Матрица ответственности как правильно составить

Иллюстрация: Оля Ежак для Skillbox Media

Рассказывает просто о сложных вещах из мира бизнеса и управления. До редактуры — пять лет в банке и три — в оценке имущества. Разбирается в Excel, финансах и корпоративной жизни.

Матрица RACI, или матрица ответственности, — инструмент для управления отношениями в команде; это таблица, с помощью которой распределяют ответственность, полномочия и роли.

Матрица RACI помогает избежать ситуаций, когда непонятно, кто какими задачами занимается и кто за что отвечает.

RACI используют в управлении проектами. Матрицу строят и согласовывают на старте проекта — тогда исполнители уже не смогут перекладывать ответственность друг на друга в процессе.

В статье рассказываем главное о матрице ответственности RACI.

• Что такое матрица RACI и какие у неё бывают модификации
• Как построить матрицу RACI — разбираем на примере IT-проекта
• Какие типичные ошибки возникают при построении RACI

---

Матрица RACI представляет собой таблицу: по вертикали выписывают задачи проекта, по горизонтали — исполнителей.

На пересечении задач и исполнителей ставят буквы, которые обозначают роли в проекте и степень ответственности. Из этих букв состоит аббревиатура RACI:

• R (responsible) — исполнитель задачи или подзадачи проекта. Тот, кто самостоятельно выполняет все работы в рамках задачи.

  Если задача масштабная, у неё может быть несколько исполнителей. Однако эффективнее разбить её на подзадачи и назначить исполнителей для каждой из них.

• A (accountable) — ответственный за всю задачу. Участник с этой ролью несёт ответственность за то, чтобы задачу завершили в срок, но не обязательно выполняет её сам. Часто A-участники назначают задачи и подзадачи R-участникам.

  Важно, чтобы у одной задачи был только один ответственный. При этом сам ответственный может быть одновременно и исполнителем.

• C (consult) — эксперт, который консультирует команду по вопросам, находящимся в его компетенции. Он не выполняет задачу, но даёт советы и рекомендации, которые помогают выполнить её эффективнее.
• I (informed) — участник проекта, который должен быть в курсе выполнения задачи. Результат задачи или всего проекта влияет на дальнейшую деятельность I-участников, поэтому им важно следить, что происходит.

Некоторым проектам не хватает классического списка ролей. Тогда к RACI можно добавить дополнительные буквы и, соответственно, роли. Вот примеры:

• RACI-VS. Новые роли V (verifier) и S (signatory) — верификатор и подписывающий. Они проверяют, соответствует ли результат установленному стандарту, и согласовывают его. V- или S-участников может быть один или два.
• RACIQ. Новая роль Q (quality) проверяет качество результата.
• RASCI. Новая роль S (support) помогает основному исполнителю выполнять работу.

Важно помнить, что матрица RACI придумана для того, чтобы упростить взаимодействия между участниками команды и эффективнее организовать работы по проекту. Поэтому добавлять дополнительные роли лучше в случае крайней необходимости.

Разберём процесс построения матрицы RACI пошагово, на примере разработки приложения для телефонов.

В таблице по вертикали выписываем задачи, которые нужно выполнить, чтобы получить готовое приложение:

• написать техническое задание для разработки приложения;
• создать дизайн приложения;
• разработать приложение;
• протестировать приложение;
• опубликовать приложение в сторах.

По горизонтали выписываем исполнителей проекта — должности либо фамилии сотрудников:

• менеджер проекта;
• дизайнер;
• разработчик;
• тестировщик;
• заказчик.

Получается таблица. На следующем этапе заполним ячейки на пересечении задач и исполнителей.

О том, по какому принципу распределяют роли команды, писали выше. Определим их для участников нашего проекта:

R-участники. Это исполнители задач.

• Писать техническое задание для приложения будет заказчик.
• Заниматься дизайном — дизайнер.
• Разрабатывать и тестировать приложение — разработчик и тестировщик.
• Размещать приложение в магазинах — заказчик.

A-участники. Это ответственные за каждую задачу проекта.

В нашем примере нести ответственность за выполнение всех задач, связанных с созданием приложения, будет менеджер проекта. Все R-участники будут отчитываться ему о ходе выполнения работ и сдавать результаты.

За публикацию приложения будет отвечать заказчик. В нашем случае у него две роли в одной задаче — исполнитель и ответственный.

C-участники. Это консультанты.

В нашем примере дизайнер может проконсультировать заказчика, когда тот будет составлять техническое задание. Например, подсказать, как правильно составить ТЗ на дизайн приложения. На этом же этапе свой совет может дать и разработчик.

I-участники. Это исполнители, которых нужно информировать о ходе работ.

В нашем случае тестировщика нужно проинформировать о том, что разработчик закончил свои задачи, а заказчика — о том, что приложение готово и протестировано.

Мало просто построить матрицу ответственности — важно грамотно ей пользоваться.

RACI помогает проанализировать, насколько равномерно распределили задачи и ответственность между участниками команды. Например, она может показать, что у одной задачи несколько ответственных, — так быть не должно. Или что один из участников перегружен задачами, тогда как у другого их почти нет.

Вот типичные ошибки, которые возникают при построении матрицы ответственности:

• Один участник команды — R-исполнитель сразу в нескольких задачах. В этом случае нужно проанализировать, насколько эти задачи масштабные. При необходимости — назначить на некоторые из них дополнительных людей.
• У участника проекта нет R- или A-роли. В этом случае нужно решить, действительно ли этот участник необходим проекту. Возможно, стоит пересмотреть состав команды.
• У задачи много ответственных. Могут возникнуть проблемы при согласовании результата: сколько ответственных, столько и мнений. В идеале на каждую задачу нужно назначать только одну A-роль.
• Несколько букв в одной клетке. Как правило, когда один человек отвечает за всё, это ни к чему хорошему не приводит.

  Если двойные буквы встречаются в матрице один или два раза — это нормально. Но когда это происходит почти с каждым участником — нужно пересматривать список задач или зоны ответственности исполнителей.

• Много консультантов или участников, которых нужно информировать о промежуточных результатах. Это приводит к лишней коммуникации и отвлекает от основных работ. Назначать C- и I-участников лучше в случае крайней необходимости.

Другие материалы Skillbox Media для менеджеров

Научитесь: Профессия Менеджер проектов
Узнать больше

Приехала я год назад к друзьям играть в настолки. А они ссорятся. Из-за того, что Маша сказала Саше вынести мусор / убрать носки / погулять с хомяком, а он не сделал, потому что тупо забыл. Рассказала я Саше и Маше про ToDoList и таск-трекеры и нарисовала им на холодильнике импровизированную асану. Маша наклеила стикеры с задачами и сроками, Саша терпеливо кивнул. Настолки состоялись.

Недавно я снова заглянула в гости. Стикеры на холодильнике висят, а Маша и Саша опять ссорятся. Точнее, громко выясняют, кто хотел починить стол / вывести холодильник / искупать кота, кто по-факту должен был это делать, и почему до сих пор ничего не сделано. Я промолчала, т.к. в чужие семейные разборки со своим PMBOK-ом не лезут.

Но потом решила, что всё нормально, лезут, т.к. вспомнила, что видела RACI-матрицу для распределения ответственности с шуточным объяснением через поездку семьи на дачу. Полезла искать эту картинку для Саши с Машей, нашла, а в ней куча ошибок:

Простите. Не могу промолчать. Не надо так.

Общая суть

Есть в проектном менеджменте такой инструмент — RACI матрица PMBOK Guide (9.1.2.1 Organization Charts and Position Descriptions, Matrix-based charts)

RACI — это аббревиатура:

R — Responsible
A — Accountable
C — Consulted
I — Informed

И вокруг этой матрицы есть путаница. Responsible и Accountable можно перевести на русский язык одинаково — ответственный, иногда это можно использовать как синонимы, но не в RACI matrix. В матрице ответственности между Responsible и Accountable семантическая пропасть, вот вам мостик через неё. 

Матрица обычно создается с вертикальной осью (левый столбец) задач (из структуры разбивки работ) или результатов (из структуры разбивки продукта), и горизонтальной осью (верхний ряд) ролей (из организационной схемы).

Responsible  — тот, кто будет выполнять этап, прям физически, к примеру, Вася делает кликабельный прототип приложения. Он Responsible за этап проекта «прототипирование».

Accountable — тот кто апрувит результат и отвечает за него. В некоторых вариациях звучит как Authorize. В зависимости от команды, это может быть менеджер Васи, может быть старший дизайнер Васи, а если в команде 2,5 человека, то это может быть и сам Вася. Но такая практика сгодится только для супер-маленьких команд, не надо к ней прилипать. 

Informed и Consulted тоже кажутся близки по смыслу. Основное отличие в том, что у C двусторонняя коммуникация в проекте, а у I — односторонняя. C может влиять на проект, а I — нет. 

Я нашла в сети еще объяснения RACI матрицы, на бытовых примерах из жизни:

И в обоих шуточных примерах допущены ошибки при составлении, которые в реальном проекте могут мешать. Ниже всего два раздела, рекомендации — «как стоит делать», и чек-лист для проверки — «как не стоит делать».

Рекомендации по составлению матрицы

Я порылась в Википедии, почитала, что пишут иностранные коллеги и собрала все рекомендации по составлению матрицы.

1. В RACI матрицу включают не фичи продукта, а этапы проекта, хотя их еще называют таски/задачи. Это может быть задача по разработке, проектированию, подготовке отчетности по завершению проекта, но не задача «передвинуть кнопочку.
2. Матрица лучше работает, когда рассматривают от 10 до 25 этапов проекта. 
3. Этап проекта должен выражаться через конкретный глагол, вроде «провести ревью», «опубликовать отчет», «оценить сроки», «составить расписание», «собрать данные», «утвердить концепцию».
4. В матрице лучше использовать роли, а не имена. Если завтра Васю сбивает автобус, пусть это цинично, но его роль будет исполнять другой человек.
5. Разрабатывать RACI матрицу лучше группой от 4 до 10 человек. Из одной головы можно неверно оценить ситуацию, а слишком большое количество человек — просто долго и сложно для обсуждения. Но перед утверждением RACI матрицы, каждый, кто будет в ней участвовать, должен увидеть свою роль и согласиться с ней. 
6. Лучше устанавливать A и R на минимальный соответствующий уровень.
7. Назначать на A — Accountable, т.е. наделять ответственностью можно только человека с полномочиями.
8. Сведите к минимум позиции I и С.
9. Если вы составили матрицу, то оповестите всех участников проекта о матрице, об их роли в проекте и уточните, уточните, согласны ли они с этой ролью. Если нет, матрицу придется дорабатывать.
10. RACI матрицу иногда приходится обновлять по ходу проекта, т.к. она может устареть.

Проверка матрицы

Проверяют матрицу по двум направлениям: по вертикали и по горизонтали. Вот чек-лист, как проверить свою RACI матрицу на вшивость.

Вертикальная (по ролям)

Т.е. оценивается насколько сбалансированы роли в проекте

Слишком много R

 

Проверочный вопрос: «Вывезет человек на этой роли так много задач?»

Нет пустых мест

Проверочный вопрос: «Человеку в этой роли действительно необходимо участвовать во всех этапах проекта?»

Слишком много A

Проверочный вопрос: «Можно ли снизить количество процессов, в которых человек в этой роли принимает решение и отчитывается за них?»

Нет R или A

Проверочный вопрос: «Это нужная роль? Можно ли перераспределить часть ответственности на другие роли или передать часть ответственности с других ролей на эту?»

Двойные позиции A/R, или A/I

A/R, A/C, R/C — возможная картина для очень маленькой компании, но лучше избегать.
A/I, R/I, C/I- свидетельствует о непонимании RACI матрицы как инструмента.

Общая картина

Проверочный вопрос: «Соответствует ли количество ответственности на проверяемой роли уровню подготовки человека / его вовлеченности в проект?

Горизонтальная (по этапам)

По сути просматриваем, есть на каждом этапе чувак, который будет принимать решение, который будет это выполнять, и т.д.

Нет R 

Нет исполнителя данного этапа. Проверочный вопрос: «Кто будет это делать?»

Слишком много R

Работа может замедлиться. Проверочный вопрос: «Можно ли разбить этап на более конкретные задачи, чтобы снизить количество исполнителей в этапе?»

Нет A

Нет ответственных, нет выполненной работы. Проверочный вопрос: «У кого есть полномочия из участников проекта, чтобы принять окончательное решение и иметь дело с последствиями данного этапа?» Т.е. кто отдает команду в каком направлении атаковать, и кому снесут голову с плеч, если направление оказалось неверным.

Больше, чем одна A

Первое правило RACI матрицы — только одна А для каждого этапа проекта.

Все ячейки заполнены на каждом этапе

Проверочный вопрос: «Действительно ли нужны все участники проекта на каждом этапе? Есть при преимущества от их участия?»

Нет C/I

Возможно вы кого-то забыли. Проверочный вопрос: «Вы учли всех участников проекта? Коммуникация между «отделами» налажена? Могут ли отделы начать выполнять какой-то этап параллельно или без учета последних изменений? »

Слишком много C

Замедляет проект. Проверочные вопросы: «Действительно нужно консультироваться со всеми C? Затраты часов на эти консультации окупаются? Можно просто проинформировать эти роли?»

Слишком много I

Проверочные вопросы: «Приносит ли это информирование пользу проекту? Или просто создает лишние созвоны и совещания? Можно информировать людей на этих ролях только в исключительных обстоятельствах? Можно ли отказаться от информирования людей на этих ролях?»

Много двойных позиций

Да, в маленькой команде могут возникать «двойные позиции», к примеру, когда на одном и том этапе один человек и выполняет задачу R и принимает по ней конечное решение A. Но такая формулировка может показывать непонимание матрицы, задач, команды, ответственности. 

Непоняточки

Т.к. матрица разделяет Responsible и Accountable, то складывается впечатление, что R не несет ответственность за свои действия. Дело в том, что на каждом этапе может быть много R, и нужен человек, который может решать, соответствует ли результат поставленной задаче. R отвечает только за свою работу, а A чаще отвечает за работу других. Если полетят головы, то начинать будут с A.

RACI матрица не регулирует, кто будет планировать этап. С другой стороны, это гибкость, можно менять условия под свою команду/проект. 

RACI матрица не регулирует, будет ли C (консультант) давать консультацию только по запросу, или он будет сам вмешиваться в проект, когда сочтет, что его консультация необходима, и позже сможет убедиться, что его рекомендации реализовали. 

Еще есть неоднозначность с тем, кто будет отправлять информацию I или получать информацию от C, и отчитываться ему о результатах. Тоже, на ваше усмотрение.

Ошибки из примера

А теперь, с чек-листом, я проведу проверку шуточной матрицы из интернетов, из-за которой я начала писать:

Горизонтальная проверка (по этапам)

− Подготовить машину.

Нет R (исполнителя), того, кто будет это делать: пойдет выгонять машину из гаража, проверять масло и т.д.

+ Купить еду.

Тут все ок, мама отправила папу и сына в магазин, они не знали, какой горошек брать для оливье, и позвонили бабушке. Всё сходится.

± Взять игрушки.

Если речь идет о детских игрушках (в такой маленькой команде, как семья), скорее всего сыну пришлось бы взять на себя и A и R. Вряд ли папа смог бы его проконсультировать о том, какие игрушки сын любит. И вряд ли семья вызвала бы маму на ковёр, если бы сын поехал без игрушек.

Если речь идет о настолках для всей семьи, тогда распределение ролей выглядит логично, что мама дала задание взять с собой развлекухи, сын пошел искать «Монополию» в шкафу, а папа попросил взять не «Монополию», а «Манчкин».

+ Взять одежду.

Все окей: мама скомандовала всем взять теплые кофты, все взяли теплые кофты. Все в порядке.

− Взять алкоголь

Та же ошибка, что и с подготовкой машины, нет R. Непонятно, кто побежит в магазин за пивом. Да и польза этапа для всего проекта сомнительная. Убираем этот этап.

+ Замариновать шашлык

Все окей, папа решил, что настоящий шашлык может сделать только настоящий мужчина, и отправил сына становиться настоящим мужчиной. Ошибок нет.

+ Взять рассаду

Тоже все в порядке. Бабушке на даче нужна рассада, она отправила папу с сыном таскать ящики с рассадой. Мама дает ценные советы, как эти ящики поставить в багажник так, чтобы рассада доехала до дачи. Всё сходится.

− Взять инструмент

Опять нет R, кто этим будет заниматься — непонятно.

− Оценить погоду

Сын решил, что важно посмотреть, будет ли на выходных дождь. И опять, кто этим будет заниматься — неизвестно, т.к. R не назначили.

Итого, 4 или 5 из 9 этапов требуют корректировки.

Вертикальная проверка (по ролям)

Папа

Участвует абсолютно в каждом этапе проекта. При горизонтальной проверке, на этапе «Подготовить машину» нет R. Папа — единственный компетентный член семьи, так что ему придется совмещать A и R. Вероятно, эта роль перегружена, и надо перераспределить часть задач на других членов команды.

Мама

В целом роль выглядит сбалансированной, но т.к. в ходе горизонтальной проверки, мы нашли этапы, на которых нет R (исполнителей), Мама может стать R на этапе «Оценить погоду». Если мама маленькая и хрупкая (некомпетентная), то она не сможет стать R на этапе «Взять инструмент», но обычно мама знает, где что лежит, так что может выступить C (консультантом).

Сын

В целом роль выглядит сбалансированной. Если сын большой и сильный мальчик, то на этапе «Взять инструмент», может стать R (исполнителем).

Бабушка

В целом роль выглядит сбалансированной, я бы даже сказала ненапряжной. На этапе «Подготовить машину», Бабушку решили не информировать. Она может сорвать сроки по проекту «Поездка на дачу», т.к. не будет знать, что пора искать очки и начинать спуск по лестнице. Добавим Бабушке I на этапе «Подготовить машину», чтобы она успела подготовиться.

Кот

Ошибка, которая сразу бросается в глаза. Это ненужная роль. Этот ленивый шерстяной нахлебник не приносит велью и, вероятно, попал в проект через мур-мур. Эту роль нужно упразднить.

В итоге, получаем матрицу без очевидных ошибок:

Надеюсь после моего шуточного разбора полетов, стало чуточку понятнее, как пользоваться RACI-матрицей.

Меня вдохновила вот эта штука: Как объяснить бабушке, что такое Agile за 15 минут с картинками

Матрица RACI представляет собой методику распределения полномочий и ролей в проектах или отдельных бизнес-процессах. В этой статье разберемся, как расшифровывается такая аббревиатура, каким образом данная матрица применяется в управлении проектами, рассмотрим ее преимущества, а также поговорим о том, каких правил нужно придерживаться при ее разработке.

Что такое матрица ответственности RACI

Матрица RACI – это схема эффективного распределения полномочий и ответственности в бизнес-процессах. Эта методика помогает избежать такой проблемы, как «размытие ответственности»: ситуации, когда становится непонятно, какой член команды за что отвечает – кто принимает решения, кто выполняет работу, а кто несет ответственность.

Этот инструмент используют для управления отношениями в команде при управлении проектами. Если построить и согласовать матрицу на старте проекта, в процессе работы исполнители не смогут переложить ответственность друг на друга, так как в таблице четко описаны границы участия каждого, распределены все полномочия и роли.

Сокращенное название данной модели – RACI, которую называют также матрицей ответственности, состоит из первых букв основных обязанностей участников:

R – расшифровывается как «Responsible», что означает «ответственный за работу» – это человек, который непосредственно выполняет задание. Данный сотрудник самостоятельно работает в рамках текущей задачи. При постановке масштабных задач, для них могут быть назначены несколько исполнителей. Однако рекомендуется разбивать большие задачи на подзадачи и определять исполнителей для каждой из них.

A – обозначает «Accountable», это тот, кто несет ответственность за всю задачу и результаты работы исполнителя. Участник с такой ролью следит за тем, чтобы задача была завершена в срок, но не обязательно решает ее сам. A-участники достаточно часто назначают задачи сотрудникам, исполняющим R-роль. Важный нюанс: у одной задачи должен был только один ответственный, чтобы все члены команды понимали, к кому обращаться за информацией или с какими-либо вопросами, однако при этом сам ответственный может являться одновременно и исполнителем.

C – сокращение от «Consult before doing», что переводится на русский как «консультирует до исполнения», то есть это специалист, оказывающий услуги консультаций в процессе выполнения работы по вопросам, входящим в зону его компетенции. Данный эксперт не выполняет задачу сам, а только дает советы и рекомендации для ее более эффективного выполнения.

I – первая буква английской фразы «Inform after doing», которая означает «оповещает после исполнения». Буквой I в таблице матрицы ответственности RACI обозначают участника проекта, который обязан быть в курсе принимаемых решений и хода выполнения задачи. I-участники по большей части не вовлечены в другие аспекты достижения результата, однако, поскольку результат влияет на их дальнейшую деятельность, им важно следить, за тем, что происходит.

Встречаются вариации матрицы RACI, включающие дополнительные буквы и роли:

• RACI-VS – V, от «Verifier», означает «верификатор», то есть тот, кто проверяет результат работы на соответствие заблаговременно согласованным критериям, а S («Signatory» – «подписывающий»), обозначает лицо, отвечающее за сдачу работы заказчику.
• RASCI – в этой аббревиатуре добавлена буква S (от «Support» – «поддержка»), она обозначает участника, который помогает ответственному лицу выполнять его работу.
• RACIQ – здесь Q – первая буква слова «Quality», что в переводе с английского значит «качество», и, как не трудно догадаться, роль этого участника – проверка качества результата работы.

Применение матрицы RACI

Таблица RACI особенно полезна в проектах, где участники могут выполнять по ходу работы разные роли. К примеру, один и тот же человек может быть ответственным лицом по одной задаче, но информируемым по другой.

Перед построением матрицы RACI необходимо составить список всех задач, этапов либо ожидаемых результатов нового проекта. После чего требуется определить, кто из участников будет ответственным, подотчетным, консультирующим и информируемым лицом или лицами в каждом конкретном случае.

Разберем данную методику на примере проекта, результатом которого является обновление главной страницы сайта. Участвующие в проекте специалисты в этом случае: веб-разработчик, администратор веб-сайта, копирайтер и дизайнер.

Предположим, что перед командой стоит 5 задач:

1. Обновление кнопок с призывом к действию на главной странице веб-сайта.
2. Обновление истории компании на главной странице.
3. Обновление дизайна сайта.
4. Увеличение скорости загрузки главной страницы.
5. Обновление дизайна главной страницы.

Матрицу RACI в этом случае следует заполнить следующим образом:

Задача 1. Обновить CTA-кнопки на главной странице сайта: R (исполнитель) – копирайтер, A (ответственный) – веб-разработчик, C (консультирующий) – администратор сайта, I (оповещаемый после исполнения) – дизайнер.

Задача 2. Обновить историю клиента на главной странице: R – копирайтер, A – веб-разработчик, C – администратор веб-сайта, I – дизайнер.

Задача 3. Обновить видео на главной странице: R – дизайнер, A – веб-разработчик, C – администратор веб-сайта, I – копирайтер.

Задача 4. Добиться увеличения скорости загрузки главной страницы: R – веб-разработчик, A – веб-разработчик, C – администратор веб-сайта, I – копирайтер и дизайнер.

Задача 5. Обновить дизайн главной страницы: R – дизайнер, A – веб-разработчик, C – администратор веб-сайта, I – копирайтер.

Плюсы матрицы RACI и рекомендации по построению

Матрица ответственности за проект RACI – удобный инструмент визуализации, помогающий наглядно представить распределение полномочий и ответственности в команде. Четкое распределение ролей и обязанностей в проекте помогает быстрее выполнять работу и устраняет путаницу при определении того, кто из сотрудников что должен делать.

Матрица RACI позволяет отслеживать задачи и роли и не допускать, чтобы два сотрудника занимались одной и той же работой, за счет чего совместная работа в команде значительно упрощается. 

Взглянув на таблицу RACI, сразу можно понять, насколько равномерно распределены задачи и ответственность между членами команды. К примеру, она может показать, что у одной задачи несколько ответственных, что нежелательно, или что один из участников проекта перегружен задачами, тогда как у другого сотрудника их практически нет.

Несколько рекомендаций по составлению таблицы RACI

• Если R-участник задействован сразу в нескольких задачах, стоит подумать, не назначить ли на некоторые из них дополнительных исполнителей. 
• Помните, что в идеале на каждую задачу следует назначать только одну A-роль. Если у задачи несколько ответственных, при согласовании результата могут возникать проблемы из-за расхождения во мнении.
• Следите, чтобы в ячейках таблицы не стояло по несколько букв. Хотя наличие 1-2 ячеек с двойными буквами считается нормальным. 
• Если у какого-то участника нет ни R-, ни A-роли, возможно, вам стоит пересмотреть состав команды и решить, так ли уж необходим проекту этот специалист.
• C- и I-участников следует назначать только в случае необходимости. Наличие множества консультантов, а также участников, которых требуется информировать о промежуточных результатах, будет отвлекать от выполнения основной работы.

Ответственность – это готовность нести материальный, моральный или физический ущерб за свои действия или бездействие.

Это широкое толкование понятия ответственности. К счастью, в проектной деятельности не приходилось сталкиваться со случаями физических последствий для участников команды из-за всякого рода “косяков”.

Но при правильном распределении ответственности между членами проектной команды, вероятность успешного завершения проекта значительно возрастает.

Матрица ответственности

Одним из инструментов, определяющим ответственность для каждого участника проекта, является матрица ответственности. Она обычно составляется в табличном виде и с ее помощью можно легко найти информацию о том, за что отвечает каждый участник проекта, т.е. за выполнение конкретных задач и целей проекта. Если матрица ответственности имеет формальное подтверждение всех заинтересованных сторон, то она является некой гарантией, что каждый член команды выполнит свою часть работы.

Матрица ответственности обычно вносится в план проекта, устав, организационную структуру проекта, проектный договор, а также используется в повседневных коммуникациях и встречах проектной команды. Она также может использоваться для оценки эффективности работы команды и определения потенциальных проблем, которые могут возникнуть в процессе выполнения проекта.

Матрица ответственности может иметь множество представлений. Главное требование – ее информативность и наглядность.

Как составить матрицу ответственности

Для составления матрицы ответственности, в первую очередь, необходимо определить роли и задачи каждого участника в организационной структуре проекта.

В проектной команде исполнителя могут быть следующие роли и задачи:

• Куратор проекта – определение целей проекта и контроль за его выполнением.
• Руководитель проекта – планирование и координация работы команды, контроль за выполнением задач и сроков.
• Функциональный архитектор – разработка архитектуры программного продукта, определение функциональных требований к системе.
• Технический архитектор – разработка технической архитектуры программного продукта, определение требований к аппаратному и программному обеспечению.
• Аналитики – анализ требований заказчика, разработка спецификаций и документации, оценка рисков.
• Программисты – разработка программного кода в соответствии с требованиями и спецификациями.
• Тестировщики – тестирование программного продукта, выявление ошибок и дефектов.

Аналогично, для команды заказчика могут быть определены следующие роли и задачи:

• Спонсор проекта – финансирование проекта, контроль за расходами.
• Руководитель проекта – координация работы команды заказчика, контроль за выполнением задач и сроков.
• Пользователи – предоставление требований к системе, участие в тестировании и согласовании функциональности.

Затем необходимо определить уровень ответственности для каждой роли на каждой стадии проекта. Лучше всего это сделать в форме таблицы (матрицы):

Вторая часть матрицы ответственности:

К матрице ответственности необходимо добавить примечание:

• R (Responsible) – Ответственный за выполнение задачи;
• A (Accountable) – Ответственный перед стейкхолдерами за итоговый результат и принимает решения;
• R/A (Responsible and Accountable) – Ответственный за выполнение задачи и ответственный перед стейкхолдерами за итоговый результат и принимает решения;
• C (Consulted) – Консультируется в процессе принятия решений;
• I (Informed) – Информирован о результатах, но не принимает участие в процессе принятия решений.

Стадии работ в данном примере указаны условно, поскольку жизненный цикл проекта может быть построен исходя из разных подходов и технологий.

Полученная матрица ответственности позволит четко определить задачи и ответственность каждого сотрудника на каждой стадии проекта, что упростит управление проектом и снизит риски ошибок и промедлений.

Структура матрицы

Структуру матрицы ответственности можно построить иным образом, например, в разрезе функциональных подсистем или результатов проекта.

Матрица ответственности – это не обязательно одна таблица, их можно составить столько, сколько необходимо для понимания всеми участниками проекта своей ответственности.

Значение матрицы ответственности в управлении проектом

Значение матрицы ответственности в управлении проектом сложно переоценить, она играет важную роль в процессах управления проектом:

1. Определение задач и обязанностей: Матрица ответственности помогает определить, какие задачи должны быть выполнены в проекте, и какие участники команды должны быть ответственны за их выполнение.
2. Улучшение коммуникации: Матрица ответственности также способствует улучшению коммуникации между участниками проекта, поскольку каждый член команды будет знать, какую роль и ответственность он или она имеет в проекте.
3. Определение рисков: Матрица ответственности помогает выявить потенциальные риски в проекте, что позволяет руководителю проекта принимать меры по их предотвращению и минимизации.
4. Повышение эффективности работы: Матрица ответственности позволяет оптимизировать работу команды, распределяя задачи и обязанности между участниками проекта с учетом их квалификации и опыта работы.
5. Управление изменениями: Матрица ответственности также может использоваться для управления изменениями в проекте. Если необходимо внести изменения в задачи или обязанности, матрица ответственности поможет руководителю проекта быстро и легко определить, какие участники команды будут отвечать за новые задачи или обязанности.

Таким образом, матрица ответственности играет важную роль в управлении проектом, помогая определить, кто отвечает за выполнение определенных задач и обязанностей, и обеспечивая более эффективную и структурированную работу команды.