Образец как составить текст делового письма

По данным Microsoft Office Online, деловые письма составляют две третьих всей офисной работы. Они являются основой для выстраивания отношений компании с партнерами, инвесторами или клиентами.

Грамотное деловое письмо повышает статус организации в глазах получателя и помогает добиться цели обращения. Существуют негласные правила делового этикета, которые релевантны для любого типа рабочей корреспонденции.

Давайте обсудим ключевые моменты в написании деловых писем, виды, базовую структуру и разберём образцы бизнес-писем на русском и английском языках.

Виды деловых писем

Существует много видов деловых писем, которые касаются именно форматов, при которых важно соблюдение правил и этики деловой переписки. Ниже указаны основные виды таких писем: 

Письмо-жалоба

Письма с жалобой на сервис, продукт или услугу принадлежат к категории наиболее трудных писем.

Цель письма-жалобы не просто «выпустить пар», а получить компенсацию за невыполнение деловых обязательств. Здесь важно сохранять вежливый тон, даже если вы крайне возмущены.

Письмо-запрос

Если коротко: заинтересованная сторона желает получить от второй стороны какую-либо информацию.

Если вы планируете написать письмо-запрос, постарайтесь перед этим самостоятельно изучить как можно больше информации. Затем составьте контрольный список вопросов, чтобы не забыть упомянуть важные моменты.

Сопроводительные письма

Такие письма обычно пишут соискатели и отправляют работодателю вместе с резюме. У нас на сервисе есть большой FAQ по написанию сопроводительных писем к резюме.  А также у нас есть полностью бесплатный сервис создания продающих PDF резюме. 

Письмо-ответ на претензию

Эти письма отправляются в качестве ответов на письма с жалобами. Их также сложно написать, потому что читатель является недовольным покупателем, который уже негативно настроен по отношению к вашей организации.

Письмо-подтверждение

Письма-подтверждения являются жестом уважения к собеседнику. Их пишут, чтобы сообщить адресату, что его письмо или документы были получены.

Письмо-заказ

Это коммерческое письмо, направляемое покупателем продавцу с предложением заключить сделку с перечислением ее конкретных условий. Для такого письма характерно обилие цифр, названий и дат.

Электронная деловая переписка

Такой вид писем используется для общения между сотрудниками или партнерами в режиме диалога. По сути, это то же самое, что и бумажная переписка раньше, но в электронном формате.

Структура делового бизнес-письма

Вообще, у нас есть несколько статей о том, как писать деловые письма. Например, вот эта. Важно помнить, что ключевое правило деловой переписки можно выразить одним словом – лаконичность.

Перед тем, как приступать к написанию письма, подумайте: какие тексты легче всего читать вам? Наверняка, вам приятнее изучать письма с понятной структурой и четко прописанной целью, а не пробираться сквозь простыню невнятного текста. И это неудивительно – вы цените своё время.

Время – это ключевой ресурс в ведении бизнеса (порой, даже важнее денег). Распространённая ошибка: не уважать время адресата и, как говориться, «растекаться мыслью по древу».

Поэтому рекомендуем вам написать тезисно план вашего письма, прежде чем начать печатать. Рекомендуемый объем письма– не больше одной страницы (это где-то до 2000 символов с учетом пробелов), остальную информацию лучше перенести в приложение и прикрепить файлом.

Такой объем можно бегло прочитать за 1-2 минуты – столько в среднем люди тратят на прочтение подобной деловой корреспонденции (а на холодные письма еще меньше).

При составлении делового письма придерживайтесь следующей структуры:

1.Тема письма / адрес

Если вы решили написать бизнес-письмо на электронную почту, обязательно укажите тему. Выразите в ней суть вашего обращения, чтобы читатель сразу понимал, кто вы и что хотите.

Например, вы пишете компании с предложением сделать им сайт. Следовательно, в теме письма вы должны указать что-то вроде «Предлагаем разработать сайт».

Если вы выбрали бумажное письмо, то необходимо указать адрес получателя и, если вам требуется ответ, также написать свой. Укажите:

  • имя;
  • должность;
  • адрес компании;
  • город, область, почтовый индекс;
  • страну (опционально).

2.Обращение к получателю

Если вы пишете компании, обратитесь к ее руководителю по имени и отчеству. Допустимо обращаться только по имени к близким коллегам и партнерам. Отсутствия обращения может восприниматься как нарушение делового этикета и пренебрежение к адресату.

В письмах на русском языке используйте вежливую форму «уважаемый». Не принято употреблять сокращения типа «г-н», «г-жа», а также инициалы человека. Обязательно проверьте правильность написания имени, особенно если оно необычное.

Бывает так, что письмо не предназначено конкретному человеку (например, так часто бывает с рекламной рассылкой). В таком случае допустимо безымянное или коллективное обращение (Уважаемые коллеги).

3.Расскажите коротко о вашей организации / персоне

Представьтесь и расскажите о себе в одном-двух предложениях. Не углубляйтесь в детали – излишне подробный рассказ о себе увеличивает объем письма и может наскучить адресату.

Например, если вы пишете блогеру как студент с просьбой поучаствовать на конференции в роли спикера, необязательно упоминать ваш факультет, курс и полное название университета.

Адресату это неинтересно и ни о чем не говорит. Просто скажите, что вы студент и представьтесь. Этого будет достаточно.

4. Цель письма

Абзац с описанием цели должен быть в первой части письма, ни в коем случае не в конце. Получатель должен с первых секунд понять, что вы хотите. Четко сформулируйте, зачем вы пишете это письмо – это, пожалуй, самое сложное в его составлении.

5. Выгоды для адресата / для вас.

Маркетинговая компонента для создания убедительной деловой переписки очень важна. Расскажите, почему письмо актуально для адресата или, если вы обращаетесь с просьбой, почему это важно для вас. В этом блоке будет уместно использовать маркированный список для наглядности. Желательно предоставить цифры и доказательства.

Допустим, вы пишете письмо-приглашение на мероприятие и объясняете, почему адресату будет интересно посетить его. Или вы жалуетесь на некачественную услугу и в своей рекламации пишите:

– чем вы недовольны;

– доказательства произошедшего ущерба;

– конкретные требования.

6. Оставьте свои контакты

Напишите, как с вами связаться для продолжения деловой переписки. Если время ответа для вас важно, укажите, в какие сроки вы ожидаете получить ответ или задайте уточняющий вопрос (соориентируйте, получится ли выполнить мою просьбу / сделать отчёт до такого-то числа).

В заключительном предложении выразите благодарность за оказанное внимание.

