Как составить требования к персоналу

Как составить требования к сотрудникам: функционал, задачи, качества

Автор: Ombm Дата: 19 Июль 2018

Главным инструментом на первом этапе подбора персонала является заявка на подбор персонала. Этот документ четко определяет специализацию нанимаемого сотрудника, а также ряд дополнительных требований, которые необходимо учесть при отборе соискателя. Заявка является основанием для начала поиска нового сотрудника.

Приступайте к формированию заявки на подбор персонала только после официального подтверждения о вакансии. С этой целью составьте список открытых вакансий за подписью уполномоченного лица. В зависимости от структуры организации уполномоченным может быть генеральный директор, директор по персоналу, исполнительный директор и т. п.

В дальнейшем используйте заявку на подбор персонала для создания внутреннего документа − профиля должности. Внесите в данный документ не только информацию из заявки, но и уточнения, полученные в процессе поиска и подбора кандидатов на вакансию.

Как собрать информацию о вакансии

Чтобы собрать необходимую информацию о вакансии, рекомендуется:

• изучить нормативные документы организации, такие как должностная инструкция, Положение о подразделении и т. д.;
• понаблюдать за работой сотрудников на должностях, аналогичных вакантной;
• провести интервью или опрос с непосредственным руководителем будущего сотрудника и его коллегами, если таковые есть;
• изучить дневники и рабочие журналы, в которых сотрудники фиксируют свои основные действия и результаты работы, если такие есть.

Во время наблюдения за сотрудниками на должности, аналогичной вакантной, определите действительный функционал, оцените объем работ, рассмотрите возможность оптимизации деятельности и в результате сделайте самостоятельный вывод о необходимости в дополнительной вакансии. Возможно, новый сотрудник не нужен, достаточно усовершенствовать рабочие процессы или поменять оборудование.

Если вакантная должность не новая и ранее для нее был разработан профиль должности, то используйте его как основу для заполнения заявки. При этом предварительно выясните изменения, которые произошли со времени создания профиля.

Какие разделы включить в заявку на подбор персонала

Унифицированной формы заявки на подбор персонала не существует, поэтому каждая организация составляет ее в произвольной форме.

В то же время на практике сложились определенные рекомендации по составлению данного документа, цель которых − включить в заявку все вопросы, которые позволят учесть особенности конкретной вакансии и организации в целом.

В частности, в заявку рекомендуется включить следующие разделы:

• название вакантной должности;
• цель, функционал и задачи по должности;
• требования к опыту работы (профессиональным навыкам) соискателя;
• умения, знания и навыки соискателя;
• уровень образования кандидата;
• пол и возраст соискателя;
• физическое состояние, здоровье претендента;
• личностные качества соискателя;
• условия работы, порядок оплаты труда и перспективы должности;
• критерии прохождения новым сотрудником испытательного срока;
• прочую информацию.

Внимание: при разработке заявки на подбор соблюдайте требования законодательства о запрете дискриминации в сфере труда. Когда в объявлении о вакансии есть дискриминационные ограничения, организацию и ее должностных лиц могут привлечь к административной ответственности (ст. 13.11.1 КоАП РФ). Поэтому такие параметры, как возраст, пол, национальность и прочие, безусловно, могут быть разработаны для учета требований работодателя к кандидатам, но они должны иметь статус негласных. Публиковать данные параметры в объявлении о свободной вакансии и фиксировать в заявке на подбор персонала, особенно если заявка является приложением к договору оказания услуг по найму персонала с кадровым агентством, нельзя.

Что является дискриминацией в сфере труда

Никто из сотрудников не может быть ограничен в трудовых правах и свободах или получать какие-либо преимущества в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, политических убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям, а также от других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами сотрудника.

В случае дискриминации в сфере труда работник вправе обратиться в суд с заявлением о восстановлении нарушенных прав, возмещении материального и компенсации морального вреда.

Это следует из положений статьи 3 Трудового кодекса РФ.

Как указать должность свободной вакансии в заявке на подбор

В первую очередь уточните название должности и структурного подразделения, в котором открыта вакансия. Проверьте, предусмотрена ли данная вакансия в штатном расписании, так ли она названа в должностной инструкции. Если вакантной должности в штатном расписании нет или ей соответствует другое наименование, то внесите необходимые изменения в штатное расписание.

Возможна ситуация, когда вакансия по штатному расписанию не имеет широкого распространения в обществе и сложна для понимания должностных обязанностей. В этом случае укажите в заявке два названия должности: фактическое по штатному расписанию и дублирующее, более легкое и понятное для потенциальных соискателей.

Второе название используйте, когда размещаете объявления о вакансии в СМИ или на работных сайтах. Например, в штатном расписании вакантная должность значится как «младший менеджер по клинингу», она по функционалу соответствует должности уборщицы. В заявке на подбор следует отразить два названия, а при размещении объявления о вакансии для большего отклика укажите именно «уборщик помещений».

Как определить функционал и задачи будущего сотрудника

Чтобы понять обязанности и задачи будущего сотрудника, посетите место его работы, понаблюдайте за специалистами организации, которые занимают аналогичную должность, подробно изучите должностную инструкцию, а также другие документы организации, в которых описан функционал вакантной должности и т. д. Данная информация поможет качественнее провести презентацию должности соискателю и оценить его опыт и знания.

Далее определите, какие должностные обязанности он будет выполнять ежедневно, а какие – от случая к случаю. Например, при составлении заявки на должность бухгалтера может выясниться, что будущий сотрудник должен 80–90 процентов от общего объема своей работы заниматься расчетом зарплаты и составлением отчетов в Пенсионный фонд РФ. В отличие от его коллег, которые при таком же названии должности занимаются восстановлением бухгалтерского учета, работой с основными средствами, учетом материалов и т. п.

Когда определили основные должностные обязанности, выясните дополнительные функции, которые сотрудник должен выполнять от случая к случаю, например, при замещении коллег. Такой подход позволит выявить основные и дополнительные требования к опыту, навыкам и знаниям, которые станут основными критериями отбора кандидатов.

