Каковы назначение и правила оформления справок, выписок и заверенных копий документов? Подробно разобран состав используемых реквизитов, даны образцы оформления.
Справка
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОК 011-93) существует несколько разных форм документов, в названия которых входит слово «справка» и которые относятся к разным системам документации. Убедитесь сами:
Фрагмент документа. Общероссийский классификатор управленческой документации. ОК 011-93 (утвержден постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 299, в редакции от 08.06.2009 г.)
В рамках настоящей статьи мы будем рассматривать только справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации и оформляемые в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003.
Определение данного вида документа не содержится в нормативно-правовых актах, но его можно найти в Кратком словаре видов и разновидностей документов ВНИИДАДа1:
Справка – 1) документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий; 2) документ, подтверждающий факты биографического или служебного характера.
Итак, справки, относящиеся к организационно-распорядительной документации, обычно делят на две группы:
- те, что описывают факты и события, связанные с основной деятельностью организации;
- те, что подтверждают сведения биографического или служебного характера о человеке.
Справки, составляющие вторую группу, являются более распространенными в настоящее время. К ним относятся справки о подтверждении занимаемой должности, трудового стажа, места обучения и т.д. Эта группа справок является внешними, т.е. предназначается для представления в другие организации.
Справки, относящиеся к первой группе, могут быть как внешними, так и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую (часто вышестоящую) организацию, внутренние справки – для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Сегодня внутренние справки используются достаточно редко и не во всех организациях. Поэтому сначала мы рассмотрим требования к оформлению внешних справок.
Внешние справки
Внешние справки должны оформляться на бланке. А в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 выделяются три вида бланка по видам документов, оформляемых на них:
- общий бланк (используется для изготовления любых видов документов, кроме письма);
- бланк конкретного вида документа (кроме письма);
- бланк письма.
Итак, по требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 справки должны оформляться на общем бланке или бланке конкретного вида документа (т.е. на бланке справки). Соответственно, к обязательным реквизитам справки относятся следующие (см. Примеры 1 и 3):
- Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или эмблема организации/ товарный знак (знак обслуживания)2*;
- наименование организации (знак обслуживания)*;
- наименование вида документа (СПРАВКА)*;
- дата документа**;
- регистрационный номер документа**;
- место составления или издания документа*;
- заголовок к тексту (при оформлении на бланке формата А4);
- текст документа;
- адресат;
- текст документа;
- подпись;
- оттиск печати (для справкок биографического или финансового характера).
Для справок можно использовать бланки как с угловым расположением реквизитов, так и с продольным. Однако первый вариант является более предпочтительным, так как в данном случае правая сторона верхней части бланка используется для размещения реквизита «адресат». А это позволяет более экономно использовать площадь листа.
В процессе подготовки справки реквизиты оформляют в соответствии со схемами расположения реквизитов, приведенных в приложении А ГОСТа Р 6.30-2003. Между реквизитами оставляют два–четыре межстрочных интервала.
Датой справки является дата ее подписания, которая, как правило, оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 14.01.2009. При этом допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, например, 02 февраля 2009 г.
Регистрационный номер располагается на одной строке с датой документа и включает порядковый номер, который может дополняться индексом или несколькими индексами. Порядковые номера справкам должны присваиваться в течение календарного года, т.е. первая справка в календарном году должна иметь порядковый номер 1.
Дату и регистрационный номер справки принято оформлять в момент регистрации документа (т.е. после подписания), поэтому правильнее их проставлять на документе вручную, а не печатать при подготовке справки.
Заголовок к тексту справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения. Например: «Об организации авиаперевозок туристов во втором полугодии 2009 года».
Заголовок в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 должен печататься от поля без кавычек, начинаться с прописной буквы и заканчиваться без использования точки. На справках, оформленных на формате А5, заголовок допускается не указывать.
Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст справки может и не содержать оснований для его подготовки, тогда справка включает только одну часть с описанием фактов (событий).
Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы.
Текст справки биографического характера обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. Ряд справок биографического характера выдается по типовым, часто повторяющимся ситуациям, и для их подготовки могут использоваться унифицированные бланки с трафаретным текстом.
В тексте справки не следует использовать архаичные обороты, например: «настоящая справка дана…», «настоящим подтверждается, что… действительно работает…».
Пример 1. Внешняя справка биографического характера, оформленная на бланке формата А5
Реквизит «адресат» должен оформляться на справках в соответствии с требованиями ГОСТа Р 6.30-2003. Если справка адресована организации или ее структурному подразделению, то их наименования указывают в именительном падеже (см. Пример 1).
При адресовании справки должностному лицу его должность и фамилию указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией. Между инициалами и фамилией должен быть пробел:
Пример 2
Справки в обязательном порядке должны подписываться уполномоченным на это должностным лицом или двумя должностными лицами. Как правило, внешние справки имеет право подписывать руководитель организации или его заместитель.
Справки, содержащие сведения финансового характера, должны подписывать два лица: руководитель организации и главный бухгалтер. Кроме того, на данные справки должен проставляться оттиск печати.
