При переходе на новые редакции 1С и сбоях программы могут возникать ошибки в регистрах учета. На примере ошибки в ведомости на выплату зарплаты, мы покажем:
- Как искать ошибки, используя настройку Универсального отчета.
- Как записывать данные непосредственно в регистр, чтобы исправить ситуацию.
Содержание
- Ошибка. Неправильная сумма к выплате ЗП в ведомости
- Учет зарплаты к выплате в НУ
- Начисление зарплаты
- Проводки по документу
- Выплата зарплаты
- Проводки по документу
- Выявление ошибки
- Исправление ошибки
- Выбор регистра Зарплата к выплате
- Корректировка регистра Зарплата к выплате
- Проверка выполненной корректировки
- Заполнение ведомости в кассу на выплату зарплаты
Ошибка. Неправильная сумма к выплате ЗП в ведомости
При формировании ведомости на выплату зарплаты за сентябрь бухгалтер обнаружил, что сумма по графе К выплате включает долг за август и не соответствует задолженности организации по зарплате перед одним из работников Кузнецовой А.В.
Из Оборотно-сальдовой ведомости по счету 70 видно, что перед работником Кузнецовой А.В. образовалась следующая задолженность по выплате зарплаты:
- за сентябрь — 26 100 руб.
Таким образом, расхождение налицо — программа показывает разные суммы задолженности по выплате зарплаты сотруднику Кузнецовой А.В.:
- в ведомости на выплату зарплаты – 27 904,04 руб.;
- кредитовое сальдо по счету 70 – 26 100,00 руб.;
- разница (ошибка) – 1 804,04 руб.
Но в программе не получится выявить ошибку на основе проводок бухгалтерского учета, которая отражается в ведомости на выплату зарплаты. Так как в 1С создана специальная подсистема учета зарплаты и кадров, которая базируется на регистрах накоплений.
За ошибку заполнения ведомости на выплату зарплаты отвечает регистр накопления Зарплата к выплате.
См. также Как узнавать какой регистр что двигает?
Учет зарплаты к выплате в НУ
Начисление зарплаты
Для понимания допущенной ошибки сначала обратим свое внимание на проведение документа Начисление зарплаты.
Проводки по документу
В регистр Зарплата к выплате сделаны записи по отражению начисленной зарплаты за минусом НДФЛ:
- запись вида движения Приход — начисленная сумма дохода с плюсом;
- запись вида движения Приход — удержанная сумма НДФЛ с минусом.
Выплата зарплаты
Далее бухгалтер для выплаты зарплаты оформил документ Ведомость в кассу.
Проводки по документу
В регистр Зарплата к выплате сделаны записи по выплате зарплаты работникам:
- запись вида движения Расход — сумма к выплате.
Схема формирования записей в регистр Зарплата к выплате при проведении ведомости на выплату зарплаты.
Если долга по выплате зарплате по работнику нет — данные по Приходу и Расходу должны «схлопнуться». Остаток по работнику в регистре Зарплата к выплате сигнализируют о том, что в данных имеется проблема, и нужно с этой проблемой разобраться.
Выявление ошибки
Для выявления ошибки воспользуемся настройкой Универсального отчета — Проверка выплаты зарплаты в НУ.
Сформируем отчет с заданными настройками.
Из отчета видно, что в августе 2018 г. Кузнецовой А.В. было выплачено меньше, чем начислено. Поэтому остаток задолженности за август 1 804,04 руб. попадает в ведомость за сентябрь, при ее формировании мы получим следующий результат.
После этого необходимо сформировать ОСВ по счету 70 по работнику и разобраться, действительно ли организация имеет задолженность перед работником или все же это ошибка?
Расхождения могут быть связаны с:
- ошибками в базе данных;
- проведение некорректно заполненных документов, в т. ч. документов Операция, введенная вручную;
- ошибками переноса базы;
- ошибками «обрезки» базы;
- сбоем программы.
После обнаружения ошибки надо решить, что с ней делать:
- если ошибка образовалась в «незакрытом» месяце, то тогда надо поправить документы и перепровести их;
- если ошибка образовалась в уже «закрытом» месяце или не понятно в связи с чем она появилась, то тогда мы советуем ее поправить, сформировав исправительную запись в регистр Зарплата к выплате.
Исправление ошибки
Выбор регистра Зарплата к выплате
Откройте документ Операция, введенная вручную вид операции Операция: раздел Операции — Бухгалтерский учет — Операции, введенные вручную. Выберите для работы регистр Зарплата к выплате по кнопке ЕЩЕ — Выбор регистров — Вкладка Регистры накопления — Зарплата к выплате.
Корректировка регистра Зарплата к выплате
Перейдите на вкладку Зарплата к выплате и добавьте запись в регистр:
- Дата документа — месяц образования задолженности по выплате зарплаты работнику организации согласно отчету по регистру.
- Вид движения — Расход:
- Расход — используется для корректировки выплаты зарплаты работнику.
- Приход — используется для корректировки начисленной зарплаты.
- Сотрудник – работник, по которому выполняется корректировка.
- Подразделение — подразделение, в котором работает сотрудник.
- Период взаиморасчетов — начало месяца, в котором производится корректировка.
- Сумма к выплате — сумма корректировки:
- положительная сумма при «недоплате».
- отрицательная сумма при «переплате».
Запишите документ Операция введенная вручную по кнопке Записать и закрыть.
Проверка выполненной корректировки
Для проверки выполненной корректировки повторно сформируйте настроенный отчет в Универсальном отчете.
Как видно из отчета, ошибка ушла: работнице Кузнецовой А.В. начислено и выплачено в августе 3 404,04 руб.
Заполнение ведомости в кассу на выплату зарплаты
Перезаполните документ Ведомость в кассу на выплату зарплаты за сентябрь.
Теперь по ведомости сумма к выплате за сентябрь для работника Кузнецовой А.В. составляет 26 100 руб., т. е. совпадает с кредитовым оборотом по счету 70.
Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>
См. также:
- Помощник бухгалтера — Универсальный отчет
- Проверка выплаты зарплаты в НУ
- Как узнавать какой регистр что двигает?
Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно
Иногда работник может получить больше, чем причитается, а работодатель эти деньги захочет вернуть. Трудовое законодательство, пусть и достаточно гуманное, в этой ситуации далеко не всегда на стороне работников. С другой стороны — работодатель может ошибиться и в другую сторону — выплатить меньше. Разбираемся как исправить ошибки в расчетах по заработной плате в учете и отчетности.
Статья 137 ТК РФ. Читайте до конца
Традиционно это выглядит так: на просьбу вернуть излишне выплаченное сотрудник ссылается на Трудовой кодекс, ведь там сказано, что:
«Заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана…»
Но любой документ стоит дочитать до конца. Тот же пункт 4 статьи 137 ТК РФ предусматривает как минимум три случая, когда излишне выплаченная зарплата все-таки может быть взыскана:
- если переплата произошла вследствие счетной ошибки;
- если работник виноват в невыполнении установленных норм труда или простое (ст. ст. 155, 157 ТК РФ), и этот факт признан комиссией по рассмотрению индивидуальных трудовых споров (КТС);
- переплата возникла в связи с неправомерными действиями работника (при условии, что это установлено судебным актом).
Если есть основания для возврата излишне выплаченной зарплаты, то можно предложить работнику вернуть лишнее добровольно. Если сотрудник отказался, то из 100% законных методов остаются лишь обращение в КТС и суд.
Как вернуть излишне выплаченное
Счетная ошибка — это всегда арифметическая ошибка, т. е. та, что допущена при расчетах. Например, надо было сложить, а произошло умножение. Не считаются счетными ошибками:
- опечатки в платежках;
- двойная выплата заработной платы;
- неправильное применение закона (см. разъяснение Роструда от 1 октября 2012 г. № 1286-6-1).
Сознательный работник вправе вернуть переплату наличными в кассу, или согласиться на удержание. У работодателя есть месяц, чтобы удержать переплату у работника (при условии, что сотрудник его не оспаривает).
Действовать можно следующим образом: издать приказ об удержании из зарплаты, в котором работник обозначит свое согласие как с основанием, так и с суммами удержания. Формулировка может быть следующей:
«В связи с допущенной счетной ошибкой при расчете заработной платы за август 2021 г. и на основании частей 2 и 3 статьи 137 ТК РФ,
ПРИКАЗЫВАЮ:
Удержать из заработной платы М. А. Ивановой за сентябрь 2021 г. излишне выплаченную сумму в 5 500 (пять тысяч пятьсот) руб.»
Виза сотрудника:
«С приказом ознакомлена, с основанием и суммой удержания согласна, М. А. Иванова».
Собственноручная подпись обязательна.
Аналогичный порядок действий применим и тогда, когда переплата произошла в других, установленных законом, случаях (доказанная вина работника в невыполнении норм труда, простое и т.п.). И при этих обстоятельствах необходимо согласие работника с основаниями и размерами удержания. Следует помнить о том, что общий размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может быть более 20% (ст. 138 ТК РФ).
Если же трудящийся не спешит соглашаться или уже уволился, то для возврата переплаты имеет смысл сразу обращаться в суд.
Пересчет НДФЛ и страховых взносов при переплате заработной платы
Излишне начисленная и выплаченная зарплата включается в базу по НДФЛ и по страховым взносам. Уменьшить суммы, подлежащие уплате в счет налога и взносов, допустимо лишь при удержании переплаты или возврате (добровольном или по судебному решению) (ст. 210, 421 НК РФ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев…»).
Если удержание или возврат имели место с первого квартала 2021 г., то в ИФНС представляется уточненный расчет 6-НДФЛ по форме, действующей с 1 января 2021 года, который подается:
- за период начисления излишка;
- за последующие периоды того же года, за которые уже были представлены расчеты.
Корректируя сведения за налоговый период (год), следует включить в 6-НДФЛ также справку о доходах и суммах НДФЛ.
Если оформляется корректировка за 2020 г., то следует использовать форму расчета, по которой сведения подавались первоначально. Перерасчет зарплаты подлежит отражению в расчете по страховым взносам того отчетного периода, к которому относится ошибка. Уточненные расчеты по страховым взносам подаются в налоговый орган, по взносам на травматизм — в ФСС РФ.
Налог на прибыль. Как исправить ошибку
Если ошибка обнаружена и исправлена до того, как излишне начисленные суммы были учтены при исчислении налога на прибыль, то, определяя налоговую базу отчетного (налогового) периода, достаточно включить в расходы на оплату труда уже исправленные, уточненные суммы.
Исправленные суммы страховых взносов и взносов на травматизм включаются в прочие расходы.
В противном случае — если излишек уже учтен при расчете налога на прибыль, — придется пересчитать налоговую базу за тот период, в котором учтен этот излишек, уплатить недоимку и пени и подать уточненную декларацию.
Если сотруднику недоплатили
Мы обсуждали ситуацию, когда сотруднику переплатили заработную плату, ведь именно такая ситуация вызывает множество споров и разногласий, как по самому факту переплаты (действительно ли работодатель совершил ошибку при расчете и выплате), так и по суммам удержания.
Но, когда дело касается недоплаты, то тут все однозначно: сотруднику недополученную зарплату надо доплатить, да еще и с компенсацией за каждый день задержки (ст. 236 ТК РФ).
Расчет компенсации
Компенсация рассчитывается так. Сначала считаем, сколько дней составляет просрочка (отсчет начинается со дня, следующего за днем, в который должна была быть выплачена зарплата по графику, и включает день погашения долга). Затем умножаем между собой три показателя:
1/150 ключевой ставки * дни просрочки * сумма недоплаченной заработной платы
Пример: зарплата в организации выплачивается 10 числа. Но в августе 2021 года бухгалтер одному из работников случайно не перевела зарплату (не отправила платежку в банк) и перечислила ее только 13 августа. Сумма зарплаты — 18 000 рублей, количество дней просрочки — 3 дня (с 11 по 13 августа включительно).
Ключевая ставка рефинансирования — 5,5%.
Считаем компенсацию:
5,50/150 % * 3 * 18 000 = 19,80 руб.
Сумма компенсации не облагается НДФЛ как в пределах установленных норм (т. е. в пределах 1/150 ставки рефинансирования), так и в случаях, когда работодатель установил повышенный размер компенсации и зафиксировал этот факт в трудовом или коллективном договоре.
Компенсация облагается страховыми взносами, т. к. в списке необлагаемых выплат она не указана (ст. 422 НК РФ).
Корректировка отчетов в связи с недоплатой
Из-за недоплаты придется внести корректировки в отчеты прошлых периодов. Это необходимо сделать, если зарплата, например, не была выплачена во втором квартале, а все отчеты по нему уже сданы.
Изменения нужно внести в отчет 6-НДФЛ. В форме, действующей с 2021 года, нужно обновить следующие данные:
- строку 110 — сумму начисленного дохода;
- строку 112 — сумму дохода, начисленную в рамках трудовых договоров;
- строку 140 — сумму исчисленного налога.
Удержан налог будет в период фактической выплаты, поэтому в строке с суммой удержанного НДФЛ налог с суммы недоплаты не показываем.
Также необходимо откорректировать расчет по страховым взносам. Там изменения коснутся множества разделов, т. к. придется пересчитать не только сумму начислений, но и все виды взносов — по пенсионному, социальному, медицинскому страхованию и итоговые значения.
Также необходимо внести изменения в расчет 4-ФСС (по взносам на страхование от несчастных случаев).
Перед тем, как подавать уточненные отчеты, рекомендуем доплатить взносы и пени по ним.
Как исправить ошибки в бухгалтерском учете
Вряд ли можно предположить (если только речь не идет о преступном умысле), что суммы излишне выплаченной зарплаты существенны. Поэтому такую ошибку в учете, скорее всего, можно считать несущественной.
Сумма компенсации не облагается НДФЛ как в пределах установленных норм (т. е. в пределах 1/150 ставки рефинансирования), так и в случаях, когда работодатель установил повышенный размер компенсации и зафиксировал этот факт в трудовом или коллективном договоре.
Компенсация облагается страховыми взносами, т. к. в списке необлагаемых выплат она не указана (ст. 422 НК РФ).
Корректировка отчетов в связи с недоплатой
Из-за недоплаты придется внести корректировки в отчеты прошлых периодов. Это необходимо сделать, если зарплата, например, не была выплачена во втором квартале, а все отчеты по нему уже сданы.
Изменения нужно внести в отчет 6-НДФЛ. В форме, действующей с 2021 года, нужно обновить следующие данные:
- строку 110 — сумму начисленного дохода;
- строку 112 — сумму дохода, начисленную в рамках трудовых договоров;
- строку 140 — сумму исчисленного налога.
Удержан налог будет в период фактической выплаты, поэтому в строке с суммой удержанного НДФЛ налог с суммы недоплаты не показываем.
Также необходимо откорректировать расчет по страховым взносам. Там изменения коснутся множества разделов, т. к. придется пересчитать не только сумму начислений, но и все виды взносов — по пенсионному, социальному, медицинскому страхованию и итоговые значения.
Также необходимо внести изменения в расчет 4-ФСС (по взносам на страхование от несчастных случаев).
Перед тем, как подавать уточненные отчеты, рекомендуем доплатить взносы и пени по ним.
Как исправить ошибки в бухгалтерском учете
Вряд ли можно предположить (если только речь не идет о преступном умысле), что суммы излишне выплаченной зарплаты существенны. Поэтому такую ошибку в учете, скорее всего, можно считать несущественной.
Напомним, что критерии существенности организация должна указать в своей учетной политике и обосновать.
Несущественные ошибки текущего года исправляются просто — нужно сделать необходимые проводки — например, сторнировать зарплату рабочему основного производства проводкой:
Д 20 К 70 — сторно
Исправление делается в месяце обнаружения ошибки (п. 5 ПБУ 22/2010).
Ошибка, выявленная уже после того, как год закончился, но до подписания директором баланса, исправляется датой — 31 декабря отчетного года (п. 6 ПБУ 22/2010).
Если же ошибка обнаружена уже после того, как бухгалтерская отчетность подписана, то она исправляется текущим периодом (п. 14 ПБУ 22/2010).
В этом случае также важно — повлияла ошибка на финансовый результат отчетного года или нет.
- Если повлияла — делается запись по принципу — проводка, обратная некорректной в корреспондирующая с 91-м счетом «Прочие доходы и расходы». Т.е. если была излишне начислена зарплата (используя предыдущий пример, проводка начисления зарплаты — Д 20 К 70), то обратная проводка выглядит так:
Д 70 К 91
Смысл в том, что ранее сумма зарплаты была включена в расходы. А раз она начислена излишне, то включать ее в расходы было нельзя — восстанавливаем справедливость, отражая ее в прочих доходах.
Отметим, что сумму с 70 счета логичнее перенести на 73 — прочие расчеты с работниками, т.к. она не является оплатой труда:
Д 73 К 70
При возврате денег сотрудником делаем проводку:
Д 50 (51) К 73
- Если ошибка не повлияла на финрезультат — еще проще. Достаточно отсторнировать неверную проводку и сделать верную.
В случае с излишне начисленной зарплатой просто сторнируем необходимую сумму:
Д 20 К 70 — сторно
Напомним, что малые предприятия, не подлежащие обязательному аудиту, вправе все ошибки исправлять, как несущественные — при условии, что это правило закреплено в учетной политике (п. п. 9, 14 ПБУ 22/2010).
Примеры из судебной практики
Решения, вынесенные не в пользу работника:
Апелляционное определение Ставропольского краевого суда от 14.09.2016 № 33-7457/2016.
Суд взыскал излишне выплаченную заработную плату, которую сотрудница, уволенная за прогул, сама себе «начисляла» непосредственно перед подписанием ведомостей электронной подписью и отправкой их в банк.
Суд счел доказанными факты:
- нарушения сотрудницей должностных обязанностей;
- необоснованного начисления себе самой завышенной зарплаты.
Это основание для взыскания излишне выплаченной зарплаты, предусмотренные ст. 137 ТК РФ (последний абзац).
Апелляционное определение Мосгорсуда от 16.07.2020 № 33-19647/2020.
Суд отклонил довод работницы о том, что работодатель неправомерно удержал средства из ее зарплаты. В период временной нетрудоспособности зарплата ей не начислялась, т. е. фактически удержания из зарплаты, на которые она жаловалась, не производились.
Учет выплаченных сумм заработка в период нетрудоспособности, вопреки доводам истца, является перерасчетом, а не удержанием, как это определено статьей 137 ТК РФ. Действующее законодательство не предусматривает возможности выплаты работнику за один и тот же период заработной платы и пособия по временной нетрудоспособности. Трудовые права не нарушены.
Решение в пользу сотрудников
Определение Мособлсуда от 12.10.2010 № 33-19764.
Суд отказал в удовлетворении иска о взыскании суммы переплаты заработной платы, указав на то, что излишне выплаченная работнику заработная плата не может быть взыскана в связи с неправильным применением работниками бухгалтерии положения о начислении заработной платы.
Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 22.04.2021 № 88-5505/2021, 2-153/2020.
Суд решил, что не может быть признана счетной ошибкой допущенная работодателем излишняя выплата ответчику заработной платы в связи со случившемся сбоем учетной программы.
Курс «Кадровый учет и делопроизводство»
Научим вести кадровый учёт без ошибок и штрафов!
В практике бухгалтеров случается, что зарплата уже начислена, но произошли некоторые изменения, поэтому возникла необходимость выполнить перерасчет. В программе 1С:ЗУП ведется контроль ввода данных, и перерасчет зарплаты система предлагает выполнить автоматом. В данной публикации рассмотрим причины перерасчета и настройки для его выполнения, а также на примерах разберем, как в 1С сделать перерасчет зарплаты.
Причины перерасчетов в 1С:ЗУП
- Не введен приказ на изменение начисления в прошлом месяце. Внесение его «задним числом» вызовет необходимость перерасчета в текущем периоде.
- Внесены изменения в документ прошлого периода, исправлены ошибки. Это может быть как документ начисления, так и кадровый приказ. Ошибка в данных при приеме на работу, кадровом переводе и т.п.
- Изменение даты отпуска, вследствие досрочного выхода сотрудника на работу, предоставление им больничного листа в период нахождения в отпуске или ошибка расчетчика в указании дат отпуска.
- Сотрудник вышел на больничный, зарплата за месяц уже начислена, а невыходы не отражены. При предоставлении больничного программа предложит пересчитать заработную плату.
В 1С:ЗУП реализован механизм перерасчета на основании контроля ввода данных. Даже при простом перепроведении документа программа предложит выполнить перерасчет, а пользователь решит, есть ли действительно необходимость перерасчета или нет
Посмотреть предложенные программой варианты можно в разделе «Сервис-Перерасчеты».
Рассмотрим подробнее, как регистрируется такая операция, ее настройки, и что делать, если требуется доначисление зарплаты в 1С 8.3 ЗУП при перерасчете.
Настройки операции
Сама операция производится в документе «Начисления зарплаты». Поменять настройку, чтобы выполнить ее в отдельном документе, можно через «Настройка-Расчет зарплаты».
Установите соответствующую галочку.
При начислении зарплаты программа предупредит о необходимости перерасчета, но в документе он не будет отражен.
Перерасчет при начислении зарплаты
Рассмотрим пример: При начислении зарплаты предыдущего месяца не были учтены изменения процентов надбавок у сотрудников. После обнаружения ошибки, расчетчик ввела документ «Изменение плановых показателей» и процент надбавок был изменен. Процент надбавки за наставничество изменен с 10% на 15%, а за вредные условия с 5% на 6%.
Отметим, что пошаговую инструкция по начислению зарплаты в 1С:ЗУП 8.3 можно также найти на сайте. Мы следим за обновлениями конфигурации и поддерживаем информацию на нашем сайте в актуальном состоянии.
При вводе документа «Начисление зарплаты и взносов» в текущем месяце, программа увидела изменения «задним числом» и вывела предупреждение, о необходимости перерасчета.
По гиперссылке «Подробнее» отобразится информация о документах, повлекших перерасчет и сотрудников, затронутых в перерасчете. В нашем примере это – «Изменение плановых начислений». Жмем «Пересчитать сотрудников».
Если в настройке не установлена галочка о пересчете отдельным документом, то в текущем документе начисления, на вкладке «Доначисления, перерасчеты» выполняется перерасчет затронутых начислений. Вкладка имеет несколько подразделов, и каждый вид перерасчета отображается в своем разделе:
- Начисления;
- Пособия;
- Льготы;
- Удержания.
На вкладке «Начисления» по сотрудникам отображен перерасчет прошлого периода. Программа сторнирует начисление (записи красным), сделанное в предыдущем месяце, и делает начисление, исходя из внесенных изменений (записи черным).
Если изменения вносятся не с начала периода, а с заданного числа, то при расчете это учитывается, и начисление разбивается с учетом даты внесения изменений. В нашем примере изменение процента производилось с 15 числа. Соответственно, за первую половину месяца начислено по «старому» проценту, а за вторую половину пересчитано с учетом изменений. Поэтому начисление разбито на две строки – два периода.
Перерасчет в отдельном документе
Если в настройке указано, что перерасчет осуществляется в отдельном документе, пользователь вводит перерасчет отдельно.
Перейдите в сервис «Перерасчеты», раздела «Зарплата».
В таблице перечислены сотрудники, затронутые при вводе документов, повлекших перерасчет. В графе «Причина» указаны эти документы. Нажав на ссылку документа, он откроется для просмотра.
Для регистрации перерасчета нажмите кнопку «Добавить» и выберите нужное действие.
Чтобы выполнить зарегистрированный программой перерасчет нажмите кнопку «Доначислить сейчас».
Откроется документ «Доначисление, перерасчет». При необходимости измените месяц выполнения перерасчета. На вкладке «Начисления» отображены сотрудники и выполненный перерасчет начислений. Красным (минус) начисление прошлого периода, черным (плюс) начисление текущего периода с учетом изменений.
Перерасчет начислений, автоматически вызывает и пересчет НДФЛ по этим начислениям – вкладка «НДФЛ».
При любом изменении данных прошлых периодов, программа автоматически увидит сведения для перерасчета – вкладки «Льготы», «Пособия», «Удержания».
Если программа напоминает о перерасчете, а в нем нет необходимости, возникает вопрос – «Как в ЗУП убрать перерасчеты?»
Перерасчет можно отменить. Для этого нажмите правой кнопкой мышки на напоминании перерасчета и выберите «Отменить».
Поможем доработать доначисления и перерасчет зарплаты. Первая консультация бесплатно!
Мы рассмотрели порядок перерасчета, при исправлении ошибки и изменении данных прошлого периода в текущем. Но перерасчеты могут быть не только в этих документах, но и при исправлении данных в больничном или отпуске.
Рассмотрим эти примеры.
Перерасчет в документах отклонений (больничный, отпуск)
Сотрудник предприятия находился в отпуске в период с 15.05 по 11.06. В период отпуска он ушел на больничный и предоставил больничный лист с 29.05 по 05.06.
При создании больничного листа, программа, увидев, что ему уже введен документ отпуск, автоматически создаст перерасчет и сторнирует суммы, начисленных отпускных, за этот период (с 29.05 по 05.06). Суммы сторно начислений отмечены красным.
На указанные дни встанет начисление больничного листа и эти дни отобразятся в табеле сотрудника – Б.
При проведении документа отклонения (в нашем примере «Больничный лист»), пересекающегося с другим отклонением, программа предупредит об этом пользователя.
Перерасчет в документе Отпуск
Пользователь может внести изменение в документ «Отпуск» – продлить дни отпуска на даты болезни сотрудника (при предоставлении больничного листа), при исправлении ошибки в указании даты отпуска, расчета среднего заработка и т.п.
В документ можно внести исправление – кнопка «Исправить», или отменить полностью документ – «Сторнировать».
Нажмите «Исправить» и в новом документе «Отпуск» перенесите дату окончания отпуска, на количество дней больничного.
В результате на вкладке «Пересчет прошлого периода» сторнируется начисление отпуска, на даты введенного ранее больничного, отдельно по периодам (май, июнь).
На вкладке «Начислено (подробно)» – расчет суммы начисления, с учетом изменений в документе.
При вводе изменений, в исходном документе устанавливается отметка, что документ изменен. Посмотреть исправления можно нажав гиперссылку «Открыть документ исправления».
При таких изменениях, перерасчет необходим, для корректного отображения дней отклонений в табеле и регистрации начислений по периодам, для правильного отображения в отчетности.
Как избежать случайного перерасчета документов в ЗУП
Исключить случайный перерасчет документов прошлого периода можно несколькими способами.
- Установить настройку ввода доначислений и перерасчетов отдельным документом.
- Установить дату запрета редактирования документов.
Как в ЗУП настроить ввод перерасчета отдельным документом мы упоминали выше. Рассмотрим, как во избежание ситуации случайного перерасчета документов прошлого периода, установить дату запрета редактирования.
Перейдите Администрирование – Настройки пользователей и прав и установите галочку Даты запрета редактирования документов.
Установите дату запрета. Она может устанавливаться для всех пользователей или настраиваться для конкретных пользователей программы, общая или устанавливаться на определенные разделы или объекты учета.
После установки даты запрета редактирования, пользователь не сможет случайно изменить и перепровести документы прошлого периода, до указанной в настройке даты.
Мы рассмотрели, как производится доначисление зарплаты в 1С 8.3 ЗУП и как в 1С сделать перерасчет зарплаты. Разобравшись в данном вопросе, пользователь сможет корректно исправлять ошибки прошлых периодов и обезопасить себя от случайного изменения расчета прошлых периодов. Если вас заинтересовала возможность использования функционала и внедрения 1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ, обращайтесь к нашим специалистам. Мы проконсультируем вас и подберем оптимальный способ внедрения.
Достаточно распространенная ситуация, когда при формировании ведомости на выплату зарплаты в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» бухгалтер видит рядом с суммой к выплате «в т.ч. за …».
В каких случаях возникает такая ситуация:
-
зарплата действительно не была выплачена;
-
в документ «Ведомость на выплату» суммы вводились вручную, без подбора документа начисления;
-
переход с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.1;
-
реквизиты документа начисления не соответствуют реквизитам документа выплаты (например, не заполнена статья расходов);
-
существуют дубли сотрудников.
Для того, чтобы убрать лишние суммы к выплате, необходимо выявить причину их возникновения.
Если причиной является ручной ввод сумм в ведомость, то необходимо в каждой ведомости подобрать документ начисления.
Для этого нужно перейти в ведомость и заполнить документ основание
Если причиной является не соответствие реквизитов документов начисления и выплаты, то необходимо открыть ведомость на выплату и до заполнить недостающие реквизиты.
Для поиска незаполненной ведомости или дублей сотрудников можно воспользоваться универсальным отчетом.
Открыть универсальный отчет можно перейдя в раздел «Администрирование» – «Обслуживание» – «Отчеты администратора» – «Универсальный отчет».
Для анализа зарплаты по сотрудникам используются 3 регистра накоплений:
-
Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками;
-
Взаиморасчеты с сотрудниками;
-
Зарплата к выплате.
Нужно сформировать универсальный отчет поочередно по каждому из регистров со следующими настройками:
Для удобства можно также сделать отбор по физическому лицу. Отбор нужно делать именно по физическому лицу, а не по сотруднику, так как в справочнике «Сотрудники» могут быть дубли, которые в свою очередь также могут привести к образованию неверной суммы в ведомости.
Далее формируем отчет.
В отчете выводятся все начисления и выплаты, по которым есть какие-либо несоответствия. Необходимо найти начисление и соответствующую ему выплату.
Разберем каждую строку.
Строка 1 – это начисление зарплаты за январь 2021 года, т.к. в поле «Сумма к выплате» указано положительное значение (56 550).
Выплаты за январь еще не было, так как нет строки с периодом 01.01.2021 и суммой к выплате с отрицательным значением. Поэтому, в итоговой строке (последняя строка отчета) мы видим сумму к выплате – 56 550.
Строка 2 – это выплата зарплаты (документ «Ведомость на выплату») за период 01.06.2020, так как в колонке «Сумма к выплате» указано отрицательное значение (-56 550).
Строка 3 – это начисление зарплаты за период 01.06.2020, так как в колонке «Сумма к выплате» указано положительное значение (56 550).
Так как начисление и выплата за один и тот же период и в равной сумме прошли, то в данном отчете этот месяц отображаться не должен, но, если строки все-таки выводятся, значит в них есть отличия, из-за которых в документе «Ведомость на выплату» могут появляться записи «В том числе за июнь 2020 года».
Если внимательно посмотреть на строки 2 и 3, то можно увидеть, что в строке 2, т. е. в документе «Ведомости на выплату» не заполнена колонка «Вид дохода исполнительного производства», в то время как в документе «Начисление зарплаты и взносов» (строка 3) данный реквизит заполнен. Необходимо перейти в ведомость на выплату за июнь 2020 года и заполнить недостающий реквизит.
Строки 4 и 5 также относятся к одному периоду и имеют одинаковую сумму, но в строке 4 не заполнен документ-основание в Ведомости на выплату, необходимо перейти в документ, расшифровать сумму по сотруднику и заполнить реквизит «Документ-основание».
Строки 6 и 7 также отличаются лишь одним реквизитом «Статья расходов», который не заполнен в документе «Ведомость на выплату».
После исправления всех ошибок достаточно еще раз сформировать универсальный отчет и проверить результат.
Подобную корректировку необходимо провести по всем 3 регистрам.
Возможна ситуация, когда строки в универсальном отчете идентичны, но, при этом, они все равно отображаются.
В таком случае необходимо проверить сотрудника, действительно ли это один и тот же сотрудник или есть дубли.
Для этого необходимо дважды нажать на сотрудника в колонке «Сотрудник» и открыть карточку сотрудника. Для сравнения удобнее всего ориентироваться на значение реквизита «Табельный номер».
Откроем карточку сотрудника в первой и второй строке.
Табельные номера разные, значит в справочнике «Сотрудники» есть дубли, или физическое лицо действительно работает в организации по основному месту работы и по совместительству, и в один из документов (начисления или выплаты) неверно был подобран сотрудник.
В данном случае необходимо выбрать нужного сотрудника в документе начисления или выплаты.
Выше были рассмотрены единичные случаи, когда в документе «Ведомость на выплату» попадают начисления прошлых периодов по малому числу сотрудников, но иногда, например, после перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.0, начисления за прошлые периоды тянутся по всем сотрудникам и возможности править прошлые документы нет, либо правка крайне нежелательна. В таком случае рекомендовано скорректировать задолженность по сотрудникам на начало какого-либо периода, например, на начало года, ручной корректировкой, а суммы текущего периода исправить уже в документах начислений и выплат.
Для ручной корректировки данных регистра на начало года нужно использовать документ «Перенос остатков». Находится он в разделе «Администрирование» – «Переносы данных».
Далее необходимо создать документ на последний день прошлого отчетного периода, в нашем случае происходит корректировка на 1 января 2021 года. Поэтому документ переноса данных мы создаем на 31.12.2020. По кнопке «Настройка состава регистров» необходимо выбрать 3 регистра накопления: «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками», «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Зарплата к выплате».
Затем необходимо сформировать Универсальный отчет и внести в документ такое же количество строк, как и в отчете, с аналогичными данными, но противоположными суммами.
Разберем на примере регистра накопления «Зарплата к выплате».
Формируем универсальный отчет по регистру «Зарплата к выплате».
В отчет вывелось 4 строки, значит и в документе Переноса данных у нас должно быть 4 такие же строки, но с противоположными суммами.
Открываем документ переноса данных, переходим на закладку с регистром сведений «Зарплата к выплате» и вносим аналогичные строки.
После корректировки каждого сотрудника в каком-либо из регистров рекомендуем проводить документ переноса и переформировывать отчет чтобы убедиться, что все строки из отчета пропали.
Таким образом корректируем данные по всем сотрудникам в 3 регистрах.
После корректировки всех регистров необходимо создать «нулевую» ведомость.
В колонке «к выплате» суммы быть не должно, но при этом, «в т.ч. за…» может остаться, при расшифровке можно увидеть, что на каждую строну начисления есть сторнирующая строка. Итоговая сумма выплаты = 0. Данную ведомость необходимо провести, что бы в последующих ведомостях не выводилось «в т.ч. за…».
Оставшиеся документы в текущем периоде необходимо скорректировать вручную, как было описано ранее.
Статью подготовила Матвеенко Анастасия, младший специалист по внедрению 1С партнёрской сети “ИнфоСофт”.
Подпишитесь на дайджест!
Подпишитесь на дайджест, и получайте ежемесячно подборку полезных статей.
Если внимательно посмотреть на строки 2 и 3, то можно увидеть, что в строке 2, т. е. в документе «Ведомости на выплату» не заполнена колонка «Вид дохода исполнительного производства», в то время как в документе «Начисление зарплаты и взносов» (строка 3) данный реквизит заполнен. Необходимо перейти в ведомость на выплату за июнь 2020 года и заполнить недостающий реквизит.
Строки 4 и 5 также относятся к одному периоду и имеют одинаковую сумму, но в строке 4 не заполнен документ-основание в Ведомости на выплату, необходимо перейти в документ, расшифровать сумму по сотруднику и заполнить реквизит «Документ-основание».
Строки 6 и 7 также отличаются лишь одним реквизитом «Статья расходов», который не заполнен в документе «Ведомость на выплату».
После исправления всех ошибок достаточно еще раз сформировать универсальный отчет и проверить результат.
Подобную корректировку необходимо провести по всем 3 регистрам.
Возможна ситуация, когда строки в универсальном отчете идентичны, но, при этом, они все равно отображаются.
В таком случае необходимо проверить сотрудника, действительно ли это один и тот же сотрудник или есть дубли.
Для этого необходимо дважды нажать на сотрудника в колонке «Сотрудник» и открыть карточку сотрудника. Для сравнения удобнее всего ориентироваться на значение реквизита «Табельный номер».
Откроем карточку сотрудника в первой и второй строке.
Табельные номера разные, значит в справочнике «Сотрудники» есть дубли, или физическое лицо действительно работает в организации по основному месту работы и по совместительству, и в один из документов (начисления или выплаты) неверно был подобран сотрудник.
В данном случае необходимо выбрать нужного сотрудника в документе начисления или выплаты.
Выше были рассмотрены единичные случаи, когда в документе «Ведомость на выплату» попадают начисления прошлых периодов по малому числу сотрудников, но иногда, например, после перехода с ЗУП 2.5 на ЗУП 3.0, начисления за прошлые периоды тянутся по всем сотрудникам и возможности править прошлые документы нет, либо правка крайне нежелательна. В таком случае рекомендовано скорректировать задолженность по сотрудникам на начало какого-либо периода, например, на начало года, ручной корректировкой, а суммы текущего периода исправить уже в документах начислений и выплат.
Для ручной корректировки данных регистра на начало года нужно использовать документ «Перенос остатков». Находится он в разделе «Администрирование» – «Переносы данных».
Далее необходимо создать документ на последний день прошлого отчетного периода, в нашем случае происходит корректировка на 1 января 2021 года. Поэтому документ переноса данных мы создаем на 31.12.2020. По кнопке «Настройка состава регистров» необходимо выбрать 3 регистра накопления: «Бухгалтерские взаиморасчеты с сотрудниками», «Взаиморасчеты с сотрудниками» и «Зарплата к выплате».
Затем необходимо сформировать Универсальный отчет и внести в документ такое же количество строк, как и в отчете, с аналогичными данными, но противоположными суммами.
Разберем на примере регистра накопления «Зарплата к выплате».
Формируем универсальный отчет по регистру «Зарплата к выплате».
В отчет вывелось 4 строки, значит и в документе Переноса данных у нас должно быть 4 такие же строки, но с противоположными суммами.
Открываем документ переноса данных, переходим на закладку с регистром сведений «Зарплата к выплате» и вносим аналогичные строки.
После корректировки каждого сотрудника в каком-либо из регистров рекомендуем проводить документ переноса и переформировывать отчет чтобы убедиться, что все строки из отчета пропали.
Таким образом корректируем данные по всем сотрудникам в 3 регистрах.
После корректировки всех регистров необходимо создать «нулевую» ведомость.
В колонке «к выплате» суммы быть не должно, но при этом, «в т.ч. за…» может остаться, при расшифровке можно увидеть, что на каждую строну начисления есть сторнирующая строка. Итоговая сумма выплаты = 0. Данную ведомость необходимо провести, что бы в последующих ведомостях не выводилось «в т.ч. за…».
Оставшиеся документы в текущем периоде необходимо скорректировать вручную, как было описано ранее.
Как внести исправления расчета заработной платы прошлых периодов
На практике, особенно при большом количестве сотрудников и сложной структуре организации, случаются ошибки при расчете заработной платы. Данные могут содержать ошибки, быть не полными или отсутствовать в системе. Исправления в первичных регистрирующих документах прошлых периодов в программе на момент обнаружения неточностей может быть недоступно.
Программа дает возможность внести изменения прошлых периодов документами текущего периода. Это позволяет правильно учитывать изменения в расчетах, выплатах и соответствующих отчетах по расчету налогов и заработной платы.
В блоке ведения учета Кадры и Заработная плата в программе нет разделения на периоды (прошлый и текущий), что дает возможность корректировать предыдущие расчеты текущей датой. Такая возможность будет доступна в следующих случаях:
- за данный период в системе зарегистрирована ведомость на выплату зарплаты;
- за данный период в системе зарегистрирован документ Отражение зарплаты в финансовом учете.
Даже при выполнении этих условий система в некоторых расчетных документах даст возможность внести изменения в первичный документ. Для защиты данных прошлых периодов расчета заработной платы используется стандартный механизм – устанавливается дата запрета изменения данных.
Дату запрета редактирования данных устанавливаем в разделе НСИ и администрирование – Настройки пользователей и прав – Даты запрета документов. Нажимаем Изменить.
Рисунок 1 — Настройка даты запрета изменения документов
Рассмотрим на примерах как в программе сделать исправления и сторнирование документов расчета заработной платы прошлых периодов текущей датой.
Исправление первичных документов, влияющих на учет и расчет заработной платы
Для исправления документов прошлых периодов создается документ исправления. Некоторые документы можно отменить сторнированием.
Для учета кадров и заработной платы используются два типа документов:
- не расчетные документы – в них нет начислений, выплат и удержаний;
- расчетные документы – содержат начисления, выплаты и удержания.
Исправление не расчетных документов
К таким документам относятся прием на работу, кадровый перевод, табель учета рабочего времени и т.п.
Программа блокирует изменения в такого типа документах в прошлых периодах по причине того, что сведения были переданы в ПФР для отражения в электронной трудовой книжке.
Например, в документе Кадровый перевод неверно указали подразделение. Дата перевода 30.01.23 года. Ошибку обнаружили в конце февраля. Данные о переводе уже отправлены в ПФР. Исправление делаем текущей датой.
Заходим в исходный документ. В нижней части таких документов есть ссылка Исправить.
Рисунок 2 — Исправление документа прошлого периода текущей датой
Нажимаем на ссылку, система создает новый документ. Дата документа текущая, но изменения действуют с даты исходного документа.
Рисунок 3 — Создание документа исправления
Вносим изменения и проводим документ. После этого с 30.01.23 года будут действовать условия, указанные в документе исправления.
Если отменить документ исправления, система будет видеть условия исходного документа. Для программы нет разницы сделаны исправления в исходном документе или исправления внесены датой обнаружения ошибки. Поэтому рекомендуем в таких документах все исправления вносить путем исправления и созданием нового документа датой обнаружения ошибки.
Исправление расчетных документов
Исправление расчетных документов (премии, отпуск, разовые начисления и т.п.) происходит по другому.
При обнаружении ошибки до закрытия расчетного периода и выплаты исправления лучше вносить в первичный документ регистрации. Когда же ошибку выявили после окончательного расчета после окончательного расчета, уплаты и отражения в финансовом учете, то исправления производим новым документом исправления датой обнаружения ошибки.
Открываем исходный документ. В нижней части нажимаем ссылку Исправить, как и в предыдущем примере. Если нам надо просто отменить данные документа, нажимаем на ссылку Сторнировать. На рисунке 4 видно, что система рекомендует вносить изменения путем создания нового документа.
Рисунок 4 — Рекомендации программы по способу исправления данных документа, по которым закрыт расчетный период
Создается новый документ. В новом документе в части Пересчет прошлого периода все начисления и удержания исходного документа.
Рисунок 5 — Сторно данных начислений исходного документа при создании документа исправления
В основной части документа вносим необходимые исправления и проводим документ. В нашем примере изменим сумму премии с 3 000 рублей на 5 000.
Смотрим результат по сотруднику. Дата получения дохода с 2023 года равна дате выплаты. Мы увеличили премию на 2 000 руб, которые выплатим в марте. Программа эти 2 000 премиии относит на март (дата планируемой выплаты).
Рисунок 6 — Результаты отражения данных в документе исправления
Перерасчеты и доначисления зарплаты
В тех случаях, когда исправление ошибки прошлых периодов влияет на расчет заработной платы, необходимо провести перерасчет. Делается это документами:
- Сторнирование начислений – когда надо отменить запись.
- Документами из раздела Зарплата – Перерасчеты – когда надо внести изменения в первичный расчет.
Рисунок 7 — Рабочее место для перерасчета начислений и удержаний прошлых периодов
