Как составить журнал расхода хозяйственных операций

Журнал учета хозяйственных операций – образец его заполнения представлен в данной статье – является регистром, без которого не обходится практически ни одна организация. Рассмотрим ниже правила его заполнения.

Что такое журнал учета хозяйственных операций

Журнал учета хозяйственных операций является самым полным регистром бухгалтерского учета, он содержит записи по всем транзакциям, касающимся деятельности организации. По сути, этот документ содержит перечень всех проводок, отражаемых в бухучете в хронологическом порядке.

Поскольку объем информации, заносимой в журнал, может быть большим, то этот документ не удобен для анализа или сортировки данных. Однако при необходимости отследить все транзакции за какой-либо период либо найти проводку по дате журнал учета хозяйственных операций незаменим.

В настоящее время все большее количество организаций ведет учет с помощью программного обеспечения, поэтому составление журнал учета хозяйственных операций намного упростилось. Однако и по сей день есть организации, иногда даже достаточно крупные, с ручным учетом. В нашей статье разберем заполнение электронного и бумажного журнала.

Пример заполнения журнала учета хозяйственных операций по счету 99 “Прибыли и убытки” можно посмотреть в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и бесплатно изучите материал.

Заполняем журнал учета хозяйственных операций в «1С»

В основном бухгалтеры оформляют проводки в бухгалтерских программах только путем электронного заполнения первичных документов в разделах программы, относящихся к различным сферам хозяйственной деятельности, в этом случае проводки формируются самостоятельно и автоматически попадают в журнал хозяйственных операций. Однако существуют нетипичные операции, которые можно отразить только напрямую в журнале хозяйственных операций. Рассмотрим это на примере «1С:Предприятие».

Чтобы открыть журнал операций, заходим во вкладку «Бухгалтерия», выбираем вкладку «Журнал операций».

Этот журнал содержит перечень всех операций организации. Одной операции может соответствовать несколько проводок, которые можно увидеть во второй части журнала, если нажать на операцию. В этом регистре можно добавить новую операцию, которая будет оформлена бухгалтерской справкой. Для этого выбираем вкладку «Действия» и «Добавить», далее заполняем все поля для оформления транзакции. Также можно выгрузить журнал в виде списка для его печати — для этого выбираем «Действия», «Вывести список».

В «1С» также есть журнал проводок — в нем отсутствует разбивка на операции, проводки показываются списком в хронологическом порядке. В журналах можно отбирать и фильтровать нужные проводки. Параметры отбора и выбор временного интервала делается через вкладку «Действия».

Заполняем журнал учета хозяйственных операций в бумажном виде

Журнал учета хозяйственных операций составляется в виде таблицы. В этой таблице должна быть следующая информация: порядковый номер, дата, сама проводка (Дт и Кт), сумма операции, описание операции, документ, на основании которого сделана проводка. Скачать бланк журнала учета хозяйственных операций вы можете на нашем сайте.

Скачать бланк

Кроме того, на нашем сайте вы найдете заполненный образец журнала учета хозяйственных операций.

Скачать образец

Журнал учета фактов хозяйственной деятельности для малых предприятий

Для субъектов малого предпринимательства разработаны подробные рекомендации по ведению бухгалтерского учета. Они утверждены приказом Минфина РФ от 21.12.1998 № 64н. Книгу (журнал) учета фактов хозяйственной деятельности по форме № К-1 (далее — Книга) рекомендуется использовать в качестве единственного регистра по учету всех операций малым предприятиям с небольшим количеством транзакций, вид деятельности которых не связан с материалоемким производством. Согласно приказу № 64н такой учет называется простой формой бухучета. Скачать бланк книги вы можете на нашем сайте.

Скачать бланк

Что такое субъект малого предпринимательства и каковы критерии отнесения предприятия к малому, узнайте из статьи «Особенности бухгалтерского учета на малых предприятиях».

