Заключение комиссии по списанию основных средств – пример этого документа приведен в нашей статье – является объяснением целесообразности списания подобного имущества и экономическим обоснованием понесенных расходов. Рассмотрим особенности создания такого заключения.
Правила оформления списания ОС
Выбытие основных средств (ОС) из учета происходит в силу разных причин:
- продажа;
- дарение;
- обмен;
- передача в виде вклада в уставный капитал;
- моральное или физическое устаревание;
- ликвидация (при чрезвычайных ситуациях или частичная);
- недостача или порча, обнаруженные по итогам инвентаризации и т. д.
Если первые 4 основания для выбытия оформляют стандартными документами по приемке-передаче между передающей и получающей сторонами, то процедура выбытия ОС в силу последних 3 причин требует соблюдения особого порядка. Этот порядок состоит из следующих шагов:
- Создание комиссии по выбытию ОС, которая утверждается приказом главы организации.
- Оформление соответствующего заключения комиссией после проверки выбывающих ОС.
- Подписание приказа на списание или частичную ликвидацию ОС руководителем.
- Составление акта о списании ОС на основании приказа руководителя.
- Изменение данных в инвентарной карточке ОС и отражение операции в бухучете.
Эксперты КонсультантПлюс разъяснили, как правильно отразить списание ОС в налоговом учете:
Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Об оформлении приказа на списание и бухгалтерских проводках, которые за ним последуют, читайте в материале «Составляем приказ на списание основных средств – образец».
Необходимые документы и образец заключения комиссии по списанию основных средств
Для списания ОС создают комиссию. Входящие в нее участники фиксируются в приказе. Главный бухгалтер и лица, за которыми закреплены объекты, являются ее обязательными членами. Комиссия проверяет, как работает ОС, можно ли его починить, определяет причины выбытия, устанавливает, какие детали можно будет использовать повторно, и т. д.
По результатам работы комиссия оформляет заключение. Заключение может быть как отдельным документом, так и частью акта на списание ОС (унифицированная форма ОС-4, например, содержит для этого специальный раздел). При этом в Методических указаниях не упоминаются требования об оформлении специального документа «Заключение комиссии». Однако для детального обоснования списания объекта иногда удобнее оформить самостоятельный документ. Образец заключения можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец заключения
Унифицированная форма акта о списании ОС-4 предусматривает указание основания для составления данного акта, таковым является приказ. Кроме того, приказ, как и заключение комиссии, может быть затребован налоговыми органами для подтверждения расходов на списание ОС.
На основании приказа на списание ОС создается соответствующий акт. Предусмотрены следующие типовые формы актов (утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7):
- ОС-4 — при выбытии одного ОС (кроме автотранспорта);
- ОС-4а — при выбытии автотранспорта;
- ОС-4б — при выбытии группы ОС (не для автотранспорта).
Подробнее об указанных формах читайте в статьях:
- «Унифицированная форма № ОС-4 — акт о списании объекта ОС»;
- «Унифицированная форма № ОС-4а — бланк и образец»;
- «Унифицированная форма № ОС-4б — бланк и образец».
При принятии решения о списании ОС может помочь анализ целесообразности его эксплуатации, о котором читайте в материале «Анализ и учет эффективности использования основных средств».
Итоги
Детальное обоснование списания ОС необходимо для подтверждения расходов, связанных с этой хозяйственной операцией, особенно в случаях, когда остаточная стоимость объекта не равна нулю. В заключении комиссии по выбытию ОС приводятся технические характеристики, неисправности, выводы экспертов и прочие данные, доказывающие целесообразность списания объекта.
На чтение 4 мин Просмотров 3к.
К основным средствам предприятия относится имущество, задействованное в трудовом процессе: объекты, оборудования, автотранспортные средства, приборы, материалы и т.д.
У каждого предприятия рано или поздно появляется необходимость в списании балансовых объектов. Для этих целей формируется комиссия, задачей которой является оценка состояния актива и составление заключения.
Содержание
- Кем составляется?
- Как комиссия оформляет?
- Образец
- Выводы
Кем составляется?
Необходимость выбытия основных средств может быть связано с:
- продажей или обменом;
- передачей или дарением;
- утерей потребительских качеств;
- списанием при моральном и физическом устареванием;
- последствиями аварий, стихийных бедствий, катастроф и других ЧС;
- частичной ликвидацией при проведении реконструкции;
- кражей или порчей, обнаруженной после проведения инвентаризации.