Пример 3. Внешняя справка, оформленная на бланке формата А4
Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического характера, также должны подписываться двумя лицами: руководителем организации и руководителем кадровой службы (или главным бухгалтером), и на них тоже должен проставляться оттиск печати.
В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; его личная подпись; расшифровка подписи (инициалы и через пробел фамилия). Так как справка составляется на бланке, при оформлении реквизита «подпись» наименование должности указывается в сокращенном варианте, т.е. наименование организации не включается (см. Пример 1).
При подписании справки несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности: например, сначала генеральный директор и за ним – главный бухгалтер или начальник отдела кадров (как показано в Примере 1).
Итак, в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 внешние справки должны оформляться на общем бланке или бланке справки. А бланк письма для этой цели не должен использоваться. Но что происходит в настоящее время на практике? Во-первых, ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, а во-вторых, некоторые организации предъявляют дополнительные требования к справкам. Например, при получении некоторых виз необходима справка с указанием адреса и телефона компании. Поэтому в настоящее время можно встретить справки, которые оформлены на бланке письма с такими реквизитами, как справочные данные об организации (адрес, телефон и др.). При этом на бланке письма где-то на свободном месте добавляется еще один реквизит: наименование вида документа – СПРАВКА.
Внутренние справки
При подготовке внутренних справок обычно придерживаются следующих правил оформления. В отличие от внешних справок внутренние оформляются не на бланке, а на стандартом листе бумаги формата А4 (210 . 297 мм) или А5 (148 . 210 мм). При этом в составе реквизитов есть отличия – на внутренних справках обязательно оформляются следующие реквизиты (см. Пример 4):
- наименование структурного подразделения – автора документа;
- наименование вида документа (СПРАВКА);
- дата документа;
- регистрационный номер документа;
- заголовок к тексту (при оформлении на листе бумаги формата А4);
- текст документа;
- адресат;
- подпись (подписывается руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем, при этом указывается должность в сокращенном варианте – без наименования организации).
Пример 4. Внутренняя справка
Копия документа
Часто бывают ситуации, когда сторонней организации, должностному или физическому лицу нужен тот или иной документ, но подлинник отдать им не могут. В данной ситуации на выручку приходит копия документа.
Определение копии документа можно найти в ГОСТе Р 51141-98 и в Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Фрагмент документа
Пункт 4 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 No 477
«Копия документа» – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы.
В терминологии делопроизводства, кроме понятия «копии документа», используется термин «заверенная копия документа». При этом именно вторая из них имеет юридическую силу.
Фрагмент документа
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Порядок заверения копий организационно-распорядительных документов устанавливается в ГОСТе Р 6.30-2003, и для этого используется реквизит «отметка о заверении копии».
Фрагмент документа
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
3.26. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С. Левченко
Дата
Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.
Методические рекомендации ВНИИДАД по ГОСТу Р 6.30-2003 немного уточняют данные требования.
Фрагмент документа
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2003. – 90 с.
3.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26).
…При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).
Но в связи с тем, что ГОСТ Р 6.30-2003 носит рекомендательный характер, необходимость заверения печатью копии, предназначенной для передачи в структурное подразделение внутри организации или ее должностному лицу, как правило, закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. А вот копии документов, предназначенные для использования вне организации, принято заверять печатью.
Пример 5
При этом обязанность заверять печатью копии документов, касающихся прав и интересов граждан, закрепляется и в действующем Указе Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 г. No 9779-X. Этот же документ вместо слова «Верно» предписывает в заверительной надписи писать более развернутую текстовую конструкцию: «Копия верна, подлинный документ находится в ». Некоторые организации используют еще более развернутую конструкцию, добавляя информацию о том, в каком деле хранится подлинник (именно такой вариант сейчас описан в проекте Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).
Пример 6
Отметку о заверении копии документа принято располагать в соответствии с приложением А3 ГОСТа Р 6.30-2003, а именно – в нижней части листа копии. Такой вариант идеально подходит для одностраничного документа. А как быть с многостраничными копиями? Их рациональнее сначала прошивать, а затем на последней странице оформлять реквизит «отметка о заверении копии».
Для большинства видов документов в правовых актах не устанавливается каких-либо определенных требований к прошивке листов их копий. Обычно данную операцию осуществляют так: листы прошиваются вручную на 2 или 4 прокола. После прошивки листов на концы прошивной нити на оборотной стороне последнего листа копии документа наклеивается лист формата А7 или меньше, на котором указывают количество прошитых листов, а также наименование должности лица, заверившего его прошитие, личную подпись и расшифровку подписи. Кроме этого при прошивке листов обычно проставляют оттиск печати, причем таким способом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица и оборотную часть последнего листа копии.
