Как составить тендерное задание

Здравствуйте, дорогие коллеги!

Совсем недавно мы разбирали с Вами, что такое Тендер, для чего он нужен и какие преимущества даёт организатору конкурса. В статье я вскользь касался вопроса оформления конкурсной документации и обещал в самом ближайшем будущем посвятить этому вопросу отдельную статью.

Сегодня мы как раз поговорим об этом вопросе – мы рассмотрим, что такое тендерное задание, как оно может выглядеть, из каких разделов состоять и какую информацию в себе содержать.

Вне зависимости от Ваших потребностей и предварительной стоимости предмета конкурса (услуги, материалы), настоятельно рекомендую Вам максимально ответственно и качественно готовить тендерное задание.

Почему? Во-первых, Вам необходимо, чтобы содержание документа было понятным для каждого участника; во-вторых, оно должно быть полным, чтобы максимально отражать суть того, что необходимо сделать; в-третьих, итогом рассмотрения тендерного задания конкурсантами должны стать коммерческие предложения, абсолютно одинаковые по форме (для наглядности и простоты сравнения) и не допускающие двойных толкований. И, конечно, Вам необходимо подстраховать себя и перед заключением договора получить от победителя тендера пакет документов, необходимых для проверки подрядной организации.

В рамках своей деятельности я достаточно часто проводил конкурсы по различным видам работ и сформировал для себя простую и эффективную форму конкурсной документации, которую и предлагаю Вам рассмотреть. Образец формы Вы можете найти в галерее к данной статье.

Тендерное задание состоит из следующих основных разделов:

1. Общие сведения
2. Правомочность участников конкурса
3. Квалификация участников конкурса
4. Содержание конкурсной документации
5. Документы конкурсной заявки
6. Основные обязанности участника при выполнении работ
7. Срок подачи конкурсных заявок
8. Валюта и стоимость конкурсного предложения
9. Тендерное (техническое) задание
10. Приложение № 1. Информация об участнике
11. Приложение № 2. Коммерческое предложение
12. Приложение № 3. Список документов, предоставляемых организациями-контрагентами до заключения договоров и совершения иных сделок.

Рассмотрим каждый раздел более подробно.

Общие сведения

Раздел содержит информацию об организаторе конкурса (наименование юридического лица и бренд), официальное наименование объекта (например, бизнес-парк «Green House LX»), местоположение (фактический адрес), и, конечно, предмет конкурса, например «Предоставление услуг  по очистке и дезинфекции вентиляционной системы воздуха и профилактические  работы по дезинфекции помещений».

Правомочность участников конкурса

В данном разделе указываются, если таковые имеются, ограничения на участие в конкурсе юридических лиц, а также информация о наличии лицензии, необходимой для осуществления деятельности, являющейся предметом конкурса.

Квалификация участников конкурса

Указываются минимальные квалификационные требования к конкурсанту, необходимые для того, чтобы претендовать на победу, например:

— наличие опыта аналогичной деятельности в Бизнес центрах класса «А»;

— наличие лицензий

— наличие в штате аттестованных руководителей со стажем не менее n количества лет;

— наличие в штате аттестованного технического персонала;

— наличие расчётного счёта в банке, входящего в ТОП-100 по версии сайта banki.ru;

— иные требования на усмотрение организатора конкурса.

Содержание конкурсной документации

В разделе кратко описывается состав конкурсной документации, например:

— техническое задание на выполнение работ;

— форма опросного листа (приложение № 1);

—  форма для заполнения коммерческого предложения (Приложение № 2);

— перечень документов, необходимых для заключения договора.

Документы конкурсной заявки

В данном разделе даются необходимые комментарии относительно документов, которые необходимо предоставить конкурсанту для того, чтобы соответствовать минимальным квалификационным требованиям. Целесообразно досконально точно описать, что именно и в каком виде необходимо предоставить.

Основные обязанности участника при выполнении работ

Работы, отражённые в техническом задании, совершенно очевидно необходимо выполнить в соответствии с определёнными условиями, удовлетворяющими как действующим нормативным и законодательным актам, так и требованиям Заказчика, например:

— гибкий график выполнения работ;

— компенсация подрядчиком ущерба, нанесённого  в процессе производства работ;

— необходимость предоставления комплекта документов в соответствии с условиями тендерной документации до заключения договора;

— обязательство удалить с объекта по требованию заказчика любое лицо в течение 24 часов и т.д.

