Как в excel найти все уникальные значения

Извлечение уникальных элементов из диапазона

Способ 1. Штатная функция в Excel 2007

Начиная с 2007-й версии функция удаления дубликатов является стандартной – найти ее можно на вкладке Данные – Удаление дубликатов (Data – Remove Duplicates):

В открывшемся окне нужно с помощью флажков задать те столбцы, по которым необходимо обеспечивать уникальность. Т.е. если включить все флажки, то будут удалены только полностью совпадающие строки. Если включить только флажок заказчик, то останется только по одной строке для каждого заказчика и т.д.

Способ 2. Расширенный фильтр

Если у вас Excel 2003 или старше, то для удаления дубликатов и вытаскивания из списка уникальных (неповторяющихся) элементов можно использовать Расширенный фильтр (Advanced Filter) из меню (вкладки) Данные (Data).

Предположим, что у нас имеется вот такой список беспорядочно повторяющихся названий компаний:

Выбираем в меню Данные – Фильтр – Расширенный фильтр (Data – Filter – Advanced Filter). Получаем окно:

В нем:

• Выделяем наш список компаний в Исходный диапазон (List Range).
• Ставим переключатель в положение Скопировать результат в другое место (Copy to another location) и указываем пустую ячейку.
• Включаем (самое главное!) флажок Только уникальные записи(Uniqe records only) и жмем ОК.

Получите список без дубликатов:

Если требуется искать дубликаты не по одному, а по нескольким столбцам, то можно предварительно склеить их в один, сделав, своего рода, составной ключ с помощью функции СЦЕПИТЬ (CONCATENATE):

Тогда дальнейшая задача будет сводиться к поиску дубликатов уже в одном столбце.

Способ 3. Выборка уникальных записей формулой

Чуть более сложный способ, чем первые два, но зато – динамический, т.е. с автоматическим пересчетом, т.е. если список редактируется или в него дописываются еще элементы, то они автоматически проверяются на уникальность и отбираются. В предыдущих способах при изменении исходного списка нужно будет заново запускать Расширенный фильтр или жать на кнопку Удаление дубликатов.

Итак, снова имеем список беспорядочно повторяющихся элементов. Например, такой:

Первая задача – пронумеровать всех уникальных представителей списка, дав каждому свой номер (столбец А на рисунке). Для этого вставляем в ячейку А2 и копируем затем вниз до упора следующую формулу:

=ЕСЛИ(СЧЁТЕСЛИ(B$1:B2;B2)=1;МАКС(A$1:A1)+1;””)

В английской версии это будет:

=IF(COUNTIF(B$1:B2;B2)=1;MAX(A$1:A1)+1;””)

Эта формула проверяет сколько раз текущее наименование уже встречалось в списке (считая с начала), и если это количество =1, т.е. элемент встретился первый раз – дает ему последовательно возрастающий номер.

Для упрощения адресации дадим нашим диапазонам (например, исходя из того, что в списке может быть до 100 элементов) имена. Это можно сделать в новых версиях Excel на вкладке Формулы – Диспетчер имен (Formulas – Name manager) или в старых версиях – через меню Вставка – Имя – Присвоить (Insert – Name – Define):

• диапазону номеров (A1:A100) – имя NameCount
• всему списку с номерами (A1:B100) – имя NameList

Теперь осталось выбрать из списка NameList все элементы имеющие номер – это и будут наши уникальные представители. Сделать это можно в любой пустой ячейке соседних столбцов, введя туда вот такую формулу с известной функцией ВПР (VLOOKUP) и скопировав ее вниз на весь столбец:

=ЕСЛИ(МАКС(NameCount)<СТРОКА(1:1);””;ВПР(СТРОКА(1:1);NameList;2))

или в английской версии Excel:

=IF(MAX(NameCount)

Эта формула проходит сверху вниз по столбцу NameCount и выводит все позиции списка с номерами в отдельную таблицу:

Ссылки по теме

• Выделение дубликатов по одному или нескольким столбцам в списке цветом
• Запрет ввода повторяющихся значений
• Извлечение уникальных значений при помощи надстройки PLEX

В этой статье описывается, как получить список уникальных значений в столбце с помощью формулы и как настроить эту формулу для разных наборов данных. Вы также узнаете, как быстро получить единый список с помощью расширенного фильтра Excel и как извлечь уникальные записи с помощью Duplicate Remover.

