Наличие остатков партий с отрицательным количеством как исправить

Проблема в УТ 11:
После выполнения регламентных операций по закрытию месяца выдается сообщение об ошибке вида:
Обнаружены отрицательные остатки партий в регистре себестоимости по организации «…» на конец периода …:
Раздел учета: «Товары на складах»; Аналитика номенклатуры: «…»; Вид запасов: «Собственный товар»; Вид деятельности НДС: «…»; Количество: «-Х»
При этом в регистре «Товары организаций» есть необходимое количество товаров.

Причина неисправления:
В базе выявлено расхождение остатков в регистрах «Товары организаций» и «Себестоимость товаров». Поэтому при распределении партий не хватает количества и возникают отрицательные остатки с пустоц партией.
Расхождения в регистрах возникли из-за документа «Возврат товаров от клиента ООУТ-005764 от 14.11.2019 15:20:11». У него в движениях по регистру «Товары организаций» указано количество 7 шт, а в движениях по регистру «Себестоимсть товаров» количество 4 шт.
Проблема с движениями возникла из-за того, что в документе возврата от клиента указан только один номер ГТД, а в документе «Реализация товаров и услуг» этот товар был продан с 3 номерами ГТД.

Для исправления проблемы нужно в документе возврата товаров от клиента указать такие-же номера ГТД как в документе реализации товаров (номера ГТД можно посмотреть в форме, которая открывается по команде «Открыть виды запасов» из меню «Еще»).

Подробнее ИТС

Дополнительно:

Отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости могут возникнуть, если были допущены ошибки при проведении операций с товарами или материалами в программе 1С. Чтобы исправить ситуацию, нужно выполнить следующие действия:

1. Выяснить причину отрицательных остатков. Для этого необходимо провести анализ движений товаров или материалов в программе 1С и определить, где были допущены ошибки.
2. Исправить ошибки. Если были допущены ошибки в проведении операций, необходимо исправить их в программе 1С. Для этого нужно отменить проведенные документы и провести корректировку движений товаров или материалов.
3. Пересчитать регистр себестоимости. После исправления ошибок нужно пересчитать регистр себестоимости в программе 1С. Для этого нужно запустить процедуру пересчета регистра себестоимости в программе 1С.
4. Провести инвентаризацию остатков. Если после исправления ошибок и пересчета регистра себестоимости остались отрицательные остатки, необходимо провести инвентаризацию остатков товаров или материалов и выполнить корректировку остатков в программе 1С.
5. Принимать меры для предотвращения повторения ошибок. Чтобы избежать появления отрицательных остатков в будущем, необходимо принимать меры для улучшения процессов учета товаров или материалов в организации. Например, можно проводить регулярные инвентаризации остатков и контролировать правильность проведения операций в программе 1С.

Часто бывает так, что регламентная операция «Закрытие месяца» становится одним из наиболее трудоёмких процессов в организации. Сегодня рассмотрим одни из самых частых ошибок пользователей при выполнении операции «Закрытие месяца» на примере конфигурации 1С: Управление торговлей ред. 11.5. В конце статьи подведём итог, какие правила нужно соблюдать чтобы свести ошибки к минимуму.

Ошибка №1:

Отрицательные остатки товаров при наличии дублей номенклатуры, ключей аналитики. Отсутствие ключей аналитики также является причиной ошибок в остатках.

Наличие в базе дублей приводит к расхождениям по остаткам, например: приобрели товар на первый дубль, сделали расход по второму дублю. По первому дублю будет плюс, по второму – минус.

Исправить наличие дублей можно типовой обработкой «Поиск и удаление дублей».

Ошибка №2:

При оформлении передач товаров между организациями документ зависает в обработке закрытия месяца:

Сколько бы раз не создавался документ, каждый раз программа просит создать новый. В чём проблема? В первую очередь необходимо проверить аналитику номенклатуры. По разным причинам программа не всегда может подставить верную аналитику/ключ номенклатуры. Для выяснения причины некорректной подстановки реквизитов может потребоваться достаточно много времени. Как вариант можно рассмотреть одно из решений. В приведённом примере воспроизведена ошибка по номерам ГТД на тестовой базе.

В результатах проверки состояния учёта уточним, по каким именно позициям номенклатуры не хватает документов.

Обратим внимание, необходимо передать товар с заполненным номером ГТД. В оформленном документе «Передача товаров между организациями» в табличной части «Виды запасов» проверим – видим, что номер ГТД не указан. Указываем номер ГТД вручную.

После проведения документа, передача товаров из списка обработки закрытия месяца исчезнет.

Ошибка №3:

При оформлении оприходования документ зависает в обработке закрытия месяца. Решение аналогично ошибке №2. В документ поставляется не та аналитика, не тот номер ГТД.

Ошибка №4:

Обнаружены не распределенные на себестоимость остатки расходов по организации. Рекомендация: проверить организацию в документах (должна совпадать) или исправить статью затрат. Пример:

Обратим внимание, что организация разная. Исправляем организацию, и ошибка исчезнет.

Ошибка №5:

Обнаружены отрицательные остатки партий в регистре себестоимости по организации. Рекомендация: сформировать универсальный отчёт по регистру «Себестоимость товаров» и «Товары организаций». Найти расхождения по количеству. Восстановить цепочку, при необходимости оформить «Оприходования».

Если сделать расшифровку количества, можно увидеть расхождения в составе документов. Найденный документ в расхождениях необходимости распровести и повторить попытку закрытия месяца.

Основные рекомендации для сведения ошибок в закрытии месяца к минимуму:

1) Включенный контроль остатков товаров как в организациях, так и на складах.

2) Минимизировать работу с документами в закрытом периоде.

Примечание: при проведении документов ранним числом, остатки вычисляются программой на текущую дату, для исключения ошибок в разнице по остаткам рекомендуется соблюдать хронологию.

3) Корректное заполнение реквизитов. Во избежание ручного труда и некорректного заполнения реквизитов автоматизировать заполнение реквизитов, настроить синхронизацию баз (при необходимости).

4) Соблюдение структуры подчинённости документов. Для каждой организации структура подчинённости документов может быть своя.

Примеры:

• Заказ клиента – Расходный ордер на товары (если отгрузка с ордерного склада) – Реализация товаров и услуг –Поступление денег (Приходный кассовый ордер или поступление на расчётный счёт)

• Заказ поставщику – Приобретение товаров и услуг – Приходный ордер на товары (если приход на ордерный склад) – Расход денег (Расходный кассовый ордер или расход с расчётного счёта)

• Таможенная декларация должна быть оформлена позднее документа поступления товаров, т.к. сперва мы покупаем товар, а потом оформляем его на таможне. Порядок будет следующий: Заказ поставщику – Приобретение товаров и услуг – Таможенная декларация – Приходный ордер на товары.

5) Отсутствие дублей справочников.

Если вашей ошибки нет в статье, вам требуется помощь – можете обратиться к техническому специалисту для решения проблемы.

Освойте программы 1С:УТ и торговый функционал в 1С:КА 2 за 40 часов!

На курсе “1С:Управление торговлей 8″, ред. 11.4 и торговый функционал в “1С:Комплексная автоматизация 2” вы научитесь эффективно вести торговый и управленческий учет.

   Kleo

28.12.22 – 07:16

   Kleo

1 – 28.12.22 – 07:17

Сразу скажу, НЕТ комиссионого товара, НЕТ передач между организациями, Организация одна

   Kleo

2 – 28.12.22 – 09:21

никто не сталкивался с такой ошибкой?

   shuhard

3 – 28.12.22 – 10:23

(2) нет

   tesei

4 – 28.12.22 – 10:25

Может быть, задублированы ключи аналитики?

   Kleo

5 – 29.12.22 – 05:04

(4)смотрела Ключи аналитики номенклатуры, нет. может еще где-то посмотреть?

   assasu

6 – 29.12.22 – 06:00

(0) ошибка очень редкая. вряд ли есть информация в сети.

   tesei

7 – 29.12.22 – 06:21

Простой способ решения проблемы – найти спеца на фрилансе, который решит проблему за вознограждение, подключившись, скажем, энидеском. Не забудьте сделать архив базы, на всякий случай.

   d4rkmesa

8 – 29.12.22 – 08:32

(0) Да, проще всего корректировкой. Подобрать значения измерений и реквизитов регистра, чтобы запись с заполненной аналитикой “ушла”. Если неправильно подберете, то закрытие не пройдет, скорее всего, и появятся лишние обороты по “неправильным” измерениям. ТипЗаписи выбрать “Партия”.

   Kleo

9 – 29.12.22 – 10:43

(6) ничего нет по этой ошибке. есть только, если была передача между организациями. а тут строку раздваивает на две с пустой Аналитикой финансового учета (почти у всех документов) и по одному или двум документам Производство без заказов за последний день месяца с заполненной Аналитикой финансового учета

   Kleo

10 – 29.12.22 – 10:43

Может какая настройка неправильно сделана?

   Kleo

11 – 29.12.22 – 10:45

(8) я бы сделала корректировкой, только заполнение измерения Аналитики  финансового учета происходит не в момент проведения документа, а при расчете себестоимости. вот в  чем ситуация. и как сделать корректировкой регистров непонятно…

   Kleo

12 – 05.01.23 – 06:35

   Kleo

13 – 05.01.23 – 06:44

   Kleo

14 – 05.01.23 – 06:56

   sitex

16 – 12.05.23 – 21:12

Нужен Анализ и доступ к базе . так это просто гадать по подсказкам автора !!!

(16) некрофил – см. на даты топиков

При выполнении операции закрытия месяцев в программе 1С Управление торговлей версии 11.4 можно столкнуться со следующими ошибками:

1. Отрицательные остатки по товарам организаций.
2. Ошибки при расчете себестоимости
   • Отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости.
   • Остатки по суммам при нулевом количестве в регистре себестоимости.

Способы устранения ошибки «Отрицательные остатки по товарам организаций»:

Ошибка выглядит следующим образом:

Ошибка возникает в основном при отключенном контроле остатков по товарам организаций, либо при проведении документов задним числом.

Нажмите кнопку «Подробнее» для получения списка ошибок с отрицательными остатками:

Список выглядит следующим образом:

В данном примере ошибка только по одному товару, но таких записей может быть несколько по многим товарам (для каждого товара отдельная запись).

Тут также можно нажать кнопку «Подробнее» для получения более детальной информации по ошибке:

Окно информации выглядит следующим образом:

Ошибку можно исправить двумя способами:

1. Массовое исправление ошибок отрицательных товаров организаций с помощью помощника:

Нажмите кнопку «Исправить» в окошке закрытия месяца:

В открывшемся окне помощника по исправлению отрицательных товаров организаций, дойдите до 4го шага и нажмите кнопку «Запустить исправление», как показано на скрине ниже:

Если ошибки связаны с тем, что при проведении реализаций были списаны товары, которые есть фактически в остатках, но с другим ГТД (которого в остатке не было), то данное исправление устранит все такие случаи.

Если же данное исправление не помогло, то нужно разбираться по каждой ошибке отдельно (об этом в следующем способе).

2. Исправление каждой ошибки по отдельности.

Так как смысл ошибки в том, что в программе имеется отрицательный остаток по регистру «Товары организаций», то нам нужно посмотреть каким документом сформирована эта ошибка. Для этого сформируйте отчет «Ведомость по товарам организаций» по товару, вызвавшему ошибку (товар указан в детальной информации об ошибки со скрина выше).

Расшифруйте ведомость до регистратора, и Вы сможете увидеть документ образовавший отрицательный остаток. Если есть остаток в целом по номенклатуре, но есть отрицательный остаток по ГТД или видам запасов, то ошибку можно исправить так:

• Включить контроль остатков по товарам организаций,
• Затем отменить проведение и провести заново проблемный документ.

Способы устранения ошибки «Отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости»:

Ошибка выглядит следующим образом:

Такие ошибки в основном возникают при проведении документов задним числом или ошибок самой программы 1С (когда документ делает движение по одному регистру, а по регистру себестоимости не делает). В большинстве случаев помогает простое перепроведение документа, вызвавшего ошибку.

При возникновении таких ошибок, самое главное правильно определить документ из-за которого возникла эта ошибка. Документ не обязательно будет того же месяца, который Вы закрываете, отрицательный остаток мог возникнуть ранее, но выявится только в этом месяце.

Для устранения такой ошибки сделайте следующее:

Сформируйте два универсальных отчета (Режим технического специалиста – Универсальный отчет) по товару, указанному в информации об ошибки (при нажатии кнопке «Подробнее»), один отчет по регистру «Товары организаций», второй по регистру «Себестоимость товаров»:

Необходимо формировать оба отчета, начиная с месяца, который закрываете до месяца, в котором возникла ошибка (возможно, это один и тот же месяц). Вам нужно выявить тот месяц, в котором общий начальный остаток одинаковый, а конечный остаток различается между двумя отчетами:

Как только найдете месяц, в котором ошибка, расшифруйте до регистратора оба отчета и увидите, что в отчете по регистру «Себестоимость товаров» не будет хватать какого-то документа (а в отчете «Товары организаций» этот документ будет).

Перепроведите найденный документ и повторите операцию закрытия месяца.

Способы устранения ошибки «Ненулевые остатки по суммам при нулевом остатке по количеству в регистре себестоимости»:

Ошибка выглядит следующим образом:

Ошибка схожа с той, что описана выше «Отрицательные остатки по количеству в регистре себестоимости», причины возникновения и способы ее исправления идентичные.

Смысл этой ошибки в том, что вероятнее всего, какой-то документ сделал расход по регистру себестоимости только по измерению «Количество», а расход по измерениям суммы (их несколько) не сделал.

Способ устранения такой ошибки – перепроведение документа, вызвавшего ошибку и повторное выполнение закрытия месяца.

Читать на сайте

Если у вас есть отрицательный остаток по запасам, на данные управленческих отчетов в программе можно не смотреть – они всё-равно неправильные.

Причины появления отрицательного остатка

Если вы:

• работаете в базе не один
• снимаете галочку “контролировать остатки при проведении”
• работаете с Заказами покупателей
• имеете в программе более 1 склада, подразделения, организации
• работаете с партиями, характеристиками номенклатуры

то есть большая вероятность, что в вашей базе “поселились” отрицательные остатки. Это не означает, что теперь придётся отказаться от вышеописанных пунктов, это сигнал о том, что за базой придётся следить чуть больше и внимательнее. 

Если в описанном списке вы узнали свою базу, тогда советуем дочитать до конца. 

Чем опасен отрицательный остаток

Наличие в программе отрицательного остатка напрямую влияет на себестоимость. Следовательно, у вас будет неправильная валовая прибыль и т.д. Если настроен обмен между УНФ и Бухгалтерией предприятия (БП) – смело ждите ошибок. В итоге вы не сможете сформировать налоговую отчетность в программе БП. Отрицательный остаток можно разделить на два вида: “в целом” по номенклатуре и в разрезе какой-либо аналитики. 

Отрицательный остаток “в целом”

Отрицательный остаток в целом – это привычный минусовой остаток по номенклатуре. Т.е. если вы купили 5 яблок и продали 6 яблок, то у вас будет -1 яблоко. 

Отрицательный остаток в разрезе аналитики

В разрезе аналитики отрицательный остаток не так хорошо заметен и очевиден. Зачастую без настройки в стандартных отчетах его непросто найти. В 1С:УНФ есть следующие аналитики: 

• организация
• структурная единица
• счет учета
• номенклатура
• характеристика
• партия
• заказ покупателя
• заказ на производство

Как появляется отрицательный остаток в разрезе аналитики? Например, вы купили 5 яблок и положили их на Основной склад, затем продали 2 яблока, но уже не с основного склада, а из подразделения Магазин. Для программы на Основном складе всё ещё лежит 5 яблок, а в подразделении Магазин – 2 яблока. В целом у вас 3 яблока. Аналитикой в этом примере является структурная единица: Основной склад и Магазин.

Как исправлять отрицательный остаток

Настройка отчетов

Для исправление отрицательного остатка нам понадобится “всевидящее око” – а именно правильно настроенный отчет Запасы. Выше мы описали аналитики в разрезе которых может появиться отрицательный остаток. Теперь наша задача вывести в отчет информацию по всем аналитикам: 

1. Открыть отчет: Закупки – Отчеты – Запасы

2. Добавить нужные аналитики: Строки – Добавить строки: Организация, структурная единица, счет учета, номенклатура, характеристика, партия, заказ, документ движения

3. Сохранить настроенный вариант отчета

Теперь необходимо в настроенном отчете установить отбор, при котором будут выводиться только те позиции, по которым есть отрицательный остаток.

1. Открыть СКД

2. Перейти на вкладку Отбор, установить нужный отбор (Количество Конечный остаток меньше 0)

3. Сохранить новый отчет для дальнейшего выявления отрицательного остатка.

Шаг 1 – выявление отрицательного остатка

1. Откройте и сформируйте сохраненный отчет для выявления отрицательного остатка за выбранный месяц (например прошлый или текущий)

Если в данном отчете пусто – наши поздравления в этом периоде проблемы с отрицательным остатком у вас нет. Если отчет не пустой:

2. Выберите номенклатуру, отрицательный остаток по которой нужно исправить

3. Посмотрите есть ли обороты по этой номенклатуре в сформированном периоде

Обороты – наличие документов, которые изменили количество и (или) стоимость данного запаса) за выбранный период

Если обороты есть, переходите к шагу 2. Если оборотов нет:

1. Сделайте отбор по данной номенклатуре в фильтрах

2.Сформируйте отчет за предыдущий месяц. Найдите тот месяц в котором появляются обороты. Переходите к шагу 2.

Шаг 2 – исправление отрицательного остатка

1. Сформируйте отчет (без отбора по отрицательному остатку) за месяц, выявленный в шаге 1 со всеми аналитиками, отфильтровав его по нужной номенклатуре

2. Разверните отчет до той аналитики в которой появляется отрицательный остаток. Затем разверните данную аналитику до документа движения

3. Определите ошибку.

В нашем примере была совершена отгрузка с Основного склада. При этом поступления на основной склад не было. Однако мы видим, что было поступление на склад Витрина.

Смотрим каким именно документом было оформлено поступление. 

Значит ошибка образовалась в следующих местах: 

• либо в документе Приходная накладная №16 от 30.04.2019 указан не тот склад, на который было фактическое поступление (не Основной склад, а Витрина)
•  либо пользователь базы забыл оформить перемещение со склада Витрины на тот склад, откуда была совершена продажа (на Основной склад)
• либо Расходная накладная № 17 от 30.04.2019 была оформлена не с того склада (с Основного склада, а не с Витрины).

Следовательно мы можем исправить согласно одному из вариантов: например изменить склад в документе Расходная накладная с Основного склада на Витрину

Основные места возникновения ошибок

Зачастую ошибки возникают из-за:

• отсутствия поступления (документ поступления запаса не внесён в базу)
• неправильного места расхода (не та организация, подразделение, склад, заказ)
• ошибочной номенклатуры (часто это может быть задублированная номенклатура. Т.е. к вам поступила номенклатура “Подушка” – с заглавной буквы, а продали вы “подушку”)
• поступления позже, чем расхода (разница может быть не только в датах, когда вы купили 30.04.2019, а продали 29.04.2019, но и во времени (даже в минутах и секундах), когда вы купили 30.04.2019 в 17:00, а продали 30.04.2019 в 16.59:00
• нарушения последовательности проведения (когда все предыдущие условия соблюдены, но документ расхода просто проведен раньше, чем документ поступления)

Чтобы исправить эти ошибки нужно:

Если для вас не критично изменение данных в отчетах, в конце необходимо выполнить операцию Закрытие месяца: Компания – Закрытие месяца. Закрытие месяца нужно выполнить последовательно по всем месяцам с месяца, где возникла ошибка. Только после Закрытия месяца можно увидеть в отчетах корректную себестоимость и прибыль. 

Профилактика отрицательного остатка

Чтобы быть уверенным в правильности данных желательно хотя бы 1 раз в месяц формировать отчет по выявлению отрицательных остатков. Если отчет пустой, то данные в порядке, если в отчете появилась номенклатура, необходимо исправить отрицательный остаток по шагам, описанным выше.

Мы будем рады оценкам и отзывам по нашим разработкам, используйте на здоровье

Доверить процесс обслуживания следует специалистам, давно работающим на рынке автоматизации, которые несут гарантию за проданный товар, оказанные услуги. Например, нам 🙂
Окажем услуги с оплатой по факту, если результат вас устроит.
Без предоплаты.

Кто мы такие?

1506 – наших клиентов используют 1С
99 – отличных сотрудников
33 – место в рейтинге 1С
50 – мы в топе партнеров

Узнать про нас больше