Далее уточните, какие есть специфические моменты в работе будущего сотрудника. Например, если требуется специалист со знанием иностранного языка, уточните, знание какого именно языка требуется, на каком уровне, для выполнения каких работ: письменных, устных, синхронных, с использованием специальной лексики, например, технической, строительной и т. д. Данная информация позволит конкретизировать требования и в дальнейшем облегчит поиск и оценку кандидатов.

Сделайте анализ качеств и навыков сотрудника, который занимал вакантную позицию, если таковой имелся. Оцените его сильные и слабые стороны. Это поможет сформировать портрет кандидата и избежать некоторых ошибок. Например, если выяснилось, что задачи для будущего сотрудника не совсем адекватны, то есть ожидания от него явно завышены, или для выполнения задач не хватает ресурсов: финансовых, организационных, временных и т. д., то пересмотрите сложность задач и (или) способы их решения. Далее поменяйте перечень функциональных обязанностей или условия подбора.

Чтобы оценить адекватность требований к кандидатам, соберите дополнительную информацию об аналогичных вакансиях в Интернете или сделайте анализ похожих должностей в других организациях. Далее обсудите собранную и статистически обработанную информацию о вакансии с непосредственным руководителем будущего сотрудника, если необходимо – внесите изменения в требования к кандидату на данную должность.

Когда составили перечень функциональных обязанностей будущего сотрудника, проверьте существующую должностную инструкцию. Если требуется, внесите в нее актуальные изменения или утвердите новую.

Опишите в заявке функционал сотрудника конкретными и однозначно понятными словами. Выделите из списка обязанностей три–четыре приоритетных и используйте их, чтобы составить объявление о вакансии и провести первичное телефонное собеседование.

Как определить требования к опыту кандидата

Когда определили функционал и задачи будущего сотрудника, оцените, что важнее: чтобы кандидат обладал необходимыми опытом и навыками либо определенными личностными качествами или моделями поведения.

Учтите, что для должностей, которые требуют серьезных знаний в специализированной области, важнее требования профессионального плана, а для должностей, где все зависит от личных качеств, а профессиональные знания можно быстро получить в процессе работы, приоритетными станут требования к личным качествам.

Например, для кандидата на руководящую должность на первом месте стоит требование к опыту руководства, далее – такие качества, как целеустремленность, умение стратегически мыслить, и только потом определенные модели поведения. В то время как для вакансии сотрудника, который обслуживает людей, наиболее важны личностные качества: коммуникабельность, умение убеждать, активность, потом – определенные модели поведения: улыбка клиенту, приветствие, предложение помощи и т. д., при этом требования к опыту работы именно в данной сфере могут полностью отсутствовать.

Составьте три-пять специальных вопросов, которые позволят получить первичное представление о профессиональной квалификации кандидатов. Попросите дать ответы на эти вопросы. Это упростит интервью. Включите данные вопросы в текст заявки или внесите в план собеседования. При разработке вопросов используйте основные рекомендации по составлению вопросов для оценки соискателя.

Если собеседование проводят несколько человек, заранее договоритесь с ними о порядке интервьюирования и обратной связи. Если у вас небольшой опыт работы в организации либо впервые занимаетесь поиском сотрудника на сложную позицию, проводите интервью с кандидатом совместно с более опытным в данном вопросе специалистом.

Как определить требования к знаниям и навыкам кандидата

Чтобы сформировать требования к знаниям и способностям кандидата, ответьте на вопросы:

• какие способности и знания наиболее востребованы в работе специалиста? Как часто они будут востребованы и в каких ситуациях?
• какие знания, навыки и умения критичны для успешной работы в этой должности?
• как проверить необходимые знания и умения кандидата на собеседовании?
• каковы перспективы роста соискателя в организации?
• какие существуют возможности обучить специалиста, чтобы повысить его профессионализм?

Есть должности, которые в обязательном порядке требуют от сотрудников определенных знаний и умений, чаще всего это должности с высокой ответственностью за результат своей работы и подчиненных. Но также есть должности, которые не требуют больших знаний и способностей, так как эти знания легко и быстро можно получить в процессе самой работы, поэтому оцените на сколько важны для свободной вакансии знания и навыки.

Возможны случаи, когда знания, которые получил соискатель на предыдущей работе, не столь важны как умения, которые он приобрел в ходе работы. Например, при подборе специалиста по работе с клиентами важно понимание технологии общения, навыки презентации, ведения переговоров.

При разработке требований к знаниям и умениям кандидатов проверьте, действительно ли они необходимы при решении текущих задач (руководители часто завышают требования к будущим сотрудникам). Есть риск, что при отсутствии возможности применить свои таланты и опыт новый сотрудник уйдет в более подходящую организацию с другими, более интересными задачами. Например, менеджер по продажам, который на предыдущей работе вел переговоры с первыми лицами крупных организаций, может быстро заскучать, если на новом месте его работа будет ограничена простой презентацией товара покупателям магазина.

При наличии специфических требований к кандидатам, необходимых для выполнения функционала, обязательно укажите их в заявке. Например, способность хранить тайну – для главного бухгалтера или личного помощника руководителя, способность быстро переключаться с одной задачи на другую – для руководителя проекта.

Как определить требования к образованию кандидата

Наличие конкретного образования, подтвержденного дипломом и (или) сертификатом, может быть обязательным пунктом в заявке на подбор персонала. При приеме сотрудников на руководящую должность, как правило, важно наличие высшего образования, свидетельствующего о более широком кругозоре и уровне знаний, при этом конкретная специальность, полученная в вузе, может не иметь большого значения.

Если вы считаете, что высшее образование является гарантией грамотного общения или большой эрудиции сотрудника, подробно обсудите с коллегами будущего сотрудника так ли это. Возможно, при более внимательном изучении функционала на свободную вакансию выяснится, что с данной работой может справиться человек и без высшего образования. В этом случае измените в заявке требование к образованию.

Если же высшее образование − обязательное требование, выясните, из каких вузов лучше рассматривать соискателей. Соберите статистику, выясните, выпускники каких вузов работают в организации наиболее успешно, какие рекомендации дают по этому вопросу эксперты данной области, систематизируйте информацию, основанную на отзывах в Интернете.

Как определить требования к полу и возрасту кандидата

Требования к полу и возрасту будущего сотрудника чаще носят формальный характер. Зачастую пол никак не влияет на результат работы. Исключением являются случаи тяжелых и опасных работ, где установлен официальный запрет на прием женщин, а также случаи, когда психологический климат в коллективе не дает возможности продуктивно работать сотруднику противоположного пола.

Ограничения по возрасту чаще всего связаны с желанием видеть в соискателе определенные качества, компетенции (Компетенции – это характеристики деловых и личностных качеств человека, его знаний, благодаря которым достигается высокая результативность в той или иной деятельности. Компетенции формируют поведение и результативность человека), которые приписывают определенному возрасту, например, способность к обучению, активность, презентабельная внешность и т. д. Вместе с тем, такие ограничения порой мешают при поиске достойного соискателя. Особенно опасно отсекать по формальным признакам специалистов редких профессий и носителей уникального опыта.

Если считаете важным ограничить возраст соискателя, еще раз оцените причину этого. Иногда это просто стереотип в сознании, например, вы не представляете, что на данной должности может работать женщина или мужчина старше 50 лет. Подумайте, насколько это мнение адекватно. Стремитесь снять стереотип относительно возраста и пола − это увеличит зону поиска достойного кандидата. Например, часто на позицию курьера ищут молодых людей без опыта работы, на практике же наиболее успешными в этой должности себя зарекомендовали сотрудники 60–70 лет.

В любом случае следует помнить: дискриминация по половым и возрастным признакам запрещена, поэтому открыто указывать требования к возрасту кандидата в вакансиях неправомерно.

Как определить требования к здоровью кандидата

Если по итогам специальной оценки условия труда на рабочем месте сотрудника отнесены к вредным или опасным, то прежде чем приступить к работе, кандидат должен пройти медицинский осмотр (ст. 213 ТК РФ).

Также учтите, что если режим работы в организации подразумевает ночные смены, периодические сверхурочные работы и другие, описанные в трудовом законодательстве случаи, когда по медицинским показаниям выполнение такой работы запрещено, то физическое состояние, здоровье соискателей также является важным фактором при подборе.

В таких случаях обязательно включите в заявку на подбор раздел, предусматривающий требования к физическому состоянию и здоровью кандидата. При этом помните, что в случаях, неустановленных законодательством, проверить состояние здоровья сотрудника перед наймом на работу без его согласия работодатель не имеет права.

Как определить требования к личностным качествам кандидата

В разделе с личностными характеристиками укажите желаемые черты характера будущего сотрудника, его яркие стороны личности. При этом избегайте формального подхода к заполнению данного раздела и использования типичных характеристик: коммуникабельный, стрессоустойчивый, целеустремленный и т. п.

Укажите в заявке только те качества, которые являются обязательными для специалиста на вакантную должность. Например, наличие лидерских качеств для соискателя на руководящую должность первостепенно, а вот для соискателя на должность рядового сотрудника с шаблонной работой и отсутствием подчиненных наличие такого качества может только мешать рабочему процессу.

При определении требуемых качеств к кандидатам стремитесь конкретизировать и раскрывать наиболее полно любую характеристику, например:

• стремление к приобретению знаний смежных профессий;
• уровень лидерских качеств;
• уровень открытости в общении;
• общие жизненные цели и стремления;
• общие жизненные приоритеты и ценности;
• уровень внутренней энергии.

Проанализируйте необходимые характеристики и выявите два-три обязательных ключевых качества для отбора при дальнейших собеседованиях. Подберите инструменты для их оценки, например психологические тесты.

Как определить и указать в заявке на подбор условия работы на свободной вакансии

В раздел заявки об условиях работы включите следующую информацию:

• условия и характер трудового договора: основная работа, совместительство, возможность удаленной работы, ее срочность и, если работа срочная, то ее продолжительность;
• режим работы: гибкий график, сменная работа, ненормированный рабочий день и т. п.;
• наличие командировок и их периодичность;
• размер зарплаты и ее составляющие: оклад, премии, надбавки, возможный среднемесячный доход;
• дополнительные льготы и компенсации: добровольное медицинское страхование, оплата проезда к месту отдыха, оплата стоимости питания, абонемент в спортклуб и т. п.

Данная информация поможет повысить интерес кандидата к вакансии при собеседовании, изначально правильно сориентировать его в вопросах оплаты труда и режима работы, а также сразу отсеять тех соискателей, которые имеют другое представление об условиях работы и размере зарплаты.

Как указать в заявке критерии прохождения испытательного срока

Критерии прохождения испытательного срока для будущего сотрудника задает его непосредственный руководитель. Как правило, к ним относят:

• качественно и вовремя выполненные задачи;
• усвоение корпоративных стандартов и норм;
• успешное взаимодействие с коллегами.

Какие дополнительные сведения отразить в заявке на подбор

В разделе заявки на подбор с прочей информацией отразите дополнительные факты, которые дают преимущество одного соискателя перед другими, равными по профессиональным качествам, например:

• наличие водительских прав и машины;
• семейное положение, наличие детей;
• возможность ездить в командировки (местные и зарубежные), как часто;
• возможность выполнять сверхурочную работу, как часто и т. д.

Также в данном разделе можете указать тип корпоративной культуры, особенности внутрикорпоративного общения, стадию развития организации, описание рабочего места, то есть любую информацию, которая поможет соискателю окончательно сориентироваться, претендовать на вакансию или нет.

Как разработать карту поиска кандидатов

На основании заявки на подбор персонала составьте максимально подробную карту поиска – план действий по выявлению потенциальных кандидатов.

