Нужен секретарь как найти

Можно ли найти идеального секретаря?

Агентство КАУС-Секретариат уже 14 лет занимается подбором персонала в этой области. И сегодня мы поделимся с вами наработанными знаниями.

Для начала определитесь с тем, какими качествами должен обладать идеальный кандидат. Опишите его портрет и профессиональные качества с максимальной детализацией. Проанализируйте, какие люди прежде не уживались в вашей компании. 

Как бы то ни было, хороший секретарь должен хорошо разбираться в тайм-менеджменте. Быстро усваивать новую информацию. Так как ключевая работа специалиста будет связана с информацией и временем.

• Не лишней будет педантичность и внимательность к деталям.

Также человек, претендующий на эту должность должен быть вежливым, пунктуальным и строго придерживаться деловой этики.

Секретарь также должен быть знаком с деловой документацией и правилами её составления.

• Секретарю предстоит глубоко погрузиться в работу компании, понимать её структуру. Такой специалист может выполнять также функции и помощника руководителя.

Так как у секретаря много разноплановых задач, и он постоянно коммуницирует с разными людьми, не лишней будет стрессоустойчивость, неконфликтность и деликатность.

У будущего “голоса” компании должна быть хорошая дикция и правильная речь. Такой специалист должен выглядеть опрятно и в рамках дресс-кода компании.

Если это необходимо в работе, в число критериев можно отнести знание иностранного языка.

• К техническим навыкам стоит отнести знание используемых в вашей компании программ, оргтехники, мини-АТС.

Однако, если вы хотите найти человека, который проработает у вас долго, технические навыки не столь важны. Им легко и быстро можно обучиться.

Гораздо важнее оценить персональные качества соискателя и его уровень мотивации.

Так как профессиональные секретари, с хорошими знаниями и навыками, в определённый момент нередко перерастают свою должность. Им становится неинтересно, и они быстро уходят из компании.

В то же время прирождённые секретари, по-настоящему любящие своё дело, встречаются не так часто. В целом на этой должности обычно держатся несколько лет, а после продвигаются по карьерной лестнице (в бухгалтерию, HR, менеджеров или даже логистов) или меняют компанию.

Потому изначально обсудите с кандидатом перспективы работы и возможности роста. Возможно, ваши ожидания расходятся.

Чаще всего, кандидаты, которые имеют значительный опыт работы, хотят большую зарплату.

Несколько лайфхаков от нашего агентства:

• Чтобы оценить способности секретаря, задайте кандидату 3 вопроса одновременно.
• Вы узнаете, как человек усваивает информацию, какой у него объем оперативной памяти, насколько он внимателен.
• Также можно предложить написать деловое письмо. Вы оцените уровень владения компьютером, офисными программами, грамотность и слог соискателя.
• Помочь с выбором может вопрос “какие из обязанностей секретаря вы больше всего не любите?”
• Подумайте, не предстоит ли соискателю выполнять только самые “нелюбимые” задачи?
• Следует выяснить, “почему” и “как долго” человек планирует работать секретарём. Какие цели у соискателя на вакансию, какие мотивы им движут.
• Получив полноценный портрет кандидата и сопоставив его с желаемым, вы сможете сделать правильный выбор.

Когда внешние события держат руководство в постоянном тонусе, выверенные внутренние процессы становятся жизненной необходимостью для успеха компании. Профессионализм секретаря влияет на оптимальность расписания руководителя, помогает ему вовремя получать информацию, корректировать действия под меняющуюся реальность, контролировать и удерживать на плаву бизнес.

Что ждут от секретаря

Эффектная внешность и юный возраст помощницы шефа превратились в устаревшие стереотипы. Непростая экономическая ситуация заставляет ориентироваться на эффективность кадров: компетентность, представительность, стрессоустойчивость и коммуникабельность.

Название штатной единицы и функционал отличаются в разных организациях. Секретарь, офис-менеджер или персональный помощник выполняют как узкие задачи по документообороту, так и решают организационные вопросы, курируют проекты, готовят материалы для статусных мероприятий, занимаются личными поручениями, следят за канцтоварами и работоспособностью оргтехники.

Уже не удивляют пожелания о свободном владении иностранным языком и умении формировать инфоповоды для размещения в соцсетях и на сайтах. В строительных фирмах необходимо знать тонкости делопроизводства по объектам недвижимости, отраслевое законодательство и нормативные акты.

Функций множество, и если нужно найти секретаря, следует описать четкий перечень обязанностей, навыков, компетенций для конкретной позиции.

Многочисленные претенденты: преимущество или слив времени?

Популярный hh.ru подтверждает актуальность направления. В Москве за неделю работодатели разместили на площадке 797 вакансий. Принимают новичков 19%, 67% предпочитают соискателей с опытом работы от одного до трех лет, 14% ищут работников не менее, чем с 3-летним стажем.

На предложения охотно реагируют, и ресурс предупреждает новых кандидатов о конкуренции в несколько сотен откликов.

Вчерашние студенты или начинающие осваивать профессию рассматривают место секретаря скорее как временное, чтобы трудоустроится на перспективное предприятие и затем продвигаться по карьерным ступеням. Опытные и возрастные специалисты целенаправленно идут на должность, осознавая все плюсы и минусы. Они более внимательно выясняют подробности про корпоративную культуру и стили управления.

Кадровиков ожидают существенные трудозатраты при попытке найти секретаря. Требуется проанализировать резюме и сопроводительные письма, связаться с людьми, проверить достоверность сведений, договориться с начальством о встрече. Подбор персонала грозит затянуться надолго, но рисковать репутацией и доступом к ключевым документам из-за ненадежного сотрудника не стоит.

Как ускорить прием

Рекрутинговое агентство отмечает, что в финал отбора попадают единичные релеванты, и зачастую наниматели обращаются за помощью к профессионалам рынка труда после месяца усилий по самостоятельному найму.

Сотрудничество с рекрутинговым агентством значительно сокращает сроки подбора. Профессиональный рекрутер уточняет запрос клиента для конкретизации данных, ведёт подбор персонала по базам с открытым и ограниченным входом, проводит интервью и экспертную оценку, определяет мотивацию.

К заказчику на собеседование направляются лица, которые соответствуют требованиям и обладают требуемой квалификацией. Рекрутинговое агентство содействует интеграции принятого персонала и бесплатно подбирает замену.

На правах рекламы.

Опыт работы

Возраст

Зарплата

Гражданство

Метро

Владение ин. языком

Образование

Наличие прав

Попробуйте поискать резюме по похожим запросам