Советы по правильному написанию делового письма

Есть еще несколько вещей, на которые стоит обратить внимание при составлении делового письма:

Используйте стандартные шрифты. Гарнитуры вроде Times New Roman, Arial и Helvetica прекрасно подходят для деловой корреспонденции, не столько из-за особой практичности, сколько из-за отсутствия индивидуальности. Текст письма допустимо писать с межстрочным интервалом 1 или 1,5.

Обращайте внимание на выравнивание текста. Оно должно быть по центру или слева. Обращение в начале делового письма на русском языке должно быть выровнено по центру.

Разбивайте текст на короткие абзацы. Чтобы текст выглядел аккуратно, делайте абзацы примерно по 4-5 строк.

Используйте списки. Если у вас есть длинное перечисление, лучше структурировать текст и использовать маркированный или нумерованный список.

Подписывайте документы и картинки. Этот пункт относится к электронной переписке. Если вы прилагаете к письму вложения, называйте файлы так, чтобы было сразу понятно, что в них находится (название документа «Новый документ. doc» – плохой пример).

Отправляйте письма в рабочее время. Писать по рабочим вопросам на почту в выходные дни или глубокой ночью – неуважение к личному времени собеседника. Воспользуйтесь функцией отложенной отправки, чтобы адресат получил ваше письмо в приемлемое время.

Образцы деловых писем на русском языке 

Конечно, идеальной формулы или шаблона бизнес-письма не существует, но стоит ознакомиться с примерами таких документов и, возможно, взять их как основу для собственного письма.

Деловое письмо-ответ на жалобу

Это шаблон делового письма для компании нужен, чтобы отреагировать на рекламацию клиента. В начале письма указывается дата обращения покупателя к компании, а дальше предлагается конкретное решение проблемы.

Уважаемый Александр Евгеньевич!

Это ответ на вашу жалобу от 15 января 2020 года. Наша компания «Веломир» приносит извинения за то, что на ваш адрес был доставлен неисправный велосипед.

Мы готовы бесплатно заменить вам некачественный товар. В любое удобное для вас время курьер привезет вам новый велосипед и заберет неисправный. В связи с доставленными неудобствами мы также высылаем вам во вложении купон в размере 2000 бонусных рублей. Вы можете расплатиться ими в любом магазине нашей торговой сети.

Мы перезвоним вам в течение дня, чтобы договориться о доставке нового велосипеда. Надеемся, что этот случай не омрачил вас и вы и останетесь нашим покупателем.

С уважением,

Дарья Данилова

Менеджер магазина «Веломир»

Пример письма-запроса к компании

Такой шаблон делового письма подойдет для клиента, которому нужно узнать необходимую информацию у организации. В письме четко описана проблема клиента и есть вежливая просьба решить его вопрос.

 

Уважаемая Валерия Александровна!

Меня зовут Сергей Ефремов. Я пишу вам по поводу недавней покупки строительных материалов.

Примерно две недели назад, 1 октября, заказал в общей сложности 50 наименований для компании XXX на вашем сайте YYY.com. Через два дня я получил электронное письмо, подтверждающее получение оплаты и отправку товара.

Согласно информации на сайте, посылки должны быть доставлены в пункт назначения в течение 3-5 рабочих дней с момента отправки, но я все еще не получил посылку. Есть ли у вас какая-либо информация о том, что вызвало задержку поставки №12739 или где эта партия находится в настоящее время?

Надеюсь, что вы сможете дать представление о причинах задержки и сказать, когда я могу ожидать свои товары. Пожалуйста, свяжитесь со мной по телефону xxxx или в ответном письме для разъяснения ситуации.

С уважением,

Сергей Ефремов

пример делогово письма с запросом

Деловое сопроводительное письмо

Такое сопроводительное письмо необходимо отправлять в случае отправки документов. Простой шаблон для примера: 

 

Уважаемый Роман Георгиевич!

В соответствии с договором от 7 июня 2020 года №145 направляем вам во вложении товарные накладные и акт сверки расчетов за июль.

Просим вас подписать указанные документы и отправить копии экземпляров на наш адрес электронной почты example@mail.com в срок до 20 июня 2020 года.

Приложение:

— товарная накладная от 1 июня 2020 года — 2 экз.

— товарная накладная от 5 июня 2020 года — 2 экз.

С уважением,

Алексей Львов

Главный бухгалтер

пример  сопроводительного письма

Деловое письмо-подтверждение

Этот шаблон делового письма подойдет для ответа потенциальному работодателю, чтобы подтвердить готовность прийти на встречу.

 

Уважаемый Владимир Романович!

Спасибо за рассмотрение моей кандидатуры на должность штатного бухгалтера. Учитывая, что ваша организация делает упор на умение работать в команде и хорошие коммуникативные навыки, мои карьерные цели соответствуют пожеланиям вашей организации.

Как мы договаривались на нашей последней встрече, я приеду к вам в офис YYYY 27 марта к 14:00. для обсуждения деталей и графика работы. Также я принесу заполненное заявление о приеме на работу. По вашему запросу я буду вести учёт своих расходов на проезд и проживание.

Если у вас есть уточнения по поводу нашей встречи или дополнительные вопросы, свяжитесь со мной по телефону xxx. С нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе.

С уважением,

Леонид Клименко

Образец письма с предложением на русском языке

Деловые письма на английском языке. Особенности и примеры

В основном структура деловой переписки на английском языке не отличается от деловых писем на русском, однако есть пара особенностей, которые стоит учесть:

В английской и американской деловой переписке считается, что выражение почтения и уважения к деловому партнеру или клиенту — начало успешного дела, а выражение любезности позволяет установить более тесное и плодотворное общение. Поэтому при написании деловых писем на английском языке стоит делать больший акцент на своей признательности адресату.

В отличие от табу на сокращения в русском языке, в деловой переписке на английском часто можно встретить сокращения вроде BTW (by the way – между прочим) или ASAP (as soon as possible – как можно скорее). Конечно, не во всех ситуациях они будут уместны, но на уровне повседневного делового общения коллег по электронной почте это обычное явление.

Давайте разберём образцы писем на английском с переводом.

Деловое письмо-обращение к компании на английском языке

Сначала письмо с переводом: 

 

Уважаемый Мистер XXXX,

Я пишу вам, чтобы сообщить о серьезной неисправности вашей микроволновой печи модель XXXX, в комплекте к которой есть чаша, заявленная как огнеупорная.

Как вы можете увидеть во вложениях, одна из чаш деформировалась и фактически взорвалась в микроволновой печи. Я поставил тарелку с замороженным шпинатом на на пять минут, как и рекомендуется в инструкции, но тарелка лопнула. По правде говоря, если бы чаша была надлежащего качества, она бы не треснула даже за 10 минут.

