Как составить ведомость на выдачу подарков

0

Если организация приняла решение выдать подарки своим работникам или иным гражданам (к примеру, представителям контрагентов) к какому-либо празднику или в честь какого-либо события, передача подарков должна быть документально зафиксирована. Как правило, при выдаче подарков сразу нескольким лицам составляется ведомость на выдачу подарков, образец которой мы приведем чуть ниже. Посмотрим, для чего она нужна и как ее оформить.

Для чего нужна ведомость выдачи подарков

При передаче подарков физлицам может возникнуть необходимость начислить определённые налоги. Ведомость поможет зафиксировать факт передачи подарка и его стоимость.

Так, если организация-даритель является плательщиком НДС, то при передаче подарка нужно исчислить НДС с покупной стоимости подарка без НДС или с себестоимости подарка (подп. 2 п. 1 ст. 146, п. 1 ст. 154 НК РФ). При выдаче подарков составляется счет-фактура в одном экземпляре на все подарки по ведомости. А входной НДС по приобретенным подаркам можно принять к вычету, поскольку они переданы в рамках облагаемой НДС операции (Письмо Минфина от 15.08.2019 N 03-07-11/61750).

НДФЛ не облагаются подарки стоимостью не более 4 000 руб. за год на одного человека (стоимость с учетом НДС) (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если подарок стоил дороже, то с суммы превышения нужно исчислить НДФЛ по ставке 13% и удержать его при выплате человеку денежного дохода (п. 4 ст. 226 НК РФ). А если одаряемому не будут выплачиваться денежные суммы (например, подарок был вручен представителю контрагента), то о доходе надо будет сообщить в налоговую инспекцию по окончанию года, в котором выдан подарок (п. 5 ст. 226 НК РФ).

Страховые взносы со стоимости подарка не начисляются (Письмо Минфина от 04.12.2017 N 03-15-06/80448).

Для освобождения подарка от страховых взносов и для применения вычета по НДФЛ в размере 4 000 руб. важно подтвердить, что это было именно дарение. Для этого и служит ведомость выдачи подарков (Письмо Минфина от 28.02.2020 N 03-04-06/14371).

Для налога на прибыль и налога при УСН стоимость подарка в расходах не учитывается (п. 16 ст. 270 НК РФ).

Как составить ведомость на выдачу подарков

Ведомость составляет в произвольной форме, использовать для этого какую-либо унифицированную форму необязательно. В ведомости нужно указать ф.и.о. людей, которым переданы подарки, названия и стоимость подарков. Также нужно предусмотреть графу, в которой получатели подарков распишутся при передаче им подаренного.

Утвердить такую ведомость может руководитель организации.

Ведомость выдачи подарков сотрудникам: образец

Приведем образец ведомости выдачи подарков своим сотрудникам:

Скачивание формы доступно подписчикам или по временному доступу

Скачать

Оформлять ли договор дарения на подарки

По Гражданскому кодексу договор дарения с физлицом оформляется, если стоимость подарков превышает 3 000 руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ). В то же время ведомость выдачи подарков с подписью одаряемого как раз и выступает в качестве такого договора дарения.

Статья: Учет призов и подарков, приобретаемых АУ для вручения
(Сизонова О.)
(“Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение”, 2021, N 4)Порядок списания призов и подарков, врученных при проведении различных мероприятий, перечень документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, также устанавливаются в учетной политике. Такими документами могут быть акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) с приложением протокола о проведении мероприятия, списка участников (ведомости работников), которым были вручены призы, подарки, фото- или видеоотчетов, а в некоторых случаях – договор дарения.

Компания закупила подарки для сотрудников и планирует их вручить на корпоративе по случаю Нового года. Факт передачи презента работнику нужно оформить специальным документом — ведомостью. Рассмотрим, как составить этот документ в 2022 году и ознакомимся с его образцом.

Для чего нужна ведомость на подарки

Основное назначение ведомости — подтвердить факт передачи сотруднику подарка. Ее составление необязательно, но желательно. Это избавит вас от лишних вопросов и претензий со стороны проверяющих органов.

С помощью ведомости также можно отследить, кому из сотрудников подарок не был вручен. Как правило, она составляется при выдаче подарков нескольким сотрудникам. Если в организации трудится всего один работник, ведомость на него составлять не нужно, а можно заключить договор дарения.

Образец ведомости на выдачу подарков

Ведомость на выдачу новогодних подарков Скачать

Унифицированного бланка этого документа нет. Ведомость составляется в свободной форме с указанием следующих сведений:

• наименования организации (ФИО ИП);
• даты и места составления ведомости;
• названия документа;
• порядкового номера записи;
• ФИО сотрудников (их детей), которым вручается подарок;
• даты передачи подарка;
• подписи сотрудника, получившего подарок;
• названия подарка и его стоимости (не обязательно).
• ФИО ответственного лица.

Если подарок выдается не сотруднику, а его ребенку, в форме ведомости ничего менять не нужно, так как расписываться в ней в любом случае будет работник — как законный представитель.

Какие документы нужно составить кроме ведомости

Помимо ведомости потребуются:

• Приказ о проведении праздничного мероприятия.

Он нужен, если подарки будут вручать на корпоративе.

• Приказ о приобретении подарков.

Его можно не составлять отдельно, а объединить с приказом о выдаче подарков.

• Приказ о выдаче подарков.

На основании этого приказа происходит выдача подарков работникам. С его образцом вы можете ознакомиться в этой статье.

• Договор дарения.

Заключается с сотрудником в письменном виде, если стоимость подарка превышает 3 000 руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ). Как составить договор дарения, узнайте здесь.

Полезная информация от КонсультантПлюс

Смотрите типовую ситуацию «Как учесть новогодние подарки сотрудникам и их детям» (доступ бесплатный).

Отвечаем на основные вопросы