В нескольких недавних статьях мы обсуждали различные методы подсчета и поиска уникальных значений в Excel. Если у вас была возможность прочитать эти руководства, вы уже знаете, как получить этот список с помощью идентификации, фильтрации и копирования. Но это немного длинный и далеко не единственный способ извлечения уникальных значений в Excel. Вы можете сделать это намного быстрее, используя собственную формулу. А сейчас я покажу вам эту и многие другие техники.

Чтобы избежать путаницы, давайте сначала договоримся о том, что мы называем уникальными значениями в Excel. 

Уникальные значения — это значения, которые появляются в списке только один раз. Например:

Чтобы получить список уникальных значений в Excel, используйте одну из следующих формул.

Формула для уникальных значений массива (составляется нажатием Ctrl + Shift + Enter):

= SEERROR (ИНДЕКС ($ A $ 2: $ A $ 10; ПОИСК (0; СЧЁТЕСЛИ ($ B $ 1: B1; $ A $ 2: $ A $ 10) + (СЧЁТЕСЛИ ($ A $ 2: $ A $ 10; $ A $ 2: $ A $ 10) 1); 0)); «»)

Вы также можете использовать обычную формулу (вводимую нажатием Enter):

= ЕСЛИ ОШИБКА (ИНДЕКС ($ A $ 2: $ A $ 10; ПОИСК (0; ИНДЕКС (СЧЁТЕСЛИ ($ B $ 1: B1; $ A $ 2: $ A $ 10)) + (СЧЁТЕСЛИ ($ A $ 2 : $ A $ 10; $ A $ 2: $ A $ 10) 1); 0; 0); 0)); «»)

Для приведенных выше формул используются следующие ссылки:

• A2: A10 — список исходных данных.
• B1 — это верхняя ячейка уникального списка минус одна строка. В этом примере мы начинаем создавать список уникальных в B2, а затем записываем B1 в формулу (B2 — 1 строка = B1). Например, если ваш список начинается с ячейки C3, измените $ B $ 1: B1 на $ C $ 2: C2.

Примечание. Поскольку формула ссылается на ячейку над первой ячейкой в ​​списке, который вы создаете, который обычно является заголовком столбца (B1 в этом примере), убедитесь, что заголовок имеет уникальное имя, которое не отображается в других частях этого столбца.

В этом примере мы получаем уникальные имена из столбца A (точнее из диапазона A2: A10), а на следующем снимке экрана показана формула в действии:

Вот наша процедура:

• Измените одну из формул, чтобы она соответствовала диапазону данных.
• Введите его в первую ячейку, с которой начнется формирование списка (в данном примере B2).
• Если вы используете формулу массива, нажмите Ctrl + Shift + Enter. Если вы выбрали обычный режим, просто нажмите клавишу Enter.
• При необходимости скопируйте, перетащив маркер заливки мышью. Поскольку обе формулы заключены в функцию SEERROR, вы можете скопировать ее с полем. Это не испортит ваши данные ошибками, сколько бы уникальных значений ни было восстановлено.

Как извлечь различные значения.

Различные значения: появляются в списке данных хотя бы один раз. Это все уникальные и первые повторяющиеся значения.

Например:

Чтобы получить их список в Excel, используйте следующие формулы.

Формула массива (нужно нажать Ctrl + Shift + Enter):

{= SEERROR (ИНДЕКС ($ A $ 2: $ A $ 13, ПОИСК (0, СЧЁТЕСЛИ ($ B $ 1: B1, $ A $ 2: $ A $ 13), 0)); «»)}

или вы можете сделать это:

{= ЕСЛИОШИБКА (ИНДЕКС ($ A $ 2: $ A $ 13; МАЛЫЙ (ЕСЛИ (UND (ПОИСК ($ A $ 2: $ A $ 13, $ B $ 1: B1,0)))), СТРОКА ($ A $ 1: $ A $ 15); «»); 1));»»)}

Обычная формула:

= SEERROR (ИНДЕКС ($ A $ 2: $ A $ 13, ПОИСК (0, ИНДЕКС (СЧЁТЕСЛИ ($ B $ 1: B1, $ A $ 2: $ A $ 13), 0, 0), 0)); «»)

Где:

• A2: A13 — это список источников.
• B1 — это ячейка над первой ячейкой в ​​отдельном списке. В этом примере отдельный список начинается с ячейки B2 (это первая ячейка, в которую вы вводите формулу), затем делается ссылка на B1.

