Управление проектами — это то, что делает бизнес успешным. Проекты могут быть разными: будь то вывод продукта на рынок в «сжатые сроки» или внедрение новой системы управления в компании без остановки бизнеса — но подходы в эффективности и управлении схожие.
Рассмотрим 5 аспектов проектного управления
Они помогут сделать ваши проекты более эффективными, а бизнес — прибыльным.
Выбрать подход к управлению проектом
Сейчас наиболее известные из подходов – это Waterfall и Agile (SCRUM, Kanban). Мода на SCRUM набирает обороты, и многие бросаются его использовать везде. Но это в корне неправильно.
Каждый из трех указанных подходов имеет свои плюсы и минусы. Как молоток используется для забивания гвоздей, а не шурупов, так и каждый из подходов полезен для «своих гвоздей».
Есть разные способы определения подходов для своих проектов. Я использую следующий алгоритм.
Отвечаю на вопросы:
Цели проекта четко определены или расплывчаты?
Технологии понятны или могут много раз меняться?
Заказчик определился с требованиями или хочет начинать как можно раньше и определяться по ходу?
Какое количество изменений может возникнуть в ходе проекта?
Если наши цели и технологии ясны, Заказчик определился с требованиями, а количество изменений незначительное, значит использование Waterfall наиболее оправданно.
Допустим другую ситуацию. На старте проекта мы имеем большую зону неопределенности, Заказчик готов активно вовлекаться в проект, из-за отсутствия четких требований планируется много изменений, а начинать надо “вчера”.
В таком случае лучше использовать семейство подходов Agile (SCRUM или Kanban).
Наметить цели проекта и определить критерии успешности
Помните фразу из книги “Алиса в стране чудес”?
— Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?
— А куда ты хочешь попасть? — ответил Кот.
— Мне все равно… — сказала Алиса.
— Тогда все равно, куда и идти, — заметил Кот.
Сперва нужно понять, куда мы хотим прийти и как достичь своей цели. Например, мы управляем проектом по проведению конференции. Что будет целью проекта, и как мы сможем понять, что проект успешен?
Цель «Организовать конференцию по управлению проектами» — не четкая. Поэтому я бы рекомендовал сформулировать название следующим образом: «Организовать в Киеве в последней декаде августа 2017 года конференцию по управлению проектами с участием минимум 500 человек длительностью 2 дня».
Такая цель уже содержит в себе информацию о наших планах, и если мы добавим важные критерии успешности, тогда получим:
конференция длительностью 2 дня проведена в последней декаде августа 2017 года
количество участников конференции — более 500 человек
прибыль от организации конференции составила более ХХХХХ $
в конференции принимало участие минимум 5 зарубежных докладчиков
удовлетворенность конференцией участников составила более 70%
Критерии успешности могут быть и другими. Все зависит от того, что важно для Заказчика и как он определяет успешность проекта.
Сформировать команду
Итак, что делать — понятно. Только вот одному вряд ли удастся справиться, поэтому нужно собрать команду.
Кто нам нужен? Это зависит от специфики проекта.
Если мы берем проект по проведению конференции, значит нам нужны специалисты, которые будут:
искать помещение и заниматься всей логистикой
работать со спикерами и составлять программу
работать с участниками, принимать регистрации и контролировать оплаты
работать со спонсорами
заниматься маркетингом и PR
заключать договора с подрядчиками и партнерами
Команда может быть небольшой. Но участников должно быть столько, чтобы была возможность все успеть и каждому распределить свои зоны ответственности.
Также важно отслеживать, насколько у каждого из участников «горят глаза» в процессе работы над проектом. Чем ярче блеск, тем эффективнее команда. Высокий уровень мотивации напрямую связан с успешностью проекта.
Организовать коммуникацию
Одного только блеска глаз недостаточно. Поэтому нужно определить, каким образом участники будут взаимодействовать друг с другом.
Например:
один раз в неделю — в понедельник — вся команда собирается в 9 утра и в течение 2-х часов планирует задачи на неделю
каждый день команда собирается утром на 15 минут, чтобы обсудить текущий статус и возникшие проблемы
используется экстренная связь по телефону
используется Slack для групповых обсуждений и обмена файлами
При этом следует помнить:
Коммуникация эффективна тогда, когда:
Нужную информацию получает нужная аудитория от нужного человека в нужном месте нужным образом.
Организовать мониторинг и контроль
Независимо от того, насколько мы идеально спланировали проект, через время все может поменяться. Наши планы со временем утрачивают актуальность, требуют корректировки или перепланирования.
События, которые могут произойти и повлиять на проект:
До конференции осталось 3 недели, а от зарубежных спикеров не получены подтверждения участия.
Всего 2 недели до конференции, а программа все еще не финализирована.
Количество участников конференции растет не в соответствии с прогнозом по набору участников и платежей.
Типография затягивает печать раздаточных материалов.
Генеральный спонсор отказался от участия.
В случае наступления каждого из этих событий важно понимать, что делать дальше и насколько критично само событие. Но главное, своевременно осознать, что что-то идет не так.
Поэтому команда должна знать крайние сроки своих задач и сообщать о внезапных изменениях. А менеджер проекта обязан понимать весь план проекта и постоянно с ним сверяться. И если что-то идет не так — собирать команду и прорабатывать изменение плана действий.
Я рассказал только о пяти аспектах в управлении проектами, но даже если вы в своих проектах начнете использовать эти советы, я уверен, что ваши проекты станут более успешными.
Книги, которые я советую прочесть:
DeMarco T., Lister T. Peopleware, “Productive Projects and Teams” (“Человеческий фактор. Успешные проекты и команды”)
Белбин Рэймонд Мередит, “Команды менеджеров. Как объяснить их успех или неудачу”
Хенрик Книберг и Маттиас Скарин, “SCRUM И KANBAN: выжимаем максимум”
В погоне за удовлетворенностью клиента мы часто сталкиваемся с вопросом – как понять, насколько проектная деятельность влияет на клиента? Как оценить успешность и влияние того или иного проекта на клиента? Как автоматизировать основные процессы на проекте (например, согласования сметы и ТЗ) и улучшить качество проектов, которые проходят через нас? Как найти правильные ответы на эти вопросы и как оценить проект, рассказывает руководитель проектного офиса Kodix Automotive Даниил Ерофалов.
Чтобы измерять качество реализуемых нами проектов и оценивать менеджмент, мы ввели метрику “успешность проекта”. Оценка успешности – завершающий этап, стартующий после сдачи проекта клиенту и выставления счетов. Далее поделюсь нашей методикой.
В общем о методике расчета
Прежде всего, чтобы оценить успешность проекта, необходимо составить чек-лист критериев успешности. В основу нашего чек-листа ложатся 3 блока:
- инициация проекта
- исполнение проекта
- завершение проекта
Блоки содержат 5 этапов оценки по пятибалльной шкале: за каждый блок можно получить 25 баллов, а максимальное количество баллов, которое можно получить за весь проект =75.