Включите в данную карту инструменты поиска, список компаний, в которых может работать нужный кандидат, и определите временные рамки для каждого этапа работы.

Например, если необходимо найти торгового представителя, а организация занимается производством и реализацией канцтоваров, то карта поиска будет прежде всего включать в себя поиск кандидатов в Интернете, размещение объявлений в СМИ и, возможно, поиск по рекомендациям. Ведь информация о торговых представителях может появиться из самых неожиданных источников, но далеко не всегда целесообразно использовать более дорогие инструменты поиска.

Либо стоит цель найти юриста, специализирующегося на вопросах защиты интеллектуальной собственности. В данном случае помогут работные сайты, профессиональные сайты либо группы в соцсетях, а объявления не дадут нужных результатов. Также в этом случае рекомендуется привлечь к работе профессиональное агентство, которое специализируется на поиске юристов, или использовать технологию прямого поиска.

В зависимости от выбранных инструментов определите сроки поиска, которые впоследствии будете контролировать.

Если вам нужно создать сайт, продвинуть сайт в ТОП 10, или вести рекламные кампании, обращайтесь к нашим специалистам.

Какие требования нельзя предъявлять к работнику при приеме на работу

При поиске нового сотрудника работодатель стремится максимально подробно определить условия, которым должен отвечать кандидат на вакантную должность. Но необходимо помнить, что не все требования к работнику при приеме на работу являются законными.

01.01.70

Подбор персонала: формирование профиля должности на основе стратегических и текущих целей организации

Правильная постановка задачи при поиске персонала коммерческой организации является фактором, предопределяющим подбор методов оценки. Это вопрос стратегии и выстраивания организации на много лет вперед.

Информация о требованиях к кандидату на вакантную должность требуется структурированная, сведенная в единую систему критериев и требований (профессиональных и личностных) к будущему сотруднику, учитывающую при этом корпоративные установки компании относительно персонала, кадровой политики, особенности рабочего места.

Профиль – это описание компетенций, опыта, а также анкетных данных, необходимых для выполнения данной работы в данной организации. Компетенции подразумевают как индивидуально-личностные характеристики (например, стрессоустойчивость, склонность к командной работе, креативность и др.), так и навыки (например, умение вести переговоры или составлять бизнес-план).

Важный момент: тот или иной этап развития бизнеса требует людей разных типов. Для пояснения привлечем портфельные матрицы Бостонской консультационной группы. На этапе «звезды», когда бизнес активно растет, развивается, расширяется, требует постоянных вложений и новых подходов, нужны люди креативные, инициативные, умеющие быстро принимать нестандартные решения. На этапе же «дойной коровы», когда бизнес стабилен, хорошо структурирован и требует, в первую очередь, поддержания и системного подхода, нужны люди стабильные, хорошо организованные, склонные к соблюдению процедур, а не к изменению их. То же самоe можно говорить о разных требованиях к людям в зависимости от того, какой тип корпоративной культуры мы намерены строить или поддерживать. Таким образом, первое, с чего следует начать, это определение стратегий развития организации в целом и человеческих ресурсов в рамках этой стратегии.

_________________________________________________

Матрица Бостонской консультационной группы является классической портфельной моделью и указывает четыре основные позиции бизнеса:

• высококонкурентный бизнес на быстрорастущих рынках – положение «звезды»;

• высококонкурентный бизнес на зрелых, насыщенных, подверженных застою рынках приносящее устойчивые прибыли положение «дойной коровы»;

• компании, не имеющие хороших конкурентных позиций, но действующие на перспективных рынках, «знаки вопроса», их будущее не определено;

• бизнес при слабых конкурентных позициях на рынках, находящихся в состоянии застоя, – «собаки».

________________________________________________

Таким образом, только на основании сформированных и осознанных стратегий составляется профиль должности будущего кандидата — первый шаг в процессе подбора и оценки персонала.

При составлении профиля учитываются два основных положения:

1. Особенности корпоративной культуры (команды).

2. Особенности выполняемой работы и среды, в которой она выполняется.

Часть, включающая ожидания от нового сотрудника в соответствии с корпоративной культурой компании, а также соответствие ценностей и взглядов сотрудника ценностям компании являются наиболее важными при составлении профиля. Исходя из этого, профиль может включать в себя следующие моменты:

• предпочитаемые отношения в коллективе, действия в конфликте, отношение к работе в команде;

• при каком стиле руководства сотрудник наиболее эффективен, к каким вертикальным отношениям наиболее склонен;

• какие ценности считает наиболее важными;

• каким образом и в каком направлении кандидат планирует дальше развиваться;

• предпочтения к организации рабочих отношений, в каких условиях наиболее эффективен.

Самая плачевная и обидная ситуация, когда хороший сотрудник приходит на работу в хорошую компанию и в скором времени покидает ее из-за того, что он и компания, будучи хорошими по отдельности, просто не подходят друг другу. Составление профиля и оценка сотрудника в соответствии с ним помогут нам снизить риск возникновения подобной ситуации. Данный профиль может быть основан на ценностях и культуре организации, взглядах руководителя, существующих традициях, с одной стороны, и на требованиях к выполняемой работе, с другой.

Перед тем как составлять профиль, важно определиться, кто именно примет участие в данном процессе и принятии решения. В формировании профиля обязательно должны принимать участие непосредственный руководитель того сотрудника, которого предполагается найти, и менеджер по персоналу. Каждый из них внесет свой вклад – руководитель лучше представляет себе текущие задачи, менеджер по персоналу общие тенденции в компании и ситуацию на рынке труда. Koгда же речь идет о тех аспектах профиля, которые важны с точки зрения системы ценностей компании, желательно, чтобы в их определении участвовал весь топ-менеджмент.

При этом надо договориться о терминах и едином понимании задач. В ином случае участники процесса будут говорить на разных языках. Одним из способов оптимизации такого процесса является тренинг для всех его участников, что позволяет добиться общего понимания не только целей и задач, но и методов оценки людей.

Оптимально, когда в компании хорошо разработана та часть профиля, которая отражает корпоративные ценности и нормы. Участие в составлении этой части профиля должны принять все или большинство руководителей это могут быть:

• факторы приоритетов при принятии решений (например, всегда приоритет но стремление к разрешению конфликта, нежели к ею избеганию);

• определенные ожидания по предпочитаемому стилю руководства;

• основные мотивации (например, тот факт, что оптимальный кандидат должен быть ориентирован на командную работу и коллектив или, наоборот, предпочитать работу в рамках самостоятельных проектов),

• честность и лояльность (опять-таки, в разных бизнес-средах разные предпочтения) и многое другое.

Один из самых простых путей составления этой части профиля проведение опроса руководителей, где их просят:

а) выбрать из предложенного списка компетенций и ценностей то, что ОБЯЗАТЕЛЬНО для будущего сотрудника компании, и проранжировать значимость остальных факторов;

б) выбрать из предложенного списка компетенций то, что им больше всего нравится в уже работающих сотрудниках;

в) выбрать те факторы, которые в наибольшей степени не устраивают в уже работающих сотрудниках.

На основе этиx данных будет составлен профиль. Если у вашей компании есть миссия, система ценностей или что-то подобное (имеются в виду реально действующие правила принятия решений, а не просто написанные лозунги), то имеет смысл сверить с этими документами получившийся профиль. Остальная часть профиля базируется на следующих факторах:

· работа, при которой сотруднику реально предстоит выполнять что-то, и компетенции, требуемые на данной должности.

Рассмотрим два относительно сходных случая: тортовый представитель, в задачи которого входит поддерживать контакты с розничной сетью, отслеживать товарный запас и предоставлять клиенту точную информацию вовремя, и торговый представитель, который должен будет искать новых клиентов и создавать саму сеть. При одних и тех же требованиях корпоративной культуры компании в первом случае ведущими компетенциями будут аккуратность, исполнительность, летальность и склонность к повторяющимся действиям, а во втором инициативность, уверенность в себе, стрессоустойчивоеть. креативность и настойчивость. Требования к коммуникативности и умению работать с конфликтами будут объединяющими для обеих вакансий, если же мы поменяем местами (случайно, по недомыслию) эти компетенции или составим их универсально для всех торговых представителей, то резко возрастает количество ошибок при наборе персонала;

· специфика внутрифирменных взаимодействий и стиля руководства.

Демократический или авторитарный стиль руководства требуют разных особенностей и компетенций от сотрудников. Если при авторитарном будет очень важно правильно оценить степень управляемости и исполнительность, то при демократическом стиле значительно важнее инициативность и умение работать в команде.

· специфика коллектива и личности руководителя.

В данном случае очень большую роль будут играть совместимость людей и их способность к взаимодополнению. Например, если в отделе большинство людей ориентированы на отношения (для них важно, чтобы на работе можно было не только работать, но и получить моральную поддержку), то и искать нужно человека подобного типа. Другой пример: если руководитель достаточно внимателен к деталям, то «глобальный» подчиненный может вызывать раздражение и производить впечатление не слишком мотивированного и аккуратного человека.

Остановимся на общих правилах составления профиля.

Правило первое: каждая компетенция должна быть сформулирована предельно конкретно.

Очень часто в описании требований к кандидату можно встретить такую формулировку, как «коммуникабельность, или коммуникативные навыки». На самом деле это не совсем правильно. Из приведенной ниже табл. 1 становится ясно почему.

Таблица 1

Коммуникабельность

Умение быстро устанавливать контакт с незнакомыми людьми

Вежливое, располагающее общение

Умение убеждать

Умение публично выступать

Постоянное желание общаться с людьми

Хорошо поставленная речь

Грамотная речь

Итак, первым шагом удалось выделить составляющие, которые, несомненно, входят в понятие коммуникабельности. Они получились очень разные, зачастую совсем или почти не пересекающиеся друг с другом. А теперь посмотрим, какие из этих компетенций являются необходимыми, желательными или безразличными для разных видов работы (табл. 2).

Таблица 2

Компетенции	Должность
Торговый представитель активных продаж	Секретарь	PR-менеджер
Умение быстро по своей инициативе устанавливать контакт с незнакомыми людьми	Необходимо	Безразлично	Желательно
Вежливое, располагающее общение	Необходимо	Необходимо	Необходимо
Умение убеждать	Необходимо	Желательно	Необходимо
Умение публично выступать	Безразлично	Безразлично	Необходимо
Потребность в общении	Необходимо	Безразлично	Желательно
Хорошо поставленная речь	Необходимо	Желательно	Необходимо
Грамотная речь	Необходимо	Необходимо	Необходимо

Конечно, все перечисленные компетенции можно для указанных должностей записать в необходимые, только в этом случае мы либо не найдем таких людей, либо они будут незамотивированы, так как часть их реальных навыков не будет постоянно использоваться. Интересно, что, если мы будем искать торгового представителя для существующей клиентской сети, требования к нему будут уже несколько иными: навык быстрого установления контакта с незнакомыми людьми перейдет в категорию безразличных.

Правило второе: в профиле должны быть четко расставлены приоритеты. Как именно это делается, в значительной степени зависит от корпоративной культуры, особенностей выполняемой в будущем работы, от личности руководителя и многих других факторов.

Было проведено такое исследование: руководящий состав организации попросили выделить ключевые компетенции торгового представителя. Интересно, что наличие навыков продаж заняло только 7-е место. Эту компетенцию значительно опередили другие: стремление и умение достигать поставленной цели, умение располагать к себе, честность и порядочность, креативность, инициативность.

Что это означает? То, что при соответствии индивидуально-личностных качеств и потенциала кандидата компания готова вкладывать время и средства в его обучение и развитие.

Не хочется давать готовых рецептов, но практика показывает, что во многие видах деятельности человека гораздо проще обучить, чем «переделать». Приведем ориентировочную таблицу, которая показывает соотношение значимости индивидуально-личностных характеристик и навыков/опыта в различных видах деятельности (табл. 3).

