Как составить требование об исполнении контракта

Претензия — это требование заказчика либо исполнителя устранить нарушения, которые возникли в ходе исполнения контракта. Этот документ составляется в произвольной форме, но с учетом определенных норм. А в госзаказе еще и существуют правила размещения претензии по 44-ФЗ в ЕИС.

Когда и зачем составляется претензия

Претензия составляется и направляется контрагенту в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения принятых им на себя обязательств. Претензионная работа помогает стороне договора защитить интересы, взыскать штрафы и пени и соблюсти досудебный порядок споров. Кроме неустойки, так можно взыскать убытки, которые были понесены по причине нарушений условий контракта.

44-ФЗ не регламентирует срок формирования и рассмотрения документов этого типа. Сторонами устанавливаются сроки в контракте. Обычно минимальный срок рассмотрения подобных заявлений — 10 календарных дней, максимальный — 30. Если в контракте срок не указан, то его необходимо прописать в тексте самого документа.

Как происходит претензионная переписка в ЕИС

С июля 2022 года действует новый порядок подобной переписки по контрактам: согласно ч. 16 ст. 94 44-ФЗ переписка и уведомления в ЕИС теперь прямая обязанность заказчика.

Вот пошаговая инструкция, как разместить претензию в ЕИС заказчику:

Шаг 1. Подготовить непосредственно сам документ о предъявляемых требованиях.

Шаг 2. Зайти в личный кабинет заказчика в ЕИС, перейти в пункт меню «Реестры» и там выбрать «Реестр документов об исполнении контракта».

Шаг 3. Выбрать пункт «Переписка и уведомления».

Шаг 4. Сформировать уведомление претензионной переписки.

Шаг 5. Заполнить все необходимые пункты и прикрепить скан документа.

Шаг 6. Подписать.

Статус «Размещено» устанавливается после того, как уведомление о переписке поступит в личный кабинет поставщика.

Правила составления претензии в ЕИС по 44-ФЗ

Документ-требование обязательно содержит следующую информацию:

• номер и дату заключения соглашения;
• ИКЗ закупки;
• данные обеих сторон контракта;
• причины, по которым происходит направление претензии;
• доказательства нарушений условий контракта;
• в случае начисления пени, претензия в ЕИС от заказчика должна содержать расчет пени;
• выдвигаемые требования и срок, в который вторая сторона должна устранить недостатки и оплатить неустойку.

Срок размещения претензии в ЕИС

Срок направления требования об устранении нарушений по контракту в законе 44-ФЗ не установлен. Но чем раньше претензия в ЕИС в 2023 году направляется при выявлении фактов нарушения, тем быстрее стороны придут к согласию и исполнению условий контракта в полном объеме.

Предъявление рекламаций после исполнения контракта допускается в пределах сроков исковой давности, но есть исключения. Так, при обнаружении недостатков в период гарантийного срока такие требования можно направить поставщику в течение 2 лет с момента передачи товара (п. 2 ст. 477 ГК РФ).

Как направить требование поставщику

Направить заявление о рекламации можно нарочно, по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения или в форме электронного документа при соблюдении определенных условий.

Выше мы рассмотрели, как направить претензию в ЕИС. Но многие участники госзаказа продолжают пользоваться почтовыми отправлениями и электронной почтой. Пока я не нашла установившейся практики, является ли это нарушением. Но однозначно, что публикация путем размещения с помощью функционала Единой информационной системы быстрее и уж точно является надлежащим уведомлением в случае одностороннего расторжения договора.

Еще по теме:

• инструкция по оформлению претензии на неустойку по 44-ФЗ;
• инструкция по взысканию пеней и штрафов по 44-ФЗ;
• инструкция по оформлению претензии на возврат денег;
• образец письма с требованием вернуть оплату или аванс по контракту.

Требование об исполнении обязательств – это документ, который призван напомнить контрагенту о том, что он должен совершить определённые действия. В статье мы рассмотрим, когда имеет место составление данной официальной бумаги, как правильно её подать, какие могут быть последствия.

Файлы для скачивания:

Договорные отношения

В материале речь пойдёт именно о договорных правоотношениях, складывающихся между субъектами гражданского права. В качестве таковых могут выступать как юридические, так и физические лица. При чём все из них должны обладать правосубъектностью. Для физических лиц это понятие будет включать в себя достижение восемнадцатилетнего возраста, дееспособность, а для юрлиц – постановку на учёт в ИФНС с занесением соответствующей регистрирующей записи в ЕГРЮЛ.

Подписывая договор, лицо берёт на себя определённые обязанности, приобретает вытекающие из условий права. Говоря об обязанностях, можно выделить следующие:

• поставить товар;
• оказать услугу;
• выполнить работу;
• произвести оплату;
• и так далее.

Статья 421 Гражданского кодекса устанавливает принцип свободы договора, позволяющий заключать любые сделки, прямо не запрещённые законом.