На основании данных Книги можно составить бухгалтерскую отчетность и определить данные по активам и пассивам. В зависимости от вида деятельности организация самостоятельно определяет необходимый перечень используемых счетов бухгалтерского учета и в соответствии с этим оформляет названия столбцов Книги, предназначенных для указания счетов. Книгу можно оформлять отдельно для каждого месяца или сделать общую за год. Первая запись в Книге — это суммы остатков по счетам на начало периода. По завершении месяца вычисляются итоги по дебетовым и кредитовым оборотам всех счетов, их сумма должна равняться итогу по графе 4. Далее выводятся конечные сальдо по счетам. Образец заполнения Книги можно скачать на нашем сайте.

Скачать образец

Кроме того, разработаны еще одни рекомендации по ведению учета субъектами малого предпринимательства, утвержденные решением Президентского совета НП «Институт профессиональных бухгалтеров и аудиторов России» (протокол от 25.04.2013 № 4/13). Эти рекомендации одобрены Минфином и являются усовершенствованной и расширенной версией приказа № 64н с примерами оформления регистров. Этими рекомендациями определено три вида упрощенного бухучета для малых предприятий:

• полная форма, при которой используется рекомендуемый перечень различных регистров бухучета;
• сокращенная форма, при которой эти регистры не используются;
• простая форма только для микропредприятия, когда не применяется двойная запись.

Аналогом простой формы бухучета по приказу № 64н является сокращенная форма по рекомендациям НП «ИПБ России». При сокращенной форме комбинированным регистром учета является Книга (журнал) учета фактов хозяйственной жизни по форме № К-1МП. Эта форма повторяет Книгу № К-1 и заполняется аналогично. Скачать бланк формы № К-1МП можно по ссылке https://www.ipbr.org/accounting/small-business-accounting-recommendations.

Отметим также то, что если организации недостаточно ведения одного регистра по форме № К-1 или № К-1МП, то она может применять и другие рекомендуемые регистры, например по учету оплаты труда, основных средств, расчетов с контрагентами и т. д.

О том, как упрощено составление отчетности для малых предприятий, читайте в статье «Упрощенная бухгалтерская отчетность для малых предприятий».

ИП должны вести книгу учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя. Как правильно заполнить документ, узнайте в КонсультантПлюс, получив пробный доступ к системе бесплатно.

Итоги

Регистр, содержащий полную информацию о деятельности организации, отраженную на счетах бухгалтерского учета, может быть назван «Журнал учета хозяйственных операций» (или проводок, или фактов хозяйственной деятельности — от этого не изменится его функция). Современное бухгалтерское программное обеспечение позволяет формировать такой регистр автоматически, что может помочь найти необходимые записи в большом объеме информации путем применения фильтров и сортировок.

Добавить в «Нужное»

Журнал хозяйственных операций: образец заполнения с проводками

О регистрах бухгалтерского учета мы рассказывали в нашей консультации. Журнал регистрации хозяйственных операций рассмотрим в этом материале.

Регистрационный журнал хозяйственных операций

Что документально подтверждает факт проведения хозяйственной операции? Конечно, первичный учетный документ, который составляется при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не возможно — непосредственно после его окончания (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Ведь документация хозяйственных операций – отправная точка для ведения бухучета. Поэтому можно сказать, что в основе документирования хозяйственных операций и ведения бухгалтерского учета лежит регистрация объектов бухгалтерского учета в момент совершения соответствующих операций.

Все хозяйственные операции отчетного периода могут быть сгруппированы по дате их совершения. Хронологическим регистром бухгалтерского учета, в котором отражаются совершенные хозяйственные операции в последовательности их проведения, является журнал регистрации хозяйственных операций.

Журнал регистрации хозяйственных операций: пример заполнения

Для журнала хозяйственных операций бланка единого нет. Ведь журнал – это учетный регистр, поэтому его форму организация может разработать самостоятельно (ч. 5 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). В условиях автоматизации бухгалтерского учета журнал операций входит в стандартный набор отчетов, формируемых в компьютерной системе. Поэтому для большинства бухгалтеров вопрос, как заполнить журнал хозяйственных операций не актуален: он может быть сформирован в бухгалтерской программе автоматически за любой период на основании отраженных в системе операций.

Ниже приведем для регистрационного журнала хозяйственных операций образец, который наиболее часто используется.

Журнал регистрации хозяйственных операций (фрагмент)

Дата	Операция	Дебет счета	Кредит счета	Сумма, руб.
09.01.2017	Получена оплата от ООО «ТоргСнаб» за поставленные товары по счету №271 от 23.12.2016	51 «Расчетные счета»	62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»	158 000,00
09.01.2017	Выданы деньги под отчет менеджеру Трошкину В.Н. на командировочные расходы	71 «Расчеты с подотчетными лицами»	50 «Касса»	17 500,00
10.01.2017	Предъявлен акт №12Б от 10.01.2017 от ООО «ПромРемонт» за ремонт помещения склада	44 «Расходы на продажу»	60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»	263 000,00

Каждую хозяйственную операцию, будь то поступление в кассу, покупка оборудования или списание ГСМ, нужно подтвердить первичным документом и принять к учету. Регистрировать первичку следует в момент операции либо сразу после ее завершения. А для систематизации информации принято использовать специальные учетные регистры — журналы хозяйственных операций.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

Форму бухучета, при которой все данные о хозяйственных операциях учитываются и систематизируются журналах регистрации хозяйственных операций, называют журнально-ордерной.

Основные принципы таковы:

1. Записи производятся исключительно по кредитующим счетам, с указанием корреспонденции по дебету.
2. Записи синтетического и аналитического учета совмещены в единой системе учета.
3. Данные отражаются в учетных документах в разрезе показателей, необходимых для контроля и формирования отчетности.
4. Можно применять объединенные журналы по связанным счетам.
5. Можно формировать их помесячно.

Применять такую форму бухучета не обязательно. Организация может вести учет по мемориально-ордерной форме, в основе которой составление мемориальных ордеров на каждую хозяйственную операцию. Такой вид имеет ряд недостатков: значительное отставание аналитического учета от синтетического, а также повышенная трудоемкость: приходится дублировать записи несколько раз.

Формы журналов

Для бюджетников Минфин разработал и рекомендовал унифицированные бланки (Приказы от 23.09.2005 №123н и 10.02.2006 №25Н). Но применять их не обязательно (№402-ФЗ от 06.12.2011). Организация в праве самостоятельно разработать и утвердить бланки журналов учета. Но для этого их следует утвердить отдельным приказом руководителя или в виде приложения к учетной политике.

Бланк журнала ОКУД 0504071

Скачать

Перечень действующих журналов

Бюджетники используют такие виды.

Номер журнала	Вид операций
№1	Касса и движение наличных денежных средств
№2	Банковские расчетные счета
№3	Расчеты с подотчетными лицами
№4	Расчеты с поставщиками и подрядчиками
№5	расчеты с дебиторами по доходам
№6	Расчеты по заработной плате, стипендиям, денежному довольствию
№7	Выбытие и перемещение нефинансовых активов
№8	Расчеты по прочим операциям
№9	Санкционирование

Некоммерческие организации применяют другие.

Наименование журнала-ордера	Содержание операций
ЖО №1	Движение наличных денежных средств в кассе учреждения
ЖО №2	Расчетные счета
ЖО №3	Специальные банковские счета
ЖО №4	Расчеты по кредитам и займам (краткосрочные и долгосрочные)
ЖО №6	Расчеты с поставщиками и подрядчиками
ЖО №7	Расчеты с подотчетными лицами
ЖО №8	Расчеты по налогам и сборам, внутрихозяйственные операции, расчеты по авансам
ЖО №10	Основное производство
ЖО №11	Учет готовой продукции (товаров, работ или услуг)
ЖО №12	Учет целевого финансирования
ЖО №13	Основные средства и амортизация
ЖО №15	Нераспределенная прибыль (непокрытый убыток)
ЖО №16	Вложение во внеоборотные активы

Особенности формирования регистров бухучета

Закон №402-ФЗ устанавливает обязательные требования к учетной документации. Не зависимо от того, какой вид бланка был выбран организацией: унифицированный или разработанный самостоятельно.

Обязательные реквизиты регистра:

1. Наименование документа и его формы.
2. Полное наименование учреждения.
3. Дата начала и дата завершения ведения записей в журнале. Период, за которыйон сформирован.
4. Вид группировки объектов учета (хронологическая или систематическая группировка).
5. Указание единицы измерения объектов бухучета, либо денежной величины измерения.
6. Указание должностных лиц, ответственных за ведение регистра.
7. Подписи ответственных лиц.

Регистрационные журналы составляются на бумажном носителе, либо в электронном виде. Для последних понадобится электронная подпись, которой заверяется документ. Без подписи (электронной или рукописной) журнал-ордер считается недействительным.

Исправления допускаются. Внести их может только лицо, ответственное за ведение журнала. Рядом следует указать дату и заверить исправительную запись подписью, с расшифровкой должности и ФИО ответственного лица.

Правила заполнения

Для каждого журнала действуют свои особенности заполнения. Рассмотрим основные правила заполнения подробнее.

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ЖО №1)

Делаем записи на основании отчета кассира, подтвержденного соответствующими документами (РКО и ПКО) по итогам рабочего дня. Если движения по кассе незначительные, допускается вносить записи в регистр за 3-5 дней, по нескольким отчетам одновременно. Тогда в поле «Дата» указываем период, за который делаем записи. Например, 3-6 или 20-23.

Скачать

Журнал-ордер 2

Записи осуществляются на основании банковских выписок и прочих подтверждающих документов (чеков, отчетов о состоянии лицевого счета). Допускается внесение одной записи по нескольким банковским выпискам. В таком случае, в поле «дата» обязательно указываем начальную и конечную дату выписок.

Скачать

Журнал-ордер 6

Заполняем регистр на основании документов, подтверждающих расчеты с поставщиками и подрядчиками. Объединение записей не допускается. Итоговые остатки предыдущего периода переносятся в следующий регистр, в поле «Сальдо на начало месяца».

Скачать

Журнал-ордер 7

Регистрируем расчеты с подотчетными лицами. По каждому авансовому отчету делаем отдельные записи. Не допускается объединение или группировка строк.

Скачать

Журнал-ордер 8

Указываем данные по каждой операции:

• авансовые платежи и расчеты с подрядчиками и поставщиками (выданные и полученные);
• расчеты с бюджетами по налогам и сборам;
• расчеты с разными кредиторами и дебиторами;
• внутрихозяйственные операции.

Скачать

Журнал-ордер 10

Делаем записи о расходах на собственное производство, в разрезе каждой хозяйственной операции (амортизация, заработная плата производственного персонала, материалы, расходы будущих периодов и прочее).

Скачать

Журнал-ордер 11

Отражаем данные об учете готовой продукции. Допускается внесение обобщенной информации. Форма журнала разрабатывается организацией самостоятельно, с учетом особенностей специфики деятельности (производства).

Скачать

Журнал-ордер 13

Делаем записи о расходах на собственное производство, в разрезе каждой хозяйственной операции (амортизация, заработная плата производственного персонала, материалы, расходы будущих периодов и прочее).

Скачать

При использовании автоматизированных бухгалтерских программ данные в журналах-ордерах заполняются автоматически. Причем записи формируются по каждой хозяйственной операции в отдельности.

Об авторе статьи

Современный журнал хозяйственных операций – учетный регистр, в котором фиксируются все факты деятельности компании в хронологическом порядке. Любое предприятие, будь то небольшое производство с несколькими единицами выпускаемых товаров или холдинг с многомиллионными оборотами, ведет журнал регистрации хозяйственных операций. Подробнее об этом читайте в нашей статье.

Журнал хозяйственных операций: бланк и необходимые реквизиты

Единой утвержденной формы журнала не существует, слишком обширна область применения регистрационного документа. Обычно предприятие формирует удобный для себя бланк, что разрешено законом «О бухучете» № 402-ФЗ. Вести журнал можно в бумажном варианте – традиционной книгой, сброшюрованной, прошитой и полистно пронумерованной, куда записи заносятся вручную, либо в электронной версии. В специализированных бухгалтерских программах журнал хозяйственных операций заполняется автоматически, поскольку входит в обязательный набор отчетов, формирующихся при соответствующих настройках, и может быть оформлен в бухгалтерской программе за любой заданный отрезок времени.

Обязательными реквизитами журнала являются: № операции, дата ее совершения, содержание произведенной операции, бухгалтерская проводка, сумма и сведения о первичном учетном документе или журнале ордере, где зафиксирована операция. Отражению в журнале подлежат абсолютно все хозяйственные операции. Образец листа журнала:

№ п/п	Дата	№ ж/о № первичного документа	Содержание операции	Корреспонденция счетов	Сумма
Д/т	К/т

Порядок документирования хозяйственных операций в разных предприятиях на бумажных носителях несколько разнится, но последовательность заполнения практически одинакова:

• новая запись начинается с новой строки;
• непосредственно отражается операция, ее порядковый номер, дата, содержание;
• записывается проводка и сумма операции. При необходимости, если в сумме проводки их объединяется несколько (к примеру, при получении денег по банковскому чеку, в котором строго разграничено целевое назначение), то в графе «Содержание операции» расписываются все составляющие одной суммы;
• указывается № подтверждающего документа.

Как заполнить журнал хозяйственных операций

Обычно бухгалтер, оформив проводку в бухгалтерских документах, соответствующую запись заносит и в журнал. Представляем журнал хозяйственных операций (образец заполнения с проводками).

№ п/п	Дата	№ ж/о № перв. документа	Содержание хоз. операции	Корреспонденция счетов	Сумма	Подпись
Д/т	К/т
1	10.01	Ж/о № 1 ПКО №1 от 2016	Поступление с р/с: – на зарплату 150 000 руб.; – хоз. нужды 2 000 руб.; – командировочные 15 000 руб.	50	51	167 000
2	10.01	РКО № 1	Выдана з/плата по вед. № 1	70	50	150 000
3	10.01	РКО № 2	Выдано под отчет на хоз. нужды	71	50	2 000
4	10.01	РКО № 3	Выдан аванс на  командировочные расходы	71	50	15 000
5	13.01	ПКО № 2	Поступила выручка от продажи с лотка	50	62	28 000
6	13.01	РКО № 4	Выручка сдана на р/с в банк	51	50	28 000

В третьей графе журнала бухгалтер делает отметку о первичной учетной форме, которая документально подтверждает факт проведения хозяйственной операции. Не возбраняется также ссылаться на журнал-ордер, где можно увидеть интересующую проводку. Запись о собственно операции должна быть понятной и лаконичной.

Для чего нужен журнал регистрации хозяйственных операций

Пример заполнения этого учетного регистра наглядно демонстрирует, какие операции и в каком периоде проводились. Документирование хозяйственных операций организации и рассмотрение их в совокупности дает возможность грамотному экономисту проанализировать текущую обстановку в компании, проконтролировать ее финансовое состояние, спрогнозировать грядущие изменения, сделать выводы и предпринять усилия для стабилизации экономического здоровья организации.

Таким образом, документирование хозяйственных операций и ведение бухгалтерского учета – неразрывно связанные понятия, обеспечивающие прозрачность и законность хозяйственных операций.

Специализация: все виды систем налогообложения, бухотчетность, МСФО

Эксперт в сфере права, бухучета, финансов и налогообложения. Общий стаж профессиональной деятельности с 2007 года. За это время успешно работала на должностях налогового консультанта, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера, финансового директора. Автор множества публикаций по практическому применению бухгалтерского, налогового и трудового законодательства для различных профессиональных электронных СМИ. С отличием окончила факультет управления и психологии Кубанского государственного университета и Адыгейский государственный университет по специальности «Бухгалтерский учет и аудит».