Как составить заявление в официально деловом стиле

Зачем нужны заявления

Чтобы устроиться на работу или уволиться с неё, получить загранпаспорт и справку из налоговой, оформить развод и взять кредит, необходим официальный документ. Таким документом чаще всего становится заявление — простой способ письменно подтвердить своё намерение.

Форма некоторых заявлений унифицирована. Но большинство можно писать произвольно. Правда, и здесь есть определённые требования к оформлению — так сложилась традиция. Как раз о таких требованиях и пойдёт речь.

В какой форме подавать заявление

Заявление можно написать от руки или распечатать на листе А4. В некоторых случаях заявление нужно писать на специальном бланке. Например, при подаче документов на загранпаспорт либо на регистрацию ИП.

Даже если вы набираете заявление на компьютере, после распечатки обязательно поставьте собственноручную подпись. Без неё документ считается недействительным.

Общие правила оформления

Общие требования к письменным обращениям изложены в Федеральном законе № 59 «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Исходя из него, а также из общепринятой деловой практики, заявление состоит из пяти реквизитов:

1. Сведения об адресате и заявителе.
2. Наименование документа.
3. Формулировка просьбы или предложения.
4. Дата подачи.
5. Подпись.

Сведения об адресате и заявителе

В правом верхнем углу надо указать, кому это заявление предназначается и, собственно, от кого оно.

Информация об адресате

Так как заявление — это официальный документ, то и пишем мы его не просто человеку с улицы, а официальному лицу. Поэтому обязательно указываем:

1. Должность адресата.
2. Название организации.
3. Его имя, отчество и фамилию.

Имя и должность адресата нужно писать в дательном падеже (задаём себе вопрос «кому?»). Например, директору Петрову или ректору Ивановой.

Информация о заявителе

В сведениях о заявителе чаще всего достаточно просто указать свою фамилию и имя. Когда это необходимо, можете дополнить указанием должности или статуса. Эти данные указываем в родительном падеже (задаём себе вопрос «от кого?»).

Часто возникают споры о том, нужно ли ставить в строке о заявителе предлог «от». То есть как правильно: «Ивановой Марии» или «от Ивановой Марии»? Оба варианта допустимы.

Традиционной формой считается написание без предлога. Но попробуйте прочитать предложение целиком — ряд из имён и фамилий звучит довольно запутанно. С предлогом такой проблемы не возникает: сразу понятно, кому и от кого.

Наименование документа

Казалось бы, что сложного в том, чтобы просто написать «заявление». Однако и тут есть свои нюансы. Самый частый вопрос: с большой или маленькой буквы писать это слово? Здесь есть три допустимых варианта написания.

1. Со строчной буквы в начале строки и с точкой после слова

Традиционный способ оформления. В этом случае сведения об адресате и заявителе и наименование документа считаются одним предложением.

2. С прописной буквы без точки в конце

Когда вы пишете слово «заявление» в центре листа, оно становится заголовком всего документа. И к нему применяется то же правило, что и к остальным заголовкам: первая буква — прописная, а в конце нет точки.

3. Прописными буквами без точки в конце

Здесь применяется то же правило, что и в предыдущем пункте. По центру — заголовок документа, значит, точка в конце не нужна. Такой вариант написания обычно встречается, если текст набран на компьютере, а не написан от руки.

Формулировка просьбы, жалобы или предложения

Эта часть начинается с красной строки. Заявление вы пишете с конкретной целью и должны здесь объяснить, чего именно хотите от адресата. Опишите причину обращения, свою просьбу, аргументы.

Формулировка не ограничивается никакими правилами, но просторечия здесь будут смотреться неуместно.

Старайтесь придерживаться официально-делового стиля. Выражайте свои мысли просто и лаконично.

Чтобы обосновать справедливость своей просьбы, можно приложить к заявлению дополнительные документы и сослаться на них в этой части.

Дата подачи заявления

Обычно дата подачи указывается сразу после формулировки сути заявления и выравнивается по левому краю.

Также дату можно указать сразу после наименования документа.

Подпись

Подпись на заявлении всегда ставится вручную, даже если всё остальное вы оформили на компьютере. Она выравнивается по правому краю.

Образцы заявлений

От теории перейдём к практике и рассмотрим особенности подачи самых распространённых заявлений.

Заявление о приёме на работу

По закону писать заявление при устройстве на работу не обязательно. Но иногда вас могут попросить написать его для отчётности или сбора данных, чтобы на основе этого документа составить приказ о приёме на работу.

Адресатом может быть руководитель организации или начальник отдела кадров. В тексте заявления укажите предполагаемую должность и дату приёма на работу.

Дополнительно можно перечислить документы, которые вы подаёте вместе с заявлением: ИНН, трудовую книжку, свидетельство обязательного пенсионного страхования, диплом, документы воинского учёта.

Заявление на очередной оплачиваемый отпуск

Это просьба предоставить ежегодный оплачиваемый отпуск. Заявление надо писать в том случае, если в вашей организации не предусмотрен график отпусков или если в графике ваш отдых запланирован на неподходящее время.

Заявление на отпуск нужно подать за две недели до даты предполагаемого ухода.

Заявление на декретный отпуск

Это заявление пишут женщины перед уходом в отпуск по беременности и родам. В тексте обязательно указывается продолжительность отпуска, согласно срокам из больничного листа женской консультации. Последний, кстати, нужно приложить к заявлению.

Заявление на отпуск за свой счёт

В этом случае работник просит предоставить ему несколько дней отпуска без сохранения заработной платы. К заявлению могут прилагаться дополнительные документы, подтверждающие то, что административный отпуск действительно необходим.

Когда вы собираетесь взять несколько отгулов, например, по семейным обстоятельствам, вам также нужно написать заявление на отпуск без сохранения заработной платы. Второй вариант — написать заявление о предоставлении выходного дня в счёт оплачиваемого отпуска.

Заявление на увольнение

Сотрудник просит о расторжении трудового договора между ним и работодателем. В причинах вы можете указать, что это увольнение по собственному желанию, по соглашению сторон или по собственному желанию без отработки. О нюансах грамотного составления заявления на увольнение у Лайфхакера есть отдельная статья.

Заявление на академический отпуск

Академический отпуск предоставляют в исключительных случаях: по состоянию здоровья, сложным семейным обстоятельствам или другим причинам. Поэтому в заявлении нужно не только попросить предоставить отпуск, но и объяснить, зачем он вам.

Укажите факт наличия дополнительных документов. Например, справки из больницы.

Заявление о переводе на другой факультет

Когда студент переводится с одного факультета на другой, как правило, появляется академическая задолженность из-за расхождений в учебных программах. Поэтому, кроме просьбы о переводе, ваше заявление должно содержать обещание сдать все недостающие зачёты и экзамены.

Заявление в полицию

Если вы стали свидетелем или жертвой преступления, нужно немедленно сообщить об этом в полицию. И лучше не откладывать дело в долгий ящик: с течением времени разыскать виновника и доказать его вину становится сложнее.

Заявление в полицию можно подавать и в устной, и письменной форме.

Это значит, что самому писать заявление необязательно. Нужно просто отправиться в ближайшее отделение полиции и рассказать о происшествии дежурному сотруднику. Он составит протокол, который вам останется только подписать.

Но если по каким-то причинам вы не можете отправиться в отделение, составьте обращение самостоятельно. В этом случае нужно учесть следующие моменты.

1. В качестве адресата заявления укажите имя, отчество и фамилию руководителя подразделения полиции (по возможности напишите его должность и звание).
2. Анонимные заявления не принимаются к рассмотрению. Значит, вы должны не только указать своё имя, но и адрес проживания и контактный телефон.
3. В основной части нужно точно и максимально подробно описать детали случившегося: время, место, обстоятельства преступления (количество преступников, последовательность их действий). Если вдруг вы стали жертвой ограбления, опишите, что у вас украли, и укажите стоимость похищенного имущества.
4. В конце заявления укажите суть своих требований. Например, разыскать преступников и привлечь их к уголовной ответственности.

Решение по заявлению принимается в течение трёх суток. Но в исключительных случаях срок могут перенести на 10 или 30 дней. По истечении этого времени полиция либо возбуждает дело, либо выносит постановление об отказе. В последнем случае отказ можно обжаловать в прокуратуре.

Заявление представляет собой официальное обращение по какому-либо вопросу. Может подаваться в различные учреждения – от ИП и компаний до государственных структур. Повод для написания заявления также может быть различным – устройство на работу, просьба о возврате денежных средств и проч.

Адресатом заявления может быть продавец, работодатель или государственный орган. При подаче работодателю сотрудник может попросить о получении отпуска, об увольнении, возмещении ущерба. При подаче продавцу покупатель требует обмена или возврата средств и др. При подаче в госорганы гражданин вправе сообщить о своих просьбах и желаниях – например, об открытии ИП, о переходе на новую систему налогообложения и т.д.

Документ составляется в свободной письменной форме. Указываются данные автора и получателя, заголовок, суть и причины обращения с аргументацией, ставится дата и подпись. Для обоснования обращения к заявлению можно прикрепить дополнительные документы в качестве доказательства

Виды и варианты заявлений

• Заявление на развод.
• Заявление на алименты.
• Исковое заявление.
• Деловое письмо-заявление от одной компании другой.
• Заявление в компанию от физлица и проч.

Цели:

• отработать навыки составления заявления;
• познакомить с требованиями к написанию докладной записки, объяснительной записки;
• развивать творческую самостоятельность учащихся, умение работать индивидуально и в группах (парах);
• воспитывать бережное отношение к русскому языку.

Ход занятия

 (Работа начинается с 3-го слайда, на нём – термины-жанры официально-делового стиля: заявление, объявление, расписка, докладная, справка, автобиография. Какой теме будет посвящено занятие?)

Ответьте на вопрос темы занятия. Вы уверены в том, что умеете оформлять документы официально-делового стиля? Если нет, то к этому вопросу мы вернёмся в конце урока.

Необходимы ли вам знания в оформлении данных документов? Какие жанры документов официально-делового стиля вы знаете? С какими уже работали? Когда и где? Какие трудности испытывали в составлении бумаг стиля?

Каждому человеку в жизни приходится сталкиваться с деловыми бумагами. Вот почему их нужно уметь составлять грамотно и корректно. Сегодня вы должны выяснить, какие правила следует соблюдать при написании различных деловых бумаг и самостоятельно составить аналогичные деловые бумаги.

Презентация

(Постановка целей и задач.)

1. Официально-деловой стиль в современном языке

Актуализация имеющихся у учащихся знаний.

а) Необходимые термины и понятийные аппараты (словарь перед каждым учеником):

• Клише – выражение, механически воспроизводимое в типичных речевых контекстах; шаблонная фраза, выражение (во исполнение решения).
• Номенклатурные наименования – наименования, принятые в определённой области науки (история).
• Канцелярская лексика (канцеляризмы) – слова и выражения, употребление которых в литературном языке закреплено за одним стилем (ниже подписавшийся).
• Аббревиатура – слова, образованные слиянием элементов, входящих в сложное слово.
• Отглагольные существительные – существительные, образованные от глаголов (перечислить – перечисления).
• Отыменные предлоги – образованные от имени существительного (на основании).
• Сложные союзы – союзы, содержащие более чем один компонент в своей структуре.
• Устойчивые сочетания – сочетания слов, которые существуют в сознании в готовом виде.

б) Основная характеристика официально-делового стиля.

Вопросы: Что представляет собой официально-деловой стиль? Какие его основные черты?

Из книжных стилей официально-деловой стиль является наиболее консервативным, отличается устойчивостью и замкнутостью.

Наличие клише или речевых стандартов присуще официально-деловому стилю. Если для других стилей это не всегда хорошо, то для официально-делового стиля это считается нормативным. Большинство деловых документов имеет общепринятые формы изложения и расположения материала, и не случайно в деловой практике часто используются готовые бланки, которые предлагается заполнить. Даже конверты принято подписывать в определённом порядке.

Официально-деловой стиль – это стиль документов, международных договоров, государственных актов, юридических законов, инструкций, служебной переписки, деловых бумаг.

Основные черты официально-делового стиля:

• Сжатость, компактность изложения, экономное использование языковых средств.
• Стандартное расположение материала, использование клише.
• Широкое использование терминологии номенклатурных наименований, наличие канцелярской лексики, значительное количество аббревиатур.
• Частое употребление отглагольных существительных, отыменных предлогов, сложных союзов, а также различных устаревших сочетаний, служащих для связи частей предложения.
• Повествовательный характер изложения.
• Прямой порядок слов в предложении.
• Тенденции к использованию сложных предложений, отражение логических подчинений одних фактов другим.
• Практически полное отсутствие эмоциональных речевых средств.

  
В рамках официально-делового стиля выделяются две разновидности:
1) Официально-документальный – язык законодательных документов, связан с деятельностью государственных органов. Язык дипломатических актов.
2) Обиходно-деловой – переписка между учреждениями и организациями, частные деловые бумаги.

Язык законодательных документов включает в себя определённую лексику и фразеологию. Например: законодательство, конституция, прокурор, улики, вступить в силу, занять должность.

Другая разновидность официально-делового стиля – это обиходно-деловой стиль (деловые письма, коммерческая корреспонденция, частные деловые бумаги, справка, протокол, заявление, доверенность, расписка, автобиография).

в) Формулирование вывода:

• функция официально-делового стиля – информативная (предписывающая, констатирующая);
• основная форма реализации – письменная;
• типичный вид речи – монолог;
• жанры: устав, закон, приказ, распоряжение, инструкция, заявление, докладная записка, объяснительная записка, автобиография, анкета…

Интернациональные требования к документу (документ – деловая бумага, обладающая юридической силой).

Общие для разных языковых культур требования к документу:

• соблюдение норм официально-делового этикета;
• лаконичность и информативность содержания;
• объективность информации;
• структурированность изложения;
• стандартизация и унификация языковых и текстовых средств.

2. Заявление как официально-деловой документ

Вопросы:

1. Как раньше называлось заявление? (Прошение)
2. Что вам известно, как оформляется заявление.
3. Что такое заявление?
4. Какие ключевые слова используются при написании заявления?

Заявление – внутренний служебный документ.

Ключевое слово «прошу», но могут использоваться языковые формулы:

– Ставлю Вас в известность …
– Довожу до вашего сведения …
– Ввиду того, что …
– В связи  с тем, что …
– Прошу Вашего разрешения …
– Прошу дать ответ …
– Прошу оказать содействие …
  – Прошу принять меры …
– В случае неполучения ответа …

Этот документ предназначен для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или даже всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного документа – реализация или защита своих интересов.

3. Практическая работа 1

А) Написать заявление (самостоятельный выбор темы) (задание выполняется в тетради и на доске). Анализ выполненной работы (правильность, ошибки, недочёты.)

Б) Предлагаются образцы двух вариантов заявления. Какое заявление, первое или второе, правильно оформлено? (Оба варианта верны. Определитесь с выбором написания. Объяснение написания вариантов заявления.) (Приложение 1)

У кого из вас не было ошибок в предыдущей работе (задание А)?

Кто может сказать, что умеет оформлять заявление в соответствии с требованиями?

4. Варианты и требования к написанию заявления

Спорные вопросы:

1. Как правильно оформляется заявление в соответствии с требованиями по делопроизводству?
2. Где пишется слово «заявление»?
3. Какими буквами пишется слово «заявление»? Как правильно писать слово «заявление»: с заглавной или строчной буквы? Или полностью прописными, строчными?
4. Нужно ли ставить точку после слова «заявление»?

Итак, допустимы варианты:

тому-то от такого-то… Заявление
тому-то от такого-то… ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то от такого-то… заявление.
тому-то такого-то… Заявление
тому-то такого-то… ЗАЯВЛЕНИЕ
тому-то такого-то… заявление.

Допускается:

• писать слово полностью большими, прописными буквами, особенно если текст — печатный: ЗАЯВЛЕНИЕ. Точку тогда ставить не нужно, так как это название;
• писать прописной только первую букву слова (Заявление) — здесь точка также не ставится;
• писать полностью слово строчными и ставить после слова точку (заявление.) Такой вариант, хоть и допустим, но является малоупотребительным и считаетсяустаревшим. В этом случае — «шапка» документа и само слово «заявление» рассматривается как цельное предложение, поэтому точка в конце необходима.

— Как правильно писать: заявление кого (Полищука) или от кого (от Полищука)?

Допускается и написание кого, и написание от кого. То есть и Полищука, и от Полищука — оба варианта правильны.

— Где правильно указывать в заявлении дату?

Дату можно писать в верхней части листа после названия документа (Заявление) слева после поля.

Директору ЗАО «Элита»
Иванову И. И.
Петрова Петра Петровича

    Заявление

10.12.2019
Прошу зачислить меня в штат на должность технолога по пошиву одежды. В 2006 г. окончил Минский институт легкой промышленности и дизайна. До декабря 2012 г. работал в ООО «Стиль».
Необходимые документы прилагаю:
Трудовая книжка.
Копия диплома.
Копия паспорта.
Две фотографии.
Рекомендательное письмо ООО «Стиль».
(Подпись)

Дата пишется и после основного текста — тоже слева после границы поля.

Дата может оформляться тремя парами арабских цифр (02.11.19.) или  развёрнуто (2 ноября 2019 г.).

Реквизиты личного документа:

1. адресат;

• именование заявителя (адресанта): фамилия, имя, отчество (адрес, телефон);
• наименование жанра документа (заявление);
• текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией;
• дата;
• подпись заявителя.

Схема расположения реквизитов заявления:

5. Практическая работа 2

Как правильно? Работа в группах. Отредактировать тексты заявления. Обосновать изменения. (Приложение 2)

(Что получилось, а что вызывает трудности?)

6. Докладная записка и объяснительная записка

Что такое докладная записка? Чем она отличается от объяснительной?

Докладная записка – это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя.

Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определённое решение.

