Как составить вопросы для кадровой службы

В чем требуется разбираться и что необходимо уметь кадровику

Разговор о том, что должен знать кадровик на собеседовании, немыслим без понимания его должностных обязанностей. Специалист по кадрам на предприятии отвечает за документальное оформление трудовых (а иногда и гражданско-правовых) отношений с работниками, разработку ЛНА, составление графиков сменности и пр. Пласт работы довольно обширный, и держать в голове приходится много.

Трудовая деятельность кадровика немыслима без знания:

• НПА, регулирующих трудовые отношения. В числе основных:
  • Трудовой кодекс РФ;
  • постановления правительства в области труда и занятости;
  • ФЗ «О социальном страховании», «О страховых пенсиях», «О занятости населения» и др.;
  • отраслевые НПА, регулирующие особенности трудоустройства в конкретных сферах;
• порядка оформления стандартных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, направления в командировки, предоставления отпусков;
• правил учета, хранения документов и комплектования архива;
• особенностей работы отдельных категорий сотрудников (беременные, несовершеннолетние, инвалиды, иностранцы и пр.);
• основ охраны труда.

Помимо общих правил, то, какие вопросы задает кадровик на собеседовании будущих коллег, зависит и от специфики деятельности организации. Так, компании, работающие с иностранцами, требуют от соискателя знания основ миграционного учета.

Какие вопросы задать кандидату на должность кадровика

Каждый, кто хоть раз проводил собеседование, знает, что за короткий промежуток времени оценить и личностные, и профессиональные качества кандидата непросто. Для облегчения работы предлагаем вопросы на собеседовании на должность кадровика, которые помогут проанализировать личность соискателя и проверить его профессиональные компетенции. Их удобно разделить на два блока.

Блок 1

Включает вопросы, позволяющие оценить личностные качества соискателя:

• расскажите о себе;
• назовите ваши сильные и слабые стороны;
• кем вы видите себя через 5, 10 лет;
• случались ли у вас неудачи? Как вы на них реагируете?

Блок 2

Содержит вопросы, направленные на оценку знаний и профессиональных умений. Чаще всего используют тесты для собеседования специалиста по кадрам и так называемые задачи или кейсы. Удобно пользоваться обоими этим методами. Тест позволяет проверить знания нормативно-правовой базы, задача — практические навыки и умение быстро сориентироваться.

Вот пример такой задачи:

Ответ на нее выглядит так:

А это вопросы кадровику на собеседовании с ответами в форме теста:

Какое поведение на собеседовании говорит о непрофессионализме

Проводя собеседование в отделе кадров, рекрутеры нередко сталкиваются с тем, что кандидаты ведут себя странно. Точно не стоит тратить время на соискателя, если он:

• пришел в состоянии алкогольного или наркотического опьянения;
• опоздал без уважительной причины;
• в процессе разговора «поливает грязью» предыдущих работодателей;
• не признает своих неудач, списывая ошибки на коллег, «непреодолимые обстоятельства», и пр.

Иногда вполне адекватные, производящие хорошее впечатление кандидаты оказываются непрофессионалами. В процессе оценки знаний и компетенций кандидат:

• мямлит, мнется;
• излишне нервничает;
• дает неправильные, неполные ответы;
• при решении кейса злоупотребляет конструкциями типа «все зависит от принятой в компании практики», «процедура четко не регламентирована».

Скорее всего, такое поведение говорит о недостатке профессионализма.

HR-менеджер раскрывает методы и приемы проведения собеседования, которые используются в практике конкретной организации.

Собеседование является наиболее широко применимым методом отбора кадров в нашей компании. Подготовка к проведению отборочного собеседования – это организационное мероприятие в рамках процесса найма на работу.

Подготовка к собеседованию

Предварительно мы составляем программу собеседования с кандидатом. Она зависит от:

• количества кандидатов на ту или иную позицию;
• от вида собеседования (предварительное, промежуточное или окончательное собеседование с руководством компании);
• от места проведения.

После того как программа составлена, получено согласие кандидатов на встречу, можно приступать к проведению собеседования.