Я не прошу никакой компенсации за этот мелкий инцидент, но я обеспокоен, что с такими дефектами могут столкнуться другие покупатели. Пожалуйста, примите меры по контролю качества вашей продукции.

С уважением,

YYY

Оригинал письма на английском

шаблон делового письма на английском

Письмо-приглашение на мероприятие на английском

Перевод приглашения: 

 

Дорогой мистер Чарльз Басс,

Как вам наверняка известно, 25 ноября в 14:00 откроется выставка Cybertech exhibition. Место проведения – Tel Aviv Convention Center.

Я хотел бы лично пригласить вас приехать и ознакомиться с плодами нашей работы. Весь год мы работали над созданием охранных роботов. Так как вы заинтересованы в применении новых технологий в рабочем процессе вашей компании, вы могли бы воочию увидеть наших роботов и обсудить возможное сотрудничество с нашей компанией.

Вы найдете наш стенд в главном ряду павильона. Наша компания будет рада видеть вас на выставке.

С уважением,

YYY

Аналогичное деловое письмо на английском: 

Образец письма-приглашения на английском

Шаблон делового письма о сотрудничестве (английский язык)

 

Уважаемая Дженифер YYY,

Спасибо за то, что нашли время встретиться со мной и обсудить продажу моих свитеров ручной работы в вашем замечательном магазине.

Для меня большая честь, что вы хотите сотрудничать со мной и продавать мои вещи в своей торговой сети. Я бы хотела обсудить с вами логистические нюансы подробнее, чтобы иметь полное представление том, как будет проходить наша совместная работа.

Пожалуйста, позвоните мне второй половине дня по телефону 555-555-5555, или вы можете написать мне по адресу email@email.com, и я отвечу на ваше сообщение как можно скорее.

С уважением,

XXX

Англоязычный вариант письма

Пример письма о сотрудничестве на английском

Эпилог

В написании деловых писем нет ничего сложного, если знать структуру, соблюдать деловой этикет и ставить себя на место адресата. Вне зависимости от вида документа, всегда придерживайтесь плана и старайтесь донести свою мысль коротко. Помните: чтобы составить лаконичный текст письма длиной в 15 секунд, нужно потратить час. Не экономьте время на составление такого документа и тогда вы сможете решить свои задачи.

Добра вам! 

Опечатка? Пожалуйста, выделите её и нажмите Ctrl+Enter. Спасибо!

Инфоцентр

Информационно-образовательный центр проекта “Панда-копирайтинг”

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

  • письмо-запрос;
  • письмо-просьба;
  • письмо-напоминание;
  • письмо о смене реквизитов;
  • письмо-коммерческое предложение;
  • гарантийное письмо;
  • рекламное письмо;
  • поздравительное письмо;
  • благодарственное письмо;
  • информационное письмо;
  • письмо-претензия и т.п.

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    Образец делового письма

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    Не зная, как пишется деловое письмо, составить его правильно достаточно сложно. Для написания грамотного документа необходимо знать целый спектр требований, правил и деловых обычаев.

    NPB

    Деловое письмо – это способ общения и передачи информации, направленной на сохранение, прекращение, возобновления и образования отношений с партнерами, сотрудниками и контрагентами (поставщики, покупатели).

    Виды деловых писем

    Большое разнообразие деловых писем обусловлено развитием рыночной экономики и возрастанием потребности передачи информации между контрагентами. Электронная почта, из-за быстроты и доступности, прочно вошла в обиход коммерческих и государственных структур. Массовость использования деловых посланий в ежедневном обиходе привело к увеличению их разновидности. В связи с этим единая классификация отсутствует. Можно выделить следующие виды деловых писем:

    1. Гарантийное. Содержание направлено на обращение с просьбой, но с предоставлением гарантии по выполнению обязательств со своей стороны. Формулировка таких писем выглядит следующим образом: «Просим Вас отгрузить (поставить, предоставить и т. д.) товар (продукцию, услугу). Оплату гарантируем в срок до (дата)».
    2. Коммерческое предложение. Самое распространенное письмо, которое организации используют при осуществлении своей деятельности практически ежедневно. По свое сути это деловое письмо о сотрудничестве. Организация выступает инициатором с конкретным предложением партнерства с определенными условиями.
    3. Извещение. Содержание направлено на донесение определенной информации, необходимой при осуществлении дальнейшего взаимодействия. В коммерческих организациях самым распространенным примером такого письма является уведомление о смене реквизитов (когда меняют обслуживающий банк).
    4. Оферта. Текст носит коммерческий характер о поставке товара или оказания услуг. Это деловое письмо о сотрудничестве, в котором указываются все существенные условия для договора поставки и договора оказания услуг. К существенным условиям по Гражданскому Кодексу относятся наименование услуги или товара, цена, срок, место. При отсутствии этих данных документ не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
    5. Рекламация (официальная претензия). Содержание текста направлено на уведомление получателя о неполном или некачественном выполнении обязательств. Чаще всего такими письмами сопровождают бракованную продукцию. В стандартных договорах оказания услуг или поставки есть пункт, в котором говорится, что за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств предусмотрены штрафные санкции. Отсчет времени для исчисления неустоек идет именно с момента направления письменной рекламации.
    6. Сопроводительное письмо. Примером является опись вложений в конверт. Используется чаще всего при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. В случае отправки документов для участия в тендерах опись вложений носит обязательный характер.
    7. Подтверждение о получении документов и писем. Является проявлением уважения, считается хорошим тоном и не носит обязательный характер.
    8. Просьба. Текст содержит обращение с просьбой. Начинается со слов «Прошу», «Просим». Самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке бухгалтерских документов. При поставке продукции накладные и счета фактуры часто не доходят до бухгалтерии (не отправили вместе с грузом, передали неполномочному лицу и т. д.). Поэтому обращение с просьбой продублировать эти документы является обычной практикой.
    9. Напоминание. Содержание текста уведомляет о приближении наступления определенного момента (срок выполнения обязательств, окончание срока договора, дата мероприятия и т. д.). Одним из примеров такого письма является уведомление от страховых организаций об истечении срока полиса. Эта вежливость носит под собой одновременно информационный характер и является коммерческим предложением о возможности воспользоваться услугами компании повторно. Удобно тем, что есть вероятность вежливо и ненавязчиво продлить договор.
    10. Поздравление. Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление с каким-либо праздником.
    11. Приглашение. Самыми частыми бывают приглашения на конференции и выставки. Еще один успешный дополнительный инструмент напомнить о себе партнеру, для дальнейшего сотрудничества.

    По количеству лиц (компаний) существуют следующие виды деловых писем:

    • циркулярное (направлено в адрес нескольких лиц);
    • стандартное (направленное в один адрес, определенному лицу).

    Самыми распространенными циркулярными письмами являются приглашения, уведомления и информационные объявления (о предстоящих изменениях).

    Правила написания делового письма

    Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.

    Прежде чем составить деловое письмо нужно определиться с его видом (извещение, предложение приглашение и т. д.). Разбивайте текст на абзацы, это облегчит восприятие излагаемой информации. Если послание должно быть получено до определенной даты, лучше отправить его услугами экспресс-доставок или по электронной почте.

    Основные правила делового письма следующие:

    • достоверности информации в содержании;
    • полноты содержания;
    • краткое содержание (желательно объемом не более 1 страницы, остальную информацию можно отнести в приложение);
    • отсутствие грубости, нейтральный тон;
    • отсутствие помарок, исправлений, зачеркиваний;
    • использование сленга и просторечий неприемлемо;
    • сокращения слов нежелательны;
    • отсутствие эмоциональной оценки (только факты).

    Правила делового письма устанавливают отсутствие витиеватых и двусмысленных фраз. В одном послании должна быть одна тематика, одна цель. Наличие нескольких тематик допустимо только при условии их взаимосвязанности. В противном случае отправляется несколько писем.

    Составляются письма на фирменном бланке организации.

    Текст должен быть оформлен и составлен в соответствии с общепринятыми правилами. У каждой организации свой бланк, которая служит и визитной карточкой. Для отправки писем по почте предпочтительнее писать текст на изготовленном типографским способом бланке. На практике, организации чаще всего печатают их самостоятельно на цветном принтере.

    При получении делового письма хорошим тоном будет уведомить отправителя о его получении.

    Составление делового письма

    Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.

    Структура делового письма

    Делопроизводство в РФ ориентировано на требования ГОСТа Р 6.30-2003. Составление делового письма базируется на многих пунктах этого документа. Этот ГОСТ регламентирует основные реквизиты писем и их последовательность. Стоит отметить, что порядок реквизитов и их расположение носят рекомендательный характер. Поэтому структура делового письма часто отличается у разных организаций. Нарушением это не является. ГОСТ содержит 30 наименований реквизитов. В деловой переписке используются они далеко не все.

    Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:

    • название организации;
    • почтовый адрес;
    • ИНН, КПП;
    • контактные данные;
    • банковские реквизиты;
    • е-mail;
    • дата и номер письма;
    • отметка о получении.

    В правом верхнем углу указывается название организации, должность получателя в родительном падеже, его Ф.И.О . Пример делового письма (стандартные реквизиты):

    Ниже идет заголовок (о чем документ или его вид). Здесь указывается название документа (извещение, уведомление, и т. д.).

    Следующим пунктом идет вступление. Начинаться может со слов «Уважаемый». Здесь обращение должно быть по имени-отчеству, например, «Уважаемый Юрий Иванович!». В письме к служителям церкви обращение должно быть по чину. Здесь нужно быть предельно осторожными, и уточнить точную формулировку.

    Следующим элементом документа идет непосредственно сам текст, который должен содержать следующую структуру:

    • вступительная часть (причина, цель, повод для написания);
    • основная часть (решения, предложения, суть, рекомендации);
    • итоговая часть (просьба, предложение и прочее, вытекающее из основной части);
    • формула вежливости (фразы « с уважением», « с надеждой на долгосрочное и взаимовыгодное сотрудничество», «с надеждой на понимание» и т. д.);
    • должность руководителя и его подпись;
    • указание на приложения (если таковые есть);
    • ФИО ответственного исполнителя с контактными данными.

    Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.

    Пример делового письма:

    Деловой стиль письма

    При написании писем уместен официально-деловой стиль. Язык деловых писем отличаются следующими чертами:

    • точность подачи информации;
    • официальность;
    • содержательное, но краткое изложение;
    • объективность и структурированность.

    Старайтесь излагать суть дела короткими простыми предложениями. Не перегружайте текст прилагательными, делайте упор на глаголы. Не стоит применять узкоспециализированных и малоизвестных терминов, которые могут быть непонятны читателю. Это вызовет отторжение у получателя письма. Стоит использовать простые слова.

    Деловой стиль письма исключает малоинформативные и «водяные» тексты. Как можно больше конкретики и фактов. Не подводите к заключительной части длинными и ненужными оборотами. Но при этом избегайте наличие нелогичных и несогласованных абзацев. Каждый абзац должен нести одну определенную мысль. Причастные и деепричастные обороты также следует исключать. Проверяйте написанное на слух. Деловой стиль письма приходит со временем и опытом. Соблюдая основные правила, вы будете знать, как написать деловое письмо и овладеете навыками написания официальных документов любой тематики.

    Обращение в деловом письме

    Написание делового письма всегда должно быть в нейтральном тоне. Этот же тон носит и обращение. Ни в коем случае нельзя писать «Добрый день (вечер, утро, сутки)». Грамотнее будет написать формальное «Здравствуйте». Самым оптимальным вариантом будет в приветствии обратиться по имени-отчеству. Если сомневаетесь в достоверности информации по этим данным, писать «Здравствуйте, господин (госпожа)» не нужно.

    • Неважно, насколько долго идет официальная переписка, обращение в деловом письме к партнеру в короткой форме имени применять нельзя (Ань, Вань и т. д.).

    Обращение на «вы» помогает сохранить межличностную дистанцию и является проявлением уважения к человеку выше по должности и старше по возрасту. Но в некоторых компаниях, принято обращение внутри подразделений, независимо от должности, на «Ты».

    Не пишите «Уважаемы господин» без последующего обращения по имени. Следует избегать и сокращений г-н, г-жа. После обращения по правилам русского языка всегда ставится восклицательный знак. Пример: «Уважаемый Станислав Игоревич!»

    При обращении к группе лиц уместно написать «Уважаемые господа!». В заключительной части могут применяться варианты: «С уважением», «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на сотрудничество» и т. д. здесь обращение должно носить официальный дружелюбный тон.

    Оформление делового письма

    Строгих требований к оформлению нет. Рекомендации из вышеуказанного ГОСТа, в силу их необязательности, чаще игнорируются. Есть определенные правила, принятые в деловом мире. Оформление делового письма рекомендуется делать следующим:

    • бланки могут быть не только угловыми, но и продольными;
    • отступы по верхнему, нижнему и левому краю – 20 мм, по правому – 10 мм;
    • текст выполнен шрифтом Times New Roman, 12-14 размер;
    • если письмо составлено более чем на 1 листе, то необходима нумерация каждого;
    • у каждого приложения идет отдельная нумерация;
    • в верхнем левом углу ставится номер исходящего документа, который заносится в журнал.

    Дата документа, обычно проставляется слева вверху, но допустимо указывать ее и снизу, после основного текста. Стандартным форматом является оформление числа, месяца и года арабскими цифрами. Пример, 25.07.2017. Допустимо и буквенное оформление месяца. Пример, «25 июля 2017 г.»

    Реквизит «подпись» состоит из должности и расшифровки подписи. Например:

    Директор ООО «Компания» И.И. Иванов

    Если текст документа расположен на фирменном бланке, то название компании не указывается.

    Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагают друг за другом по убыванию должности. Пример:

    Директор ООО «Компания» И.И. Иванов
    Главный бухгалтер     А. Н. Петрова

    Подпись должностного лица заверяется печатью на документах, связанных с финансовыми средствами.

    В конце документа или на обратной стороне ставится отметка ответственного лица с контактным телефоном. Его подпись не нужна.

    Электронное деловое письмо

    Каждая организация ежедневно получает и рассылает несколько десятков писем. Электронная почта самое доступное и быстрое средство связи, позволяющее обмениваться документами официального характера.

    Электронное деловое письмо состоит из частей:

    • тема;
    • приветствие:
    • суть письма (краткий текст, если основная часть будет выслана в приложении);
    • подпись с контактными данными.

    При отправке писем необходимо заполнять все поля (адрес отправителя, получателя, тема письма, приложение). Оформление должно осуществляться с учетом следующих правил:

    1. Укажите в настройках электронной почты свое имя, фамилию или название организации, от лица которой отправляете документ. Это уменьшит вероятность того, что ваше послание отправят в папку «Спам» и повысит доверие к содержанию.
    2. Поле «Тема» обязательно для заполнения. Должно состоять из краткого названия (не больше 5 слов) и соответствовать содержанию.
    3. Приветствие в электронных посланиях пишется с соблюдением правил стандартного письма.
    4. Суть (цель) излагается с учетом правил традиционных документов. В отличие от текстовых, электронное сложнее составить в красиво оформленном виде. Поэтому пишут краткую дополнительную информацию, а основной текст высылают во вложении. Не нужно писать об одном и том же в теле письма и в прилагаемых документах. Здесь указывается краткая дополнительная информация, не вошедшая в приложение или содержание, требующее пояснений. Разбивайте объемный текст на абзацы с пропуском строки, это поможет улучшить его читаемость.
    5. Подпись состоит из указания должности отправителя, его фамилии и имени-отчества (можно только имя или отчество). Ниже указывается контактные данные, сайт компании и при желании логотип.

    Подпись можно сделать единожды, в настройках почтового сервиса. Поэтому следует уделить ей особое внимание. Электронное деловое письмо завершается подписью. Пример:

    С уважением,
    коммерческий директор
    ООО «АДОТ»
    Тапочкин И.А.
    Тел. 8(348)22-32-48
    8-909-208-208-0
    Е-mail adot@gmail.com

    В этом примере имя и отчество представлено в виде инициалов. Данный вариант допустим, но не стоит удивляться, когда в ответ на письмо вам будут звонить с вопросом: «Как я могу к вам обращаться?». Не создавайте ненужных сложностей. Укажите полное имя и отчество.

    Сохраняйте историю переписки.

    Отвечайте не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию, напомнит о вас получателю, а также уменьшит вероятность отправки вашего послания в спам.

    Нет временных рамок отправки ответа на полученное письмо. Но принято отвечать в течение нескольких часов, минимум в течение одного рабочего дня. Если ответ требует большего времени, необходимо написать формальный ответ. Как написать деловое письмо, с последующим ответом, приведено ниже.

    • «Здравствуйте! Спасибо за проявленный интерес к нашей компании. Наши специалисты в ближайшее время свяжутся с Вами»
    • «Здравствуйте! Ваше письмо было получено и принято к рассмотрению. Ответ будет направлен в течение трех рабочих дней. Спасибо за понимание»

    Старайтесь отвечать нейтральным тоном, даже если было получено самое гневное письмо-претензия. Вы дадите официальный ответ позже. На этом этапе важно дать понять отправителю, что его не игнорируют, и не усугублять ситуацию.

    Пример делового письма

    Оформление делового письма независимо от его вида существенно не изменяется. А вот содержание по каждому отдельному виду уже имеет свои существенные отличия. Самыми частыми документами, при создании которых возникает сложность, как написать деловое письмо, являются гарантийное письмо и рекламация. Ниже приведены примеры содержания каждого.

    Гарантийное деловое письмо. Образец:

    В гарантийном письме всегда указывается реальный, и точный промежуток времени, в течение которого будет произведена оплата. Обещания обязуемся оплатить, как только нам кто-то оплатит, и прочее не используют. Указывайте точные данные документа, по которому будет произведена оплата и поставка.

    Рекламация. Образец:

    Рекламация. Образец

    В рекламации всегда указывается основание приобретения (чек, накладная и прочее), дата покупки, наименование и количество бракованных единиц.

    В заключительной (резюмирующей) части необходимо указать одну просьбу. То есть это или замена, или возврат или ремонт. Писать просьбу, сделать или то или другое не следует. Принято предварительно устно согласовать с поставщиками оптимальный вариант выхода из ситуации. Не стоит сразу писать гневных и ультимативных обращений. Это допустимо, только если сторона неоднократно нарушала обязательства, не идет на компромисс и полностью отказывается от выполнения обязательств.

    Официальное письмо в организацию — это документ деловой переписки, содержащий информацию, предложение, обращение или запрос, способ взаимодействия, подтверждения фактов, предоставления гарантий и т.д.

    Виды и отличия деловых писем

    Деловая переписка получила большое распространение, так как помогает установить и регулировать взаимоотношения по разнообразным поводам. Передача информации упростилась, в обиход вошла электронная почта и мессенджеры. Обычная почта применяется наравне с ней, поэтому образец письма от организации к организации используется для разных форм обмена данными. Переписка используется для установления деловых взаимоотношений, предложений, рекламы, приглашений, обмена информацией и т.д.

    Классификация переписки между контрагентами классифицируется в зависимости от содержания:

    • гарантия по исполнению текущих или будущих обязательств. Характеризуется такими формулировками: «прошу произвести погрузку, оплату гарантирую» или «долг признаю, оплату гарантирую до …»;
    • коммерческое предложение, реклама услуг, работы или товаров, конкретное предложения сотрудничества;
    • просьба или запрос прислать информацию, документацию и т.д. Начинается со слова «Прошу», «Просим»;
    • приглашение на мероприятие, конференцию, совещание, встречу;
    • извещение — донесение информации, фактов, например, уведомление об изменении реквизитов;
    • обращение с сообщением о фактах, событиях или с предложением;
    • напоминание, например, о встрече или наступлении срока платежа;
    • сопроводительная, например, опись вложений;
    • поздравление;
    • требование исполнить обязательства, предоставить документы в соответствии с договором.

    В организацию вправе обращаться другие организации, государственные органы или физические лица (предприниматели, самозанятые и обычные граждане).

    Правила написания и распространенные ошибки

    Унифицированных бланков на все случаи нет, но есть правила документооборота и рекомендации:

    • составить его на бланке, чтобы получателям сразу было понятно, кто адресант;
    • использовать стандартную структуру: адресная часть, описательная, подпись и дата и размещение этих реквизитов на листе. Адресная часть располагается в правом верхнем углу, тема и название — по центру, подпись и дата отделяется от основного текста;
    • основной текст разбить на абзацы, чтобы удобнее было его читать, использовать списки и выделение жирным шрифтом;
    • в обращении использовать имя и отчество руководителя;
    • указать исполнителя, контактные данные, чтобы получатель знал, с кем обсуждать интересующие его вопросы;
    • отправлять документацию к определенному сроку рекомендуется экспресс-почтой.

    Для примера шаблон — образец, как пишется официальное письмо:

    образец письма от юр лица юр лицу

    Распространенные ошибки:

    • отсутствие темы. Если основной текст составляет больше одного абзаца, рекомендуется указать его тему в верхнем левом углу, чтобы было понятно, о чем оно, и найти впоследствии;
    • использование безличных обращений;
    • использование сленга;
    • личные вопросы;
    • ошибки в именах, названиях, реквизитах;
    • требовательный тон;
    • настойчивые рекламные лозунги;
    • грамматические ошибки.

    Правила оформления по ГОСТу и без него

    Как составляется официальное письмо, действующее законодательство не регулирует. Организация вправе разработать собственный унифицированный бланк. Правила ГОСТ Р 7.0.97-2016 являются рекомендациями, а не обязательными требованиями.

    В ГОСТ перечислены 30 реквизитов деловой документации и порядок их размещения, эту информацию допускается использовать в делопроизводстве.

    Основные реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016:

    • заголовок или тема — вкратце сообщает, о чем письмо, располагается слева вверху;
    • обращение к адресату — по центру;
    • преамбула — вводная часть, которая вводит адресанта в суть дела;
    • основная или описательная часть, основной текст, обращение, предложение;
    • заключение, вывод или, например, призыв к действию, если это реклама;
    • подпись.

    К письму иногда прилагаются дополнительные документы, которые содержат полное предложение, прейскуранты, копии, фотографии и т.д.

    Основные рекомендации по составлению:

    • использовать достоверную информацию;
    • излагать информацию кратко и доступно;
    • использовать деловой стиль;
    • не использовать сокращения, даже общеупотребимые;
    • не использовать исправления.

    На практике принято, что одной теме посвящается одно письмо, но все зависит от конкретной ситуации и требований целесообразности. Если обсуждается один договор, то допускается сразу изложить замечания по всем пунктам.

    Образцы

    Образец, как составить письмо-обращение:

    Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» 123456, Санкт-Петербург, ул. Правды, д. 1 ИНН/КПП 1213141516/111111111

    Директору

    ООО «Статус»

    Китовой Н.Н.

    Приглашение на выставку продукции

    Уважаемая Нина Николаевна!

    Приглашаю Вас принять участие в выставке продукции сельскохозяйственных производителей Ленинградской области, которая состоится 24.10.2020 г. по адресу нашей организации в 10-00. На ней будут представлены образцы продукции с целью оценки, выбора и заключения договоров поставки.

    Сообщаем Вам, что на выставке будут соблюдены все санитарно-эпидемиологические меры. На выходе будут выдаваться средства индивидуальной защиты — респираторы и перчатки, регулярно будет проводиться проветривание и обработка кварцевыми лампами.

    Генеральный директор ООО «Clubtk.ru» Воронов А.В. Воронов

    Исполнитель

    Иванов И.И.

    тел/факс (812)7121212,

    e-mail: info@clubtk.ru, http://www.clubtk.ru

    Образец, как писать официальное письмо:

    Директору

    ООО «Clubtk.ru»

    А.В. Воронову

    123456, Санкт-Петербург,

    ул. Правды, д. 1

    от Индивидуального предпринимателя

    Иванова Ивана Ивановича

    г. Санкт-Петербург, ул. Истины, д. 3

    Уважаемый Андрей Викторович!

    Сообщаю, что заинтересован в заключении договора аренды помещения 20–30 квадратных метров по адресу: Санкт-Петербург, улица Правды, дом 1, под размещение цветочного магазина. Прошу выслать образец договора аренды для ознакомления.

    Иванов И.И.

    т. (819) 555-333, e-mail: ivanov.er@mail.ru

    Как написать электронное деловое письмо

    В электронной документации требований по оформлению меньше, рекомендуется разработать шаблон, формирующий основные реквизиты (подпись, обращение).

    Структура:

    • тема;
    • приветствие;
    • краткий текст (к документу допускается сделать вложения);
    • подпись.

    При оформлении заполняются все поля формы, особое внимание уделяется теме.

    Правила составления:

    • чтобы исключить отправления в папку «Спам», в настройках включить в электронный адрес название организации;
    • поле «Тема» заполнить исчерпывающе, но кратко;
    • приветствие пишется в обычной форме;
    • в электронном виде текст письма рекомендуется максимально сократить, а основные предложения изложить во вложении. Информацию не дублировать;
    • в подпись включить должность, фамилию, имя, отчество, название организации, реквизиты.

    Письмо сохранить и выделить, если оно представляет особую важность.

    На чтение 12 мин. Просмотров 64.1k. Обновлено 11.04.2023

    Грамотное написание деловых писем – это одна из составляющих успеха в своем бизнесе. И несмотря на то, что 98% от всей переписки с контрагентами ведется через электронную почту, знания о правилах составления официальной корреспонденции не изжили себя. О том, как правильно писать деловые письма в 2023 году, и пойдет речь ниже.

    Содержание

    1. Деловое письмо – что это?
    2. Образец официального делового письма
    3. Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)
    4. Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)
    5. Деловое письмо – просьба (+образец оформления)
    6. Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)
    7. Письмо партнерам (+образец оформления)
    8. Письмо обращение (+образец оформления)
    9. Письмо руководителю (+образец оформления)
    10. Письмо в компанию (+образец оформления)
    11. Письмо контрагенту (+образец оформления)
    12. Правила написания делового письма в 2023 году
    13. Структура делового письма
    14. Виды деловых писем
    15. Основные ошибки в оформлении делового письма

    Деловое письмо – что это?

