Как в переписке исправить ошибку

Вы случайно нажали «ответить всем»

Вместо того чтобы ответить конкретному человеку, вы разослали всем в офисе приглашение на обед или свое мнение о викторине, проводимой в соседнем пабе. Это очень неловкая ситуация, и вы можете исправить ее, если сразу же сообщите, что совершили ошибку.

В особенно крупных компаниях такая массовая рассылка может доставить множество неприятностей. Например, в ноябре 2016 года все сотрудники Национальной службы здравоохранения Англии (1,2 миллиона человек) получили тестовое письмо. Некоторые из них нажали «ответить всем», чтобы спросить, что происходит.

Вы назвали получателя чужим именем

Назвать кого-то другим именем это смертный грех. А хуже всего, если до этого в письме вы указали имя получателя правильно, считает Эмили Гортон, HR-специалист турагентства Powder Byrne.

«Я считаю, что такая ошибка показывает отсутствие интереса и внимания к деталям. На ранних этапах переговоров из-за нее у вас может сорваться сделка, — сказала Гортон. — Она серьезно влияет на мнение о собеседнике».

В такой ситуации вам лучше всего признать свою ошибку. Постарайтесь извиниться как можно быстрее, даже если для этого вам придется отправить еще одно письмо. И впредь не забывайте перед отправкой тщательно проверить письмо на наличие ошибок.

Фото: Flickr/jazbeck

Вы отправили письмо слишком рано

Такое случалось с каждым из нас. Иногда получатель это понимает, но порой у него складывается впечатление, что вы недалекий человек. Найджел Парслоу, управляющий директор рекрутингового агентства Harvey Nash, считает, что чаще всего люди допускают такую ошибку, когда торопятся ответить.

«В основном, такая ошибка возникает, если вы торопитесь, отвечаете на ходу или печатаете сообщение во время тряски в общественном транспорте», — пояснил он.

Если вы допустили такую ошибку, сразу же отправьте письмо с извинением и продолжением своей мысли.

«Все мы совершаем ошибки, — сказала Гортон. — Лучше отправить одно сообщение, чем сначала прислать письмо с извинениями, а затем еще одно с тем, что вы забыли сказать. Подумайте, может быть ваш собеседник и так получает сотню писем за день, а тут вы присылаете ему сразу несколько подряд».

Именно поэтому, если вы пишете длинное и важное письмо, лучше сначала укажите в качестве получателя самого себя.

Автокоррекция заменила нужное слово на нечто странное

И опять: сразу же извиняйтесь.

«Как рекрутер я бы не советовала соискателям отправлять письма с телефона, — сказала она. — Когда вы отправляете резюме по телефону, ваш собеседник может подумать, что вы параллельно занимаетесь чем-то еще и не особенно стараетесь. О вас может сложиться плохое первое впечатление, ведь обычно попытки устроиться на работу требуют сил и внимания соискателя».

По мнению Гортон, отправка писем без проверки орфографии также говорит о том, что вы не обращаете внимание на детали.

Вас не так поняли

Эту ошибку можно избежать, если вы хорошо обдумаете то, что пишете, и прочтете свое письмо хотя бы дважды.

«Когда люди торопятся, они часто пренебрегают точностью и качеством подбора слов, — считает Парслоу. — Потратьте несколько минут на то, чтобы обдумать содержимое письма и тон, в котором оно написано. Тогда получатель поймет его именно так, как надо».

Любую онлайн-переписку всегда можно перечитать, поэтому важно заметить, что ваш собеседник не так вас понял

«Если вы поняли, что уже отправили письмо, но хотели сказать в нем совсем другое, лучше извиниться и исправить свою ошибку», — советует Парслоу.

Фото: Shutterstock

Вы отправили начальнику смайлик с поцелуем

Все зависит от ваших отношений с начальником и общей рабочей обстановки. Иногда такое поведение может быть вполне приемлемым. Но так бывает не всегда.

Издание The Telegraph советует в таком случае отшутиться или же притвориться, что ничего не произошло. Многие пользуются этим смайликом, так что вряд ли ваш начальник обидится или вообще обратит на это внимание.

Если же босс прислал такой смайлик в ответ, лучше всего его проигнорировать (если только вы не хотите завоевать его личную симпатию). А еще стоит подумать, в чьи руки еще может попасть ваше сообщение.

«Такое письмо могут легко переслать нежелательным лицам, из-за чего может подорваться репутация вас и вашего бренда», — считает Парслоу.

Вы прикрепили к письму не тот файл

Эта ошибка наверняка знакома людям, которые дают свои файлам непонятные названия. Так, в 2015 году одна женщина отправила потенциальному работодателю кулинарный рецепт вместо своего резюме.

Как выкрутиться из такой ситуации, зависит от того, что именно вы отправили: простой текстовый документ или свою фотографию в обнаженном виде. Обычно достаточно просто извиниться, но если вы прислали нечто совсем неуместное, лучше сразу же объяснить ситуацию по телефону.

«Я считаю, что лучше всего сразу признать ошибку — отправить объяснительное письмо или позвонить, — сказала Гортон. — Иногда из-за какой-нибудь простой ошибки вы можете получить отказ в трудоустройстве. Часто люди пишут у себя в резюме, что у них есть такое качество, как внимание к деталям — что ж, если вы указали такое качество, вы должны следить за тем, что вы прикрепляете к письму».

Фото: Elaine with Grey Cats / Flickr

Вы пытаетесь устроиться на несуществующую должность

По словам Гортон, люди зачастую рассылают сразу кучу резюме, причем даже на несуществующие вакансии. Если в теме письма вы неправильно написали название должности, на которую претендуете, у нас для вас плохие новости.

«Дважды проверяйте свои письма перед отправкой, — советует Гортон. — Так вы покажете, что вы организованный и пунктуальный человек. Разумеется, все делают ошибки, но как только вы заметили свой промах, признайте его и постарайтесь больше так не делать».

В Gmail есть функция отмены, но на то чтобы найти и исправить ошибку, дается всего 30 секунд, так что вам придется действовать быстро.

Если вы сделали ошибку, не стоит воспринимать это как конец света. Главное — не игнорировать, а признать и исправить ее.

«Если вы устраиваетесь на работу в новую компанию, лучше не игнорировать свои ошибки, — считает Гортон. — Если вы сделаете вид, что ничего не произошло, работодатель может подумать, что вы не замечаете своих ошибок, из-за чего у него сложится о вас дурное впечатление. Иногда даже этого бывает достаточно для отказа».

Источник.

Материалы по теме:

Самые распространенные ошибки в резюме – и как их лучше исправить

12 способов выглядеть умнее в электронной переписке

15 непрофессиональных email-привычек, из-за которых вас могут отправить в спам

Как ответить на электронное письмо, о котором вы когда-то забыли

Каждый иногда ошибается. Как бы мы ни старались, никто не идеален. Когда вы делаете ошибку, которая причиняет кому-то боль, уместно принести извинения.

Хотя вам часто нужно извиняться лично, иногда вы можете предпочесть или вынуждены извиниться по электронной почте. Давайте посмотрим, как профессионально извиниться по электронной почте, чтобы помочь вам извлечь максимальную пользу из этой ситуации.

Три составляющих правильного электронного письма с извинениями

Хотя универсального шаблона не существует, общепринятый стандарт извинений состоит из трех частей:

1. Признание того, что вы сделали что-то не так.
2. Чувство раскаяния за свои действия и сочувствие, чтобы понять, как они причинили боль другому человеку.
3. Реституция , когда вы исправляете ситуацию.

Мы рассмотрим каждый из этих трех элементов, когда рассмотрим, как извиниться в электронном письме.

Как открыть письмо с извинениями

Прежде чем приступить к составлению настоящего извинения, вы должны обратиться к человеку, которому вы пишете. Это будет сильно варьироваться в зависимости от вашего отношения к этому человеку.

Предположим, вы допустили ошибку в профессиональной ситуации и, следовательно, вам нужно отправить своему боссу письмо с извинениями. В качестве примера скажем, что вы не смогли выполнить критическую задачу вовремя, из-за чего проект задержался для всех остальных.

В этом случае подходящим приветствием будет «Уважаемый [Имя],». Если вы извиняетесь перед другом, более подходящим вариантом будет «Привет, [имя]» или «Привет, [имя]».

Не забывайте и о теме письма с извинениями. После того, как вы обидели кого-то, они могут не обрадоваться получению электронного письма от вас.

Включение чего-то вроде «Примите мои извинения» или «Я искренне сожалею» в строке темы – это хороший способ с самого начала дать понять, для чего предназначено ваше сообщение. Не пытайтесь стать умным, используя аббревиатуры электронной почты ; делайте это прямо, чтобы они знали, что содержится в вашем сообщении.

Признавая свою ошибку

Теперь, когда вы закончили вступление, пришло время для первой важной части извинений. Здесь нужно четко обозначить возникшую проблему. Признайтесь в том, что вы сделали; не пытайтесь переложить вину на кого-то другого или извиняться за случившееся.

Вот пример того, чего нельзя делать в электронном письме с извинениями:

Хотя я знаю, что пропустил важный срок, на самом деле это не моя вина. Я работал с Полом над этим проектом, и он потратил слишком много моего времени, задав мне кучу несвязанных вопросов. Мой компьютер также зависал в течение недели, и ИТ-специалисты еще не могли его увидеть. Так что это не все из-за меня.

Даже если все вышесказанное верно, это не является хорошим извинением. Эта часть должна признать вашу ответственность за ошибку.

Что-то вроде этого намного лучше:

Я понимаю, что пропустил решающий срок. Этот проект был действительно важен для нашего отдела, и вы доверили мне его завершить в срок. Я знаю, что из-за того, что я не выполнил эту задачу вовремя, завершение проекта отложено. Это плохо отражается на нашей команде, и я сожалею об этом.

Здесь вы четко изложили, что вы сделали не так, не пытаясь преуменьшить или отклонить это. Это часть извинений, которую сегодня часто упускают.

Выражение сожаления по поводу того, что вы сделали

Теперь, когда вы ясно изложили свою ошибку, вам нужно выразить сожаление по поводу того, что произошло. Помните, что то, что вы сделали, по крайней мере, вызвало у другого человека боль, разочарование и другие негативные эмоции. В профессиональной среде это могло также привести к потере времени, денег или возникновению проблем с начальством.

Дайте понять, что вы чувствуете раскаяние в сложившейся ситуации. Постарайтесь поставить себя на их место и понять, какие чувства вызвали у них ваши действия. Не предлагайте здесь объяснений своему поведению и не говорите, что вам «жаль, что они так думают» о том, что вы сделали.

Смысл извинений – восстановить разрушенные отношения, а не доказать, что вы были правы с самого начала.

Вот пример того, как сформулировать эту часть извинений:

Хочу искренне извиниться за то, что не выполнил свои обязательства и не выполнил порученное мне задание в срок. Этой неудаче нет оправданий. Мне не нравится знать, что я подвел свою команду, и чувствую себя ужасно из-за того, что это вас смутило при встрече с клиентом.

Выражение сочувствия придает искренность извинениям. Это помогает вам на мгновение забыть о своей точке зрения и взглянуть на то, с чем имеет дело кто-то другой.

Исправить свою ошибку

Слова важны, но действия имеют гораздо больший вес. Чтобы показать, что вы имеете в виду то, что сказали, важно исправить ситуацию. Принятие мер либо исправит ситуацию (если возможно), либо покажет, что вы сделаете все возможное, чтобы не повторить ту же ошибку снова.

Продолжая наш пример пропуска крайнего срока, что-то вроде этого может служить восстановительной частью электронного письма с извинениями:

В будущем, чтобы избежать пропуска сроков, я буду говорить с вами заранее, если меня беспокоит, что я не смогу что-то сделать вовремя. Я буду лучше осведомлен о том, сколько времени у меня уходит на критически важные проекты, и готов потратить дополнительные часы вне офиса, чтобы убедиться, что они будут выполнены. Это больше не повторится.

В некоторых ситуациях вы можете не знать, что предложить, чтобы компенсировать свое поведение. Если это так, вы можете просто спросить: «Что я могу сделать, чтобы исправить это?»

Что наиболее важно, так это показать, как вы собираетесь действовать по-другому в будущем, чтобы предотвратить повторение той же проблемы.

Как закрыть письмо с извинениями

Теперь вам просто нужно завершить сообщение. Это довольно просто, но убедитесь, что вы сохраняете соответствующий тон. Вы должны поблагодарить получателя за чтение вашего сообщения с извинениями и пожелать ему всего наилучшего.

Также может быть хорошей идеей пригласить их обсудить то, что вы сказали дальше. Это показывает, что вы искренни и готовы к дополнительному диалогу.

Вот один из способов закрыть свое электронное письмо с профессиональными извинениями:

Спасибо за чтение этого. Если есть что-то, что вы хотели бы обсудить дальше, свяжитесь со мной, чтобы мы могли это решить.

С уважением, [Ваше имя]

Если вы не хотите использовать «С уважением», подойдут и другие формальные закрытия, например «С наилучшими пожеланиями». Вам не нужно говорить «с извинениями» или что-то в этом роде, так как вы потратили все письмо на извинения должным образом.

Подходит ли электронная почта для извинений?

Мы рассмотрели, как профессионально извиниться по электронной почте. Но прежде чем вы начнете писать свое сообщение, вы должны подумать, является ли электронное письмо подходящим средством для извинений.

Когда дело касается извинений, электронная почта, безусловно, имеет свои преимущества. Поскольку нет ограничений по времени, вы можете ясно и прямо сформулировать свои мысли. Если уместно быстро принести извинения, электронная почта позволит вам связаться с ними за короткое время, если личная встреча – не вариант. И, в отличие от личных извинений, вам не нужно проявлять спонтанность и реагировать на то, что говорит другой человек.

Но это еще не все. Электронная почта менее личная, чем личное извинение (или телефонный звонок). В зависимости от настроек вашей компании отправка электронного письма может показаться трусливым, если личное присутствие возможно. Не прячьтесь за ширмой, когда вам нужно за что-то извиниться.

Отправьте извинения по электронной почте, чтобы исправить ошибки

Правильное извинение – ценный жизненный навык. Не все знают, как это сделать, и плохое извинение может расстроить собеседника еще больше, чем раньше. Используйте это базовое руководство о том, как извиниться по электронной почте, и вы на пути к восстановлению отношений.

Помните, что конечная цель извинений – восстановить разрушенное доверие. Вы сделали что-то не так, и три основных шага, описанных выше, – это то, как вы это признаете и исправляете. Не извиняйся за тебя.

Кредит изображения: nito / Shutterstock

Вопрос о грамотности, а точнее безграмотности в современном обществе стоит очень остро, и нередко становится предметом спора. С увеличением количества соцсетей, форумов, чатов потребность писать сообщения возрастает. И соответственно всё чаще появляются претензии собеседников не только к содержанию, но и исполнению.

Впрочем, обычно начинается всё как раз с содержания. В пылу обсуждения недовольная сторона мотивирует свои претензии фразами типа: “Сначала правильно писать научись!”

Перепалка переходит во взаимные оскорбления. Пресловутый Т9 не спасает, а иногда и подливает масла в огонь. Надо сказать, что упрёки о безграмотных сообщениях часто не безосновательны, и некоторые авторы порой пишут так, что иногда трудно понять, о чём они хотели сказать.

То же происходит и в комментариях к материалам. Часто в негативных комментариях под статьями количество ошибок просто зашкаливает. Замечали? Какова ваша первая реакция на такой комментарий? Гневно отреагировать, ткнув хейтера носом в его недостаток. И понесется…Но мне показалось, что это абсолютно сознательный ход, рассчитанный как раз на такую реакцию.

Сейчас многие, в том числе и я, пишут со смартфонов. Часто в дороге, часто на коленке. Количество опечаток в этом случае увеличивается в разы. Хорошо, если человек заметил опечатку и вовремя исправил её. А если сообщение уже ушло? Остаётся, только извиниться в следующем сообщении или оставить так, как есть.

Вообще, у меня то, что в народе называют “врождённой грамотностью”. Огромное количество прочитанных книг и запоминание зрительных образов слов позволяет, практически не задумываясь, грамотно переносить слова на бумагу (или на экран гаджетов). И при чтении срабатывает старая учительская привычка видеть ошибки.

Но с возрастом количество прочитываемых произведений уменьшается, память, что ни говори, становится хуже, и я часто ловлю себя на том, что сомневаюсь в написании того или иного слова. И не гнушаюсь залезть в интернет, дабы проверить себя.

Если пишу дома, то включаю режим проверки текста. Чаще всего он подлавливает меня на запятых, которые я очень люблю. Но бывают и ошибки, из разряда опечаток и не только.

Недавно один из моих комментаторов упрекнул меня в неправильном написании слова “безАлаберный”. Я поблагодарила его за внимательность, и ошибку, конечно, исправила. Обычно, когда перечитываю тексты, взгляд автоматически цепляется за неправильное написание, а в этом случае не сработало.

И хотя я очень положительно отношусь к конструктивной и справедливой критике, всё же подумалось: а стала бы я в случае единственной ошибки в тексте делать замечание автору отдельным комментарием? Подумала и поняла, что нет, не стала бы. Максимум, наверное, в личные сообщения. И то вряд ли. Просто потому что для меня главное в рассказе – это его содержание. И я читатель, а не учитель в данный момент.

Хотя, конечно, встречаются тексты, где количество ошибок мешает нормально воспринимать их содержание.

Неплохо было бы, если бы в кабинете на Дзене тоже стоял встроенный редактор. По крайней мере, при загрузке текстов, например, со смартфона сразу бы бросались в глаза такие моменты.

А как вы относитесь к ошибкам в сообщениях и текстах? Исправляете своих собеседников или делаете вид, что не заметили? И стоит ли по вашему мнению исправлять подобные ошибки?