Как составить запрос в архив по родословной образец

назад к формам заявлений

Анкета заявителя (Генеалогический запрос)

Отдел публикации и использования документов

Все поля обязательны для заполнения (в случае отсутствия сведений укажите ‘не имею’)

Данные заявителя:
Фамилия
Имя
Отчество
Возраст, род занятий
Место жительства
Электронная почта
Заявление:
Цель Вашего запроса	составление родословной своей семьи поиск родственников научная работа подготовка публикации подготовка музейной экспозиции подготовка празднования юбилея другое
Сведения, необходимые для составления родословной
Фамилия, имя отчество лица, чью родословную Вы хотите составить (для женщин – девичья фамилия и в замужестве)
1. Социальное положение семьи	дворяне купцы потомственные почетные граждане мещане священнослужители крестьяне другое
2. Дата рождения: год, месяц, число
3. Место рождения и крещения: Губерния, уезд, город (район, улица), село, деревня (наименование ближайшего села), церковь
4. Родители:	ФИО отца ФИО матери
5. Год, место заключения брака родителей
6. Какой по счету ребенок в семье	старший младший средний неизвестно
7. Имена других детей данных родителей (по хронологии рождения)
8. Место проживания лица, чья родословная составляется (с изменениями)
9. Семейное положение (ФИО жены (мужа))
10. время и место заключения брака
11. Имена и годы рождения детей
12. Дата смерти, место захоронения
13. Другие известные Вам факты, могущие помочь в поиске:
а) образование: место и время учебы;
б) служба: место и время работы;
в) имущественное положение;
Владение землей (где)
недвижимостью (где)
г) гражданство, подданство;
д) факт опекунства, усыновления;
е) служба в армии, участие в войнах;
ж) общественные должности;
з) раскулачивание
Прикрепить файл (здесь Вы можете прикрепить документы необходимые для исполнения запроса по Вашему заявлению)	прикрепить файл Внимание! Можно прикрепить файл следующего формата: jpg, jpeg, png, pdf, doc, docx, odt, zip, rar, 7z. Размер файла – не более 10 МБ.
Другое
Информация выявляется по мужской линии (на лиц, носящих одну фамилию). Архив проводит просмотр, выявление, отбор документов, содержащих генеалогическую и биографическую информацию о членах рода, делает выписки из метрических книг о рождении, браке, смерти, из других видов источников об учебе, работе, службе, составляет поколенную роспись. Стоимость исполнения генеалогического запроса зависит от полноты и точности исходных для поиска данных анкеты заявителя, наличия в архиве документов по запросу, количества просмотренных единиц хранения (описей, дел, справочников, др. литературы), объема выявленной информации. Стоимость исполнения генеалогического запроса (архивная справка не более 20 печатных листов, поколенная роспись не более 100 чел.) составляет 14 тыс. руб. (в указанную сумму не входит стоимость изготовления ксерокопий, электронных копий документов, выемка и подкладка дел, описей). По заявке заявителя могут быть предоставлены ксерокопии, электронные копии отдельных документов за дополнительную плату. Метрические книги ксерокопированию не подлежат. Срок исполнения генеалогического запроса устанавливается в соответствии с Договором на возмездное оказание услуг. После исполнения запроса в адрес заявителя направляется счет-фактура за выполненные работы. Оплата производится в сроки, указанные на счете-фактуре. После поступления суммы на счет архива, в адрес заявителя направляется архивная справка. Если справка не оплачивается в указанные сроки, архив может произвести перерасчет стоимости справки по расценкам, действующим на момент выкупа справки. Заявитель имеет право оговаривать сумму, в пределах которой будет составляться родословная.
Нажимая кнопку отправить я уведомлен о том, что:	Со сроком исполнения и стоимостью услуги ознакомлен. Оплату гарантирую. Я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Положением о защите персональных данных пользователей
Проверочный код

Составляя родословную, исследователь довольно быстро приходит к необходимости вести поиск в архиве. Можно приехать в архив лично, если есть такая возможность. Но часто проще составить запрос в архив и отправить его по почте. Как правильно составить запрос, чтобы через месяц получить нужную информацию? Разберем в этой статье.