Для удобства расчетов у нас есть Калькулятор качества, представляющий собой Exсel-таблицу:
Теперь давайте разберем каждый блок отдельно.
Блок первый. Инициация проекта
В этот блок входят следующие критерии:
Требования – зафиксированные в почте и согласованные с клиентом бизнес-процессы, брифинг клиента по проекту или ТЗ. Также может быть согласован дизайн, набор данных API и прототипы проекта.
Варианты выбора в чек-листе:
1) Получена в почте вся необходимая документация от клиента, зафиксированы в почте бизнес-процессы, зафиксированы в почте пользовательский путь и конечный результат – 5 баллов
2) Получена вся необходимая документация, зафиксированы бизнес-процессы или пользовательский путь, но клиенту непонятен конечный результат – 4 балла
3) Зафиксирован бизнес-процесс или пользовательский путь, нет документации, непонятен конечный результат проекта – 3 балла
4) Согласование брифа проекта, пользовательского пути или документации происходило в устном виде без фиксации в почте – 2 балла
5) Проект выполнялся без фиксации и обсуждения каких-либо требований – 1 балл
Сроки – зафиксированные в почте и согласованные с клиентом дедлайны и этапы проекта.
Варианты выбора в чек-листе:
1) Зафиксированы в почте и согласованы с клиентом дедлайны проекта, его этапы и презентация на тесте, выкат в бой – 5 баллов
2) Зафиксированы в почте и согласованы с клиентом дедлайны проекта, без разъяснения этапов проекта – 4 балла
3) Зафиксированы в почте, но не согласованы дедлайны проекта. Клиенту не нравятся дедлайны – 3 балла
4) Дедлайны проекта не зафиксированы и не согласованы с клиентом в почте – 2 балла
5) Клиент не знает о дедлайнах проекта – 1 балл
Стоимость – зафиксированная в почте смета и переработки SOW. Клиент согласовал смету и этапы оплаты.
Варианты выбора в чек-листе:
1) Клиенту понятна стоимость, смета декомпозирована и согласована с клиентом в почте – 5 баллов
2) Смета предоставлена клиенту в почте, но согласие от клиента не получено, работы по проекту запущены – 3 балла
3) Смета не предоставлена и не согласована с клиентом в почте, а работы по проекту запущены – 2 балла
4) Проект сделан без сметы – 1 балл
Важно! Если проект или задача идёт в SOW, то клиент должен быть оповещен о перерасходе. Если этого не сделано – минус 10 баллов.
Планирование и риски – клиент уведомлен о рисках, проект занесен в роудмэп.
Варианты выбора в чек-листе:
1) Клиенту обозначены риски проекта, и зафиксированы в смете дополнительные расходы во времени или стоимости работ на эти риски. Определен ответственный за проект. Проект занесён в роудмэп и бэклог проектов. Распланированы ресурсы на проект в роудмэпе – 5 баллов
2) Обозначены риски проекта в смете, но нет оценки дополнительных расходов на возможные риски. Проект занесён в роудмэп и бэклог проектов. Ресурсы не спланированы – 4 балла
3) Определен ответственный за проект, проект занесён в бэклог и роудмэп. Риски не заложены в смете и не озвучены клиенту – 3 балла
4) Проект занесён в бэклог, не определено ответственное лицо – 2 балла
5) Проект прошёл вне PLA – 1 балл
Оформление проекта – имеется задача в Jira (менеджерская), а также запрос, тикет или карточка в Trello.
Варианты выбора в чек-листе:
1) Проект имеет свой тикет/карточку в Trello, вся информация находится в указанных инструментах: описание проекта, дедлайны, работа над этой задачей ведётся согласно регламенту. Имеется головная задача(stories) в Jira, содержащая оценку, дедлайны, смету, бизнес-процессы – бриф – пользовательский путь – конечный результат (перенесены из почты) – 5 баллов
2) Проект имеет свой тикет/карточку в Trello, вся информация находится в указанных инструментах: описание проекта, дедлайны, актуальные статусы и работы ведутся по регламенту, но нет головной задачи в Jira(stories) – 4 балла
3) Проект имеет свой тикет/карточку в Trello, вся информация находится в указанных инструментах: описание проекта, дедлайны, актуальный статус. Работы ведутся по регламенту. В Jira может при этом присутствовать задача – 3 балла
4) Проект имеет свой тикет/карточку в Trello, но в них нет описания, дедлайнов и актуальных статусов по проекту. В Jira может при этом присутствовать задача – 2 балла
5) Проект не имеет тикет/карточку в Trello, все обсуждение в Slack – 1 балл
Итого: за раздел Инициация проекта можно получить минимум 5 баллов, что составляет 20% от общего количества баллов.
Блок второй. Исполнение проекта
В этот блок входят следующие критерии:
Делегирование задач на производителей
Варианты выбора в чек-листе:
1) Оформлена подзадача в Jira согласно регламентам. Вся коммуникация ведётся в задаче. Время отмечается вовремя. Все вложения находятся в задаче – 5 баллов
2) Подзадача в Jira оформлена согласно регламентам. Вся коммуникация ведётся в Slack и на митингах – 3 балла
3) Подзадача не оформлена согласно регламентам. Коммуникация вне задачи – 2 балла
4) Задачи нет, поставлена через Slack- 1 балл
Организация работы над проектом
Варианты выбора в чек-листе:
1) Разработаны тест-кейсы, согласованы прототипы, команде понятен проект и его цели, конечный результат – 5 баллов
2) Команде непонятны цели, конечный результат. Согласованы прототипы и тест-кейсы – 3 балла
3) Ничего вышеперечисленного нет – 0 баллов
Контроль и мониторинг процессов
Варианты выбора в чек-листе:
1) Контролируется распределение ресурсов. Происходит мониторинг и управление изменениями как в ТЗ, так и в работе команды. Проект идёт согласно заключенным планам – 5 баллов
2) Возникли непредвиденные риски, привлечены дополнительные ресурсы, чтобы сдать проект вовремя – 4 балла
3) Контролируется распределение ресурсов. Проект не идёт согласно планам, и их приходится переделывать – 3 балла
4) Не контролируется распределение ресурсов, ресурсы не привлекаются, проект идёт не по первоначальному плану – 2 балла
5) Менеджер не контролирует и не мониторит проект вообще – 0 баллов
Соблюдение внутренних дедлайнов
Варианты выбора в чек-листе:
1) Проект/задача сданы/сдаются раньше установленных дедлайнов – 5 баллов
2) Проект/задача сданы в день, указанный в задаче – 4 балла
3) Проект/задача сданы в спринт, в которые входит дедлайн – 3 балла
4) Проект/задача сделаны, но не приняты в день сдачи (возникли доработки) – 2 балла
5) Проект/задача не сделаны в указанные дедлайны -1 балл
Прозрачность
Варианты выбора в чек-листе:
1) Все статусы по задаче, факапы и риски сообщаются клиенту в почте, клиент знает, что происходит с проектом – 5 баллов
2) Нет – 0 баллов
Итого: за этот раздел можно получить 2 из 25 баллов.
Блок третий. Завершение проекта
В этот блок входят следующие критерии:
Соблюдение внешних дедлайнов
Варианты выбора в чек-листе:
1) Проект сдан и принят клиентом раньше установленного срока, счёт и акт выставлены в FLEET до согласованной даты сдачи с клиентом в почте – 5 баллов
2) Проект сдан и принят клиентом раньше установленного срока, счёт и акт выставлены в FLEET с опозданием по дедлайнам – 4 балла
3) Проект сдан и принят в день сдачи, который согласовали с клиентом – 3 балла
4) Проект сдан, но не принят в день сдачи (возникли доработки) – 2 балла
5) Проект не сдан в указанные дедлайны -1 балл
Соблюдение брифа и всех договорённостей
Варианты выбора в чек-листе:
1) Все, что было зафиксировано с клиентом в почте (включая изменения ТЗ/брифа/структуры/процесса/результата), было презентовано клиенту на встрече и зафиксировано письменно в почте – 5 баллов
2) Передали информацию клиенту о завершении проекта и соблюдении всех обязательств ТЗ, предоставили ссылку на тестовый сайт для личной проверки – 4 балла
3) Сделали то, что просил клиент в ТЗ, но не провели презентацию, не показали на тесте, не дождались согласования от клиента и отправили в бой – 3 балла
4) Сделана часть согласованных работ – 2 балла
5) Мы не сделали того, что было в ТЗ/брифе/структуре – 1 балл
Количество итераций после первичной презентации
Варианты выбора в чек-листе:
1) Сделали и сдали с первого раза – 5 баллов
2) Сдали, но остался технический долг – 4 балла
3) Сдали со 2 попытки либо в течение недели – 3 балла
4) Сдали с 3 попытки либо в течение месяца – 2 балла
5) Сдали с 4 попытки либо через 2 месяца и более – 1 балл
Документация проекта
Варианты выбора в чек-листе:
1) Проект занесён в паспорт клиента в Confluence, имеет описание работы (техническая документация) и инструкцию по настройке и подключению, работе в админке – 5 баллов
2) Проект имеет техническую документацию в Confluence – 4 балла
3) Проект имеет техническую документацию не в Confluence -3 балла
4) Проект не имеет какой-либо документации – 1 балл
Рентабельность проекта
Варианты выбора в чек-листе:
1) От 60% и выше – 5 баллов
2) 40-60% – 4 балла
3) От 0-40% – 3 балла
4) Ровно 0 – 2 балла
5) Меньше 0 – 1 балл
Итого: за этот раздел можно получить 5 из 25 баллов.
***
Итак, мы рассказали о своем подходе к оценке успешности проектов, а если читать внимательно, то можно еще понять, какие сервисы мы используем 😉 Главным требованием нашей методики является однозначное и ясное определение критериев – для каждого проекта и каждого заказчика они должны быть четко определены, оценены и проанализированы.
Коллеги часто делятся опытом и наработками Kodix Automotive на вебинарах, конференциях и ютубе. Чтобы не пропустить полезное, заходите в наш Tg-канал Автобизнес новой реальности.
Идея, команда, технологии, деньги, методология – от чего на самом деле зависит успех проекта?
Время на прочтение
4 мин
Количество просмотров 16K
Дисклеймер:
Все написанное ниже есть лишь мои мысли, результат исключительно моего опыта участия в проектах. Я не претендую на полноту изложения предмета, т.к. успех проектов исследуется в огромном количестве книг, сообществ и т.п. Если у вас есть другое мнение, вы можете аргументировано его здесь привести, буду рад предметной дискуссии.
Под проектом здесь я подразумеваю проект разработки и продвижения сайта или ПО.
О моем опыте, позволяющем мне делать выводы:
Первый мой стартап был в 2005 году. Это был интернет-магазин, для раскрутки которого использовались дорвеи и постинг по форумам. С 2006 года активно занимаюсь SEO и продвижением стартапов. Последний (самый свежий) мой стартап начался более года назад. Заморожен месяц назад. Скажу сразу, мировой известности ни один мой стартап не получил, однако шишек набито достаточно много, а сколько еще предстоит набить!
Далее я предлагаю проанализировать факторы, которые приводят проект к успеху.
Для этого, вначале давайте обсудим, что считать успехом проекта:
Многие знают классический треугольник проектного менеджмента (см. рис.1)
Рис 1. Треугольник управления проектами.
Мне встречались такие критерии оценки успеха проекта:
1. Проект успешен, если выполнен в срок, согласно утвержденному объему работ и по утвержденной стоимости.
2. Проект успешен, если доволен заказчик – не зависимо от сроков, стоимостей и т.п.
3. Проект успешен исключительно только лишь, если он успешен финансово.
Из моего опыта критерий «доволен заказчик» наиболее рабочий. Как правило, если соблюдены срок, стоимость (а они часто напрямую зависят) и реализован весь функционал, заказчик будет доволен. Но это касается проектов на заказ (аутсорсинг).
При реализации своего проекта (стартапа) важен критерий финансового успеха – т.е. мы можем сорвать сроки, реализовать не полностью функционал, заказчик недоволен, но так случилось, что проект отбился финансово и приносит деньги.
Мой вывод: какой бы критерий мы не брали за основу успеха, есть общие факторы, которые влияют, будет ли проект успешным.
Все очень просто: если проект успешный – это видно по всему
.
Мы думаем, успех проекта зависит от факторов:
В обоих случаях (аутсорсинг или свой проект), когда мы планируем проект, мы думаем, что успех зависит от таких факторов:
• У нас есть толковые, нужные нам люди, на них можно положиться.
• У нас есть нужные нам ресурсы (а значит, мы их правильно рассчитали), работа будет оплачена, а в случае стартапа мы все заработаем достойно.
• Мы делаем правильно (т.е. либо мы правильно поняли требования заказчика, либо правильно создали свои требования).
• Мы используем хорошие технологии для реализации проекта (т.е. наш проект не будет морально отсталым).
• Наше взаимодействие в команде настроено так, что мы максимально эффективно работаем над проектом (методологии, подходы, система отслеживания задачи и т.п.).
• Мы знаем, что делать с готовым проектом, чтобы рынок или заказчик признал, что этот проект удачный (в частности, на рынке есть спрос на продукт).
Реалии – с чем мы сталкиваемся:
Здесь я приведу лишь примеры из работы в разных командах над разными проектами. Возможно, кто-то узнает свои случаи, а может быть у кого-то в проектах по-другому.
1. Люди в целом вроде хорошие, веселые, шутят, но на результат каждый в отдельности не нацелен. Исполняет задачи на «отстань».
2. Разработчик говорит «постановка задачи не понятная, пропиши подробнее, что откуда брать и т.п» — но после этого делает все равно не правильно.
3. Разработчик говорит «поставь такой-то трекер, и я тогда начну делать таски», но в результате ведение ни в экселе, ни в джире – не меняет сути. Программист затягивает со сроками.
4. Разработчик говорит «надо внедрять Scrum», но даже используя скраму, вместо работы играет на планшете.
5. Программист говорит «я тебя понял. Не надо дальше говорить, я знаю, как сделать лучше», но не делает.
6. Спонсор проекта говорит «да, мы этот бюджет осилим, начинайте», а в середине срока становится понятно, что уже и программист недополучил денег, и на раскрутку денег нет, но проект как-то надо сделать успешным.
Примеров может быть намного больше, я не претендую и на 80% основных. О затягивании сроков я даже не буду упоминать (мне кажется, что это есть во всех проектах, а значит это уже норма).
Менять людей в ходе проекта далеко не всегда есть возможность, приходится как-то работать.
Отчего умирает проект:
Проблемы, которые возникают в проекте, не страшны до тех пор, пока основные участники готовы с энтузиазмом их решать. Программист хочет биг мак? Да ради бога, я схожу, лишь бы писал код. Дизайнеру нужно купить фреймворк или шаблоны – без проблем.
Обычно, когда руководитель «горит» проектом – проблемы не страшны, они решаются.
Хуже, когда люди, которые двигают проект, перегорают. По моему опыту это всегда происходило из-за отсутствия доверия. Люди на каком-то этапе переставали доверять друг другу.
Примеры:
1. Участнику проекта была обещана доля. Но не конкретно, а в стиле «все будут в шоколаде». Но на деле он увидел, что учредители не выполняют обещанного, либо же выполняют, но по-своему. Конкретный % озвучен не был (а даже если и был, всем известно, что % можно размыть, было бы желание). Вера словам учредителей умирает, участник проекта рано или поздно уходит или заваливает проект.
2. Участник проекта «горел» самой идеей проекта (деньги не имели значения). Он увидел, что его используют. Учредители покупают автомобили, живут на широкую ногу, а ему мало что перепадает. Хоть деньги были и не самым важным фактором, доверие к учредителям пропадает, а соответственно со временем участник «перегорает».
3. Партнеры не построили доверительные открытые отношения. Много говорят друг другу, но каждый из них думает одно, говорит другое, а делает третье. Это рано или поздно приводит к тому, что либо не удается настроить механизмы взаимодействия, либо партнеры не доверяя друг другу, начинают каждый тянуть одеяло на себя.
4. Программист обещает одни сроки, но все время срывает срок, да еще и не правильно выполняет работу. Рано или поздно возникает недоверие к нему как к компетентному исполнителю.
Очевидно, могут быть и другие примеры из жизни, но повторюсь: я считаю, что основным необходимым фактором успеха проекта является доверие.
Участники команды, партнеры, заказчик и исполнитель – все должны доверять друг другу. Только тогда можно построить настоящее партнерство, сохранить «запал», а соответственно решить все возникающие проблемы в ходе проекта.
Какой вывод?
Лично мой вывод – строить открытые доверительные отношения с людьми. Если не получается, то менять людей, проекты, компании. Лучше развиваться с теми, с которыми есть доверие, чем тратить время и энергию без доверия.
Данный рассказ о том, как составить и разместить идеальный краудфайдинговый проект. Если Вы заинтересованы в том, чтобы привлечь как можно больше инвесторов и собрать максимальную сумму для реализации всех своих задумок, то просто обязаны прочитать все до самого конца. Благодарим сайт “Бумстартер” за предоставленные материалы, адаптированные под тему рассказа.
Создание проекта
Краудфандинг – это не просто финансирование проектов. Это история, в которой автор объединяется с неравнодушными людьми для реализации самых смелых идей. Но чтобы проект стал успешным, необходимо приложить серьезные усилия.
Идея
Первым и важнейшим шагом к созданию успешного проекта, несомненно, является наличие хорошей идеи: цель проекта должна быть интересна людям.
Перед запуском проекта ознакомьтесь хотя бы с десятью успешными проектами, особое внимание обратите на проекты из смежных категорий. Выделите для себя, чем они примечательны, отметьте ключевые элементы, благодаря которым они достигли собранной суммы. Хорошо обдумайте то, как Вы будете преподносить свою задумку.
Ваш проект должен иметь:
- ограничения по сроку, необходимому для реализации проекта
- четко сформулированную цель и план ее достижения
Например, запись музыкального альбома – это законченный проект, результатом которого является релиз этого альбома. Это проект с реалистично поставленной целью, он имеет видимый результат как для авторов, так и для спонсоров. Таким образом, “развитие карьеры музыканта” не может рассматриваться в качестве проекта из-за неограниченности его срока.
ФОРМУЛА УСПЕХА идеального проекта:
- Интересный проект
- Вовлекающее красивое описание
- Качественное оформление проекта
- Интересные вознаграждения для спонсоров
- Правильно подсчитанные расходы
- Тщательная подготовка к запуску, заблаговременное планирование продвижения
- Активное продвижение проекта на протяжении всего срока сборов
- Упорная работа и готовность изменять тактику продвижения
- Реализация проекта и рассылка вознаграждений
Пользовательское соглашение, выберите категорию из уже существующих, в которой собираетесь размещать проект, ознакомьтесь с представленными на сайте примерами успешных проектов.
Сумма и срок
Как правильно определить сумму проекта и соответствующую ей продолжительность?
Основополагающим принципом является форма финансирования проектов. Вы можете забрать деньги, если собрано больше или меньше заявленной суммы. Но если вы собрали меньше 100% и готовы забрать деньги, нужно будет разослать спонсорам купленные ими вознаграждения.
ОЦЕНИТЕ БЮДЖЕТ
Важно сразу определить, сколько денег потребуется собрать для осуществления проекта в срок. Необходимую сумму сборов автор устанавливает самостоятельно.
Для этого подсчитайте расходы:
- необходимую сумму на реализацию проекта;
- комиссию платежных систем 3,5% и стоимость размещения проекта;
- налоги – 13% для физических лиц и от 6% для ИП;
- затраты на вознаграждения и их доставку;
- непредвиденные расходы.
Чтобы избежать недоразумений, заранее подумайте о всех возможных затратах, связанных с проектом.
Для установки реалистичной цели приблизительно оцените, как много людей Вы сможете привлечь в свой проект. Как только Вы определились с бюджетом, можно смело переходить к выставлению суммы, необходимой для реализации проекта.
Предоставьте в описании для потенциальных спонсоров краткий план расходов – это увеличит доверие к Вашему проекту, даст спонсорам уверенность в Вашей честности и, соответственно, увеличит шансы успешного сбора.
Отложенные цели
Для увеличения шансов успешного сбора Вы можете указать изначально минимальную необходимую сумму на реализацию проекта. Но в описании Вы можете также указать отложенные цели, которые становятся актуальными при сборе сверх назначенной суммы. Например, если Вы хотели бы издать серию книг, изначально Вам будет проще собирать на издание только первой книги: Вы можете указать именно эту сумму. Если Вы постараетесь, то Вам удастся пересобрать до достаточной суммы для следующей цели, а значит, Вы сможете издать вторую книгу или даже больше.
ОПРЕДЕЛИТЬ ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ
Проекты могут длиться до 360 дней. На практике, однако, долгосрочные проекты не всегда оказываются успешными, поэтому авторам стоит быть предельно внимательными при планировании времени, затраченного на проект.
По статистике, наибольший успех имеют проекты длительностью до 35 дней, а основная часть суммы собирается в течение первых пяти дней. Чем короче проект, тем больше шансов “здесь и сейчас” подтолкнуть людей ко вкладу. Проект требует достаточных инвестиций времени и сил, а работа над долгосрочными проектами, в свою очередь, может иметь больше рисков и быть изнуряющей. Срок актуальности информационного повода мал. К тому же, многие потенциальные спонсоры не хотели бы долго ждать свое вознаграждение. У Вас есть все шансы получить финансирование, необходимо только приложить усилия! Ставьте подходящий для Вас срок и идите к своей цели.
Основное
Не спешите отправлять проект на модерацию – подойдите к вопросу его создания вдумчиво и методично. В среднем на разработку проекта, претендующего на успех, уходит около двух недель.
НАЗОВИТЕ ПРОЕКТ
Мы рекомендуем вам придумать простое и запоминающееся название проекту, которое будет отражать его основную суть. Например, название “Собираем на детскую книгу” менее удачно, чем Книга для детей “ПРОСТАЯ НАУКА”, так как не выделяет конкретный проект и его продукт. Избегайте таких слов, как “помощь”, “поддержка” или “фонд” – они производят впечатление, что Вы просите спонсоров о помощи, а не предлагаете им уникальную возможность поучаствовать в совместной реализации проекта.
ВЫБЕРИТЕ ОБЛОЖКУ
Красивая обложка не менее важна для успеха проекта, чем афиша для концерта. Обложка проекта, выбранная Вами, будет отображаться в списке проектов небольшой миниатюрой и в большом размере вверху вашего проекта. В выборе обложки мы советуем Вам придерживаться стилистики проекта – Вы можете установить любое изображение, которое отображает идею вашего проекта. Удачно смотрятся проекты, у которых в обложке изображен результат проекта, например, книга или настольная игра. Кроме того, для привлечения внимания добавляйте яркую надпись.
Большинство людей увидит сначала именно обложку, поэтому уделите ей особое внимание. Проверьте, как обложка выглядит в небольшом размере. Пригласите профессионального дизайнера помочь с оформлением.
КРАТКО ОПИШИТЕ ПРОЕКТ
Краткое описание проекта – это лучший способ донести до посетителей сайта основную информацию о том, что Вы делаете. Его функция – познакомить человека с Вашей идеей и подтолкнуть его перейти на страницу проекта.
Описание
В краудфандинге важно все. Успешный проект — это актуальная идея, привлекательные вознаграждения, эффективная стратегия продвижения и красивое оформление. Вы соберете нужную сумму, но только если сможете убедить спонсоров, что Ваша идея достойна быть реализованной.
СОЗДАЙТЕ КРАСОЧНОЕ ОПИСАНИЕ ПРОЕКТА
Несмотря на то что в краудфандинге нет жестких правил, описание проекта – это всегда основа Вашего проекта. Из описания потенциальные спонсоры могут почерпнуть информацию о проекте.
Будьте лаконичны, располагайте основную информацию выше и придерживайтесь следующей структуры текста:
- Представление.
- Краткое объяснение сути проекта.
- История Вашего проекта, какую проблему он решает.
- Почему Вы обратились к краудфандингу, проблема.
- Вовлечение в проект – пригласите принять участие.
- Рассказ о том, чем проект хорош.
- Убеждение спонсоров в необходимости поддержать, обращение к авторитету и цифрам.
- Призыв к действию (проспонсировать проект).
Обязательно делайте текст легким для восприятия, делите его на абзацы, разбивайте подзаголовками. Имейте в виду, что информация о проекте должна быть достоверной и достаточно полной. В то же время не делайте текст слишком длинным, так как большинство спонсоров на страничке проекта проводит всего несколько минут и за это время Вы должны заразить их своей идеей!
Используйте метод повествования завлекательной истории: с развитием, барьерами и их преодолением. Очень важно объяснить потенциальным спонсорам, почему Ваш проект так важен, как он изменит мир к лучшему. Людей в первую очередь привлекает идеологическая подоплека.
- Добавьте контент – текст, аудио, изображения. Большинство людей не любят читать длинные тексты, зачастую одна красивая фотография может вдохновить больше, чем страница текста.
- Используйте инфографику – визуализация данных, донесение информации простым и понятным способом значительно облегчает ознакомление с проектом.
- Опишите подробнее историю проекта, расскажите о команде и ее участниках.
- Информацию о цели проекта размещайте в описании повыше, чтобы потенциальные спонсоры могли сразу обратить внимание на это.
- Не рекомендуется добавлять ссылки в описание. Нужно предоставить максимум информации на странице проекта, чтобы не уводить спонсора на сторонние ресурсы, так как он может затеряться в интернет-пространстве и забыть поддержать Ваш проект. Ссылки можно добавить на вкладке «О себе».
- Визуализируйте в описании вознаграждения: так спонсоры смогут посмотреть на них своими глазами.
Запись видео
Большинство из пользователей начинает просмотр страницы проекта с видео, которое помогает лучше узнать об авторе, его эмоциях, настроении и задачах. К тому же видео значительно увеличивает шансы проекта на успешное финансирование (по статистике, проекты с видео успешнее на 70%).
Запись видео требует определенной доли решимости, не говоря уже о профессиональном мастерстве автора, однако, мы уверены, усилия стоят того, чтобы их приложить. Ведь в итоге вы получите долгожданную поддержку своего творческого потенциала и опыт, который трудно переоценить.
Сюжет видео может быть абсолютно разным: от эпического повествования до простой истории о себе и своем проекте. Можно потратить дни на видеосъемки и монтаж, а можно записать видео на выходных с друзьями – выбор за вами. Мы рекомендуем снять действительно привлекательный ролик.