Таблица 3

Должность	Навыки	Качества	Модели поведения
Торговый представитель	Не очень значимы, обучить можно легко и быстро	Очень значимы, так как продажи требуют повышенной контактности и стрессоустойчивости	Очень значимы, так как высок риск конфликтных ситуаций
Переводчик (письменные переводы)	Очень значимы, так как приобретение требует длительного времени (несколько лет)	Не очень значимы, так как работа в большей степени не зависит от взаимодействия с другими людьми	Значимы только в контексте соответствия корпоративной культуре
Руководитель отдела	Значимы, хотя можно говорить и о частичном обучении при наличии достаточного потенциала	Очень значимы, так как эффективность сильно зависит от взаимодействия с другими людьми	Очень значимы, имеет серьезное влияние на организацию в целом
Финансовый аналитик	Очень значимы	Не очень значимы	Значимо только в контексте соответствия корпоративной культуре

Правило третье: каждая компетенция, указанная в профиле, должна иметь свой «измеритель». Собственно, это техники и методики оценки кандидатов, и этой теме должно быть уделено максимально времени. Правильно составленный профиль – это, безусловно, первый и очень важный шаг, но никакой правильный профиль не поможет нам, если мы «забудем» подобрать к нему инструменты оценки людей с четкими измерителями и параметрами. Разработка соответствующего оценочного инструментария становится следующим крупным шагом, формирующим стратегию компании в области поиска «своего» персонала.

На основании всех перечисленных выше моментов мы можем приступить к формированию профиля должности конкретного специалиста. Важно помнить, что профиль индивидуален для каждой компании, хотя и имеет общие особенности, исходя из специфики работы как таковой.

В табл. 4 приведен профиль одной из вакансий, характерных для медицинского бизнеса (продажи и продвижение медицинско­го оборудования и расходных материалов).

Таблица 4: Профиль компетенций специалиста по продукции медицинского назначения

№ п/п	Исходные данные	Компетенции
1.	Принципы компании	Честность и лояльность, в том числе честность по отношению к клиентам
2.	Принципы компании	Склонность к работе в демократическом стиле управления
3.	Принципы компании	Люди представляют собой важную ценность
4.	Установка компании на рост и развитие сотрудника, а также сложная продукция и большой объем информации	Хорошая обучаемость
5.	Необходимость сочетания ориентации на мнение клиента и коллег и умения отстаивать собственную точку зрения	Смешанная референция
6.	Необходимость выполнения большого объема работ в условиях общения со сложными клиентами Необходимость проведения публичных презентаций перед большими аудиториями	Стрессоустойчивость
7.	Могут возникать сложные нестандартные ситуации, требующие быстрого принятия решений	Креативность и умение быстро находить выходы из сложных ситуаций
8.	Установка компании на формирование позитивного имиджа и долгосрочные отношения с партнерами	Умение располагать к себе и установка на долгосрочные отношения с клиентами
9.	Высокая степень самостоятельности и реально значительная зона ответственности	Инициативность и способность к самостоятельной работе
10	Большой объем информации на английском языке	Знание английского языка не ниже среднего уровня
11.	Политика компании в отношении развития персонала	Мотивация на рост и развитие
12.	Желательно, но не является обязательным	Навыки проведения переговоров и ориентация в основах маркетинга

Грамотное построение профиля дает возможность четко соотносить подбор людей со стратегическими задачами, постоянно совершенствовать процессы подбора и развития персонала и в конечном счете дает важнейшее конкурентное преимущество уровень людей, работающих в компании. А это именно тот решающий фактор, на основе которого конкурируют наиболее успешные в бизнесе коммерческие компании.

Светлана Иванова

Источник: http://www.top-personnel.com/press_h9/rubrica_h58/

Кадровые ошибки при найме персонала приносят компании убытки. По исследованию бизнес-консультанта Дэвида К. Уильямса расходы компании могут достигать $50 000. Это только на одного неправильно подобранного специалиста. А если их 5? 10? 100?

Рассмотрим главные этапы и правила найма работников для создания команды мечты — как подготовить и провести собеседования, на что обращать внимание при разговоре с кандидатом и что делать, чтобы сотрудники не уходили из компании.

Этап 0. Профиль должности

Распространенная ошибка руководителей — не составлять профиль должности. Часто процесс найма происходит так: компании нужен IT-специалист. Руководитель дает задание закрыть вакансию, рекрутер публикует объявление, где указывает должность, фронт работ, условия и выбирает кандидата, исходя из представленных соискателями данных. При таком подходе не всегда можно найти классного специалиста, или найти, но не того. Да и вольется ли он в коллектив и станет членом команды — большой вопрос.

Поэтому важное место среди правил найма работников занимает составление профиля должности — документа с подробным описанием знаний, умений, навыков и черт характера, которыми должен обладать сотрудник в идеале. Подробно — значит развернуто, с указанием дополнительных желательных или обязательных качеств.

«Профиль должности — важный документ, который помогает нанять сотрудника с максимально подходящими качествами. Главное условие: в профиле должности все качества и требования должны быть прописаны очень подробно, вплоть до мельчайших деталей. Это поможет компании сэкономить время и деньги на этапе подбора и интервьюирования сотрудников»
– Анна Девятьярова, HR-эксперт

Обязательные пункты, которые нужно описать в профиле должности:

1. Профессионализм. Требования к профессионализму соискателя, которые важны для компании: опыт работы, наличие профильного образования, дипломы, курсы повышения квалификации, участие в конкурсах и т.п.
2. Hard skills — навыки и умения, которые возможно наработать только в процессе выполнения деятельности. Например, обслуживание клиентов, ведение сложных переговоров, опыт работы с определенными программами.
3. Soft skills – все, что касается коммуникации и выступлений, работы в команде. Это умение планировать, навыки подготовки докладов и презентаций и т.п.
4. Личные качества. Какие свойства характера кандидата важны для компании: терпеливость, тактичность, умение слушать других, честность, энергичность, самоконтроль, находчивость, амбициозность, стрессоустойчивость.