Реквизиты докладной записки:

• адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);
• наименование жанра документа (докладная записка);
• текст (информация; предложение и его аргументация);
• список документальных приложений (если они требуются);
• дата;
• наименование организации (или Ф.И.О. частного лица), т.е. подпись.

Докладная записка может содержать заголовок.

Ключевое слово докладной записки – Прошу… Широко используются клишированные конструкции:

– В связи с …
– В соответствии с …
– Возникла необходимость (чего) …
– Согласовать вопрос …

Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. По своей форме объяснительная похожа на докладную записку, отличие между ними в том, что текст последней содержит еще определенные выводы и предложения, а вот оформление внешне похожее.

Соответственно объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным.

Писать следует сухим канцелярским языком, постарайтесь выразить все-таки свои мысли короче. Лучше избегать любой эмоциональности. Излагать нужно только факты, непосредственно относящиеся к делу. Подумайте над тем, чтобы объяснение звучало веско и аргументировано, избегайте при этом неправды и оправданий. Полезным бывает обсуждение ситуации с умными людьми (коллеги, друзья, родственники).

Допускается написать объяснительную записку в рукописной форме, подписывает работник, её составивший.

Как написать объяснительную записку?

Данный документ пишется в произвольной форме, но желательно придерживаться такой структуры:

• шапка – содержит реквизиты получателя: фамилия, инициалы человека, которому адресована объяснительная (в дательном падеже);
• заголовок документа – «Объяснительная записка» (пишется без кавычек);
• заголовок к тексту – «О …», «Касательно …» (при составлении объяснительной в школу заголовок можно не писать);
• сам текст пояснения – сначала излагаются факты, затем причина. Главное требование к написанию текста – чтобы он был убедительным и содержательным;
• дата;
• подпись составителя – должность (при написании записки в школу должность не указывается), собственно подпись, фамилия и инициалы.

Образец объяснительной записки:

Директору МОУ СОШ № 10
Петрову П.И.
от ученика 11 класса
Маслова В.С.

 Объяснительная записка
Я, Маслов Виктор, отсутствовал на занятиях спортивной секции в период с 10.09. по 20.09. 2019 г. по причине болезни. Медицинская справка прилагается.

Дата Подпись

Образец объяснительной записки кассира:
Директору магазина № 8
Климовой Н.П.
от кассира отдела промышленных товаров
Поповой О.В.

 Объяснительная записка
Касательно ошибочно пробитого чека 5 апреля 2019 года.
Я, Попова Ольга Владимировна, 5 апреля 2019 года ошибочно пробила кассовый чек, обнаружила ошибку до снятия суточного отчёта с гашением. Моей вины в произошедшем быть не может, так как я очень внимательно отношусь к работе с ККМ. Причиной этого считаю неполадки в работе ККМ, поскольку такие ошибки наблюдаются несколько дней подряд. Прошу Вас обратить внимание на работу данного ККМ.
5 апреля 2019 года   Попова О.В.

В качестве домашнего задания предлагается написать объяснительную записку на имя классного руководителя (Тема: объяснить причину вашего отсутствия на общешкольном мероприятии).

7. Практическая работа 3

(Учащиеся самостоятельно выбирают задание. Задания А, Б – работа в парах.)
 
А) Стилистическая задача. Зная реквизиты докладной записки и учитывая, что она внешне похожа на оформление объяснительной записки, которая не содержит выводы и предложения, составить докладную записку. (Приложение 3)

Б) Мозаика. Собери мозаику и по тексту картинки определи жанр официально-делового стиля (автобиография, объяснительная, заявление, объявление, докладная и пр.).

В) Индивидуальная работа (карточки, В. 1–4). По тексту задания определить жанр официально-делового стиля. (Приложение 4)

8. Самооценка работы на уроке

Возвращаемся к теме занятия. Так умеете ли вы оформлять документы официально-делового стиля?

9. Заключительная часть занятия

В жизни вам придётся очень часто иметь дело с официальными бумагами. Думаю, что сегодняшнее занятие поможет вам грамотно составить объяснительную записку, заявление и какую-либо ещё официальную бумагу. Помните, что любой документ, составленный вами, может служить характеристикой вашей грамотности и компетентности. Не допускайте досадных и ненужных оплошностей. Ведь ваш документ «по одёжке встречают»! Дерзайте и будьте грамотными людьми во всех отношениях!

Литература

1. Дудина Г.И., Пташкина В.Н. «Язык твой – друг твой». Волгоград: Учитель, 2015.
2. Васильченко Н.В. «Искусство владеть словом».
   Волгоград: Учитель, 2012.

В каких случаях составляют заявления

Состав информации в заявлении