Для снятия с баланса основных средств, любой организации, нужно заключение комиссии.
Без создания специальной комиссии списание основных средств выполнять нельзя – порядок назначения членов комиссии.
Прежде всего, утверждается приказ о назначении членов комиссии. Они будут ответственными за процесс выбытия.
После утверждения всех членов необходимо оформить приказ на списание. Составляется распоряжение от имени руководителя предприятия или ответственного лица.
Уполномоченные на составление таких документов:
- секретарь предприятия;
- начальник;
- бухгалтер.
Работник должен иметь достаточный уровень квалификации и знать все нормы оформления документов.
В состав действующей комиссии входят:
- председатель – начальник организации или его заместитель;
- главный бухгалтер организации либо его заместитель;
- работники, ответственные за хранение имущества;
- сотрудники экономических, технологических, технических, инженерных и других отделов;
- другие должностные сотрудники – на усмотрение руководства организации.
Состав может меняться в зависимости от размеров предприятия, но обязательными участниками являются сотрудник, ответственный за хранение имущества, и бухгалтер.
Помимо заключения, комиссия должна составить протокол о списании ОС.
Как комиссия оформляет?
Перед составлением заключения утвержденная комиссия выполняет:
- осмотр объектов основных средств, определяет их состояние;
- определение неисправности и выяснение обстоятельств, по которым она случилось;
- оценку возможности ремонта или восстановления;
- установку причины ликвидации;
- находит виновных лиц, в случае, когда объект списывается до окончания нормативного срока, по чьей-то вине;
- определяет, возможно ли дальнейшее использование деталей, узлов или материалов объектов, которые списываются.
По результатам принятых комиссией решений составляется заключение на ликвидацию ОС.
Заключение может подаваться, как отдельным документом, так и дополнительной частью акта на списание.
Конкретных требований по форме документа «Заключение комиссии» нет. Но для точного обоснования списания объектов в некоторых случаях удобнее составить отдельный документ.
В заключении по ликвидации балансовых объектов вносятся: технические характеристики, выводы специалистов по неисправности, степень износа и другие данные, подтверждающие необходимость списания объекта.
Заключение может быть затребовано налоговой организацией для подтверждения расходов на ликвидацию.
Для выбытия ОС создается специальный акт. Для оформления учета списания непригодных ОС пользуются актами:
- Форма акта № ОС – 4 – для одного объекта основных средств (кроме автотранспорта);
- форма акта № ОС – 4а – для автотранспорта;
- форма акта № ОС – 4б – для группы объектов основных средств (кроме автотранспорта).
Оформляются акты в двух экземплярах, затем подписываются участниками созданной комиссии и утверждаются начальником или уполномоченным им работником.
Один акт передается в отдел бухгалтерии, второй – остается у сотрудника, отвечающего за хранение ОС, и считается основанием для передачи на склад, и реализации лома, и материальных ценностей, которые остались после ликвидации.
В отдельных случаях делают дополнительные копии актов.
При выбытии автотранспорта вместе с актом в отдел бухгалтерии также передается подтверждение о снятии с учета в Госавтоинспекции.
Образец
Пример заключения комиссии по списанию основных средств – word.
Выводы
Списание ОС имеет много важных нюансов и сложностей, которые обязательно нужно узнать до начала процедуры.
Подробное обоснование по ликвидации основных средств в виде заключения нужно для подтверждения затрат, связанных с данной хозяйственной операцией, главным образом в случаях, когда остаточная стоимость не нулевая.
Лазарева Ольга Владимировна
Дипломированный юрист и экономист.
Задать вопрос
Когда нужна комиссия, а когда можно обойтись без нее
Процедура списания основного средства всегда сопровождается оформлением набора специальных документов: служебных записок, дефектных ведомостей, приказов, актов на списание. Заключение комиссии в этот набор входит не всегда.
Когда участие комиссии и формулирование заключения при списании активов требуется, а когда можно обойтись без нее, смотрите на рисунке:
Таким образом, необходимость в создании комиссии по списанию основных средств возникает в тех случаях, когда в результате определенных событий (возникновение дефектов, порча и т. д.) ранее вполне работоспособные и еще не выработавшие полный ресурс активы утрачивают свою способность приносить компании пользу (доход).
