Как составить зону ответственности

Зоны ответственности определяют, кто из участников процесса является исполнителем задач на данном этапе процесса. Размещение События или Операции в зоне ответственности, относящейся к определенному элементу оргструктуры (отделу или сотруднику) означает, что данный сотрудник или отдел являются ответственными за выполнение данного этапа бизнес-процесса.

Таким образом, у каждой зоны ответственности есть исполнитель – пользователь, выполняющий операции в зоне ответственности. Исполнитель выбирается в настройках зоны ответственности. Исполнитель может соответствовать должности в оргструктуре или бизнес-роли.

Зона ответственности как графический элемент может представлять собой любого участника процесса. Например, сотрудника организации, покупателя, производителя, а также представителя внешней организации. Таким образом, зоны ответственности могут использоваться не только для распределения обязанностей среди исполнителей задач в рамках данного бизнес-процесса, но и для придания графической модели большей наглядности и информативности.

Рис. 1. “Бухгалтер”, “Менеджер проекта” – зоны ответственности процесса

Зоны ответственности бывают четырех типов, на графической модели их можно определить по цветовому обозначению заголовков (рис. 2):

• статическая – должность ответственного в зоне постоянна, не меняется в течение всего процесса. На графической модели обозначается серым цветом;

• динамическая – должность ответственного определяется в ходе процесса. На графической модели обозначается зеленым цветом;

• бизнес-роль – динамическая зона ответственности, используемая в процессах-маршрутах документов, в которой можно размещать только соответствующие ее типу задачи документооборота. На графической модели обозначается бирюзовым цветом.

Рис. 1. Типы зон ответственности процесса, цветовое обозначение заголовков

Зону ответственности можно расположить на графической модели вертикально или горизонтально. На одной модели могут размещаться как горизонтальные, так и вертикальные зоны ответственности.

Создание зоны ответственности

Создать зону ответственности можно двумя способами:

• путём перетаскивания зоны ответственности на графическую модель процесса с боковой панели инструментов.

См. также:

Прежде всего важно различать понятия ролей и зон ответственности каждого из партнеров. Роль — функция партнера в компании. Существует три уровня ролей:

• Владелец. Решает вопросы, связанные со стратегическим развитием компании: анализ рынка, создание новых продуктов, привлечение инвестиций. 
• Руководитель (менеджер, управленец). Ставит задачи, контролирует их выполнение, нанимает и увольняет сотрудников, работает с командой. Владелец «добывает» деньги, а управленец должен грамотно их потратить — реализовать бюджет. 
• Эксперт (исполнитель). Отвечает за непосредственное выполнение задач, участвует в переговорах. 

Об этой градации стоит помнить, так как, когда партнеры высказывают друг другу претензии, скажем, о недостаточной включенности одного в работу, то важно определить, в какой роли, на каком уровне каждый из них находится. 

Например, в начинающей дизайн-студии один партнер отвечает за выпуск рекламы, а второй — за дизайн. Тот, кто выпускает рекламу, говорит дизайнеру: «Мы до сих пор не сдали макеты, ты нарушил срок сдачи на месяц. Я жду их от тебя». В этом случае партнер в роли эксперта предъявляет претензию партнеру с такой же ролью, на том же уровне.

Единственное решение такого конфликта — переговоры о смене роли. Если же один партнер (эксперт) подчиняется другому (управленцу), то второй вправе уволить партнера с исполнительской роли. 

Зоны ответственности — более широкое понятие, которое обозначает все те области, за результаты которых отвечает один из партнеров. Например, привлекает инвестиции, руководит отделом маркетинга и участвует в ключевых продажах. Зоны ответственности меняются редко, а вот роли — довольно часто. А еще есть зоны внимания: они предполагают участие в решении задач, но исключают ответственность за результат.

Когда нужно определить зоны ответственности и как это сделать 

Если у партнеров нет совместного опыта работы, необходимо дать друг другу тестовый период, — несколько месяцев, например, — чтобы понять, комфортно ли работать в тандеме. Важно договориться, что каждый может в любой момент выйти из этого союза. Необязательно сразу планировать что-то крупное, достаточно создать модель проекта, организовать что-то совместно или же поработать над одной конкретной задачей. 

Если все довольны работой и хотят продолжать, то нужно перейти к переговорам о зонах ответственности. Их нужно обговаривать и прописывать в начале бизнес-партнерства, а потом регулярно актуализировать список.

Многие это делают интуитивно, например, решают, что один отвечает за продажи, другой — за продукт, и начинают работать. Однако это не совсем точное распределение, так как есть пересекающиеся области, которые выходят за рамки «продаж» и «продукта». И на этих пограничных зонах будут возникать конфликты из-за путаницы зон ответственности и зон внимания.

Читайте по теме:

It’s a match: как вести бизнес с партнерами

Бизнес-тиндер: где предпринимателю найти возможности для нетворкинга

Есть хорошее упражнение, чтобы определить зоны ответственности и убрать расхождения в их понимании: партнеры засекают одну минуту, за это время один из них пишет свои зоны ответственности в проекте. Остальные тоже пишут зоны ответственности первого, а затем результаты сравниваются. И это нужно проделать с каждым партнером.

Таким образом вырисовывается общая картина понимания зон ответственности в партнерстве. На ее основе необходимо скорректировать или актуализировать перечень. 

При этом важно начинать формулировку с глагола или отглагольного существительного. Неверно: «бюджет расходов и доходов». Верно: «утверждение/контроль/подготовка отчета бюджета расходов и доходов». Как только в списке появляется глагол, сразу понятен желаемый результат работы каждого.

Соответственно, партнеры лучше понимают распределение обязанностей между друг другом. В процессе сотрудничества будет возникать гораздо меньше недопониманий и конфликтов.

Сколько должно быть партнеров 

Есть мнение, что три партнера лучше, чем два — при решении спорного вопроса третий поможет рассудить. На самом деле, добавление каждого нового человека увеличивает хаос и затрудняет принятие решений. Если действует правило, что «решает большинство» (оно губительное, на мой взгляд), то рано или поздно партнерство из трех человек может превратиться в политические игры по переманиванию третьего на свою сторону.

Как тогда действовать? Например, финальное решение будет принимать человек, в чьей зоне ответственности лежит проблема. Если зоны компетенций пересекаются, то последнее слово за генеральным директором — тем, кто отвечает за финансовый результат. Очень небольшое число вопросов (продажа доли, привлечение нового партнера) должно решаться партнерами вместе, при этом 100% голосов должно быть на одной стороне. 

Пример неудачного расширения команды: есть два партнера, которые часто не могут договориться. Они решают подключить к бизнес-процессам третьего, но в итоге начинают проецировать свои недопонимания на новенького, пытаясь решить проблемы через посредника.

Это явление в психологической терминологии называется триангуляция — когда двое не решают проблему друг друга, а пытаются найти третьего, на которого начинают опираться. В случаях, когда два совладельца понимают, что их компетенций не хватает для развития компании, добавление третьего действительно может пойти на пользу. Но чаще всего третьему необязательно становится партнером, а можно быть наемным сотрудником.

Фиксируем зоны ответственности

Договоренности на словах — это отсутствие договоренностей. Любое незаписанное соглашение имеет две особенности: оно со временем забывается и интерпретируется по-другому. Для того чтобы зоны ответственности соблюдались, а роли выполнялись, необходимо письменно отражать их в документе.

Название не так важно, это может быть «партнерское соглашение», «партнерский кодекс». Главное, чтобы все зоны ответственности были описаны конкретно и поставлены подписи каждого партнера. Подписывая документ, человек чувствует ответственность за свою часть работы. К нему следует возвращаться в случае разногласия.

Читайте также: 5 ошибок при создании бизнеса с партнерами

Как только зоны ответственности или роли в союзе поменялись, не забудьте обновить документ и подписать еще раз.

Чек-лист идеального бизнес-партнерства 

1. Все зоны ответственности распределены между партнерами

Не должно оставаться «серой», никем не занятой зоны. При расширении деятельности компании необходимо распределить новые зоны между собой и записать их в документ.

2. Все пункты из партнерского соглашения выполняются 

Если хотя бы один пункт не соблюдается, то создается ощущение их необязательности. Какие-то задачи стали не актуальны? Вычеркните их из соглашения и добавьте другие. 

3. Прописаны ценности работы компании

Один результат можно получить разными методами. Для каждого партнера этические границы сильно разнятся. Важно заранее обговорить основные ценности компании. 

4. Одно явление означает одно и то же для всех партнеров

Часто конфликт происходит тогда, когда люди называют одно явление разными словами. Или наоборот, одним словом называют разные явления.

Например, один под «коммуникацией» может иметь в виду развитие социальных сетей, другой — работу над корпоративным стилем компании, брендбуком, айдентикой, третий — контроль за общением в коллективе, поддержанием команды. Такие недопонимания могут возникать даже у опытных партнеров, поэтому в процессе работы важно всегда переспрашивать и убеждаться, что понятийный аппарат у всех один. 

5. Прозрачная мотивация 

Никакие штрафы, санкции не работают. Партнеры должны договориться, что конкретно будет их мотивировать, какая у бизнеса цель. 

6. Обратная связь 

Иногда партнеры договариваются о том, что они не дают друг другу обратную связь, и им это подходит. Однако в большинстве случаев без конструктивной критики крайне тяжело развиваться. Главное — давать обратную связь в процессе работы, а не после результата. 

Чтобы эффект от бизнес-партнерства был положительным и приносил финансовый успех, важно выделять время на разговоры о текущих зонах ответственности и ролях, так как они могут меняться. Такие переговоры можно проводить самостоятельно или с помощью посредника, который не занимает ничью сторону.

Фото на обложке сгенерировано нейросетью Midjourney

Как составить эффективную матрицу зон ответственности

#HR- технологии

#Матрица_зон_ответственности

#Команднаяработа

#коллеги

#Сотрудники

#Персонал

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала TheHRD
обязательна