Срок подачи конкурсных заявок

Небольшой раздел,  в котором указываются: контактное лицо от организатора конкурса с комплектом контактных данных (телефон, электронная почта, мессенджеры и др.), сроки предоставления коммерческих предложений и фактический адрес, куда необходимо передать оформленную конкурсную документацию на бумажном носителе. Отдельно подчеркну, что целесообразно обязать конкурсантов предоставлять коммерческие предложения исключительно на бумаге в непрозрачных конвертах.

Валюта и стоимость конкурсного предложения

В разделе отражаются основные финансовые условия:

— в какой валюте указывается ценовое предложение участника (рубли, доллары, евро);

— что включает в себя ценовое предложение (стоимость всех работ, являющихся предметом конкурса);

— необходимость включения в расценки, цены и общую стоимость конкурсной заявки участника всех возможных пошлин, налогов и сборов, которые участник конкурса уплачивает в связи с исполнением договора.

Тендерное задание

Представляет собой, по сути, обыкновенное техническое задание. Помимо описания характеристик объекта и перечня работ, в разделе указываются сроки выполнения и критерии конечного результата работ.

Приложение № 1. Информация об участнике

Краткий набор основных сведений об участнике конкурса, отражаемый в лаконичной табличной форме: наименование, организационно-правовая форма, юридический и фактический адреса, ФИО руководителя, контактный телефон и адрес электронной почты, банковские реквизиты.

Приложение № 2. Коммерческое предложение

Основная табличная форма, в которой участник конкурса предоставляет свое стоимостное предложение по выполнению работ. Форма должна быть всегда простой и не допускать неоднозначности. Это очень важный момент – дело в том, что Вам необходимо быстро и корректно сравнить предложения нескольких подрядных организаций, поэтому чрезвычайно важно, чтобы все участники заполнили её абсолютно одинаково.

Приложение № 3. Список документов

Тут всё достаточно просто. В интересах организатора конкурса, перед заключения договора с победителем тендера, проверить безопасность предстоящей сделки, особенно если речь идёт о многомиллионных контрактах.

Принципиально важно, чтобы каждый участник конкурса изначально понимал, какие документы ему необходимо предоставить, прежде чем он получит выгодный контракт в случае победы в тендере.

Ничего особенного в списке документов нет и, как правило, никаких сложностей этот раздел не вызывает. Зато у организатора конкурса есть все возможности проверить надёжность потенциального подрядчика и минимизировать свои риски.

Друзья, с описанием тендерного предложения мы закончили. Относительно образца формы тендерного задания пишите мне на почту vy@telluma.ru.

Искренне Ваш

Владимир Якимов

Техническое задание (ТЗ) к тендеру — это бриф, в котором клиент даёт исполнителю подробную информацию о своих потребностях и целях. Правильно составленное ТЗ не только включает достаточное количество сведений, но и позволяет избежать недопониманий в коммуникации. Как следствие, любые недочеты отражаются на качестве полученных предложений при подведении итогов. Каких правил стоит придерживаться, чтобы получить максимально точное предложение — читайте в инструкции Sostav.

Структура технического задания

Технические задания должны отличаться в зависимости от типа тендера. Тендер может быть на баинг, наружную рекламу, радио, изготовление рекламных материалов, стратегию, закупку и многое другое. Единого формата оформления ТЗ на рынке нет. Как правило, оно представляет собой документ в Word или презентацию и включает следующие элементы в соответствующем порядке:

1. описание бренда с вводными и экспозицией;
2. задачи;
3. бюджет;
4. механизм проведения тендера;
5. критерии оценки;
6. темплейт;
7. проверка контрагентов.

Как правило, пункты 1−3 относятся к первой части — к брифу, а пункты 4−5 описывают в конце технического задания — во второй части.

Первая часть

• Экспозиция

Важно донести глубокое понимание, что происходит на рынке и в компании. Никто лучше самого заказчика не знает, о чём бренд. Расскажите в ТЗ ценности бренда, какую нишу занимает, о его доле и конкурентах на рынке. Описание бизнеса, бизнес-цели, маркетинговые цели, коммуникационные цели и как это выливается в медийные задачи. Бизнес показатели, к которым клиент хочет прийти, целевую аудиторию. При указании последней лучше написать конкретный возраст и избегать обобщений вроде «молодая», «пожилая» и так далее.

Также у каждого бренда есть свой определенный комплаенс и понимание, в каких направлениях есть смысл развиваться, а в каких — нет. В первой части ТЗ эксперты советуют указать и эти моменты.

• Самочувствие бренда

Стоит рассказать потенциальному исполнителю о предыдущем опыте. Какие коммуникации проводили раньше, провели ли работу над ошибками, и может ли быть этот опыт релевантен для решения нынешних задач. Не стоит забывать и об активациях за пределами медиа.

• Маркетинговый календарь на ближайшее время

Рекомендуется подробно описать маркетинговый сплит, организованный ранее. Бывают ситуации, когда одна стратегия может пойти в разрез с другой, например, медийная с трейд-стратегией. Это говорит о кросс-влиянии всех маркетинговых инструментов друг на друга, следовательно, — их важно синхронизировать. По мнению директора по трансформации бизнеса Starlink (входит в ГК «Родная речь» ) Сергея Книжук, будет правильнее указать весь маркетинговый календарь, запланированный брендом. Это даст возможность агентству учесть уже имеющиеся у рекламодателя активации, и в своём предложении представить такую стратегию, которая усилит предыдущие.

• Задачи

Здесь заказчик описывает задачи рекламной кампании, а также требования к оказываемым услугам, проблемы и цели.

• Бюджет

Можно указать как фиксированный бюджет, так и оставить его на усмотрение агентства. Однако Книжук считает, что чётко зафиксированные бюджет и KPI значительно ограничивают исполнителя. Специалист рекомендует использовать определенные значения KPI и цену только в качестве ориентира, так как жесткая привязка может помешать получить наилучшее предложение.

По словам руководителя направления по развитию бизнеса Arena Андрея Бойко, заказчику как минимум стоит указывать вилку бюджета. К тому же, в ряде медиа — например, на ТВ — бюджет и его динамика напрямую влияют на цену. Не указывать его стоит только при ценовом этапе, когда есть зафиксированное задание, которое нужно купить как можно дешевле.

• Дебрифинг

Обычно после ознакомления с техническим заданием потенциальный исполнитель связывается с заказчиком и уточняет у него все детали напрямую. Такое общение называют дебрифингом. Дебрифинг как онлайн, так и при личной встрече, позволяет более внятно интерпретировать ТЗ и правильно расставить акценты. Эксперты советуют сделать этап дебрифинга обязательным, а не индивидуальным, чтобы агентства оказались в равных условиях. В противном случае многое начинает зависеть от навыка коммуникации отдельных сотрудников.

Вторая часть

• Описание механизма тендера

Здесь стоит описать, из каких этапов состоит тендер, и что будет происходить во время каждого из них. Бойко считает, что к этой части задания стоит подойти довольно формально, и детально описать каждый период процедуры: сроки проведения закупки, какие дополнительные материалы понадобятся от агентства, в каком формате и дедлайны сдачи. Книжук советует расположить описание тендера в самом начале задания или вовсе присылать в приложении вместе с приглашением в тендер.

Обычно тендер проводят в два этапа — стратегический и ценовой. Во время стратегического этапа агентства предлагают свой подход к решению задач клиента. Во время ценового — участники дают цены под конкретное задание. По словам Бойко, тендер может проводиться как в оба этапа, так и только в один (чаще ценовой), в зависимости от ситуации.

• Критерии оценки предложения

В задании важно указать критерии оценки предложений в зависимости от типа тендера. Некоторые заказчики делятся своими оценочными листами, где описывают, сколько баллов приходится на стратегию, по каким критериям оценивают, анализ конкурентов и прогноз по росту продаж. По словам Бойко, об этом забывают многие клиенты, что потом выливается в проблему при подведении итогов.

• Порядок оценки предложения

Эксперты также рекомендуют хотя бы в общих чертах описать порядок оценки предложения, чтобы направить агентство в нужное русло и объяснить, как будет приниматься решение. Например: «основным KPI на этапе сравнения предложений будет количество привлечённых лидов на фиксированный заявленный бюджет, которые впоследствии будет оцениваться по критериям из п. 6.4. (60%) и соответствие участника квалификационным требованиям (40%)».

Приложения

• Темплейт

Также важно предоставить темплейт — шаблон для заполнения условий, который позволяет унифицировать предложения и сравнить их друг с другом. Для разных медиа существуют разные ценовые темплейты. Для ТВ-плана, например, это может быть exel-файл с бюджетом для каждого телеканала и типа продаж. Клиенты, привыкшие работать в одном медиаканале, могут не понимать процесс формирования цены в другом. Поэтому на стороне заказчика должны быть специалисты или аудиторы, которые смогут помочь сравнить предложения.

• Проверка контрагентов

В конце технического задания нужно указать требования по проверке контрагентов. Обычно заказчики смотрят финансовую состоятельность и прозрачность — бух отчётность, ИНН, ОГРН, выписки об уплате налогов со штампами налоговой и другое. Также могут попросить доказать отсутствие претензий и участие в судах, полномочия подписантов договоров (устав, приказ о назначении генерального директора и тому подобное). Бойко советует указать все требования в виде списка отдельным приложением.

У некоторых государственных компаний такой список занимает 15 листов формата А4. Иногда подобная практика встречается и у коммерческих клиентов. Специалисты рекомендуют сфокусироваться только на самых необходимых пунктах. Иначе вместо того, чтобы погрузиться в задачи клиента, агентство большую часть времени готовит соответствующий набор документов.

Выводы

• Чем больше информации о компании вы предоставите, тем качественнее будет итоговое предложение.
• Чётко зафиксированные цена и KPI значительно ограничивают исполнителей, так как в данном случае нет возможности оптимизировать предложение. Эксперты советуют четко обозначить что-то одно: либо бюджет, либо KPI.
• Этап дебрифинга стоит сделать обязательным, чтобы поставить агентства в равные условия.
• Техническое задание — это не только способ доставки информации в агентство, но и способ унифицировать все предложения. Поэтому рекомендуется подготовить темплейты.
• Укажите порядок оценки предложения, чтобы направить агентство в нужное русло и объяснить, как будет приниматься решение.

Чтобы корректно определить задачи перед исполнителем, заказчик разрабатывает техническое задание. От правильности составленного техзадания зависит, будет ли удовлетворён заказчик результатом исполнения контракта. Разберёмся в основных вопросах, связанных с составлением технического задания для тендера.

Техническим заданием (ТЗ) называется документ, в котором описаны требования, предъявляемые заказчиком к товарам, работам или услугам. В ТЗ содержатся подробное описание и характеристики товара/работ/услуг и сроки поставки/выполнения/оказания.

Помимо термина «техническое задание», для обозначения требований заказчика к товарам (работам, услугам) также используются названия «спецификация», «проектно-сметная документация» и тому подобные.

Требования к техническому заданию законодательством не регламентируются, однако Федеральным законом от 5 апреля 2013 года № 44-ФЗ установлены чёткие правила к описанию объекта закупки. Согласно положениям указанного закона, ТЗ должно содержать показатели, с помощью которых определяется соответствие закупаемых товаров (работ, услуг) требованиям, установленным заказчиком (ч. 2 ст. 33). Кроме того, для этих показателей должны быть указаны минимальные и/или максимальные значения, а также значения, которые не меняются.

Техническое задание используется в документах при формировании начальной или максимальной стоимости контракта, в закупочной документации и заявке на участие в тендере, а также в качестве раздела контракта или приложения к контракту

Как составляется ТЗ на тендер

За формирование ТЗ отвечает контрактная служба (контрактный управляющий). При этом к составлению техзадания рекомендуется привлечь юристов и экспертов, имеющих необходимый опыт в конкретной области закупок. Документ с ТЗ утверждается руководителем заказчика или другим уполномоченным лицом.

Техзадание прилагается к извещению в виде отдельного электронного документа «Описание объекта закупки». Оно отличается в зависимости от объекта заказа. При закупке товара заказчик указывает в техзадании наименование продукции, место поставки, а также сроки и условия поставки. В качестве источников для описания объекта можно использовать:

• государственные стандарты;
• рекламу и каталоги;
• публичные оферты;
• исполненные контракты;
• официальные информационные источники уполномоченных органов и др.

Как правило, документ с ТЗ содержит таблицу с характеристиками. Указывая характеристики, необходимо учитывать нормирование. Предельные характеристики обозначены в специальном перечне товаров, работ и услуг (Постановление Правительства Российской Федерации от 2 сентября 2015 года № 927). На его основе заказчики формируют свои списки и устанавливают требования к количеству и наивысшей цене товаров, а также к их свойствам. Перечень характеристик зависит от категории товара.

Образец бланка для технического задания на тендер

Основное назначение технического задания — определить требования к объекту закупки. Согласно ч. 4 ст. 23 Федерального закона № 44-ФЗ, наименование закупки должно указываться в соответствии с каталогом товаров, работ, услуг (КТРУ), утверждённым Постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2017 года № 145.

Если объект закупки присутствует в КТРУ, заказчик должен описать его, как это предусмотрено каталогом. Если описание закупаемой продукции отличается от описания в КТРУ, заказчик обязан включить в него письменное обоснование.

Требования к выполнению ТЗ заказчик формирует на основании правил описания объекта закупки (ст. 33 Федерального закона № 44-ФЗ).

При составлении ТЗ необходимо основываться на положениях 44-ФЗ, а также в обязательном порядке соблюдать нормы законодательства (гражданского, бюджетного, антимонопольного).

Чтобы составить техзадание по 44-ФЗ, можно разбить документ на разделы:

• общая информация;
• сведения об объекте закупки;
• требования к исполнителю заказа;
• условия исполнения контракта;
• приложения к ТЗ (на усмотрение заказчика).

Этапы составления техзадания

1. Подготовить список терминов, понятий и сокращений, используемых в документе.
2. Указать полную информацию о заказчике:
• наименование организации;
• адрес организации или подразделения, отвечающего за госзакупку;
• режим рабочего дня, согласно внутреннему трудовому распорядку.
3. В сведениях о закупке указать:
• если закупка совместная — права и обязанности каждого заказчика;
• если закупка централизованная — сведения об уполномоченном органе (ч. 1 ст. 26);
• в случае привлечения экспертов — порядок их работы.
4. Обозначить исходные условия, влияющие на процесс исполнения контракта. Указать справочную, производственную, опытную информацию по контракту. Например, уточнить время обслуживания закупаемой техники.
5. Указать информацию об особенностях производственного процесса или архитектурного объекта заказчика, влияющие на процесс исполнения контракта. Например, при составлении техзадания на закупку мебели указать, что при доставке потребуется поднять заказ на пятый этаж вручную в связи с отсутствием лифта.
6. Указать точное месторасположение объекта и его полное описание (при необходимости). Эти данные нужны, например, при проектировании инженерных коммуникаций или для того, чтобы точно рассчитать стоимость ремонта.
7. Определить нормативно-правовую базу (в том числе, по объекту закупки, условиям и срокам исполнения, гарантийным обязательствам) и установить требования по её соблюдению для участников.
8. Определить условия нормирования госзакупки (ч. 1 ст. 19), указать наименование и обоснование объекта госзакупки, дать его максимально точное описание (ст. 33).
9. Определить и указать экологические особенности объекта закупки.
10. Указать количество (объём) закупаемых товаров, периодичность, а также срок поставки.
11. Определить и указать гарантийный срок, уточнить, в каком объёме должны предоставляться гарантии.
12. Описать требования к упаковке и маркировке закупаемой продукции.
13. Определить эксплуатационные расходы.
14. Указать необходимость монтажа и наладки.
15. Определить порядок поставки и приёмки закупаемой продукции.
16. Указать на необходимость обучения (испытания) лиц, которые будут использовать объект закупки.

• Главная
• Тендер

Как написать техническое задание для тендера

Составление технического задания (ТЗ) – важный этап подготовки к закупке. Разберемся в требованиях 44-ФЗ и приведем пример технического задания для тендера.

Понятие технического задания

ТЗ — это документ, который содержащит требования к объекту закупки и определяет условия и порядок ее проведения. Например, указываются детальное описание и характеристики товара (работ или услуг), а также сроки поставки, выполнения работ или оказания услуг.

Цель — зафиксировать задачи по осуществлению конкретного заказа и достижению результатов, ожидаемых заказчиком. Это исходный документ, который учитывает основное назначение.

ТЗ — внутренний документ, но оно публикуется вместе со всей документицией о проведении тендера.

Как написать техническое задание на тендер

К составлению задания, кроме самого работника контрактной службы (контрактного управляющего), рекомендуется привлекать квалифицированных экспертов, обладающих опытом в конкретной отрасли, а также юристов с практикой применения закона о контрактной службе, гражданского законодательства, и знанием норм антимонопольных служб. При таком подходе потребности заказчика будут отражены в полном объеме и случаи совершения ошибки при описании минимальны.

Руководитель заказчика или иное уполномоченное лицо утверждает данный документ.

Законом N 44-ФЗ не регламентировано содержание ТЗ, однако оно должно быть подробным, детальным и давать ясное представление о потребностях и нуждах заказчика. В связи с этим рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:

1. Указать полное наименование объекта с установлением объема закупаемых предметов, услуг.
2. Конкретизировать описание товаров, указав детально и четко функциональные, качественные и эксплуатационные характеристики.
3. Обозначить конечную дату или период времени, к которому ожидается достигнуть поставленный результат закупки или установить график оказания услуг.
4. Установить требования к гарантии, гарантийному обслуживанию и объему предоставления гарантий качества.
5. Зафиксировать иные существенные условия заказа: место доставки, условия поставки, монтажа, наладки, обучения.

Источниками для описания объекта могут служить государственные стандарты, исполненные контракты, реклама, каталоги, публичные оферты, официальные источники информации уполномоченных органов и др. Допускается применение любой коммерческой информации, достоверность которой не вызывает сомнений, в том числе путем направления запросов потенциальным участникам тендера.

Образец технического задания к тендеру

Скачать

Пример технического предложения для тендера

Скачать

Время прочтения: 7 минут

Тэги: бизнес-ориентированный подход, интернет-маркетинг, тендеры

О чем статья?

• Что такое техническое задание?
• Зачем писать подробное ТЗ?
• Что включает в себя качественное ТЗ?
• Что нужно помнить при составлении ТЗ?
• Как выбирается победитель в тендере?

Для кого эта статья?

• Руководителей отдела продвижения.
• Специалистов по тендерам.
• Рекламных агентств.

Что такое ТЗ?

Техническое задание на выполнение работ — это документ с полным описанием необходимых заказчику услуг. В нем обязательно указывается объем работ, условия их выполнения, сроки оказания услуг, требования к качеству, результат и гарантии.

Тематика торгов может быть разной, но говоря о digital-тендере, чаще всего подразумеваются работы по интернет-продвижению, поэтому на конкурс обычно попадает техническое задание на продвижение сайта или ТЗ на SEO.

Подрядчики просматривают предложения от заказчиков и ориентируются на тендерное задание — соответствует ли уровень исполнителя требованиям компании. Чем подробнее составлено ТЗ, тем выше шанс, что на предложение откликнется наиболее подходящий подрядчик.

Так как Федеральным Законом регулируются только государственные тендеры, составление ТЗ по ФЗ 44 требуется только для госзакупок. Коммерческие тендеры не регулируются законодательно и форма технического задания может быть свободной. Однако лучше составлять подробное техзадание на торги — в статье расскажем, какие пункты оно должно включать.

Зачем писать подробное техническое задание для тендера?

Основная цель технического задания заказчика — упростить коммуникацию между заказчиком и исполнителем еще до начала работ. Подробное и качественное ТЗ на конкурс экономит компании время на общении с неподходящими подрядчиками и средства на решении вопросов в ходе выполнения работ.