Цель создания комиссии и ее состав
Основная цель создания комиссии ─ обоснование невозможности дальнейшего использования объекта и необходимости его списания с баланса. Поэтому комиссия должна быть сформирована из специалистов, обладающих необходимыми знаниями и опытом, позволяющими сделать объективные выводы в отношении дальнейшего использования актива в деятельности предприятия.
Как формируется состав комиссии по списанию основных средств? Специальных правил нет. Однако формировать комиссию исключительно из работников бухгалтерии или финансово-экономической службы недопустимо ─ при таком составе компетенция сотрудников может не позволить сделать обоснованные выводы о состоянии активов и ее заключение будет вызывать сомнение контролеров.
Нормативные документы, регламентирующие порядок списания основных средств, предоставляют администрации компании возможность формирования комиссии по своему усмотрению, но с несколькими оговорками ─ среди членов комиссии обязательно должны присутствовать (п. 77 Методических указаний, утв. приказом Минфина № 91н):
- главный бухгалтер организации;
- лица, отвечающие за сохранность объектов основных средств.
Для участия в работе комиссии могут приглашаться эксперты, а также представители инспекций, на которые законом возложены функции регистрации и надзора за отдельными видами имущества.
Состав комиссии утверждается приказом руководителя.
Порядок работы комиссии
Комиссия по списанию ОС обязана выполнить как минимум 5 следующих действий:
Полномочия комиссии могут расширяться приказом руководителя. Дополнительно на нее могут возлагаться такие обязанности:
- вынесение предложений о привлечении виновных лиц к ответственности;
- оценка приходуемых агрегатов и деталей из текущей рыночной стоимости;
- контроль за изъятием из списываемых элементов цветных и драгоценных металлов, определение их веса и количества и т.д.;
- иные сопутствующие списанию ОС обязанности.
Результаты работы могут оформляться протоколом заседания комиссии по списанию основных средств или иным документом в соответствии с установленным на предприятии документооборотом.
Посмотрите образец протокола комиссии по списанию основных средств.
Составление заключения комиссией
В процессе работы комиссии может быть собрано много документов, расчетов, объяснительных записок, экспертиз и иных бумаг технического и организационного характера. Из всего этого многообразия документации и основываясь на личном опыте и знаниях члены комиссии должны выразить свое итоговое мнение о невозможности дальнейшего использования актива в деятельности компании и необходимости его списания с баланса.
Выводы комиссия оформляет в отдельном документе и (или) указывает в акте на списание актива.
Ознакомьтесь с образцом составления заключения комиссии о списании ОС.
Утверждение заключения
Утверждение заключения ─ один из этапов процедуры списания объекта. Утверждением занимается руководитель предприятия. Ставя свою подпись на документе, содержащем заключение комиссии, руководитель выражает согласие с ее выводами и запускает механизм выбытия основного средства, включающего физическую ликвидацию списываемого объекта, оформление связанных документов и отражение списания в учете.
***
Заключение комиссии по списанию основных средств должно содержать обоснованные выводы о невозможности дальнейшей эксплуатации актива и необходимости его списания. Состав комиссии утверждается приказом руководителя предприятия. В него могут входить главный бухгалтер, ответственные лица, на которых возложена обязанность по сохранности объектов основных средств, иные компетентные специалисты компании, а при необходимости и приглашенные эксперты.
***
Больше информации по теме — в рубрике «Бухгалтерский учет».
Основные средства (ОС) — это материальные активы, которые обладают следующими свойствами:
- участвуют в производственном процессе, сохраняя свою натуральную форму;
- ожидаемый срок полезного использования (эксплуатации) — более одного года.
Анализ основных средств (фондов) предприятия проводят по следующим направлениям:
- анализ изменения величины (динамики) основных средств;
- анализ структуры основных средств;
- анализ состояния и движения основных средств;
- анализ эффективности использования основных средств.
Проанализируем основные фонды производственного предприятия «Машстрой» (название условное), которое выпускает спецтехнику.
ДИНАМИКА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ ПРЕДПРИЯТИЯ
Анализ динамики основных средств предприятия «Машстрой» показан в табл. 1.
Прирост (снижение) рассчитывается по формуле:
П(С) = Рб – Ро,
где П(С) — прирост (снижение), тыс. руб.;
Рб — стоимость основных средств в базисном периоде, тыс. руб.;
Ро — стоимость основных средств в отчетном периоде, тыс. руб.
Темп роста/снижения (Т) определяют следующим образом:
T = Ро / Рб × 100 %.
Как видно из данных табл. 1, за анализируемый период стоимость основных средств предприятия увеличилась на 9409 тыс. руб., или на 4,06 %. В первую очередь прирост обеспечен за счет увеличения стоимости машин и оборудования. В отчетном периоде прирост по этой группе основных средств составил 12 901 тыс. руб., или 17,79 %. Также выросла стоимость транспортных средств — на 1406 тыс. руб., или на 49,42 %. Незначительно увеличилась стоимость производственного и хозяйственного инвентаря — на 1 тыс. руб. (1,02 %). В то же время произошло снижение стоимости зданий — на 4894 тыс. руб. (3,14 %) и сооружений — на 5 тыс. руб. (0,91 %).
Такие изменения в стоимости основных средств требуют дополнительных пояснений. Уменьшение стоимости зданий может быть связано с реализацией части данного имущества, а увеличение стоимости транспортных средств, машин и оборудования — с приобретением для производственных нужд оборудования (токарных станков, пресса и т. д.) и автотранспорта (одного грузового автомобиля).
СТРУКТУРА ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ ПРЕДПРИЯТИЯ
Анализ структуры основных средств предприятия представлен в табл. 2.
Выводы:
- основную долю в составе ОС предприятии занимают здания, машины и оборудование — более 97 % всех основных фондов;
- за отчетный период в составе основных средств предприятия увеличилась доля машин и оборудования — с 31,27 до 35,4 % и сократилась доля зданий — с 67,22 до 62,57 %. Доля остальных основных средств осталась практически неизменной.
АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ И ДВИЖЕНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ ПРЕДПРИЯТИЯ
Анализ состояния и движения основных средств предприятия характеризуют следующие показатели:
- коэффициент обновления;
- коэффициент выбытия;
- коэффициент износа;
- коэффициент годности.
Коэффициент обновления (Кобн) показывает долю вновь поступивших основных средств в общей сумме основных средств и рассчитывается по формуле:
Кобн = Сп / Ск,
где Сп — стоимость новых основных средств за отчетный период;
Ск — стоимость основных средств на конец отчетного периода.
Коэффициент выбытия (Кв) показывает долю выбывших основных средств вследствие списания, продажи и по другим основаниям в общей сумме основных средств:
Квыб = Св / Сн,
где Св — стоимость выбывших основных средств за отчетный период, тыс. руб.;
Сн — стоимость основных средств на начало отчетного периода, тыс. руб.
Коэффициент годности основных средств (Кгодн) показывает долю годных к использованию основных средств в их общем объеме:
Кгодн = (Сперв – Сизн) / Сперв,
где Сперв — первоначальная стоимость основных средств, тыс. руб.;
Сизн — стоимость износа основных средств, тыс. руб.
Считается нормальным, если данный коэффициент больше 0,5.
Коэффициент износа основных средств (Кизн) показывает долю изношенных основных средств в их общем объеме. Положительным считается значение меньше 0,5. Формула расчета:
Кизн = Сизн / Сперв.
Анализ состояния и движения основных средств предприятия «Машстрой» представлен в табл. 3.
Выводы:
- коэффициент обновления превышает коэффициент выбытия. Значит, предприятие прирастает основными средствами;
- коэффициент годности составляет 0,74, коэффициент износа — 0,26. Это говорит о том, что основные средства предприятии достаточно новые.
ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ
Для характеристики эффективности использования основных средств рассчитывают следующие показатели:
- фондоотдачу (Фо);
- фондоемкость (Фе);
- фондовооруженность труда (Фв).
Фондоотдача — обобщающий показатель, характеризующий уровень эффективности использования основных фондов предприятия. В наиболее общем виде показатель фондоотдачи отражает количество продукции, производимой на 1 руб. основных фондов. Формула расчета:
Фо = В / Сср/г,
где В — выпуск продукции за отчетный период, тыс. руб.;
Сср/г — среднегодовая стоимость основных производственных фондов, тыс. руб.
Фондоемкость — величина, обратная фондоотдаче. Показатель характеризует стоимость основных производственных фондов, приходящуюся на 1 руб. продукции. Фондоемкость продукции можно рассчитать следующим образом:
Фе = 1 / Фо
или
Фе = Сср/г / В.
Фондовооруженность труда — показатель, отражающий эффективность использования производственных фондов предприятия, степень обеспеченности персонала основными средствами производства:
Фв = Сср/г / Чп,
где Чп — среднесписочная численность персонала, чел.
Расчет коэффициентов, отражающих эффективность использования основных средств, приведен в табл. 4.
Вывод: в отчетном периоде фондоотдача по сравнению с базисным периодом снизилась на 0,02 (0,51 %). Это означает, что прирост основных средств в отчетном периоде не привел к сопоставимому приросту произведенной продукции. В то же время на предприятии наблюдается рост фондовооруженности труда (на 4,18 %) и рост среднегодовой стоимости основных средств (на 3,48 %) при одновременном снижении численности персонала на 0,67 %.
Чтобы определить эффективность использования основных средств, нужно сравнить рассчитанные коэффициенты с аналогичными показателями в целом по отрасли или произвести сравнение с аналогичными предприятиями.
Статья опубликована в журнале «Планово-экономический отдел» № 3, 2016.
Заключение (решение), принимаемое специальной комиссией, представляет собой документальное подтверждение, тем самым подтверждая обоснованность списание расходов по списанию «ОС».
Существует ряд причин спасания «ОС»:
- реализация «ОС»;
- ликвидация, в связи с износом;
- порча, выход из строя в результате чего не подлежит восстановлению;
- физически «ОС» устарело;
- «ОС» передано другому владельцу по договору дарения и т.д.
Форма акта
Для оформления акта используется унифицированный бланк ОС-4. Форма заполняется и оформляется при списании основных средств, которые пришли в негодность, и нет возможности их дальше эксплуатировать.
Однако данная форма используется не для всех ОС. К примеру, если речь идет об основных средствах, которые относятся к автомобильному транспорту, применяется форма ОС-4а. Необходимость составления другой формы объясняется тем, что при списании транспорта необходимо указывать множество дополнительных характеристик, например, данные о пробеге, заводские номера деталей и документов, сведения о снятии с учета.
Кроме этого существует и форма ОС-4б. Она используется в том случае, когда списанию подлежит сразу несколько основных средств.
Порядок списания основных средств
- остаточную стоимость объекта;
- стоимость износа;
- размер прибыли при возможной продаже имущества.
Как правило, списание начинается с открытия счета 01. Дополнительно под него открывается и субсчет.
Стоит помнить, если имущество перемещается между структурами одной компании, это нельзя считать выбытием. Также не подлежит списанию имущество, которое подверглось реконструкции или установке вспомогательного оборудования.
Что это и зачем?
Основное средство – имущественная единица предприятия, используемая в качестве трудового средства на производстве, при оказании услуг, руководстве компанией в течение 1 года и более.
Что такое списание? Натуральный вид предметов ОС не меняется. При учете износа объекта его стоимость будет постепенно уменьшаться, перенаправляясь на себестоимость с учетом амортизации.
Цена ОС за вычетом амортизационного объема считается чистым основным средством. Это размер остатка
Важно, чтобы ОС корректно отражался в бухгалтерской документации
Зачем? Задачи учета:
- Контроль имеющихся ОС, их состояние с момента приобретения и до дня, когда оформляется списание;
- Корректное и своевременное прибавление износа;
- Обеспечение сведений, необходимых для правильного расчета имущественного сбора (отчисляется в государственный бюджет);
- Контроль методов эксплуатации и эффективности ремонтных ресурсов;
- Контроль эффективности использования ОС в течение взятого срока;
- Обеспечение нужной для составления отчетов о сохранности и движении ОС информации.
Как правильно оформить акт списания основных средств
Так как рано или поздно на предприятии приходится составлять списание, каждый бухгалтер обязан уметь правильно оформить эту процедуру. Это позволяет компании всегда отображать реальную ситуацию с имуществом, находящимся на балансе предприятия.
Списанию подлежат различные объекты:
- неисправный транспорт;
- ветхие здания;
- устаревшее оборудование;
- другое имущество.
Основной причиной списания является непригодность имущества. При этом главное условие − его невозможно отремонтировать или восстановить. Определяет это специально созданная комиссия. Однако в том случае, если речь идет о технически сложном имуществе, вряд ли получится обойтись без заключения эксперта. К примеру, сломался кондиционер. Сотрудники компании визуально видят лишь нерабочее оборудование. Заключение о его неисправности может дать только мастер, которого предоставит соответствующая фирма.
(Видео: “Списание основных средств – бухгалтерский учет”)
Даже в том случае, если неисправное оборудование подлежит ремонту, обслуживающая компания должна предоставить полную смету на устранение неполадок. Это позволит определить экономическую выгоду ремонта. Если ремонтировать нецелесообразно, оборудование подвергается списанию. Таким образом, именно заключение специалиста позволяет определить, можно ли списывать неисправные ОС.
Инструкция по заполнению акта на списание основных средств
Форма имеет три раздела. Каждый из них предназначен для отображения определенной информации. Заполнением документа занимается работник бухгалтерии. Также этим может заниматься сотрудник, который отвечает за сохранность основных средств. Кроме этого, создается специальная комиссия, которая принимает непосредственное участие в составлении акта. Заполнение выполняется в четыре этапа:
- Титульный лист. Предназначен для указания названия компании. Если имущество принадлежит какому-то определенному отделу или подразделению, оно также указывается. Списание осуществляется на основании приказа, поэтому на титульном листе указывается дата его составления и номер. Также указывается и дата непосредственного списания имущества. Здесь вы сможете увидеть графу, предназначенную для указания причины списания. Это может быть износ, нецелесообразность ремонта, физическое старение.
- Первая таблица. Сюда вносится информация и характеристики ОС. Здесь должно быть указано название списываемого средства, его заводской и инвентарный номера, дата выпуска и становление на учет организации. В соответствующих графах указывается срок фактической эксплуатации объекта, его начальная стоимость и стоимость износа.
- Вторая таблица. Здесь указываются дополнительные данные о средствах, например, материалы, из которых состоит ОС. Заполняется данная таблица членами комиссии, подтверждающей, что имущество действительно непригодно к дальнейшей эксплуатации. Комиссия также дает свое заключение и подробную причину списания. Каждый из участников подписывает документ.
- Третья таблица. Заполняется работником бухгалтерии, который занимается подсчетом финансов, связанных со списываемым имуществом. Если демонтаж ОС потребовал денежных затрат, это также должно быть указано в документе.
Документ заполняется в двух экземплярах. Один из них остается у сотрудника, который материально отвечал за данный объект. Вторая копия передается в бухгалтерию, где и проводится официальное списание.
Формирование комиссии, ее задачи и обязанности
Инвентаризация – это один из способов проверки фактического наличия на предприятии материальных ценностей и средств. Обязанности по ведению такого контроля возлагаются на специальную рабочую группу, именуемую «инвентаризационной комиссией».
Основные задачи комиссии:
- Проведение инвентаризации.
- Участие в выявлении результатов контрольных мероприятий.
- Оформление документации по итогам проверки.
Инвентаризационные комиссии бывают трех видов: постоянно действующие, рабочие и разовые.
Формирование комиссии осуществляется на основе приказа директора фирмы, для которого разработана унифицированная форма № ИНВ-22 (Постановление Госкомстата №88 от 1998 г.). В ее состав могут входить любые сотрудники.
В приказе об инвентаризации отражается следующая информация:
- пофамильный список членов комиссии и председатель;
- какое имущество необходимо проверить;
- причины контрольных мероприятий;
- сроки проведения процедуры;
- время представления документации по результатам проведенной проверки.
В качестве причин инвентаризации могут быть названы смена материально ответственного лица, переоценка ценностей и пр.
Обычно членами рабочей группы назначаются:
- представители администрации предприятия;
- сотрудники бухгалтерии;
- иные специалисты (инженер, юрист и т.д.).
Состав рабочей группы утверждается руководителем фирмы и должен включать минимум двоих членов.
По окончании процедуры инвентаризационной комиссией определятся результаты ее проведения и разрабатываются пути устранения выявленных пробелов. Итоговым документом заседания является протокол.
Можно ли не составлять акт
Когда списывается объект или оборудование, находящееся на учете у предприятия, в инвентарной карточке делается соответствующая отметка. Этим занимается бухгалтерия предприятия. Однако основанием для выполнения этой процедуры является оформленный акт списания ОС. Он также необходим для бухгалтерского учета, направленного на списание. Таким образом, без составления акта официально списать имущество, находящееся на балансе предприятия, не получится.
Как и другие действующие документы, акт списания должен храниться в бухгалтерии. По истечении срока годности документ поступает на хранение в архив организации. Здесь он находится не менее трех лет. Также может быть и более длительное хранение акта, если это предусмотрено нормативами, которые были установлены организацией.
