Как в 1с найти упд по номеру

Начиная с версии 3.0.83 в «1С:Бухгалтерии 8» оптимизирована работа для пользователей, которые получают и выставляют универсальный передаточный документ (УПД). Теперь при получении или выдаче УПД достаточно сделать соответствующую настройку, и счета-фактуры отдельно регистрировать не придется. Настройка сохраняется для конкретного договора с контрагентом. При этом УПД отражается в учете как самостоятельный документ, а не просто как печатная форма документа. Эксперты 1С рассказывают о новых возможностях программы.

Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», который вступил в силу в 2013 году, было отменено обязательное применение унифицированных форм первичных документов и сформулированы простые требования к их применению. В этом же году ФНС России выпустила письмо от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры». Налоговая служба в указанном письме предложила к применению форму универсального передаточного документа (УПД), привела перечень операций, для оформления которых может быть использован такой документ, а также рекомендации по заполнению отдельных реквизитов формы.

Для использования в качестве первичного учетного документа форма счета-фактуры дополнена обязательными реквизитами, установленными Законом № 402-ФЗ.

Введение в форму счета-фактуры дополнительных реквизитов нормами главы 21 НК РФ не запрещено (п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, применяемого при расчетах по НДС, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137, письмо Минфина России от 08.04.2016 № 03-07-09/20121).

Таким образом, УПД совмещает в себе:

• первичный документ для целей Закона № 402-ФЗ,

• счет-фактуру для целей НК РФ.

В «1С:Бухгалтерии 8» для выставления универсальных передаточных документов была добавлена печатная форма, рекомендованная ФНС России. Отдельно в учете УПД никак не выделялся, что порождало ряд неудобств, например:

• при регистрации УПД, полученного от поставщика, приходилось сначала вводить реквизиты УПД в качестве номера первичного документа, а затем их дублировать в поле Счет-фактура;

• поиск УПД, ранее выставленного покупателям, был затруднителен, поскольку в списке документов реализации указывался только системный номер документа отгрузки, а номера УПД и счетов-фактур не отражались;

• в акте сверки расчетов с покупателем указывался системный номер выставленного первичного документа либо системный номер и номер выставленного счета-фактуры, в то время как фактически выставлялся только один документ — УПД;

• поиск собственно документа УПД был затруднителен для начинающих пользователей, которые не догадывались просто нажать на кнопку Печать.

Начиная с версии 3.0.83 в «1С:Бухгалтерии 8» работа с УПД упрощена. Теперь при получении или выдаче УПД отдельно регистрировать счета-фактуры не требуется. При этом УПД отражается в учете как самостоятельный документ, а не просто как печатная форма документа.

Как учитывать выданные УПД

В «подвале» документа реализации (Реализация товаров и услуг, Оказание услуг или Корректировка реализации) появился специальный тумблер, который следует установить в положение УПД, если по договору с покупателем организация выдает универсальный передаточный документ (рис. 1).

Рис. 1. Выставление УПД

При этом автоматически регистрируется УПД (выданный счет-фактура в форме УПД) с номером, который присваивается программой при нумерации выданных счетов-фактур в хронологическом порядке. При выставлении покупателю УПД состав печатных форм ограничен — по кнопке Печать пользователь сможет распечатать УПД, а накладные, акты и счета-фактуры — нет.

Если тумблер не переключать в положение УПД, то счет-фактура регистрируется отдельно по кнопке Выписать счет-фактуру, как это было и в прежних версиях программы. В этом случае пользователю доступны все печатные формы.

Тумблер УПД также присутствует в документах передачи основных средств и нематериальных активов (Передача ОС или Передача НМА).

В последующих документах, выставленных покупателям, тумблер УПД будет устанавливаться автоматически (или не будет устанавливаться) в соответствии с выполненными ранее настройками.

Как учитывать полученные УПД

По такому же принципу отражаются УПД, полученные от поставщика. В «подвале» документов поступления (Поступление товаров и услуг, Поступление доп. расходов, Корректировка поступления и т. д.) тумблер следует установить в положение УПД, если от поставщика получен универсальный передаточный документ. При этом автоматически регистрируется УПД (полученный счет-фактура в форме УПД) с номером и датой документа, указанного в поле Документ №. Если тумблер не переключать в положение УПД, то порядок отражения документов от поставщика остается прежним: отдельно регистрируется номер первичного документа, отдельно — номер и дата счета-фактуры в соответствующем поле.

Тумблер УПД теперь также присутствует в документах поступления основных средств и нематериальных активов.

Программа запоминает выполненные настройки для конкретного договора с контрагентом. В последующих документах, полученных от поставщиков, тумблер УПД будет устанавливаться автоматически (или не будет устанавливаться) в соответствии с выполненными ранее настройками.

Как формировать акты сверки с УПД

Теперь акты сверки расчетов с контрагентами можно формировать с указанием реквизитов УПД, которым оформлена операция.

Напомним, чтобы выводить полные реквизиты комплекта выставленных и полученных документов в акте сверки расчетов, в документе Акт сверки расчетов с контрагентом (раздел Покупки или раздел Продажи — Акты сверки расчетов) на закладке Дополнительно требуется установить флаги:

• Выводить полные названия документов;

• Выводить счета-фактуры.

В этом случае в Акте сверки расчетов с контрагентом будет выводиться и номер первичного документа, и номер счета-фактуры (как для полученных документов, так и для выставленных).

Но в прежних версиях программы при выставлении УПД в Акте сверки расчетов с контрагентом указывались два номера:

• системный номер документа — в качестве номера выставленного первичного документа;

• номер, указанный в поле Счет-фактура, — в качестве номера счета-фактуры.

В действительности же покупатель получал только один документ — УПД с номером, соответствующим номеру выставленного счета-фактуры. Поэтому контрагенты испытывали затруднения при проведении сверок. Теперь в Актах сверки расчетов с контрагентом указываются наименования документов программы и в явном виде либо номер счета-фактуры, либо номер УПД (рис. 2).

Рис. 2. Отражение УПД в акте сверки расчетов с контрагентом

Как найти номер выставленного счета-фактуры или УПД в списке документов

В прежних версиях программы «1С:Бухгалтерия 8» редакции 3.0 в списке документов реализации указывался только номер первичного учетного документа, выставленного покупателю (системный номер документа) и статус счета-фактуры (Проведен, Не проведен, Отсутствует или Не требуется). Номера счетов-фактур в списке не отображались. Теперь в журнал документов реализации товаров и услуг (раздел Продажи — Реализация товаров и услуг) в отдельной колонке выводится информация о номерах счетов-фактур или универсального передаточного документа (рис. 3).

Рис. 3. Номера УПД и счетов-фактур в списке документов реализации

От редакции. В 1С:ИТС см. видеозапись выступления эксперта 1С «„1С:Бухгалтерия 8“ — новые возможности оформления отгрузки и УПД» на Едином онлайн-семинаре 07.10.2020 для бухгалтеров и руководителей. Видеозаписи других выступлений экспертов 1С и презентации также см. на сайте 1С:Лектория (доступны для просмотра всем желающим). Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) и других программ 1С см. на сайте 1С:ИТС в разделе «Инструкции по учету в программах 1С».

В программе 1С есть упрощенный механизм регистрации входящих и исходящих УПД. Специальный переключатель расположен в документах поступления и реализации. Эту же настройку можно сразу сделать в карточке договора. Также у бухгалтера есть возможность выводить информацию об УПД в акт сверки.

Подробности — в статье.

УПД от поставщиков

Для всех видов документов поступления в разделе Покупки — Поступление (акты, накладные, УПД) и документа Поступление доп.расходов в разделе Покупки — Поступление доп.расходов доступен признак УПД.

При установке переключателя УПД в нижней части формы документа вместо поля для регистрации счета-фактуры (СФ) появляется ссылка с данными УПД поставщика. Номер и дата УПД заполняются автоматически из шапки документа: Акт, УПД №…от… (Накладная, УПД №…), и после поведения документа регистрируется Счет-фактура полученный на поступление с этими номером и датой.

По ссылке с данными УПД открывается краткая форма Универсальный передаточный документ.

По ссылке Все реквизиты можно перейти в документ Счет-фактура полученный на поступление.

Программа запоминает настройки для контрагента и договора, и в следующем документе поступления по данному договору признак УПД установится автоматически.

УПД покупателям

Для всех видов документов реализации из раздела Продажи — Реализация (акты, накладные, УПД) добавлен признак УПД.

Если установлен признак УПД в нижней части формы документа, то в качестве номера и даты УПД указываются номер и дата документа Счет-фактура выданный на реализацию, номер которому присваивается в хронологическом порядке в соответствии с нумерацией выданных СФ и может не совпадать с документом реализации.

Если выставлен УПД, список документов для печати ограничен: нет возможности печати акта, накладной и счет-фактуры.

По ссылке с данными УПД в нижней части документа открывается краткая форма Универсальный передаточный документ.

По ссылке Все реквизиты можно перейти в документ Счет-фактура выданный на реализацию.

Программа запоминает настройки для контрагента и договора, и в следующем документе реализации по данному договору признак УПД установится автоматически.

В журнале документов Реализация товаров и услуг выводится колонка с номерами выставленных СФ и УПД.

Прямо на Начальной странице в разделе Покупатели можно сформировать УПД по одной кнопке (с релиза 3.0.83).

В зависимости от выбранного вида реализации (Товары или Услуги) создается документ реализации с установленным переключателем УПД.

Настройки выбора УПД в карточке Договора

Настройку автоматического указания вида первичных документов можно выполнить в карточке договора в разделе НДС для договоров:

• С покупателем;
• С поставщиком;
• С факторинговой компанией;
• С транспортной компанией (доставка и оплата).

Доступны 3 варианта настройки:

• По умолчанию — программа запоминает выбор, сделанный пользователем для этого контрагента и договора в предыдущем документе поступления или реализации и в следующий раз устанавливает его автоматически.
• УПД — в документах поступления и реализации по данному договору автоматически включен переключатель УПД.
• Акт (накладная) и счет-фактура — по документам реализации и поступления по этому договору автоматически формируется полный комплект документов.

Что делать, если мы выписываем то УПД, то счет-фактуру по одному и тому же договору? И также от поставщика получаем то УПД, то счет-фактуру?

Если вы выставляете или получаете разные виды документов по одному и тому же договору с контрагентом, то:

• в карточке договора оставьте настройку выставляемых и получаемых документов По умолчанию;
• в документах на реализацию и поступление вручную устанавливайте переключатель УПД в нужное положение.

Вывод информации об УПД в Акт сверки

В документе Акт сверки расчетов с контрагентом (Продажи — Акты сверки расчетов или Покупки — Акты сверки расчетов) можно вывести полные реквизиты комплекта выставленных и полученных документов.

Для этого на вкладке Дополнительно установите флажки:

• Выводить полные названия документов — в акте сверки отражается:
  • полное наименование документа программы, которым оформлена операция;
  • реквизиты первичного документа (с указанием на выставление / получение УПД).
• Выводить счета-фактуры — в акте сверки отражаются реквизиты счетов-фактур (при наличии).

В печатной форме акта названия документов выводятся аналогично.

Для доступа к разделу авторизируйтесь на сайте.

См. также:

• Обновленные форматы счета-фактуры и УПД — с февраля 2019 года
• Кто должен ставить свою подпись в строке 13 и 18 в УПД?
• Как сделать акт сверки с контрагентом в 1С 8.3: пошаговая инструкция
• [14.01.2021 и 18.01.2021 запись] Декларация по НДС за 4 квартал 2020 в 1С

Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно