Как в экселе найти товар по артикулу

Используя таблицы Excel как базу данных, не обойтись без такой функции, как «Найти». Она понадобится для быстрого определения места ключевого слова в каждой строке таблицы.

Как использовать функцию НАЙТИ в Excel

Каждая функция с заполненными аргументами в Excel – это формула, с помощью которой выполняются сложные операции и вычисления в Excel. Перед ее введением ставится знак равенства. Именно так вы дадите знать программе, что вводится именно формула, а не текст и не значение. Функция состоит из двух частей: имени и аргумента.

Каждое название функции в Excel описывает ее операцию и назначение. В данном случае это слово «НАЙТИ».

Аргументов может быть несколько. Они могут быть числовыми, символьными или текстовыми и всегда заключаются в круглые скобки. Если аргументов больше одного, между ними ставится знак «;». Для поиска необходимо использовать следующие аргументы.

1. Искомый текст. Сочетание знаков, которые мы разыскиваем в таблице. Это может быть цифро-буквенное сочетание, только цифры или только буквы, пробелы или знаки. Нужно помнить, что функция учитывает введенный регистр. Результаты поиска слов «Мир» и «мир» будут разными.
2. Просматриваемый текст. Область поиска может быть указана с помощью мыши. Также ее значения могут быть введены с клавиатуры.
3. Начальная позиция (опциональный аргумент). По умолчанию началом поиска признается первая ячейка первой строки таблицы. Вы можете вручную задать номер ячейки, которая будет начальной в процессе поиска.

Синтаксис функции выглядит таким образом:

НАЙТИ(«искомый текст»; просматриваемый текст; [начальная позиция])

Результатом применения функции будет номер места в строке, на котором располагается искомое ключевое слово. Если его нет, выдается символ ошибки #ЗНАЧ!



Примеры использования функции НАЙТИ

Эта формула редко используется самостоятельно. Тем не менее, чтобы наглядно продемонстрировать действие, стоит рассмотреть несколько примеров ее использования.

Пример 1. В таблице 4 столбца по 10 строк. В нее внесены:

• номера по штатному расписанию;
• ФИО работников;
• количество отработанных дней:
• оклад (размер оплаты).

Для отчета нужно выбрать информацию о том, сколько дней отработали и какую оплату получили специалисты, которые работают во вредных условиях, связанных с задымленностью.

Штатное расписание составлено особым образом. Номера рабочих единиц имеют пометку «!». В зависимости от расположения этой пометки можно понять, с какими вредными факторами сталкивается рабочий. Нам нужно отсортировать строки, штатные номера которых имеют пометку «!» на втором месте. Например, 3!7884, 8!6453 или 5!54.

Для этого в ячейку, следующую за последней в первой строчке, нужно ввести функцию НАЙТИ. Она будет выглядеть так.

=НАЙТИ(“!”; A2; 1)

При этом, для указания области поиска можно выделить столбец с номерами. По окончанию набора функции, нажмите Enter. В ячейке появится номер места, на котором располагается пометка «!».

Теперь вы сможете выделить и скопировать строки, напротив которых стоит цифра 2 или воспользоваться автофильтром: «ДАННЫЕ»-«Фильтр».

Отчет готов за пару секунд.

Пример 2. В таблице 4 столбца по 10 строк.

В нее сведены артикулы товаров, которые находятся на складе и указаны такие параметры;

• наименование товара;
• цвет;
• цена;
• артикул.

В зависимости от времени поступления на склад они по-разному маркируются. Нужно выбрать информацию по товарам артикулы которых начинаются на буквы «de». Эти буквосочетания встречаются и в других местах артикулов. Важно отсортировать только товары, в артикулах которых оно встречается на первом месте.

Алгоритм действий аналогичный. В ячейке, следующей за последней в первой строке прописываем функцию.

=НАЙТИ(“de”;D2;1)

После нажатия клавиши Enter появляется номер места заданных букв в артикуле товаров. Протянув за нижний угол выделенную ячейку вниз, вы получите аналогичные показатели по всем строкам.

В артикулах товаров, по которым выдана ошибка #ЗНАЧ!, нет заданных букв. Остается выполнить автофильтр, поиск по которым дал результат 1.

Выборка товаров готова.

Пример 3. В таблице 5 строк. В нее введены математические формулы.

Студент готовит шпаргалку на экзамен. Ему нужно выбрать формулы для расчета суммы. Он знает, что в таких формулах на четвертом месте всегда стоит знак «+».

