Как составить в xml формате электронную опись

XML-формат предназначен для хранения данных, которые могут пригодиться в работе некоторых программ, сайтов и поддержки определённых языков разметки. Создать и открыть файл с таким форматом не сложно. Это вполне можно сделать, даже если на компьютере не установлено какое-либо специализированное программное обеспечение.

Сам по себе XML — это язык разметки, чем-то похожий на HTML, который используется на веб-страницах. Но если последний применяется только для вывода информации и её правильной разметки, то XML позволяет её структурировать определённым образом, что делает этот язык чем-то похожим на аналог базы данных, который не требует наличия СУБД.

Создавать XML-файлы можно как при помощи специализированных программ, так и встроенным в Windows текстовым редактором. От вида используемого ПО зависит удобство написания кода и уровень его функциональности.

Способ 1: Visual Studio

Вместо этого редактора кода от Microsoft можно использовать любой его аналог от других разработчиков. По факту Visual Studio является более расширенной версией обычного «Блокнота». Код теперь имеет специальную подсветку, ошибки выделяются или исправляются автоматически, также в программу уже загружены специальные шаблоны, которые позволяют упростить создание XML-файлов больших объёмов.

Для начала работы вам нужно создать файл. Нажмите по пункту «Файл» в верхней панели и из выпадающего меню выберите «Создать…». Откроется список, где указывается пункт «Файл».

В только что созданном файле уже будет первая строка с кодировкой и версией. По умолчанию прописана первая версия и кодировка UTF-8, которые вы можете поменять в любое время. Дальше для создания полноценного XML-файла вам нужно прописать всё то, что было в предыдущей инструкции.

По завершении работы снова выберите в верхней панели «Файл», а там из выпадающего меню пункт «Сохранить всё».

Способ 2: Microsoft Excel

Можно создать XML-файл и не прописывая код, например, при помощи современных версий Microsoft Excel, который позволяет сохранять таблицы с данным расширением. Однако нужно понимать, что в этом случае создать что-то более функциональное обычной таблицы не получится.

Такой способ больше подойдёт тем, кто не хочет или не умеет работать с кодом. Однако в этом случае пользователь может столкнуться с определёнными проблемами при перезаписи файла в XML-формат. К сожалению, проделать операцию преобразования обычной таблицы в XML можно только на самых новых версиях MS Excel. Чтобы это сделать, используйте следующую пошаговую инструкцию:

1. Заполните таблицу каким-либо контентом.
2. Нажмите на кнопку «Файл», что в верхнем меню.



3. Откроется специальное окно, где нужно нажать на «Сохранить как…». Этот пункт можно найти в левом меню.



4. Укажите папку, куда необходимо сохранить файл. Папка указывается в центральной части экрана.



5. Теперь вам нужно указать название файла, а в разделе «Тип файла» из выпадающего меню выбрать
   «XML-данные».
6. Нажмите на кнопку «Сохранить».

Способ 3: Блокнот

Для работы с XML вполне подойдёт даже обычный «Блокнот», однако пользователю, который не знаком с синтаксисом языка, придётся трудно, так как в нём нужно прописывать различные команды и теги. Несколько проще и значительно продуктивнее процесс будет идти в специализированных программах для редактирования кода, например, в Microsoft Visual Studio. В них есть специальная подсветка тегов и всплывающие подсказки, что значительно упрощает работу человеку, плохо знакомому с синтаксисом этого языка.

Для этого способа не потребуется что-либо скачивать, так как в операционную систему уже встроен «Блокнот». Давайте попробуем сделать в нём простую XML-таблицу по данной инструкции:

1. Создайте обычный текстовый документ с расширением TXT. Разместить его можно где угодно. Откройте его.



2. Начните прописывать в нём первые команды. Для начала нужно задать всему файлу кодировку и указать версию XML, делается это следующей командой:

   <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>

   Первое значение — это версия, её менять не обязательно, а второе значение — это кодировка. Рекомендуется использовать кодировку UTF-8, так как большинство программ и обработчиков работают с ней корректно. Однако её можно изменить на любую другую, просто прописав нужное название.



