Плохой отчет может стоить вам взбучки от начальства или даже карьеры. Хотите не просто сохранить голову на совещании, а выйти из кабинета руководства победителем? Сергей Бурых рассказывает, как залезть в голову босса, и делится готовым шаблоном для успешного отчета.
Из диалога на отчете:
Босс: – Каким методом вы изучаете рынок?
Ответ: – Методом перманентного сканирования!
Доклад руководителю, или Как залезть в голову своего босса
Доклад руководителю – это стресс для любого работника, даже если отчеты и носят регулярный характер. Проведение отчета в виде устного доклада при помощи заранее подготовленного и выученного рассказа на пять-десять минут – это способ рассказать о вашей работе боссу и скорректировать тактику и планы работы в соответствии с целями и стратегией, носителем которых является ваш руководитель.
С помощью отчета работник и руководитель получают необходимую им информацию, которая нужна для анализа, планирования деятельности и оценки деятельности как сотрудника, так и подразделения. Особая роль здесь отводится сбытовым подразделениям, как центрам прибыли предприятия.
Контроль деятельности сотрудников сбыта позволяет руководителю своевременно принимать меры для координации работы своих подчиненных и рационально распределять имеющиеся в наличии ресурсы. Простой отчет об объемах продаж не может удовлетворять руководителя, ибо количественные показатели не отражают всех аспектов торговой деятельности. Применение для контроля только этих показателей снижает эффективность управления, так как руководство узнает об упущенных продажах уже тогда, когда перспективные сделки сорвалась, а выход на новые территориальные рынки замедлился, и у потенциальных клиентов сложилось негативное впечатление о продукции компании.
Неправильная подготовка сотрудника к отчету лишает руководителя достоверной и актуальной информации для принятия решения, а также вызывает в процессе доклада массу наводящих и уточняющих вопросов. Это еще больше усугубляет ситуацию, так как мысль докладчика сбивается, и его память лихорадочно начинает искать ответы на заданные вопросы.
Специалисты рекомендуют правильно составить отчет о своей работе и с этой целью всегда иметь план доклада. Советуют также подготовить шаблон, в который впоследствии заносить актуальные результаты и данные.
Первые трудности при подготовке шаблона доклада возникают из-за влияния личности руководителя, уровня его личной подготовки, степени делегирования полномочий подчиненным, да и просто способности держать в памяти ранее полученную информацию. Тут обычно подчиненные и начинают оправдывать свой провальный доклад попаданием «шлеи под мантию».
Вспомним всем известное «первое правило» подчиненного – начальник всегда прав. Не руководитель подстраивается под ваше видение структуры доклада, а вы подстраиваетесь под его требования.
А как влезть в голову босса, спросите вы?
Есть такой способ и без хирургического вмешательства! Вам понадобится немного времени, внимания, аналитического мышления и современный гаджет в виде диктофона или мобильного телефона с такой функцией. И, если повезет, то за один-два отчета вы запишете видение вашего босса на план доклада.
Для написания приведенного ниже шаблона устного доклада понадобилось всего один раз провести запись на диктофон отчет региональных менеджеров внешнеторгового направления у руководителя предприятия. Повезло и в том, что раздраженный очередным докладом босс в течение пяти минут рассказывал, что он хотел бы услышать от своих специалистов.
Предлагаемый вариант шаблона доклада содержит два раздела и до трех уровней детализации каждого из них, что позволяет, при необходимости, либо сократить, либо увеличить его информативность. Каждый регион разрабатывается как отдельный проект с учетом человеческих и финансовых ресурсов. В третьем разделе отмечены ряд правил, которые необходимо учесть при подготовке и проведении процедуры отчета. Но, если после неоднократных попыток обобщить видение босса в достаточно стройную структуру шаблона, это вам не удается, все равно необходимо составить план доклада по своему разумению, а потом вносить в него коррективы.
Шаблон доклада может иметь примерно следующий вид:
1. Текущий проект
1. Дать оценку состояния выполнения ранее поставленных задач и планируемых действий:
1.1. Указать приближение или отдаление от планируемого результата.
1.2. Отметить обстоятельства, указывающие на достижение результата или на отдаление от него.
1.3. Изложить предпринимаемые системные действия.
1.4. Сделать выводы по результату действий и перспективе работы.