Пример 7
Пример 8
Личный росчерк тоже стараются ставить так, чтобы он частично располагался на последнем листе сшива, а частично – на приклеенной поверх нити наклейке. Заверительный текст удобно сразу распечатать на приклеиваемом листке (тогда он не будет заходить за его пределы); в некоторых организациях используют специальные штампы либо пишут такой текст вручную (в этих случаях в качестве дополнительной защиты от подлога можно располагать заверительный текст так, чтобы он выходил за пределы приклеенного листка).
Итак, покажем возможные правильные варианты оформления заверенной многостраничной копии документа. В Примерах 7 и 8 состав и расположение текста разные, оба варианта правильные. Каким образом текст наносится (вручную или на принтере, как в Примере 7, либо при помощи единого или нескольких штампов, как в Примере 8), значения не имеет.
Если правовым актом установлены правила для прошивки листов копии документов определенного вида, то они должны соблюдаться.
Фрагмент документа
Правила направления копии декларации об объекте недвижимого имущества, право собственности на который зарегистрировано органом, осуществляющим государственную регистрацию прав на недвижимое имущество и сделок с ним, в организацию (орган) по учету объектов недвижимого имущества, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 31.08.2006 г. No 531
Копия декларации, состоящая более чем из одного листа, прошивается.
Нумерация листов (страниц, если на подлиннике декларации заполнены обе стороны листа) на копии декларации осуществляется в случае, если такая нумерация отсутствует на подлиннике декларации.
Копии документов в организации должны заверять только уполномоченные на это должностные лица. Права и обязанности работников заверять копии, как правило, закрепляются в должностной инструкции или инструкции по делопроизводству. Для этой же цели еще может издаваться распорядительный документ.
В конце разговора о копиях отметим, что в определенных случаях законодательно установлено нотариальное заверение копий некоторых документов при представлении их в другие организации. Также некоторые государственные органы могут просить предоставить им нотариально заверенные копии и в случаях, не предусмотренных законом. Порядок нотариального заверения копий документов установлен Основами законодательства Российской Федерации о нотариате от 11.02.1993 г. No 4462-1 (в редакции от 19.07.2009 г.).
Выписка из документа
Выписка из документа – это копия части (частей) письменного документа.
В практике работы с документами выписки готовятся в тех случаях, когда изготовление копии документа по тем или иным причинам невозможно (документ содержит конфиденциальную информацию) или нецелесообразно (документ имеет большой объем и полностью он не нужен).
Ведомственными нормативными актами может быть установлен определенный порядок оформления выписки из документа определенного вида. Например, приказом Минобороны России от 24.07.2006 No 280 «Об утверждении Инструкции об условиях и порядке приема в военные образовательные учреждения высшего профессионального образования Министерства обороны Российской Федерации» утверждена форма выписки из протокола заседания Военного совета. Соответственно, если установлен порядок оформления выписки из документов определенного вида, то он должен соблюдаться.
Но для большинства видов документов не установлены жесткие требования к оформлению выписки из них. И их, как правило, оформляют следующим образом:
Во-первых, при оформлении выписок принято полностью воспроизводить реквизиты бланка, за исключением реквизита «наименование вида документа». В состав данного реквизита следует добавлять фразу «ВЫПИСКА ИЗ…». Например, вместо слово «ПРИКАЗ» нужно будет написать «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА».
Кроме того, на выписке указывается регистрационной номер и дата регистрации оригинала документа, а не дата изготовления выписки и ее номер.
Под текстом выписки указывают должность лица, подписавшего документ, его инициалы, фамилию. Личная подпись должностного лица в составе реквизита «подпись» в выписке не ставится.
Во-вторых, в делопроизводстве выписки принято считать разновидностью копии документа. Поэтому для того, чтобы выписка приобрела юридическую силу, ее необходимо заверить. Для этого используется реквизит «отметка о заверении копии документа»4, требования к оформлению которого были рассмотрены выше.
Так же как и для копий документов, потребность заверения печатью выписок, предназначенных для использования внутри организации, обычно закрепляется во внутреннем нормативном документе. А при направлении выписки в стороннюю организацию ее заверяют печатью. В конце статьи приведем образец оформления выписки из приказа (см. Пример 9).
Пример 9. Выписка из приказа, предназначенная для использования внутри организации
Справка представляет собой документ, подтверждающий тот или иной факт или событие. Как правило, она фиксирует информацию, касающуюся основной деятельности организации. В справке могут фигурировать служебные сведения, биографические данные.
Справка формируется при наличии соответствующего запроса от вышестоящих сотрудников или внешних пользователей (организации, партнеры, госорганы). Предоставляется она заинтересованному лицу. Основная функция документа – подтверждение неких данных.
Разновидности
Существует 2 основных вида документа: внешние и внутренние. Первые предназначаются для внешнего использования. Внешние пользователи – это лица, не являющиеся сотрудниками организации. К примеру, это компании-контрагенты, представители госорганов. Внутренние справки – это бумаги, предназначенные для внутренних пользователей. Как правило, это руководящий состав компании.
От вида справки зависит ее оформление. Если это внешняя бумага, для ее заполнения следует использовать общий бланк компании. Если же это внутренний документ, для его оформления потребуется стандартный лист. Составление справки, в этом случае, практически аналогично составлению докладной записки.