Как всегда, функция прописывается в ячейке, следующей за последней в первой строчке. Формула выглядит так.

=НАЙТИ(“+”; A1; 1)

Нажав Enter, вы получите результат функции.

Теперь можно выбрать формулы, в которых знак суммы находится на 4 месте.

Читайте также: Примеры использования функции НАЙТИ в Excel формулах.

Выбраны все необходимые формулы из списка по критерию – «4» указанном в условии для отбора строк автофильтром Excel.

Все выше описанные примеры применяют функцию НАЙТИ без формул. Но на практике чаще всего она используется как вспомогательная функция для формул с обработкой таблиц в режиме базы данных.

В документах Microsoft Excel, которые состоят из большого количества полей, часто требуется найти определенные данные, наименование строки, и т.д. Очень неудобно, когда приходится просматривать огромное количество строк, чтобы найти нужное слово или выражение. Сэкономить время и нервы поможет встроенный поиск Microsoft Excel. Давайте разберемся, как он работает, и как им пользоваться.

Поисковая функция в Excel

Поисковая функция в программе Microsoft Excel предлагает возможность найти нужные текстовые или числовые значения через окно «Найти и заменить». Кроме того, в приложении имеется возможность расширенного поиска данных.

Способ 1: простой поиск

Простой поиск данных в программе Excel позволяет найти все ячейки, в которых содержится введенный в поисковое окно набор символов (буквы, цифры, слова, и т.д.) без учета регистра.

1. Находясь во вкладке «Главная», кликаем по кнопке «Найти и выделить», которая расположена на ленте в блоке инструментов «Редактирование». В появившемся меню выбираем пункт «Найти…». Вместо этих действий можно просто набрать на клавиатуре сочетание клавиш Ctrl+F.



2. После того, как вы перешли по соответствующим пунктам на ленте, или нажали комбинацию «горячих клавиш», откроется окно «Найти и заменить» во вкладке «Найти». Она нам и нужна. В поле «Найти» вводим слово, символы, или выражения, по которым собираемся производить поиск. Жмем на кнопку «Найти далее», или на кнопку «Найти всё».



3. При нажатии на кнопку «Найти далее» мы перемещаемся к первой же ячейке, где содержатся введенные группы символов. Сама ячейка становится активной.

   Поиск и выдача результатов производится построчно. Сначала обрабатываются все ячейки первой строки. Если данные отвечающие условию найдены не были, программа начинает искать во второй строке, и так далее, пока не отыщет удовлетворительный результат.

   Поисковые символы не обязательно должны быть самостоятельными элементами. Так, если в качестве запроса будет задано выражение «прав», то в выдаче будут представлены все ячейки, которые содержат данный последовательный набор символов даже внутри слова. Например, релевантным запросу в этом случае будет считаться слово «Направо». Если вы зададите в поисковике цифру «1», то в ответ попадут ячейки, которые содержат, например, число «516».

   Для того, чтобы перейти к следующему результату, опять нажмите кнопку «Найти далее».

   

   Так можно продолжать до тех, пор, пока отображение результатов не начнется по новому кругу.

4. В случае, если при запуске поисковой процедуры вы нажмете на кнопку «Найти все», все результаты выдачи будут представлены в виде списка в нижней части поискового окна. В этом списке находятся информация о содержимом ячеек с данными, удовлетворяющими запросу поиска, указан их адрес расположения, а также лист и книга, к которым они относятся. Для того, чтобы перейти к любому из результатов выдачи, достаточно просто кликнуть по нему левой кнопкой мыши. После этого курсор перейдет на ту ячейку Excel, по записи которой пользователь сделал щелчок.

Способ 2: поиск по указанному интервалу ячеек

Если у вас довольно масштабная таблица, то в таком случае не всегда удобно производить поиск по всему листу, ведь в поисковой выдаче может оказаться огромное количество результатов, которые в конкретном случае не нужны. Существует способ ограничить поисковое пространство только определенным диапазоном ячеек.

1. Выделяем область ячеек, в которой хотим произвести поиск.



2. Набираем на клавиатуре комбинацию клавиш Ctrl+F, после чего запуститься знакомое нам уже окно «Найти и заменить». Дальнейшие действия точно такие же, что и при предыдущем способе. Единственное отличие будет состоять в том, что поиск выполняется только в указанном интервале ячеек.

Способ 3: Расширенный поиск

Как уже говорилось выше, при обычном поиске в результаты выдачи попадают абсолютно все ячейки, содержащие последовательный набор поисковых символов в любом виде не зависимо от регистра.

К тому же, в выдачу может попасть не только содержимое конкретной ячейки, но и адрес элемента, на который она ссылается. Например, в ячейке E2 содержится формула, которая представляет собой сумму ячеек A4 и C3. Эта сумма равна 10, и именно это число отображается в ячейке E2. Но, если мы зададим в поиске цифру «4», то среди результатов выдачи будет все та же ячейка E2. Как такое могло получиться? Просто в ячейке E2 в качестве формулы содержится адрес на ячейку A4, который как раз включает в себя искомую цифру 4.

Но, как отсечь такие, и другие заведомо неприемлемые результаты выдачи поиска? Именно для этих целей существует расширенный поиск Excel.

1. После открытия окна «Найти и заменить» любым вышеописанным способом, жмем на кнопку «Параметры».



2. В окне появляется целый ряд дополнительных инструментов для управления поиском. По умолчанию все эти инструменты находятся в состоянии, как при обычном поиске, но при необходимости можно выполнить корректировку.
   

   По умолчанию, функции «Учитывать регистр» и «Ячейки целиком» отключены, но, если мы поставим галочки около соответствующих пунктов, то в таком случае, при формировании результата будет учитываться введенный регистр, и точное совпадение. Если вы введете слово с маленькой буквы, то в поисковую выдачу, ячейки содержащие написание этого слова с большой буквы, как это было бы по умолчанию, уже не попадут. Кроме того, если включена функция «Ячейки целиком», то в выдачу будут добавляться только элементы, содержащие точное наименование. Например, если вы зададите поисковый запрос «Николаев», то ячейки, содержащие текст «Николаев А. Д.», в выдачу уже добавлены не будут.

   

   По умолчанию, поиск производится только на активном листе Excel. Но, если параметр «Искать» вы переведете в позицию «В книге», то поиск будет производиться по всем листам открытого файла.

   

   В параметре «Просматривать» можно изменить направление поиска. По умолчанию, как уже говорилось выше, поиск ведется по порядку построчно. Переставив переключатель в позицию «По столбцам», можно задать порядок формирования результатов выдачи, начиная с первого столбца.

   

   В графе «Область поиска» определяется, среди каких конкретно элементов производится поиск. По умолчанию, это формулы, то есть те данные, которые при клике по ячейке отображаются в строке формул. Это может быть слово, число или ссылка на ячейку. При этом, программа, выполняя поиск, видит только ссылку, а не результат. Об этом эффекте велась речь выше. Для того, чтобы производить поиск именно по результатам, по тем данным, которые отображаются в ячейке, а не в строке формул, нужно переставить переключатель из позиции «Формулы» в позицию «Значения». Кроме того, существует возможность поиска по примечаниям. В этом случае, переключатель переставляем в позицию «Примечания».

   

   Ещё более точно поиск можно задать, нажав на кнопку «Формат».

   

   При этом открывается окно формата ячеек. Тут можно установить формат ячеек, которые будут участвовать в поиске. Можно устанавливать ограничения по числовому формату, по выравниванию, шрифту, границе, заливке и защите, по одному из этих параметров, или комбинируя их вместе.

   

   Если вы хотите использовать формат какой-то конкретной ячейки, то в нижней части окна нажмите на кнопку «Использовать формат этой ячейки…».

   

   После этого, появляется инструмент в виде пипетки. С помощью него можно выделить ту ячейку, формат которой вы собираетесь использовать.

   

   После того, как формат поиска настроен, жмем на кнопку «OK».

   

   Бывают случаи, когда нужно произвести поиск не по конкретному словосочетанию, а найти ячейки, в которых находятся поисковые слова в любом порядке, даже, если их разделяют другие слова и символы. Тогда данные слова нужно выделить с обеих сторон знаком «*». Теперь в поисковой выдаче будут отображены все ячейки, в которых находятся данные слова в любом порядке.



3. Как только настройки поиска установлены, следует нажать на кнопку «Найти всё» или «Найти далее», чтобы перейти к поисковой выдаче.

Как видим, программа Excel представляет собой довольно простой, но вместе с тем очень функциональный набор инструментов поиска. Для того, чтобы произвести простейший писк, достаточно вызвать поисковое окно, ввести в него запрос, и нажать на кнопку. Но, в то же время, существует возможность настройки индивидуального поиска с большим количеством различных параметров и дополнительных настроек.