Как извлечь значения, игнорируя пустые ячейки

Если исходный список содержит пустые ячейки, только что описанная формула вернет ноль для каждой пустой строки, что может быть проблемой. Это то, что вы можете видеть на скриншоте чуть выше. Чтобы это исправить, внесем небольшие изменения.

Формула массива для извлечения различных значений, исключая пустые ячейки:

{= ЕСЛИ ОШИБКА (ИНДЕКС ($ A $ 2: $ A $ 13; ПОИСК (0, СЧЁТЕСЛИ ($ C $ 1: C1; $ A $ 2: $ A $ 13 & «»)) + IF ($ A $ 2: $ A $ 13 = «»; 1; 0); 0)); «»)}

Точно так же вы можете получить список разных значений, исключая пустые ячейки и ячейки с числами:

{= ЕСЛИОШИБКА (ИНДЕКС ($ A $ 2: $ A $ 13; ПОИСК (0; СЧЁТЕСЛИ ($ D $ 1: D1; $ A $ 2: $ A $ 13 & «»)) + SE (ETEXT ($ A $ 2: $ A $ 13) = FALSE; 1; 0); 0)); «»)}

Напоминаем, что в приведенных выше формулах A2: A13 — это исходный список, а B1 — это ячейка непосредственно над первой позицией сгенерированного списка.

Этот экран показывает результат выбора:

Возможно, кому-то будет полезна другая формула –

= ЕСЛИОШИБКА (ИНДЕКС ($ A $ 2: $ A $ 13; АГРЕГАТ (15,6; (СТРОКА ($ A $ 2: $ A $ 13) -ЛИНИЯ ($ A $ 2) +1)) / (ПОИСК ($ A $ 2: $ A $ 13; $ A $ 2: $ A $ 13,0) = СТРОКА ($ A $ 2: $ A $ 13) — СТРОКА ($ A $ 2) +1); СТРОКА ($ A $ 2: $ A2)));»»)

Работает с числами и текстом, игнорирует пустые ячейки.

При работе с данными, чувствительными к регистру, такими как пароли, имена пользователей или имена файлов, вам может потребоваться список отдельных значений с учетом как прописных, так и строчных букв. 

Для этого используйте формулу массива, где A2: A10 — это исходный список, а B1 — это ячейка над первой ячейкой разделенного списка.

Формула массива для разных значений с учетом регистра (требуется нажатие Ctrl + Shift + Enter)

{= ЕСЛИОШИБКА (ИНДЕКС ($ A $ 2: $ A $ 10; ПОИСК (0; ЧАСТОТА (ЕСЛИ (ПОИСКПОЗ ($ A $ 2: $ A $ 10; ТРАНСПОРТИРОВКА ($ B $ 1: B1))))); ПОИСК (СТРОКА ($ A $ 2: $ A $ 10); СТРОКА ($ A $ 2: $ A $ 10)); «»); ПОИСК ($ A $ 2: $ A $ 10); СТРОКА ($ A 2 доллара: 10 австралийских долларов))); 0)); «»)}

Как видите, здесь важна накрутка.

Отбор уникальных значений по условию.

Допустим, у нас есть таблица с данными о продажах. Нам необходимо определить, какие товары заказал конкретный покупатель.

Сначала выберите в таблице только те строки, которые соответствуют указанным условиям, а затем выберите уникальные названия продуктов из этих строк.

В ячейке G2 указываем нужного нам клиента, а в H2 записываем матричную формулу:

{= ЕСЛИ ОШИБКА (ИНДЕКС ($ B $ 2: $ B $ 20; ПОИСК (0; ЕСЛИ ((($ A $ 2: $ A $ 20 = $ G $ 2))), СЧЁТЕСЛИ ($ H $ 1: H1 ; $ B $ 2: $ B $ 20); «»); 0));»»)}

Не забудьте вставить формулу массива в ячейку EXCEL, одновременно нажав CTRL + SHIFT + ENTER. Скопируйте его столбец за столбцом, используя маркер заполнения. Получаем список из четырех позиций.