Составить запрос в архив: цель обращения

Четко сформулируйте для себя цель вашего обращения в архив: что я хочу узнать?
Конечно же, «Я хочу узнать всё о прабабушке Фатинье Моисеевне Коробейниковой». Только по такому запросу вряд ли вам что-то ответят.

А вот если мы
сформулируем так: «Получить запись о рождении Коробейниковой Фатиньи Моисеевны,
родившейся в 1906-1910гг. в деревне Арсичи Мурашинского района Кировской области,
чтобы узнать имена ее родителей». То вот на такой вопрос архив уже сможет
ответить и найти информацию.

Какой архив нужен?

Определитесь в какой архив нужно отправить запрос. Это легко сделать, когда все первичные документы предков есть на руках, ведь там будет указано точное место интересующего события (например, рождения или брака) и временные рамки. Если непонятно, к какому району относится деревня или город, это легко ищется в поисковике.

Архивы бывают нескольких видов:

• Государственные: федеральные и субъектов федерации (муниципальные, районные, областные)
• Ведомственные: архивы структур и организаций, отраслевые архивы.

Поскольку я искала
запись о рождении прабабушки, то мне нужно было сделать запрос в Государственный
архив Кировской области (исходя из места ее рождения). Я зашла на сайт ГАКО в
раздел контакты: почтовый адрес для писем (некоторые архивы до сих пор
принимают только бумажные письма) и электронная почта (большинство архивов
имеют электронные формы для обращения через сайт, что тоже очень удобно).

Читайте также статью Онлайн поиск в архивах

Из контактов скопируйте
правильное название архива (аббревиатура тоже подойдет), контакты (адрес, телефон,
эл.почту), чтобы у вас всегда была под рукой эта информация и не пришлось
заново искать в интернете, чтобы связаться с архивом.

Если вы пытаетесь установить судьбу погибшего в Великую отечественную войну прадеда, то вам понадобится архив военкомата по месту призыва или Центральный архив Министерства обороны (ЦАМО). (У меня есть статья на эту тему)

Или если родственник был партийным, то его карточка о вступлении в партию должна храниться в РГАСПИ.

Какие документы есть в архиве?

У каждого архива
есть опись фондов, которая поможет
убедиться, есть ли вообще в этом архиве нужный вам документ. Опись фондов
обычно есть на сайте архива.

Если в случае с
небольшими муниципальными архивами можно попробовать уточнить по телефону наличие,
например, метрической или похозяйственной книги, то областной архив не сможет дать
подобную информацию, поскольку документов очень много.

Если на сайте
архива нет описи фондов, то можно попробовать поискать ее на форуме или сайтах
генеалогов-любителей. Если даже не найдется, то можно спросить у форумчан,
наверняка, они смогут посоветовать, где искать.

Зная шифр Фонд-Опись-Дело, в архиве очень быстро исполнят запрос.

Не знаю шифр Фонд-Опись-Дело

Это не беда, главное в запросе в архив указать всю полную информацию (место и временные рамки). Когда речь идет о событиях гражданского состояния дореволюционного периода, то очень важно знать приход церкви, к которой относилась деревня или часть города, без этого сотрудник не сможет вам помочь, ведь архивные документы могут насчитывать сотни страниц, а без точных сведений найти запись о вашем предке практически нереально.

Например, я не знала точно Фонд-Опись-Дело, в которых могут быть метрические книги по д. Арсичи за 1906-1910 годы. Но воспользовавшись базой данных архива, уточнила, что деревня относилась к приходу Крестовоздвиженской церкви в селе Белозерье Мурашинского района.

Важный момент: приход мог меняться. Например, эта церковь была построена в 1830 году, до этого крестить и жениться ходили в другую соседскую деревню. Данную информацию тоже следует учитывать, и в зависимости от временного периода делать запрос в архив по нужному церковному приходу.

Образец: запрос в архив

Директору КОГКУ «ГАКО»

Адрес и контакты архива

От ФИО заявителя

Паспортные данные
(серия, номер, кем и когда выдан)

Почтовый адрес с индексом
(некоторые справки и копии
архив может присылать
в бумажном варианте)

Контактный телефон заявителя

Email.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Первый вариант запроса в архив, с указанием точных архивных сведений:

Прошу предоставить электронные копии списка раскольников прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского уезда Вятской губернии 1904 г. о семьях по фамилии Коробейниковы, проживающих в населенном пункте Арсичи (Займища подле речки Раменку). (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43-66).
Поскольку полученные мною ранее копии это списка (ГАКО Ф. 263. Оп. 1. Д. 40. Л. 43) с информацией о моем предке Коробейникове Моисее Яковлевиче, а также имеющийся в этом же списке Коробейников Филипп Яковлевич (его брат), дают основание полагать, что в этой деревне проживали и другие родственники.