    Термин «официальное письмо» включает в себя все виды переписки, затрагивающие коммерческую деятельность. Например изложение претензии, решение организационных вопросов и обмен предложениями.

    Стандартное официальное письмо сложно спутать с чем-то другим, благодаря характерным признакам: лексика, не подразумевающая эмоций, соблюдение субординации, бланк, разработанный специально для делового письма.

    Отправка официального письма в организацию может преследовать разные цели. Но чаще всего – это:

    • оффер – коммерческое предложение, направленное потенциальным клиентам;
    • рассылка – предполагает наличие определенной базы, заинтересованной в новостях, акциях и в целом услугах отправителя;
    • пресс-релизы – особый вид корреспонденции, анонсирующий будущие события преимущественно в СМИ;
    • резюме – информационный массив о профессиональных качествах отправителя;
    • поздравления и благодарности.

    Впрочем, приведенный список нельзя считать полным.

    Видео по этикету в деловой переписке

    Также официальное письмо должно быть:

    • емким;
    • грамотным;
    • сформированным по правилам делового этикета.

    Важно понимать, что письмо официального типа в компанию или государственную организацию имеет юридическую силу. Несмотря на то, что единого бланка, утвержденного на законодательном уровне, не предусмотрено, наличие полных реквизитов фирмы, печати и подписи придает изложенной информации юридически значимый статус.

    При возникновении споров между сторонами, доходящих до судебных тяжб, переписка в процессе рассмотрения будет использоваться в качестве весомого и бесспорного аргумента.

    Шаблоны оформления для делового письма (пустые):

    шаблон для делового письма
    Пример шаблона

    Образец официального делового письма

    Деловой этикет предусматривает огромное количество разных писем – потенциальному клиенту, контрагенту, заказчику и не только. Каждый вариант оформляется по-своему. И самые распространенные виды корреспонденции собраны в этом разделе.

    Деловое письмо на английском языке с переводом (+образец оформления)

    Ежегодно количество российских компаний, выходящих на международный рынок, увеличивается. А значит и растет документооборот между организациями из разных стран. И особенно это касается англоязычных государств, охотно налаживающих отношения с российскими фирмами.

    Примеры писем на Английском:

    • Пример письма-поздравления на английском
    • Пример письма о приеме на работу на английском
    • Пример письма-заявления на английском
    • Пример письма-предложения на английском
    • Пример письма-жалобы на английском
    • Пример письма-соболезнования на английском
    • Пример письма-просьбы на английском

    Деловое письмо на английском языке не имеет четко определенной формы. Поэтому составлять его нужно, руководствуясь общепринятыми правилами:

    • этикета;
    • делопроизводства.

    Структура текста остается стандартной, но ряд нюансов у такой переписки имеется:

    • дата ставится в соответствии со страной-адресатом (США – месяц.число.год, Англия – число.месяц.год);
    • обращение к получателю зависит от его семейного положения (Mr или Mrs к лицам в браке, Miss либо Mr к незамужним и неженатым, Ms – при незнании статуса женщины);
    • адрес в формате «офис, № дома, улица, индекс, штат/графство, страна»;
    • обращение заканчивается двоеточием (США) или запятой (Англия).

    Деловые письма в 2023 году: как написать, виды и примеры оформления

    образец делового письма на Английском

    В письме стандартное обращение является началом вводной и основной частей. Приложения предваряет сокращение «Enc.».

    Деловое письмо о сотрудничестве (+образец оформления)

    Пример ДЛ о сотрудничестве

    Деловое письмо о сотрудничестве

    Такая переписка завязывается в следующих обстоятельствах:

    • одна сторона производит продукцию;
    • вторая заинтересована в ее приобретении.

    Основная задача текста – отразить все преимущества сотрудничества, закрыв базовые потребности потенциального клиента. Поэтому все доводы и аргументы должны иметь стимулирующий характер.

    В некоторых случаях сотрудничество требуется возобновить. Оно могло быть приостановлено по инициативе одной из сторон или в силу непреодолимых причин, независящих от контрагентов.

    В любом случае важно в тексте сослаться на период сотрудничества и указать обстоятельства разрыва коммерческих отношений. Это делается в вводной части, в остальных разделах структура остается неизменной.

    Деловое письмо – просьба (+образец оформления)

    Деловые письма в 2023 году: как написать, виды и примеры оформления

    Пример написания письма-просьбы

    Это один из самых востребованных и часто используемых вариантов. Главная цель такого послания – изложение своей просьбы второй стороне:

    • отправка образцов товара;
    • получение допсведений о продукции;
    • согласование действий и не только.

    Характерная черта корреспонденции этого вида – основная часть начинается со слов «Просим Вас…». Или с иных вежливых обращений подобного характера. Если необходимо высказать несколько просьб, то их правильнее будет указывать в виде списка. Важно изложить просьбу таким образом, чтобы отразить выгоду ее выполнения для адресата.

    Гарантийное деловое письмо (+образец оформления)

    Это – особый вид деловой корреспонденции, так как текст содержит в себе обязательства, которые отправитель принимает на себя. Они имеют юридическую силу и не нуждаются в дополнительной заверке.

    Гарантии могут разными:

    • произвести оплату в установленные сроки;
    • отгрузить товар;
    • предоставить те или иные образцы продукции;
    • принять на работу сотрудника и не только.

    В зависимости от обязательств структура не меняется. Поэтому можно без опасений использовать стандартный алгоритм составления текстов официального характера.

    Гарантийное письмо
    Гарантийное деловое письмо

    Готовые бланки:

    • Скачать гарантийное письмо о поставке товара
    • Скачать гарантийное письмо о поставке товара (пени)
    • Скачать гарантийное письмо на оплату
    • Скачать гарантийное письмо о приёме на работу
    • Скачать гарантийное письмо о завершении ремонтных работ

    Письмо партнерам (+образец оформления)

    Распространенный и довольно простой вариант, предполагающий, что отношения между сторонами уже налажены и с помощью переписки они решают текущие вопросы. Поэтому в основной части может быть абсолютно любая информация:

    • Смена графика работы;
    • о пролонгации договора;
    • о внесении корректировок в список ответственных сотрудников и так далее.
    Письмо партнерам
    Письмо партнерам

    В большей степени этот вид переписки является информационным, но одновременно может сочетать в себе элементы просьбы или предложения.

    Полезная информация: Самые лучшие банки для ИП

    Нередко адресатом становится не компания в целом, а конкретное контактное лицо. Такое вполне нормально, когда компании уже подписали договор о сотрудничестве и решение вопросов по исполнению принятых на себя обязательств ложится на плечи сотрудников.

    Письмо обращение (+образец оформления)

    Главная цель текста – смотивировать получателя:

    • рассмотреть вопрос;
    • выполнить что-либо.

    Обычно с помощью этого вида переписки:

    • запрашивается информация;
    • доносятся сведения до адресата;
    • излагаются просьбы разного характера.

    Главное, чтобы отправитель был правомочен обращаться ко второй стороне. А адресат был компетентен в том информационном поле, которое затрагивается в текстовой части документа.

    Стандартное письмо-обращение не требует ответа. Примерный образец приведен ниже.

    Письмо обращение
    Письмо обращение
    • Скачать бланк письма обращения
    • Скачать образец письма обращения

    Письмо руководителю (+образец оформления)

    Так называемое письмо директору, относится к рядовым элементам официальной переписки. В 90% случаев оно содержит в себе:

    • просьбу;
    • обращение;
    • требование.

    Отправителем может являться не только компания либо один из ее сотрудников, но и физлицо. Последний вариант актуален для следующих ситуаций:

    • продажа некачественного товара;
    • отмена сделки купли-продажи товаров;
    • просьба о замене товара и не только.
    • Скачать письмо руководителю — образец 1
    • Скачать письмо руководителю — образец 2

    Шаблон прикреплен ниже.

    Письмо руководителю
    Письмо руководителю (образец оформления)

    Важно, чтобы отправитель последовательно и четко изложил доказательную базу. Это увеличивает шансы на благополучное решение вопроса по отправленному письму на имя директора.

    Письмо в компанию (+образец оформления)

    Самый обобщенный вариант из всех. Любую переписку между юрлицами и гражданами можно формировать по данному типу. Текст может содержать просьбы, требования, напоминания и другой информационный массив, касающийся хозяйственной деятельности субъекта. Составляется он по стандарту, корректировки вносятся в зависимости от цели отправки корреспонденции.

    Один из вариантов приведен ниже.

    Письмо в компанию
    Образец письма в компанию

    Письмо контрагенту (+образец оформления)

    Между контрагентами налажены деловые связи. Поэтому переписка подразумевает уточнение ряда моментов относительно текущего сотрудничества. Чаще всего предметом общения являются:

    • обсуждение сроков оплаты товара;
    • просьба о зачете взаимных требований;
    • информирование о смене расчетных счетов и так далее.

    По сути, переписка с контрагентом может любой из перечисленных выше видов.

    Письмо контрагенту

    Образец письма контрагенту

    Правила написания делового письма в 2023 году

    Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

    • единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
    • одинарный интервал;
    • отсутствие выделений;
    • разбивка на абзацы.

    Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

    Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

    В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

    • разрешено использовать угловые и продольные бланки;
    • правый отступ строго 10 мм;
    • остальные отступы – 20 мм;
    • постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
    • в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

    Пример типичного официального письма приведен ниже.

    Официальное письмо
    Пример официального письма

    Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

    • правдивость;
    • емкость и краткость;
    • отсутствие грубых выражений;
    • подчеркнуто вежливый тон (нейтральные обращения не являются желательными);
    • полные названия и термины (сокращения не допускаются);
    • отсутствие помарок.

    Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

    Структура делового письма

    Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

    Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ. Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом.

    Структура письма

    Структура письма

    Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

    1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
    2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
    3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
    4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
    5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
    6. Подпись.

    Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

    Частный порядок требует не только подписи, но и полных инициалов отправителя.

    Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.

    Виды деловых писем

    Как правильно написать деловое письмо? В первую очередь необходимо разобраться с классификацией корреспонденции. Она имеет большое видовое разнообразие.

    Изначально можно разделить письменные сообщения на 2 емкие категории:

    • требующие ответа;
    • не требующие ответного послания.

    В первую группу попадают:

    • обращения;
    • требования;
    • предложения и не только.

    Во вторую включают:

    • инструкции;
    • приглашения;
    • рекомендации;
    • поздравления;
    • благодарность;
    • подтверждения в получении товара/услуги.

    Также сюда входят гарантийные и сопроводительные письма.

    Деловая корреспонденция делится и по характеру:

    • коммерческая;
    • некоммерческая.

    Для первого вида характерна отправка до момента достижения договоренностей и в период действия оформленных соглашений. Это могут быть:

    • запрос;
    • оферта;
    • претензия;
    • напоминание.

    Некоммерческая корреспонденция:

    • предупреждение;
    • просьба;
    • информационная рассылка и так далее.

    Кроме того, корреспонденцию делят по структуре:

    • свободная форма с авторским текстом;
    • написание по строго установленному образцу деловых писем.

    Существует и отдельная классификация в зависимости от адресата послания:

    • циркуляр – направляется одновременно нескольким лицам либо организациям;
    • обычное – уходит от одной стороны другой;
    • коллективное – подписывается группой и отправляется одному адресату.

    Форма отправки также является базой для отдельной классификации. В соответствии с нею образуется три категории:

    • факсовое сообщение;
    • электронная почта;
    • почтовое отправление в конверте.

    Некоторые письма в организации не могут быть напечатаны с помощью технических средств. Нормы и правила диктуют написание от руки для поздравлений и соболезнований.

    Основные ошибки в оформлении делового письма

    При составлении письма на имя компании или конкретно ее руководителя часто допускаются типичные ошибки. Они портят впечатление об отправителе и даже могут стать причиной для отказа в сотрудничестве.

    Самые распространенные варианты приведены в списке:

    • излишняя развернутость – писать необходимо только важные факты и аргументы;
    • использование сложных терминов – лучше обходить стороной терминологию, приводя их общепринятые аналоги;
    • тавтология – повторы нарушают органичность текстовой части;
    • склонность к применению лишних слов – не стоит без надобности вписывать многочисленные прилагательные;
    • устаревшие обороты – такие фразы как «сего года» или, например, «означенный» негативно воспринимаются при прочтении;
    • похожие по написанию, но различные по значению слова – такие ошибки встречаются в текстах крайне часто (например, «представление» и «предоставление»);
    • ошибки в числительных;
    • двойные кавычки.

    Все перечисленное затрагивает грамматику. Кроме этого, встречаются и ошибки иного типа:

    • перемена местами структурных частей документа;
    • несоблюдение правил оформления;
    • использование в письме фамильярных обращений;
    • неполные реквизиты.

    ошибки в письме

    основные ошибки при составлении делового письма

    Подобные недочеты недопустимы для организаций, позиционирующих себя как надежных партнеров. Ведь текст – это первое знакомство с компанией. И оно должно оставить приятное впечатление. Поэтому деловая переписка может стать основой долгосрочного сотрудничества или полностью перечеркнуть такую возможность в случае неправильного ведения.

    Добавить комментарий