Для чего нужно подробное ТЗ:

• откликаются только исполнители, соответствующие всем требованиям, поэтому вы найдете лучшего подрядчика под ваши задачи;
• участники, не соответствующие требованиям, сами отказываются от предложения, а вы не тратите время на общение с ними;
• по подробному техническому заданию исполнители сразу понимают ваши ожидания от тендера, задачи и проблемы вашего бизнеса, план и объем требуемых услуг и могут предложить определенную концепцию работы;
• в техническом задании указаны критерии выбора победителя — исполнители знают, по каким параметрам их будут оценивать;
• вместе с откликом на предложение можно сразу запросить документацию подрядчика на проверку, указав это в ТЗ.

Что включает в себя качественное ТЗ?

Разберем подробнее, как составить техзадание для тендера качественно и что оно должно включать.

1. Описание проекта. Укажите все детали, относящиеся к проекту: основные и второстепенные задачи, результат, к которому стремитесь, какими средствами можно пользоваться (техзадание на закупку будет отличаться от тз на продвижение сайта, а тз на поставку оборудования — от работ по SEO, техническое задание отражает суть вашего проекта). Например, если речь о продвижении сайта, напишите, какие внутренние и внешние изменения вы хотите видеть, какие функции должны присутствовать, какими каналами продвижения можно пользоваться. Если у вас есть представления о том, что нужно сделать в первую очередь и какие инструменты необходимо задействовать — обязательно укажите. Если есть брифы или макеты — приложите их к заданию. Также не забудьте указать важные технические требования вашего проекта. Например, техзадание на закупку будет отличаться от тз на продвижение сайта.
2. Требования к подрядчику. Опишите все важные для вашей компании требования: специализация, опыт работы, профессиональные навыки, количество законченных проектов. Чем больше требований, которые повлияют на выбор подрядчика, вы опишите, тем больше качественных заявок получите.
3. Бюджет. В вопросе бюджета есть два варианта: указать бюджет, на который могут рассчитывать исполнители, или оставить его на усмотрение подрядчика, тогда вы увидите предложения, которые были рассчитаны из задач по ТЗ самим исполнителем.

   Мнение эксперта

   Анна Уткина, директор по коммуникациям в AVTODOM:

   
   «В истории нашей компании был провальный опыт сотрудничества по digital-тендеру. Был подрядчик, с которым мы работали уже много лет. В тендере, который проводился на открытой площадке, подрядчик ОЧЕНЬ сильно снизил цену, чтобы победить (хотя в общем-то, можно было остановится на более высокой планке). Через месяц подрядчик понял, что в рамках текущего бюджета не может исполнять заявленные обязательства.
   Мы со своей стороны не могли уже увеличить бюджет, так как тендер проходил на открытой площадке, были все протоколы и прочая документация. В итоге через месяц подрядчик расторг с нами договор, и нам пришлось начинать работы с подрядчиком, который был на 2 месте по цене — для нас это был новый поставщик, но проявил он себя хорошо».

4. Сроки. Укажите, сколько времени вы готовы дать исполнителю на выполнение работы. Если сроки зависят от результатов некоторых этапов работы, напишите об этом. Также не забудьте учесть время на рассмотрение предложения, подготовку подрядчика к работе и возможные пожелания от вашей компании, которые могут возникнуть уже в процессе сотрудничества.

Мнение эксперта

Роман Капустин, старший специалист по тендерам в «Ашманов и партнеры»:


«На рынке digital-услуг есть тендеры, в которых бюджет обозначается как заказчиком, так и исполнителем услуг. В первом случае заказчиком устанавливается максимальный бюджет, за рамки которого выходить нельзя. Поэтому перед тем, как подать заявку на участие в тендере, мы сопоставляем задачи и порог бюджета. Оцениваем свои услуги и, если финальная стоимость укладывается в рамки заявленного бюджета, подаем заявку на участие.
Мы не участвуем в конкурсе, если понимаем, что бюджет заказчика не позволит нам качественно выполнить весь спектр необходимых работ. Для нас важнее качество оказываемых услуг и репутация компании, чем победа в тендере».

Что нужно помнить при составлении ТЗ?