Второй вариант запроса в архив, без указания точных сведений:

Прошу проверить имеются ли в метрической книге
за 1859-1862 год прихода Крестовоздвиженской церкви с.Белозерье Орловского
уезда Вятской губернии запись о рождении Коробейникова Моисея Яковлевича в деревне
Арсичи (Займища подле речки Раменку). Прошу предоставить электронные копии
страниц с записью о рождении.

дата                                                          Фамилия и инициалы

Сроки исполнения запроса в архиве

• Ответ из архива придет через месяц после обращения.
• Отправлено бумажное письмо: следует прибавить еще несколько дней, которые оно было в пути.
• Спустя месяц при согласии архива на исполнение запроса, вам пришлют счет на предоплату. Некоторые архивы работают без предоплаты, а кто-то присылает бумажный вариант договора и акт выполненных работ (все зависит от внутренних положений архива).
• После оплаты аванса, нужно написать в архив (или выслать им подписанный договор), что вы оплатили (можно так же приложить копию чека).
• Через месяц придет письмо. Окончательный счет, если ответ положительный и документ найден. Или письмо о том, что ответ отрицательный, но предоплату не вернут. У некоторых архивов очередь расписана на 2 года вперед, так что поиски могут затянуться. Но архив обязательно проинформирует об этом.
• После окончательной оплаты счета вам пришлют запрашиваемый документ по электронной почте, либо бумажным письмом (в зависимости от способа, который вы укажете в запросе).

Почему документов нет в архиве, и что делать?

Причин
отрицательного ответа из архива может быть масса, рассмотрим основные.

Запрашиваемые документы отсутствуют

Документы одной области могут храниться в соседнем областном архиве (это связано с административно-территориальным делением, когда районы передавались или укрупнялись, а документы не всегда своевременно передавались на хранение).

Добросовестные работники архива посоветуют, куда написать. Я разыскивала документы о Лузском сельсовете Опаринского района, который сначала входил в состав Вологодской губернии, потом Архангельской, потом Северо-Двинской, потом Кировской области. Выяснилось, что некоторые документы по этому району попали в архив Костромской области, а часть хранится в архиве Великого Устюга.

Документы уничтожены или утеряны

Документы могли быть уничтожены во время войны, сгорели в пожаре, затопило архив, грибок покрыл страницы книги. Здесь ничего не поделаешь. Нужно искать другие источники информации. В этом поможет изучение форумов и описи фондов архива. Найдя дополнительные источники генеалогической информации, можно составить следующий запрос в архив.

Документы есть, но нужной информации нет

Возможно искались ошибочные сведения, и ваш предок родился в другой деревне, в другом году или имел другую фамилию при рождении.

Предки прибавляли себе годы, чтобы пойти учится или служить, меняли фамилию, чтобы скрыться от преследования и т.д. Может быть родители вашего прадеда отправились крестить младенца к родне в другую приходскую церковь. А может быть причина в их вероисповедании или национальности, поэтому в православных метриках их и вовсе не будет.

Жизненные ситуации очень разные. Именно этим и интересно составление родословной: можно почувствовать себя настоящим детективом, распутывая клубок жизни предков.

Мои предки Коробейниковы были старообрядцами, не делали записи в метрических книгах православной церкви. Поэтому найти запись о рождении прабабушки Фатиньи в 1906-1910 году я никак не смогу.

Дальнейшее изучение описи фондов показало, что есть список старообрядцев по приходу Крестовоздвиженской церкви села Белозерье за 1903-1904гг. Откуда можно узнать всех родственников по фамилии Коробейниковы.

При отрицательном ответе архива (записи или документы не найдены) нужно узнать в каких еще документах могут быть интересующие вас сведения. Изучайте тематические форумы, расспрашивайте родственников и других генеалогов и обязательно докопаетесь до истины.