3. Создайте первый каталог в вашем файле, прописав тег <root> и закрыв его таким образом </root>.
4. Внутри этого тега теперь можно написать какой-нибудь контент. Создадим тег <Employee> и присвоим ему любое имя, например, «Иван Иванов». Готовая структура должна быть такой:

   <Employee name="Иван Иванов">

5. Внутри тега <Employee> теперь можно прописать более подробные параметры, в данном случае это информация о неком Иване Иванове. Пропишем ему возраст и должность. Выглядеть это будет так:

   <Age>25</Age>
<Programmer>True</Programmer>

6. Если вы следовали инструкции, то у вас должен получиться такой же код, как ниже. По завершении работы в верхнем меню найдите «Файл» и из выпадающего меню выберите «Сохранить как…». При сохранении в поле «Имя файла» после точки должно стоять расширение не TXT, а XML.

Примерно так у вас должен выглядеть готовый результат:


<?xml version="1.0" encoding="utf-8"?>
<root>
<Employee name="Иван Иванов">
<Age>25</Age>
<Programmer>True</Programmer>
</Employee>
</root>


XML-компиляторы должны обработать этот код в виде таблицы с одной колонкой, где указаны данные о неком Иване Иванове.

В «Блокноте» вполне можно сделать несложные таблицы наподобие этой, но при создании более объёмных массивов данных могут возникнуть сложности, так как в обычном «Блокноте» нет функций исправления ошибок в коде или их подсветки.

Как видите в создании XML-файла нет ничего сложного. При желании его может создать любой пользователь, который более-менее умеет работать на компьютере. Однако для создания полноценного XML-файла рекомендуется изучить данный язык разметки, хотя бы на примитивном уровне.

К пояснениям, направляемым в Налоговую службу, налогоплательщик может приложить документы. Об этом сказано в приказе ФНС от 17.02.2011 № ММВ-7-2/168@. Расскажем, как это сделать в Контур.Экстерн.

Общий порядок действий

В налоговый орган можно направить документы 2 видов:

1. В виде скана. Так можно передать любой документ, указав его название в соответствующем поле.
2. В виде xml-файлов. Таким способом передается форма, которой присвоен код налоговой декларации (КНД).

Вне зависимости от типа файла, первичный порядок действий пользователя будет одинаков.

На главной странице сервиса следует выбрать вкладку «Новое», в ней пункт «Требования» и перейти по ссылке «Все требования». Из загруженного списка следует выбрать требование, к ответу на которое нужно приложить документы.

Откроется окно с информацией об этом требовании. В нем нужно нажать кнопку «Загрузить и отправить документы». Сделать это можно будет только после того, как в налоговый орган будет направлена квитанция, подтверждающая прием требования.

На следующем шаге выбирается способ добавления документов. Их можно загрузить с компьютера (либо перетащить в появившееся поле) или же выбрать в «Диадоке». Второй способ будет доступен только в том случае, если контрагенты используют эту систему для обмена информацией и документами.

Далее появится окно, в котором нужно будет выбрать загружаемые документы:

Скан-копии загружается в форматах jpg, tif, pdf и других.

Теперь система должна распознать файлы и загрузить их. Итоги будут отражены в следующем окне:

На этом же этапе можно добавить файлы, если они не были выбраны в предыдущем окне. Для этого есть кнопка «Еще документы».

В случае загрузки лишних файлов их можно удалить. Для этого предусмотрена иконка в виде корзины, которая появляется при наведении курсора на строку с файлом.

Теперь документы нужно отредактировать. Следует нажать на ссылку с названием файла, и он будет загружен.

Скан-образы

Прежде всего следует выбрать вид документа — в зависимости от этого появятся поля, в которых нужно будет указать информацию. Однако в любом случае потребуется заполнить графу «Пункт тр.» (пункт требования) — она выделена на следующем изображении:

В разделе «Пункт тр.» следует указать номер пункта, под которым в требовании указан загруженный документ. Формат номера — 1.XX или 2.XX. При этом «1» проставляется при направлении документа, который указан в требовании, а «2» — при направлении информации (не конкретного документа), которая в нем запрашивается. XХ — это порядковый двузначный номер документа.