Исполнение обязательства

С точки зрения закона обязательство будет считаться исполненным лишь тогда, когда будет получен какой-либо подтверждающий документ. Например, накладная, кассовый чек, банковский чек, акт приёма-передачи, акт приёмки или иная официальная бумага. Зачастую контрагенты пренебрегают составлением актов, рассчитывая исключительно на дружественные межличностные отношения. Действительность исполнения обязательств в таком случае будет крайне проблематично доказать, если спор дойдёт до суда.

Требование

Требование применяется тогда, когда одна из сторон не исполнила взятые на себя обязательства в обусловленный договором или законом срок. Например, покупатель просрочил платёж поставленного контрагентом товара, чем нарушил условия соглашения, нанёс убытки контрагенту. Конечно, убытки ещё придётся доказать в судебном порядке, тем не менее факт просрочки является очевидным, так как не было составлено ни одного подтверждающего документа.

Официальную бумагу формирует кто-то из сотрудников компании, выступающей с претензией. Мы бы рекомендовали доверить задачу квалифицированному, опытному юристу, чтобы избежать неожиданных последствий. По своей структуре требование как документ схоже с исковым заявлением, направляемым в суд. В тексте также придётся давать описание возникшей ситуации, мотивировать выдвижение требования, а также резюмировать конкретные претензии ко второй стороне.

Как передать

Способ передачи требования контрагенту играет важнейшую роль во всей процедуре. Если допустить ошибки в этом аспекте, дело может попросту не дойти до суда. Речь идёт о том, что у составителя на руках должна остаться какая-то подтверждающая сам факт направления требования второй стороне. Это может быть второй экземпляр документа с автографом представителя, почтовое уведомление о вручении, почтовый реестр.

Именно по этой причине нам будет доступно всего два способа выдвижения требования, а именно:

• посредством почты;
• посредством личной передачи из рук в руки.

Окончательный выбор стоит за стороной-заявителем. Конечно, на практике такие бумаги всегда направляются заказным письмом. Копия почтового реестра может быть приложена к исковому заявлению в качестве подтверждения позиции истца.

Форма документа

Требование по своей структуре является документом, который можно составлять в свободной форме без использования общеобязательных унифицированных бланков. Это довольно важный нюанс, ведь он значительно облегает задачу составителю.

Официальную бумагу принято исполнять на фирменном бланке компании, если таковой имеется. Также есть возможность оформить требование на чистом листе бумаги формата А4.

Написать содержательную часть можно как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Безусловно, печатный вариант выглядит более приоритетным, так как придаст требованию строгий внешний вид. Именно он повсеместно используется на практике.

Пошаговая инструкция по составлению требования

Первый шаг – реквизиты и стороны. В правом верхнем углу листа бумаги следует отметить, кто и кому направляет настоящий документ. Указываем ФИО руководителя компании-контрагента, его должность, полное наименование юридического лица со ссылкой на организационно-правовую форму. Далее обозначаем наименование документа, дату и место его написания.

Второй шаг – описательно-мотивировочная часть. Начать следует с краткого описания возникшей конфликтной ситуации. Отмечаем, что между организациями был заключён договор, оставив на него ссылку (дата и номер), по которому стороны взяли на себя конкретные обязательства. Затем утверждаем, что контрагент не исполнял взятое обязательство, чем нарушил условия сделки. Подкрепляем свою позицию ссылками на все имеющиеся учётные бумаги, договоры, соглашения.

Третий шаг – требовательная часть. В этом блоке необходимо выдвинуть вполне конкретные требования к контрагенту, оформив их в столбик по пунктам. Также не лишним будет упомянуть последствия игнорирования. Речь идёт о подаче искового заявления, переводе спора в судебную плоскость.

Примерный образец

На этом моменте мы завершаем работу с требованием, переходя к последнему, четвёртому, шагу – подписанию. Своим автографом официальную бумагу должен заверить уполномоченный на то представитель лица. Полномочия подтверждаются уставом общества, оформленной доверенностью, паспортом ИП или непосредственно самим договором. Направляем итоговый вариант контрагенту, ждём ответа.

Кто и в каких случаях готовит отчет

Заказчик обязан размещать отчет об исполнении контракта в ЕИС (ч. 9 ст. 94 Закона N 44-ФЗ). В этой же норме определены случаи, когда отчет составлять не требуется. Например, к ним отнесено проведение закупок у единственного поставщика на основании п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ. То есть, заказчику не нужно составлять отчет об исполнении контракта с единственным поставщиком на сумму до 100 тыс. руб., если такой контракт заключен на основании п. 4 ч. 1 ст. 93 Закона N 44-ФЗ.

Отчет необходимо подготовить в следующих случаях:

1. Заказчик оплатил поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги (обязательства по контракту) и подписал документ о приемке (утвердил подписанный приемочной комиссией документ). Отчет составляется также при оплате обязательств и приемке результатов по отдельному этапу исполнения контракта (этап — период времени, который завершается приемкой, проведением экспертизы и оплатой товара (работы, услуги) соразмерно объему исполненных обязательств).
2. Контракт был расторгнут.

Отчет об исполнении государственного (муниципального) контракта готовится согласно Положению, утвержденному постановлением Правительства РФ от 28 ноября 2013 г. № 1093 (далее — Положение). Готовит отчет об исполнении контракта, включая в него сведения из контракта и документов о приемке, работник контрактной службы или контрактный управляющий (п.4. Положения). 

Подробнее о другой отчетности, которую должен составлять заказчик, читайте в статье «Отчетность заказчика по контракту».

Как и в какие сроки разместить отчет в ЕИС

Отчет составляется в форме электронного документа, подписывается электронной подписью уполномоченного должностного лица заказчика и размещается в ЕИС (п. 6 Положения). На практике для размещения отчета заказчику необходимо заполнить форму, предусмотренную интерфейсом ЕИС, и прикрепить необходимые файлы. 

Срок размещения отчета в ЕИС составляет семь рабочих дней со дня наступления одного из случаев (п. 3 Положения):

• оплаты заказчиком обязательств и подписания заказчиком документа о приемке результатов исполнения контракта и (или) о результатах отдельного этапа исполнения;
• оплаты заказчиком обязательств по контракту и подписания заказчиком документа о приемке;
• расторжения контракта, установленного соглашением сторон о расторжении;
• вступления в законную силу решения суда о расторжении контракта;
• вступления в силу решения исполнителя или заказчика об одностороннем отказе от исполнения контракта.

Дата составления отчета — дата его размещения в ЕИС (п. 6 Положения).

Разместить отчет (и приложений к нему) можно следующими способами в ЕИС (п. 10 Положения):

1. Электронный вид (файлы, обеспечивающие возможность их сохранения, а также поиска и копирования произвольного фрагмента текста);
2. Графический вид (файлы с графическим образом оригинала документа).

Если отчет содержит сведения, составляющие государственную тайну, он подписывается руководителем контрактной службы либо контрактным управляющим заказчика и не размещается в ЕИС (п. п. 6, 11 Положения). Датой составления таких отчетов является дата подписания отчета руководителем контрактной службы или контрактным управляющим заказчика (абз. 2 п. 6 Положения).

К срокам по размещению отчета необходимо подойти со всей ответственностью. Для должностного лица за несвоевременное размещение отчета предусмотрен штраф в размере 15 тыс. руб. (ч. 1.4 ст. 7.30 КоАП РФ), а за его неразмещение — 50 тыс. руб. (ч. 3 ст. 7.30 КоАП РФ).

Документы, прилагаемые к отчету об исполнении контракта

С отчетом размещаются следующие документы: (ч. 10 ст. 94 Закона № 44-ФЗ):

• заключение по результатам экспертизы отдельного этапа исполнения контракта, по результатам экспертизы поставленного товара, выполненной работы или оказанной услуги (если заказчик для проведения экспертизы привлекал экспертов, экспертные организации);
• документы о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
• иные документы, определенные законодательством РФ.

Вопрос: необходимо ли  крепить к отчету об исполнении контракта платежные поручения?

Ответ: Нет. Прикреплять к отчету платежные поручения не требуется. В ч. 10 ст. 94 Закона № 44-ФЗ установлен исчерпывающий перечень приложений к отчету об исполнении контракта. К ним относятся заключение по результатам экспертизы отдельного этапа исполнения контракта, поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги, если для этого заказчик привлек экспертов, экспертные организации, и документ о приемке таких результатов. Следовательно, документы, подтверждающие исполнение заказчиком обязательств по оплате товаров (работ, услуг), не являются обязательными приложениями к данному отчету. Следует учесть, что в отчете заказчик указывает реквизиты этих документов (пп. «в» п. 26 Положения). Данная позиция изложена в Письме Минфина России от 07.07.2014 N 02-02-06/32616.

Как заполнить отчет

Порядок заполнения отчета установлен в разделе II Положения и в Письме Минэкономразвития России от 17 июня 2014 г. № Д28-1008.

Отчет содержит информацию (ч. 9 ст. 94 Закона № 44-ФЗ)

• об исполнении контракта (результаты отдельного этапа исполнения контракта, проведенная поставка товара, выполненная работа или оказанная услуга, в том числе их соответствие плану-графику);
• о соблюдении промежуточных и окончательных сроков исполнения контракта;
• о ненадлежащем исполнении контракта (с указанием допущенных нарушений) или о неисполнении контракта;
• о санкциях, которые применены по причине нарушения условий контракта или неисполнения;
• об изменении или о расторжении контракта в ходе исполнения.

Начиная с 2017 года в отчет включается информация об исполнении контракта в части его соответствия плану-графику.

Если контрактом предусмотрены отдельные этапы исполнения, то отчет необходимо формировать нарастающим итогом с начала года, в котором исполняется отдельный этап, на дату его исполнения (п. 7 Положения).