Как составить требование главного бухгалтера

Федеральный закон от 26.07.2019 № 247-ФЗ внес изменения в Закон о бухгалтерском учете от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Согласно новой редакции пункта 3 статьи 9 Закона о бухучете главные бухгалтеры вновь получили право требовать от всех сотрудников четкого выполнения своих требований. Но теперь — такое требование должно быть в письменной форме.

Право требования

Главный бухгалтер имел право требовать исполнения своих указаний по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений от всех работников организации с момент принятия первого Закона о бухгалтерском учете от 21.11.1996 № 129-ФЗ. И эта норма оставалась неизменной чуть более 15 лет. Однако в новом Законе о бухучете, принятом в 2011 году, этой нормы не стало. И вот спустя семь с половиной лет главные бухгалтеры вновь получили право исполнения своих требований — соответствующая норма появилась в Законе о бухучете. И это правильно!

Однако теперь эта норма звучит так:

Требования в письменной форме главного бухгалтера, иного должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лица, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, должностному лицу, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо лицу, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, обязательны для всех работников экономического субъекта.

Требование в письменной форме выполнения своих указаний у главбуха может вызвать неоднозначную реакцию. С одной стороны, если какому-то нерадивому работнику направить письменное уведомление о его «грехах» перед бухгалтерией, то это может существенно повысить исполнительскую дисциплину. Ведь за неоднократное невыполнение требований главбуха такого работника будет проще привлечь к дисциплинарной ответственности. С другой стороны, на практике «грешными» перед бухгалтерией бывают многие работники и не только рядовые. Поэтому каждому направлять такие письменные обращения об исправлении «грехов» будет слишком трудоёмко.

Но и не выполнить требования Закона о бухучете о письменной форме требования главному бухгалтеру нельзя.

С чего начать?

Практика показывает, что любое начинание главбуха может стать успешным, если его поддержит руководитель учреждения.

Если же у руководства возникнут сомнения (например, оно может рассудить так: как так главбух будет рассылать свои письменные указания не только рядовым работникам, но и начальникам подразделений! Раздавать указание может только лично начальник!), то главбух может сослаться на результаты проведения Счетной палатой РФ, федеральной налоговой службой России, федеральным казначейством контрольных мероприятий (например, Представление Счетной палаты РФ от 30.05.2019 № ПР 02-123/02/2-05). По информации этих ведомств ежегодно выявляются нарушения норм законодательства о бухучете в учреждениях бюджетной сферы в части оформления, передачи первичных учетных документов, регистрации содержащихся в них данных, в частности:

• хозяйствующий субъектом не обеспечено оформление первичных учетных документов по поступлению (созданию) объекта нефинансового актива;
• с учетом графика документооборота, являющегося приложением к Учетной политике, устанавливающего периодичность составления и представления первичных учетных документов о поступлении и списании нефтепродуктов один раз в месяц, материально ответственным лицом акты о списании материальных запасов представлялись в бухгалтерию с задержкой до полугода;
• отдельными получателями средств федерального бюджета при совершении фактов хозяйственной жизни: несвоевременно составлены первичные учетные документы о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
• недостоверное отражение в первичных учетных документах информация о поставленном товаре, выполненной работе, оказанной услуге;
• несвоевременное составление и предоставление в бухгалтерию первичные учетных документов привело к необоснованному списанию дебиторской задолженности.

Указанные нарушения чаще всего становятся основанием для их квалификации, как грубого нарушения к бухгалтерскому учету и отчетности. Напомним, что с 9 июня этого года вступили в силу изменения в КоАП, внесенные Федеральным законом от 29.05.2019 № 113-ФЗ.

Обратите внимание! Согласно новой редакции части 4 статьи 15.15.6 КоАП РФ теперь под грубым нарушением требований к бюджетному (бухгалтерскому) учету и отчетности в учреждениях бюджетной сферы понимается, в том числе:

• включение в бюджетную или бухгалтерскую (финансовую) отчетность показателей, характеризующих объекты бухгалтерского учета и не подтвержденных соответствующими регистрами бухгалтерского учета и (или) первичными учетными документами;
• ведение счетов бюджетного (бухгалтерского) учета вне применяемых регистров бухгалтерского учета.

