В процессе трудовых отношений нередко возникают конфликты или нештатные ситуации.
Для их урегулирования и принятия объективного решения каждая сторона должна изложить свою позицию и описать последовательность своих действий в определенный период. Эту информацию излагают в виде письменного документа — объяснительной записки.
Что такое объяснительная записка?
Она не входит в систему бланков внутреннего и кадрового делооборота предприятия, так как необходимость в ее составлении возникает только при отклонении от штатных условий труда — опозданиях на работу, прогулах, причинении имущественного ущерба и т.д.
Составление объяснительной является правом, а не обязанностью сотрудника, однако отказ от дачи объяснений может привести к крайне неблагоприятным последствиям, вплоть до увольнения.
Выделим основные правила, которые учитываются при составлении указанного документа:
- при проведении любого служебного расследования руководство предприятия обязано затребовать у сотрудника объяснительную в письменной форме. Об отказе дать пояснения составляется соответствующий акт;
- бумага пишется на имя руководителя предприятия или непосредственного начальника, уполномоченного на урегулирование спора с работником;
- объяснительная по нарушению дисциплины труда и правил внутреннего распорядка должна быть учтена при принятии решения о назначении наказания (отказ проверить доводы, указанные в документе, влечет отмену дисциплинарного взыскания).
Обратите внимание!
Объяснительная на работу пишется в произвольной форме самим сотрудником. Закон не содержит типовой формы указанного документа, однако работник должен придерживаться общих правил оформления.
Эта бумага подлежит регистрации с присвоением входящего номера, а при составлении в рамках служебного расследования — прикладывается к материалам проверки.
Как правильно написать объяснительную записку?
Этот документ составляется по требованию работодателя или по собственной инициативе сотрудника. При назначении служебного расследования на написание дается не более двух дней, в иных случаях срок определяется на усмотрение сторон. Целесообразно составить объяснительную директору или иному представителю предприятия в максимально сжатые сроки, чтобы не допустить негативного развития ситуации.
Вот какие правила нужно учитывать:
- если бумага пишется по факту опоздания на работу, необходимо доказать уважительность причин позднего появления на рабочем месте;
- объяснительная по болезни должна содержать информацию о заболевании, обращении к врачу или вызове его на дом (впоследствии нужно подтвердить данные больничным листком);
- документ о невыполнении порученных обязанностей или срыве производственных задач должен содержать объективные причины, по которым допущено нарушение (например, неисполнение соответствующих обязанностей другими отделами).
Обратите внимание!
Недопустимо писать бумагу под диктовку начальства или иного должностного лица. Как правило, в таких случаях могут искусственно создаваться доказательства, которые будут использованы для дисциплинарного взыскания (в том числе, увольнения по виновным основаниям).
Даже если вы признаете вину в совершении дисциплинарного проступка, обязательно укажите:
- на мотивы своих действий, поскольку допущенное нарушение может быть вызвано устранением более серьезных последствий для работодателя;
- на первый факт допущенного нарушения, так как руководитель обязан учесть все обстоятельства проступка;
- на отсутствие серьезных последствий для производственно процесса;
- на возможность возместить причиненный ущерб в добровольном порядке.
Если составляется акт по факту дисциплинарного проступка, объяснительная должна быть включена в материалы служебного расследования.
При обжаловании действий работодателя в суде будут заново оцениваться все обстоятельства нарушения.
В содержании рассматриваемого нами документа должны быть следующие пункты:
- наименование должностного лица, на имя которого составляется бумага;
- сведения о сотруднике, с указание должности и структурного подразделения;
- обстоятельства и факты (например, выявленный факт отсутствия на рабочем месте);
- объяснения сотрудника в произвольной форме;
- дата составления документа и личная подпись сотрудника.
Составив объяснительную, нужно зафиксировать факт ее получения работодателем. Для этого ставится отметка входящего номера или подпись непосредственного начальника. Целесообразно сохранить второй экземпляр документа, чтобы использовать его при дальнейшем урегулировании спора.
Виды объяснительных
Данные документы могут оформляться не только по месту постоянной работы, но и в иных обстоятельствах. Выделим наиболее распространенные виды объяснительных, с которыми вы можете столкнуться:
- составленная по факту выявленного нарушения;
- разъясняющая причины поведения на рабочем месте при отсутствии факта дисциплинарного проступка;
- составленная в отношении действий подчиненных или зависимых лиц (например, родители могут писать объяснительную записку за поведение своего ребенка в школе).
Правила оформления в разных ситуациях будут схожими — нужно максимально подробно указать все факты в хронологическом порядке, обосновать мотивы и причины своих действий, подтвердить уважительность причин нарушения трудовой дисциплины и т.д.
Резюме
Если работодатель предлагает вам написать объяснительную, не нужно отказываться от своих прав — чем подробнее и убедительнее вы изложите свою позицию, тем больше шансов избежать серьезного наказания даже при допущенном нарушении.
Составляя документ, укажите все обстоятельства и факты — время и место действий, поведение иных лиц, наличие или отсутствие свидетелей и т.д. Рассмотрение этой бумаги является обязанностью работодателя, даже если картина проступка кажется очевидной.
Какие советы вы дадите работникам, которым надо оформить объяснительную
Писать объяснительную нужно лишь в тех случаях, если работодатель запросил у вас объяснения или у вас есть доказательства того, что инцидент произошел ввиду обстоятельств непреодолимой силы, не по вашей вине.
Будьте осторожны, ведь этим документом вы подтверждаете, что не справились со своими прямыми обязанностями или нарушили трудовую дисциплину. Если доказательств вашей невиновности будет мало, то на вас могут наложить дисциплинарное взыскание по ст. 192 ТК: замечание или выговор, что может в будущем привести к увольнению «по статье».
Имейте в виду: на оформление объяснительной работнику отводится двое суток. Если работодатель не даст вам времени на подготовку документа, вы можете оспорить дисциплинарное взыскание (см. ст. 193 ТК).
Если же руководитель не требовал объяснений, то подавать объяснительную по личной инициативе не стоит. Зачем вам лишние проблемы?
Вы также вправе отказаться от написания объяснительной (например, если у вас нет доказательств своей невиновности), о чем будет составлен акт. Но имейте в виду: если работодатель решит применить дисциплинарное взыскание при подтверждении факта вашей вины, то ему ничто не помешает это сделать.
В каком стиле: можно ли писать от руки, что полезно приложить к записке
Объяснительную можно составить в произвольной форме. При заполнении документа используют официально-деловой стиль речи. К записке можно приложить справки, больничные листы и прочие документы, которые подтвердят вашу невиновность.
Чем больше доказательств у вас будет, тем лучше: тогда у работодателя просто не останется оснований для дисциплинарного взыскания.
При оформлении записки нужно соблюдать определенные правила:
-
в документе должна отсутствовать просторечная лексика;
-
изложенная информация должна быть достоверной.
Записку составляют от имени провинившегося сотрудника. Без даты и подписи она считается недействительной.
Поделитесь шаблоном «идеальной объяснительной»
«Идеальных» шаблонов в природе не существует. Чаще всего объяснительную пишут за опоздание на работу или прогул. В таком случае стоит изложить причину. Главное – это конкретика.
Например: Я опоздал на работу 23.08.2022 года на 1 час по причине поломки и ремонта собственного автомобиля. Копии документов из ГИБДД прилагаю.
Важно! Обязательно делайте ссылки на официальные документы (лист нетрудоспособности, справка от транспортной компании и так далее).
В объяснительной должны содержаться следующие сведения:
-
должность руководителя;
-
наименование организации;
-
ФИО руководителя;
-
должность и ФИО сотрудника;
-
дата составления;
-
наименование посередине – «Объяснительная записка»;
-
объяснение ситуации;
-
личная подпись с расшифровкой.
Если же речь идет об объяснительной о невыполнении трудовой функции или должностных обязанностей, то можно указать в записке:
-
что у вас не было всех необходимых инструментов для работы;
-
что вас не обеспечили оборудованием;
-
что вы не смогли справиться с порученным заданием в виду отсутствия должностной инструкции или отказа в предоставлении данных со стороны других ответственных лиц.
Таким образом, необходимо отразить причины и обстоятельства события, указать на то, что вы невиновны, привести аргументы в свою пользу, а также приложить документы.
https://ria.ru/20211226/obyasnitelnaya-1765459364.html
Как написать объяснительную: права сотрудника, советы юриста, образцы
Объяснительная записка: как писать правильно, образец, виды и причины
Как написать объяснительную: права сотрудника, советы юриста, образцы
Даже самым ответственным сотрудникам порой приходится объясняться перед руководством. Причиной может быть любое нарушение порядка на работе, включая отсутствие… РИА Новости, 26.12.2021
2021-12-26T09:00
2021-12-26T09:00
2021-12-26T09:00
общество
работа
россия
/html/head/meta[@name=’og:title’]/@content
/html/head/meta[@name=’og:description’]/@content
https://cdnn21.img.ria.ru/images/07e5/0c/19/1765486688_0:0:3640:2048_1920x0_80_0_0_04f99fbd731e53c94fc90ce6e0b892a8.jpg
МОСКВА, 26 дек — РИА Новости. Даже самым ответственным сотрудникам порой приходится объясняться перед руководством. Причиной может быть любое нарушение порядка на работе, включая отсутствие на рабочем месте и невыполнение обязанностей. Как правильно писать объяснительную записку на имя директора: образцы и примеры, – в материале РИА Новости.Что такое объяснительная запискаОбъяснительная записка – это документ, в котором сотрудник объясняет руководителю причины инцидента, произошедшего на рабочем месте.Цель объяснительной записки – прояснить ситуацию и причины ее возникновения с точки зрения виновника события.Необходимость написания объяснительной записки возникает в случае нарушения производственного процесса. Например: при опоздании на работу, прогуле или отказе выполнять поручения руководителя.Зачем пишутВ случае спорных ситуаций в рабочем коллективе объяснительная записка помогает расставить все точки над “и”.”Объяснительная записка – это внутренний документ организации, необходимость написания которого возникает в ходе исполнения трудовых обязанностей сотрудников”, – поясняет Светлана Чибирикова, ведущий юрисконсульт.Отказ писать объяснительную чаще всего воспринимается как признание работником собственной вины. Это приводит к дисциплинарному взысканию или даже к увольнению. Чтобы не допустить такого исхода и разобраться в ситуации, руководство требует от сотрудника дать письменные объяснения.После того как руководитель получил объяснительную записку или отказ от нее, он может поступить следующим образом:АдресатЗачастую адресатом объяснительной записки выступает директор компании. Если предприятие представляет собой огромную организационную структуру, писать записку стоит своему непосредственному руководителю.В каждой компании должны существовать “Правила внутреннего распорядка”. В этом локальном нормативном акте обычно указана должность и имя человека, которому должна быть адресована объяснительная записка.ВидыОбъяснительные записки бывают двух видов: оправдательная и пояснение действий двух лиц.ОправдательнаяПисать такую записку необходимо в тех случаях, когда нужно пояснить свою ошибку или причины бездействия на рабочем месте. Основные нарушения: опоздание на работу, прогул, нетрезвое состояние, нанесение материального ущерба работодателю.Пояснения или описание действий других лицТакую объяснительную записку руководитель требует, когда в ситуации замешаны несколько человек и кто из них виновен – непонятно.В объяснительной нужно указать подробно, кто за что отвечал и что происходило. Руководитель анализирует текст и делает выводы о том, кто виноват в ситуации.”Бывают случаи, когда невозможно исполнить какое-либо указание руководителя из-за непредоставления нужной информации со стороны другого сотрудника. В данном случае лицо, не исполнившее надлежащим образом поручение начальника, должно в объяснительной записке указать на невозможность выполнения задачи, поскольку сведения, запрошенные у ответственного сотрудника, не предоставлены в установленный срок”, – рекомендует эксперт.Уведомление работника о даче объясненияПотребовать объяснительную записку руководитель может как в устной, так и в письменной в форме. Предпочтительнее в такой ситуации письменная форма, поскольку она послужит доказательством того, что требование было составлено и передано работнику. Помимо этого, в таком документе отмечают крайний срок, когда сотрудник должен дать письменное объяснение.Однако в большинстве случаев требование о предоставлении объяснительной поступает от руководства устно.Единой формы уведомления о даче объяснения не существует. Руководители составляют его в свободном формате.Письменный вариант документа должен включать в себя определенную информацию:Если работник отказывается ставить подпись в таком документе, можно отправить его почтой с уведомлением о вручении или зачитать вслух при специально созванной комиссии.Правила составленияОбъяснительную записку можно написать от руки или представить в печатном виде. Главное, чтобы этот документ был заверен подписью с расшифровкой.Некоторые правила, которых нужно придерживаться в объяснительной записке:ИнструкцияПри написании любой объяснительной записки эксперты рекомендуют соблюдать определенный порядок:В основной части нужно обозначить причины совершенного нарушения: корректно и, по возможности, кратко изложить ситуацию и привести аргументы в свою пользу. Не стоит перегружать записку малозначительными деталями. Длинный текст может вызвать раздражение у работодателя.В объяснительной записке могут быть приложения. Это любые документы, которые подтверждают доводы написавшего объяснительную. Например, справка о болезни или травме подтвердит то, что сотрудник не присутствовал на работе по уважительной причине.Сроки написания и сроки храненияРаботодатель не может назначить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после уведомления работника о необходимости предоставить объяснения о сложившийся ситуации. В этот срок не входит период отпуска и болезни.Если сотрудник не оформил записку в течение двух дней, срок считается истекшим.Сроки хранения объяснительных записок напрямую связаны с ее содержанием.Например, если в записке содержится информация о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка, такой документ хранится не менее одного года. Объяснительные записки, содержащие факты о коррупционных правонарушениях, нужно хранить в течение длительного времени.Отказ от объяснительнойПисать объяснительную или нет – решает каждый самостоятельно.Но, отказываясь писать объяснительную записку, работник не решает проблему, а, наоборот, усложняет ситуацию. В большинстве случаев отказ воспринимается работодателем как признание собственной вины. В таком случае наказание может быть более серьезным, отмечают эксперты.Отказ сотрудника необходимо зафиксировать в виде акта. Акт об отказе подтверждает, что работодатель предлагал сотруднику пояснить ситуацию, но тот отказался от этого права. Составить акт можно только после истечения срока написания объяснительной.Отличие объяснительной записки от служебнойГлавное отличие объяснительной записки от служебной — другая цель.Цель объяснительной записки – пояснить ситуацию. Цель служебной записки – оперативно решить вопрос, который требует письменного изложения.Адресат объяснительной – вышестоящее лицо, руководитель. Адресатом служебной записки может быть не только руководитель, но и сотрудник, находящийся на одном уровне с составителем записки.
https://ria.ru/20110211/332692124.html
https://ria.ru/20211122/shtrafy-1760105836.html
https://ria.ru/20200915/karera-1577240613.html
https://ria.ru/20211020/rabota-1755347006.html
россия
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
2021
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
Новости
ru-RU
https://ria.ru/docs/about/copyright.html
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
https://cdnn21.img.ria.ru/images/07e5/0c/19/1765486688_455:0:3186:2048_1920x0_80_0_0_9607b2dd2401f76a2bbbe8a69ee007e5.jpg
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
РИА Новости
internet-group@rian.ru
7 495 645-6601
ФГУП МИА «Россия сегодня»
https://xn--c1acbl2abdlkab1og.xn--p1ai/awards/
общество, работа, россия
Как написать объяснительную: права сотрудника, советы юриста, образцы
МОСКВА, 26 дек — РИА Новости. Даже самым ответственным сотрудникам порой приходится объясняться перед руководством. Причиной может быть любое нарушение порядка на работе, включая отсутствие на рабочем месте и невыполнение обязанностей. Как правильно писать объяснительную записку на имя директора: образцы и примеры, – в материале РИА Новости.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная записка – это документ, в котором сотрудник объясняет руководителю причины инцидента, произошедшего на рабочем месте.
Цель объяснительной записки – прояснить ситуацию и причины ее возникновения с точки зрения виновника события.
Необходимость написания объяснительной записки возникает в случае нарушения производственного процесса. Например: при опоздании на работу, прогуле или отказе выполнять поручения руководителя.
“Умер хомячок” и другие нелепые оправдания при опоздании на работу
Зачем пишут
В случае спорных ситуаций в рабочем коллективе объяснительная записка помогает расставить все точки над “и”.
“Объяснительная записка – это внутренний документ организации, необходимость написания которого возникает в ходе исполнения трудовых обязанностей сотрудников”, – поясняет Светлана Чибирикова, ведущий юрисконсульт.
Отказ писать объяснительную чаще всего воспринимается как признание работником собственной вины. Это приводит к дисциплинарному взысканию или даже к увольнению. Чтобы не допустить такого исхода и разобраться в ситуации, руководство требует от сотрудника дать письменные объяснения.
После того как руководитель получил объяснительную записку или отказ от нее, он может поступить следующим образом:
-
1.
Простить сотрудника за его ошибку, если он приводит уважительную причину. В таком случае руководитель может с пониманием отнестись к проблеме и не наказывать работника.
-
2.
Наложить дисциплинарное взыскание. Такой приказ издается в течение тридцати дней со дня обнаружения нарушения. После чего в течение трех дней работник должен ознакомиться с документом и подписать его. В случае если сотрудник не согласен с дисциплинарным взысканием, он может обжаловать его в суде или в государственной инспекции труда.
Исследование показало, что треть россиян работали в фирмах, где есть штрафы
Адресат
Зачастую адресатом объяснительной записки выступает директор компании. Если предприятие представляет собой огромную организационную структуру, писать записку стоит своему непосредственному руководителю.
В каждой компании должны существовать “Правила внутреннего распорядка”. В этом локальном нормативном акте обычно указана должность и имя человека, которому должна быть адресована объяснительная записка.
Виды
Объяснительные записки бывают двух видов: оправдательная и пояснение действий двух лиц.
Оправдательная
Писать такую записку необходимо в тех случаях, когда нужно пояснить свою ошибку или причины бездействия на рабочем месте. Основные нарушения: опоздание на работу, прогул, нетрезвое состояние, нанесение материального ущерба работодателю.
Пояснения или описание действий других лиц
Такую объяснительную записку руководитель требует, когда в ситуации замешаны несколько человек и кто из них виновен – непонятно.
В объяснительной нужно указать подробно, кто за что отвечал и что происходило. Руководитель анализирует текст и делает выводы о том, кто виноват в ситуации.
“Бывают случаи, когда невозможно исполнить какое-либо указание руководителя из-за непредоставления нужной информации со стороны другого сотрудника. В данном случае лицо, не исполнившее надлежащим образом поручение начальника, должно в объяснительной записке указать на невозможность выполнения задачи, поскольку сведения, запрошенные у ответственного сотрудника, не предоставлены в установленный срок”, – рекомендует эксперт.
Исследование: треть россиян считают нормальным лгать ради карьеры
Уведомление работника о даче объяснения
Потребовать объяснительную записку руководитель может как в устной, так и в письменной в форме. Предпочтительнее в такой ситуации письменная форма, поскольку она послужит доказательством того, что требование было составлено и передано работнику. Помимо этого, в таком документе отмечают крайний срок, когда сотрудник должен дать письменное объяснение.
Однако в большинстве случаев требование о предоставлении объяснительной поступает от руководства устно.
Единой формы уведомления о даче объяснения не существует. Руководители составляют его в свободном формате.
Письменный вариант документа должен включать в себя определенную информацию:
- название организации;
- адресат (ФИО и должность работника);
- суть нарушения;
- просьба предоставить объяснительную;
- подпись руководителя и дата.
Если работник отказывается ставить подпись в таком документе, можно отправить его почтой с уведомлением о вручении или зачитать вслух при специально созванной комиссии.
Названы шесть главных причин увольнения россиян
Правила составления
Объяснительную записку можно написать от руки или представить в печатном виде. Главное, чтобы этот документ был заверен подписью с расшифровкой.
Некоторые правила, которых нужно придерживаться в объяснительной записке:
-
1.
Текст должен быть изложен в официально-деловом стиле без употребления просторечий.
-
2.
Форма написания основной части – свободная.
-
3.
Информация должна быть достоверной.
-
4.
Адресант – сотрудник организации.
-
5.
Подпись и дата оформления обязательно должны присутствовать в записке.
Инструкция
При написании любой объяснительной записки эксперты рекомендуют соблюдать определенный порядок:
-
1.
В правом верхнем углу должен быть указан адресат: ФИО и должность.
-
2.
Под адресатом указывается должность и ФИО составителя записки.
-
3.
Ниже указывается название документа – “объяснительная”.
-
4.
Далее – основная часть. В ней излагается вся ситуация, поясняются причины ее возникновения, место и время.
-
5.
В конце документа ставится дата составления и подпись составителя.
В основной части нужно обозначить причины совершенного нарушения: корректно и, по возможности, кратко изложить ситуацию и привести аргументы в свою пользу. Не стоит перегружать записку малозначительными деталями. Длинный текст может вызвать раздражение у работодателя.
В объяснительной записке могут быть приложения. Это любые документы, которые подтверждают доводы написавшего объяснительную. Например, справка о болезни или травме подтвердит то, что сотрудник не присутствовал на работе по уважительной причине.
Сроки написания и сроки хранения
Работодатель не может назначить дисциплинарное взыскание в течение двух рабочих дней после уведомления работника о необходимости предоставить объяснения о сложившийся ситуации. В этот срок не входит период отпуска и болезни.
Если сотрудник не оформил записку в течение двух дней, срок считается истекшим.
Сроки хранения объяснительных записок напрямую связаны с ее содержанием.
Например, если в записке содержится информация о нарушениях правил внутреннего трудового распорядка, такой документ хранится не менее одного года. Объяснительные записки, содержащие факты о коррупционных правонарушениях, нужно хранить в течение длительного времени.
Отказ от объяснительной
Писать объяснительную или нет – решает каждый самостоятельно.
Но, отказываясь писать объяснительную записку, работник не решает проблему, а, наоборот, усложняет ситуацию. В большинстве случаев отказ воспринимается работодателем как признание собственной вины. В таком случае наказание может быть более серьезным, отмечают эксперты.
Отказ сотрудника необходимо зафиксировать в виде акта. Акт об отказе подтверждает, что работодатель предлагал сотруднику пояснить ситуацию, но тот отказался от этого права. Составить акт можно только после истечения срока написания объяснительной.
Отличие объяснительной записки от служебной
Главное отличие объяснительной записки от служебной — другая цель.
Цель объяснительной записки – пояснить ситуацию. Цель служебной записки – оперативно решить вопрос, который требует письменного изложения.
Адресат объяснительной – вышестоящее лицо, руководитель. Адресатом служебной записки может быть не только руководитель, но и сотрудник, находящийся на одном уровне с составителем записки.
