По законодательству РФ договором принято считать соглашение ряда лиц, касающееся гражданских обязанностей или прав, их изменения, установления или окончания. Договор заключается на основании волеизлияния сторон-участников, выражаемого устно или в письменной форме. При оформлении соглашения в письменном варианте часты ситуации, когда в тексте обнаруживаются ошибки, из-за которых может измениться сама суть документа.
Общие виды ошибок, встречающихся в договорах
Определение и регулирование ситуаций с ошибками на уровне законодательных норм отсутствует, но, исходя из договорной практики, их виды разделяются на:
- Собственно ошибки.
- Неточности из-за приведения в заблуждение (ошибка с отягчающими обстоятельствами).
- Опечатки.
Первый вариант является самым распространенным видом, встречающимся при оформлении сделок. При этом ошибка является столь существенной, что при обнаружении ее в момент заключения сделки одна из сторон воздержалась бы от оформления.
Собственно ошибки связаны с тем, что искажается договоренность участников, предварительно выраженная устно, или не уделяется достаточное внимание ряду важных для выполнения сделки моментов. Они возникают непреднамеренно, когда ни одна из сторон-участников не намерена ввести в заблуждение иного участника.
При обнаружении подобного рода некорректности соглашение признается недействительным. В ГК РФ определены эти случаи, когда:
- отсутствует соответствие условий договора законодательным и нормативным актам (ст. 168);
- условия документа превышают лимиты правоспособности одного или обоих участников договора (ст. 173);
- сотрудник, подписавший документ, не был наделен соответствующими полномочиями для этого (ст. 174).
В каком случае обращаться в суд
Второй вариант — вариант неточностей, который получается в результате преднамеренного поведения (приведения в заблуждение, обмана) одного из участников соглашения или третьих лиц, является поводом для похода в суд.
Документ, оформленный по причине приведения в заблуждение, признается недействительным лишь в судебном порядке.
Но для этого требуется наличие иска стороны, действовавшей под воздействием существенного обмана или заблуждения.
Сделка, по судебному решению признанная недействительной, считается таковой с момента ее совершения (даты оформления), но это признание не имеет юридических последствий, кроме тех, что связаны с фактом ее недействительности.
По такой сделке каждая из сторон-участников обязана передать обратно иной стороне приобретенное в результате действия договора. При невозможности возврата полученного в натуральном выражении возмещение должно быть произведено по его стоимости в денежном эквиваленте.
Если встретились опечатки
Третий вариант представляет собой неточности, обнаруженные в письменном экземпляре контракта (лишняя буква, пропуск слова или буквы, искажение слова). В результате опечаток могут искажаться факты или смысловое содержание текста, из-за которых изменяются условия для действия сторон. Опечатки, встречающиеся в написании наименований участников, в реквизитах, в суммах, в указании предмета договора, могут иметь определенное юридическое значение, но не служат причиной для отмены сделки. По соглашению участников договоренности обнаруженная опечатка подлежит корректировке.
Важно! Трудовой контракт не считается недействительным даже при отсутствии в нем некоторых обязательных сведений.
Ошибки, часто встречающиеся в трудовых договорах
Ошибки применительно к трудовым договоренностям подразделяются на:
- связанные с неуказанием условий или сведений обязательного характера в тексте трудового соглашения;
- связанные с добавлением в договор условий, действие которых ограничивает или нарушает права принимаемого на работу гражданина;
- имеющие технический характер.
В соглашении между организацией-работодателем и принимаемым на работу гражданином по ст. 57 ТК РФ обязательно должны фиксироваться условия о:
- фактическом месте для осуществления деятельности (адрес);
- дате для начала деятельности;
- трудовой характеристике (специальности, должности по штатному расписанию, профессии);
- обязательном социальном страховании сотрудника, которое должен осуществлять работодатель согласно ФЗ РФ;
- оплате (о порядке оплаты) выполненной работы (труда) с обозначением тарифной ставки (оклада) работника по штатному расписанию, а также иных предусмотренных надбавках или поощрительных выплатах;
- дате выдачи заработка.
Указанный перечень обязательных условий не является закрытым. Дополнения в него могут вноситься на основании нормативных документов или решением работодателя. Вновь добавляемые условия не должны допускать ухудшения положения сотрудника, по сравнению с положениями законодательства, действующего на момент внесения дополнений.
Подробнее
Частой ошибкой является неуказание в трудовом контракте ссылки на фактическое место для исполнения трудовой деятельности или неточное написание названия должности, при работе по которой полагаются компенсации (льготы) работнику.
Условия о дне для начала работы в отличие от иных условий обязательного характера не рассматриваются безусловно обязательными. Отсутствие в тексте договора даты для фактического начала работы предусматривается по ст. 61 ТК. В этой ситуации сотрудник должен начать исполнение обязанностей в день, следующий после вступления соглашения в силу.
Условие о порядке оплаты работы часто отсутствует, но если присутствует в трудовом контракте, то формулируется с неточностями. Не указываются:
- суммы полагающихся сотруднику, помимо основного заработка, выплат (надбавок, компенсаций);
- сумма оплаты в валюте, отличной от российских рублей, и наименование используемой валюты (ст. 131 ТК РФ);
- условия о периодах и месте выплаты заработка (ст. 136 ТК РФ).
В контракте должны указываться сведения о работодателе (наименование организации, фамилия, имя, отчество руководящего сотрудника, подписывающего документ) и принимаемом на работу гражданине. Данные должны переноситься с оригиналов документов (устава, доверенности, паспорта, страхового свидетельства). Имеют место случаи, когда не указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность одной из сторон соглашения (номер, дата и место выдачи) или не уделяется внимание сроку действия документа.