2. При наличии договоренности по поставкам или проявлении конкретного интереса покупателем, изложить информацию:
– Краткую историю предыдущих поставок (в том числе за предыдущие годы)
– Количество продукции в перспективной поставке
– Модели (номенклатура)
– Условия поставки
– Условия оплаты
– Итоги согласование цен
3. Доложить:
3.1. План действий по поставкам:
– Сроки поставки
– Сроки изготовления
– Согласованность модельного ряда с возможностями производства
– Даты (в том числе планируемые) проведения переговоров и/или подписания документов (перечень лиц и документов)
– Последовательный план действий (пошагово и со сроками)
– Изложить альтернативные планы действий
3.2. Анализ регионального рынка (корректная его проработка, и при необходимости, продолжение работы на нем)
4. Предоставить формальное подтверждение выводов по перспективе проекта или планируемых действий и доложить о наличии:
4.1. Документарного подтверждения:
– Наличие контракта и/или спецификаций (подписанных или нет)
– Наличие заявки (письменный запрос)
– Протокола намерений
– Гарантийного (электронного или обычного) письма
4.2. Внятного устного подтверждения намерений покупателя:
– Полученного в процессе переговоров при личной встрече
– Полученного в процессе телефонных переговоров
5. Сделать обобщающие выводы по проекту (корректная его оценка).
2. Новый проект
1. Дать оценку новому рынку:
1.1. Изложить повод (следствие каких действий) возникновения активного интереса на этом рынке и его реальность.
1.2. Дать корректную оценку региональному рынку и его перспективности:
– Емкость рынка
– Историю поставок продукции (или аналогов) на этот рынок (если были, то когда и кем)
2. Изложить:
2.1. Факты, подтверждающие реальный интерес на новом рынке к продукции вашего предприятия:
2.2. План действий на этом рынке:
– Количество продукции в перспективной поставке
– Модели (номенклатура)
– Планы проведения выставок, переговоров и/или подписания документов (перечень лиц, участвующих с обеих сторон и документов, планируемых к подписанию)
– Последовательный план действий (пошагово и со сроками)
3. Особые требования
Доклад должен быть корректным:
– Информация должна иметь формальное подтверждение
– Отсутствие фантазий и домыслов
– Объективно оценивать происходящее
– Осмысленное изложение
– Тактические (детальные) подробности работы – должны быть опущены
– Детализация доклада (кто и с кем встречался, кому и сколько раз звонил, послал писем и с кем общался) – только после инициации вопроса руководителем
– Избегать ответов из серии – «мяч на их стороне»
Рекомендуется начинать доклад с текущих проектов, где особенно уделить внимание ходу выполнения задач и сроков, поставленных или одобренных боссом при предыдущих встречах. Если вам удастся получить одобрение или положительную эмоцию у руководителя по первой части, то вторая часть – предложения по новым проектам, не останутся без его внимания и могут тут же получить продолжение.
Что делать боссу с вашим докладом – это ему решать. Некоторые советы для руководителя можно прочитать в статье Александра Карбаинова «Методика работы с докладом руководителю о возникшей проблеме в текущей деятельности» (будет опубликавана завтра).
Кстати, мы завели канал в Telegram, где публикуем самые интересные новости о недвижимости и риэлторских технологиях.
Если вы хотите одним из первых читать эти материалы, то подписывайтесь:
t.me/ners_news.
При перепечатке материалов указание автора и активная ссылка на сайт обязательна!
Перейти к содержанию
Как подготовиться к устному отчету
На чтение 3 мин. Просмотров 2 Опубликовано 13.06.2021
Если мысль о устном отчете вызывает у вас тошноту, вы не одиноки. Люди всех возрастов и профессий, даже имеющие опыт публичных выступлений, чувствуют то же самое. Хорошая новость заключается в том, что вы можете сделать несколько вещей, чтобы подготовиться и почувствовать себя спокойнее во время выступления. Просто следуйте приведенным ниже советам, чтобы подготовиться к супер-производительности.
Советы по презентации
Как и во многих других вещах в жизни, сделать устный отчет будет намного проще, если вы потратите время на его подготовку. Подготовка придаст вам уверенности и поможет сосредоточиться на том, что действительно важно, когда вы, наконец, окажетесь в центре внимания.
- Пишите ваш отчет должен быть услышан, а не прочитан. Есть разница между словами, которые должны быть услышаны в вашей голове, и словами, которые должны быть услышаны вслух. Вы увидите это, когда начнете практиковать то, что написали, поскольку некоторые предложения будут звучать прерывисто или слишком формально.
- Практикуйте свой отчет вслух. Это очень важно. Вы можете споткнуться с некоторыми фразами, даже если они кажутся простыми. Когда вы тренируетесь, читайте вслух и вносите изменения в любые фразы, которые мешают вам двигаться.
- Утром в день отчета съешьте что-нибудь, но не пейте газировку. Газированные напитки вызывают сухость во рту, а кофеин действует на нервы и заставляет нервничать. Вместо этого придерживайтесь воды или сока.
- Одевайтесь соответствующим образом и слоями. Вы никогда не знаете, будет ли в комнате жарко или холодно. Любой из них может встряхнуть вас, так что приготовьтесь к обоим.
- Когда вы встанете, найдите время, чтобы собраться с мыслями или расслабиться. Не бойтесь чтобы дать себе молчаливую паузу, прежде чем начать. Просмотрите свою газету на мгновение. Если ваше сердце сильно бьется, это даст ему возможность успокоиться. Если вы все сделаете правильно, это тоже будет выглядеть очень профессионально.
- Если вы начинаете говорить и у вас дрожит голос, сделайте паузу. Прочистите горло . Сделайте несколько расслабляющих вдохов и начните снова.
- Сосредоточьтесь на ком-нибудь в задней части комнаты. Это успокаивает некоторых выступающих. Это может показаться странным, но это не выглядит странным.
- Выходите на сцену. Представьте, что вы профессионал на телевидении. Это придает уверенности.
- Подготовьте ответ «Я не знаю», если люди будут задавать вопросы. Не бойтесь сказать, что не знаете. знать. Вы можете сказать что-то вроде: «Это отличный вопрос. Я займусь этим».
- Хорошего финала. Избегайте неловких моментов в конец, подготовив сильное заключение. Не отступай, бормоча: “Ну, я думаю, это все. “
Другие советы
В общем, вы можете подготовиться к устному докладу, тщательно изучив свою тему и репетируйте свою речь перед зеркалом или видеокамерой.
- Хорошо знайте свою тему. Если вы уверены в своих знаниях, вы будете чувствовать себя уверенно когда придет время поделиться этими знаниями с другими.
- Если возможно, сделайте практическое видео и посмотрите на себя, чтобы увидеть, как вы говорите. Обратите внимание на свою осанку и тон голоса. Если у вас есть какие-то нервные тики – например, слова «ммм» или «ах» – постарайтесь уменьшить их как можно больше.
- Не выбирайте день отчета для экспериментов с новым стилем. может дать вам дополнительную причину нервничать перед толпой.
- Подойдите к месту выступления пораньше, чтобы дать вашим нервам время успокоиться.
Тратить много времени на устный отчет может быть утомительно. Вы должны исследовать точность, спланировать макет, запомнить, что вы собираетесь сказать. Знание того, что вы собираетесь подготовиться плодотворно, может сделать упражнение более полезным.
Шаги
Часть 1 из 2: что вы знаете о своей теме?
Шаг 1. Изучите свою тему
Если ваша тема поначалу кажется довольно скучной, это означает, что вы подошли к ней довольно поверхностно. За каждой темой всегда стоит своя история, и всегда есть что открыть, чего вы не знали. Ищите необычное, невыразимое и неизвестное даже в самых банальных и известных темах. Планируйте ослепить своих одноклассников интересными фактами, которых они не знали.
Шаг 2. Ищите в Интернете и в книгах
Не думайте, что все, что нужно знать, доступно в Интернете. Многие из них еще не опубликованы в Интернете, и многое из того, что есть в Интернете, часто является мнением, а не фактами. Так что отправляйтесь в библиотеку, возьмите несколько хороших книг и изучите разные ракурсы и более подробные сведения, чем вернется простое веб-траление.
Шаг 3. Спросите других людей об их опыте и идеях
Некоторые темы идеально подойдут вам для исследования реального мира. Семья, друзья, представители местного бизнеса, профессионалы и эксперты – хорошие люди, которым можно задать вопросы. Отметьте время и дату вашего собеседования с ними и сделайте письменный учет ключевых моментов, чтобы вы могли ссылаться на них, если одноклассники или учитель спросят. Устные доказательства вашей темы часто могут быть наиболее интересными, поскольку они исходят от людей, которые хорошо знают предмет и могут выявить примеры из реальной жизни. Практические примеры, относящиеся к реальной жизни, могут помочь каждому лучше учиться.
