Download Article
Download Article
In today’s increasingly online world, many editors are now accepting email query letters in addition to, or instead of, traditional snail mail query letters. There are some important tips you should consider when sending an email query instead of a mail query.
Email Query Template
-
1
Email the correct editor. Take the time to find the exact email address you need to send your query to.[1]
- Ensure the editor you are contacting accepts email query letters. While it is becoming increasing more popular, some editors still prefer snail mail query letters. Make sure your email will be accepted before you send it.[2]
- Ensure the editor you are contacting accepts email query letters. While it is becoming increasing more popular, some editors still prefer snail mail query letters. Make sure your email will be accepted before you send it.[2]
-
2
Use an appropriate subject line. To prevent your email from appearing to be spam, use the subject line “Query: Subject/Title”.[3]
Advertisement
-
3
Use a formal salutation. Email is often perceived as more casual, but this is a business communication, so use a formal salutation.
-
4
Present your idea. Use the same format and information as you would in a written query, however try to make it more concise.[4]
- If necessary include to include any attachments.
-
5
Add a signature. Include your writing address and telephone number, as well as your email address.[5]
-
6
Review your email before sending. Proofread, spellcheck, and read over your email.[6]
- Use proper grammar. Don’t use net-speak.
- If you wrote your email in a word-processor and then copy-pasted it to email, check for characters that did not copy properly. Often word-processors use special characters that will appear as gibberish in email programs.
Advertisement
Add New Question
-
Question
How do I write an email to a customer?
Try to stay polite and professional when interacting with a customer. Discuss the situation with a calm and well-oriented manner, and tend to the customer’s needs and inquiries during the transaction. Just before you finish the transaction, ask the customer if they have any more questions.
-
Question
How do I send writing samples in an email?
You should only do this once someone asks for it. If they do, send a link to your document in view only mode. This document should not be your entire novel, just a small sample of it.
-
Question
What can I use for a greeting instead of “Dear Sir”?
You can use “Dear Sir/Ma’am” or simply “To Whom It May Concern.” If it’s not a terribly formal email, you could also just begin with “Greetings.”
Ask a Question
200 characters left
Include your email address to get a message when this question is answered.
Submit
Advertisement
-
When listing your credentials, it is acceptable to include a link to a website where your credentials or clips can be viewed.
Advertisement
-
Don’t use special fonts, color or graphics.
-
Never include attachments to your email.
Advertisement
References
About This Article
Thanks to all authors for creating a page that has been read 100,299 times.
Reader Success Stories
-
Thato Mahese
Aug 23, 2018
“It’s really helped me, I got what I wanted.”
Did this article help you?
Get all the best how-tos!
Sign up for wikiHow’s weekly email newsletter
Subscribe
You’re all set!
Недавно мы писали про Подольск Сортировочный и Столбище Сортировочный – огромные сортировочные центры (СЦ) под Москвой и Казанью, где из-за большого потока отправлений иногда случаются потери посылок, адресованных как внутри России, так и идущие из-за рубежа. Столбище, к тому же, славится еще и длительными задержками в процессе сортировки и таможенного оформления. В этой статье мы разберем случай, когда вашу посылку уже потеряли, а на заявления о розыске посылки ответа нет. Что делать в этом случае и как действовать максимально эффективно?
Бить тревогу можно начинать когда информация об отслеживании посылки на сайте pochta.ru не обновляется больше трех дней в случае с Подольском и больше недели, в случае со Столбищем. А вот действовать начинать можно только после окончания контрольных сроков доставки вашего отправления. Контрольные сроки можно посмотреть, введя на странице pochta.ru/parcels город отправителя и получателя.
Шаг 1. Заявление на розыск.
Первое, что необходимо сделать, это написать заявление на розыск отправления.
После указания трек-номера потерянной посылки, часть других полей заполнится автоматически (в том числе Отслеживание отправления, тип отправления, масса отправления, дата отправки, индекс отделения отправки и сумма объявленной ценности). Вам останется заполнить поля: Вид упаковки (коробка, конверт, пакет и т.п.), Вложение (перечень содержимого), данные отправителя и заявителя, свои паспортные данные.
Полученное, в результате заполнения заявление необходимо распечатать и отнести на местную почту, а взамен получить открепительный талон.
Открепительный талон от заявления о розыске посылки
Шаг 2. Ожидание ответа до 30 или 60 дней.
По правилам почты России, розыск отправления занимает 30 дней, но может быть увеличен до 60 дней. На деле же, в большинстве случаев, ответа от почты не будет даже после 60 дней ожидания.
Иногда, Почта России реагирует на заявление и находит отправление, либо сообщает о его утере (случай ниже).
Уважаемая Ольга Игоревна !
Согласно ОСП Московского РАСЦ им. В.Н. Бугаенко от 27.05.2019г. Губкинский почтамт сообщает:
Посылка № 62842530783387 от 02.02.2019г., отправленная из ОПС Сургут 628425 по адресу: 309181 Губкин, ул. Кирова, д. 53, кв. 22, на имя: Архиновой О.И. была утрачена в Московском АСЦ. В связи с тем, что первоочередное право на получение выплаты возмещения за внутренним почтовым отправлением остается за отправителем, при поступлении претензии и квитанции о приеме РПО от отправителя ему, в случае утраты посылки № 62842530783387 будет выплачено возмещение.
Начальник почтамта Н.И.Васильева
Если посылка по треку не продвинулась, а ответа от почты нет через 30-60 дней, переходим к шагу 3.
Шаг 3. Составление претензии на розыск почтового отправления
Кроме самого заявления на розыск, на сайте Почты России можно заполнить и жалобу на розыск посылки – здесь.
Когда в поле трек-номера будет указан номер отслеживания потерянной посылки, часть других полей заполнится автоматически (в том числе Отслеживание отправления, тип отправления, масса отправления, дата отправки, индекс отделения отправки и сумма объявленной ценности). Останется заполнить поля: Вид упаковки (коробка, конверт, пакет и т.п.), Вложение (перечень содержимого), данные отправителя и заявителя, свои паспортные данные.
Заполнив заявление на сайте и распечатав его, либо написав от руки, его снова необходимо отнести на местную почту и получить открепительный талон с подписью работника.
Шаг 4. Составление заявление с помощью горячей линии Почты России
Если прошло 30-60 дней с момента вашего первого заявления на розыск отправления и еще столько же дней с момента составления претензии на розыск посылки, а ответа от почты нет, то есть еще один вариант подачи заявления – электронный.
- Звоним на бесплатную горячую линию Почты России 8-800-200-58-88 и рассказываем всю свою ситуацию об отсутствии реакции на ваши заявления по розыску посылки
- Настаиваем на составлении электронного заявления на розыск через сотрудника поддержки Почты России, с указанием вашего электронного адреса. Обязательно запишите номер обращения, которое вам продиктует сотрудник – по нему можно будет узнать о статусе розыска отправления.
Шаг 5. Если ничего не помогло
Составление электронного заявления с присвоением нормального номера обращения обычно довольно эффективно и ответ на него приходит в течение 30 дней. Но если это не помогает и у вас до сих пор не получилось достучаться до Почты России, то есть неформальный вариант воздействия на эту организацию.
У Почты России официальный представитель в социальных сетях Дмитрий Маркин, поэтому, если вы поднимите шум, рассказав о вашей проблеме в социальных сетях и раскритиковав Почту России за бездействие, он обязательно появится и поможет ускорить процесс розыска вашей посылки.
Пример вызывающего поста про потерянную почтой России посылку:
Потеряли мою посылку в Подольске, уже 4 месяца она там лежит или ее украли. Трек-номер 80078236972032
Вы думаете ее кто-нибудь ищет? Написал уже два заявления на розыск и одну жалобу на розыск. Ответа нет и не будет! Когда Почта России теряет посылку, вы не сможете до них достучаться, не получите ответа, не получите компенсации. Даже если посылка застрахована, придется выбивать эти деньги месяцами! Но сначала нужно получить: потеряна посылка или нет! Ответа нет! Значит не будет никакой компенсации. Это организация, которой плевать хотела на своих клиентов.#Почта #ПочтаРоссия #кражапосылок #пропажапосылок #укралипосылку #подольсксортировочный #подольск #Подольск140960 #розыскпосылки #почтароссииворы #воры
Не лишним будет прописать тэги и распространить это сообщение в других популярных группах, а не только у себя на стене Вконтакте, Фейсбуке и.т.д..
Вот отрывки из переписки с представителем Почты России.
Здравствуйте. Я официальный представитель Почты России в социальных сетях. Уточните, пожалуйста, даты оформления заявлений на розыск.
Ответ по внутрироссийскому отправлению должен быть предоставлен в течение 30 дней со дня подачи. Также срок может быть увеличен на 30 дней, если потребуется проведение дополнительных мероприятий. Рекомендую ожидать официального ответа.
Пришлите, пожалуйста, фото отрывного талона, который вам должны были выдать при оформлении претензии на розыск и напишите полное ФИО заявителя.
От Дмитрия Маркина следует добиться составления еще одного заявления на розыск. Для этого, потребуется прислать ему фотографии ваших открепительных талонов, которые должны были выдать при оформлении претензии на розыск.
Шаг 6. Продвижение посылки
Обычно, после того, как вы выполнили все 5 шагов с нашими рекомендациями, заявитель получает ответ от Почты России об окончательной утери посылки, либо же отправление удается найти.
Если отправление не стало жертвой воров, то скорее всего оно все это время лежало в том же самом сортировочном центре (например, Подольском), где была последняя информация об его отслеживании.
Обычно посылка не безвозвратно теряется, когда с нее случайно срывается титульный бланк. В этом случае, необходимо просто добиться того, чтобы ваше заявление дошло до сортировочного центра, где произошла потеря. Когда это случится, вам может позвонить работник сортировочного центра для уточнения вложения и упаковки. Детали (фотографии) можно будет отправить ему в вайбер или на электронную почту. Обычно, после начала поиска посылки, работник сообщает в течение дня после начала поиска.
Пример результата розыска посылки:
Ваше почтовое отправление найдено в числе обезличенных. В ближайшее время будет оформлено и направлено по назначению.
Для страховки продублируйте работнику сортировочного центра адрес получателя. После того как отправление найдено, его прохождение можно будет отслеживать, вводя тот же самый трек-номер (что и до пропажи) на сайте pochta.ru.
Шаг 7. Получение компенсации за доставку.
По правилам почты, вы можете получить компенсацию в размере 3% платы за пересылку за каждый день задержки отправления, но без заявления почта может забыть вам выплатить компенсацию. Поэтому самым верным вариантом будет напечатать заявление в свободной форме на имя начальницы ОПС вашего города и отнести его на почту.
Ниже пример такого заявления.
Koму Начальнику ОПС
от Петрова Ивана Ивановича
проживающего Вологодская обл., г. Белозерск
Озерная ул., дом 5, Тел. 9029312818
документ, удостоверяющий личность
Паспорт РФ серия 2143, № 427542, выдан 11.03.2015,
МРО УФМС России по Вологодской обл., г. БелозерскЗаявление
Прошу выплатить компенсацию в размере 3% платы за пересылку за каждый день задержки отправления с номером 80088236971031, дата подачи 23.05.2019, сумма объявленной ценности 9.00 руб. Фамилия и почтовый адрес отправителя Петрова Ивана Ивановича, Вологодская обл., г. Белозерск, Озерная ул., дом 5, 161200. Фамилия и полный адрес адресата Сидоров Петр Иванович, Ставропольский край, г. Пятигорск, пр. Ленина, дом 2, 357502, Вложение Кулер RAIJINTEK Morpheus II Heatpipe VGA Kühler.
Дата, подпись
Подобные заявления Почта рассматривает быстро, компенсации за доставку можно ожидать в течении одного месяца.
Таким образом, от почты можно добиться всего: и розыска вашего отправления и даже компенсации за замедление доставки. Но для этого придется приложить массу усилий и написать не одно заявление.
Судебный запрос в почтовое отделение о получении корреспонденции
В Отделение почтовой связиИсх. №_____ Московская обл. г. _______________ “___” ________ 201_ года
Судебный запрос
В производстве _____________ городского суда Московской области находится гражданское дело № _____________ по иску ______________ к _____________ о признании утраты права пользования жилым помещением.
В связи с возникшей необходимостью прошу Вас сообщить, получал ли корреспонденцию по месту жительства за период с 200_ года по настоящее время _____________________, зарегистрированный по адресу: Московская область, г. _____________, ул. ____________ д. __ кв. __.
Следующее судебное заседание назначено на «__» _________ 201_ года, на __ часов __ минут. Прошу к указанному сроку сообщить запрошенные сведения по адресу: _________, Московская область, г. ___________, ул. ____________, дом _, _________________ городской суд Московской области, Федеральному судье ________________.
Федеральный судья ___________________
Этот документ может быть Вам полезен:
Договор подряда на выполнение работ.
formadoc.ru – шаблоны документов, рекомендации и пошаговые инструкции
Выбери свой вариант доступа
Получать бесплатные
статьи на e-mail
Подписаться на
журнал на почте
Подписаться на
журнал сейчас
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для
этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение
действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои
рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей
помощью!
Используем Cookies на нашем веб-сайте для того, чтобы обеспечить пользователям максимальное удобство. Подробнее
Письмо-запрос – это документ, направляемый второму лицу, с целью получения в ответ той или иной необходимой информации. В материале мы подробно разберём правила составления официальной бумаги, а также все доступные способы её отправки контрагенту.
Файлы для скачивания:
Запрос
Направление контрагенту письма-запроса имеет место в тех ситуациях, когда предприятию необходимо получить какие-то сведения. Речь может идти об уточнении стоимости предоставляемых услуг, поставляемых товаров, актуальности реквизитов, проведении сверки взаиморасчётов. Запрос видится самым простым и в то же время эффективным способом получения информации. Большую роль играет и тот факт, что данные будут предоставлены непосредственно представителем организации, а не третьими лицами.