На справках внешнего типа ставится подпись руководителя или его зама. Если это финансовый документ, актуальна подпись главбуха. Желательно также поставить печать. На внутренних справках обычно ставит свою роспись менеджер подразделения или же непосредственно составитель.
Справки также подразделяются на служебные и личные. Рассмотрим их особенности:
- Служебная. В документе содержатся данные об основной деятельности компании. К примеру, справка может касаться численности сотрудников, исполнения плана.
- Личная. В документе содержатся биографические или служебные данные. Обычно такая справка запрашивается частными лицами.
Распространенный вид служебной справки – сводки. Представлены они, как правило, в форме таблицы.
Если это справка личного характера, для ее заполнения потребуется лист А5. На документе ставят подписи 2 сотрудника. К примеру, это может быть руководитель компании и главбух. Бумага заверяется печатью.
Особенности составления справки
Справка подразделяется на несколько частей:
- Заголовок к содержанию справки (прописывается в формате: «Справка о чем-либо…»).
- Основной текст справки. Состоит из 2 частей. Сначала нужно указать основания к составлению документа, а затем – зафиксировать данные, относящиеся к сути вопроса.
Справка может содержать таблицы и прочие элементы систематизации.
В документе, вне зависимости от его типа, должны быть обязательные реквизиты:
- Название компании.
- Указание получателя.
- Место составления.
- Подпись и печать.
Печать требуется не во всех случаях. В частности, она актуальна для справки биографического характера.
Содержание служебной справки включает в себя факты и события, которые стали причиной заполнения документа. Разрешается ссылаться на другие документы, которые подробнее раскрывают суть рассматриваемой проблемы. К примеру, это могут быть приказы, распоряжения, планы деятельности.
Есть свои нюансы заполнения справок, составляемых по результатам проверок. В документе отражается эта информация:
- Предмет проверки.
- Причины и цели контрольных мероприятий.
- Факты, установленные в ходе проверки.
- Найденные нарушения.
- Положительные аспекты.
- ФИО должностных лиц.
Личные справки запрашиваются для подтверждения какого-либо факта, касающегося сотрудника. К примеру, это может быть факт трудоустройства, размер ЗП, трудовой стаж.
Особенности составления архивных справок
Учреждения должны выдавать по запросу выписки из архивов. К примеру, эти выписки могут касаться ЗП, стажа работы, должности. Архивная справка представляет собой документ с положениями, подтверждающими какие-либо архивные сведения. Для ее оформления используются офисные бланки. Содержание бумаги:
- Название архивного документа.
- Дата его составления.
- Регистрационные индексы.
Архивные справки формируются на основании документов, взятых из архива. Для выписки подходят только подлинники или копии, которые были заверены у нотариуса. Справка должна быть подписана специалистом, ответственным за работу с архивом.
Справка
– это документ, содержащий описание и
(или) подтверждение тех или иных фактов,
событий служебного или биографического
характера. Справка является документом
информационного характера, она содержит
констатацию каких-либо фактов, событий
без мнения автора о существе излагаемых
вопросов.
В
делопроизводстве различаются служебные
справки, отражающие вопросы основной
деятельности организации (о штатной
численности, о выполнении планов,
заданий, о задолженности по заработной
плате и т.п.), и справки, выдаваемые
частным лицам для представления в другие
учреждения, так называемые личные
справки (о заработной плате, о трудовом
стаже, о месте жительства, о месте работы
(учебы) и т.п.).
В
государственных архивах и архивах
организаций составляются также архивные
справки. Архивная справка – это официальный
документ архива, имеющий юридическую
силу и содержащий архивную информацию
о предмете запроса, с указанием поисковых
данных документов. Архивные справки
выделяются в отдельную категорию
документов, имеют свои особенности
составления и оформления.
Служебные
справки делятся на внешние, составляемые
обычно по указанию вышестоящего органа
(должностного лица) или запросу сторонней
организации, и внутренние.
Внешние
справки оформляются на общем бланке
организации.
Кроме
реквизитов бланка при составлении и
оформлении внешней справки используются
следующие реквизиты:
–
адресат;
–
заголовок к тексту;
–
текст;
–
отметка о наличии приложения (если оно
имеется);
–
отметка об исполнителе (при необходимости);
–
визы;
–
подпись;
–
дата;
–
регистрационный индекс.
При
необходимости служебная справка может
заверяться печатью.
Поскольку
внешняя справка является исходящим
документом, на ней должен быть указан
адресат, который оформляется в соответствии
с установленными требованиями. Как
правило, при оформлении внешних справок
используются следующие виды адресования:
–
руководителю вышестоящего органа;
–
организации в целом;
–
структурному подразделению организации;
–
конкретному должностному лицу организации
(не руководителю).
Внешние
справки подписываются руководителем
организации (его заместителем) или иным
уполномоченным лицом.
Пример
|
Директор |
Подпись |
С.Н.Литовченко |
Некоторые
справки подписываются двумя должностными
лицами, несущими ответственность за
достоверность указанных в документе
сведений. Справка о задолженности по
заработной плате может быть подписана
руководителем организации и главным
бухгалтером.
Пример
|
Директор |
Подпись |
С.Н.Литовченко |
|
Главный |
Подпись |
Г.Б.Ткацевич |
Пример
оформления внешней служебной справки
приведен в приложении 1 к данному
материалу.
Внутренние
справки не выходят за пределы организации
и классифицируются как внутренние
документы. Они оформляются на чистых
листах бумаги формата А4 или А5. Состав
реквизитов, используемых при составлении
внутренней справки, идентичен составу
реквизитов внешней справки, за исключением
реквизитов бланка.
Автор
– составитель внутренней справки
(структурное подразделение организации)
указывается в заголовочной части
документа в левом верхнем углу.
Наименование организации, как правило,
включается в наименование должности
руководителя организации, при оформлении
реквизита «адресат».
Пример
|
Управление СПРАВКА __________ г.Минск |
Директору по Министерства Республики Адамушко |
|
|
Заголовок |
||
|
Текст |
||
|
Приложение: |
||
|
Начальник |
Подпись |
П.А.Линник |
Так
как внутренняя справка составляется
не на бланке, наименование структурного
подразделения – автора документа
допускается указывать не в заголовочной
части справки, а в реквизите «подпись».
В этом случае внутренняя справка будет
иметь следующую структуру:
Пример
|
СПРАВКА __________ г.Минск |
Директору по Министерства Республики Адамушко |
|
|
Заголовок |
||
|
Текст |
||
|
Приложение: |
||
|
Начальник организационно-правовой и |
Подпись |
П.А.Линник |
К
служебным справкам (внешним и внутренним)
должен составляться заголовок (для
объемных справок с текстом, превышающим
15 строк). Заголовок формулируется с
помощью предлога «О» («Об») и отглагольного
существительного.
Пример
«О
выполнении мероприятий по сокращению
расходов бюджетных средств в 2008 году»;
«О
подготовке государственных архивных
учреждений к осенне-зимнему отопительному
сезону»;
«О
состоянии материально-технической базы
учреждений культуры».
В
тексте служебной справки вначале
излагаются факты, события, послужившие
причиной ее составления. Кроме того,
может даваться ссылка на соответствующий
документ (распорядительный – приказ,
распоряжение и др., письмо вышестоящего
органа, план работы и т.п.), в соответствии
с которым составляется справка.
В
справках, составляемых по итогам
проверок, дается общая информация о
проверяемом объекте, причины, цели
обследования. Далее в справке указываются
установленные факты, описываются события
по существу, нарушения, несоответствия
законам и другим нормативным актам либо
отмечаются положительные стороны
работы. Могут указываться фамилии
конкретных должностных лиц, структурные
подразделения – исполнители, точные
даты либо хронологические рамки.
Текст
служебной справки может оформляться в
виде связного текста или таблицы,
делиться на разделы, подразделы, иметь
пояснения и ссылки. Табличная форма
представления текста используется в
справках, как правило, при изложении
цифровых показателей.
Дата,
к которой относятся приводимые в справке
сведения, включается в заголовок к
тексту или помещается перед текстом,
при этом используются словосочетания:
«по состоянию на 01.01.2008» или «за период
с 01.01.2008 по 30.06.2008».
Внутренняя
справка подписывается ее непосредственным
составителем (например, начальником
отдела, управления и т.п.). В связи с этим
реквизит «Отметка об исполнителе» во
внутренних справках не оформляется.
В
справках, подготовленных комиссией
(например, по результатам проверки
выполнения плановых заданий
подведомственными организациями), в
подписи указываются не должности лиц,
составивших ее, а распределение
обязанностей в составе комиссии (фамилии
членов комиссии располагаются в
алфавитном порядке).
Пример
|
Председатель |
Подпись |
А.В.Надежин |
|
Члены |
Подписи |
Э.Н.Борисов |
|
В.П.Гусаров |
||
|
О.А.Денежкина |
||
|
С.Е.Докторов |
Личные
справки, выдаваемые частным лицам для
представления в другие организации,
относятся к категории внешних. Они
готовятся на общем бланке, при их
составлении используются в основном
те же реквизиты, что и при составлении
служебных справок. Особенностью личных
справок является то, что они в обязательном
порядке должны заверяться печатью
организации.
Текст
личных справок, как правило, не превышает
5-7 строк, поэтому заголовки к ним не
составляются.
Текст
личной справки начинается с указания
в именительном падеже фамилии, имени,
отчества лица, о котором сообщаются
сведения. Не следует употреблять в
тексте личной справки обороты типа:
«выдана настоящая», «действительно
работает» и т.п.
Для
оформления личной справки рекомендуется
использовать трафаретные бланки, на
которых нанесена постоянная информация,
а переменная информация впечатывается
при подготовке конкретного документа.
Пример
|
________________________________________________ (Ф.И.О.) ________________________ факультета |
Личные
справки нередко подписываются двумя
должностными лицами. В частности, справки
финансового характера (например, о
размере заработной платы) подписываются
руководителем и главным бухгалтером.
Справка о месте работы, трудовом стаже
может быть подписана руководителем
организации и начальником кадровой
службы.
Личные
справки могут высылаться заявителю по
почте или выдаваться на руки. Указание
организации, в которую представляется
справка, отражается в реквизите «адресат»,
заканчивать текст личной справки этой
информацией не рекомендуется.
Датой
справки является дата ее подписания.
Внешние
справки (служебные и личные) регистрируются
на тех же основаниях, что и другие
исходящие документы (например, письма).
Внутренние справки регистрируются в
журнале (картотеке) регистрации внутренних
документов. Если в организации создается
небольшое количество внутренних
документов, их допускается регистрировать
в журнале регистрации исходящих
документов.
При
оформлении личных справок необходимо
учитывать, что формы некоторых из них
утверждены в качестве типовых нормативными
правовыми актами Республики Беларусь.
В
частности, постановлением
Минтруда и соцзащиты РБ от 09.10.2006 № 117
утверждены типовые формы справок:
–
о месте
работы, службы и занимаемой должности;
–
о периоде
работы, службы;
–
о выходе
на работу, службу до истечения отпуска
по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет
и прекращении выплаты пособия;
–
о
необеспеченности ребенка в текущем
году путевкой за счет средств
государственного социального страхования
в лагерь с круглосуточным пребыванием;
–
о
нахождении в отпуске по уходу за
ребенком до достижения им возраста 3
лет;
–
о размере
получаемой пенсии;
–
о
неполучении пенсии.
Постановлением
Минтруда и соцзащиты РБ от 19.11.2007 № 148
утверждена типовая форма
справки о заработке для исчисления
пенсии. Постановлением
этого же министерства от 27.10.2006 № 131
утверждена типовая форма
справки о размере заработной платы
(денежного довольствия).
Постановлением
Минюста РБ от 12.12.2006 № 81 утверждены
типовые формы справок об
удержании алиментов и о
размере выплачиваемых алиментов.
Типовые
формы устанавливают состав обязательных
реквизитов, применяемых при оформлении
справок (адресат, заголовок, подпись,
печать и др.), а также структуру текстов
указанных документов. Структура текстов
типовых форм справок представляет собой
соединение таблицы и связного текста
в виде трафарета.
В
связи с этим при оформлении таких
документов наиболее часто возникают
следующие вопросы: как правильно оформить
на основе типовой формы выдаваемую в
организации справку, каков порядок
расположения реквизитов, необходимо
ли переменную информацию набирать на
компьютере или заполнять от руки или с
помощью пишущей машинки и т.п.
При
ответе на подобные вопросы следует
помнить, что все указанные виды справок
относятся к категории личных, поэтому
к их оформлению предъявляются требования,
которые изложены выше.
При
оформлении конкретной справки в
организации на основе утвержденной
типовой формы необходимо руководствоваться
правилами к оформлению документов,
установленными СТБ
6.38-2004 и Примерной инструкцией
по делопроизводству в министерствах,
госкомитетах и других центральных
органах управления, учреждениях,
организациях и на предприятиях Республики
Беларусь, утвержденной приказом
Белкомархива от 23.05.1995 № 13. Согласно
этим правилам справка должна быть
оформлена на общем бланке организации
(в типовой форме обозначено словами
«Реквизиты бланка»), который включает
в себя в т.ч. такой реквизит, как «место
составления» (в типовой форме – «место
выдачи справки»). При этом слово «адресат»
не печатается, а сразу указывается
учреждение, его структурное подразделение,
должностное или физическое лицо, которому
адресуется документ (при необходимости
адресат может быть дополнен почтовым
адресом получателя). В подписи указывается
наименование должности лица, подписавшего
справку (в типовой форме обозначено
словом «(руководитель)»), расшифровка
подписи включает в себя инициалы и
фамилию этого лица.
При
оформлении справки на общем бланке
следует помнить, что в соответствии с
требованиями законодательства бланк
государственной организации должен
содержать изображение Государственного
герба Республики Беларусь и быть оформлен
на двух языках.
Текст
справки может быть набран на компьютере,
при этом последовательность расположения
его составных частей (так называемая
композиция) должна быть сохранена. В
случае если организация имеет угловой
штамп, справка может быть оформлена и
на чистом листе бумаги, на котором должна
быть напечатана и постоянная, и переменная
информация в соответствии с утвержденной
формой. Во втором случае также может
быть изготовлен трафаретный текст
справки, содержащий постоянную информацию
и место (в виде линий) для переменной
(аналогично формам, содержащимся в
приложениях к постановлению Минтруда).
В последнем случае переменную информацию
необходимо будет вписывать (впечатывать)
в отведенное место.
Примеры
оформления личных справок приведены в
приложениях 2 и 3.
14.03.2008
г.
Андрей
Рыбаков, директор Белорусского
научно-исследовательского
института
документоведения и архивного
дела, кандидат исторических наук
|
Приложение Пример по |
|
Государственный Республики |
|
Дэпартамент Мiнiстэрства Установа навукова-даследчы (БелНДIДАС) ДАВЕДКА 05.07.2006 г.Мiнск |
Департамент Министерства Республики Беларусь Учреждение научно-исследовательский документоведения дела» (БелНИИДАД) СПРАВКА г.Минск |
|
|
Об по |
Департамент делопроизводству Начальнику Тарасик |
|
По |
|
Директор |
Подпись |
С.Н.Литовченко |
|
Главный |
Подпись |
Г.Б.Ткацевич |
|
Приложение Пример |
|
Государственный Республики |
|
|||
|
ОБЩЕСТВО «ПУБЛИЦИСТ» (ООО СПРАВКА 15.01.2006 г.Минск |
Администрация |
|
По |
|
Директор |
Подпись |
В.Л.Перович |
|
Начальник |
Подпись |
В.И.Балыков |
|
М.П. |
|
Приложение Пример (на основе |
||
|
Государственный Республики |
||
|
Дэпартамент справаводству Мiнiстэрства Рэспублiкi Беларусь Установа навукова-даследчы i (БелНДIДАС) ДАВЕДКА 30.01.2008 г.Мiнск |
Департамент Министерства Республики Беларусь Учреждение научно-исследовательский и (БелНИИДАД) СПРАВКА г.Минск |
|
|
О |
Администрация |
|
|
должности |
района |
|
|
Новицкий Справка Срок |
||
|
Директор |
Подпись |
А.Е.Рыбаков |
|
М.П. |
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- Все 37
- Справка 2
- Недвижимость 2
- Выписка из медицинской карты 2
- Справка о зарплате 2
- Справка для лагеря 2
-
Справка с места работы
Образец справки с места работы
Открыть документ
-
Образец справки о численности работников организации
Образец справки о численности работников организации 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец письма в банк о деятельности организации
Образец письма в банк о деятельности организации
Открыть документ
-
Образец справки о составе семьи
Образец справки о составе семьи 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки о зарплате за 3 месяца
Образец справки о зарплате за 3 месяца 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки для оформления жилого помещения в собственность граждан
Образец справки для оформления жилого помещения в собственность граждан
Открыть документ
-
Образец справки о сдаче комнаты в поднаём
Образец справки о сдаче комнаты в поднаём
Открыть документ
-
Образец характеристики от участкового
Образец характеристики от участкового 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец выписки из медицинской карты
Образец выписки из медицинской карты
Открыть документ
-
Образец справки об отпуске с места работы
Образец справки об отпуске с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец положительной характеристики семьи
Образец положительной характеристики семьи 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец характеристики в полицию с места работы
Образец характеристики в полицию с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки-объективки
Образец справки-объективки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки в бассейн
Образец справки в бассейн 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки об эпидокружении
Образец справки об эпидокружении
Открыть документ
-
Образец аналитической справки
Образец аналитической справки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец медицинской справки 086/у
Образец медицинской справки 086/у 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец формы 027/у
Образец формы 027/у
Открыть документ
-
Образец справки об обучении в ВУЗе
Образец справки об обучении в ВУЗе
Открыть документ
-
Образец справки из ЗАГСа по форме 25
Образец справки из ЗАГСа по форме 25
Открыть документ
-
Справка 070у для путевки
Образец справки 070у для получения путевки. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Справка 070у для путевки – скачать в формате docx и pdf.
Открыть документ
-
Образец справки о зарплате в свободной форме
Образец справки о зарплате в свободной форме 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки о доходах для соцзащиты
Образец справки о доходах для соцзащиты
Открыть документ
-
Образец справки для центра занятости
Образец справки для центра занятости 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец служебной записки
Образец служебной записки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец заполнения справки 182н
Образец заполнения справки 182н 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец характеристики на водителя с места работы
Образец характеристики на водителя с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Справка 076у для лагеря
Образец справки 076у для лагеря. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Справка 076у для лагеря – скачать пример в формате docx и pdf.
Открыть документ
-
Образец справки с работы для визы шенген
Образец справки с работы для визы шенген
Открыть документ
-
Выписка из ЕГРН
Образец выписки из егрн. Документ проверен юристами и содержит редакцию от 2023 года. Выписка из егрн – скачать пример документа формате docx и pdf.
Открыть документ
-
Образец формы 079у для лагеря
Образец формы 079у для лагеря
Открыть документ
-
Образец бухгалтерской справки
Образец бухгалтерской справки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки о зарплате для визы
Образец справки о зарплате для визы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец выписки из трудовой книжки
Образец выписки из трудовой книжки 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец выписки из домовой книги
Образец выписки из домовой книги 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки с работы для шенгена
Образец справки с работы для шенгена 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
-
Образец справки в посольство с места работы
Образец справки в посольство с места работы 2023. Документ проверен юристами. Скачать в формате pdf и docx.
Открыть документ
Наталья Суворова
Эксперт по предмету «Документоведение и архивоведение»
Задать вопрос автору статьи
Общие сведения о справках
Определение 1
Справка – это документ, который содержит описание определенных событий и фактов и их подтверждение. В справках отражаются сведения о деятельность предприятия или подтверждаются сведения биографического либо служебного характера.
Справку выдают по запросу вышестоящего лица или организации. Справки личного характера выдают на руки заинтересованным лицам, чтобы подтвердить какие-либо сведения, касающиеся их.
Справки по производственным вопросам могут составляться на основании запросов руководства, запросов сторонней организации или согласно внутрифирменным правилам оформления конкретных сторон деятельности организации. Эти справки могут быть внешними и внутренними.
Внешние справки предоставляют в другие организации, обычно вышестоящие, их оформляют на общем бланке организации.
Внутренние справки предоставляют руководству организации или коллегиальному органу, оформляются они на стандартных листах бумаги по аналогии с докладными записками и с такими же реквизитами.
Виды справок
Справки могут быть личными и служебными.
Определение 2
Служебная справка – это официальный документ, который содержит информацию об основной деятельности предприятия.
Определение 3
Личная справка – это официальный документ, который подтверждает сведения биографического или служебного характера, а также выдается частному лицу.
Форма справки бывает разной в зависимости от содержания и назначения.
Одним из видов служебной справки являются сводки, которые могут быть оформлены в виде таблицы или графика.
«Правила составления и оформления официальных и биографических справок» 👇
Справки, которые отражают основную деятельность в организации, могут быть внешними и внутренними. Заголовок к тексту любой справки должен отвечать на вопрос «О чем?» и может включать указание периода времени, к которому относят излагаемую в справке информацию.
Текст справки обычно состоит из двух частей: в первой изложены факты, являющиеся основанием или поводом для составления рассматриваемой справки, а во второй – конкретная информация, отражающая суть вопроса. Текст справки может состоять только из второй части. Если в справке содержится однородная систематизированная информация, то ее лучше оформить в виде таблицы.
Если справка включает информацию по нескольким вопросам, то ее текст может состоять из нескольких разделов.
Внешние справки подписывает руководитель организации или его заместитель. Справка, которая содержит финансовую информацию, должна быть подписана руководителем организации и главным бухгалтером, а также заверена печатью. Внутренние справки подписывает руководитель структурного подразделения или специалист-составитель.
Реквизиты справок и особенности их оформления
К обязательным реквизитам справки относят:
- наименование организации или подразделения, если речь идет о внутренней справке;
- наименование типа документа;
- дату;
- регистрационный номер;
- место составления, если речь идет о внешней справке;
- адресата;
- заголовок текста;
- подпись;
- оттиск печати.
Состав реквизитов, которые используются при составлении внутренней справки, идентичен реквизитам внешней справки, кроме реквизитов бланка.
Составителя внутренней справки указывают в заголовочной части документа в левом верхнем углу. Наименование организации обычно включено в наименование должности руководителя организации, когда формируется реквизит «адресат». В связи с составлением внутренней справки не на бланке, наименование структурного подразделения – автора документа, допустимо указывать не в заголовке справки, а в реквизите «подпись».
Служебные справки, как внешние, так и внутренние, должны содержать заголовок, формулируемый с помощью предлога «О», а также отглагольного существительного.
Текст служебной справки в начале содержит факты и события, ставшие причиной ее написания. Помимо этого, может быть дана ссылка на соответствующий документ, на основании которого и составляется справка.
В справках, которые составлены по итогу той или иной проверки, дают общую информацию о проверяемом объекте, причинах и целях обследования. Далее в справке указывают установленные факты, описывают сущность событий, нарушений, несоответствий законам и прочим нормативным актам, либо характеризуют положительные стороны работы. Могут быть указаны фамилии должностных лиц и структурные подразделения-исполнители, а также точные даты или хронологические рамки.
Помимо обозначенных выше типов справок, все коммерческие и государственные организации, а также государственные и ведомственные архивы должны выдавать на основании запроса организации, бывших сотрудников и обращения граждан, справки, копии и выписки из документов, хранящихся в архиве, касающихся самого факта и стажа работы, заработной платы, должностей и пр.
Архивная справка представляет собой официально заверенный документ, который обладает юридической силой и содержит сообщение, касательно имеющихся архивных документов, относящееся к предмету запроса, и обязательно с указанием поисковых данных.
Архивные справки составляют на офисном бланке, обозначая название «Архивная справка». В справки приводят названия документов, с датами и регистрационными индексами. Информацию излагают в хронологической последовательности событий, а не документов, которые были использованы для ее составления.
Получателю архивной справки необходимо расписаться на копии справки с указанием своих паспортных данных. Если у заявителя нет возможности лично явиться для получения документа или прислать за ним доверенное лицо – допустима отправка архивной справки на адрес заявителя простым письмом, а подлинного документа – ценным.
Находи статьи и создавай свой список литературы по ГОСТу
Поиск по теме