Читайте истории о семье на канале Яндекс.Дзен

Сколько стоит запрос в архив

В зависимости от вида архива запросы могут быть бесплатными и платными. Расценки регулируются внутренними нормативными актами архива. Обычно на сайте организации есть прейскурант на все услуги.

Нужно ли подтверждать свое родство для запроса в архив?

Когда речь идет о государственных архивах, то подтверждения родства у вас не спросят.

Составить запрос в ведомственный архив можно аналогичным образом, но будьте готовы предоставить справки и документы подтверждающие ваши родственные связи с предком или родственником. Некоторые ведомства даже могут попросить нотариально заверенные копии.

Вам будут интересны другие мои статьи по генеалогии:

Составление родословной с помощью пенсионного дела умершего родственника.

Документы для составления родословной 20 века

Приемыши и принятые во двор в России в 19 веке

Полезные сайты по генеалогии

Версия для печати

Главная / Услуги / Образцы и формы для запросов или обращений

Образцы и формы для запросов или обращений

Выберите вид запроса или обращения:

Предварительный заказ документов для работы в читальном зале:

Форма заполнения письма в электронный адрес архива для предварительного заказа документов в читальный зал 

Запросы социально-правового характера:

Подтверждение трудового стажа, заработной платы

Подтверждение награждений государственными и ведомственными наградами, присвоение почетных званий

Подтверждение факта применения политических репрессий

Тематические запросы:

О подтверждении имущественных прав (исполняются архивным учреждениям в порядке оказания ПЛАТНЫХ УСЛУГ).

Генеалогические запросы (исполняются архивными учреждениями в порядке оказания ПЛАТНЫХ УСЛУГ).

К рассмотрению принимаются запросы и обращения, отвечающие следующим требованиям:

В запросе или обращении  в обязательном порядке должны быть указаны сведения о заявителе – фамилия, имя, отчество (ФИО), полный почтовый адрес с индексом, телефон.

Запрос или обращение должны быть понятными, не содержать нецензурных и других некорректных выражений.

Порядок исполнения запросов пользователей

5.8. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при нали­чии в запросе наименования юридического лица (для граждан – фамилии, имени и отчества), почтового и/или электронного адреса пользователя, указа­ния темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

Запрос пользователя рассматривается руководством архива или уполномо­ченным должностным лицом (лицами), направляется на исполнение в соот­ветствующие подразделения или непосредственно исполнителю и исполняет­ся по архивным документам и/или печатным изданиям, относящимся к пред­мету запроса.

Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных докумен­тов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведом­лением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая ре­комендация.

При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с ука­занием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивиро­ванный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном по­рядке.

Ответ на запрос пользователя дается на государственном языке Российской Федерации.

Архив осуществляет прием граждан в приемной или столе справок и ведет их учет по установленной форме. Руководство архива несет личную ответствен­ность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.

5.8.1. Тематический запрос государственного органа или органа местного са­моуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассмат­ривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

Исполнение тематического запроса организации или гражданина организует­ся в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежу­точных результатах работы. Вид информационного документа, подготавли­ваемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.

5.8.2. Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказа-
ния платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос мо-
жет исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в
отношении других лиц.

Информация пользователю представляется в форме родословного древа, ге­неалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, ар­хивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родствен­ные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

5.8.3. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвоз-
мездно.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руково­дства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязатель­ным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСА архива – не более 15 дней с момента его регистрации.

При исполнении повторного запроса социально-правового характера или со­ставлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее вы­данной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения до­полнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

Перечень документов, регламентирующих оказание платных услуг

    Если Вы хотите узнать, как сделать запрос в архив о родственниках или предках, то эта публикация, определенно, для Вас. Запросы населения делятся на три типа: социально-правовые (справки по трудовому стажу и т.д.), тематические (информация биографического характера о человеке) и генеалогические. Для первых двух видов предусмотрены отдельные материалы, а здесь мы подробно рассмотрим вопрос о том, как сделать запрос в архив о предках. Ссылка на бесплатное скачивание образцов нескольких форм находится в конце статьи, но перед отправкой рекомендуем ознакомиться с разъяснениями, чтобы повысить вероятность положительного ответа со сведениями о предках от государственного учреждения. Для тех читателей, кто хочет сэкономить время и нервы, предлагаем заказать генеалогический запрос в архив о родственниках в нашем бюро фамильных исследований. В рамках этой услуги, мы за символическую плату составим грамотный текст и сообщим точные координаты архивов, куда необходимо направить заявление. Далее читайте интересные нюансы взаимоотношений с сотрудниками читальных залов и отделов хранения документов, так как, в большинстве случаев, именно они работают с запросами о родственниках, которые приходят от граждан.