При составлении акта постарайтесь избегать сомнительных формулировок причины списания. Заключение комиссии не должно вызывать дополнительных вопросов у проверяющих органов. Нередкими бывают ситуации, когда бухгалтера обвиняют в неправомерном списании имущества, за что может грозить штраф. Однако этот сотрудник лишь отображает списание ОС в учете. Хотя в обязанности бухгалтера не входит проверка заключения комиссии и оснований для списания, сделать это все-таки рекомендуется. Бухгалтер должен проследить, чтобы решение комиссии было максимально убедительным.
Подведение итогов
Протокол инвентаризационной комиссии – это сводный акт, которым подтверждаются и обобщаются результаты ее работы. В нем фиксируются итоги проведенных контрольных мероприятий и принятые по ним решения. Поэтому рекомендуется оформлять его не только при выявлении расхождений или нарушений.
По завершении инвентаризационных действий в журнал контроля исполнения приказов о проведении инвентаризации вносятся итоговые записи:
- Даты окончания процедуры по факту и по приказу.
- Окончательные суммы выявленных недостач и обнаруженных излишков.
- Дата утверждения руководителем итогов проверки.
- Дата принятия мер исправления ситуации: устранение или передача дела в следственный орган.
- Отметка о погашении недостач, если оно произведено.
- Оприходование обнаруженных излишков.
На этапе подведения итогов проверки при вырисовывании четкой картины руководителем издается приказ об утверждении достигнутых результатов. Он является основанием для взыскания ущерба с виновных сотрудников и внесения соответствующих сведений в учетные регистры.
Одновременно бухгалтер разносит итоговые показатели по ведомости учета результатов (форма ИНВ-26): недостачи, излишки, испорченные ценности, пересортица, суммы естественной убыли и сверх ее норм, а также списания с виновных лиц.
Документ подписывают все участники процедуры. Только после полного оформления результатов инвентаризации появляются законные основания на взыскание выявленных убытков. Так завершается инвентаризационный процесс.
Итак, проверка соответствия фактического состояния материальных ценностей на предприятии учетным показателям бухгалтерии проводится инвентаризационной комиссией. По результатам контрольных мероприятий оформляется протокол на простом бланке. Документ служит подтверждением наличия недостатков, излишков, нарушений или их отсутствия и подлежит утверждению руководителем организации.
Tags: актив, баланс, Бланк, бухгалтер, выбытие, капитал, налог, приказ, расход, списание, средство
Комиссия по списанию основных средств
Решение списать основные средства оформляется протоколом, который подписывают участвующие в заседании председатель, секретарь и члены комиссии. Утвержденный протокол служит основанием для составления Акта о списании по установленной форме (в зависимости от вида списываемого имущества) в соответствии с Приложением № 1 к приказу МФ РФ от 30.03.2015 № 52н. Затем формируют пакет документов по перечню, который утверждает федеральный орган исполнительной власти.
Заседание будет законным только при наличии кворума, который составляет не менее двух третей членов состава (п. 7 пост. Правительства РФ от 14.10.2010 г. № 834).
Решение о списать федерального имущества принимается большинством голосов, присутствующих на заседании, путем подписания акта (п. 9 пост. Правительства РФ от 14.10.2010 г. № 834).
Организации несут ответственность за непредоставление или ненадлежащее предоставление сведений о федеральном имуществе либо предоставление недостоверных и (или) неполных сведений о нем в Федеральное агентство по управлению государственным имуществом и (или) территориальные органы (п. 51 Постановления Правительства РФ от 16.07.2007 № 447).
Основные требования к оформлению
Унифицированной формы для документа не разработано. Предприятия самостоятельно формируют бланки. Если в ходе проверки не выявлено недостатков или излишков, то этот факт тоже необходимо зафиксировать в протоколе.
Для всех протоколов действуют единые правила оформления вне зависимости от разновидности. Исключениями являются варианты, регламентированные нормативными актами.
Но протокол инвентаризационной комиссии к таковым не относится. Соответственно, оформлять его следует по общеустановленным правилам делопроизводства.
При оформлении документа следует опираться на некоторые пояснения:
- Дата прописывается словесно-цифровым способом и соответствует фактической дате заседания.
- Каждому протоколу присваивается регистрационный номер. Счет ведется с начала года.
- Регистрационный номер разрешается дополнять буквенными индексами.
- Если участниками заседания стали представители разных фирм, необходимо отразить место их работы и должности.
- Вопросы повестки нужно нумеровать и начинать с предлогов «Об», «О».
- Для всех вопросов используется единая схема построения: слушали – выступили – решили.
- После ФИО выступающего лица прописывается текст его речи. Возможен вариант перенесения содержания выступления в отдельное приложение к протоколу.
- Решения, принимаемые на заседании, формулируются аналогично текстам распорядительной документации: «подготовить программу», «утвердить положение» и т.п. При выдаче поручений указывается ответственный исполнитель и срок.
- Подписание акта всеми членами рабочей группы не требуется. Достаточно подписи председателя.
- Документ утверждается руководителем предприятия с проставлением грифа.
Пример заполнения протокола комиссии по списанию основных средств
В качестве наглядной иллюстрации заполним протокол по шагам.
Шаг 1. Заполняем реквизиты учреждения. Желательно указать не только полное название без сокращений, но и ИНН, КПП, ОКПО.
Шаг 2. Заполняем наименование и номер документа, например, «Протокол № 1 заседания комиссии по списать основных средств», а также указываем дату составления.
Шаг 3. Заполняем место составления (адрес местонахождения комиссии).
Шаг 4. Заполняем состав участников в разделе «На заседании присутствовали». Требуется указать ФИО и должность в организации, а также роль в комиссии.
Шаг 5. Указываем повестку заседания, например, «Рассмотрение вопроса о списании основных средств учреждения».
Шаг 6. Заполняем раздел «Слушали». Требуется указать данные выступающих (ФИО и должность) и темы докладов с перечнем объектов для утилизации.
Шаг 7. Заполняем раздел «Постановили». Нужно привести описание объектов, которые решили списать, включая инвентарный номер и балансовую стоимость. Например, «прибор «ЦДК» 2000 года выпуска, инв. № 0001, зав. № Д 000/1, балансовой стоимостью 117000,00 руб.».
Шаг 8. Заполняем раздел с информацией об итогах голосования и раздел с подписями участников (каждый расписывается в отведенном для этого месте).
Заполненный документ будет выглядеть так.
Правила оформления списания ОС
Выбытие основных средств (ОС) из учета происходит в силу разных причин:
- продажа;
- дарение;
- обмен;
- передача в виде вклада в уставный капитал;
- моральное или физическое устаревание;
- ликвидация (при чрезвычайных ситуациях или частичная);
- недостача или порча, обнаруженные по итогам инвентаризации и т. д.
Если первые 4 основания для выбытия оформляют стандартными документами по приемке-передаче между передающей и получающей сторонами, то процедура выбытия ОС в силу последних 3 причин требует соблюдения особого порядка. Такой порядок оговорен в пп. 77–80 Методических указаний по бухучету ОС, утвержденных приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н (далее — Методические указания) и состоит из следующих шагов:
- Создание комиссии по выбытию ОС, которая утверждается приказом главы организации.
- Оформление соответствующего заключения комиссией после проверки выбывающих ОС.
- Подписание приказа на списание или частичную ликвидацию ОС руководителем.
- Составление акта о списании ОС на основании приказа руководителя.
- Изменение данных в инвентарной карточке ОС и отражение операции в бухучете.
Об оформлении приказа на списание и бухгалтерских проводках, которые за ним последуют, читайте в материале «Составляем приказ на списание основных средств – образец».
Содержание протокола
Документ составляется по конкретным пунктам, соответствующим его назначению:
- наименование компании, где проведены контрольные мероприятия;
- название самого акта;
- инвентаризируемое структурное подразделение;
- дата проверки;
- населенный пункт (город, пгт, село и т.д.);
- список членов комиссии с указанием председателя;
- итоги проверочных действий;
- перечень лиц, выступавших по возникающим вопросам;
- принятое решение по поставленному вопросу;
- заключение рабочей группы;
- указание нарушений, если они обнаружены;
- должности и ФИО виновных лиц, если таковые установлены;
- сведения о проведенных в ходе исследования мероприятиях;
- автографы всех участников комиссии.
Цель инвентаризации заключается в выявлении недостатков в количестве и качестве материальных ценностей, анализ их причин, распределение образовавшихся излишков и иные меры обеспечения нормального функционирования компании.
Если между показателями бухгалтерского учета и фактическим содержанием ценностей разногласий не выявлено, не обнаружено нарушений и виноватых лиц, то оформление протокола не обязательно.