Часть 2 из 2: объединение презентации
Шаг 1. Делайте заметки
Не бойтесь записывать детали.
Сделайте свое письмо интересным. Обязательно используйте слова лучше, чем стандартные и очевидные «хороший» или «большой». Скорее выбирайте такие слова, как «гигантский» или «фантастический»
Шаг 2. Добавьте кое-что к своему устному докладу
Возможно, добавьте картинки или сделайте модель в натуральную величину из темы. Построение временной шкалы, особенно если это исторический отчет, также может помочь другим визуализировать период или событие, о котором вы говорите.
Шаг 3. Используйте макет в ваших интересах
Составьте отчет таким образом, чтобы вы могли легко найти информацию, занять свое место и выучить как можно больше материала наизусть.
Сделайте маркированный список. Их легче запомнить и быстро прочитать
Шаг 4. Просмотрите и просмотрите свой письменный отчет
При необходимости добавьте детали и обменивайтесь словами с теми, кто лучше подходит для отчета. Если вы сделали смелые или противоречивые заявления, есть ли у вас веские ссылки в их поддержку? Убедитесь, что у вас есть легкий доступ к ним.
Шаг 5. Попрактикуйтесь в отчете перед его представлением
Посмотрите на себя в зеркало и говорите так, как будто вы находитесь перед людьми. Убедитесь, что вы не наклоняетесь и не возитесь, когда говорите. Немного попрактиковавшись, вы сможете улучшить этот отчет и в то же время хорошо выглядеть.
- Не пытайтесь говорить устно слово в слово; это вызовет у вас нервозность и тошноту, если вы попытаетесь запомнить все дословно. Это также может выглядеть немного чрезмерно, если вы не занимаетесь доставкой; избегайте просто повторять что-то выученное наизусть.
- Расскажи историю; это не должно быть сказано в точности так, как вы это написали – вам просто нужно рассказать историю. Тем не менее, ваша устная презентация должна отражать некоторые вещи, которые вы написали в отчете.
Видео – с помощью этой службы некоторая информация может быть передана YouTube
подсказки
- Спросите своих собеседников, есть ли у них вопросы, и всегда будьте готовы на них ответить. Если вы чего-то не знаете, скажите об этом и спросите аудиторию, есть ли у кого-нибудь ответ или представление об этом. Не бойтесь привлекать толпу, а не избегать ее.
- Сделайте свое наглядное пособие ярким и привлекательным. Однако не позволяйте цвету лишать силы вашей презентации, поскольку он создан для того, чтобы помогать вашему проекту, а не доминировать над ним.
- Энтузиазм – это хорошо; ложное возбуждение дрянно. Ищите правильный баланс.
Предупреждения
- Говорите кратко и по существу. Длинные отчеты считаются скучными и рискуют потерять оценки или положительную реакцию.
- Когда вы делаете заметки, будьте абсолютно уверены, что вы не плагиат, не копируя слово в слово, как написано. Ссылайтесь на все, что вы взяли из другого источника, включая чужие рассуждения.
Глава двадцать третья. Устный отчет об исследовании
В дополнение к
письменному отчету, при проведении
большинства маркетинговых исследований
требуется один или более устных отчетов.
Зачастую клиенты или специалисты,
принимающие отчет об исследовании,
желают заслушивать промежуточные отчеты
в процессе выполнения исследовательской
программы. Почти всегда они требуют
формального устного отчета и по завершении
исследования. Принципиальные подходы
к подготовке и представлению устного
и письменного отчетов, в основном,
аналогичны друг другу.
Это означает, что
те, кому приходится готовить и представлять
отчет, должны помнить, что многие
слушатели по-настоящему не смогут понять
техническую витиеватость, свойственную
исследовательской работе, и определенно
не будут в состоянии судить, насколько
«качественно» выполнено исследование.
Однако они справятся с оценкой того,
была ли презентация исследования
выполнена в профессиональной, внушающей
доверие манере, или оказалась
неорганизованной, неинформативной.
Качественная презентация может скрыть
слабости исследования, но качественное
исследование не может улучшить плохую
презентацию.
Подготовка устного отчета
Как мы подчеркивали
в предыдущей главе, первое требование
состоит в необходимости знать аудиторию.
Каков уровень ее
технической подготовки? В чем суть ее
вовлечения в данную исследовательскую
программу? Каков ее интерес? Опять-таки
исследователи могут иметь желание
представлять более детальные отчеты
для тех, кто глубоко вовлечен в программу,
или кто обладает более высоким уровнем
подготовки, а не для тех, чей интерес
носит лишь поверхностный характер.
В общем случае
лучше ошибиться в сторону слишком малого
представления деталей, чем чрезмерной
детализации. Исполнительные руководители
желают услышать и увидеть, что рекомендует
исследование менеджерам по маркетингу.
Какие маркетинговые действия можно
рекомендовать на основе данных
исследования? Они могут попросить внести
необходимую ясность с привлечением
технических деталей, если пожелают
этого.
Другое важное
соображение касается того, каким образом
организовать презентацию. Существует
две популярные формы организации. Обе
начинаются с определения общего
назначения исследования и специальных
целей, на достижение которых оно было
направлено. Однако различие состоит в
том, когда вводится представление
заключений. В наиболее общепринятой
структуре заключения даются после
представления всех доказательств в
поддержку какого-то конкретного
направления действий. Это позволяет
проводящему презентацию выстраивать
логику доказательств последовательным
образом. Последовательно раскрывая
факты, докладчик имеет возможность
своевременно замечать возникающее
беспокойство и отклонение внимания
слушателей от логической последовательности
презентации и, таким образом, вести
слушателей к заключению, выстраиваемому
самой логикой доказательств.
В альтернативной
структуре заключения представляются
сразу же после объявления назначения
исследования и его главных целей.
Использование этой структуры организации
отличается стремлением незамедлительно
привлечь внимание менеджеров к
результатам. Это не только заставляет
их думать о том, какие действия подсказывают
полученные результаты, но и настраивает
их внимание на дальнейшие доказательства
в поддержку заключений. Такая форма
дает менеджерам возможность оценить
силу доказательств в поддержку какого-то
действия, поскольку они заранее знают
заключения, к которым привели эти
доказательства.
Структура, которую
решает использовать тот, кому предстоит
провести презентацию, будет зависеть
от стиля и предпочтений конкретной
компании, а также от того, насколько
удобна та или иная форма организации
для самого докладчика. В любом случае
доказательства в поддержку заключений
должны представляться в систематизированном
виде, а выводы и заключения находиться
в полном согласии с доказательствами.
Третьим важным
элементом эффективной устной презентации
является использование подходящих
наглядных вспомогательных средств. В
зависимости от размера группы и физических
возможностей места проведения встречи
могут использоваться такие средства,
как пакеты съемных диаграмм, проекторные
материалы, слайды и даже грифельные
доски. Каждое из них обладает определенными
преимуществами. Вне зависимости от типа
наглядных средств необходимо позаботится
о том, чтобы их без труда могли разглядеть
даже те, кто оказался в дальнем конце
помещения. Упрощайте наглядные средства
до такой степени, чтобы они были понятны
с первого взгляда. Для обращения внимания
на важные моменты во всех случаях, когда
представляется возможным, пользуйтесь
рисунками, а не таблицами, поскольку
рисунки нагляднее и более понятны. Кроме
того, руководствуйтесь и другими
принципами построения наглядных
вспомогательных средств, перечисленными
в исследовательском окне 23.1.
Соседние файлы в папке Часть 7
- #
- #
Download Article
Download Article
While the topic, content, and environment in which oral reports are given widely varies, there are some common steps you can take that will ensure you’re ready to give for an oral report of any type. After assembling the proper materials, practice extensively and edit as you develop the report to convey your points concisely. With a bit of preparation and a healthy amount of practice, you can give your report with both clarity and confidence.
-
1
Do some preliminary information gathering. Ask yourself: What are you hoping to convey? Your answer to this question should be the guiding principle for compiling your report. In order to inform, explain, and maybe even convince your audience, you need to be well versed in the topic you’re presenting on.[1]
- Initially, you just want to familiarize yourself with the topic. Most Wikipedia articles do a great job of including both the important facts and the tantalizing points of interest.
- Keep in mind that many teachers and professors won’t accept Wikipedia as an academic source. These articles are great for familiarizing yourself with a topic. Once you know the basics, though, you will need to use sources such as books and journals for citations.
-
2
Follow-up on interesting and important information. Take note of the facts and concepts that interest you or otherwise stand out. If you ever find yourself surprised by something you read while researching, make a point of referencing it in your report. Note that the footnotes of Wikipedia articles can provide you with a slew of citable sources, making your time spent researching especially fruitful.[2]
- Double check any sources you’re unsure of or intend to rely upon heavily.
Advertisement
-
3
Use Google Scholar to research points that need strong evidence. Ask yourself what more you need to know to make a convincing point. This will help guide your specific search queries.[3]
More specifically, use Google Scholar to bring in some peer-reviewed, academic and scientific articles.- Most of the content generated by Google Scholar will be firsthand research publications, which are the strongest form of reference there is.
- Don’t fall for the temptation to pepper your audience with as much info as you can fit into the presentation.
- Emphasize the one or two key elements of your presentation, and include further material only insofar as it supports those points.
-
4
Gear your report to the audience. While researching for the specific content you’ll share with your audience, think about who you’re giving the report to. The audience – whether your fellow grade school classmates or a few other PhD candidates at your university – will have backgrounds and knowledge relevant to how you’ll structure your report.[4]
- In particular, think about what a good entry point to the content of your report may be, considering your audience.
- Write down three different opening points, based on what will generate the interest of those you’re speaking to.
-
5
Include a short, clear introduction. It can be tempting to try to win your audience over as soon as you begin speaking. Instead of leading with your best stuff, save it until after you’ve gotten everyone listening. To do this, introduce yourself, and the topic of your report in a few sentences. Articulate your specific objective in giving the report, and explain to your audience how you’ll achieve this objective.[5]
- For instance: “Hello, my name is __________, and today I’ll be talking about __________. My intention is to [share with / inform / convince] you [about / that] ____________. I will do so by first _______, then ________, and wrapping up with _________.”
-
6
Maintain a logical flow. Throughout your report, maintain the logical flow that you outline in your introduction. In simplest terms, make sure there’s a clear beginning, middle, and end. Emphasize your key points whenever possible; in fact, you should rarely, if ever, digress from material that directly contributes to your objective of driving home one or two main points.[6]
- If you encounter a roadblock when organizing your material, think about what approach will most likely be understood by your audience.
- In general, address your simplest and most basic arguments first, and then move into your more complex arguments.
-
7
Use your conclusion to convey gratitude and repeat your main point. Throughout your report, you’ll address specific supporting material that will culminate in a convincing presentation of your main points. As you develop the conclusion, be sure to explicitly restate your main points. Thank the audience for the their time, and welcome any questions they might have.[7]
-
8
Compile your sources into an organized list. As you encounter sources you know you’ll use, immediately add them to a running list, perhaps with its own file. As you put the list together, use whatever format your teacher or professor prefers. The end of the report is usually the best place to include your references, and you do not necessarily need to actually reference your sources out loud.[8]
- You should verbally cite your sources if you followed their reasoning closely or if your report was based mostly on one or two sources.
Advertisement
-
1
Make yourself notecards. Even if you do not intend to use notecards while giving your report, make some to help you condense the material you hope to cover and to help you practice giving your report. Paraphrase your key points and write them in bullet format. Reducing your points into bullet points will ensure you memorize the supporting material as you practice, and will be able to give the report while looking at your audience.
- Summarize subsidiary points into one word, if possible. This will ensure you do not forget them, but will also not be sidetracked by focusing too much on a tangential point.
- Include hard facts and statistics in your notecards too, especially numerical data, as it is beneficial to have these on hand for immediate reference.
-
2
Default towards brevity. Though it may feel as though more material means more support, more material may also increase the chances that your audience will lose track of your main point. The more concise you are, the more clear your report will be. Further, too much material risks running over your allotted time and increases the chances you lose track of your train of thought while giving your report.[9]
- Save nuanced dialogue for a question and answer session, if one will be allowed. Hint at controversial or otherwise commonly contended points, and anticipate addressing at least one additional response to such a challenge if it is raised.
-
3
Practice, practice, practice! If there’s one thing that will improve the quality of your report, it’s plenty of practice giving the report. A great benchmark to shoot for while practicing is the ability to give the entire report without looking at your notes.[10]
- While practicing, stick to the material you’ve included – tangents are confusing for the audience and will eat your time more quickly than you realize.
-
4
Time yourself while practicing. Especially if giving oral reports is a new experience for you, timing yourself can help prevent certain bad habits by reassuring you that you’re on track. Incorporate any visuals into your practice regimen, in part because they will help you stay on track and maintain your timing.[11]
- As an example, a 10-minute oral report should be practiced to the point you can give it in 9 to 9.5 minutes.
- With such a time allotment, spend a maximum of 1 minute on your introduction, with 7 to 7.5 minutes on the body of your report, and 1 to 1.5 minutes left to conclude.
-
5
Curate the visual components of your presentation. Visuals are an important component of oral reports, since they help your audience contextualize presentation. Too many slides or visual aids can be distracting, though.[12]
Keep the number of visuals you use at or lower than the number of minutes in your presentation. If, for example, you have a 15-minute presentation with an accompanying slideshow, aim to have 13-16 well-curated slides.- Decide which visuals best suit your presentation based on their ability to support what you’re saying verbally.
- Try to keep your visuals clean and professional. An overabundance of colors, font styles, or showy effects and animations can distract from your presentation.
- In the visuals that you do include, default towards simplicity. If you’re including a graph, for instance, only plot the data and include the labels necessary to make your point, along with the source for the graph or data used.
-
6
Fine-tune the amount of material you include to your allotted time. While accounting for what your audience can be expected to already be familiar with, make sure to only cover necessary information. Over-explaining simple concepts is a sure fire way to lose an audience’s interest, and this is the stuff that can usually be cut down to size while editing the amount of content in your report. Further, people’s attention spans are objectively limited.[13]
- For a scripted oral presentation, know that a 10-minute presentation will likely run from 900 to 1200 words.
-
7
Record yourself giving your presentation. Record and listen or video record and view yourself giving your report. This will remind you of anything you may still need to work on. Watch for opportunities to adjust content, as well as signs of any potential bad habits – you’ll be better able to break these habits after witnessing them for yourself.[14]
Advertisement
-
1
Address the audience directly. There are several physical components of giving a great oral report. Foremost among them, you must look at your audience! Maintain general eye contact by scanning from person to person. Use hand gestures while making especially important points, but take care not to wave your hands around the whole time you’re speaking.[15]
- Make sure your body language reflects engagement and enthusiasm by standing up straight and holding still, though comfortably so.
- Another benefit of making eye contact is that this allows you to gauge your audience. If faces are starting to go blank: slow down, speak more loudly, and give more illustrative examples of the points you’re making.
-
2
Fight your nerves. Understand that’s totally okay to feel nervous about giving an oral report. Remind yourself that you’re prepared, rehearsed, and organized – all that’s left is to share it with the audience. Take a few deep breaths before taking the podium and picture yourself nailing it as you prepare to begin.[16]
- If you’re nervous, you may wind up speaking too quickly or too softly without thinking about it. Stay aware of your voice and the speed with which you’re speaking.
- Smile. Not only will this help engage your audience, it’ll help calm you down!
-
3
Emphasize and reiterate what you want your audience to remember. Don’t forget to hammer your key points in the conclusion to drive them home. A great way to do this is slowing down as you build up to your closing statements, and pause immediately before and after the key points – this will allow you to collect yourself, and allow your audience to absorb the information you’re hoping to convey.[17]
-
4
Break up the amount of time the audience spends listening to you. Keep your audience engaged throughout your report by giving them small breaks as you speak. You may include a “think-pair-share” activity by asking your audience a specific question, having them discuss it with the person next to them, then offering to share their ideas. You can also include short activities to help your audience solidify their understanding of your topic.[18]
-
5
Allow time for questions. You can take questions as you give your report, or you can reserve time at the end of your speech. Either way, your audience should have the chance to directly address you while you’re in front of them.[19]
- Try to prepare for questions in advance. Look over your report and find points of confusion and possible counter-arguments. Draw up a few points relevant to your anticipated questions so that you’ll have them ready the day of your presentation.
- If, for example, you’re presenting on financial planning to a group of college students, it’s likely that many but not all of them will understand the difference between a 401(k) and an IRA. Write a notecard with the definitions of each just in case you get a question asking for clarification.
Advertisement
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
About This Article
Thanks to all authors for creating a page that has been read 64,734 times.
