Записка-расчет о предоставлении отпуска составляется на основе «отпускного» приказа. Расскажем, как правильно заполнить такую записку с учетом требований законодательства.
Что такое бланк для расчета отпускных, как его хранить и где скачать
Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм документации по учету труда…» от 05.01.2004 № 1 (далее — Постановление) утверждена записка-расчет отпускных по форме Т-60.
И хотя с 2013 года законодательно регламентированной необходимости заполнять форму Т-60 нет, ею продолжают пользоваться: она довольно удобна и информативна, поскольку дает четкое представление обо всех нюансах расчета отпускных. В то же время, если по каким-либо причинам унифицированный бланк вам не подходит, вы можете разработать собственную форму.
О том, как составить заявление на отпуск, узнайте из статьи «Заявление на очередной отпуск — образец и бланк».
Грамотно оформить полный пакет документов на отпуск вам поможет подборка форм от КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к этой правовой системе, пробный доступ можно получить бесплатно.
Бланк унифицированной записки-расчета можно скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже. Далее рассмотрим, как он оформляется.
Бланк унифицированной формы № Т-60
Скачать
Как правильно рассчитать отпускные, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к Типовой ситуации.
Правила и образец заполнения справки об отпуске
Документ состоит из лицевой и оборотной сторон: первая заполняется кадровой службой, а вторая — бухгалтерией.
Лицевая часть справки предусматривает возможность заполнения данных как для ежегодного, так и для других видов отдыха, причем расчет может производиться отдельно на каждый вид отпуска или совместно. С этой целью предусмотрены 2 блока в первой части справки.
О составлении графика отпусков узнайте из этого материала.
Оборотная сторона справки содержит несколько таблиц:
- данные по средней зарплате;
- сумма отпускных в разрезе месяцев начисления и источников финансирования;
- сумма удержаний из начисленных сумм.
Рассмотрим основные нюансы заполнения справки-расчета отпускных.
Лицевая сторона:
Здесь заполняются данные о периоде работы, за который работник получил отпуск, а также продолжительности и сроках предоставляемого отдыха.
Оборотная сторона:
- В таблицу по суммам дохода должны попасть только те суммы, которые упоминаются в Положении о расчете среднего заработка, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.
- Значение в графе 6 рассчитывается путем деления итоговой суммы выплат за расчетный период на количество дней (часов) из граф 4 и 5.
- Внизу листа необходимо указать реквизиты платежного документа, подтверждающего выплату начисленных сумм.
Для вашего удобства образец заполнения справки с комментариями экспертов есть в КонсультантПлюс. Скачать можно по пробному доступу бесплатно:
Итоги
В форме Т-60 максимально информативно представлен расчет суммы отпускных. Такое свойство справки превращает ее в удобный рабочий инструмент отдела кадров и бухгалтерии.
С 1 января 2013 года в связи со вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Применяется – с 3 апреля 2004 года
Утверждена – Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Скачать форму записки-расчета о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-60):
– в MS-Excel
Образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-60) >>>
Материалы по заполнению записки-расчета о предоставлении отпуска работнику (Унифицированная форма N Т-60):
– Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
– Путеводитель по кадровым вопросам. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
– Путеводитель по кадровым вопросам. Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск
– “Отпуска” (6-е издание, переработанное и дополненное) (Колбасов В.В.) (“ГроссМедиа”, “РОСБУХ”, 2019)
– Статья: Учет оплаты труда (Пронина Е.) (“Кадровый вопрос”, 2014, N 7)
– Статья: Оформляем дополнительный отпуск (Шаповал Е.А.) (“Главная книга”, 2013, N 16)
—————————————-
Отпускные важно не только вовремя оплатить, но и корректно рассчитать — задокументировав расчеты в установленном порядке. Общераспространенный среди российских работодателей инструмент для такого документирования — записка по форме № Т-60. Ее применение имеет довольно много нюансов.
Зачем нужна форма Т-60?
Любая хозяйственная операция на предприятии подлежит «оправдыванию» (удостоверению обоснованности ее совершения) с помощью первички, соответствующей требованиям Закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Выплата отпускных — хозяйственная операция. Она не будет выглядеть обоснованной, если бухгалтер просто так возьмет и перечислит работнику положенную сумму на отпуск: ее необходимо прежде рассчитать, а сам расчет — задокументировать.
Бланк записки-расчета по отпускным Т-60
В качестве источника документирования традиционно выступает записка-расчет, составляемая по унифицированной форме Т-60 на основании приказа на отпуск (который часто составляется по унифицированной форме № Т-6). Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Бланк записки-расчета о предоставлении отпуска Т-60 Скачать
Но можно использовать свою форму записки-расчета (закрепив порядок ее применения в учетной политике). Однако в случае использования унифицированной у проверяющих органов не бывает претензий. Поэтому современные предприятия во многих случаях не ищут ей альтернативы и используют ее как есть.
Особенности применения формы Т-60
В процессе использования формы Т-60 работодателю нужно учитывать, что:
- Записка должна быть составлена и подписана до того, как произошла фактическая выплата отпускных — поскольку именно на ее основании производится выплата.
Дата составления записки, указанная в ней, может совпадать с датой издания приказа на отпуск или же быть более поздней. Следовательно, записку нужно успеть составить не позднее, чем за 3 дня до выхода человека в отпуск.
- В случае, если отпуск отменен и перенесен, и издается новый приказ — то должна быть составлена еще одна записка.
Одна записка, таким образом, соответствует одному уникальному приказу.
- Перерасчет отпуска — не основание для издания новой формы.
Бывает, что уже по факту выхода человека в отпуск (и выплаты ему отпускных) бухгалтер обнаруживает, что исчислил отпускные с ошибкой. В этом случае доплата в установленном порядке прибавляется к будущей зарплате данного человека. Или к его следующим отпускным — которые будут отражены в новой записке. Может быть оформлено удержание — если переплата допущена в пользу работника.
- Записка-расчет — пример документа, который может составляться несколькими разными специалистами (каждый из них заполняет записку в пределах своей компетенции).
Как правило, за отражение сведений на первой странице отвечает кадровик — поскольку именно у него должен иметься доступ к тем сведениям, что предполагается указать в первой части документа. А за отражение данных на странице «Расчет оплаты отпуска» — уже бухгалтер. Документ должен быть своевременно передан ему кадровиком. По итогам заполнения на записке должно быть 2 подписи — кадровика и бухгалтера.
Храниться документ должен в бухгалтерии — «конечной инстанции», которая завершает утверждение записки-расчета. Она же и будет показывать записку проверяющим.
- Графа 5 (количество отработанных часов) заполняется, только если по сотруднику велся суммированный учет рабочего времени.
Если у человека оклад — не нужно пересчитывать его на часы, графа остается пустой.
- В графе «За период работы» (блок А) указывается рабочий год.
Он может быть дольше 365 дней. Дело в том, что в рабочий год не входят (ст. 121 ТК РФ):
- отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет;
- отпуска за свой счет длиннее 14 дней;
- время прогулов и иных периодов отсутствия человека на рабочем месте без уважительных причин.
При этом, не следует путать период, указываемый в блоке А, с количеством отработанных календарных дней — которое отражается в графе 4 таблицы раздела «Расчет оплаты отпуска». Количество календарных дней исчисляется так:
- Подсчитываем количество полных отработанных месяцев.
- Умножаем каждый на 29,3.
- Подсчитываем календарные дни работы в каждом из неполных отработанных месяцев.
Для этого 29,3 делим на общее количество дней в месяце, а затем умножаем результат на разницу между общим количеством дней в данном месяце (в который включаются и выходные) и количеством дней отсутствия человека на работе.
- Суммируем календарные дни работы в полных и неполных месяцах.
Итоговая сумма, скорее всего, будет значительно отличаться от рабочего года, который указывается в блоке А.
- В случае, если по приказу, в соответствии с которым составляется записка, человеку дается один и тот же тип отпуска (например, ежегодный оплачиваемый) за разные рабочие годы, то на первом листе бланка блок А нужно продублировать 2 раза.
В каждом из блоков А будет указан отдельный рабочий год (и длительность отпуска по каждому из них).
- Если человек выходит в отпуск в месяце составления записки, и возвращается на работу в том же месяце, то в графе «Начислено» на второй странице документа заполняются данные в графах 7-10.
Если выходит в следующем месяце (или месяцах — которых может быть несколько, например, если это педагогический работник или человек, работающий на Крайнем Севере, где дается длинный отпуск) — то в графах 11-14.
Если отпуск частично приходится частично на месяц составления записки, частично — на следующий (следующие), то общая сумма исчисленных отпускных распределяется между двумя столбцами пропорционально.
Конкретный месяц в графе «Начислено» указывается словами. Например, если записка составлялась в июне, и выходит человек в отпуск в июне, то пишется, что начислено «За июнь» (ниже указывается, что это текущий месяц).
Образец записки-расчета о предоставлении отпуска Т-60 Скачать
