Исправить ошибку в документе
Поможем, потому что знаем “как”. Позвоните!
Ошибки в документах исправляются двумя способами:
- несудебный порядок (внесение изменений изменений в правоустанавливающие документы, свидетельства, актовые записи и пр.);
- судебный порядок (чаще всего используется, когда человека уже нет в живых, или при отказе второй стороны по сделке).
При наследовании
Когда человека не в живых, ошибки в его документах уже не исправляются, а доказываются факты принадлежности документов этому гражданину. Это судебный порядок. Хотя в ряде случаев есть исключения. Посоветуйтесь с нашими юристами по наследственным делам.
Ошибка в архивной справке
Есть ошибки, которые можно исправить, обратившись в архив лично или по доверенности от гражданина, чьи интересы представляются. Например, в ГУЖА архивная информация о данных гражданина, ранее проживающего по указанному адресу, может быть исправлена путем предоставления соответствующих документов. То же может быть и в ЗАГС. А вот если, например, ошибка сделана в списках садоводов, приватизировавших землю в общедолевую собственность, в архиве Администрации этого не исправить, придется обращаться в суд.
Если же гражданина нет в живых, а ошибка не дает совершать определенные действия его наследникам, это только судебный порядок установления фактов.
Исправить ошибку в свидетельстве о собственности
В свидетельстве о праве собственности на землю 1992-1997 годов это сделать практически невозможно. Причем, надо заметить, что внутри такого документа есть запись “Свидетельство является временным документом и подлежит замене”. При жизни человека нужно собрать ряд подтверждающих докментов и весь комплект зарегистрировать в Регитсрирующем органе. После смерти – с собранными доказательствами обращаться в суд.
Исправление ошибок в свидетельстве о праве собственности, выданном нотариусом, предполагает следующий порядок действий: подготовить доказательства, обратиться к нотариусу, доказать свою правоту. Если нотариус категорически не согласен на исправление, или этого сделать невозможно в силу закона, придется обращаться в суд. Если нотариуса, подготовившего документ, требующий корректировки ошибок, с прошествием времени уже не найти, звоните нам. Мы поможем.
Исправление ошибки в свидетельстве о собственности после смерти человека невозможно. Но ничего страшного, вместо этого можно устанавливать факты в судебном порядке. Эта процедура заменит собой исправление ошибки в старом документе о собственности.
После любых действий, исправленный документ о собственности на недвижимость должен быть зарегистрирован в УФСГРКК города или области.
Исправить ошибку в свидетельстве о регистрации собственности
Если свидетелство о регистрации права собственности с ошибкой, исправить это достаточно просто. Надо внести изменения в Единый реестр прав на недвижимость.
Но если ошибка в свидетельстве ЕГРП сделана из-за того, что она же содержится и в правоустанавливающем документе на собственность (в свидетельстве о праве на наследство, в брачном договоре, в договорах по сделкам с недвижимостью (купле-продаже, дарении, договоре приватизации и пр.), исправлять, в первую очередь, придется сам правоустанавливающий документ.
Исправить ошибку государственного реестра
Таких ошибок сегодня стало очень много. Простая халатность или невнимательность специалистов государственных органов рождает документы с ошибками. Исправляить нужно тут же, не отходя от окна выдачи документов. Если Вы заметили ошибку сразу, ее можно исправить бесплатно, подав документы обратно на исправление. Если же по прошествии времени Вы подаете заявление о таком исправлении, практика опказывает, что УФСГРКК (или МФЦ) считают эту процедуру внесением изменений в свидетельство о госрегистрации и требуют оплату госпошлины.
Исправить ошибку в свидетельстве о рождении
Всю информацию о рождении граждан содержат архивы по месту рождения каждого человека.Нужно отправить запрос в архив ЗАГС с просьбой предоставления определенного документа (свидетельства, справки, информационной справки и пр.). В разных случаях – надо просить разные документы и прилагать к своей просьбе разные комплекты доказательств с Вашей стороны к заявлению о предоставлении информации или нового свидетельства.
Бывают случаи, когда из архива приходит информация о том, что именно в архиве уже ошибка или нежелательные для Вас данные. Тогда в судебном порядке устанавливаются факты или сразу право собственности по различным основаниям.
Исправить ошибку в свидетельстве о браке
Процедура похожа на предыдущую (со свидетельством о рождении).