Очевидно, что такие грубые нарушения возможны только при отсутствии контроля со стороны главного бухгалтера за соблюдением работниками учреждения требований инструкций по учету и отчетности, а также положений утвержденной учетной политики.

Поэтому главбуху целесообразно заручиться одобрением начальства на последующие действия. А следующий шаг — это внесение изменений и дополнений в учетную политику учреждения.

Изменение политики

Обратите внимание! Согласно Федеральному стандарту учета для организаций госсектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки» (утв. приказом Минфина от 30.12.2017 № 274н), начиная с 1 января 2019 года, изменения законодательства РФ могут быть основанием для внесения изменения в учетную политику.

Так, согласно пункту 12 СГС «Учетная политика», уточнение учетной политики производится, в частности, в случае изменения законодательства РФ о бухгалтерском учете, нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности. А изменения в Закон о бухучете, внесенные Федеральным законом № 247-ФЗ, как раз соответствуют такому случаю.

Напомним, что согласно пункту 16 СГС «Учетная политика», последствия изменения учетной политики, вызванного изменением законодательства РФ о бухгалтерском учете, отражаются в бухгалтерском учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности согласно положениям нормативных правовых актов, регулирующих ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Отметим, что изменения Закона о бухучете в части полномочий главного бухгалтера прямо не влияют на какие-то показатели бухучета или отчетности. Однако, реализация главбухом таких полномочий позволить повысить качество и достоверность данных бухучета. А раз новая редакция Закона вступила в силу с 26 июля, то именно с этого дня новые требования Закона о бухучете должны найти отражение в учетной политике учреждения. Заметим, что несоответствие положений учетной политики учреждения нормам Закона о бухучете в ряде случаев контролирующими органами может быть квалифицировано как административное правонарушение, предусмотренное статьей 15.15.6 КоАП.

Поэтому в целях обеспечения соблюдения требований учетной политики, а также для установления дополнительной ответственности должностных лиц хозяйствующего субъекта за неисполнение данных требований, в учетной политике учреждения целесообразно предусмотреть:

• случаи, в которых главный бухгалтер (лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета) вправе и/или обязан предъявить письменные требования в отношении соблюдения установленного порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений);
• варианты действий и решений должностных лиц, к которым обращены указанные требования, порядок их оформления;
• сроки реагирования на письменные требования главного бухгалтера;
• последствия неисполнения названных требований, порядок привлечения к ответственности, ее виды — за неисполнение, ненадлежащее исполнение требований;
• порядок действий и принятия решений главным бухгалтером в случае выполнения, невыполнения, ненадлежащего выполнения его письменных требований.

С учетом вышесказанного реализация положений Федерального закона № 247-ФЗ в учетной политике учреждения после 26 июля  219 года может выглядеть, например, так:

УЧЕТНАЯ ПОЛИТИКА на 2019 год (с 26.07.2019 года)

(выдержка)

ХХ. Выполнение работниками требований главного бухгалтера в письменной форме

ХХ.1. Требования главного бухгалтера в письменной форме о соблюдении положений учетной политики учреждения, порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета обязательны для всех работников (сотрудников), руководителей структурных подразделений и административно-управленческого персонала (далее — работники).

ХХ.2. В случае нарушения работником положений настоящей учетной политики, порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета главный бухгалтер предъявляет такому работку в письменной форме требование об устранении нарушения.

ХХ.3. После ознакомления с требованиями главного бухгалтера работник обязан устранить нарушение в течение срока, согласованного с главным бухгалтером. В случае отказа работника от ознакомления с требованиями об устранении нарушений, главный бухгалтер в течение одного рабочего дня готовит рапорт о привлечении такого работника к дисциплинарной ответственности.

ХХ.4. В случае, если главным бухгалтером выявлено нарушение работником положений учетной политики, порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета, и такому работнику не предъявлено требование о его устранении в письменной форме, то вся ответственность за последствия данного нарушения возлагается на главного бухгалтера.

ХХ.5. Работники бухгалтерии обязаны информировать главного бухгалтера о выявленных нарушениях положений учетной политики учреждения, порядка документального оформления фактов хозяйственной жизни, представления документов (сведений), необходимых для ведения бухгалтерского учета в течение одного рабочего дня с момента выявления такого нарушения.