Усложняем задачу. Мы определяем список не только для этого клиента, но и для конкретного менеджера.

Вот наша матричная формула:

{= ЕСЛИОШИБКА (ИНДЕКС ($ B $ 2: $ B $ 20; ПОИСК (0; ЕСЛИ ((($ A $ 2: $ A $ 20 = $ G $ 2)) + ($ D $ 2: $ D $ 20 = $ H $ 2)) = 2; СЧЁТЕСЛИ ($ I $ 1: I1, $ B $ 2: $ B $ 20), «»); 0));»»)}

Как видите, сейчас всего два продукта. В расчете участвуют только строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям: название компании и фамилия оператора должны совпадать. Только из них мы извлекаем уникальные названия продуктов.

Если имеется несколько условий, просто добавьте соответствующий критерий к функции ЕСЛИ и измените число от 2 до 3 или более (в зависимости от количества условий).

Извлечь уникальные значения из диапазона.

Формулы, которые мы описали выше, позволяют сформировать список значений из данных определенного столбца. Но мы часто говорим о нескольких столбцах, то есть о диапазоне данных. Например, вы получили несколько списков продуктов из разных файлов и расположили их в соседних столбцах.

Используя формулу массива

{= КОСВЕННО (ТЕКСТ (МИН (ЕСЛИ (($ A $ 2: $ C $ 9 «») * (СЧЁТЕСЛИ ($ E $ 1: E1; $ A $ 2: $ C $ 9) = 0); ROW ($ 2: $ 9) * 100 + COLUMN ($ A: $ C); 7 ^ 8)); «R0C00″);)&»»}

Здесь A2: C9 указывает диапазон, из которого вы хотите извлечь уникальные значения. E1 — это первая ячейка столбца, в которую вы хотите поместить результат. $ 2: $ 9 указывает на строки, содержащие данные, которые вы хотите использовать. $ A: $ C указывает на столбцы, из которых вы получаете исходные данные. Пожалуйста, поменяйте их на свои.

Нажмите Shift + Ctrl + Enter, затем перетащите маркер заливки, чтобы сгенерировать уникальные значения, пока не появятся пустые ячейки.

Как видите, извлекаются все уникальные и первые вхождения дубликатов.

Встроенный инструмент удаления дубликатов.

Начиная с Excel 2007, функция удаления дубликатов является стандартной. Вы можете найти его на вкладке «Данные»> «Удаление дубликатов.

установите флажок, чтобы указать столбцы, в которых вы хотите найти и удалить повторяющиеся значения. Если сделать как на скриншоте, в таблице останутся только уникальные пары «Клиент — Продукт». Остальные будут удалены. Если вы установите только флажок «Клиент», для каждого клиента останется только одна строка и т.д.

Использование расширенного фильтра.

Если вы не хотите тратить время на понимание загадочных поворотов формул, вы можете быстро получить список уникальных значений с помощью расширенного фильтра. Подробные инструкции приведены ниже.

1. Выберите столбец данных, из которого вы хотите извлечь отдельные значения.
2. Перейдите на вкладку «Данные»> группа «Сортировка и фильтр» и нажмите кнопку «Дополнительно» .
3. В диалоговом окне Advanced Filter выберите следующие параметры:
   • Установите флажок Копировать в другое место .
   • Убедитесь, что в поле Диапазон источника указано правильное значение.
   • В поле «Поместить результат в…» укажите верхнюю ячейку целевого диапазона. Помните, что вы можете копировать только отфильтрованные данные в текущий лист.
   • Выберите Только уникальные записи».
4. Наконец, нажмите ОК и проверьте результат.

Как видите, мы проверили столбец B, а затем добавили список уникальных наименований продуктов, представленных в столбце K.

Обратите внимание, что хотя опция расширенного фильтра называется «Только уникальные записи», она извлекает разные значения, то есть уникальные и первые вхождения дубликатов.

Теперь немного усложним задачу.

Если вам нужно искать записи не по одному, а по нескольким столбцам, вы можете сначала «вставить» их с помощью функции СЦЕПИТЬ.

