Как составить заказ наряд на ремонт автомобиля в 1с

Зачем автосервису заказ-наряд  

Главный плюс заказа-наряда — экономия времени. Он заменяет сразу несколько документов: заявку клиента на ремонт машины, техническое задание с указанием конкретных видов работ, договор и акт приемки-передачи. 

Лаконичность документа не снижает безопасность сделки. Обе стороны, автосервис и клиент, защищают себя на случай споров. 

Допустим, клиент отказывается оплачивать ремонт автомобиля. В заказе-наряде прописаны стоимость работ и использованных запчастей. Клиент подписал договор, значит дал согласие. В суде он с большой вероятностью проиграет. Он об этом знает, поэтому не будет никуда обращаться, даже если грозится. 

Где взять бланк заказ-наряда

Закон не устанавливает обязательную форму заказ-наряда. Вы можете разработать форму, удобную для вашего автосервиса. Главное — включить обязательные элементы, определённые в законе. При составлении заказ-наряда, нужно руководствоваться положениями о договоре подряда и правилами оказания услуг по техническому обслуживанию и ремонту автомототранспортных средств.

Что должно быть написано в заказ-наряде 

Заказ-наряд составляется в письменной форме и содержит следующие сведения:

• данные исполнителя: ФИО, ИНН, сведения о регистрации ИП или наименование и адрес юрлица;
• данные заказчика: фамилия, имя, отчество, телефон, адрес; 
• сведения об автомобиле: марка, модель, государственный номер, номера основных агрегатов, цена — определяется по соглашению сторон;
• сроки: дата приёма заказа и дата его выполнения, могут быть указаны промежуточные сроки завершения отдельных этапов работ;
• цена и порядок оплаты: человек вправе отказаться от оплаты работ, если он их не согласовал;
• перечень работ: автосервис не вправе без согласия собственника авто выполнять дополнительные платные работы — все работы до их выполнения должны быть указаны в заказ-наряде и подписаны заказчиком; 
• перечень запчастей: если запчасти предоставляет сервис, то указывается их количество и стоимость, если — клиент, то автосервис может попросить предоставить сертификаты соответствия или другие документы, которые подтверждают качество запчастей;
• гарантийные сроки на работы — если сервис их устанавливает;
• должность, ФИО и подпись того, кто принял заказ, а также подпись клиента.

Заказ-наряд заключают с владельцем автомобиля или с человеком, у которого есть доверенность. Автосервис вправе попросить документы, которые удостоверяют личность и подтверждают право сдавать автомобиль в ремонт. Если клиент сдаёт в ремонт отдельные части, а не весь автомобиль, то эти документы не требуются. 

Когда клиент оставляет автомобиль в сервисе, дополнительно составляют акт приема-передачи. Документ оформляют отдельно или как приложение к заказ-наряду. Указывают комплектность автомобиля, видимые поверждения и дефекты. Например, если на двери автомобиля есть скол, нужно зафиксировать это в акте — так вы исключите возможные претензии, что скол появился в ходе ремонта. 

В заказ-наряд можно добавить блок рекомендаций клиенту. Если при ремонте мастер выявит дополнительные неисправности, которые клиент не готов устранять сейчас, то они указываются в рекомендациях. Так сервис обезопасит себя от возможных претензий, а клиент сможет спланировать следующий визит в автосервис.

Когда заказ-наряд не нужен

Заказ-наряд оформляется в письменной форме и подписывается обеими сторонами. Так как заказ-наряд выполняет функции договора, то в нём указываются все существенные условия, в противном случае он будет считаться незаключенным. 

Но оформление заказ-наряда обязательно не во всех случаях. Если автосервис выполняет мойку, диагностику, подкачку шин или другие небольшие работы в присутствии заказчика, можно оформить квитанцию или даже обойтись обычным кассовым чеком.

Образец заказ-наряда

Образец подходит для загрузки в Эльбу, на изображении — его часть 

Скачать образец заказ-наряда

Статья актуальна на 

02.03.2022

Для автоматизации предприятий, занятых оказанием услуг автосервиса, компания «СофтБаланс» (1С:Франчайзи, г. Санкт-Петербург) разработала на платформе «1С:Предприятие 8» прикладное решение «ДАЛИОН:Автосервис». При разработке прикладного решения был учтен десятилетний опыт, полученный специалистами компании в процессе автоматизации деятельности автосервисных предприятий различного масштаба.

В программе реализован документооборот предприятия автосервиса. Предусмотрено оформление таких хозяйственных операций, как «предварительная запись на ремонт», «резервирование запасных частей», «заказ запасных частей у поставщика для покупателя (для пополнения склада)», «оптовая и розничная продажа», «начисление заработной платы» и др.

Рассмотрим особенности программного продукта, обусловленные спецификой предприятия автосервиса.

Предварительная запись и универсальный «Заказ-наряд» 

Каждый проект по ремонту автомобиля в автосервисе любой величины сопровождается выпиской документа «Заказ-наряд». Данный документ выполняет функции как счета, так и договора об оказании услуг и отражает все стадии ремонта автомобиля.

В программе для каждой стадии ремонта предусмотрен соответствующий статус. В процессе предварительной записи на ремонт создается «Заказ-наряд» со статусом «предварительный», в котором фиксируется время ожидаемого прибытия заказчика.

Для предварительной записи клиентов в программе предусмотрен специальный интерфейс, в котором наглядно представлена информация о текущей загрузке рабочих мест механиков (технологических постов). С помощью интерфейса можно оперативно изменить время планируемых заказ-нарядов, а также ввести новый. При этом состояние заказ-нарядов, например «30 минут до завершения», «завершен» и т.д., отображается цветом.

По предварительному «Заказ-наряду» можно с помощью документа «Резервирование товаров» зарезервировать на складе запасные части. В дальнейшем, при перемещении данных запасных частей в зону ремонта, они автоматически будут отражены в документах на отгрузку. Как правило, «Заказ-наряд» является «предварительным» до момента прибытия автомобиля на станцию технического обслуживания (СТО).

После прибытия автомобиля на СТО оператор присваивает «Заказ-наряду» новый статус – «в работе». Затем по данному документу можно выдавать запасные части. Выдачей и возвратом запасных частей занимается кладовщик, для которого в программе установлены соответствующие права. После того, как кладовщик убедится в соответствии выданных запасных частей указанным в «Заказ-наряде», он присваивает документу статус «закрыт по складу». Начиная с этого момента дальнейшая корректировка списка запасных частей, указанных в документе, становится невозможна.

Статус «завершен» мастер устанавливает для «Заказ-наряда» после окончания всех работ с автомобилем. Данный статус можно установить только после того, как документ «закрыт по складу», а также в нем указаны все работы и исполнители. При переходе в статус «завершен» происходит расчет выработки и появляется возможность начисления заработной платы механикам.

На следующем этапе «Заказ-наряд» может получить статус «отгрузка» или «закрыт на затраты». При статусе «отгрузка» выполняются списание товаров со склада, начисление оплаты клиента за выполненные услуги и реализованные запасные части, формируются «Расходная накладная» и «Счет-фактура». В случае статуса «закрыт на затраты» вместо «Расходной накладной» формируются «Акт списания». Данный статус используется при ремонте автомобилей, принадлежащих автосервису.

После проверки факта оплаты в списке заказ-нарядов автомобиль выдается владельцу.

Нормативно-справочная информация

Информация о работах автосервиса хранится в программе в справочнике «Работы». Элементам справочника «Работы» подчинен справочник «Нормы времени», в который вводятся нормы времени для выполнения работ. Заметим, что для одной и той же работы, как правило, предусмотрено несколько норм времени. Например, норма времени для работы «Диагностика двигателя» имеет несколько значений, которые определяются маркой автомобиля, годом его выпуска, типом коробки передач, объемом двигателя и другими параметрами.

Помимо списка клиентов, который хранится в справочнике «Контрагенты», в программе предусмотрен также подчиненный справочник «Автомобили клиентов». В данном справочнике хранятся подробные характеристики автомобилей.

Каталог запасных частей на предприятии автосервиса содержит много записей. При этом запасная часть одного и того же назначения может иметь разных производителей и свой уникальный код. Для каждой запасной части в программе предусмотрен ввод «Номера ОЕ» – уникального кода производителя. Следует отметить, что у аналогов оригинальных запасных частей «Номер ОЕ» совпадает с номером оригинала. В результате поиск по «Номеру ОЕ» позволяет быстро найти не только оригинальные запасные части, но и их аналоги.

Некоторые производители периодически выполняют замену запасных частей, заменяя устаревшие изделия на новые, более современные. Производители также могут несколько запасных частей объединить в набор или, наоборот, разобрать набор на отдельные изделия. При выполнении этих операций новым запасным частям и наборам присваиваются новые «Номера ОЕ» в каталоге производителя, а информация о выполненных заменах номеров предоставляется дилерам.

В программе предусмотрена загрузка данных о замене номеров. Это позволяет при подборе товара в «Заказ-наряд» получить информацию о замене детали на новую или, наоборот, о коде устаревшей детали.

Как показала практика, программа обеспечивает высокую скорость при работе с каталогом запасных частей, который содержит более миллиона элементов.

