Как составить затраты на поездку

Была ли эта статья полезной?

Классификация автопарка предприятия и транспортных расходов

Формирование детального плана транспортных расходов по видам перевозок и техники исходя из оптимальных маршрутов, времени движения, продолжительности технологических простоев, утвержденных норм расхода топлива и расценок для оплаты труда

Корректировка разработанного плана по фактическим перевозкам и сравнительный анализ фактических затрат на эксплуатацию автомобильной техники и скорректированных на факт плановых транспортных расходов

Зачем планировать и контролировать транспортные расходы?

Практически на каждом крупном и среднем производственном предприятии есть парк автомашин, посредством которых осуществляется доставка сырья, материалов, готовой продукции, а также перевозка персонала. Доля затрат на эксплуатацию транспорта в общих расходах организации в большинстве случаев достаточно велика, а рост цен на ГСМ еще и постоянно увеличивает ее. Чтобы снизить расходы на ГСМ, оптимизировать затраты на запасные части и оплату труда водителей, необходимо корректно и детально планировать транспортные расходы и контролировать выполнение такого плана в разрезе «план-факт».

Отметим, что часто транспортные расходы по доставке материалов превышают стоимость самих материалов. Но при этом расход материалов всегда планируется и контролируется как бухгалтерией, так и планово-экономическим отделом, и это несмотря на большой объем необходимых расчетов. В то же время на многих предприятиях транспортные расходы должным образом не планируются и не контролируются, а если и планируется, то формально.

Как на большинстве предприятий планируют транспортные расходы?

Часто транспортные расходы планируют от достигнутого уровня прошлого месяца, а процент планируемой динамики их изменения совпадает с процентом роста или снижения планового выпуска продукции относительно факта (табл. 1). Аналогично осуществляется и контроль. Однако достичь эффекта от планирования расходов на эксплуатацию техники и содержания автопарка в этом случае очень сложно или даже практически невозможно.

Итак, упрощенный метод планирования транспортных расходов не учитывает:

• колебания цен на ГСМ в плановом и отчетном периоде;
• заданное изменение маршрутов движения автотранспорта при доставке сырья, материалов и готовой продукции;
• необходимую оптимизацию загрузки автомобильной техники;
• изменение часовых тарифных ставок, окладов или фиксированной оплаты за совершенные рейсы, связанное с инфляционными процессами или условиями труда;
• изношенность автомобильной техники и возможное изменение расходов на ремонт;
• запланированные колебания размера  накладных расходов автопарка.

В конечном итоге подобное планирование транспортных расходов ведет к тому, что плановая прибыль и рентабельность предприятия рассчитываются некорректно. А значит, руководитель, фактически не зная ожидаемого размера плановой прибыли, не может принять правильное управленческое решение. Не может быть достигнута и цель планирования (контроль над расходами). А значит, детальное и корректное планирование транспортных расходов так же необходимо, как и планирование выпуска готовой продукции, расхода сырья и материалов.

Кроме того, при упрощенном планировании мало внимания уделяется затратам на эксплуатацию машин и механизмов, входящим в состав общецеховых и общезаводских расходов, в частности на легковой и спецтранспорт. Бесконтрольный рост этой части расходов может значительно усугубить динамику роста постоянных затрат предприятия. А при более чем существенном росте цен на автомобильное топливо эта часть расходов при отсутствии планирования и контроля может негативно сказаться на общих финансовых результатах деятельности предприятия.

При этом всем знакомо стремление ИТР и служащих предприятий при поездках всегда пользоваться только служебным транспортом. Кроме того, на предприятиях эксплуатируются мусоровозы, поливомойки, служебные автобусы для доставки работников до/от места работы, «Газели» для перевозки канцелярских и хозяйственных товаров и т. д. Поэтому планировать и контролировать расходы на эксплуатацию всего автопарка предприятия просто необходимо.

С чего начать, если поставлена задача сформировать план расходов на эксплуатацию автомобильной техники?

Прежде всего нужно классифицировать состав автопарка предприятия по назначению (рис. 1). Необходимость классификации связана с тем, что каждая группа автомобилей может иметь определенный режим работы и особенности эксплуатации, которые во многом определяют методику расчета затрат на содержание данных автомобилей.

Так, например автобетоносмесители могут работать в пределах городской черты или осуществлять перевозки на не отдаленные от производства расстояния. Это связано с вероятностью потери качества бетона при длительной перевозке.

Самосвалы и бортовые автомобили предприятия могут перевозить грузы как в пределах городской черты, так и за город. А это является немаловажным фактором, определяющим размер затрат на содержание и эксплуатацию автомобилей. Так, при установлении норм расхода ГСМ для автомобилей, работающих по городу, учитывается городская надбавка.

Скоростной режим автомобилей в городе и за городом также разный. Кроме того, при осуществлении междугородних перевозок на предприятиях часто устанавливается оплата за рейс, в то время как при поездках в черте города оплата почасовая.

Может кардинально отличаться и время погрузки-разгрузки бортовых машин, самосвалов и других спецавтомобилей.

К сведению

Согласно классификации автомобилей для планирования расходов рекомендуем создать несколько таблиц Excel и внести в них данные по автомобилям с аналогичными режимами работы и системой оплаты труда. Это упростит процесс расчетов.

Далее по назначению классифицируем и транспортные расходы.

К транспортным расходам предприятия можно отнести не только затраты на содержание и эксплуатацию собственного автотранспорта, но и деньги, перечисленные сторонним организациям за оказанные транспортные услуги.

Чтобы определить рентабельность оказания услуг по доставке готовой продукции клиентам или предоставления прочих услуг, оказываемых предприятием посредством собственных транспортных средств, необходимо в общих транспортных расходах выделять и затраты на оказание услуг «на сторону» (рис. 2).

Теперь определим, какова же структура расходов на эксплуатацию собственного автотранспорта (рис. 3).

Планирование транспортных расходов

Рассмотрим последовательность планирования транспортных расходов на примере предприятия по производству бетона.

В первую очередь классифицируем состав автопарка предприятия.

Грузовые автомобили:

Самосвал с прицепом — спецтехника, 5 ед. Междугородние рейсы (перевозка отсева и щебня).

Автобетоносмеситель — специальный автомобиль с миксером, 4 ед. Работа по городу. Доставка бетона заказчикам.

Цементовоз — специальный автомобиль с прицепом-бочкой, 1 ед. + дополнительный прицеп-бочка. Междугородние рейсы.

Легковой автотранспорт:

«Волга» — 1 ед. Работа по городу.

«Тойота» — 1 ед. Работа по городу.

«Газель» — 1 ед. Работа по городу и за город.

Теперь перейдем непосредственно к планированию транспортных расходов.

Транспортные расходы напрямую связаны с планом производства. План производства — источником информации о том, сколько и какой продукции будет произведено в планируемый период.

Если договорами предусмотрена доставка продукции до покупателей транспортом производителя, то на основании плана производства можно сформировать план расходов на доставку продукции покупателям.

Кроме того, исходя из плана производства определяется количество сырья, необходимого для выполнения плана и которое посредством транспортных средств должно быть доставлено на предприятие. Исключение — затраты на содержание легкового транспорта и техники, эксплуатирующейся на работах, напрямую не связанных с производством и реализацией продукции.

Итак, при планировании транспортных расходов необходимо помнить о том, что:

• планирование производства продукции в большинстве своем строится на договорах с заказчиками этой продукции. Потребность клиентов в продукции предприятия на планируемый период подтверждается заявкой (заказом), оформленной в виде документа, или, в крайнем случае, устной договоренностью.

Безусловно, в планируемый период могут появиться разовые заявки, могут быть заключены новые договоры с клиентами. Но это не значит, что их вероятное появление нужно учитывать при планировании. Скорее это внеплановые заказы, а значит, и выпуск продукции по данным заказам будет сверхплановым;

• в договорах с клиентами или в дополнительных соглашениях оговариваются адреса объектов, куда должна доставляться продукция предприятия. То есть изначально мы можем определить оптимальный маршрут движения автомобилей, доставляющих продукцию заказчику.

Чаще всего для определения планового пробега до объекта используются данные анализа путевых листов (или данные навигации) за предыдущие периоды.

При планировании пробега автомобиля рациональнее всего использовать минимальные показатели, хотя нужно учитывать и время доставки груза. Например, если ехать через центр города по самому короткому пути, можно попасть в пробку, и время доставки необоснованно увеличится;

Обратите внимание!

Выбранный маршрут должен быть проработан логистами с учетом не только краткости расстояния и продолжительности рейса, но и:

• загруженности дорог, в том силе по времени суток;

• состояния дорог и перспективы проведения ремонтных работ;

• ограничений по скоростному режиму и весу, в том числе нагрузки на оси автомобиля.

• если объект новый и расстояние до него неизвестно, в качестве ориентира при планировании можно взять величину пробега до ближайшего к нему места, куда или откуда доставлялась продукция предприятия. Также первоначальную информацию о расстоянии до точки разгрузки (погрузки) можно взять из интернет-ресурсов. Далее плановый пробег корректируют исходя из фактических данных путевых листов (навигации) по оптимальным показателям времени и километража.

Обратите внимание!

Если автомобиль имеет дополнительное оборудование, на которое нормами предусматривается дополнительный расход дизтоплива, не зависящий от пробега автомобиля, необходимо планировать и время работы подобного оборудования (автономный двигатель миксера автобетоносмесителя, насосы у илососов и т. д.).

Теперь выясним, какие данные нужны нам для расчета плановых транспортных расходов, и займемся самими расчетами.

Для расчета плановых транспортных расходов в разрезе каждой единицы автопарка необходима следующая информация:

• план производства;
• план-график отгрузок и рейсов;
• оптимальное расстояние до объекта и обратно;
• оптимальное время рейсов;
• утвержденные нормы расхода ГСМ;
• нормы времени на погрузку, разгрузку и маневрирование;
• расценки оплаты труда;
• плановые расходы на запчасти и ремонт.

Сегодня разбираем сложную и наболевшую тему – бюджет путешествия. Когда мы готовились к кругосветке, у нас был целый ворох вопросов. Где искать дешевые авиабилеты? Сколько денег закладывать на еду? Во сколько обойдутся визы? Ночлег? Страховка? Прививки? Как подешевле сходить в музеи?

Потихоньку мы нашли ответы и набросали бюджет путешествия. Но в самой кругосветке выяснилось, что многое мы не учли. Когда едешь в отпуск, расходы вроде трансфера, стирки, сувениров, косметики и разной мелочи кажутся незначительными. Но в большом путешествии они набираются на приличную сумму и уводят фактическую цифру расходов далеко от той, которую планировали.

В этой статье мы перечислим все значимые траты, которые могут застать вас в большом путешествии и расскажем, как их оценить. А в конце разберем как правильно пользоваться бюджетом и с его помощью контролировать расходы.

Инструкция подойдет при наличии хотя бы примерного маршрута путешествия. Тем, кто выходит из дома без понятия, когда вернется обратно, советуем закладывать определенный лимит средств на день. В идеале – от 50 до 100 $ на человека. Также отложите некоторую сумму на экстренное возвращение домой – 500 $ на человека, обычно, хватает.

А если у вас уже есть маршрут, давайте попробуем составить для него бюджет.

Шаг 1. Билеты

Скорее всего, вы будете передвигаться тремя способами: на самолетах, автобусах и поездах. Цены удобно мониторить с помощью сервиса Rome2Rio. Механика проста: последовательно вбиваете пункты назначения, после чего сайт предлагает варианты перемещения между ними, указывает цены и название перевозчика. Выбираете из них оптимальный и вносите стоимость в бюджет.

Авиабилеты. Цены постоянно меняются, поэтому рекомендуем выкупить дорогие направления заранее. На остальные не забудьте заложить 15% сверху на изменение цены. Впрочем, измениться она может и в меньшую сторону, если вы будете постоянно мониторить распродажи.

Поезда. Проверяйте цены на сайте перевозчика и учитывайте следующие моменты:

• В Европе и США поезд – самый дорогой вид транспорта. Намного дешевле перемещаться на автобусах или лоукостерах;
• В Китае, напротив, развитая железнодорожная сеть и приятные цены. На сайт местного перевозчика ничего непонятно, поэтому мы приобретали билеты на месте в кассах вокзала. На короткие дистанции билеты всегда в наличии, на длинные советуем покупать заранее;
• Аналогичная ситуация с поездами в Марокко. Железные дороги похожи на наши. А поскольку страна небольшая и расстояния короткие, билеты есть практически всегда;
• Билеты на поезда по Индии рекомендуем брать заранее на этом сайте. Страна густонаселенная и места разлетаются как пирожки.

Автобусы. Пожалуй, самый дешевый способ передвижения, если не считать автостопа. Особенно если вы отхватили билеты по акции. Ищите недорогие билеты у Busfor, Megabus, Ecolines, FlixBus и National Express.

Автостоп. Если планируете использовать его в поездке, не поленитесь промониторить альтернативные способы передвижения и заложить их стоимость в бюджет. Автостоп непредсказуем, а лишние расходы расстраивают.

Автомобиль. Путешествовать можно как на своей машине, так и на арендованной. В первом случае узнайте только цены на бензин в странах по маршруту, рассчитайте примерный расход топлива и заложите нужную сумму в бюджет. Естественно, с запасом. Во втором промониторьте и цены на аренду автомобилей.

Также не забудьте, что при путешествии на собственном авто понадобится международный страховой полис – Зеленая карта. Оформите его заранее в вашей страховой компании.  Стоимость в месяц начинается от 4 500 рублей.

Полезные статьи по теме:

Как искать дешевые авиабилеты?

Как дёшево уехать в Европу?

Шаг 2. Визы

Составьте список необходимых виз. Зайдите на сайт нужного консульства, найдите перечень цен и выпишите их в отдельный список. Не забудьте добавить расходы на фотографии и подготовку документов – возможно, потребуется перевести некоторые из них на английский язык.

Если вы живете не в Москве и не в Петербурге, скорее всего, за визами придется ехать в другой город. Заложите в бюджет расходы на поездку туда-обратно на подачу документов и на получение паспортов. Последнее можно заменить курьерской доставкой в ваш город. Обычно, её предлагает каждый визовый центр.

Личное присутствие понадобится при оформлении шенгенской, британской, китайской, американской и канадской виз.

Визы Австралии, Индии и Сингапура оформляются онлайн.

Шаг 3. Ночлег

Здесь многое зависит от вас и того, на что вы рассчитываете. Начнем с бесплатного ночлега.

Каучсерфинг. Планируете ли вы время от времени использовать сервисы гостеприимства? Если да, то сколько времени готовы выделить на поиск хоста? Например, в больших городах на отправку запросов мы тратили не менее часа в день. По опыту, при такой активности, можно рассчитывать гостить у местных 10-12 дней в месяц.

Палатка. Очень удобна в путешествиях по южным странам. Можно не думать о ночлеге, ибо он всегда с собой. Однако есть проблема – отсутствие душа и удобств. Поэтому, время от времени, бюджет на ночлег должен быть предусмотрен.

Ну и, наконец, платное размещение — хостелы, отели, гестхаусы.  Койка в хостеле или самая дешевая комната в гестхаусе, в среднем по миру, будет стоить 15 $. Комната поприличнее в районе 30 $. Номера в крупных сетевых отелях начинаются от 50 $ в странах Азии и от 100 $ в развитых странах. Если путешествуете вдвоем, советуем снимать комнату. За редкими исключениями, за две койки в хостеле возьмут такую же цену.