Многостраничные документы нужно соединить, нажав соответствующую кнопку. Если же документ содержит лишние страницы, то нужно нажать кнопку «Разделить».

Когда файл готов, пора переходить к следующему (кнопка «Следующий документ»). Также можно вернуться к списку загруженных файлов, нажав в правом верхнем углу крестик либо кликнув по серому фону.

Xml-файлы

Загруженные файлы в формате xml не требуют заполнения дополнительных полей, кроме пункта требования. Принцип такой же, как и при нумерации скан образов, то есть «1» либо «2», а далее через «.» — двузначный порядковый номер.

Если в xml-формате передаются счет-фактура, в том числе корректировочный, акт приемки-сдачи, товарная накладная (ТОРГ-12), то вместе с ними нужно передавать файл подписи .sgn. Берутся xml-файл и соответствующие им файлы подписи из программы электронного документооборота (например, из «Диадок»).

Так, если необходимо направить в ФНС товарную накладную в формате xml, то нужно загрузить:

• 2 файла в формате xml — титул продавца и титул покупателя;
• 2 файла в формате sgn — по одной электронной подписи к каждому из титулов.

В ответ на требование можно прилагать и другие документы в xml-формате. Это книги покупок и продаж, дополнительные листы к ним, а также журнал учета счетов-фактур. Они передаются без подписи.

После завершения подготовки файлов нужно нажать «Следующий документ».

В процессе загрузки xml-файлов могут возникать ошибки, связанные с тем, что загружены не все файлы. В частности, может отсутствовать титул или подпись. В этом случае недостающий документ нужно подгрузить. При необходимости можно выгрузить его повторно из той программы, в которой он создавался, а затем загрузить в Контур.Экстерн.

Когда документ обработан, он готов к отправке. Возле названия появится зеленый кружок. Когда все документы готовы, станет активна кнопка «Перейти к отправке»:

После нажатия кнопки запустится проверка. Если никаких ошибок не обнаружено, станет активна кнопка отправки формы:

<p>Контур.Экстерн, опись документов для ИФНС</p>
<p>Проверка прошла успешно</p>
” data-medium-file=”https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/12/9-2-300×175.png” data-large-file=”https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/12/9-2.png” decoding=”async” loading=”lazy” class=”wp-image-8209 size-full” title=”Проверка прошла успешно” src=”https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/12/9-2.png” alt=”Контур.Экстерн, опись документов для ИФНС” width=”700″ height=”408″ srcset=”https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/12/9-2.png 700w, https://kontursverka.ru/wp-content/uploads/2018/12/9-2-300×175.png 300w” sizes=”(max-width: 700px) 100vw, 700px” /> Опись документов готова к отправке

Если опись подписывается ЭЦП представителя, то вместе с ней должно быть передано сообщение о представительстве. Посмотреть его можно в меню «Реквизиты и настройки».

Если кнопка «Перейти к отправке» не появляется, значит, найдены ошибки. Они могут содержаться как в самой описи, так и в сообщение о представительстве, если оно должно передаваться. Следует исправить ошибки и повторить отправку.

Далее загрузится окно, в котором нужно нажать кнопку «Подписать и отправить».

Вот и все, опись направлена в налоговый орган. Теперь в окне информации о требовании будут перечислены переданные документы:

В колонке рядом с названием документа указан его статус. На изображении выше «Отправлен» означает, что документы переданы в ФНС. Рядом проставлена дата и время отправки. Статус будет меняться и принимать значения:

• «Доставлен» — документ доставлены в ФНС, что подтверждается «Извещением о получении»;
• «Принят» — документ приняли, указана дата и время его получения и загружена «Квитанция о приеме»;
• «Отклонен» — указывается дата и время отклонения и отражается «Уведомление об отказе».