В решении реализован обмен данными с программой «1С:Бухгалтерия 8».

Для получения управленческой информации о доходах, расходах и прибыли до уплаты налогов за период в программе используется отчет «Управленческий баланс». Отчет формируется по статьям «Товары на складах», «Основные средства», «Наличные денежные средства», «Безналичные денежные средства», «Задолженность контрагентов» и «Задолженность контрагентам». Проанализировать выработку по механикам, остатки товаров, взаиморасчеты с контрагентами, движение денежных средств и другие аспекты деятельности предприятия можно с помощью соответствующих отчетов.

П. СОЛОВЬЕВ

1С:Франчайзи ГК «СофтБаланс»

Контактный телефон (812) 327-5025

Программа реализована на новой платформе 1С: Предприятие 8.3 и предназначена для автоматизации фирм, занимающихся установкой противоугонных систем. Это готовое решение под ключ, которое разработано под специфику учета в центрах установки автосигнализации и предоставляет готовые инструменты ведения бизнеса. Оно реализовано для компании Лаборатория Андрея Кондрашова http://www.kondrashov-lab.ru/ и внедрено в других компаниях в этом направлении.

Программа устанавливается в виде подсистемы в типовую конфигурацию 1С: УНФ и позволяет:

• Быстро принимать заявки от клиентов
• Планировать загрузку постов и сотрудников
• Вести учет калькуляций работ и заказ-нарядов
• Вести учет рекламаций
• Вести учет базы клиентов
• Вести учет автомобилей
• Вести учет работ, оборудования и расходных материалов
• Формировать цены и прайс-листы оборудования и услуг
• Вести учет денег в кассах и на расчетных счетах
• Вести учет сотрудников и рассчитывать зарплату
• И что очень важно, получать полный анализ эффективности бизнеса в одном отчете руководителя

Поскольку программа построена на базе управленческого решения фирмы 1С, помимо своей функциональности, она задействует и его возможности:

• Загрузка прайс-листов контрагентов
• Обмен с интернет-магазином
• Обмен с бухгалтерией
• Оперативные отчеты по остаткам, взаиморасчетам, движению денег и многое другое.

Ниже приведен краткий обзор функционала программы.

Рабочий стол

Вот так выглядит рабочий стол, который открывается при старте программы. Он содержит все основные разделы для учета в установочном центре. В зависимости от профиля пользователя, отображаются только те разделы, которые используются в его работе.

Прием заявок и планирование работ

Прием заявок от клиентов и планирование работ выполняется в окне планировщика при помощи помощника быстрой записи заказа-наряда. В зависимости от статуса заказы-наряды выделяются разными цветами. При наведении на заказ-наряд на панели отображается информация о клиенте.

Помимо создания заказов-нарядов, в планировщике можно создавать рекламации и бронировать ячейки времени.

Заказ-наряд

Центральным звеном программы является документ Заказ-наряд. Он содержит полную информацию о клиенте, автомобиле, посте, работах и сотрудниках, которые их будут выполнять. Сотрудники в заказ могут быть подобраны автоматически или вручную при помощи специальной формы подбора.

При проведении заказа-наряда программа автоматически списывает нужное оборудование и начисляет зарплату сотрудникам за выполненные ими работы. При этом производятся все необходимые распределения затрат и расчет стоимости работ.

Вот так представлена форма списка заказ-нарядов. В левой колонке пиктограмма показывает информацию об оплате заказа. Если раскрыть Дополнительную информацию, можно быстро просмотреть информацию о клиенте.

Калькуляция

Перед созданием заказа-наряда можно предварительно провести калькуляцию, распечатать клиенту и на основании нее создать и запланировать заказ-наряд.

Касса

Вот так выглядит рабочее место кассира. В шапке представлены команды, которые позволяют в один клик создавать нужные кассовые документы. В табличной части содержатся все операции с деньгами за выбранный день. Строки раскрашены в зависимости от статуса.

Учет сотрудников и расчет зарплаты

В карточке каждого сотрудника содержится набор команд для быстрого создания документов начисления и выплаты зарплаты. В таблице представлены все операции по сотруднику за месяц, а в подвале итоги. Также в программе поддерживается расчет зарплаты для списка сотрудников с гибкими условиями начисления для сложных расчетов.

Анализ

Вот так выглядит отчет для руководителя (для примера он представлен в упрощенном виде). Он показывает полную информацию по заказам-нарядам, продажам товаров, начисленной зарплате, всем управленческим расходам с детализацией до статей затрат, чистую прибыль и т.д.

Для получения более подробной информации свяжитесь по скайпу или телефону.

Вы можете оставить заявку прямо сейчас. Для этого заполните форму ниже: