянные клиенты, и ваша репутация пострадает.

А если наоборот, вы предпочитаете устанавливать цену «с запасом», в надежде снизить ее позже, чтобы победить в следующем этапе, предварительно убедитесь, что этот следующий этап запланирован. Ведь закупки чаще всего производятся в один этап: заказчик, получив предложения от участников, выбирает лучший вариант и заключает контракт.

8. Следите за изменениями в законодательстве.

Изменения в Федеральный закон № 44-ФЗ вносят довольно часто — практически каждый месяц в закон добавляют новые правки.

Что касается закупок по Федеральному закону № 223-ФЗ, надо учитывать, что там определены лишь ключевые принципы. Значит, заказчики имеют право разрабатывать собственные положения, в соответствии с которыми они будут проводить закупки.

Учитывайте, что каждый заказчик заботится в первую очередь о своих интересах, поэтому перед подачей заявки детально изучите положение о закупках (это документ с детальным описанием процедуры). В нем могут быть прописаны завуалированные пункты. Например, о том, что даже если по цене участник выиграл аукцион, с ним могут не заключить контракт.

В тендерах по Федеральному закону № 44-ФЗ это исключено — контракт с победителем должен быть заключен в обязательном порядке.

9. Покажите, что вы — профессионал своего дела.

Как это сделать? Предоставьте скептически настроенному заказчику портфолио, гарантии или отзывы и рекомендации от других клиентов (желательно авторитетных, известных). Акцент в предложении делайте на небольшой цене, отличных условиях и безупречном качестве своих товаров или услуг.

Но не забывайте, что ваши реальные возможности должны соответствовать предъявленным требованиям, иначе никакого сотрудничества не получится.

10. Регулярно принимайте участие в тендерах.

Даже если вы не победили в первом-втором тендере, не расстраивайтесь и не отказывайтесь от участия в дальнейшем. Это ошибка большинства новичков — они делают неправильные выводы о том, что не смогут получить контракт, и прекращают попытки.

Однако для достижения результатов нужно стабильно практиковаться — участвовать в тендерах. Регулярные тренировки — залог успеха и дальнейших побед в любом деле.

Важно!

Даже если вы, кажется, предусмотрели все, не забывайте о человеческом факторе и дайте себе право на ошибку. Не нужно себя корить, если выиграть тендер не удалось. Каждый учится на собственных ошибках. Набравшись достаточно опыта, вы рано или поздно все равно достигнете успеха. Так что — дерзайте!

Некоторые предприниматели уверены, что в тендерах побеждают только «свои», а другие в это время стабильно участвуют в закупках и получают клиентов. Разбираемся, что такое закупки и может ли малый бизнес в них заработать.

Содержание статьи

1. Что такое тендеры и какие они бывают
2. Где проходят тендеры и как выбирают победителей
3. В каких тендерах лучше участвовать малому и среднему бизнесу
4. Как стать участником тендера
5. Как участвовать в тендерах и побеждать
6. Как найти подходящий тендер
7. Какие ошибки допускают новички в тендерах

Что такое тендеры и какие они бывают

Начать нужно с того, что в российском законодательстве нет понятия «тендер». Это слово часто используют в обиходе, но это скорее жаргонизм. Поэтому нужно выучить и термин — «закупка». Именно это слово используют в документации.

В закупках участвуют заказчики и поставщики (участники). Первые ищут исполнителей для работуслуг или продавцов товаров. Соответственно, поставщики пытаются стать исполнителями или продавцами.

Предприниматели участвуют в 3 видах тендеров:

• 44-ФЗ. Закон регулирует закупки государственных (муниципальных) органов и предприятий. Они тратят бюджетные деньги, и государство следит за обоснованностью трат. Бюджетники не могут что-то купить или сделать без закупок.
• 223-ФЗ. По этим правилам закупаются компании с государственным участием. Например, Газпром или РЖД. Они тратят свои деньги, но влияют на жизнь людей. Поэтому расходы находятся под контролем, чтобы не пострадали потребители. Например, чтоб не допустить повышения тарифов из-за неэффективных затрат.
• Коммерческие закупки. Это тендеры коммерческих заказчиков, которые самостоятельно определяют правила и критерии для выбора поставщиков.

Закупки отличаются требованиями к документации, способами проведения, сроками.

Давайте рассмотрим логику закупок с точки зрения всех сторон:

• Государство хочет, чтобы бюджетные деньги тратились с умом. Например, чтобы ремонт школы или больницы сделала компания, которая честно заслужила это право, а не знакомые чиновников.
• Заказчики не тратят время на поиск исполнителей, согласование деталей и цены. Они объявляют закупку, прописывают требования и стоимость. Затем смотрят претендентов и выбирают выгодное предложение.
• Предприниматели без рекламы выходят на клиентов, которым нужны услуги или товары.

Где проходят тендеры и как выбирают победителей

Сегодня большинство закупок проходит в электронном виде на ЭТП (Электронная торговая площадка). Это платформы, где регистрируются заказчики и поставщики.

Государственные заказчики имеют право торговаться только на 8 ЭТП:

• ЕЭТП
• РТС-тендер
• Сбербанк-АСТ
• ЭТС
• ГУП «Агентство по госзаказу РТ»
• РАД
• ТЭК-Торг
• ЭТП ГПБ

Остальные выбирают любые площадки с нужными заказчиками и поставщиками. Например, B2B-Center или OTC-Tender.

Если говорить о способах проведения, то заказчики чаще всего используют 2 варианта:

• Аукцион. Например, компания проводит обучение персонала. Назначается НМЦК (начальная максимальная цена контракта) в 1 миллион рублей. После этого собираются заявки участников. В назначенный день претенденты анонимно в онлайн-режиме снижают цены: кто-то готов выполнить заказ за 950 тысяч, а другие за 800 тысяч. Победит тот, кто предложит самую низкую цену, которую не перебьют.
• Конкурс. Автомобильный дилер ищет клининговую компанию для салонов. Объявляет закупку и ждет предложений поставщиков. Одна компания выполнит работы за 350 тысяч в месяц, а другая за 430 тысяч. Заявки рассматривают в комплексе и выбирают более дорогое предложение. Потому что поставщик делает уборку с помощью экологичных средств и бонусом предлагает 1 раз в квартал генеральную уборку любого салона.

У этих способов есть и упрощенные варианты. Заказчики применяют «Запрос предложений», чтобы изучить рынок и узнать, какие варианты существуют. Если нужна низкая цена, то объявляют «Запрос котировок». Участники дают предложение один раз, а заказчик выбирает самое дешевое.

В каких тендерах лучше участвовать малому и среднему бизнесу

Нужно объективно оценивать шансы и возможности. Если нефтеперерабатывающий завод закупает трубы, то вряд ли заказ выполнит ИП без собственного производства. Он не пройдет квалификационный отбор и заявку отклонят на первой стадии.

Рафаил Валиев, основатель и генеральный директор ООО «Научно-производственный центр «НовАТранс» считает, что бизнес обязательно должен участвовать в тендерах:

«Для некоторых отраслей МСП тендеры могут быть ключевым каналом продаж. Наш научно-производственный центр занимается разработкой и производством аппаратных и электронных обучающих продуктов с применением VR/AR-технологий для железнодорожной отрасли, поэтому тендеры – один из важных каналов продаж с начала существования компании (более 10 лет)»

Нужно участвовать в закупках, где заказчик ищет исполнителя с подходящей компетенцией. Тем более в 44-ФЗ и 223-ФЗ есть специальные закупки для представителей МСП.

Илья Кириллов, управляющий партнер в юридическом бюро Law & Wise уверен, что небольшие компании найдут клиентов в закупках:

«Государство заинтересовано в развитии малого бизнеса, и в законе предусмотрена поддержка в рамках закупок. Это обязанность заказчиков по 44-ФЗ осуществлять 15% своих годовых закупок у МСП и (или) СОНКО (социально ориентированных некоммерческих организаций). Есть возможность проведения заказчиками закупок только среди МСП и СОНКО, что исключает необходимость конкурировать с крупными игроками рынка»

В целом лучше участвовать в тендерах как можно чаще. Конечно, не всегда будут победы, но появится опыт и возможность анализа. На самом деле у небольших предпринимателей есть шанс победить и на фоне крупных игроков.

Семен Теняев, глава группы компаний «ВБЦ» уверен, что и у небольших компаний есть преимущества:

«Существуют тендеры, где у небольших компаний и ИП есть шанс победить крупных конкурентов. Помимо преференций, прописанных в законодательстве, есть чисто конкурентные преимущества. Часто небольшой бизнес предлагает более низкую цену на товары или услуги за счет экономии на административных расходах, штате, отсутствии внутренней бюрократии, лучше настроенных бизнес-процессах»

Как стать участником тендера

В закупках участвуют юридические и физические лица, ИП, самозанятые. Все зависит от условий, которые выставляет организатор тендера. Если речь идет о крупных партиях для федеральной компании, то обычный «физик», конечно, не справится.

Для большинства закупок есть и общие требования:

• У предпринимателя нет долгов перед бюджетом;
• Отсутствие процедуры банкротства;
• У руководителей нет судимости за экономические преступления;
• Компания состоит в реестре МСП, если участвует в закупках для малого и среднего бизнеса.

Дальше нужно выбрать подходящую ЭТП и пройти регистрацию. Для этого оформляют электронную подпись и готовят пакет документов. Обычно это стандартный набор: ЕГРЮЛ, ИНН и прочее. Заказчики, в свою очередь, имеют право требовать дополнительные документы. Например, лицензию или бухгалтерский баланс.

Затем на электронной торговой площадке подбирают тендер и подают заявку на участие. После этого ждут результатов закупки и если победили, то заключают контракт.

Как участвовать в тендерах и побеждать

Нужно составить заявку так, чтобы заказчик не отклонил ее на самом первом этапе. Предложение должно быть подготовлено так, чтобы с вами было выгодно работать.

Александр Кузнецов, главный специалист Учебного центра АО «ТЭК-Торг» подчеркивает главную задачу поставщика:

«Наиболее успешная стратегия в тендере — понимание требований заказчика. Для победы нужно предложить привлекательные условия поставки, которые оцениваются по специальным критериям, установленным в документации. В каждой конкретной закупке они могут отличаться — по аукциону достаточно предложить только самую низкую цену, а вот при конкурсе заказчик может оценивать еще и срок поставки, опыт участника и другие показатели»

Кроме этого, есть и небольшие хитрости, которые помогут взять заказ не полностью, а частями. Рекомендует Семен Теняев:

«Лайфхак для небольших компаний — кооперация с другими небольшими компаниями. В большинстве тендеров это разрешено (надо смотреть документацию). Так проще получить крупный контракт. Например, заказчик установил дополнительные критерии оценки (опыт участия, наличие трудовых и квалификационных ресурсов, лицензий). У одной компании опыт, а другая поставляет товар или выполняет услуги с большой скидкой, третья обладает необходимыми лицензиями.

Подав коллективную заявку, партнеры значительно повышают шансы на победу в тендере. Можно забрать часть контракта, выступая в роли субподрядчика, если заказчик закупает широкую номенклатуру, а вы предложите генподрядчику (победителю тендера) часть товаров или услуг на взаимовыгодных условиях»

Важно анализировать закупки. Если не победили, то посмотрите, какие условия предложили конкуренты. Возможно, в следующем тендере вы скорректируете заявку.

Если говорить про аукцион, то здесь надо заранее знать, как сильно вы готовы снизить цену, чтобы сделать все быстро. Своим опытом делится Рафаил Валиев:

«У нас был аукцион, где стояла задача выиграть с минимальным снижением цены. Вместе с нами участвовал конкурент. За основу стратегии наш тендерный специалист взял метод быстрого шага со снижением по 0,5% от начальной максимальной цены. С первых минут стало понятно, что борьба будет напряженной – конкурент был настроен решительно, не отставал в шагах и не собирался сдаваться. В какой-то момент аукциона он задумался и сделал небольшую паузу в шагах, что дало нам фору и позволило шагнуть не на 0,5%, а на 1%, и этим еще больше смутить конкурента.

Когда в ходе аукциона снижение цены достигло 7%, наш тендерный специалист сумел подловить момент и сделать шаг одновременно с конкурентом. В результате у нас с конкурентом были выставлены одинаковые стоимости, но победа досталась нашей компании. По регламенту аукциона, если два участника подают одинаковую цену, то автоматически побеждает тот, кто выставил низкую стоимость раньше. По протоколу выяснилось, что мы опередили конкурента на 5 миллисекунд. То есть фактически выставили минимальную стоимость, а конкурент через 5 миллисекунд эту стоимость просто подтвердил. Таким образом, мы одержали победу и при этом сумели снизиться в цене всего на 7,5%, то есть забрали контракт по стоимости, которая была даже выше ожидаемой»

Как найти подходящий тендер

Закон требует, чтобы заказчики по 44-ФЗ и 223-ФЗ публиковали свои закупки на сайте Единой информационной системы (ЕИС). Там через поиск можно найти закупки нужных заказчиков или посмотреть, где участвуют конкуренты. Это поможет подобрать нужный тендер.

Михаил Александров, руководитель представительства удостоверяющего центра «ИжТендер» в Санкт-Петербурге, рекомендует использовать специальные сервисы:

«С коммерческими закупками гораздо сложнее. В России более 6000 коммерческих ЭТП, где размещается информация о тендерах. Трудно вручную отслеживать такое количество площадок. Поэтому для поиска коммерческих тендеров используют специальные агрегаторы закупок или программы. Например, бесплатный сервис poisktenderov.ru»

Можно заказать тендерное сопровождение на аутсорсинге. Специалисты найдут подходящую закупку, подадут заявку и доведут дело до заключения контракта.

Какие ошибки допускают новички в тендерах

Ошибок не так много, но все они приводят к серьезным проблемам:

Ошибки в документах

Закупочная документация — это самое главное в тендерах. Малейшая ошибка дает основание для отклонения закупки. Например, заказчик написал, что размер деталей указывается в миллиметрах, а поставщик написал сантиметры. Это ошибка.

Неправильное финансовое планирование

Если участвуете в аукционе, не стоит стремиться победить любой ценой. Нужно заранее определить цену, ниже которой падать нельзя. При этом цена должна быть такая, чтобы бизнес получил прибыль. Это касается и конкурса: участвовать в тендерах нужно для денег, а не просто так.

Кроме этого, в торгах по 44-ФЗ есть обеспечение заявки и контракта. То есть надо дать заказчику денежную гарантию, что поставщик готов выполнить все условия контракта.

Поясняет Михаил Александров:

«Заказчик обязан отклонить победителя торгов, если тот на момент подписания контракта не предоставил обеспечение. Размер обеспечения определяется законом 44-ФЗ и составляет от 0,5 до 30 % НМЦ контракта. Конкретная сумма указывается в закупочной документации. Обеспечение предоставляют живыми деньгами на счет заказчика и банковской гарантией. У банка должна быть специальная аккредитация от Минфина»

Срыв сроков

В закупках все важно делать в отведенные сроки: от подписания договора до выполнения обязательств. Если с обычными контрагентами реально договориться по отсрочкам, то в закупках это трудно. Крупные государственные заказчики за любое опоздание могут разорвать договор, не оплатить работу и отправить исполнителя в реестр недобросовестных поставщиков.

Мысли, что все куплено

Это не так. Закупки с каждым годом прозрачнее. Конечно, у заказчиков остаются способы отдать победу «своим» поставщикам, но это реально обжаловать в ФАС. В целом, если грамотно участвовать в тендерах, то этот канал принесет прибыль.

Участие в тендерах — это возможность найти клиентов, которые заранее заинтересованы в ваших товарах и услугах. Для начала нужно самостоятельно разобраться во всех аспектах, чтобы набраться опыта. Если закупок станет много, то можно нанять в штат отдельного тендерного специалиста.