Однако, как показывает практика, возникает ряд проблем, связанных с эффективностью собеседования как инструмента отбора кадров. Дело в том что окончательное собеседование с кандидатом, которое проводится руководителем, имеет тенденцию к принятию решения на основе первого впечатления, без учета мнения кадровой службы, полученного при предварительной подготовке к собеседованию, в т.ч. на отборочном и предварительных этапах подбора кандидата.

В таком случае основная задача кадровой службы при отборочном собеседовании – получить наиболее объективную оценку качеств кандидата. Обычно эта задача достигается при получении информации о профессиональной пригодности, преобладании качеств, требуемых для той или иной должности, а также установлении достоверности представленной кандидатом информации.

В ходе предварительного собеседования выясняем также степень заинтересованности кандидата в конкретной работе и его потенциал для нашей организации.

Как известно, в мировой практике кадровой работы используются такие методы отборочных собеседований, как:

• британский метод (личная беседа с кандидатом);
• китайский метод (письменные экзаменационные тесты);
• немецкий метод (предварительная подготовка кандидатом письменных документов, рекомендательных писем и т.д.);
• американский метод (психологическое тестирование с проверкой интеллектуальных способностей, а также проверка кандидата в неформальной обстановке).

Как правило, мы используем британский метод и элементы американского метода, связанного с тестированием кандидатов.

Для подготовки предварительного собеседования работник кадровой службы:

• внимательно изучает резюме и письменные рекомендации кандидата;
• составляет план с разработкой основных вопросов собеседования (приложение 1);
• готовит анкеты и тесты;
• заранее оповещает кандидата о дате и месте проведения собеседования с четким указанием адреса фирмы и контактными телефонами интервьюера;
• оповещает секретаря о времени визита и имени визитера с тем, чтобы встретить его и провести к месту собеседования;
• составляет сводную таблицу с результатами предварительного собеседования для оценки кандидата (приложение 2).

Рекомендации, которые даются работнику кадровой службы для проведения предварительного собеседования, обычно следующие:

1. Четко задавать подготовленные вопросы. Брать инициативу в свои руки.

2. Проявлять доброжелательность и быть в соответствующем настроении для объективной оценки кандидата. Быть дружелюбным, чтобы расположить к себе кандидата.

3. Спланировать беседу так, чтобы не отвлекаться на посторонние предметы, телефонные звонки и пр.

4. Называть кандидата по имени и отчеству.

5. Относиться к кандидату так, как вам хотелось бы, чтобы относились к вам, если бы вы устраивались на работу.

6. Говорить четко и медленно, чтобы кандидат осознавал задаваемые вопросы, т.к. иногда соискатель испытывает большое нервное напряжение и не успевает быстро реагировать.

7. Сообщить кандидату положительные и отрицательные стороны предлагаемой вакансии, а также основные требования к работнику, условия труда, возможность продвижения и т.д.

При этом не стоит преувеличивать возможности перспектив и продвижений по службе, а также “рекламировать” фирму.

Рекомендуемые фразы для окончания предварительного собеседования:

“Спасибо за встречу. Я постараюсь в течение 2 – 3 дней переговорить с генеральным директором о вашей кандидатуре, и в случае заинтересованности мы свяжемся с вами для назначения встречи” или “Спасибо. Будем вам звонить для назначения следующего интервью”.

По результатам предварительного собеседования работник кадровой службы составляет сводную таблицу для оценки кандидата (приложение 2).

Один на один или в группе?

В нашей практике при подборе персонала мы используем собеседование один на один при предварительном собеседовании и групповое интервью при промежуточном и окончательном собеседовании с кандидатом.

Это обусловлено тем, что приватная беседа один на один имеет свои преимущества при первичном знакомстве с кандидатом.

Во-первых, она легко планируется. Во-вторых, в непринужденной обстановке кандидат чувствует себя более раскованным и скорее раскрывает свой характер и идет на контакт. Но здесь следует отметить, что такое собеседование требует от интервьюера большого опыта для того, чтобы вести разговор в нужном направлении и контролировать собеседование. Работник кадровой службы должен быть способен оценить кандидата и принять соответствующее правильное решение для дальнейших действий по данному вопросу.

Групповое интервью, как было сказано выше, мы используем при промежуточном и окончательном собеседовании. Присутствуют при этом обычно: руководство компании, начальник отдела (если вакансия предоставляется одним из отделов компании), представитель отдела кадров (обычно работник, проводивший предварительное собеседование).

Исключением является собеседование с кандидатами на руководящие должности. Так, например, соискатель на должность главного инженера компании проходил интервью лично с генеральным директором компании без предварительных и промежуточных собеседований.

Работники среднего звена, а также начальники отделов отбираются на предварительном собеседовании в отделе кадров и далее готовятся для проведения промежуточного интервью.

Предшествует такому интервью представление руководству документов кандидата:

• резюме;
• письменных рекомендаций;
• результатов опросника и тестов;
• сводной таблицы с оценкой кандидата.

Также дается устная оценка результатов предварительного собеседования с рекомендацией о проведении окончательного собеседования.

Преимущества группового собеседования заключаются в более объективной оценке кандидата со стороны членов комиссии. Здесь важно создать доверительную атмосферу, которая поможет кандидату преодолеть скованность и напряжение и позволит лучше оценить профессиональные качества кандидата.

Не стоит повторять вопросы, задаваемые на предыдущем собеседовании.

Но, как правило, руководство настаивает на том, чтобы испытуемый рассказал о предыдущем месте работы, причинах ухода, а также изложил свои планы, связанные с предлагаемой вакансией. Чтобы извлечь максимум достоверной информации, на групповом собеседовании мы обычно задаем следующие вопросы:

• Расскажите о том, чем вы занимались на предыдущем месте работы?
• Какова реальная причина смены работы?
• Что вы ожидаете от работы в нашей организации?
• Чем бы вы еще хотели заниматься (продолжать учебу, строить карьеру и т.д.)?
• На какую зарплату вы рассчитываете?
• Какие у вас есть вопросы?
• Когда вы готовы приступить к работе в нашей организации?

Собеседование следует закончить фразами “Спасибо за ваши ответы, по результатам собеседования мы будем вам звонить” или “Спасибо, у нас несколько кандидатов на данную вакансию. Результат сообщим позже. Звоните… тогда-то”.

Оформляем результаты собеседования

Результатом собеседования является объективная оценка всех кандидатов и выбор одного кандидата из всех соискателей для закрытия вакансии. Из практики, “последнее слово” все-таки остается за руководством компании. Однако при выборе не последнюю роль играет предварительная оценка и представление руководству подходящего кандидата со стороны работников отдела кадров.

Важно при этом дать объективную и компетентную оценку кандидата, представить руководству его сильные и слабые стороны, доказать его нужность для компании или, наоборот, мягко порекомендовать отклонить кандидатуру.

Поэтому подготовка к собеседованию, его проведение и завершающий этап обоснования решения о выборе кандидата целиком зависят от успешной работы кадровой службы организации.

Вопросы на собеседовании.

Основные вопросы для проведения предварительного собеседования

Cводная таблица с результатами предварительного собеседования для оценки кандидата

Ж.Дебро HR-менеджер ООО “Новострой” Москва / “Кадровик. Рекрутинг для кадровика”, 2009, N 2

вопросы для проведения собеседования

проведение собеседования

собеседование на работу

вопросы бухгалтеру на собеседовании

собеседование с руководителем

тесты на собеседовании

как проводить собеседование

собеседование с генеральным директором

собеседование с генеральным директором

Продукт деятельности HR-менеджера в компании — сотрудники: все на своих местах, квалифицированные, обученные, мотивированные и готовые к труду на благо компании (и свое тоже, конечно). 

Если у вас всё так — замечательно. Если пока нет — значит, вам нужен хороший HR. 

Скачивайте вопросы для подбора такого специалиста и выбирайте лучшего из кандидатов.

Что спрашивать на собеседовании HR-менеджера?

Итак, делимся накопленным за 8 лет опытом. Вопросы разбиты на 2 блока — общие и специализированные (в данном случае для кадрово-консалтинговой компании).

Общие вопросы для собеседования на должность HR-менеджера

1. Получали ли вы образование в сфере HR, коучинга, психологии, оценки персонала? Какое?
2. Проходили ли вы дополнительные курсы? Какие именно?
3. Как давно работаете в сфере подбора, развитии или оценки персонала?
4. Какое максимальное количество сотрудников нанимали лично за 1 месяц? Что это были за сотрудники?
5. Какими методиками оценки и отбора персонала владеете?
6. Какие позиции закрывали на предыдущих местах работы?
7. Какой процент рабочего времени уходил на рекрутмент на предыдущем месте работы за последние 2 года?
8. Были ли у вас рекрутеры в подчинении на предыдущих местах работы?
9. Какую HRM-систему использовали в работе HR-отдела?
10. Работали ли в CRM-системах или трекерах задач?
11. Есть ли у вас опыт работы с подрядчиками или фрилансерами?
12. Какие каналы для поиска и рекрутмента использовали в работе?
13. Есть ли у вас проверенный подрядчик, предоставляющий возможность просматривать контакты соискателей на HeadHunter?
14. Какое примерное количество собеседований вы провели?

Подберите HR-менеджера с помощью UP business

Если вы устали искать сотрудника или хотите посоветоваться, как и кого лучше найти на должность HR-менеджера, то оставьте заявку, мы проконсультируем по задаче и поможем. Мы не раз подбирали HR-менеджера — знаем, как решить задачу качественнее и быстрее. 

Подберите HR-менеджера через конкурсные собеседования с предварительным анкетированием и тестированием.

Подобрать сотрудника

Вопросы на собеседовании HR-менеджера в кадрово-консалтинговой компании

1. Был ли у вас опыт проведения собеседований в формате группового интервью?
2. Был ли опыт подбора и оценки менеджеров по продажам, руководителей отдела продаж и/или другого коммерческого персонала?
3. Есть ли опыт публичных выступлений? Если да, какой был максимальный размер аудитории, перед которой вы выступали?
4. Что такое СПИН-продажи?
5. Вы проводите собеседование ведущих менеджеров по продажам. В последнюю минуту в аудиторию заходит запыхавшийся соискатель. Вы провели презентацию компании, рассказали о вакансии на группу, и тут вас с места прерывает опоздавший соискатель: “Скажите, сколько денег по мотивации, я не понял, надо оно мне или нет”. Ваши действия?
6. До начала группового интервью на позицию менеджер по продажам осталось 10 минут. Вы приехали на место встречи заранее и вместе с заказчиком подготовились к встрече, но никто из соискателей в переговорную не заходит. Выясняется, что вся группа соискателей (15-25 человек) стоит внизу на проходной в здание. Подняться в переговорную не могут — на соискателей забыли выписать пропуски, а со входом в здание строго. Ваши действия?
7. Вы проводите собеседование ведущих менеджеров по продажам. На собеседование пришло 13 очень достойных соискателей вместо обещанных заказчику 15-25. 3-х опоздавших вы отправили домой. Прямо перед началом собеседования клиент Сергей недоволен — мол, почему их 13, где 15-25? Ваши действия?

---

---

Контрольные вопросы специалиста по кадрам

Контрольные вопросы для промежуточной аттестации:

1. Приведите перечень видов, порядок ведения и содержание документов кадровой службы.
2. Охарактеризуйте основные организационные и кадровые документы.
3. Перечислите основные положения концепции защиты персональных данных работника от неправомерного доступа и недобросовестного использования.
4. Укажите порядок хранения, ведения и учета кадровой службой внутренних документов.
5. Проведите рассмотрение порядка и правил списания и уничтожения документов кадрового делопроизводства.
6. Каковы сроки, порядок, формирование, подготовка и сдача документов кадровых служб в государственный (муниципальный) или ведомственный архив?
7. Организационные и кадровые документы организации.
8. Трудовой договор: существенные условия, правила заключения.
9. Основные правила составления коллективных трудовых договоров.
10. Правила ведения трудовых книжек и выдачи справок с места работы.
11. Правила составления и утверждения бланков и форм документов.
12. Общий состав и виды кадровой документации.
13. Распорядительные документы кадровой службы, особенности и порядок их оформления (унифицированные формы, текстовые формы, порядок регистрации и хранения).
14. Трудовая книжка: ведение, хранение, выдача при увольнении
15. Трудовой договор: разработка бланка, содержание, оформление при приеме на работу, в случае изменения условий.
16. Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу. Контроль достоверности персональных документов.
17. Технологическая цепочка приема граждан на работу.
18. Технологическая цепочка документирования перевода работника на другую работу.
19. Документирование процедуры поощрения работника.20.
20. Документирование процедуры применения дисциплинарного взыскания
21. Документирование процедуры предоставления различного вида отпусков.
22. Документирование процедуры направления работника в командировку.
23. Технологическая цепочка документирования процедуры увольнения по инициативе работника.
24. Технологическая цепочка документирования процедуры увольнения по инициативе работодателя.
25. Порядок оформления кадровых дел согласно номенклатуре дел, их текущее и архивное хранение.

 …………………………….

Вопросы для подготовки к итоговой аттестации

1. Документационная организация управления.
2. Нормативно-методическая база КДП в организации.
3. Основные правила составления документов.
4. Организация документооборота.
5. Инструкция по КДП организации.
6. Требования к оформлению документов по ГОСТу Р 6.30-2003.
7. Унифицированные формы по учету кадров Госкомстата России.
8. Регистрационные формы: понятие, сущность.
9. Журналы регистрации кадровой документации.
10. Виды и формы заявлений.
11. Выдача справок, копий документов, создание выписки из приказа.
12. Номенклатура дел, сроки хранения кадровой документации.
13. Формирование и ведение дел.
14. Составление номенклатуры дел.
15. Контрольная карточка учета выдачи личных дел.
16. Виды приказов.
17. Особенности оформление, визирования и регистрации приказов по личному составу.
18. Выдача справок, копий документов, создание выписки из приказа.
19. Виды и формы заявлений о приеме на работу, перемещении, переводе, увольнении, предоставлении отпуска.
20. Документы, не подлежащие регистрации; подлежащие утверждению; заверяемые печатью.
21. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.
22. Внутренняя опись документов единиц хранения.
23. Форма внутренней описи документов дела.
24. Форма описи дел постоянного и длительных сроков хранения.
25. Форма итоговой записи к номенклатуре дел.
26. Форма листа-заверителя дела.
27. Правила составления актов.
28. Акты о приеме-передаче дел, о выделении документов
29. Акты о приеме-передаче дел, о выделении документов к уничтожению.
30. Цели, задачи локальных нормативных актов.
31. Значение локальных нормативных актов в деятельности организации и кадровой службы.
32. Виды локальных нормативных актов.
33. Обязательные локальные нормативные акты.
34. Рекомендательные локальные нормативные акты.
35. Порядок разработки и принятия локальных нормативных актов.
36. Ознакомление с локальными нормативными актами и подтверждение ознакомления с локальными нормативными актами.
37. Оформление локальных нормативных актов.
38. Унифицированные формы локальных нормативных актов.
39. Правила внутреннего трудового распорядка (оформление, структура, содержание, утверждение).
40. Положение о персональных данных (оформление, структура, содержание, утверждение).
41. Штатное расписание (составление, утверждение).
42. График отпусков (составление, утверждение).
43. Должностная инструкция (оформление, структура, содержание, утверждение).
44. Положение об отпусках (оформление, структура, содержание, утверждение).
45. Штатное расписание: понятие, сущность.
46. Структура и штатная численность персонала.
47. Штатное расписание: Унифицированная форма № Т-3.
48. Составление, изменение штатного расписания.
49. Издание приказов о штатном расписании: о внесении изменений в штатное расписание, об утверждении штатного расписания.
50. Нормативно-правовая база, регламентирующая работу кадровой службы.
51. Государственный контроль
52. Трудовое законодательство.
53. Новые требования к кадровому делопроизводству, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, в связи с обязательностью документирования работы с персоналом.
54. Проверки, осуществляемые Государственной инспекцией труда.
55. Основания для проведения проверок.
56. Ответственность за нарушение Трудового кодекса РФ.
57. Санкции при нарушении Трудового кодекса РФ и порядок обжалования.
58. Оформление и ведение трудовых книжек работников.
59. Нормативные акты в сфере оформления трудовых книжек.
60. Законодательные основы ведения трудовых книжек.
61. Ответственность руководителя организации и должностных лиц за нарушения в порядке работы и оформления трудовой книжки.
62. Форма трудовой книжки. Форма вкладыша в трудовую книжку. Определение подлинности.
63. Порядок приобретения и учета бланков трудовых книжек.
64. Уничтожение бланков трудовых книжек. Акт о списании бланков трудовых
65. Уничтожение бланков трудовых книжек. Акт о списании бланков трудовых книжек и бланков вкладышей к ним. 

