Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений — насколько обязательно его ведение? Есть ли возможность познакомиться с его образцом, чтобы впоследствии правильно заполнить, и сколько времени закон обязывает хранить такой журнал? Об этом поговорим далее.
Что представляет собой журнал учета трудовых договоров и соглашений к ним?
На крупных предприятиях количество трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним может быть огромным, и чтобы не держать их все под рукой, кадровому инспектору легче обзавестись дополнительным кадровым регистром — журналом учета, куда в хронологическом порядке вносится информация как о самих договорах, так и о допсоглашениях к ним.
О форме трудового договора подробно рассказано в этой статье.
Так систематизируются сведения о приеме и увольнении работников, а также об изменениях условий труда.
ВАЖНО! Ведение указанного журнала не является обязательным требованием трудового законодательства, однако оно может существенно помочь кадровику в его работе с персоналом.
Способ ведения журнала регистрации договоров выбирается каждым кадровым работником самостоятельно. Это может быть и тетрадь, приобретенная в магазине, а могут быть скрепленные между собой листы бумаги, например, формата А4. Но во всех случаях журнал регистрации нужно будет прошить, пронумеровать и скрепить подписью руководителя или другого уполномоченного лица.
На журнале должно быть отражено следующее:
- наименование работодателя;
- даты начала и окончания ведения журнала;
- Ф.И.О. ответственного лица и его подпись.
В остальном оформление журнала будет зависеть от пожеланий самого кадровика и особенностей его работы.
Проверьте все ли обязательные кадровые журналы и книги учета ведутся на вашем предприятии с помощью справочно-правовой системы КонсультантПлюс. Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.
Где бесплатно скачать образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров?
Данные в журнал учета лучше всего вносить в виде таблицы, поскольку именно она даст наиболее наглядное представление о перечне договоров и допников.
Мы предлагаем разбить таблицу на следующие столбцы:
- 1 — номер регистрации трудового договора;
- 2 — дата заключения;
- 3 — номер договора;
- 4 — Ф.И.О. работника, с которым заключен данный договор;
- 5 — должность работника;
- 6 — название отдела (подразделения), где трудится работник;
- 7 — срок действия договора;
- 8 — характер работы (совместительство, основная работа, пр.);
- 9 — допсоглашения к договору;
- 10 — примечания.
Можно ввести столбец для подписи работника о том, что он получил трудовой договор на руки.
Образец того, как можно оформить журнал регистрации трудовых договоров, скачайте по ссылке:
Скачать образец
Можно ли вести журнал регистрации трудовых договоров в электронной форме, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите к подсказкам от экспертов.
Как определяются сроки хранения журнала?
Как сами трудовые договоры, так и журналы их регистрации необходимо сохранять в организации в течение нормативно установленных сроков хранения.
Согласно перечню типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков хранения, утвержденному приказом Росархива, этот срок для указанных документов составляет (ст. 435, 463 перечня):
- 50 лет — для документов, оконченных делопроизводством с 01.01.2003;
- 75 лет — до 01.01.2003.
Многие экономические субъекты не существуют так долго, поэтому журнал сдают в архив. Сделать это можно как по окончании ведения самого журнала, так и при ликвидации работодателя.
О том, каким образом организуется архив на предприятии, наши читатели могут узнать из этой статьи.
Итоги
В целях облегчения кадровой работы работодателем может вестись журнал регистрации трудовых договоров и допов к ним. Способ и форма его ведения определяются каждым хозсубъектом самостоятельно. Хранить журнал нужно в течение 50/75 лет.
Добавить в «Нужное»
Журнал регистрации трудовых договоров (образец)
Некоторые организации ведут журнал регистрации (учета) трудовых договоров. Документ этот необязательный, унифицированная форма не утверждена. Основные удобства использования такого журнала – приведение в порядок электронного архива и отслеживание сроков истечения трудовых договоров с сотрудниками. Ведь если упустить момент, то срочный трудовой договор может стать бессрочным (ч. 4 ст. 58 Трудового кодекса РФ). Образец журнала регистрации трудовых договоров приведен на странице.
Бумажный или электронный вид
Чтобы определиться, в каком виде вести журнал, необходимо обозначить его цель:
- если цель сугубо информационная (то есть вам нужен архив организации, позволяющий отслеживать сроки истечения договоров), то документ будет удобнее вести в электронном виде;
- если помимо информационной цели журнал будет выполнять функцию подтверждения получения сотрудниками компании своих экземпляров трудовых договоров, необходима графа для проставления работниками своих подтверждающих подписей. В этом случае журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений должен быть в бумажной форме.
Последний пункт необходимо прокомментировать подробнее. Дело в том, что действующее трудовое законодательство обязывает работодателя составлять трудовой договор и все изменения к нему в письменной форме в двух экземплярах. При этом у работодателя должно быть подтверждение того, что работник получил свой экземпляр документа. Трудовой кодекс РФ прямо говорит о том, что на экземпляре компании должна стоять подпись сотрудника, подтверждающая получение им своего экземпляра документа (ч. 1 ст. 67 ТК РФ).
Именно поэтому компании, как правило, добавляют в договор фразу «экземпляр трудового договора получил _______ (дата) __________________ (подпись)». Однако иногда используется и бумажная форма журнала учета трудовых договоров, где сотрудники ставят свою подпись в подтверждение получения договора или дополнительного соглашения к нему.
Первый вариант является более предпочтительным, так как основан на буквальном толковании требования Трудового кодекса РФ. Тем не менее не противоречит законодательству и совмещение двух указанных способов.
Журнал регистрации трудовых договоров в бумажном виде
При заведении журнала в бумажном виде рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:
1) оформление обложки: на ней целесообразно отразить информацию о названии компании (структурного подразделения компании), наименовании документа (журнал или книга), дате внесения первой и последней записи, а также информацию о сотруднике, ответственном за заполнение журнала;
2) ведение документа: образец книги регистрации трудовых договоров можно посмотреть в приложении к этому материалу, заполнять его следует в строгом соответствии с наименованиями должностей по утвержденному штатному расписанию, фамилии, имена и отчества сотрудников указывать полностью.
Журнал учета трудовых договоров в электронном виде
От журнала в бумажном виде электронный документ будет отличаться только отсутствием графы с подписью сотрудника, получившего экземпляр трудового договора (допсоглашения к трудовому договору).
При этом нужно помнить, что срок хранения документов по личному составу составляет 75 лет, вне зависимости от того, в какой он существует форме – бумажной (журнал, книга) или электронной (электронный накопитель информации) (см. Приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 N 526). Указанный срок обязателен абсолютно для всех российских организаций любых организационно-правовых форм.
Скачать примерную форму книги учета трудовых договоров
Скачать образец заполнения книги учета трудовых договоров
В любой сфере деятельности мы сталкиваемся с необходимостью заключать договор, независимо от того, приобретаем или продаем товар (услугу). И зачастую список всех договоров в организации просят менеджеры или руководители: одним он требуется для оценки финансового роста, другим — для сверки расчетов, оценки наличия оригиналов и т.д. В этой статье мы расскажем, как с помощью универсального отчета сформировать такой реестр договоров в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0.
Для удобства учета договоров ведут реестр.
Форму такого реестра организация вправе утвердить самостоятельно, либо приказом об учетной политике, либо положением о договорной работе.
Ниже приведен примерный вариант реестра договоров.
Реестр договоров с поставщиками и исполнителями по ООО «…» за 2020 г.
Сформировать такой реестр можно с помощью офисных программ Word или Exel, но такой процесс может занять большое количество времени.
Если учет вашей деятельности ведется в 1С: Бухгалтерии предприятия ред. 3.0, то предлагаем пойти на хитрость и сформировать такой реестр с помощью этой программы.
Шаг 1. Открываем раздел программы «Отчеты», в блоке «Стандартные отчеты» открываем «Универсальный отчет»:
Шаг 2. Выбираем тип объекта «Справочник», имя объекта «Договоры».
Шаг 3. Нажимаем кнопку «Настройки».
Убедитесь, что вид настроек отчета выбран «Расширенный».
Переходим на вкладку «Фильтры». Нажимаем кнопку «Добавить фильтр», открывается окно «Выбор поля отчета», находим «Вид договора», выбираем, нажав кнопку «Выбрать».
Шаг 4. Далее, как указано на рисунке: «Условие» выбираем «Равно», «Значение» выбираем «С поставщиком».
В дальнейшем можете изменить значение, например, выбрать «С покупателем».
Шаг 5. Затем устанавливаем период, за который нужно сформировать данный реестр, в нашем случае — за 2020 г.
Нажимаем кнопку «Добавить фильтр», открывается окно «Выбор поля отчета», находим группу «Дата» раскрываем ее, нажав на ” «, в этой группе ищем подгруппу „Части дат“, раскрываем ее, нажав на » ” и выбираем «Год», дальше нажимаем кнопку «Выбрать».
«Условие» выбираем «Равно», «Значение» печатаем с помощью клавиатуры «2020».
Шаг 6. Переходим на вкладку «Поля и сортировки».
Шаг 7. Формируем структуру будущего реестра договоров.
Допустим, нам нужны следующие «Поля»:
- № п/п;
- наименование вида договора;
- наименование контрагента;
- номер договора;
- дата договора;
- срок действия договора;
- примечание.
Чтобы добавить новые «Поля», необходимо удалить ненужные. Для этого выделяем все значения полей комбинацией клавишей на клавиатуре «Ctrl А» и нажимаем кнопку «Удалить».
Теперь можем приступить к формированию реестра.
Шаг 8. Первое поле, которое нам нужно добавить, это «№ п/п».
Нажимаем кнопку «Добавить», открывается окно «Выбор поля отчета», находим группу «Системные поля», раскрываем ее, нажав на значок ” «, в этой группе выбираем „№ п/п“, далее нажимаем кнопку „Выбрать“.
Шаг 9. Добавляем второе поле „Вид договора“. Делаем всё то же самое.
Как и в предыдущем шаге, нажимаем кнопку „Добавить“ в окне „Выбор поля отчета“, находим группу „Договор“, раскрываем ее, нажав на значок » «, в этой группе выбираем „Вид договора“ и нажимаем кнопку „Выбрать“.
Шаг 10. Добавляем третье поле „Наименование контрагента“. Нажимаем кнопку „Добавить“ в окне „Выбор поля отчета“, находим группу „Контрагент“, раскрываем группу, нажав на значок » «, находим „Полное наименование“, нажимаем кнопку „Выбрать“.
Шаг 11. Добавляем четвертое поле „Номер договора“.
Нажимаем кнопку „Добавить“ в окне „Выбор поля отчета“, находим группу „Договор“, раскрываем ее, нажав на значок » «, находим „Номер договора“, нажимаем кнопку „Выбрать“.
Шаг 12. Добавляем пятое поле „Дату договора“.
Нажимаем кнопку „Добавить“ в окне „Выбор поля отчета“, находим группу „Договор“, раскрываем ее, нажав на значок » «, находим „Дата“, нажимаем кнопку „Выбрать“.
Шаг 13. Добавляем шестое поле „Срок действия договора“.
Нажимаем также кнопку „Добавить“ в окне „Выбор поля отчета“, находим поле „Срок действия до“, нажимаем кнопку „Выбрать“.
Шаг 14. Добавляем седьмое поле „Примечание“.
В программе 1С это поле называется „Комментарий“. Также нажимаем кнопку „Добавить“ в окне „Выбор поля отчета“, находим поле „Комментарий“, нажимаем кнопку „Выбрать“.
Шаг 15. Чтобы реестр был сформирован с начала года по возрастанию, нужно настроить правую часть вкладки „Поля и сортировки“ — „Сортировки“.
Также нажимаем кнопку „Добавить“ в окне „Выбор поля отчета“, находим группу „Дата начала“, раскрываем ее, нажав на » «, в этой группе ищем «Начало дня», нажимаем кнопку «Выбрать», значение устанавливаем «По возрастанию».
После выполнения всех перечисленных шагов вкладка «Поля и сортировки» должна выглядеть следующим образом:
Шаг 16. После того, как вы нажмете кнопку «Закрыть и сформировать» у вас сформируется такой отчет.
Мы видим, что заданные настройки выполнены, а именно: в отчет попали договора с видом «С поставщиками», указано полное наименование контрагента, номер, дата договора. Колонки «Срок действия до» и «Комментарий» пустые, так как на примере данной организации эти данные не вносили. Реестр сформирован по дням нарастающим периодом, а это очень удобно. И согласитесь, вы дольше читали эту инструкцию, чем формировали классный отчет!
Шаг 17. Сохраняем этот отчет чтобы не потерять настройки отчета. Для этого закрываем сформированный отчет, нажимая на кнопку «Х», как показано на рисунке, программа спросит: «Вариант отчета был изменен. Сохранить измененный вариант?» — выбираете «Да».
Появляется окно, в котором указываете название, например, «Универсальный отчет — реестр договоров», и в следующий раз, когда вам нужно будет сформировать реестр договоров, щелкните на значок в программе, выделенный на рисунке, выберите вариант отчета «Универсальный отчет — реестр договоров» и кнопку «Сформировать»
Отчет очень удобен тем, что его сформировать вы можете в любой момент и за любой период (не только за год, а можно и за месяц, например) и с любыми видами договоров.
Работа с договорами и ее регламентация
Подготовка и сопровождение соглашений с контрагентами, наличие программы для учета договоров — важная и обязательная часть деятельности современной организации. Большое количество соглашений не позволяет руководителю читать документы и анализировать возможные риски. А рисков много:
- заключение невыгодной или убыточной сделки;
- подписание сделки ничтожной или оспариваемой;
- потеря документа;
- использование неэффективных и затратных внутрифирменных процедур заключения;
- отсутствие первичных документов внутри компании;
- неконтролируемое увеличение себестоимости как результат отсутствия лимитов по затратам/платежам и пр.
Законодательство никак не регламентирует порядок договорной работы в организациях. Государство наделяет юрлиц правом самостоятельно выбирать партнеров и обстоятельства взаимодействия. Гражданский кодекс дает определение понятия, перечисляет их виды, возникающие отношения, содержание оформляемых сделок, способы их удостоверения.
Построение внутренних процессов оформления договоренностей с контрагентами, способы регламентации договорной работы каждая организация определяет самостоятельно. Многие оформляют процедуры локальным нормативным актом в виде положения, регламента, инструкции и т.п.
Договорной процесс состоит из следующих основных этапов, определяющих структуру используемого варианта ЛНА:
- подготовка к подписанию — согласование существенных условий, проверка контрагента;
- оформление и подписание — заключение соглашения;
- исполнение — оплата, учет и контроль этапов.
Кто отвечает за договорную работу в организации
Работа с договорами — разновидность правовой деятельности:
- в ее основе — юридические нормы (законодательные и локальные);
- документ становится для сторон обязательным актом.
На способ организации работы с этой категорией документации и назначение ответственных влияет вид деятельности:
- предприятие-поставщик (продавец, исполнитель работ) размещает оформление и выполнение в отдел сбыта, в плановый, специализированный договорной;
- предприятие-заказчик (покупатель) — в службах, ответственных за снабжение, организацию строительства, ремонта и т.п.
Важный фактор используемого варианта управления договорным процессом — размер и структура организации, количество видов деятельности. От перечисленных факторов зависит степень централизации:
- при децентрализованном подходе исполнители ведут договоры самостоятельно;
- централизованный предполагает наличие отдельного подразделения.
Для выбранного варианта готовятся корпоративные ЛНА, подбираются юристы, распределяются обязанности. Ответственные лица определяются и утверждаются решением руководителя.
Как организовать процедуру заключения договоров
Единый подход, использующий разумную регламентацию процедур ведения договорной работы, позволяет компании снизить риск ошибок. Наличие системы делает несущественным, кто работает с договором: пошаговая инструкция делит зоны ответственности и обеспечивает юридический, производственный и финансовый контроль всей процедуры от начала и до конца.
Основные правила
Что следует предусмотреть:
- согласование текста договора и его положений специалистами ключевых для данного вида сделки подразделений;
- координация действий руководства и сотрудников на этапах движения соглашения;
- контроль процесса одним ответственным исполнителем.
Классификация этапов не универсальна: используемая организацией группировка индивидуальна и адаптируется к специфике перечня контрагентов и возможностям внутренней структуры. Общие правила на практике фиксируются документально следующими способами:
- В документе едином, общем для всех договоров организации.
- Несколькими актами, связанными между собой локальными актами.
- Документами, регламентирующими отдельные этапы: порядок проверки контрагентов, положение о подготовке соглашений, положение о претензионно-исковой работе и др.
Полезно вести отчетность об исполнении договора. В таком документе предусматривают оценку этапов «жизни документа», его эффективности, описание и анализ проблем, выводы и рекомендации.
Положение и его структура
Для подготовки четкого регламента процедур заключения договоров в организации и их сопровождения необходимо описать задачи, решаемые сотрудниками на каждом этапе. Только предприятие понимает специфику своих процессов и внутренних должностных коммуникаций — обобщенный пример в таблице.
Следует избегать излишней бюрократизации и детализации используемых процедур.
Разрабатываемый локальный акт зафиксирует эффективный и понятный механизм взаимодействия руководства, специалистов и отделов, определит, кто заключает договоры в организации, учтет специфику бизнес-процессов. Составляют его обычно сотрудники юридического отдела, знающие:
- гражданское право и трудовое законодательство;
- особенности сделок;
- принципы проверки надежности контрагентов.
В небольших компаниях составлением регламента занимаются руководители, отдел продаж, кадровая служба и т. д.
Корпоративное положение утверждается приказом руководителя организации.
На практике регламенты (положения) имеют похожую структуру и состоят из следующих основных разделов.
В качестве примера — отрывок обсуждаемого документа, содержащий описание порядка применяемого контроля.
СЭД для учета и ведения договоров
В небольших организациях учет и хранение документов ведет отдел делопроизводства. От него зависит:
- систематизация и организация быстрого доступа к необходимым контрактам по запросу сотрудников;
- сохранность документации.
Главная задача отдела — разработка единого порядка заключения договоров в организации, согласования, подписания, регистрации и хранения.
Крупные компании с большим массивом контрагентов понимают, что договорная деятельность является основным рычагом эффективного использования финансовых ресурсов. Отсутствие автоматизированной программы для ведения договоров, процессов их согласования и ведения затрудняет:
- операционную деятельность;
- работу с корпоративной информацией;
- усложняет отчетность перед фискальными органами.
Крупный, средний и малый бизнес, государственные структуры внедряют системы электронного документооборота (СЭД) для работы с договорами в организации, построения эффективного механизма управления:
- разрабатывают их самостоятельно;
- заказывают «индивидуальные» корпоративные решения;
- покупают готовые программные комплексы.
СЭД — это система автоматизации, комплекс, позволяющий управлять любыми типами документов. В СЭД входят все процессы по организации работы по заключению договоров: создание и согласование проекта, подписание, контроль ключевых точек исполнения, актирование, претензионная деятельность, архивация, обеспечение последующего доступа.
Собственные программы для регистрации договоров и их сопровождения, а также предлагаемые на рынке создаются с учетом или сравниваются между собой по доступности и качеству следующих параметров.
Многие СЭД, предлагаемые разработчиками, теперь используют роботизированные технологии: они кратно увеличивают производительность программ.
При ручном исполнении время на конечное утверждение соглашений определяется временем утверждения всех отделов и ответственных лиц. При помощи СЭД программа рассылает текст на согласование по сотрудникам в соответствии с регламентом. Делается это одновременно или в утвержденной последовательности.
Хорошие программные комплексы стоят немало — для экономии средств МСП имеет смысл поискать бесплатные программы для учета заключения договоров, не имеющие сложностей с установкой. Они есть на рынке и имеют компетентную поддержку пользователей.
Об авторе статьи
Дмитриева Наталья
Предприниматель, проектный менеджер, консультант профессионального и личностного роста
Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).
Другие статьи автора на gosuchetnik.ru