Способ отправки
В настоящий момент существует несколько традиционных способов отправки корреспонденции. К ним относят:
- почтовое отправление;
- электронное письмо на электронную почту;
- через факс;
- лично в руки представителю фирмы-контрагента.
Выбор способа зависит от сроков, в течение которых необходимо заполучить сведения, а также от особенностей взаимоотношений между предприятиями. Некоторые субъекты рынка принимают исключительно физический вариант корреспонденции, не признавая электронную почту в качестве средства обмена информацией.
Необходимо отметить, что отправка письма почтой – это самый медленный способ. Документ будет доставляться в течение нескольких дней, а ведь ещё нужно будет дождаться ответа. Мероприятие может растянуться на продолжительный промежуток времени, что недопустимо в отдельных ситуациях.
Ответ от второй стороны
Как уже было упомянуто выше, процедура обмена информацией всегда подразумевает получение ответа от контрагента. Он необязательно должен быть дан тем же способом, каким был направлен запрос. В тексте письма рекомендуется указывать предпочтительный способ коммуникации. Здесь опять же всё упирается в сроки.
Отметим, что сам факт получения письма не порождает у второй стороны никаких обязательств. Речь идёт о том, что контрагент не во всех случаях обязан выдавать запрашиваемые сведения.
Кто пишет письмо
Деловые письма, направляемые другим организациям, всегда заверяются автографом руководителя предприятия-отправителя. Так получатель будет уверен, что запрос делают не мошенники, убедится в серьёзности намерений контрагента. Однако совершенно не факт, что директор будет писать официальную бумагу самостоятельно. На практике эта задача в устной форме поручается кому-то из сотрудников фирмы. Обязанность по ведению деловых переписок, регистрации писем лежит на документоведе. Именно он и будет заниматься составлением текста запроса.
Начальник получает на подпись уже итоговый вариант документа, проверяет его содержание, исправляет ошибки за своим подчинённым. Если всё соответствует ожиданиям руководства, на письме появляется автограф начальника, а сама официальная бумага направляется адресату выбранным способом.
Деловая этика
Соблюдение правил деловой этики – это важнейший элемент деятельности любого предприятия, влияющий на его имидж на рынке. Именно поэтому в обязательном порядке необходимо соблюдать определённый набор предписаний, включающий в себя:
- выдержка текста в деловом, строгом стиле;
- отказ от жаргонизмов, ругательств, бытовых речевых оборотов;
- чёткое обозначение просьбы о предоставлении конкретных сведений;
- подпись директора с расшифровкой (фамилия и инициалы);
- указание отправителя и получателя.
Во всех остальных моментах составление полностью отдаётся на откуп фантазии составителя.
Как написать документ
Способ написания текста обуславливается способом его отправки. Текст может быть исполнен от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки и в машинописном виде при помощи компьютерных средств. Автограф директора в любом случае должен быть «живым», то есть проставлен собственноручно. Это означает, что даже если было принято решение составить письмо в печатном виде на компьютере, бумагу придётся распечатать на принтере, заверить подписью и отсканировать.
В качестве носителя информации принято использовать фирменный бланк организации, на котором будут прописаны все его реквизиты. Это необходимо для того, чтобы контрагент смог удостовериться в фактическом существовании запрашиваемой сведения фирмы. Также обязательным элементом является обозначение способов обратной связи. Это может быть номер телефона, почтовый адрес, адрес электронной почты.
Объясняем, как правильно составить письмо-запрос
Первым делом обратим внимание на реквизиты. Если письмо составляется на чистом листе бумаги формата А4, придётся прописывать их вручную. Указываем ИНН, ОГРН, юридический адрес, наименование организации со ссылкой на его организационно-правовую форму, способы обратной связи.
В шапке обозначаем, кто является отправителем и получателем. В дательном падеже оставляем сведения об адресате: ФИО руководителя, его должность на предприятии, название фирмы. Затем уже в родительном падеже указываем те же данные, но уже об отправителе.
Далее по тексту берёт своё начало основной блок, в котором и оставляется запрос на получение информации. Отмечаем, что стало причиной обращения и указываем конкретный перечень данных, который необходимо заполучить. Часто письмо-запрос является ответной реакцией на получение рекламной рассылки от сторонней компании. Не лишним будет обозначить желаемый способ получения ответа. Если этот момент упустить, ответное письмо будет получено тем же способом.
Примерный образец
На этом работа с письмом заканчивается. Осталось лишь заверить его автографом руководителя и отметить, кто к директору компании-контрагента обращаются с уважением. Это довольно важный момент, который может повлиять на успешность всего мероприятия. Если вторая сторона заинтересована в сотрудничестве, ответ будет получен в кратчайшие сроки.