«Рекомендую выделить в профиле три группы компетенций: «Обязательно», «Желательно», «Будет преимуществом». В группе «Обязательно» — те знания и умения, без которых кандидат не сможет претендовать на должность. В группе «Желательно» — компетенции, которые он сможет развить или приобрести в процессе работы. В категории «Будет преимуществом» — полезные навыки кандидата, которые могут пригодиться в работе. Например, для журналиста — знание дополнительного иностранного языка, для менеджера по продажам — участие в тендерах, для финансового консультанта — опыт работы на валютных биржах»
– Анна Девятьярова, HR-эксперт

Этап 1. Поиск кандидатов

На основании разработанного профиля должности составляют текст вакансии, указывая в ней характер и объем работы, условия найма, необходимые (и) желательные качества соискателя. Чем больше людей увидят вакансию — тем больше шансов найти профессионала.

Где искать специалистов — зависит от вакансии. В некоторых случаях целесообразно искать кандидатов в вузах — предлагать студентам проходить практику, или подключать кадровые агентства и хантинг. Объявления о найме можно публиковать на площадках-агрегаторах вакансий (hh.ru, rabota.ru), в социальных сетях, на профильных форумах, в Telegram-каналах.

«Помимо размещения объявлений есть и другие способы: проведение мероприятий в офисе, конкурсы, хакатоны, выступления на конференциях и форумах. Зону поиска специалистов нужно расширять, так больше шансов найти того, кто будет соответствовать необходимым критериям»
– Анна Девятьярова, HR-эксперт

Чтобы определить эффективность площадки — с какого сайта или группы поступило больше обращений, в каждом объявлении указывайте разную почту. Например, для вакансии, опубликованной в сообществе ВКонтакте — rabotaVK@company.com, для опубликованной на HH — rabotahh@company.com. Это пригодится для аналитики. Или используйте программу для автоматизации подбора персонала — она определяет, с какого канала поступило резюме и составляет аналитический отчет.

Этап 2. Составление опросного листа

Этот этап также сэкономит время и деньги, так как после анкетирования часть неподходящих кандидатов отсеется и сними не нужно будет проводить личное собеседование. Анкета помогает узнать больше о кандидате — его привычках, сильных/слабых сторонах, убеждениях или достижениях. Также это дополнительный фактор оценки — если соискатель быстро заполнил и отправил опросник, то он, скорее всего, ответственно подходит к работе и выполняет ее быстро.

«Важно, чтобы в анкете были вопросы, которые не дублируют информацию из резюме и при этом важны для бизнеса. Часто на этом этапе вместо опросного листа дают тестовое задание»
– Анна Девятьярова, HR-эксперт

Что должно быть в опроснике:

1. Образование, владение иностранными языками.
2. Наличие/отсутствие судимостей.
3. Цель трудоустройства — вопросы, которые помогут понять, по какой причине кандидат хочет получить эту должность. Например, планирует ли он сделать карьеру в компании, может ли работать сверхурочно или в выходные, рассматривает ли возможность командировок.
4. Предпочтения — что кандидат хотел бы получить на этой должности. В этом блоке нужно указать список преимуществ и попросить кандидата расположить их по степени важности для себя. Ответы покажут приоритеты соискателя — что для него очень важно, а что второстепенно. Например, важно — бесплатное обучение, а неважно — абонемент в фитнес-центр. Можно сделать вывод, что кандидат амбициозен, хочет сделать карьеру, готов учиться и повышать свою производительность.
5. Дополнительные вопросы, связанные с условиями труда. Например, требуются ли кандидату дополнительные выходные и для чего, нужны ли ему особые условия организации рабочего места и почему.
6. Вопросы по оценке личных качеств. Например, «занимаетесь ли вы спортом? Сколько раз в неделю посещаете спортзал?» — для оценки активности и здоровья кандидата, «Как вы ведете себя, если вас или вашу работу критикуют?» — для оценки моральной выносливости и уравновешенности.

Примеры вопросов для оценки личных качеств кандидата.

Для оценки активности кандидата:

• Занимаетесь ли вы спортом и каким?
• Проходите ли курсы, тренинги? Как часто?
• Участвуете ли в благотворительных или волонтерских мероприятиях?

Для оценки самостоятельности:

• Часто ли вам напоминают о том, что нужно что-то сделать?
• Как часто вы работаете в режиме горящего дедлайна?
• Как вы организовываете свой учебный график?

Для оценки ответственности:

• Часто ли вам напоминают о текущих задачах, которые нужно выполнить?
• Были ли случаи, когда вы срывали дедлайн?
• Что вы будете делать, если коллега, с которым вы работаете над проектом, заболел и не выполнил свою часть работы?

Для оценки коммуникабельности:

• Легко ли вы знакомитесь с новыми людьми?
• Когда вы посещаете мероприятия, вы берете контакты участников? Поддерживаете с ними потом связь?

Вопросы лучше составлять с применением реальных ситуаций, так можно будет проследить логику действий человека и понять мотивы его поступков.

Анкета должна быть максимально лаконичной. Не стоит ее «раздувать» на десятки листов. Если только у вас не супер-секретная организация, где требуется дополнительное одобрение службы безопасности.

Важно: укажите в анкете пункт о согласии со сбором персональных данных согласно 152-ФЗ от 26.06.2006 г.

После анализа и отбора анкет оставшихся кандидатов можно приглашать на личное собеседование.