В целом, расчет такой:

• Если думаете использовать каучсерфинг и/или с собой есть палатка, планируйте бюджет из расчета, что половина ночей в месяц вы проведете в отеле. Почему так много? Вас могут не захостить. Могут быть проблемы с местом для установки палатки. Вам элементарно может захотеться поспать в нормальной кровати и воспользоваться удобствами. Лучше заложите бюджет по максимуму, а потом сэкономьте, чем наоборот;
• Нет палатки, но вы хотите активно использовать каучсерфинг – планируйте бюджет из расчета, что 2/3 ночей проведете в отеле;
• У вас нет ни палатки, ни желания останавливаться у местных – закладывайте бюджет на отель на все ночи.

Шаг 4. Питание

Опять-таки, отталкивайтесь от личных предпочтений. Сэкономить на еде нетрудно: можно питаться в дешевых забегаловках, покупать перекусы в супермаркетах и готовить обед самостоятельно. Однако для многих, знакомство с местной кухней – важная часть путешествия. И не везде оно бывает дешевым.

В среднем, исходя из того, что часть еды вы будете готовить сами, а в остальное время кушать в бюджетных ресторанах и кафе, советуем закладывать 20 $ на человека в день. Если рассчитываете питаться только в заведениях общественного питания – увеличьте бюджет в два раза. Ну а если гастрономические радости вас не прельщают, и вы готовы к спартанскому рациону – можно сократить затраты до 10 $ в день.

Отдельная тема – алкоголь. Непьющие существенно экономят на выпивке, но средний путешественник так или иначе знакомится с местными напитками. Таковые есть практически в каждой стране и, если есть намерение их попробовать, закладывайте будущие возлияния в бюджет. В зависимости от вашего «аппетита», от 10 до 30 % сверху к сумме расходов на питание будет достаточно.

Статья по теме: Как дешево питаться в путешествиях?

Шаг 5. Развлечения

Оцените платные развлечения в городах и странах, которые вы собираетесь посетить. У тематических парков, музеев, аквариумов, театров и прочих мест есть официальные сайты. Зайдите на них, узнайте цены и внесите конечную сумму в бюджет.

Учтите следующее: часто в музеях бывают дни или часы бесплатного посещения. Если подстроить визит под это время, можно неплохо сэкономить на досуге.

В Нью-Йорке и других американских городах есть понятие рекомендованной цены. Например, в Музее естественной истории вам предложат купить билет за 23 $. Вы можете заплатить больше и внести вклад в развитие музея, а можете меньше – хоть за доллар, никто слова не скажет. Мы так сделали и проблем не возникло.

Также, на почти все развлечения, есть скидки. Проводятся маркетинговые промо-акции. Если вы студент, оформите международное удостоверение ISIC. Ну и не забывайте про скидочные сайты вроде Групона и его местных аналогов.

В целом, развлечения – это та статья расходов, на которой можно хорошо сэкономить. Ведь в каждой стране найдется не один десяток достопримечательностей, доступных бесплатно.

Шаг 6. Прививки и страховка

Прививки. Делаются в городской поликлинике бесплатно. По ОМС ставят вакцину от столбняка, дифтерии, брюшного тифа, гепатита А и В, шингиллеза, полиомиелита, менингита и клещевого энцефалита. Более экзотические прививки уже за деньги.

Самая распространенная платная прививка для путешественников – от желтой лихорадки. Жители ЦФО могут сделать её в Москве, в поликлинике по адресу ул. Трубная, дом 19. В прошлом году она стоила 1 600 рублей. Международный прививочный сертификат прилагается.

Страховка. Оформляйте обязательно. Длительное путешествие – большая перегрузка для организма, а медицина для иностранцев платная и дорогая. Цены на страховые полисы мониторьте с помощью сервиса Черехапа. Он удобен тем, что в поиске можно указать нужные параметры страховки и сравнить цены на аналогичные продукты между собой.

Но хорошую страховку вы можете получить бесплатно. Рассказываем, как это сделать.

Если у вас есть карточка «Сбербанка» (а если нет – заведите), вы можете в любой момент перейти на программу «Сбербанк Премьер». Стоит она 2 500 рублей в месяц, но первые два ей можно пользоваться бесплатно.

В пакет услуг включена бесплатная туристическая страховка. Действует во всех странах, но только на первые три месяца поездки. Покрывает расходы на медицинскую помощь до 100 000 $.

По программе также выдают карточку Приорити Пасс, которая дает доступ в сеть залов ожидания в аэропортах по всему миру. В них можно принять душ, скоротать время перед полетом в удобных креслах, а главное – бесплатно перекусить горячим обедом.

Подробно почитать о программе «Сбербанк Премьер» можно здесь.

Полезные статьи по теме:

Сколько стоит сделать прививки перед кругосветкой?

Как сохранить здоровье в поездке?

Всё о медицинской страховке для путешествий

Шаг 7. Общественный транспорт

Закладывайте на проезд по максимуму. Прогулки через весь город хороши только в городах Европы. Во всем остальном мире удобнее ездить на транспорте. Исходя из опыта, советуем закладывать на эту статью расходов 3-4 $ на человека в день.

Не забудьте посчитать трансферы из аэропорта и обратно. В среднем по миру, он обходится в 10 $ на человека. Умножьте на количество ваших перемещений и занесите итоговую сумму в бюджет.

Шаг 8. Вещи в дорогу

Составьте список, какие вещи нужны вам в дорогу. Навскидку, в нём будет одежда, обувь, внешние аккумуляторы, лекарства для аптечки, рюкзаки и, при необходимости, палатка со спальниками.

Оцените все затраты, посчитайте итоговую сумму, добавьте к ней 20% и занесите в бюджет. В процессе покупок вы не раз вспомните, что нужно что-то ещё (подушки под голову, вакуумные пакеты, переходник и прочее). Эти 20% и покроют расходы на неожиданные приобретения.

Полезные статьи по теме:

Что взять в кругосветку? Список вещей для большого путешествия

Аптечка путешественника: какие лекарства взять с собой в дорогу?

Шаг 9. Прочие расходы

Самая сложная статья затрат, потому что мелкие расходы в поездке оценить сложно. Здесь и мобильная связь, и косметика, и стирка одежды, и комиссии за обмен валют. Исходя из собственного опыта, советуем закладывать не менее 100 $ на человека в месяц. Но конечная сумма сильно зависит от страны – где-то сумма будет больше, где-то меньше.

Шаг 10. Сувениры

Из путешествия хочется привезти сувенир на память, сделать подарки близким или купить для себя какую-нибудь качественную вещь. Главное – учесть будущие покупки в бюджете.

Здесь можно пойти двумя путями. Первый – сразу оцените что и в каких количествах вы планируете покупать и примерно посчитайте затраты. Второй – заложите определенную сумму на каждый город или страну.

Шаг 11. Раскидайте расходы по периодам

Вы легче сориентируетесь в бюджете, если разобьете расходы по периодам. Для начала, выделите отдельно затраты на подготовку к путешествию. Туда войдут и купленные заранее билеты.

Оставшиеся расходы раскидайте по неделям или месяцам, как будет удобно. В начале каждого периода смотрите на плановые цифры и старайтесь держать расходы в пределах обозначенных сумм.

Шаг 12. Фиксируйте затраты

В поездке фиксируйте все расходы. Записывайте их в заметки на телефоне или установите специальное приложение. В конце периода сверяйте план с фактом и анализируйте ошибки. Смотрите, где расходы можно сократить, а где, наоборот, чуть расслабиться.

В конце путешествия не забудьте подвести финансовые итоги. Они позволят понять, сколько денег вы тратите в поездках и строить следующий бюджет с учетом полученных данных.

P.S. Ещё больше лайфхаков и советов о самостоятельных путешествиях читайте в нашем телеграм-канале «Self Traveler».  Ссылка: http://t-do.ru/selftraveler/ 

(Visited 1 863 times, 1 visits today)