= ЦЕПЬ (A2; B2)

Записываем в столбец F и копируем. Получаем вспомогательный столбик.

В качестве исходного диапазона мы по-прежнему выбираем данные, из которых извлекаем уникальные значения. Теперь это две колонки: A и B.

Но мы все еще можем искать уникальные в одном столбце. Здесь пригодится вспомогательный столбец F с объединенными данными. Мы указываем это в поле «Диапазон условий».

В остальном все как в предыдущем примере.

В результате мы получили все доступные в таблице комбинации «Клиент — Продукт» на основе данных во вспомогательном столбце F.

Думаю, вы понимаете, что аналогичные действия можно производить с тремя столбцами (например, Фамилия — Имя — Отчество). Главное условие — исходный диапазон был непрерывным, то есть все столбцы должны были быть смежными.

Как видите, формулы здесь не нужны. Однако, если исходные данные изменятся, все манипуляции придется повторить заново.

Извлечение уникальных значений с помощью Duplicate Remover.

В заключительной части этого руководства я покажу вам интересное решение для поиска и извлечения различных уникальных значений в электронных таблицах Excel. Это решение сочетает в себе универсальность формул Excel с простотой расширенного фильтра. Кроме того, здесь есть несколько уникальных особенностей:

• Находит и извлекает уникальные или уникальные значения на основе записей в одном или нескольких столбцах.
• Найдите, выделите и скопируйте уникальные значения в любое другое место в той же или другой книге Excel.

Теперь давайте посмотрим, как работает инструмент удаления дубликатов.

Допустим, у нас есть большая таблица, созданная путем объединения данных из нескольких других таблиц. Очевидно, что он содержит много повторяющихся строк, и ваша задача — получить уникальные строки, которые появляются только один раз в таблице или в разных строках, включая уникальные вхождения и первые дубликаты. В любом случае, с надстройкой Duplicate Remover работа выполняется всего за несколько шагов.

1. Выберите любую ячейку в исходной таблице и нажмите кнопку DuplicateRemover на вкладке AblebitsData в группе Deduplicate.

Мастер удаления дубликатов запустится и выберет всю таблицу. Затем нажмите «Далее», чтобы перейти к следующему шагу.

1. Выберите тип значения, которое вы хотите найти, и нажмите Далее :
   • Уникальный
   • Уникальный + 1-е вхождение (разное)

В этом примере мы хотим извлечь несколько строк, которые хотя бы один раз появляются в исходной таблице, поэтому выбираем опцию Уникальные + 1-е вхождения:
 

В примечании. Как вы можете видеть на скриншоте выше, есть также 2 варианта поиска дубликатов. Имейте это в виду, если вам нужно искать дубликаты в таблице.

1. Выберите один или несколько столбцов для проверки уникальных значений.

В этом примере мы хотим удалить все повторяющиеся значения на основе значений в 2 столбцах (клиент и продукт), поэтому мы выбираем только те столбцы, которые нам нужны.

В нашем случае таблица имеет заголовок, поэтому мы устанавливаем флажок Моя таблица имеет заголовки.

Думаю, нам не нужны пустые строки, которые могут случайно встретиться при объединении данных из разных таблиц. Поэтому мы также проверяем Пропускать пустые ячейки.

Если вдруг в наших журналах появились лишние пробелы, я думаю, нам следует их игнорировать. Поэтому мы также отмечаем Игнорировать лишние пробелы.

Кроме того, в нашем поиске не учитывается регистр, то есть мы не будем учитывать регистр при сравнении данных. Поэтому мы не трогаем опцию соответствия с учетом регистра.

1. Выберите действие, которое будет применяться к найденным значениям. Вам доступны следующие варианты:
   • Выделите цветом.
   • Выберите и выделите.
   • Отметьте в столбце статуса.
   • Скопируйте в другое место.

Чтобы не изменять исходные данные, выберите «Копировать в другую позицию», затем укажите, где именно вы хотите видеть новую таблицу — на том же листе (выберите параметр «Пользовательская позиция» и укажите верхнюю ячейку целевого диапазона), на новом листе (Новый лист) или в новой книге (Новая книга).

В этом примере давайте выберем новый лист:

Нажмите кнопку «Готово» и все!