«Сейчас становится популярным видеоинтервью вместо заполнения анкеты. Получается такая воронка: скрининг резюме → тестовое задание → видеоинтервью → очное собеседование. Вопросы могут быть те же, что и в анкете, но на видео работодатель видит реакцию человека, слышит, как он отвечает, насколько уверен в себе. Это помогает сделать выбор и экономит время — посмотреть видео рекрутер может в любое время»
– Анна Девятьярова, HR-эксперт

Этап 3. Личное собеседование

К личному собеседованию тоже нужно подготовиться — записать основные вопросы, которые нужно задать кандидату, подобрать ситуации, которые нужно решить, чтобы проверить быстроту его реакции и мышление. Можно использовать тесты, логические задачи или задачи, требующие нестандартного решения.

Собеседование проводят в офисе, по скайпу или назначают встречу в неформальной обстановке. При выборе места главное, чтобы вас не отвлекали.

Главное правило собеседования при найме работников — дать выговориться соискателю. Чем больше он скажет, тем точнее вы сможете оценить его. На каждой анкете отмечайте свои мысли по поводу кандидата, что понравилось, что нет, — при принятии решения это вам поможет.

Эксперты Harvard Business Review определили главные качества сотрудников для создания команды мечты:

• управленческие навыки и стратегическое мышление,
• социальные навыки,
• стремление к росту и трудолюбие.

Важно: делать выбор на основании данных, а не эмоций. Вы выбираете не друга для посиделок, а сотрудника, поэтому на первом месте должны быть компетенции человека, а не симпатия к нему.

Этап 4. Испытательный срок

Обычно кандидат проходит испытательный срок в компании. В условиях реальной работы становится видно, правильный ли вы сделали выбор.

Если вы заметили, что человек не справляется, или он не ладит с коллегами, или халатно относится к своим обязанностям, то не торопитесь его увольнять. Сначала нужно понять причины — может быть, у него конфликт с коллегами, или ему просто не хватает знаний для выполнения задач. А, может быть, он действительно саботирует работу? В зависимости от ответа принимайте решение — обучить, перевести на другую позицию или уволить.

Увольнение — это стресс не только для работника, но и руководителя. Чтобы сгладить неприятное известие и сохранить лояльность сотрудника, нужно увольнять правильно. Так можно избежать многих проблем.

Этап 5. Удержание

Нанять грамотного сотрудника — это половина успеха. Его нужно удержать. По данным компании Deloitte, привлечение нового сотрудника обходится компании в сумму 3-4-х месячной зарплаты старого, поэтому для компании на первое место выходит вопрос мотивации персонала.

Компания Career.ru провела опрос и выяснила, какие факторы мотивируют сотрудников работать в компании. Почти аналогичные данные получила и компания KellyService — сотрудники снизили требования к заработной плате и стали больше внимания уделять рабочей атмосфере.

После материального фактора идут нематериальные — комфортная атмосфера в коллективе, возможности карьерного роста и масштабные и интересные задачи.

По исследованию Hays, 56% профессионалов уходят из компании, потому что не видят возможности для развития. Мотивационные бонусы помогают снизить отток кадров и компенсировать размер заработной платы.

Предложить мотивационные бонусы своим сотрудникам может не только крупная компания, для малого бизнеса есть простые решения вознаграждений для сотрудников, которые помогают увеличить лояльность персонала к работодателю.

Дополнительные факторы мотивации, которые важны для сотрудников:

• публичное признание успехов,
• корпоративные тренинги,
• корпоративные праздники.

Задача мотивационной программы — сделать сотрудников счастливыми. А счастливые сотрудники сделают счастливыми клиентов, а, значит, возможностей для развития бизнеса станет больше. Интересно, что для удовлетворенности сотрудникам не нужно больше денег, достаточно делать правильные подарки.

Резюме. Чтобы создать команду мечты, правильно нанимайте работников:

1. Составьте профиль должности с указанием необходимых и желательных качеств кандидата.
2. Разработайте опросный лист-анкету и/или тестовое задание для детального изучения кандидата.
3. Проведите личное собеседование.
4. Возьмите сотрудника на испытательный срок.
5. Не бойтесь уволить сотрудника, если допустили кадровую ошибку.
6. Разработайте программу лояльности и мотивации для сотрудников, чтобы удержать их на рабочем месте. Помните, что привлечение нового специалиста обходится почти в три раза дороже удержания старого.

«Профиль должности» прочно вошел в терминологию, используемую HR-специалистами по управлению персоналом. Однако у многих из них свой взгляд на вопрос оценки персонала. Должен ли этот инструмент являться самостоятельным в общей структуре всех HR-процессов или он способен сделать большее для формирования единой системы управления человеческими ресурсами, став основой для их объединения? Какую информацию должен содержать профиль должности для того, чтобы являться практическим инструментом? Как использование профилирования должностей может повлиять на структурирование всех процессов по управлению персоналом и увеличение их эффективности?

Профиль должности как основа HR-системы

Профиль должности и рекрутинг

Профиль должности и адаптация персонала

Профиль должности и оценка персонала

Содержание профиля должности

Структура профиля должности

Результаты применения профиля должности

Любой стандарт – это определенное правило, ограничение. В российских компаниях существует опасение, что стандартизация приведет к потере гибкости в общей системе. Но в этом случае нужно определить, что мы будем подразумевать под гибкостью: умение учитывать исключения из правил или общий хаос с созданием правил к любому возникающему случаю. Самое интересное заключается в том, что профиль – достаточно гибкий инструмент. Никто не мешает нам корректировать его и вносить изменения, новые детали, которые мы, возможно, не учтем на этапе его разработки. Как правило, это нюансы, может быть, и значимые, но кардинально профиль не меняющие.

Так что главное – это начать работать в данном направлении.

Мы уже не один раз сталкивались со случаями, когда само начало профилирования было достаточно сложным, у некоторых линейных руководителей не встречало поддержки.

Однако по прошествии полугода мы видели, как все руководители компании обращались к профилям и уже не вспоминали о тех временах, когда в каждом конкретном случае им приходилось описывать свои требования к должности или персоналу практически заново.

Надеемся, что и вы оцените все положительные стороны профилирования должностей и создадите инструмент, позволяющий вам описывать не отдельные функциональные HR -области, а строить целостную систему управления персоналом.