Как выиграть тендер: пошаговая инструкция

Тендер — отличный шанс для любой компании. Он позволит заявить о себе, укрепить свою репутацию и не в последнюю очередь хорошо заработать на крупном заказе. Однако правила проведения тендеров в России достаточно сложны, и следует знать обо всех подводных камнях, если хочется не только поучаствовать в тендере, но и выиграть его.

С чего начать выигрывать тендеры: выбираем заказчика с учетом профиля — шаг 1

Первое, что требуется сделать для участия в тендере — найти подходящего заказчика. Сразу стоит отметить, что тендеров проводится очень много, но — поскольку большинство организаций, особенно небольших, не может принимать участие в десятках конкурсов одновременно — к выбору заказчика стоит отнестись очень серьезно. Компании, которая хочет подать заявку на участие в тендере, нужно оценить здраво и беспристрастно как минимум два момента:

Компания заказчика. Вам предстоит собрать информацию по следующим направлениям:

• какие конкурсы проведены компанией-заказчиком;
• кто становился победителем;
• сколько раз;
• как заказчиком выполнены обязательства перед добросовестным исполнителем и выполнены ли.

Собственные возможности:

• финансовые. Участие в тендере сулит прибыль, но и требует определенных финансовых вложений как на стадии подготовки к участию, так и нередко в процессе исполнения заказа. Сможете ли вы справиться своими силами или придется прибегнуть к помощи кредитных организаций?
• трудовые. Для ведения участия в тендере требуется определенный ресурс — вам придется подготовить всю необходимую документацию, провести презентацию товаров и услуг перед заказчиком и прочее. Есть ли у вас в компании люди с соответствующей квалификацией или придется обратиться за помощью к специалистам?

Кроме того, при выборе тендера нужно учитывать следующие аспекты:

• величина контракта;
• вид тендера:

• Открытый или закрытый. Большинство тендеров — открытые, то есть принять участие в них может любой желающий. Информации о закрытых тендерах вы в свободном доступе не найдете, поскольку все вероятные участники получают персональные приглашения. Чаще всего закрытый тендер проводится тогда, когда его исполнение связано с коммерческой или государственной тайной.
• Коммерческий или государственный. Коммерческие тендеры может устраивать любая коммерческая организация, она же и определяет критерии отбора победителей. Государственные тендеры, организаторами которых могут быть как органы госуправления, так и государственные корпорации, очень строго регулируются Федеральным законом № 44-ФЗ, определяющим порядок проведения тендера и определения победителей.

Изучаем конкурсную документацию — шаг 2

Прежде чем начинать сбор документов для участия в тендере, нужно внимательно изучить документацию, предоставленную самим заказчиком, — она доступна в ЕИС (единой информационной системе госзакупок) или на ЭТП (электронной торговой площадке). Как правило, документация включает в себя проект договора, технические задания и спецификации, при необходимости — сметы и проекты. Недостаточно просто бегло просмотреть все это — вам необходимо тщательно изучить каждый документ, сопоставить требования заказчика и ваши возможности, учесть и его пожелания к исполнителю или поставщику (срок работы компании на рынке, опыт участия в тендерах), принципы определения победителей и другие условия, которые могут быть выдвинуты при проведении коммерческих тендеров.

Уточняем детали и обращаемся за разъяснениями — шаг 3

Каждый участник тендера имеет право обратиться к заказчику за дополнительной информацией или уточнениями (это нередко требуется, если документация оформлена с ошибками, что случается). Запрос разъяснений анонимен, он составляется в свободной форме и публикуется на ЭТП. Важно знать, что направлять такой запрос можно не позднее, чем за 72 часа до окончания срока принятия заявок (или за 5 дней до окончания приема заявок, если речь идет об открытом конкурсе). При этом заказчик обязан предоставить разъяснения в течение двух календарных дней. Если в установленные законом сроки ответа получено не было, вы имеете право подать жалобу в ФАС. Согласно 44-ФЗ на каждый тендер можно направлять до трех запросов-разъяснений.

Собираем документы для подачи заявки на участие в тендере — шаг 4

Это один из самых трудоемких этапов подготовки к тендеру. Для участия в тендере нужно предоставить необходимый минимум документов, определенный законодательством:

• Документы, подтверждающие информацию о компании (название, адрес, ИНН);
• Выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП;
• Документ, подтверждающий полномочия сотрудника, подающего заявку (копия решения о назначении на должность или доверенность);
• Документы, подтверждающие соответствие компании требованиям к участникам конкурса;
• Копии учредительных документов компании;
• Документы, подтверждающие внесение обеспечения заявки на участие (платежное поручение или банковская гарантия).

Но в некоторых случаях требуются и дополнительные бумаги — например, документы, которые подтверждают соответствие участника ограничениям, установленным заказчиком. Кроме того, заказчик коммерческого тендера вправе потребовать любые другие документы — например, справку об отсутствии налоговой задолженности.

На аспекте обеспечения заявки на участие стоит остановиться подробнее — именно с этим документом связаны основные трудности. Обеспечение заявки — это своего рода гарантия серьезности ваших намерений. Оно удостоверяет, что в случае победы вы не передумаете и не станете уклоняться от подписания контракта. Обеспечение заявки возвращается после подписания договора. Однако до этого момента вам нужно изыскать средства в требуемом объеме. Есть два варианта: изъять часть средств из оборота или предоставить банковскую гарантию — кредитный продукт, созданный специально для этих целей. Второй вариант предпочтительнее, поскольку вам не придется жертвовать (пусть и временно) деньгами компании.

Это важно!
Список банков, имеющих право выдавать банковскую гарантию, опубликован на сайте Минфина России и ежемесячно обновляется.

Оформляем тендерную заявку — шаг 5

Образец оформления тендерной заявки можно найти в конкурсной документации. Она состоит из двух частей: собственно заявки и списка прилагаемых к ней документов — о них мы писали выше. Заполнять тендерную заявку нужно крайне внимательно, поскольку малейшая ошибка или неточность может стать причиной недопущения к тендеру.

Подаем заявку на участие в тендере — шаг 6

Каждый заказчик устанавливает жесткие сроки окончания приема заявок. Окно между датой объявления тендера и последним днем приема заявок зависит от суммы контракта. Если она превышает 3 миллиона рублей, то между этими двумя датами должно быть не менее 20 дней. Если сумма меньше 3 миллионов рублей, этот срок должен быть не менее 7 дней.

На заметку
До окончания срока приема заявок вы имеете право отозвать свою заявку или внести в нее изменения.

Подача заявки в электронной форме на ЭТП возможна лишь в том случае, если вы аккредитованы на данной площадке и можете предоставить электронную цифровую подпись (ЭЦП). Обе части заявки должны быть отправлены одновременно. После ее регистрации оператор пришлет вам подтверждение того, что заявка получена.

Презентуем компанию — шаг 7

Нередко заказчик, обратив внимание на компанию, хочет увидеть ее презентацию. Это важный шаг — вам предстоит продемонстрировать все достоинства вашей организации и выгоды от сотрудничества с вами. Поэтому презентацию не следует делать впопыхах, она должна быть наготове. Обязательно стоит включить в нее наглядные видеоматериалы, инфографику, конкретные факты — все, что позволит потенциальному заказчику составить полное (и лестное!) мнение о вашей компании буквально за несколько минут.

Ожидаем результатов проведения тендера — шаг 8

После того как пройдены все предыдущие шаги, вам остается только ждать результатов. Протокол подведения итогов будет опубликован заказчиком тендера на ЭТП в течение 3 дней после его составления. И если вы все сделали правильно, у вас будет очень неплохой шанс оказаться победителем.

Проведение тендеров для компании-новичка — непростой процесс. Сложнее всего правильно оформить все необходимые документы и обеспечить себе банковскую гарантию. Именно ради экономии времени и снижения риска ошибок многие компании, не имеющие собственного тендерного отдела и не располагающие свободными средствами, обращаются за помощью к специалистам.