Здравствуйте!
//ЗУП КОРП 3 1 14 586
Научите пожалуйста правильно работать с заполнением исправительного документа «Табель».
Корректировки времени делаем документом «Табель». Например, сверх графика сотрудник поработал в выходные, да ещё задержался на ночные часы. Праздничные/выходные часы явки зарегистрировали документом «Работа в вых. и праздн.», а ночные часы поставили в док.Табель.
Но, после начисления ЗП, в начале следующего месяца выяснилось, что сотрудник отработал последние выходные + ночные часы в эти дни.
Вводим «Работа в праздники и выходные» в текущем месяце за выходные прошлого месяца. Теперь же надо и ночные часы к этим выходным приделать. Создаем исправительный документ из документа «Табель» прошлого месяца. Заполнился он как и был заполнен первоначальный. А выходных и праздничных часов, которые мы ввели в тек.пер. за прошлый нету…
Жмем «Заполнить». Выходные и праздничные часы появляются. Но, ночные часы, которые в первоначальном «Табеле» введены вручную исчезли !
Как же правильно заполнять корректировочный док.»Табель» что бы ничего не пропало прошлого и добавилось введенное?
Заранее благодарю за науку!
ЭКСПЕРТНАЯ СТАТЬЯ
1) ЗУП поддерживает две методики для учета фактически отработанного времени сотрудников:
- метод «Отклонений»;
- метод «Сплошной регистрации».
Метод «Отклонений» подразумевает, что сотруднику назначается график работы, в котором указывается планируемое время работы (как в дневное, так и в ночное время). Далее в программе регистрируются отклонения от графика (неявки и сверхурочная работа). При временном изменение графика работы сотрудника возможно введение в программу документа «Индивидуальный график». Документ позволяет регистрировать плановый перенос выходных дней на рабочие и, наоборот, в конкретном месяце.
Метод «Сплошной регистрации» подразумевает, что данные об отработанном времени регистрируются в программе документом «Табель учета рабочего времени». Табель имеет приоритет перед другими документами учета фактически отработанного времени (Отпуск, Больничный лист и др.). Поэтому, если введен табель, а после этого вносятся изменения в данные для расчета заработной платы, следует отражать эти изменения в табеле, иначе заработная плата может быть начислена по неверным данным.
2) В большинстве случаев, для корректного расчета заработной платы, внесение в систему документов «Табель учета рабочего времени» не является обязательным. Если трудоемко вести в ЗУП графики работы по каждому сотруднику или происходит частое изменение плановых графиков, вместо регистрации данных об отработанном времени сотрудников в документ «Табель учета рабочего времени» возможно регистрировать эти данные в документ «Данные для расчета зарплаты».
В этом случае в ЗУП в пользовательском режиме настраивается шаблон ввода данных. Имеется возможность настроить ввод данных как за каждый рабочий день, так и в целом за расчетный месяц.
3) Использование документа «Табель учета рабочего времени» обосновано только в случае, когда в один рабочий день у сотрудника есть два или более видов времени, оплачиваемых как явка.
Например: водитель автобуса во время рейса получает ставку 200 рублей в час, а время ремонта оплачивается из расчета 150 рублей в час. В один день сотрудник может быть в рейсе и производить ремонт транспортного средства. В этом случае ведение табеля будет необходимо.
Минусы использования документа «Табель учета рабочего времени»:
1) Документ табель позволяет корректно рассчитать заработную плату. Но если отсутствия (например, прогул, отсутствие по невыясненной причине) будут отображены только в табеле, но не зарегистрированы в ЗУП отдельными документами, то это вызывает ошибки в расчете среднего заработка и формирования отчетности по стажу в ПФР. Т.к. документ «Табель учета рабочего времени» не делает движения в регистры отвечающие за формирование отчетности в ПФР и участвующие в подсчете дней при расчете среднего заработка. Пример приведен ниже.
2) Данные об отработанном времени введенные документом «Табель учета рабочего времени» при начислении зарплаты являются приоритетными перед другими документами, регистрирующими отработанное время. Поэтому, если в предыдущем месяце была допущена ошибка в табеле, то для того, чтобы верно произвести перерасчет в последующих месяцах необходимо сначала внести в систему документ исправление «Табель учета рабочего времени». Примеры приведены ниже.
3) Если для расчета зарплаты за первую половину месяца в систему вводится документ «Табель учета рабочего времени» с периодом «за первую половину месяца», то далее в системе есть возможность ввести данные только за вторую половину месяца. Для исправления ошибки в табеле за первую половину месяца необходимо будет вносить исправления в этот документ. Либо делать все табеля за первую половину месяца не проведёнными, а потом загружать табеля, в целом, за период.
ПРИМЕР 1
Условия примера – в бумажном варианте табеля за февраль в период с 25.02.2020 по 29.02.2020 стоит НН (неявка по невыясненной причине). Т.к. это конец месяца и сотрудник еще не сдал больничный лист табельщик решил, что сотрудник будет болеть до конца месяца. В марте месяце выяснилось, что сотрудник закрыл больничный лист 28.02.2020, а 29.02.2020 вышел на работу (т.к. в этот день была его смена). В марте в бухгалтерию подали корректировочный табель за Февраль.
Расчет ФЕВРАЛЯ
1 вариант
В ЗУП внести документ «Табель учета рабочего времени» с указанием НН в этот период. Оплата в феврале будет корректной с учетом данных табеля.
2 вариант
В ЗУП данные об отработанном времени внести в документ «Данные для расчета зарплаты» с разбивкой по дням.
Создать документ «Отсутствие (болезни, прогулы, неявки)» на период с 25 по 29 февраля
В обоих случаях отчет «Табель учета рабочего времени» и расчет зарплаты за февраль будет корректным.
Расчет МАРТА
В марте оба сотрудника идут в отпуск с 05.03 по 06.03.
Больничные листы еще не предоставлены, но отпускные нужно рассчитать и выдать не позднее 02.03.
Создаем документ «Отпуск» на обоих сотрудников. Анализируем расчет среднего заработка.
1 вариант – документ табель
Средний заработок некорректный, т.к. табель не делает движение в регистры, которые отвечают за количество дней для расчета среднего заработка. Сумма за февраль 14000, а количество календарных дней 29. Таким образом средний заработок будет занижен.
2 вариант – данные для расчета зарплаты и отсутствие
Средний заработок корректный, т.к. документ «Отсутствие…» делает движение в регистры, которые отвечают за количество дней для расчета среднего заработка. Сумма за февраль 14000, а количество календарных дней 25.
ПЕРЕСЧЕТ ЗАРПЛАТЫ ЗА ФЕВРАЛЬ В МАРТЕ
Сотрудники предоставили в бухгалтерию больничные листы и выяснилось, что больничные были с 25 по 28, а не по 29 февраля и 29 февраля сотрудники отработали по 12 часов.
1 вариант – документ табель
В марте необходимо исправить документ «Табель учета рабочего времени» за февраль. Поставить количество часов явки 29 февраля и заменить НН на Б с 25 по 28 февраля
2 вариант – данные для расчета зарплаты и отсутствие
Необходимо исправить документ «Отсутствие (болезни, прогулы, неявки)» установив в нем новую дату окончания отсутствия – 28 февраля.
Ввести новый документ «Данные для расчета зарплаты» с указанием только разницы, то есть 29 февраля поставить 12 часов.
В результате в документе «Начисление зарплаты и взносов» за МАРТ будет выполнен пересчет по обоим сотрудникам. Отчет «Табель учета рабочего времени» и перерасчет по ним будет идентичным.
Если в программе не установлена настройка «Выполнять доначисление и перерасчет зарплаты отдельным документом», то перерасчет будет зафиксирован в документе «Начисление зарплаты и взносов» на закладке «Доначисление, перерасчеты». Если указанная выше настройка установлена, то перерасчет фиксируется отдельным документом «Доначисление, перерасчет».
ПРИМЕР 2:
Условия примера – в бумажном варианте табеля за май сотрудникам указали 192 часа работы в дневное время. Позже выяснилось, что дополнительно сотрудники отработали еще и в ночное время. В июне в бухгалтерию подали корректировочный табель за Май.
РАСЧЕТ МАЯ
1 вариант
В ЗУП внести документ «Табель учета рабочего времени» с указанием количества отработанных в дневное время часов. Оплата в мае будет корректной с учетом данных табеля.
2 вариант
В ЗУП данные об отработанном времени внести в документ «Данные для расчета зарплаты» с разбивкой по дням.
Расчет зарплаты за май по обоим сотрудникам будет корректным.
ПЕРЕСЧЕТ ЗАРПЛАТЫ ЗА МАЙ В ИЮНЕ
В июне предоставлен корректировочный табель за май, где указано что дополнительно сотрудники 2 и 3 мая отработали по 4 часа в ночное время.
1 вариант – документ табель
Ввести исправление документа «Табель учета рабочего времени» за май в июне.
2 вариант – данные для расчета зарплаты
Внести документ «Данные для расчета зарплаты» за май в июне отразив в нем только дополнительные часы, отработанные в ночное время.
В обоих вариантах перерасчет зарплаты за май в июне будет корректным
ПРИМЕР 3:
Условия примера – в бумажном варианте табеля за июнь сотрудникам указали 155 часов работы. Позже выяснилось, что дополнительно сотрудники отработали еще 12 июня в праздничный день. В июле в бухгалтерию подали корректировочный табель за Июнь.
РАСЧЕТ ИЮНЯ
1 вариант
В ЗУП внести документ «Табель учета рабочего времени» с указанием количества отработанных в месяце часов.
2 вариант
В ЗУП данные об отработанном времени внести в документ «Данные для расчета зарплаты» с разбивкой по дням.
Оплата в июне будет корректной с учетом данных табеля.
ПЕРЕСЧЕТ ЗАРПЛАТЫ ЗА ИЮНЬ В ИЮЛЕ
В июле предоставлен корректировочный табель за июнь, где указано, что дополнительно сотрудники отработали по 8 часов 12 июня в праздничный день, который для них был выходным.
В ЗУП работа в праздничный (выходной) день регистрируется документом «Работа в выходные и праздники». Период расчета ИЮЛЬ.
1 вариант – документ табель
Документ «Табель учета рабочего времени» введенный за июнь является более приоритетным, чем документ «Работа в выходные и праздники» введенных и июле за июнь. Дополнительно, необходимо ввести исправление документа «Табель учета рабочего времени» за июнь в июле.
Только после этого при расчете зарплаты за июль будет произведено доначисление за июнь.
2 вариант – данные для расчета зарплаты
При расчете зарплаты за июль доплата за работу в выходной день июня будет начислена автоматически без дополнительных действий пользователя на основании данных введенных в документ «Работа в выходные и праздничные».
Давайте встретимся онлайн?
Регистрируйтесь на онлайн-практикум, который пройдет 30 сентября в 14:00
ТЕМА: “Как избежать ошибок в расчетах при переходе с 1С:ЗУП КОРП ред 2.5 на ред. 3. Корректный учет НДФЛ – страшный сон или реальность?“
Никакой теории, только практика и разбор ошибок.
Онлайн-практикум займет около часа вашего времени, что значительно меньше, если искать причины ошибок в расчетах НДФЛ самостоятельно. Количество мест ограничено. Регистрируйтесь уже сейчас.
РЕГИСТРАЦИЯ
Скачайте бесплатно PDF:
“КАК ПЕРЕЙТИ НА НОВУЮ ВЕРСИЮ 1С:ЗУП 3.1.18?”
До 09.2021 необходимо обновиться до версии 1С:ЗУП 3.1.18? Как не ошибиться при переходе на новую версию? Мы подготовили для вас pdf-инструкцию, которая поможет лучше разобраться в нюансах и определиться с оптимальными шагами обновления. Скачивайте прямо сейчас
Скачать PDF-инструкцию
Оставьте заявку на экспресс-аудит!
И мы свяжемся с вами в самое ближайшее время
P.S. ВНЕДРЯЕМ ПО ВСЕЙ РОССИИ!
Офис: Санкт-Петербург, ул.Гельсингфорсская, д.4, корп 1, офис 26
E-mail
info@smartrsol.ru
ТЕЛЕФОН
+7 (921) 744-68-54
0
Для создания корректирующего табеля нужно нажать на кнопку Исправить в нижнем левом углу табеля. При этом сохранится версия до и после исправления. Документ можно исправить в любом периоде. На основании скорректированного табеля можно сделать перерасчет связанных документов.
(Нет голосов)
Комментарии
- Вконтакте
Автор ответа:
Юлия Канашина
Бухгалтер-методолог
Не нашли ответа на свой вопрос?
Задайте его нам!
Задать вопрос
Другие ответы
Для понимания того, каким образом ведется учет рабочего времени в программе ЗУП, необходимо знать, что в программе есть как отчет Табель, так и документ Табель.
-
Задача первого – лишь выводить информацию о рабочем времени, уже скорректированном на основании внесенных в программу документов отклонений
-
Задача второго – формировать эту информацию самостоятельно в случае ведения учета методом сплошной регистрации рабочего времени
Отчет позволяет получить данные об использовании рабочего времени из следующих объектов программы (в порядке приоритета):
-
график работы сотрудника
-
индивидуальный график на определенный месяц
-
документы, регистрирующие отсутствия, например – Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), Командировка и др. А также работу в праздники, выходные, сверхурочно – Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно
-
документ Табель.
Табель в отчете можно формировать для каждого подразделения организации как отдельный документ (доступно в настройках отчета).
Документ Табель имеет приоритет перед другими документами учета фактически отработанного времени (Отпуск, Больничный лист и др.): если введен документ Табель, а после этого вносятся изменения в данные для расчета заработной платы, следует отражать эти изменения в табеле, иначе заработная плата может быть начислена по неверным данным.
При исправлении документа Табель прошлого периода по ссылке Исправить, сотрудников по которым не вносятся изменения, удалять не нужно. При проведении документ не вносит по ним никаких данных в информационную базу.
Общая схема учета рабочего времени в программе выглядит следующим образом:
1. Вводится информация о плановом объеме рабочего времени сотрудника (норме времени и расписании работы сотрудника):
-
описывается график работы сотрудника
-
при необходимости вводится индивидуальный график на месяц.
2. Вводится информация о фактическом объеме рабочего времени сотрудника:
-
все отсутствия сотрудника в течение месяца регистрируются соответствующими документами-отклонениями (Отпуск, Командировка, Больничный лист, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и др.)
-
работа в выходные, праздники, а также работа сверхурочно регистрируется документами (Работа в выходные и праздники, Работа сверхурочно)
-
регистрация специальных случаев (корректировка отработанных часов при почасовой оплате, при работе сотрудника по нескольким видам основного времени и т.п.) производится документами Данные для расчета зарплаты
-
при необходимости вводится документ Табель.
3. Формируется печатная форма табеля № Т-13, отражающая всю введенную информацию, для проверки, утверждения, печати и т.д.
4. По введенным данным начисляется заработная плата.
Подробнее об организации учета рабочего времени в программе смотрите в одноименной статье.
Существуют два метода оформления табеля учета рабочего времени:
1. Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод отклонений.
2. Оформление табеля, в котором при учете рабочего времени используется метод сплошной регистрации.
При учете рабочего времени используется метод отклонений
Для формирования табеля по унифицированной форме № Т-13 в программе используется отчет Табель учета рабочего времени (Т-13) (Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13).
Для начисления зарплаты сотрудникам такой организации нет необходимости предварительно оформлять табель учета рабочего времени. Отчет Табель в организации принято формировать после начисления зарплаты за месяц.
Когда сотрудник не полностью отработал учетный период (месяц) по установленному графику рабочего времени, в табеле учета рабочего времени указывается код причины отклонения и продолжительность отклонения. Код причины определяется по виду начисления, которым в программе с помощью соответствующего документа зарегистрировано отклонение от графика работы. Для автоматического проставления кода в табеле у каждого вида начисления, вытесняющего по той или иной причине рабочее время по графику, на закладке Учет времени (Настройка – Начисления) в разделе Обозначения в учете времени и стажах указывается, как это начисление следует понимать для целей учета рабочего времени (заполнение поля производится выбором из справочника Виды использования рабочего времени (Настройка – Виды рабочего времени). Кроме того, в документах Отсутствие (болезнь, прогул, неявка), Отпуск, Отпуск без сохранения оплаты, Командировка, Простой, отстранение от работы, Отсутствие с сохранением оплаты можно уточнить вид времени, который будет использоваться при заполнении табеля.
Для начисления оплаты по окладу пропорционально отработанным часам в программе может быть использован предопределенный вид начисления Оплата по окладу (по часам) (Настройка – Начисления). Для вида начисления Оплата по окладу (по часам) на закладке Учет времени установлен вид времени Рабочее время. При этом учитываются все виды рабочего времени, не только Явка.
Табель использования рабочего времени по форме № Т-13 формируется автоматически с помощью отчета Табель учета рабочего времени (Т-13) на основании данных, имеющихся в информационной базе, в которой отражены все отклонения и произведены все начисления за текущий месяц.
1. Зарплата – Отчеты по зарплате – Табель учета рабочего времени (Т-13).
2. В поле Период укажите период, за который необходимо сформировать табель.
3. В поле Организация укажите организацию, по которой необходимо сформировать табель.
4. В поле Сотрудники выберите сотрудника (сотрудников), по которому необходимо сформировать табель.
5. Для редактирования полного перечня текущих настроек отчета нажмите на кнопку Настройки. В открывшейся форме выполняются настройки для построения отчета.
6. Сформировать.
Для учета использования рабочего времени каждому сотруднику ставится в соответствие его график работы. В дни, проработанные по графику, в табеле проставляется код Я, и продолжительность работы в часах. Выходные и праздничные дни по графику работы сотрудника отмечаются кодом В. Когда сотрудник отработал не полностью учетный период (месяц) по установленному графику (находился в отпуске, в командировке, болел и т.д.), в табеле учета рабочего времени указывается код причины отклонения и продолжительность отклонения. Если в течение месяца у сотрудника были внутрисменные отсутствия, то в табеле в одной ячейке могут быть указаны несколько кодов учета времени через дробь и продолжительность работы в часах по каждому виду времени тоже указываются через дробь.
При учете рабочего времени используется метод сплошной регистрации
Документ Табель предназначен для ввода фактически отработанного времени сотрудников при необходимости. Табель вводить необязательно. Заполнение документа отличается в зависимости от того, используется ли обособленные территории и/или условия труда или не используются.
Поскольку графики работы в подразделении могут не соблюдаться по причине, например, взаимной подмены сотрудников на разных территориях, учет рабочего времени ведется методом сплошной регистрации. В течение месяца табель заполняется вручную ответственным лицом. В начале следующего месяца заполненный табель передается в бухгалтерию для начисления зарплаты.
В данной ситуации необходимо использовать уже документ Табель. Обратите внимание, если в программе в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) установлен флаг Проверять соответствие фактического времени плановому, то документ Табель (если есть отклонение от планового) не проведется, появится сообщение, что фактическое рабочее время не соответствует плановому (например, при попытке зарегистрировать с помощью документа Табель явку в выходной день по графику сотрудника или наоборот). Поэтому при учете рабочего времени методом сплошной регистрации необходимо снять данный флаг.
1. Зарплата – Табели.
2. Создать.
3. В поле Месяц выберите месяц, за который необходимо сформировать табель (по умолчанию текущий месяц).
4. В поле Организация укажите организацию, по которой необходимо сформировать табель.
5. В поле Дата укажите дату регистрации документа в информационной базе.
6. Поле Номер не является активным для пользователя. Программа автоматически присвоит номер документу после его записи. Дата и номер документа отразятся в печатной форме № Т-13.
7. В поле Данные за укажите, за какой период необходимо сформировать табель (по умолчанию текущий месяц). В полях С… По… автоматически отражается период начала и окончания формирования табеля. Если в поле Данные за укажите Произвольный период, тогда поля С… По… заполните вручную.
8. Поле Подразделение появляется в документе, если в настройках расчета зарплаты (Настройка – Расчет зарплаты) не установлен флаг Расчет и выплата зарплаты выполняется по организации в целом. Если в поле Подразделение будет указано какое-либо конкретное подразделение, то при заполнении табличной части документа по кнопке Подбор будут доступны для выбора сотрудники этого подразделения согласно кадровым данным на дату документа. При использовании кнопки Заполнить табличная часть заполнится списком сотрудников выбранного подразделения.
9. Табличная часть документа заполняется автоматически буквенными обозначениями из справочника Виды использования рабочего времени (Настройка – Виды рабочего времени) и количеством часов, соответствующих графику работы и документов отклонений.
10. Изменение вида времени и количества часов в табеле произведите вручную в специальной форме Редактирование данных учета времени за день, которая открывается при нажатии на ссылку в ячейке редактируемого дня. При установке флага В течение дня работа выполнялась на разных территориях в данной форме можно отразить в течение одного рабочего дня различные территории и количество часов, отработанных на указанных территориях.
11. По ссылке Подписи поля Руководитель, Руководитель кадровой службы, Ответственное лицо и ссылки с их должностями заполняются фамилией, именем, отчеством, должностью руководителя организации, руководителем кадровой службы и ответственного лица вручную и используются для расшифровки подписи в печатной формы табеля № Т-13.
12. Провести.
13. По кнопке Т-13 можно сформировать и вывести на печать Табель учета рабочего времени (унифицированную форму № Т-13).
При расчете заработной платы за месяц фактически отработанное время определяется по табелю, т.е. на основании данных, зафиксированных документом Табель и с учетом зарегистрированных отклонений. Начисление заработной платы за месяц производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (Зарплата – Начисление зарплаты и взносов).
