Как составить запрос архивной справки

Новая страница 1

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НЕОБХОДИМЫХ  ПРИ ОБРАЩЕНИИ В АРХИВНЫЙ  ОТДЕЛ

Для получения архивной справки, архивной выписки, архивной копии в архивный отдел необходимо представить следующие документы :

– заявление (запрос) ;

– паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (при личном обращении заявителя);

– доверенность, оформленная нотариально (для доверенного лица).

В заявлении (запросе)  должны быть указаны следующие сведения:

наименование организации, в которую направляется письменный запрос, либо фамилия, имя и  отчество должностного лица, либо должность соответствующего должностного лица;

фамилия, имя, отчество заявителя на момент подачи заявления;

почтовый адрес заявителя;

запрашиваемая информация;

фамилия, имя, отчество заявителя на период, за который запрашиваются сведения  (если они изменились);

наименование организации, в которой заявитель работал, избирался на выборные должности и   т.д.

территория (район, город, село и т.д.), на которой организация функционирует  (функционировала);

хронологические рамки запрашиваемой информации;

личная подпись и дата.

В случае необходимости, заявитель прилагает к письменному заявлению соответствующие материалы либо их копии.

Заявление (запрос)  оформляется в произвольной форме или на бланках, разработанных в   архивном отделе.

Юридические лица оформляют запрос на бланке организации  с указанием фамилии, имени, отчества исполнителя, его контактного телефона.

СРОКИ  ИСПОЛНЕНИЯ  ЗАПРОСОВ

Запросы, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в течение 30 дней со дня их регистрации.

В отдельных случаях при рассмотрении запросов, имеющих границу поиска свыше пяти лет, и требующих дополнительного изучения архивных документов, проведения объемной работы по поиску сведений и расширению границ поиска, дополнительной информации от других организаций  начальник архивного отдела вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30

дней с обязательным уведомлением об этом заявителя в течение пяти рабочих дней с момента регистрации обращения, с указанием причины продления.

При исполнении запроса по документам муниципального архива и выявлении запрашиваемых сведений заявителю выдается или направляется надлежаще оформленная архивная справка, архивная выписка, архивная копия.

Архивная справка – документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;

Архивная выписка – документ архивного отдела, составленный на бланке архивного отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения;

Архивная копия – дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная справка и архивная выписка оформляются на бланке архивного отдела с обозначением названия информационного документа  «Архивная справка»  или  «Архивная выписка».

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, обобщения, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

В архивной справке сведения (данные) воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах. Расхождения, несовпадения и неточности оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационные письма высылаются по почте простыми письмами.

Архивная справка, архивная выписка, архивная копия в случае личного обращения заявителя или его доверенного лица в архивный отдел выдаются  ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке  нотариально.

---

Образцы  заявлений  и  анкет граждан

Начальнику архивного отдела

администрации  МР

«Кизлярский  район»

Н.И. Хайбулаевой

от Магомедова Раджаба

(фамилия, имя, отчество заявителя)

__Магомедовича

проживающего(ей) по адресу:

Кизлярский район,_________

село  Косякино

телефон: 8-928-325-10-55

Заявление

Прошу выдать архивную справку Магомедову Раджабу

(фамилия, имя, отчество)

Магомедовичу______________________________________

___________________________________________________

__________________________–_________________________

(фамилия, имя, отчество до замужества)

работавшего  в   Кизлярской  сельхозтехнике, цех СТО____

(наименование учреждения, отдел, цех, бригада)

____________________газоэлектросварщиком ___________

(должность)

о стаже за годы ____1982 – 1986_______________________

___________________________________________________

Магомедов

15  января  2011 года

---

Начальнику архивного отдела

администрации  МР

«Кизлярский  район»

Н.И. Хайбулаевой

от Курбановой Патимат

(фамилия, имя, отчество заявителя)

__ Курбановны

проживающего(ей) по адресу:

Кизлярский район,_________

село   Тушиловка

телефон: 8-928-211-25-44

Заявление

Прошу выдать архивную справку Курбановой  Патимат

(фамилия, имя, отчество)

Курбановне ______________________________________

___________________________________________________

_________________Исрапилова________________________

(фамилия, имя, отчество до замужества)

_работавшей  в  Кизлярской   райкиносети ____

(наименование учреждения, отдел, цех, бригада)

________________киномехаником  с. Тушиловка_________

(должность)

о зарплате за годы ____1980 – 1984_____________________

___________________________________________________

Курбанова

25 февраля  2011

---

Начальнику архивного отдела

администрации  МР

«Кизлярский  район»

Н.И. Хайбулаевой

от Керимовой Написат

(фамилия, имя, отчество заявителя)

__ Магомедовны

проживающего(ей) по адресу:

Кизлярский район,_________

село им. Шаумяна

телефон: 8-928-216-15-25

Заявление

Прошу выдать архивную справку о выделении мне земель-ного участка  2,4  га  на территории Красноармейской сельской администрации, выделенного постановлением Кизлярской районной администрации  № 25  от  20 февраля 1994 года.

Керимова

26 февраля  2011

---

Начальнику архивного отдела

администрации  МР

«Кизлярский  район»

Н.И. Хайбулаевой

от Керимовой Написат

(фамилия, имя, отчество заявителя)

__ Магомедовны

проживающего(ей) по адресу:

Кизлярский район,_________

село им. Шаумяна

телефон: 8-928-216-15-25

Заявление

Прошу выдать мне копию договора купли-продажи домо-владения, находящегося  в  с. им. Шаумяна  Красноармейской сельской администрации, приобретенного мною  в 1994 году.

Продавец  Магомедов Исмаил Магомедович, покупатель Керимова Написат Магомедовна.

Керимова

27 февраля  2011

---

Архивный отдел администрации МР «Кизлярский район»

(название  государственного  архива)

АНКЕТА – ЗАЯВЛЕНИЕ

для  наведения архивной  справки  по  документам

Иванов                                                                         Н. Иванов

15 января 2011 года

---

ОБРАЗЦЫ  ЗАПРОСОВ  УЧРЕЖДЕНИЙ

Угловой

штамп (№ и дата                                            Начальнику архивного отдела

регистрации)                                                  администрации  МР «Кизлярский район»

Н.И. Хайбулаевой

В связи  с судебным разбирательством  по иску  Халиловой П.М.  просим  вас предоставить копию решения Кизлярского райисполкома  № 35  от  15 марта 1992 года  о  выделении земельного участка  Магомедову М.Ш.

Судья

судебного участка № 65                  подпись                           А.И. Алисултанов

---

Угловой

штамп (№ и дата                                            Начальнику архивного отдела

регистрации)                                                  администрации  МР «Кизлярский район»

Н.И. Хайбулаевой

В связи  с  упорядочением и оформлением доку-ментов на землю  СПК «Победа»  просит  вас предоставить копию решения Кизлярского райисполкома     № 15  от  10  января 1993 года  о  закреплении земель  за  СПК.

Председатель

СПК  «Победа»                                  подпись                              С.М. Шапиев

---

Бланки заявлений

• Образец запроса о подтверждении факта участия в референдуме
• Образец генеалогического запроса
• Образец запроса о подтверждении депутатской деятельности
• Образец запроса о нахождении в портах в период боевых действий
• Образец запроса о подтверждении факта выделения земельного участка/выделении квартиры/передачи земельного участка в собственность
• Образец запроса о подтверждении нахождения на территории Севастополя в период немецко-фашистской оккупации (1942-1944 годы)
• Образец запроса о подтверждении факта рождения (бракосочетания, развода, смерти)
• Образец запроса о выдаче архивной справки (архивной выписки, архивной копии)
• Образец запроса от организации
• Образец запроса о трудовом стаже и (или) заработной плате

Образцы заполнения бланков заявлений:

• Образец заполнения генеалогического запроса
• Образец заполнения запроса о депутатском стаже
• Образец заполнения запроса о нахождении в иностранных портах
• Образец заполнения запроса о подтверждении факта выделения земельного участка/выделении квартиры/передачи земельного участка в собственность
• Образец заполнения запроса о подтверждении факта пребывания в оккупированном Севастополе
• Образец заполнения запроса о подтверждении факта рождения (бракосочетания, развода, смерти)
• Образец заполнения запроса о выдаче архивной справки (архивной выписки, копии)
• Образец заполнения запроса о трудовом стаже и (или) заработной плате

Согласно ст. 7, п. 5 Федерального закона № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», предоставление государственных услуг может осуществляться с согласия заявителя либо иного обладателя такой информации, в том числе путем представления документа, подтверждающего факт получения указанного согласия, на бумажном носителе или в форме электронного документа.
Согласие на обработку персональных данных

Версия для печати

Главная / Услуги / Образцы и формы для запросов или обращений

Образцы и формы для запросов или обращений

Выберите вид запроса или обращения:

Предварительный заказ документов для работы в читальном зале:

Форма заполнения письма в электронный адрес архива для предварительного заказа документов в читальный зал 

Запросы социально-правового характера:

Подтверждение трудового стажа, заработной платы

Подтверждение награждений государственными и ведомственными наградами, присвоение почетных званий

Подтверждение факта применения политических репрессий

Тематические запросы:

О подтверждении имущественных прав (исполняются архивным учреждениям в порядке оказания ПЛАТНЫХ УСЛУГ).

Генеалогические запросы (исполняются архивными учреждениями в порядке оказания ПЛАТНЫХ УСЛУГ).

К рассмотрению принимаются запросы и обращения, отвечающие следующим требованиям:

В запросе или обращении  в обязательном порядке должны быть указаны сведения о заявителе – фамилия, имя, отчество (ФИО), полный почтовый адрес с индексом, телефон.

Запрос или обращение должны быть понятными, не содержать нецензурных и других некорректных выражений.

Порядок исполнения запросов пользователей

5.8. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при нали­чии в запросе наименования юридического лица (для граждан – фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указа­ния темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается руководством архива или уполномо­ченным должностным лицом (лицами), направляется на исполнение в соот­ветствующие подразделения или непосредственно исполнителю и исполняет­ся по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к пред­мету запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных докумен­тов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведом­лением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая ре­комендация.

При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с ука­занием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивиро­ванный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном по­рядке.

Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Архив осуществляет прием граждан в приемной или столе справок и ведет их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную ответствен­ность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

5.8.1. Тематический запрос государственного органа или органа местного са­моуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассмат­ривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

Исполнение тематического запроса организации или гражданина организует­ся в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежу­точных результатах работы. Вид информационного документа, подготавли­ваемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

5.8.2. Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказа-
ния платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос мо-
жет исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в
отношении других лиц.

Информация пользователю представляется в форме родословного древа, ге­неалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, ар­хивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родствен­ные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

5.8.3. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвоз-
мездно.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руково­дства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязатель­ным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСА архива – не более 15 дней с момента его регистрации.

При исполнении повторного запроса социально-правового характера или со­ставлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее вы­данной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения до­полнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Перечень документов, регламентирующих оказание платных услуг

---

Отдел социально-правовой защиты граждан

• Заявление о стаже, зарплате

  • Подать онлайн
  • Скачать бланк

• Заявление на исполнение тематического запроса (имущественного)

  • Скачать бланк

• Заявление о награждении

  • Подать онлайн
  • Скачать бланк

• Заявление на исполнение тематического запроса (по актам гражданского состояния)

  • Скачать бланк

• Заявление о несчастных случаях

  • Скачать бланк

---

Отдел публикации и использования документов

• Заявление на исполнение тематического запроса (биографического)

  • Скачать бланк

• Заявление на исполнение тематического запроса (генеалогического)

  • Скачать бланк

• Заявление на исполнение тематического запроса (имущественного)

  • Скачать бланк

• Заявление на исполнение тематического запроса (о подтверждении или установлении определнного события или факта)

  • Скачать бланк

• Заявление на исполнение тематического запроса (по актам гражданского состояния)

  • Скачать бланк

• Заявление на копирование документов

  • Скачать бланк

---

Отдел специальных фондов и современной документации

• Заявление о стаже, зарплате

  • Подать онлайн
  • Скачать бланк

• Заявление для получения архивной справки общее

  • Подать онлайн
  • Скачать бланк

• Заявление о включении должности в штатное расписание

  • Подать онлайн
  • Скачать бланк

• Заявление о получении справки о погибших и пропавших без вести участниках ВОВ

  • Подать онлайн
  • Скачать бланк

• Заявление о награждении

  • Подать онлайн
  • Скачать бланк

Адресат   государственное казенное учреждение

«Ленинградский областной государственный архив в г. Выборге»

                         Заявитель ________________________________________

                         __________________________________________________

                                    ^{(фамилия, имя, отчество, год рождения)}

                         Документ, удостоверяющий личность:

                         __________________________________________________

                         __________________________________________________

                         __________________________________________________

                             (вид документа, номер, кем и когда выдан)

                         Адрес заявителя: _________________________________

                         __________________________________________________

                         __________________________________________________

                         Контактный телефон: ______________________________

ЗАПРОС                                                                                  

Запрашиваемый документ или информация_________________________________

______________________________________________________________________

Документ необходим для представления в _________________________________

^{(указать организацию, куда будет передан документ или копия документа)}

Сведения о заявителе в случае, если он является доверенным лицом

Представитель физического лица по доверенности: __________________________

Доверенность: ______________________________________________________________________

(кем и когда выдана)                                                

Отметить необходимое:

1) документ прошу выдать на руки в:

• ГКУ ЛОГАВ
• филиале, отделе, удаленном рабочем месте ГБУ ЛО «МФЦ»

2) документ прошу выслать по почте.

Дата составления                                          Подпись заявителя

Я, _____________________________ даю согласие на обработку моих персональных данных,

(фамилия, имя, отчество)                                                                                                        

в соответствии с требованиями Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152 – ФЗ «О персональных данных»

                                                ________________         _______________

                                                                                                           (подпись)                                (дата)      

*При составлении запроса в зависимости от содержания  запрашиваемой информации необходимо указать следующие сведения:

• Для исполнения запроса социально-правового характера:

– о рождении, заключении брака, расторжении брака, установлении отцовства, усыновлении, смерти – сведения о месте и времени регистрации рождения, брака, расторжения брака, смерти, а также фамилиях, именах, отчествах  родителей (для архивной справки о рождении);

– об образовании – название и адрес учебного заведения, факультет, даты поступления и окончания учебного заведения, очная, заочная, вечерная форма обучения;

– о стаже работы (службы), размере заработной платы – название, ведомственная подчинённость и адрес организации, время работы (службы), занимаемая должность;

– о пенсии – сведения об организации, которая назначила пенсию, дата назначения пенсии, сведения об организации, которая выплатила пенсию в последний раз;

–  о награждении государственными и ведомственными наградами – название награды, дата награждения, решением какого органа произведено, место работы (службы) в период награждения, название организации, представившей к награде, её ведомственная подчинённость;

 – об эвакуации, об угоне в  плен с оккупированных территорий Ленинградской области – постоянное место проживания до момента угона (эвакуации),  время угона в плен (эвакуации),  время возвращения  из плена (эвакуации),  состав семьи;

• Для исполнения тематического запроса –  указание тематики запроса, события, факта, его хронологических рамок; 

Для исполнения биографического запроса –  все известные биографические сведения о лице, о котором   запрашивается информация; 

• Для исполнения генеалогического запроса – фамилия,  имя,  отчество; дата и место рождения; дата смерти и место захоронения; вероисповедание;   сословие, служебное положение; семейное положение,  место и дата заключения  брака,  фамилия, имя, отчество  (последнее – при наличии) жены (мужа). Для осуществления поиска родовых и межродовых связей дополнительные сведения – национальность, гражданство;  образование;  титулы, звания, чины, награды; имущественное положение, землевладение, место жительства; жена (жёны), муж (мужья) – дата и место рождения, их родители; родственники мужа (жены), их родители, места их рождения и проживания; страна (город), место переезда или эмиграции  семьи.