При написании технического задания для тендера обратите внимание на дополнительные рекомендации.

1. Не прописывайте в форме техзадания доскональный пошаговый план работы, оставьте за исполнителем право выполнить ваши требования так, как он видит в силу опыта и специфики работы. Попросите объяснение, почему подрядчик считает применение его плана работы эффективным.
2. Цена не является критерием качества работы, при выборе подрядчика обращайте внимание в первую очередь на портфолио и коммерческое предложение, а не стоимость услуг. Высокий прайс — не гарантия качественной работы, а низкая стоимость услуг не говорит о недостатке опыта и профессионализма.
3. Адекватно оценивайте собственные ресурсы и возможности, не требуйте от подрядчика выполнение таких целей, которые не потянет ваша компания. Например, ставя целью привлечение определенного количества новых клиентов, учтите, сможет ли ваша компания вовремя и качественно их обслуживать.

Мнение эксперта

Роман Капустин, старший специалист по тендерам в «Ашманов и партнеры»:


«Техническое задание позволяет оценить, насколько сам заказчик способен прозрачно сформулировать цели продвижения своего ресурса. Например, заказчик хочет увеличить оборот интернет-магазина через органический канал, при этом имеет в виду рост количества лидов через поиск. Мы понимаем, что это две разные метрики, и рост результатов по ним достигается разными путями. Поднимать обороты с помощью SEO это неправильно, так как данный канал не влияет на данную метрику в значимом объеме».

Как выбирается победитель в тендере?

После публикации предложения и техзадания на тендер вы получите некоторое количество откликов. Как не ошибиться и выбрать лучшего подрядчика?

1. Изучите заявку. Отклик, который прислал исполнитель, должен отражать ваше техническое задание, то есть включать решения проблем, которые вы указали. Если отклик выглядит абстрактно и шаблонно, скорее всего, подрядчик рассылает один текст на несколько тендеров. Также посмотрите, какие примеры работ исполнитель приложил к отклику, они должны быть релевантны вашим задачам.
2. Изучите подрядчика. Просмотрите профиль исполнителя на площадке тендера (или перейдите на сайт по предложенной ссылке), он должен включать данные о компании, специализацию подрядчика, портфолио с примерами работ, прайс на услуги, достижения и подтверждения экспертности (награды, сертификаты) и контактную информацию.

   Мнение эксперта

   Анна Уткина, директор по коммуникациям в AVTODOM:

   
   «Для победы в тендере исполнителю важно правильно преподнести информацию о себе. Как подрядчику правильно представить свой опыт работы и не допустить ошибок? Внимательно изучайте специфику клиента и предлагайте только то кейсы, которые могут быть применимы к данной сфере, больше конкретики и методологии, меньше общих слов, которые приведут к вопросам, на которые вы не сможете ответить здесь и сейчас».

3. Устройте встречу. Созвонитесь, встретьтесь онлайн или лично с теми участниками, которые прошли первые два этапа. На встрече обратите внимание, как говорит собеседник, приятно ли вам общаться, достаточно ли подробно он рассказывает об этапах работы. Также обратите внимание на то, о ком говорит подрядчик — действительно ли он говорит о потребностях и задачах вашего бизнеса или превращает встречу в самопрезентацию.

Выводы

• Качественное и полное техническое задание для digital-тендера упрощает коммуникацию с подрядчиками, экономит время на общении с неподходящими исполнителями, сообщает подрядчику ваши цели и ожидания от работы еще до начала сотрудничества.
• Правильное техническое задание включает в себя полное описание проекта, требования к подрядчику и сроки. Указывать бюджет или нет решает заказчик. Примерные формы технического задания и образец технического предложения можно найти в Сети.
• Для того, чтобы не отпугнуть подходящих исполнителей излишней «строгостью», не стоит досконально прописывать план работ и требовать от подрядчика результатов, не соответствующих ресурсам вашей компании.
• При выборе подрядчика в большей степени ориентируйтесь на портфолио и отклик, стоимость услуг не говорит о профессионализме или некомпетентности.
• Перед принятием решения изучите коммерческое предложение, профиль или сайт исполнителя и назначьте личную встречу.