    Перед тем, как сделать запрос в архив о предках, обратите внимание на немаловажный психологический фактор при общении с представителями региональных организаций, куда должны передаваться документы возрастом более ста лет из органов ЗАГС. Основатели сайта livemem.ru проводили поиск родственников более чем в пятидесяти регионах страны и, учитывая эту статистику, выявлено, что большинство персонала государственных архивов является образованными и интеллигентными людьми. По словам сотрудников, не в их интересах затягивать процесс обработки архивных запросов, так как, чем скорее они помогут заявителю, тем быстрее приступят к непосредственным обязанностям. Стоит учесть и тот факт, что доходы от решения задач по запросам о родственниках (а это платная услуга) идут в казну, а не какому-либо конкретному исполнителю. Ввиду того, что ответы на запросы в архив о предках не относятся к основной деятельности работников, Ваша заявка может быть отклонена без объяснения причин отказа или с предоставлением формальной отписки. На некоторых интернет-ресурсах федеральных учреждений так и написано: “архив не обрабатывает запросы генеалогического характера о родственниках из-за сильной занятости специалистов”.

    С органами ЗАГС (записи актов гражданского состояния) дела обстоят иначе. Ответить на запрос в архив о родственниках они обязаны. Заявки кардинально различаются, кого-то интересует брак или его расторжение между старшими членами семьи, другие ищут свидетельство о рождении или смерти родственника. Законодательство периодически меняется, из-за чего точную процедуру исполнения запросов в архив о предках следует узнавать на момент обращения. В учреждении могут потребовать доказательство родства с личностью или свидетельство о ее смерти. Например, в ходе одного из исследований рода, сотрудник отдела хранения документов в органе ЗАГС уточнил, что допускается запрашивать сведения только об умерших, причем делать это без дополнительных разрешений могут лишь дети. Предполагается, что люди будут восстанавливать свидетельства лично либо через полномочных представителей. То есть, внук, при живых родителях, не получит положительный результат на запрос в архив о родственниках третьего поколения (дедушках или бабушках). Если отец или мать не могут заниматься поиском данных, то они должны оформить у нотариуса доверенность на имя исполнителя, которым может быть кто угодно. Однако, как уже сказано, актуальный алгоритм действий становится известен в конкретной ситуации в период ее возникновения и зависит от степени родства гражданина, посылающего запрос в архив о предках, с искомой персоной. В строгих правилах присутствует логика. Мало кто из читателей обрадуется тому факту, что некто чужой беспрепятственно “копается” в биографии и отношениях их родственников либо проводит изучение истории семьи, стараясь найти компромат в корыстных целях.

Как сделать запрос в архив о родственниках семьи

    После разъяснения базовой концепции подхода к общению с архивистами перейдем к сути темы публикации на генеалогическом сайте Livemem. Как сделать запрос в архив о родственниках так, чтобы его не проигнорировали и исполнили в кратчайшие сроки? Сначала определите, в какой городской архив или орган ЗАГС необходимо обратиться со своим заявлением о поиске предка. Выбор учреждения для отправки запроса о родственниках зависит от вида задачи (восстановление свидетельств или получение сведений) и даты события (рождение, бракосочетание или смерть). По нормативам, если с момента создания документа не прошло сто лет, то он должен храниться у территориальных органов ЗАГС. Но из практики деятельности нашего бюро фамильных исследований известно, что более “молодые” записи актов гражданского состояния встречаются и в хранилищах региональных архивов. То есть, когда интересуют семейные документы советского происхождения, то направлять запрос о родственниках следует отделу ЗАГС по месту события, а если они уже переданы в фонды федеральных архивов, то Вам об этом сообщат в ответном письме. Государственными службами ведется разработка централизованной электронной базы данных с соответствующей информацией о гражданах, поэтому, не исключено, что скоро появится возможность посылать запросы о предках в местные организации.

    Рассматривая случай с запросом поиска фактов о родственниках из метрических тетрадей церкви (предшественники книг с актами гражданского состояния, которые являлись официальным документом ~ до 1917 года), стоит обратить внимание на то, что поступать необходимо наоборот. Первоначально, запрашивайте сведения о предках у федеральных архивов в зависимости от региона, где произошло событие, а если записи не были переданы им на хранение, то заявителя перенаправят к органам ЗАГС. Отметим запутанную неразбериху с районами, где в рамках административно-территориального деления иногда менялись границы. Встречаются неоднозначные ситуации, когда деревня (село, город) и приход ее церкви, например, в 1850 году относилась к одной губернии, а в 1851 – уже к другой. Значит, и церковные метрические книги с семейной историей предков по данному населенному пункту могут находиться у двух региональных архивов. Есть вероятность, что гражданину об этом не сообщат, а на запрос ответят классической отпиской “не обнаружено”. При сомнениях на тему тщательности обработки запроса в архив о родственниках – продублируйте письмо в учреждения соседних городов, куда могли быть отправлены книги с записями обрядов предков по спорным территориям.

    Теперь объясним непосредственно саму процедуру оформления архивной заявки на поиск сведений о предках с написанием правильного текстового сопровождения. Рассмотрим ситуацию на примере генеалогического запроса в государственный архив, так как в случае с органами ЗАГС – действия достаточно схожи, а подготовленные нами формы по ссылке для бесплатного скачивания в конце публикации не нуждаются в дополнительном разъяснении. Запрос в архив о родственниках можно условно разделить на три блока (как в образце на первой фотографии): куда отправляется обращение, его суть и кем направлено. Сразу скажем, что все части обязательны к заполнению, если хотя бы одна будет пропущена, то с вероятностью 99% Ваше заявление будет отклонено. Перед тем, как сделать запрос в архив о предках, зайдите на сайт учреждения или уточните по телефону, занимаются ли сотрудники их исполнением в принципе. И если работа с обращениями граждан на тему поиска данных о родственниках ведется, узнайте, каким способом архиву будет удобнее принять заявление – по электронной почте или традиционным письмом. Когда запросы обрабатываются только на физическом носителе (в письменном виде), не лишним будет укомплектовать посылку вторым конвертом. Увы, по рассказам архивистов, иногда именно из-за отсутствия собственных средств пересылки, запросы о родственниках могут быть проигнорированы (чем меньше архив, тем скромнее бюджет на общение о предках семьи).

    Что касается содержания документа, то необходимо знать следующие нюансы. Архив, куда посылается запрос о предках семьи, и отправитель располагаются в визуально едином пространстве – в левом верхнем углу. При этом, заявка должна направляться на имя директора. Точное наименование и актуального руководителя Вы найдете на сайте учреждения. Выглядит эта часть запроса сведений о родственниках примерно так: “Директору государственного архива такого-то субъекта Российской Федерации (области, республики, края и т.д.), его фамилия, имя, отчество (с новой строки)”. Далее укажите в бланке Ф.И.О. заявителя, его адрес фактического проживания (где Вы сможете получать корреспонденцию), а также контактные данные (номер телефона или электронную почту, а лучше оба варианта). Анонимные запросы в архив о родственниках семьи и обращения без указания средств обратной связи по понятным причинам к исполнению сотрудниками не принимаются.

    Как составить текст заявления, чтобы повысить шансы на положительный результат? Считаем нужным опровергнуть распространенный миф, который гласит: “чем подробнее изложить суть запроса в архив о предках, тем выше вероятность получить ответ со сведениями родственников”. Такой подход актуален при взаимодействии с частными генеалогами или профильными организациями наподобие нашего бюро фамильных исследований “Хранители семейных тайн”. Но с государственными учреждениями все должно происходить абсолютно наоборот. Чем четче и лаконичнее сформулирована задача, тем больше шансов добиться от архива решения поставленного вопроса и рассмотрения запроса о родственниках в небольшие сроки. Не стоит писать сочинение об уважении к предкам, укажите лишь точные факты: место с датой рождения, населенный пункт, имя родственника, степень родства, а также тип записи. Можно написать примерные данные, но это увеличит стоимость и время исполнения генеалогического запроса в архив о предках, а в некоторых случаях сделает поиск информации о родственниках невозможным. В конце архивного запроса отметьте, что интерес связан с восстановлением родословной, и Вы обязуетесь оплатить работу. Постарайтесь уместить суть в 3-4 строки.

    Грамотное обращение в архив с запросом о восстановлении истории предков выглядит примерно так: “Прошу найти в метрической книге запись о рождении (или смерти) моего прадедушки такого-то (его фамилия, имя, отчество) за X год в деревне (селе, городе) N. При отсутствии метрик, буду признателен, если сообщите о сохранности ревизских сказок, исповедных ведомостей и других генеалогических источников за указанный период. При успешном поиске родственника, хотелось бы оформить архивную справку (сделать выписку, ксерокопирование или фотографию страницы). Готов оплатить услуги.” Когда интересует обряд бракосочетания предков, то просто замените фразу о рождении на соответствующий текст о браке. Сотрудниками архивов не приветствуются расплывчатые формулировки и масштабные запросы о родственниках в виде “проведите генеалогическое исследование рода” либо “хочу узнать родословную своей фамилии”. Решение таких задач довольно затруднено, и архив вряд ли за них возьмется, так как генеалогия семьи – не профильное направление его деятельности. В неформальных беседах архивисты отмечают, что вежливое и культурное общение дополнительно мотивирует на качественное выполнение работы, что, в принципе, вполне закономерно. На отдельных сайтах учреждений в разделе с правилами обработки заявлений пишут: “не рассматриваются запросы в архив о родственниках, содержащие нецензурные выражения”. Страшно представить, с каким населением приходится иметь дело. Не теряйте лицо, не порочьте память о предках и ведите себя достойно!

    Внизу бланка поставьте дату и распишитесь. То есть, Вам необходимо распечатать документ, подписать и отсканировать его (если речь о пересылке по электронной почте). Обращаем внимание читателей на то, что нет никакого смысла дублировать отправку запроса в архив о родственниках, так как новое обращение встанет в конец очереди и создаст лишнюю нагрузку на сотрудников. Лучше, направьте в учреждение вопрос: “прошу уточнить стадию исполнения моего запроса от даты Y, заявитель такой-то”. По поводу сроков выделим тот факт, что выполнение работы архивом может занять как считанные дни, так и несколько месяцев. В интернете известны подтвержденные случаи, когда ответа приходилось ждать и 10 месяцев. Однако, справедливости ради отметим, что на архивные запросы о предках, подготовленные специалистами livemem.ru, результат, обычно, приходит в течение 1-2 недель, что еще раз подтверждает важность правильного оформления и четкой постановки задачи. Учитывая все наши советы при подготовке заявления, Вы сможете сделать корректный запрос в архив о родственниках и получить сведения о членах семьи. Кстати, рекомендуем заказать в нашем генеалогическом бюро подробный план проведения исследования, который ощутимо облегчит реализацию поиска предков, а также повысит эффективность затраченного времени и вложенных средств на восстановление родословной.

    скачать типовые запросы о предках в архивы и органы ЗАГС (185 Kb; формат: docx).

Автор: Андреев Максим Александрович

    Если у Вас есть дополнения – сообщите об этом в комментарии, сделаем полезный ресурс вместе!

    Мы будем признательны, если Вы поделитесь ссылкой на данную публикацию со своими друзьями.

    Все права защищены, копирование текста допустимо только с размещением ссылки на livemem.ru

Запрос в архив – очень актуальный способ поиска предков, учитывая, что ещё не все архивы открыли свои двери из-за эпидемиологической обстановки.

Куда писать?

Первое: определяемся с архивом. Есть населенные пункты, которые передавали из уезда в уезд, из губернии в губернию. Поэтому документы могут оказаться и в соседнем областном архиве, а не только по нынешнему административно-территориальному делению.

Если есть онлайн описи, то обязательно их изучите. Это поможет сэкономить время. Ведь архив должен ответить в течение месяца, а если вы “не угадали”, то месяц прождете зря.

У разных архивов есть свои требования к обращениям. Многое зависит от профиля архива и хранящихся документов (вышел срок секретности или нет, персональные данные и т.д.).

Где-то принимают только бумажные письма с собственноручной подписью. Какие-то #архивы трепетно относятся к вашим паспортным данным и почтовому адресу и без этих сведений даже не зарегистрируют запрос.

Процесс обращения в зарубежные архивы может сильно отличаться от российских. Поэтому прежде чем отправлять запрос, зайдите на сайт архива и на форум ВГД в раздел, посвященный этому архиву. И изучите требования к запросам и опыт других заявителей.

Что писать?

Самое сложное для начинающего исследователя: что писать в запросе? Нужны ли подробности? Как сформулировать, чтобы получить точный ответ?

Главное, на мой взгляд, внятно изложить “что вы хотите узнать?” Должны быть строгие временные рамки, точное место события, ФИО запрашиваемого человека.

Например, “Прошу проверить метрические книги за 1903-1905 годы о рождении Степана Григорьевича Гришина в приходе села Медведь Новгородского уезда”.

В зависимости от вида архива может потребоваться подтвердить ваше родство. В этом случае сразу пишите, что запрос про бабушку или папу. Понятно, что когда вы хотите получить ревизские сказки, писать про пра(5)дедушку нет необходимости, достаточно указать фамилию предков.

Если нет описей онлайн, то спросите у архива, за какие годы посемейные списки, исповедные росписи и переписи есть по вашему населенному пункту.

Точность данных

“А как быть если я не знаю точно, где жил прадед, да и год его рождения не знаю. А имя и вовсе взял из отчества деда (сына прадеда)”.

Если у вас всё “не слишком точно”, то значит вы еще не завершили первый этап поисков – сбор данных. Подробно в статье можно прочитать.

Архив может взяться искать и не по точным данным, но стоимость запроса будет выше и высока вероятность ошибки. Причем если с годами еще можно угадывать, то без точного названия населенного пункта – поиск через запрос практически невозможен.

Например, я не знаю точный год смерти в Златоусте Ивана Андреевича Новожилова. Умер примерно в 1910-е годы, но в Златоусте 5 церквей на тот период, плюс сельские неподалеку. Ну и проверили мне 3 года, ничего не нашли, а за поиск заплатила. Буду запрашивать следующий период…

Как обратиться в начале письма?

В основном никак. Шапка, потом сразу текст. Строго и по делу. Вы же не письмо родственникам пишете. К чему эти “Дорогой и многоуважамый”?

Шапка

Кому: директору такого-то архива (организации), контакты организации. Контакты больше для себя, чтобы потом вспомнить, куда отправляли запрос.

Вы же сохраняете себе копию на компьютере всех ваших отправленных запросов? Их желательно пронумеровать, подписать, чтобы потом быстро найти.

От кого: ФИО заявителя, паспортные данные (чаще всего они нужны), контактный телефон (вам может перезвонить исполнитель), электронная почта (ту, которую вы регулярно проверяете, чтобы не пропустить ответ архива), почтовый адрес с индексом.

Затем текст заявления. Внизу заявления дата, подпись и инициалы заявителя.

Ответ от архива

“Прошу изготовить электронные копии листов метрической книги, где указана нужная запись”. Обязательно указывайте в запросе, что вам нужно: архивная справка или копии документов (бумажные или электронные). Цели запросов бывают разными, поэтому ориентируйтесь по своей ситуации.

Ответить вам должны в течение месяца. Если через 30 дней после отправки письма ответа нет, смело звоните в архив. Может быть письмо не дошло? Если запрос зарегистрирован, но забыли ответить или еще исполняют запрос, в любом случае вам должны дать ответ.

Но например, РГАСПИ и ГАРФ на мои первые запросы ответили через несколько месяцев. Запросы совпали с весенним карантином, так что может причина в этом.

Еще примеры запросов и ответов из архива читайте в статье.

Большую часть своей родословной я составила именно с помощью запросов в архивы. Задавайте вопросы в комментариях и делитесь своими впечатлениями от архивов: как быстро отвечали, нашли ли сведения? Ваш опыт будет полезен тем, кому еще предстоит обращение в архив.

Некрополистика: где найти могилы предков

Два подхода к составлению родословной

Вам посылка: ответы из архива декабрь 2020

Хотите узнать историю своей семьи, но не знаете с чего начать? Консультация по составлению вашей родословной. Подробности: https://yulianovozhilova.ru/consult/

Мой ютуб канал

#юлия новожилова #генеалогия #блоги увлеченных людей