В видео обязательно:
- Расскажите о себе.
- Расскажите историю создания проекта.
- Объясните, зачем вам нужны деньги, и как вы собираетесь их потратить.
- Объясните, насколько важен для вас этот проект и его уникальность.
- Предложите вознаграждение.
- Пригласите зрителей проспонсировать проект
- Поблагодарите всех за поддержку!
Не забудьте при старте распространить это видео на других ресурсах.
Важно: Использование мультимедийных файлов, защищенных авторским правом, преследуется законом. Во избежание правонарушений, предлагаем вам обратить внимание на материалы, находящиеся в открытом доступе.
Полезные ресурсы: SoundCloud, Vimeo Music Store, Free Music Archive и ccMixter.
Вознаграждения
Вознаграждение – это особая форма поощрения спонсоров, заранее устанавливаемая автором проекта. Чаще всего – это продукт, производимый проектом в результате финансирования.
Ключевыми факторами в выборе вознаграждения должны стать его оригинальность и соответствие ценовой категории продукта.
Каждый спонсор желает получить взамен своего взноса что-то равнозначное, например: эксклюзивное изделие вашего проекта или свое имя в титрах фильма.
КАК ПРАВИЛЬНО ВЫБРАТЬ ВОЗНАГРАЖДЕНИЕ
Вознаграждение обязательно должно являться продуктом проекта. Если цель проекта записать новый альбом, автор может отблагодарить спонсоров, отправив им, например, официальную копию альбома. Вознаграждение является своего рода стимулом, вызывающим интерес спонсоров и побуждающим их поддерживать авторские идеи.
Ниже мы приводим возможные варианты поощрения спонсоров:
- Благодарность: имя в титрах, именная открытка с письмом от автора.
- Продукт: например, CD/DVD альбом, гаджет или книга.
- Участие: спонсору предлагается выступить героем комиксов, стать моделью, сыграть роль в кино, помочь в записи альбома.
- Новые впечатления: посещение съемочной площадки, звонок от автора, ужин с актерами, посещение концерта.
- Приятные мелочи и сувениры, напоминающие о проекте: фото с места действия, реквизит, небольшие памятные подарки.
- Любые другие креативные и приятные для спонсоров вознаграждения.
Немного советов
- Предлагайте только те вознаграждения, которые другим людям хочется получить, которые имеют для них ценность. Не стоит предлагать “спасибо” или пост о спонсоре в социальной сети – это не очень интересные предложения и почти никогда не покупаются спонсорами.
- Если ваш проект создает продукт (книгу, настольную игру, музыкальный альбом и др.), то первым вознаграждением (то есть самым недорогим) рекомендуется поставить именно его. Не стоит отвлекать внимание спонсоров менее интересными вознаграждениями.
- Создайте специальные изображения для каждого вознаграждения и загрузите их в редакторе вознаграждений.
- Добавьте вознаграждение за 1000 рублей – по статистике больше всего денег приносит именно это вознаграждение. Спонсоры в среднем выбирают вознаграждение за 1000 руб (средне-арифметическое от всех взносов).
- Вы можете предлагать свой продукт не только в одном экземпляре, но и “партиями” или даже “оптом”.
- Также добавьте вознаграждения для крупных спонсоров – почти четверть собранных денег привлечены при помощи взносов за 50.000 и более. У большинства проектов, собравших суммы более 300.000, появлялись крупные спонсоры.
- Придумайте ограниченные вознаграждения на эксклюзивных условиях для “ранних пташек” – первых 10-20 спонсоров.
Например, Вы сделали вознаграждение «книга с подписью…» за 500 руб. и рядом ставите такое же вознаграждение за 300 руб., ограниченное по количеству (например, только для первых 10 спонсоров). Это помогает проекту быстрее привлечь первые взносы.
Важно
- Не завышайте стоимость сувениров и другой предлагаемой продукции для того, чтобы не напугать участников.
- Все, что включено в вознаграждение, должно быть обозначено ясно и точно, это должно быть что-то конкретное. Не допускаются общие выражения, такие как «вещь из коллекции»; правильно в этом случае будет указать конкретную вещь из коллекции (футболка, например). Также не допустимы “коты в мешке”.
- Сроки доставки вознаграждений должны быть адекватными, с учетом срока завершения проекта на сайте. Доставка вознаграждений может начаться только после завершения проекта на сайте.
- Не стоит использовать в тексте вознаграждений такие слова, как «бесплатно», «в подарок» и т.п. Спонсор переводит деньги в поддержку вашего проекта в обмен на вознаграждение, поэтому некорректно называть это «бесплатно».
- Не указывайте в вознаграждениях ссылки, для них есть отдельное место, в разделе «О себе».
Подсчеты
Для того чтобы избежать курьезов, до старта кампании подсчитайте затраты на производство и доставку каждого вознаграждения. Примите во внимание то, что какие-то вознаграждения могут оказаться не привлекательными для спонсоров, а какие-то вознаграждения могут выбрать сотни спонсоров,.
Продвижение
Воспользовавшись нашими нехитрыми подсказками, вы сможете убедить пользователей со всех уголков интернета поддержать ваш проект. Делитесь информацией, и ваша работа не останется незамеченной!
Еще до запуска проекта заручитесь информационной поддержкой у звезд, блогеров, журналистов, редакторов СМИ и пабликов в социальных сетях. Пусть со стартом кампании ежедневно и последовательно выходят различные публикации, которые ведут на ваш проект.
ГРАМОТНЫЙ СТАРТ
Начните со своего ближайшего окружения: отправьте личные сообщения всем друзьям и родственникам, разместите материалы проекта в своем блоге, на страницах в Facebook, Vkontakte, Twitter, Instagram и др., своевременно оповещайте об изменениях в работе так, чтобы заинтересовать как можно большее количество пользователей. Будьте аккуратны с рассылкой, делайте ее интересной, не превращайте ее в банальный спам.
ЛИЧНОЕ ОБЩЕНИЕ
Ничто так не сближает людей, как совместное обсуждение планов. Так что лично пишите друзьям, организовывайте вечеринки по поводу вашего проекта (и без!), обсуждайте свои идеи с друзьями, сторонниками и соратниками, соберите креативную группу, устраивайте мастер-классы, лекции, семинары, делитесь опытом, делайте рассылки, в общем, общайтесь как можно больше и продуктивнее.
ИНФОРМАЦИОННЫЙ ПОВОД
Расскажите о проекте всем СМИ. Обязательно ссылайтесь во всех публикациях на страницу проекта/ Разместите информацию о проекте во всех доступных интернет-сообществах, свяжитесь с интересными блогерами, которые могут поддержать ваши начинания, сделайте так, чтобы о вас все заговорили.