Исправить ошибку в трудовой книжке
Эта процедура чаще других встречается в нашей практике. Неправильные записи, фамилии, имена, несуществующие должности и прочие ошибки в трудовых книжках исправляются двумя способами:
- работодатель (если он еще существует) выдает справку, в которой подтверждает истинные сведения, или, при возможности, делается запись в трудовую книжку об исправлении определенной ошибки. При отсутствии работадателя – дело можно решать только в судебном порядке.
- в суде, доказывая определенные факты, которые простой справкой или записью в трудовую книжку решить невозможно.
Исправить ошибку в трудовой (в суде)
Если придется исправлять ошибку в трудовой в судебном порядке, предлагаем Вам прочитать страницы нашего сайта о спорах по трудовым и пенсионным вопросам, или сразу обратиться за помощью специалистов в наш Юридический центр.
Исправить ошибку в больничном листе
Здесь есть разные варианты: ошибку в бесспорном порядке исправляет само учреждение, выдавшее больничный и заверяет печатью, или придется доказывать свою правоту на комиссиях или в суде.
Исправить ошибку в паспорте
Вариант единственный – обращаться за заменой паспорта.
Исправить ошибку в договоре
В договорах на покупку собственности, в дарственных, в договоре приватизации (передаче квартиры или комнаты в собственность граждан), договорах долевого участия в строительстве, инвестиционных договорах и пр., ошибки исправляются по-разному:
- для договоров, составленных в простой письменной форме, составляются дополнительные соглашения также в простой письменной форме (если в отношении таких договоров не стала обязательной нотариальная форма), теми же сторонами, которые участвовали в основном договоре. По сделкам с недвижимостью, такое соглашение впоследствии должно быть зарегистрировано Регистрирующим органом (необходимо не всегда). После смерти одной из сторон договора. придется обращаться в суд;
- для договоров, составленных в нотариальной форме, преимущественно требуется нотариальное исправление ошибок, также с необходимостью дальнейшей регистрации;
- исправить ошибку в договоре после смерти одной или обеих сторон договора, можно только в суде. Причем, в сам документ никакие исправления внести нельзя. Можно только устанавливать определенные факты или признавать права правопреемников по таким договорам.
Как исправить ошибки в иных документах
Для наших юристов любые процедуры по исправлению ошибок абсолютно известны и понятны. Сложности у граждан при самостоятельных шагах для исправления ошибок, могут быть при:
- определении органа, в который нужно обращаться;
- незнание или непонимание информации для запросов или корректировки данных;
- поиск организации в связи с переездом, или поиск архива при ликвидации организации;
- невозможность установления данных, требуемых для исправления ошбики и пр.
Опыт плюс различные информационные каналы дают нам возможность решать подобные проблемы быстро и качественно. Обращайтесь к нам за помощью.
Сейчас участились вопросы читателей о том, как исправить ошибку в формировании дела, в которое были подшиты документы с разными сроками хранения, а дело уже обработано, включено в опись и подготовлено для передачи в архив. Подскажем возможные варианты, как привести дело в соответствие с действующими правилами, предотвратить подобные промахи в будущем, а главное, раскроем небольшой профессиональный секрет, который позволит минимизировать трудозатраты.
Предлагаемые алгоритмы действий иллюстрируются образцами внесения изменений в документы при исправлении следующей ошибки: в дело с приказами по основной деятельности службой делопроизводства были подшиты приказы об изменениях фамилий, графика работы, о командировках.
Методы исправления ошибки
В первом квартале по графику, утвержденному руководителем организации, началась процедура передачи дел на архивное хранение по описям, которые подготовлены ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях. В процессе реальной передачи дел даже после заранее проведенной архивом проверки качества их формирования и оформления часто выявляются ошибки, которые необходимо оперативно исправлять. Но на полное переоформление обработанных дел и подписанных описей, как правило, в подразделении и в архиве уже нет никаких ресурсов, а на процесс приема-передачи дел обычно выделяется не более 2 недель.
Что делать, если в дело оказались подшитыми документы с различными сроками хранения?
1 вариант – «классический», основанный на полном или частичном переоформлении дела с учетом действующих Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утв. приказом Министерства культуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила работы архивов организаций (п. 4.20):
- документы постоянного и временного сроков хранения (до 10 лет включительно; свыше 10 лет) необходимо группировать в разные дела;
- приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения.
Сотрудник архива (или ответственный за архивное хранение, если архив в организации не создан) в присутствии передающего дела полистно просматривает документы дела постоянного хранения и проводит их экспресс-экспертизу.
Например, в деле с приказами по основной деятельности выявлены приказы по личному составу об изменениях фамилий, командировках и изменении графика работы, которые имеют временные сроки хранения и не должны находиться в данном деле. Принимается решение об их полном изъятии из сформированного дела постоянного срока хранения и передаче в отдел кадров для формирования в дела по личному составу за соответствующий год или для возможного уничтожения в связи с истечением сроков хранения. Так, в 2019 году можно выделить к уничтожению приказы об отпусках и командировках за 2013 год.
Возврат неправильно подшитых в дело приказов осуществляется сотруднику, который непосредственно передает дела в архив. Акт приема-передачи в этом случае не составляется, т.к. архив не принимает эти документы в составе дела, представленного на архивное хранение данным подразделением. А в другое подразделение (в нашем примере – в отдел кадров) служба делопроизводства и архив должны передать изъятые документы по акту приема-передачи.
Частичное изъятие документов из дела в данном случае предполагает, что приказы по личному составу об изменении фамилий, имеющие срок хранения 50 лет, могут быть оставлены в деле постоянного срока хранения. Но они не должны «выпасть» из учетных документов дела и описи дел. Поэтому к заголовку данного дела с приказами по основной деятельности постоянного срока хранения составляется аннотация о наличии в нем приказов по личному составу об изменении конкретных фамилий. Применение аннотаций к составу и содержанию документов дела и является тем профессиональным секретом (подходом), который позволяет экономить время в процессе передачи дел на архивное хранение.
2 вариант – «экспертный» новый способ, применяемый архивами организаций, не являющихся источниками комплектования, который основан на оценке реальной значимости документов и степени отражения их информации в других документах.
Сведения об отпуске или командировке отражаются в личной карточке по форме № Т-2 с указанием даты и номера приказа, в расчетной ведомости о выплате заработной платы, а также в документах персонифицированного учета, налоговой отчетности и отчетов в ПФР. Некоторые из перечисленных документов, содержащие сведения о выплатах в период отпусков и командировок, имеют более длительный, в основном 50-летний срок хранения, формируются в дела по личному составу в отделе кадров и бухгалтерии. Справки социально-правового характера в последующем могут быть выданы на их основании. Учитывается и тот факт, что заключительный этап экспертизы ценности документов будет проведен в архиве. Причем в случае ликвидации организации дела постоянного срока хранения с аннотацией о содержащихся в них приказах по личному составу об изменении фамилий после экспертизы ценности могут быть переданы в государственный или муниципальный архив вместе с другими делами по личному составу.
Во втором варианте все имеющиеся в деле постоянного срока хранения документы по личному составу не изымаются из него. Проводится такая же экспресс-экспертиза приказов по личному составу, после которой дело не переформировывается и количество листов в нем не перенумеровывается. Изменения вносятся в учетные документы дела, в опись дел и на обложку дела:
- к заголовку дела в описи и на обложке оформляется аннотация о том, что в нем содержатся приказы об изменении фамилий;
- временные сроки хранения приказов об изменении фамилий, о графиках работы и командировках в деле с приказами по основной деятельности указываются во внутренней описи документов дела (в графе «Примечание»);
- наличие в деле постоянного срока хранения документов по личному составу фиксируется как особенности формирования дела в листе-заверителе дела.
Такой способ, связанный прежде всего с переоформлением учетных документов к делу, применяется организациями, которые не являются источниками комплектования и самостоятельно организуют архивное хранение документов в соответствии с требованиями действующего законодательства и Правил работы архивов организаций.
Изъятие «непрофильных» документов и оформление изменений в составе дела
Рассмотрим первый «классический» вариант проведения экспресс-экспертизы документов по личному составу с разными сроками хранения, которые оказались в деле постоянного срока хранения. Экспертиза их ценности проводится прежде всего по признаку содержания этих приказов по личному составу.
Командировки могут быть краткосрочными (до 30 дней) и долгосрочными, соответственно приказы о направлении сотрудников в командировку могут иметь разные сроки хранения и формироваться в разные дела:
- приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, краткосрочных командировках и дисциплинарных взысканиях – 5 л. (ст. 19 б) Перечня 2010 г.1);
- приказы о приеме, переводе, совмещении, увольнении, поощрениях, длительных командировках, всех видах отпусков за тяжелые, вредные и опасные условия труда, отпусках без сохранения заработной платы, отпусках по уходу за ребенком – 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ2).
Приказы об изменении графиков работы, которыми не изменяются условия заключенных трудовых договоров конкретных сотрудников, относятся, как правило, к категории приказов по административно-организационной деятельности и подлежат хранению в течение 5 л. (ст. 19 в) Перечня 2010 г.). Если же в приказе идет речь об изменении графика работы конкретных сотрудников, изменении условий заключенных трудовых договоров, то он является приказом по личному составу и хранится 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ).
К приказам по личному составу со сроком хранения 50 л. (ст. 22.1 Закона № 125-ФЗ) относятся также приказы об изменении фамилий, имен и отчеств сотрудников.
При методической помощи архива передающий дела сотрудник службы делопроизводства изымает из дела постоянного хранения все документы с временными сроками хранения (полное изъятие). Куда они перемещаются:
1. Приказы об изменении графиков работы, отнесенные к административным приказам, службой делопроизводства будут помещены в дела в соответствии с годами их завершения в делопроизводстве. В зависимости от количества они могут также составить второй том приказов по административно-организационной деятельности за тот же календарный год.
2. Приказы по личному составу и с 50-летним, и с 5-летним сроками хранения передаются в отдел кадров для формирования в соответствующие дела с учетом года издания (завершения в делопроизводстве). Документы и дела передаются из не связанных подчиненностью друг другу подразделений всегда по акту приема-передачи (такой акт показан в Примере 1, обычно он оформляется без грифа утверждения либо сразу с двумя грифами: начальника передающего подразделения и принимающего; регистрационный номер такому акту, как правило, не присваивается, а вот дата обязательна).
Пример 1. Акт приема-передачи документов из отдела ДОУ в отдел кадров
Что нужно изменить в оформлении дела, в котором остались только приказы по основной деятельности? Последовательность действий такая же, как и при обычной архивно-технической обработке, только заново прошивать дело не потребуется. Алгоритм исправления выявленных ошибок в процессе передачи документов в архив следующий:
1. Поскольку из-за изъятых документов нарушилась порядковая нумерация листов, необходимо внести в нее исправления. Номер листа документа, ранее проставленный графитным карандашом, зачеркивается карандашом тонкой косой чертой и рядом с ним проставляется новый валовый порядковый номер. Если изъятых документов не очень много (в пределах 10–20), то перенумерация может не осуществляться, а все изъятые документы и пропущенные номера листов дела фиксируются во внутренней описи документов дела и в итоговой записи к ней;
2. В графу «Примечание» внутренней описи необходимо вписать отметку о сроке хранения документа, его изъятии из дела и передаче для формирования в дела другого подразделения, т.к. количество документов в деле сократилось («1» в Примере 2). Все изменения во внутреннюю опись вносятся от руки, перепечатка ее не требуется.
Изменения в итоговой записи («2» в Примере 2) еще раз подписываются («3») тем человеком, который передавал дела на архивное хранение и который вместе с сотрудником архива выявил и исправил ошибки.
Пример 2. Отражение «неуместных» документов во внутренней описи дела
3. В подписанном листе-заверителе к данному делу необходимо зафиксировать изменение количества листов документов, вписать пропущенные номера листов в связи с изъятием, указать изъятие приказов по личному составу в табличной части листа-заверителя и еще раз подписать его (Пример 3).
Пример 3. Отражение «неуместных» документов в листе-заверителе дела
4. При полном изъятии «непрофильных» документов в заголовок дела на обложке и в описи дел никакие изменения не оформляются.
А при частичном изъятии, когда документы по личному составу с 5-летним сроком хранения передаются в отдел кадров для решения их дальнейшей судьбы, в составе дела с приказами по основной деятельности оставляют приказы об изменении фамилий с долговременным 50-летним сроком хранения. В настоящее время это делается потому, что организация, особенно если она не является источником комплектования, сама принимает решение о систематизации документов своего архивного фонда, за сохранность которого она отвечает, и в процессах формирования дел и подготовки их к архивному хранению предпочитает наименьшие трудозатраты. Помимо рассмотренных нами изменений во внутреннюю опись и лист-заверитель дела уточняется заголовок дела с приказами по основной деятельности методом аннотирования на обложке дела и в описи дел. Из всех сформированных таким образом приказов в первую очередь потребуются для исполнения запросов социально-правового характера приказы об изменении фамилии. Поэтому к заголовку дела необходимо составить аннотацию, отражающую документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска:
- на обложке дела к заголовку от руки дописывают с красной строки кратко содержание оставшихся в деле приказов по личному составу – об изменении фамилий с указанием номеров листов дела (Пример 4);
- такая же аннотация вносится в опись дел, что требует перепечатки и перенумерации одного или нескольких ее листов, но в настоящее время это не слишком сложно, т.к. все проекты описей изготавливаются по шаблонам (утвержденным формам в соответствии с Правилами работы архивов организаций) в электронном виде (Пример 5).
