Заявка на оказание услуг – документ, который необходим тогда, когда заказчик планирует воспользоваться услугами предприятия-исполнителя (как частного, так и государственного сектора) в какой-то определенный период.
Заявка может носить как единовременный, так и регулярный характер, она может исходить как от физического лица, так и от какой-либо компании. Иногда заявка является самостоятельным документом, но нередко служит и приложением к какому-либо договору, который регулирует условия и сроки ее подачи.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк заявки на оказание услуг .docСкачать образец заявки на оказание услуг .doc
На какие услуги можно формировать заявку
Заявка обычно составляется на те услуги и работы, которые требуют предварительной подготовки, каких-то специфических условий выполнения или крайне востребованы заказчиками, но при этом не относятся к срочным.
Довольно часто, например, заявки на оказание услуг применяются в различного рода обслуживающих или ремонтных организациях, на предприятиях, занимающихся изготовлением рекламной и полиграфической продукции, а также услугами по их размещению и т.д.
Порядок получения услуги по заявке
Получить услуги или работы через предоставление исполнителю заявки достаточно просто, учитывая, что сам формат документа подразумевает то, что клиент ознакомлен с методами работы, правилами предоставления услуг и прочими параметрами сделки.
- Сначала заказчику надо связаться с представителем компании, чтобы обговорить детали процесса. В числе прочего следует уточнить дату и место оказания услуг или выполнения работ, количество времени, которое потребуется для их осуществления, способ их реализации, число занятых сотрудников и т.д.
- Затем нужно выяснить, как именно лучше всего передать готовую заявку: приехав лично в организацию, по электронным средствам связи или по факсу и уже после этого можно приступать к оформлению документа.
- После составления и передачи заявки, сотрудник компании-исполнителя ее обработает и в случае возникновения вопросов свяжется с заказчиком для их разъяснения. Если все нормально, заявку нужно будет подтвердить, после чего можно спокойно ждать, пока все необходимые услуги или работы будут исполнены.
Тонкости документа
Заявка является документом, фиксирующим желание заказчика получить конкретный вид услуг в определенный период. При этом, если заявка составляется без договора, то она не устанавливает никаких взаимоотношений между сторонами.
Исключения составляют лишь те случаи, когда исполнитель, не подписавший заранее договоры или соглашения с заказчиком, несет затраты на предварительную подготовку к осуществлению услуг (закупку необходимого инвентаря, оборудования, предоплату рабочим и т.п.) – здесь клиенту необходимо выставлять требование о возмещении понесенных расходов.
Отдельное место занимает договор-заявка на транспортировку каких-либо грузов. Он является самостоятельным документом и имеет соответствующие последствия.
Основные моменты при составлении заявки
Сейчас не существует унифицированного бланка заявки на оказание услуг, так что компании или физические лица имеют возможность писать ее в произвольной форме, исходя из собственного видения данного документа, или заполнять шаблон, разработанный и утвержденный внутри фирмы-исполнителя.
Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно:
- Название той организации, которой она адресована и данные о заказчике, а также дата, номер и место составления документа.
- Далее при необходимости нужно внести информацию о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилию-имя-отчество и номер телефона.
- Затем в документе указывается наименование услуги, которую требуется выполнить, с подробной ее характеристикой: условия, количество, тип, стоимость и т.п. Если позиций несколько, эту часть бланка рекомендуется оформить в виде таблицы.
При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.
Формируя заявку, следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.
На что обратить внимание при оформлении
Оформление заявки, так же как и ее содержание, полностью отдается на усмотрение составителя: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе А4, А5 формата, напечатав на компьютере или в рукописном виде. Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись заказчика.
Заверять бланк печатью компании (если заказчиком является юридическое лицо) особой необходимости сейчас нет: с 2016 года организации и предприятия освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах фирмы).
Заявку допустимо составлять как в одном, так и в двух экземплярах. Если их два, то один отправляется исполнителю, второй остается у заказчика.
Заявка на оказание услуг – это официальная бумага, в соответствии с которой заказчик отдаёт распоряжение исполнителю, как, когда и в каком объёме необходимо выполнить услуги. Подавать документ необходимо заблаговременно, чтобы контрагент имел возможность тщательно подготовиться.
Файлы для скачивания:
Оказание услуг по заявке
В силу действующего на территории Российской Федерации принципа свободы договора контрагенты вольны заключать любые соглашения, прямо не противоречащие действующему законодательству. В данном случае речь пойдёт о договоре возмездного оказания услуг по заявке. Это означает, что заказчик предварительно частично оплачивает часть суммы, а в последующем получает право утвердить сроки и место оказания услуг. Такая возможность гарантируется соответствующим пунктом, прописанным в договоре.
Отдельной ситуацией направления заявки, которой следует уделить должное внимание, является заявка без предварительного заключения договора. Её можно назвать скорее заявкой на подписание соглашения, являющейся предложением о сотрудничестве. Если получателя устраивает предложение отправителя, представители встречаются и обсуждают конкретные условия.
Когда имеет место
Взаимодействие с контрагентом по заявке имеет место в тех случаях, когда для подготовки к выполнению работ необходим какой-то промежуток времени. Это может быть размещение рекламы по городу, подготовка проектной документации по объекту строительства, вывоз мусора и отходов с территории предприятия и так далее. Вторая сторона должна быть уведомлена заблаговременно, чтобы успеть подготовить необходимые ресурсы.
Юридическая сила
Стоит отметить, что сама по себе заявка не обладает никакой юридической силой, следовательно, не порождает у представителей сторон никаких прав и обязанностей. В случае, если исполнитель будет не согласен с требованиями заказчика, он имеет полное право отказаться от их выполнения. Однако всё вышесказанное актуально только в том случае, если заявка является самостоятельным документом, не являющимся приложением к договору. Если между сторонами уже было заключено гражданско-правовое соглашение, то в любом случае придётся исполнять взятые на себя обязательства.
Кто составляет заявку
Бремя по составлению заявки обычно возлагается на сотрудника предприятия, непосредственно ответственного за данное направление деятельности. Например, за вывоз мусора. Также доверить задачу можно юристу предприятия, если таковой имеется. В любом случае ответственный работник должен иметь общее представление о работе с официальными бумагами, обладать познаниями в сфере юриспруденции.
Как отправить
Способ отправки заявки по идее должен быть прописан в условиях заключённого между сторонами договора. Если этот пункт по каким-то причинам был пропущен, для контрагента открываются следующие способы:
- лично в руки представителю второй организации;
- посредством электронной почты;
- через обычную почту.
Отметим, что крайне важно заверить факт получения заявки контрагентом. Для этого используют уведомление о вручении, вручение под подпись.
Процедура
По факту выполнения услуг по заявке необходимо составить соответствующий подтверждающий документ – акт об оказании услуг. Именно эта официальная бумага подтвердит, что все обязательства по договору были исполнены надлежащим образом, а именно:
- исполнитель оказал услуги в полном объёме;
- заказчик оплатил услуги контрагента согласно условиям договора;
- стороны взаимных претензий не имеют.
Как правило, услуги по заявке оказываются на регулярной основе. Следовательно, составлять акт придётся после каждого эпизода.
Форма документа
Действующее законодательство не предусматривает какой-то конкретной формы для составления такой разновидности документов как заявки, не заставляет пользоваться общеобязательными унифицированными бланками. Все официальные бумаги из этой категории принято писать в свободной форме.
Необходимо учесть, что свободная форма документа также предъявляет к его содержанию определённые требования, а именно:
- соблюдение официально-делового стиля языка, нейтрального тона;
- указание реквизитов (номер, дата, место);
- указание ссылки на законодательство, а также на пункт договора;
- объяснение нюансов заказа;
- подпись уполномоченного лица организации;
- расшифровка автографа.
Заявка обычно пишется на стандартном листе бумаги формата А4. Текст можно исполнить как от руки с помощью синей или чёрной шариковой ручки, так и в машинописном виде при помощи компьютерных средств.
Объясняем, как правильно составить заявку
В первую очередь необходимо указать, кому и от кого направляется заявка. В шапке документа в дательном падеже прописываем ФИО руководителя компании-контрагента, её наименование. Здесь же в дательном падеже отмечаем те же сведения об отправителе.
Ниже по документу посредине листа бумаги пишем слово «заявка», присваиваем ей уникальный номер для документооборота и хранения, оставляем дату и место составления. Следующим шагом просим контрагента выполнить те или иные услуги, предусмотренные заключённым ранее договором, оставив на него ссылку, обозначаем временные рамки выполнения. Просим вторую сторону по факту оказания услуг составить соответствующий акт, предоставить один экземпляр заказчику для изучения и подписания.
Примерный образец
На этом моменте работа с заявкой подходит к концу. Передаём её любым удобным способом, если конкретный не прописан в условиях договора. Не забываем заверить официальную бумагу автографом уполномоченного лица предприятия. Полномочия могут подтверждаться уставом общества, оформленной от имени руководителя фирмы доверенностью. В противном случае заявка не будет иметь юридической силы.
Что касаемо количества экземпляров, то здесь всё уникально. Нет никакой практической необходимости составлять заявку в двух и более экземплярах, одного будет вполне достаточно.
Заявка на оказание услуг / выполнение работ
к Договору № 25-Д от 15 января 2021 г.
Заказчик: Общество с ограниченной ответственностью “Бета” в лице , действующего на основании , в соответствии с Договором № 25-Д от 15 января 2021 г. просит Исполнителя: Закрытое акционерное общество “Гамма” , оказать следующие услуги / выполнить работы:
|
№п. |
Наименование услуги/работы |
Сроки выполнения |
Стоимость услуг/работ |
Примечания |
|
1. |
Мытье окон 1 этажа офиса |
До 8 июля 2021 г. включительно |
10 000 руб. |
Материалы заказчика. Услуги считаются выполненными после проверки заказчиком |
|
2. |
… |
… |
… |
… |
Подписи Сторон:
|
Заказчик: |
Подрядчик: |
|
|
___________/__________ (подпись/Ф.И.О.) |
____________/__________ (подпись/Ф.И.О.) |
|
|
М.П. |