РАЗУМНЫЙ ПОДХОД
Какой бы источник информации вы в итоге не выбрали для продвижения вашего проекта, избегайте спама, включающего в себя размещение информации о своем проекте на страницах других проектов, спам-атаку социальных сетей, флуд. Помните, бомбардируя пользователей однообразными сообщениями, вы рискуете потерять их интерес и заслужить всеобщее недовольство.
ЧЕМ БОЛЬШЕ ЛЮДЕЙ ЗАЙДУТ НА ВАШ ПРОЕКТ, ТЕМ ВЫШЕ ВЕРОЯТНОСТЬ ЕГО УСПЕХА.
Краудфандинговая кампания
С запуском проекта наступит самый важный период привлечения финансирования. Изменить продолжительность проекта после запуска нельзя. Успех проекта будет зависеть только от вас.
Критические ошибки оформления
Пожалуйста, обратите внимание на распространенные ошибки оформления проектов. Проектам, содержащим подобные ошибки, может быть отказано в публикации.
ОБЩЕЕ:
- грамматические, пунктуационные, стилистические и логические ошибки;
- некачественный или непривлекательный контент (изображения, видео, аудио);
- контент, не созданный автором проекта (изображения, видео, аудио);
- использование слов и их производных в отношении вознаграждений спонсорам: “пожертвование”, “подарю”, “в подарок”, “бесплатно”. Нужно иметь в виду, что спонсор всегда покупает вознаграждение за деньги, поэтому подобные слова некорректно использовать.
ВИДЕОПРЕЗЕНТАЦИЯ:
- слишком длинное (более 5 минут);
- не представляет проект;
- не создано непосредственно автором специально для проекта.
ОБЛОЖКА:
- нечеткое изображение;
- не соответствует проекту;
- по изображению нельзя понять, что предлагает проект.
КОРОТКОЕ ОПИСАНИЕ:
- не отражает суть предлагаемого в проекте продукта или идеи.
ОСНОВНОЕ ОПИСАНИЕ:
- вознаграждения перечислены текстом (это лишнее дублирование. Лучше представить вознаграждения инфографикой);
- не представлен продукт или идея проекта, либо недостаточно информативно представлено;
- отсутствует критически важная информация о продукте (прототип, характеристики, параметры, интерфейс, функционал и проч.);
- много лишней информации общего характера, никак не раскрывающей суть продукта или идеи проекта;
- логические нестыковки.
ВОЗНАГРАЖДЕНИЯ:
- неадекватно завышенная стоимость;
- неправильные лимиты спонсоров (слишком небольшой по сравнению с суммой проекта, либо отсутствует, если очевидна необходимость лимита);
- некорректные даты доставки вознаграждений (например, раньше предполагаемого срока завершения сбора средств);
- установлены условия доставки, при том что ничего материального не предложено;
- не установлены условия доставки, если вознаграждение предлагает что-то материальное;
- одинаковые изображения разных вознаграждений;
- на изображении не демонстрируется то, что предлагает вознаграждение;
- не указано количество предлагаемых предметов (например, если в вознаграждении написано “футболки”, без указания точного числа футболок, получаемых спонсором при покупке этого вознаграждения);
- не указан город/регион, если вознаграждение подразумевает личное присутствие спонсора для его получения (приглашение на концерт, личное общение с автором и пр.);
- созданный вопрос спонсору не содержит непосредственного вопроса.
-
Обновления проекта
Обновления проекта – это своего рода личный блог внутри проекта, в котором автор делится своими впечатлениями по ходу кампании и после ее завершения, сообщает об изменениях в работе, размещает ссылки на интересные публикации и благодарит участников проекта. Обновления автоматически рассылаются всем спонсорам Вашего проекта на почту. Если Вы хотите, чтобы обновления могли смотреть только спонсоры, поставьте соответствующую галочку при создании блога.
Хорошее обновление – это материал, который информирует о ходе работы, воодушевляет спонсоров и мотивирует их порекомендовать поддержать Ваш проект своим друзьям и знакомым. Делайте обновления каждые 2-4 дня: так Вы будете поддерживать обратную связь с людьми, которые поддержали Вас.
ДВИГАЙТЕСЬ ВПЕРЕД
Работая над проектом, не теряйте связь с участниками. Держите их в курсе последних новостей и обновлений, своевременно информируя о нововведениях и интересных событиях. Очень важно чувствовать разницу между активным взаимодействием с партнерами и навязчивым забрасыванием их всевозможными ссылками и сообщениями. Последнее неизбежно ведет к снижению интереса к Вашей работе и тормозит процесс финансирования.
ПРАЗДНУЙТЕ УСПЕХ
Работа над проектом подошла к концу, Вы добились поставленных целей и громко заявили о себе и своих талантах (возможно, даже изменили чью-то жизнь). Неужели это все? Вовсе нет. История на этом не заканчивается. Не забывайте, что в ходе выполнения проекта Вы познакомились со многими замечательными людьми, совместная работа объединила Вас и зарядила новыми эмоциями, что, несомненно, привело к положительным результатам. Почему бы не продолжать общение и дальше? Поддерживайте связь с участниками проекта, обменивайтесь фотографиями, ресурсами, отзывами, привлекайте новых сторонников.
Реализация вознаграждений
После завершения проекта самое время поблагодарить спонсоров за помощь и обеспечить доставку обещанных вознаграждений. Чтобы минимизировать возможные риски этого достаточно трудоемкого процесса, советуем Вам быть предельно внимательными.
ПЛАНИРУЙТЕ ЗАРАНЕЕ
Советуем Вам оценить стоимость доставки до начала работы над проектом. Продумайте заранее, как будет осуществляться процесс и способ доставки, каковы будут вес и размер предлагаемых товаров. Не забудьте о возможных дополнительных расходах на международную доставку. Проведите анализ почтовых сервисов и выберите опции и тарифы, которые подходят именно вам.
ОБЩАЙТЕСЬ, ОБЩАЙТЕСЬ И ЕЩЕ РАЗ ОБЩАЙТЕСЬ
Возможно, доставка вознаграждения спонсорам и не самый простой период в ходе работы над проектом, но точно один из самых запоминающихся. Не пытайтесь все сделать в одиночку, привлекайте как можно больше друзей и вместе за непринужденной беседой наклеивайте марки на конверты с благодарностями. Общайтесь сo спонсорами, отправляйте им фото сувениров, фотографируйте, как Вы упаковываете подарки. Вместе всегда веселее!
Управлять проектом — это вам не по парку гулять. Вы становитесь ответственным за его планирование, исполнение и завершение, а также за то, чтобы задачи, выполняемые разными членами команды, служили вкладом в общий результат проекта. Способность изящно справляться с давлением и «разруливать» конфликтные ситуации также крайне важна, но ниже приведены те семь ключевых факторов, которые приводят проект к успеху:
- Четко определите границы вашего проекта.