Пример 4. Добавление аннотации к заголовку дела на его обложке
Пример 5. Оформление аннотации к заголовку дела в описи дел постоянного хранения
Уточнение состава дела без изъятия «непрофильных» документов
Второй вариант исправления ошибки в формировании дела появился в практике работы коммерческих организаций, не являющихся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов. Из сформированного дела в процессе передачи его на архивное хранение «непрофильные» документы не изымаются и в другие подразделения и дела не передаются. Но основная цель хранения – обеспечить рациональное использование архивных документов и быстрое исполнение различного рода справок, в т.ч. социально-правового характера, – вполне достигается за счет того же метода аннотирования документов дела.
Алгоритм исправления ошибок, выявленных в процессе передачи документов на архивное хранение, без изъятия документов почти такой же.
1. Во внутренней описи документов дела проставляются сроки хранения всех ошибочно включенных в него документов по личному составу, чтобы в последующем в архиве на заключительном этапе экспертизы ценности, можно было принять окончательное решение о судьбе всего дела и конкретных документов в его составе.
Оформляются сроки хранения так, как показано было в Примере 2, но, конечно же, никакие сведения об изъятии и передаче документов в графу «Примечание» не вносятся, иногда оформляется отметка об экспертизе ценности в архиве (см. Пример 6).
Пример 6. Оформление отметок о сроке хранения и об экспертизе ценности «непрофильных» документов по личному составу во внутренней описи дела
Итоговую запись к внутренней описи точно так же дополняют сведениями о количестве содержащихся в деле «непрофильных» документов по личному составу. Сделанное дополнение, как и любое изменение внутренней описи, как правило, подписывается сотрудником, сформировавшим дело.
2. В лист-заверитель дела вносятся изменения, но только не об изъятых, а о содержащихся в нем «непрофильных» документах. Изменения подписываются в обычном порядке. См. Пример 7.
Пример 7. Отражение «неуместных» документов в листе-заверителе дела
3. Наконец, к приказам по личному составу, остающимся в деле постоянного срока хранения, формулируется аннотация. Но аннотируется не каждый «непрофильный» приказ, а только те приказы об изменении фамилии, которые будут служить основаниями для исполнения запросов и быстрый поиск которых необходимо обеспечить в будущем. Аннотация переносится на обложку дела (ниже заголовка с красной строки) и в опись дел постоянного хранения. Порядок оформления показан был в Примерах 4 и 5.
Взаимодействие с подразделениями
При выявлении ошибок примите меры, чтобы в последующем они не повторялись. Службе делопроизводства необходимо помнить, что:
- ответственность за организацию работы с документами в подразделениях возлагается на их руководителей (п. 1.7 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утв. приказом Росархива от 11.04.2019 № 44);
- номенклатура дел и опись дел структурного подразделения подписываются руководителем структурного подразделения (приложения 23 и 26 к Правилам работы архивов организаций), который отвечает за документальный фонд своего подразделения.
В пределах своих полномочий осуществления методического руководства и контроля за ведением делопроизводства в структурных подразделениях (кстати, необходимо проверить, внесена ли эта функция в положение) служба делопроизводства проводит переговоры, а потом и направляет руководителям подразделений, в делах которых обнаружились документы с различными сроками хранения, служебные записки о правильном порядке и схеме формирования дел (Пример 8). Если нарушений немного, то их перечисляют в тексте служебной записки, а если они существенные, то целесообразно их оформить в качестве приложения или отдельной схемы формирования дел (Пример 9).
Пример 8. Служебная записка о необходимости исправления ошибок
Пример 9. Схема формирования дел с приказами по личному составу
Название «схема формирования дел» используется, чтобы «не пугать» руководителей подразделений термином «номенклатура». Но фактически она является уточненной по итогам передачи дел на архивное хранение номенклатурой дел подразделения, которая должна помочь устранить выявленные ошибки в формировании дел и будет использована как правильный вариант при составлении номенклатуры на следующий календарный год. В схему формирования дел с приказами по личному составу необходимо также внести журналы их регистрации (они располагаются по принципу взаимосвязи), которые могут быть переданы на архивное хранение как научно-справочный аппарат к приказам. В I и II кварталах, когда количество исполненных документов еще позволяет правильно их систематизировать и исправить ошибки, схема формирования дел направляется в структурное подразделение.
Заметьте, что переутверждать номенклатуру дел отдела кадров в данной ситуации не нужно, т.к., разрабатывая и передавая в подразделения схемы формирования дел, служба делопроизводства выполняет свою функцию ведения номенклатуры дел организации (проверьте, внесена ли эта функция в положение о вашем подразделении).
Какова судьба приказов по личному составу, изъятых из дела постоянного срока хранения?
Если за 2017 и более ранние годы приказы по личному составу уже сформированы в дела и обработаны, то для изъятых приказов об изменении фамилий сотрудников и о направлении в долгосрочные командировки (срок хранения одинаковый – 50 лет), может быть предусмотрено объединение их во второй том дела с приказами по личному составу, имеющими такой же срок хранения. Причем заголовок второго тома может быть конкретным.
Пример 10. Формирование из изъятых документов отдельного тома дела, куда они изначально должны были быть подшиты
Дело № 03-05 Том 1 «Приказы о приеме, переводе, совмещении, увольнении, поощрениях, длительных командировках, отпусках без сохранения заработной платы, отпусках по уходу за ребенком».
Дело № 03-05 Том 2 «Приказы об изменении фамилий сотрудников».
Кроме того, когда служба делопроизводства и архив вместе со службой безопасности на основании приказа руководителя и по графику проводят ежегодные проверки организации хранения и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях, необходимо путем быстрого пролистывания проверять правильность формирования дел постоянного срока хранения и по личному составу. Все выявленные нарушения фиксируются в акте и быстро устраняются, ответственные за ведение делопроизводства получают оперативные консультации, а сводный акт (справка) о проверке направляются первому руководителю.
Исправление ошибок в формировании дел производится под методическим руководством службы делопроизводства и сотрудника архива (или лица, ответственного за архивное хранение). Его можно сделать по описанным в этой статье алгоритмам. Да, это потребует внимательности и тоже трудоемко, но позволит за счет аннотирования описей, уточнения заголовков и внесения изменений в учетные документы о составе дела не переформировывать дела в процессе непосредственной передачи на архивное хранение.
Желаем успеха!
Связанный материал
Готовим документы к передаче в архив организации
№ 02 / 2016
См. статью «Готовим документы к передаче в архив организации» журнала № 2′ 2016, где речь шла об управленческих документах. Вы узнаете, как подготовить дело для долговременного хранения: оформить обложку, вынуть лишнее, пронумеровать листы, создать лист-заверитель и внутреннюю опись содержимого дела, скрепить его листы физически (какие при этом есть варианты и от чего они зависят); как поделить обязанности между сотрудниками передающего подразделения и архива
Связанный материал
Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации
№ 03 / 2017
См. статью «Составляем описи для передачи документов из подразделений в архив организации» журнала № 3′ 2017
Связанный материал
Особенности подготовки научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации
№ 04 / 2016
Статья «Особенности подготовки
научно-технической документации (НТД) к передаче в архив организации» журнала № 4′ 2016 объясняет: какие формы приемо-сдаточной описи для передачи НТД в архив в каких случаях лучше использовать; как отличаются обложки дел у разных видов НТД; как оформить дело, пронумеровать листы, составить лист-заверитель и внутреннюю опись; как разобраться с форматами чертежей, что фальцевать, что брошюровать; как разместить собранные «драгоценности» в архиве, чтобы потом было удобно искать и заменять НТД; что выдавать пользователям
На вопрос отвечает А.П. Ворушина, заведующая отделом комплектования Государственного архива Кузбасса.
Вопрос 1
При сдаче структурным подразделением документов в архив при сверке описи с реальными делами мы обнаружили расхождения. Во-первых, это отсутствие некоторых дел. Создали комиссию, провели расследование, составили акт, подтвердили, что документы восстановлению не подлежат (копий не осталось). Поскольку эти дела числились в годовом разделе описи дел и имели свою нумерацию, мы в примечании сделали ссылку на акт об утрате документов и снятии их с учета, пересоставили итоговую запись к описи.
Во-вторых, обнаружилось отсутствие некоторых документов в деле. Мы также организовали розыск, дополнили дело копиями, представили экспертной комиссии акт об утрате документов и замене их копиями.
Необходимо ли в годовом разделе описи дел делать ссылку на этот акт? Как исправить в описи указанное ранее количество листов дела? Какие еще пометки мы должны сделать и где? Замечу, что дела уже упорядочены, описаны и готовы к длительному хранению.
Ответ
Сначала разберемся, как в описи дел отразить то, что дела потеряны, и то, что некоторые дела содержат копии. В вашем случае важно, что дела уже упорядочены, описаны и готовы к длительному хранению в архиве организации. Это значит, что речь идет о единицах хранения. То есть каждому делу присвоен уникальный архивный шифр, который состоит из номеров: фонда, описи, дела.
Наш словарик
Единица хранения архивных документов – учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение (п. 130 ГОСТ Р 7.0.8-2013[1]).
Акт об утрате документов – это один из документов, на основании которого ведется учет поступления и выбытия дел, документов в архиве организации. Его форма дана в приложении № 6 к Правилам 2015[2].
На основании акта об утрате документов вносятся необходимые изменения в основные (обязательные) учетные документы архива (п. 3.15 Правил 2015), в частности, в описи дел, документов – при каждом поступлении и/или выбытии дел, документов, учтенных в данной описи.
В вашем случае в графу № 6 «Примечание» описи дел постоянного хранения необходимо внести соответствующие пометки. Опись после внесения изменений будет выглядеть так (Пример 1):
Количество листов прописано от руки, поскольку при сдаче документов в архив выявилось несоответствие количества листов, указанного в описи, количеству листов в единицах хранения. Архивист закорректировал неправильные цифры и поставил верные. В деле № 655 удалось восполнить часть документов заверенными копиями, а в деле № 676 выявили такое несоответствие при приеме дел от структурного подразделения.
Несмотря на то, что дела № 656 и 657 утрачены и физически отсутствуют, никаких корректировок и дополнительных пометок в другие графы описи, в том числе и графу 5 «Кол-во страниц», относительно утраченных дел вносить не нужно.
Как поступить, если при сдаче в архив выяснилось, что окончательный листаж дела не совпадает с тем, что персонально указан в описи? Например, ошиблись при первоначальном подсчете и нумерации листов, а при сдаче сотрудник архива (архивариус, делопроизводитель и т.п.) это обнаружил. Архивное законодательство никаких разъяснений именно по этому поводу не дает. Поэтому есть практика, когда неправильное количество листов просто исправляется корректором и указывается правильное.
В случае выявления отсутствия дел архив организации принимает меры по их розыску. На отсутствующие документы и дела, меры по розыску которых не дали результатов, составляется акт об утрате документов (Приложение № 6 к Правилам 2015). Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями (п. 6.8 Правил 2015).
В п. 4.32 Правил 2015 указано, что при составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования: графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.
Таким образом, факт наличия копий в единице хранения мы указываем в графе «Примечание» в описи дел (см. Пример 1).
Как правило, графа № 6 «Примечание» заполняется вручную, поэтому в нее вносим необходимые примечания таким образом, чтобы опись была удобна и доступна для работы и использования.
Места в графе 6 «Примечание» мало, поэтому особенности, замечания и информацию о выявленных изменениях в документах необходимо указывать в предисловии к конкретной описи дел. При этом предисловие к описи – это составной элемент научно-справочного аппарата. В справочный аппарат к описи также входят:
- титульный лист;
- содержание (оглавление);
- предисловие;
- список сокращений;
- указатели к описи (предметный, именной, географический).
В предисловии к описи кратко излагаются переименования организации в исторической (хронологической) последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.
Факт наличия копий в некоторых единицах хранения можно отнести к сведениям об особенностях формирования и оформления дел. Поэтому с учетом Правил 2015 и Методических рекомендаций по применению Правил 2015 советуем вам указать это не только в описи, но в предисловии к ней.
Предисловие можно пересоставить или составить, если оно не было составлено ранее (Пример 2). Целесообразность описания представленной ситуации именно в предисловии объясняется тем, что в графе бланка описи слишком мало места для таких пояснений.
В представленном примере предисловия мы допускаем, что оно было составлено после выявления всех несоответствий (в 2021–2022 гг.), а не в 2017 году, когда описи были составлены и утверждены. То есть мы допускаем, что на момент составления описей предисловие не было написано – на практике такое часто бывает, поэтому составили и оформили его в момент передачи дел из структурного подразделения в архив. А если предисловие уже было составлено, то необходимо его дополнить либо указать эту информацию в дополнении к исторической справке.
Также необходимо помнить, что все акты, документирующие результаты архивных работ, в вашем случае – акты об утрате, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации.
Вопрос 2
Номера дел, пропажу которых мы обнаружили и зафиксировали в акте об утрате документов и снятии их с учета, так и остаются неиспользованными? Повторно использовать их нельзя?
Ответ
Утрата документов – это выбытие документов.
В Примере 1 номера дел № 656 и 657 больше «не используются» относительно других дел, включенных в данную опись.
Нельзя какие-либо иные (например, обнаруженные) дела внести в представленную опись, присвоив им № 656 и 657.
Единственный вариант, когда номера утраченных дел могут быть вновь присвоены единицам хранения, – это переработка описи.
При этом в Правилах 2015 такой вид работ, как усовершенствование и переработка описей, не указан. Но в Методических рекомендациях по применению Правил 2015 в п. 4.2 «Оформление исторической справки к фонду» есть фраза: «Дополнительно можно включить следующую информацию: сведения о проведенных в архиве мероприятиях по описанию документов, по переработке или усовершенствованию описей, комплексной целевой экспертизе ценности документов с указанием причин, вызвавших необходимость этих работ и дат их осуществления».
Там же закреплено следующее:
Переработанная опись дел, документов подлежит утверждению в соответствии с п. 36.7 Правил 2020.
Если опись дел, документов пересоставляется, то один экземпляр ранее имевшейся описи включается во вновь составленную опись дел, документов под последним учетным номером. Остальные ее экземпляры выделяются к уничтожению.
Переводная таблица к переработанной описи помещается в соответствующее дело фонда (Пример 3).
Переработка и усовершенствование описей – это очень трудоемкий и затратный по времени вид работ. Если речь идет о переработке описи, то перерабатывается вся опись: то есть не один годовой раздел или несколько, а вся опись полностью. Поэтому, как правило, такой деятельностью занимаются в государственных (муниципальных) архивах. А вот в архивах организациях подобную работу проводят нечасто. Поэтому для того, чтобы заняться переработкой описей дел в архиве организации, должны быть очень веские для этого основания и понимание специфики проведения таких работ.
[1] ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
[2] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утв. приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).
[3] Здесь и далее – Методические рекомендации по применению Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (ВНИИДАД, 2016).
[4] Здесь и далее – Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях (утв. приказом Росархива от 02.03.2020 № 24).
21.02.2022, 14:17
Порядок исправления допущенных опечаток и (или) ошибок в направленной или выданной в результате предоставления государственной услуги архивной справке
Порядок исправления допущенных опечаток и (или) ошибок
в направленной или выданной в результате предоставления
государственной услуги архивной справке
59. Основанием для начала административной процедуры является поступление в орган безопасности или архивное подразделение письменного заявления об исправлении допущенных опечаток и (или) ошибок в направленной или выданной в результате предоставления государственной услуги архивной справке <1>.
——————————–
<1> Далее – заявление об исправлении. Форма заявления об исправлении приведена в приложении N 2 к настоящему Административному регламенту.
К заявлению об исправлении заявителем в обязательном порядке прикладывается оригинал архивной справки, направленной или выданной в результате предоставления государственной услуги и содержащей опечатки и (или) ошибки.
60. В случае выявления допущенных опечаток и (или) ошибок в направленной или выданной в результате предоставления государственной услуги архивной справке сотрудник органа безопасности или архивного подразделения осуществляет замену указанного документа в срок, не превышающий 10 календарных дней с даты регистрации письменного заявления об исправлении.
В случае отсутствия опечаток и (или) ошибок в направленной или выданной в результате предоставления государственной услуги архивной справке сотрудник органа безопасности или архивного подразделения письменно сообщает заявителю об отсутствии таких опечаток и (или) ошибок в срок, не превышающий 10 календарных дней с даты регистрации письменного заявления об исправлении с приложением оригинала архивной справки, направленной или выданной в результате предоставления государственной услуги.
Извлечение из
Административного регламента
Исправление допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах
75. Основанием для начала административной процедуры является регистрация в Журнале учета заявлений о выдаче архивной справки, копии архивного документа или выписки из него заявления об исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления государственной услуги документах.
76. Должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги, в случае выявления ошибок осуществляет замену документов.
77. В случае отсутствия ошибок должностное лицо, ответственное за предоставление государственной услуги, подготавливает ответ об отсутствии ошибок.
78. Срок выполнения административной процедуры составляет 7 рабочих дней со дня регистрации заявления об исправлении ошибок в Журнале учета заявлений о выдаче архивной справки, копии архивного документа или выписки из него.
79. Результатом административной процедуры является выдача (направление) заявителю новых документов взамен ранее выданных или ответа об отсутствии ошибок.
80. Способом фиксации результата выполнения административной процедуры является отметка на втором экземпляре выданных (направленных) новых документов или ответа об отсутствии ошибок.