1. Порядок оформления журналов по учету движения бланков. Учет и хранение трудовых книжек.
2. Оформление титульного листа трудовых книжек.
3. Внесение записей в трудовую книжку при приеме на работу, о службе в армии, об учебе.
4. Внесение изменений в трудовую книжку в связи с переводом, переименованием компании, отдела, должности.
5. Внесение сведений в трудовую книжку о награждении и поощрении.
6. Порядок работы с трудовой книжкой при увольнении сотрудника.
7. Оформление вкладышей и дубликатов трудовых книжек.
8. Виды и подсчет трудового стажа.
9. Оформление листков нетрудоспособности.
10. Систематизация и организация текущего хранения кадровой документации.
11. Прием на работу. Оформление и регистрация документов о приеме на работу.
12. Документы, необходимые для приема работника.
13. Документы, с которыми необходимо ознакомить работника при приеме.
14. Примерная форма трудового договора.
15. Личная карточка работника, оформление карточки.
16. Личное дело работника, правила формирования и ведения личных дел, составление описи личного дела.
17. Оформление переводов.
18. Перевод на другую постоянную работу.
19. Временный перевод, в связи с различными обстоятельствами (производственной необходимостью, медицинским заключением и др.).
20. Примерные формы письменного согласия работника на перевод на другую (временную) работу, требующую более низкой квалификации; уведомления работника об изменении существенных условий трудового договора; письменного предложения работнику иной работы и др. документы.
21. Учет отпусков.
22. Оформление отзыва из отпуска, переноса отпуска, разделения отпуска.
23. Документы по дисциплинарным взысканиям. Учет взысканий.
24. Учет рабочего времени и расчет оплаты труда.
25. Правила ведения табеля учета рабочего времени и расчета оплаты труда.
26. Учет сверхурочных работ. Нормативы (производственный календарь
27. Учет сверхурочных работ. Нормативы (производственный календарь). Привлечение работников к работе в выходные дни.
28. Служебная командировка. Оформление командировок.
29. Трудовой стаж. Работа с картотекой работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности.
30. Оформление листка нетрудоспособности.
31. Составление списка работников, уходящих на пенсию. Оформление документов на работников-юбиляров и на поощрение уходящих на пенсию.

1. Подсчет стажа работника.
2. Воинский учет. Положение о воинском учете. Инструкция по ведению воинского учета в организациях.
3. Увольнение работников. Основания расторжения трудового договора.
4. Испытательный срок, оформление увольнения по результатам испытания.
5. Компьютерные технологии в кадровом делопроизводстве. Формирование баз данных.
6. Справочно-правовые информационные системы по вопросам управления персоналом предприятия.
7. Применение Программы 1С для управления кадровым  документооборотом

Курс обучения “Профессиональная деятельность специалиста по кадрам”

Основные темы для изучения специалисту по кадрам