- Тщательно выбирайте членов проектной команды.
- Поставьте свои цели так, чтобы они соответствовали требованиям SMART.
- Управляйте своими данными.
- Ежедневно отслеживайте прогресс.
- Создавайте условия для внутренней мотивации в вашей команде.
- Управляйте имеющимися ресурсами обдуманно и эффективно.
Пару слов о каждом из них:
Четко определите границы вашего проекта
Известно, что знание о проблеме (а в данном конкретном случае, знание о границах проекта) — это половина успешного решения. Поэтому необходимо любыми способами получить максимально полное и четкое понимание целей, объема, бюджета и используемой методологии проекта до его начала. Для этого, например, можно провести серию встреч со всеми заинтересованными лицами проекта или запросить соответствующую документацию. Но в любом случае, у вас как у проджект- менеджера эта информация должна быть в актуальном состоянии на всем протяжении проекта от старта до финиша.
Например, возьмем проект по разработке Интернет-сайта конкретной компании. Вам критически важно обсудить с теми представителями компании, которые ответственны за принятие решений, каким они представляют свой сайт, включая структуру, функциональность, формат представления информации, подходы к дизайну и цветовую гамму, а также каким целям сайт служит и на какую целевую аудиторию рассчитан. Или если ваш проект предполагает создание приложения для людей с ограниченными возможностями, то, скорее всего, целесообразно будет на стадии определения границ проекта собрать фокус-группу из преподавателей, психологов и других специалистов с опытом работы с такими людьми или детьми.
Тщательно выбирайте членов проектной команды
Как только вы четко определили, какой объем работ необходимо будет выполнить в рамках проекта, составить список требований к знаниям и навыкам членов проектной команды становится намного проще. Внимательно подходите к выбору специалистов, которые в итоге сформируют вашу команду, подбирая именно тех, кто наилучшим образом справится с каждой конкретной задачей. Грамотное делегирование задач позволяет каждому члену команды максимально реализовать свои способности, что, в свою очередь, создает условия для положительного эффекта домино и увеличивает вероятность успешной реализации проекта.
Поставьте свои цели так, чтобы они соответствовали требованиям SMART
Когда сформировано видение проекта, у вас появляется возможность поставить краткосрочные цели. Очень важно, чтобы каждая цель отвечала следующим критериям (система критериев SMART):
- Specific — конкретный, четко определенный, без общих фраз,
- Measurable — измеримый,
- Attainable — достижимый, реальный в конкретных условиях и сроках,
- Relevant — значимый, вносящий вклад к общие результаты проекта
- Timely — ограниченный во времени, имеющий срок достижения.
Краткосрочные цели должны быть сопоставлены с теми задачами, которые вы поручили членам команды, чтобы каждый понимал свою роль и ответственность. Более того, хорошей практикой стало право членов команды самим оценивать трудозатраты на выполнение задачи и ставить сроки. Но это возможно только тогда, когда есть понятные, измеримые общие цели и конкретные сроки по ключевым этапам всего проекта.
Возвращаясь к примеру с разработкой приложения для детей с ограниченными возможностями, цель по критериям SMART может быть сформулирована так: «Подготовить 10 заданий по дошкольной арифметике для детей с дислексией к 1 февраля 2015г.»
Управляйте своими данными
Современные технологии предоставляют широкий масштаб простых способов хранения и доступа к данным по проекту. Но за кажущейся простотой скрываются риски, связанные с безопасностью. И хотя многие облачные решения по управлению данными стараются гарантировать безопасность, от человеческого фактора и форс-мажорных обстоятельств никто не застрахован. Поэтому в рамках проекта должна быть поставлена система прав доступа к информации и резервного копирования. Также важно эффективно использовать методы контроля версий на постоянной основе. Безопасность и сохранность проектной информации существенно повышается, если все члены проектной команды, а не только проджект-менеджер, заботятся об этом.
Ежедневно отслеживайте прогресс
Знать сроки завершения по проекту в целом и по ключевым этапам очень важно, чтобы обеспечить их исполнение в срок. Регулярное получение информации о статусах задач посредством ежедневных совещаний или с помощью корпоративной социальной среды для совместной работы над проектами, как, например, Comindware Team Network (платформа для взаимодействия членов команды, на которой базируется Comindware Project), гарантирует, что все заинтересованные стороны имеют информацию о прогрессе проекта и о том, какой вклад каждый член команды вносит в суммарный результат.
Программа для отслеживания задач также поможет в любой момент быть в курсе важных дат и сроков, таких как, например, соответствие запланированного срока выполнения задачи с фактическим для каждой краткосрочной цели или этапа проекта. Рекомендуется также настроить автоматические напоминания о задачах с приближающимися сроками или о тех, где срок завершения уже наступил и требуется срочное управленческое вмешательство. Важно отметить, что нужно отслеживать не только прогресс, но и возможные ошибки, которые нужно устранить как можно быстрее, чтобы вовремя завершить проект
Создавайте условия для внутренней мотивации в вашей команде
Следующим важным шагом на пути успешного проекта становится мотивация команды, поощрение участников с высокими результатами, в том числе за счет тех, кто недорабатывает. Когда член команды достигает поставленной цели, обязательно отметьте это либо на специальной сессии в присутствии всей команды, либо с глазу-на-глаз, чтобы человек понимал, что его вклад оценен по достоинству. Это не только справедливо, но и выгодно, так как способствует росту производительности. А вам, как проджект-менеджеру, важно подобрать к каждому члену команды правильный подход, ведь кто-то любит, чтобы его заслуги признавались публично, а другой предпочитает получать похвалу при личной встрече с руководителем.
Управляйте имеющимися ресурсами обдумано и эффективно
Определите и, по возможности, получите в свое распоряжение все необходимые ресурсы еще до начала проекта. К проектным ресурсам относится прежде всего бюджет, а также помещения (на все время проекта для работы команды или для проведения разовых мероприятий, например, фокус-групп, конференций или совещаний с привлеченными экспертами), инструменты и программное обеспечение, которое понадобится в рамках проекта, и, разумеется, привлекаемые дополнительно человеческие ресурсы — подрядчики, консультанты и т.п. Резервирование ресурсов заранее снижает риски и помогает эффективно планировать бюджет проекта.
Разумеется, это не полный список факторов успешного проекта. Что бы вы добавили?
Ольга Завьялова, эксперт в ИТ-индустрии, имеет 10 летней опыт работы в роли проджект-менеджера и проджект-координатора международных проектов. Сертифицированный проджект-менеджер (CSPM) и бизнес-аналитик (CSBA) софтверных проектов. Автор двух учебников и специализированного курса по управлению проектами и процессами.