Важно! Работодатели, нарушающие требования по оформлению трудовых договоров, могут подвергнуться мерам административных взысканий. К примеру, если в контрактах отсутствуют подписи сотрудников на трудовом соглашении (ст. 61, ст. 67 ТК РФ), не предусматриваются обязательные условия (ст. 57 ТК РФ) или нет отметки о получении второго экземпляра работником на экземпляре работодателя (ст. 67 ТК РФ), на работодателя может налагаться штраф в сумме до 50 тыс. руб. (ст. 5 КоАП РФ).
Способы исправления ошибок в документах
Если не удалось избежать ошибок при заключении трудового контракта, то можно попытаться их исправить одним из способов:
- Зачеркнув неверный фрагмент текста (слова), написать правильный вариант. Дописанный правильный вариант текста должен дублироваться в конце документа (после подписей сторон), сопровождаться фразой «Исправленному на «…….» верить» и подписями уполномоченных представителей участников соглашения с оттиском печати работодателя.
- Текст с ошибкой не корректировать, а составить еще один документ – дополнительное соглашение к трудовому контракту. В дополнительном соглашении, подписываемом обеими сторонами, ошибочный пункт или неверно указанное слово излагаются в правильной редакции. В документе должно указываться, что он является неотъемлемой частью трудового договора, а исправленный текст признается действительным от даты заключения первоначального соглашения.
- Составить новый экземпляр контракта с откорректированным текстом и сохранением всех первоначальных пунктов и отметок, включая дату и место подписания. После чего экземпляр с неточностями уничтожается.
Важно! Эти исправления допускаются, когда соглашение уже подписано сторонами, зарегистрировано в книге учета и вступило в законную силу. При обнаружении ошибок до визирования исправления просто вносятся в электронный вариант, который распечатывается и подписывается сторонами.
Невнимательность или небрежность при составлении текста могут стать причиной неприятных спорных ситуаций. Поэтому при оформлении сделки:
- Следует удостовериться, что лицо, подписывающее документ, имеет на то полномочия. Таковыми могут служить устав организации, приказ директора (учредителя), доверенность, реквизиты которых должны вноситься в текст договора.
- Важно проверить соответствие написания наименования работодателя образцу, указанному в правоустанавливающих (учредительных) документах.
- Убедиться, что информация, выражаемая в цифровом виде, сопровождается расшифровкой в буквенном варианте.
- Желательно уточнить, о каких днях для расчета говорится в тексте – рабочих или календарных.
Не допускать ошибок при заключении трудовых контрактов в компании поможет организация предварительной комплексной проверки документа рядом структурных подразделений: юридическим отделом, структурами финансового контроля, бухгалтерией.
Рекрутинговое агентство «Основа» поможет избежать самых распространенных ошибок при составлении трудовых договоров и исправить уже допущенные неточности.
Статья 57 Трудового кодекса достаточно четко прописывает регламент заключения трудовых договоров с персоналом. Тем не менее, в субъектах малого и среднего бизнеса из года в год повторяются самые распространенные ошибки в договорах, заключаемых при подборе персонала.
В большинстве случаев это не ведет к фатальным последствиям. Однако иногда возникают ситуации, при которых ошибки в трудовом договоре приносят реальный моральный и репутационный ущерб работодателям. В некоторых случаях пострадать может и работник, не способный отстоять свои права из-за невнимательности или незнания правил составления и подписания контракта.
Основные ошибки в договорах
Грамотно составленный трудовой договор предполагает три группы информационных составляющих:
- Обязательные сведения.
- Обязательные условия.
- Дополнительные условия.
К первой категории относятся:
- ФИО работника и наименование работодателя;
- реквизиты документа, который удостоверяет личность принимаемого на работу (обычно это общегражданский паспорт);
- ИНН работодателя (при необходимости – и работника);
- сведения о лице, подписавшем договор со стороны работодателя, и его полномочиях;
- населенный пункт и дата заключения договора.
Любая техническая ошибка при заключении трудового договора способна сделать его недействительным или спорным. Так, случайная или нарочитая ошибка в дате трудового договора способна привести к непредсказуемым последствиям.
Неверное изложение обязательных условий – самое распространенное нарушение, допускаемое при подписании трудовых контрактов. Ошибки могут быть допущены при указании:
- места работы;
- должностных обязанностей работника;
- даты начала работы и срока действия срочного договора;
- порядка оплаты труда;
- условий чередования труда и отдыха;
- гарантий социального страхования и т.д.
Наконец, серьезно осложнить отношения работодателя и работника могут и на первый взгляд безобидные неточности при изложении дополнительных условий контракта:
- сведений о структурном подразделении, в котором предстоит трудиться работнику;
- продолжительности испытательного срока;
- уведомление о неразглашении конфиденциальной информации;
- ознакомление с нормами корпоративной этики, дресс-кода и т.д.
Как исправить ошибку в трудовом договоре
Трудовой договор – официальный документ, составленный в двух экземплярах. Один хранится у нанимателя, другой – у работника. Разумеется, если ошибка носит неумышленный технический характер и между сторонами еще не пробежала черная кошка недопонимания, договор проще переписать.
В крупных компаниях и при возникновении конфликта придется идти более тернистым путем и подписывать дополнительное соглашение к договору с уточнением спорных моментов. В некоторых случаях делается рукописное исправление текста в обоих экземплярах, которое заверяется подписями сторон и печатью работодателя.
Ошибки при составлении трудовых договоров и как их исправить
Рекрутинговое агентство «Основа» поможет избежать самых распространенных ошибок при составлении трудовых договоров и исправить уже допущенные неточности.
Статья 57 Трудового кодекса достаточно четко прописывает регламент заключения трудовых договоров с персоналом. Тем не менее, в субъектах малого и среднего бизнеса из года в год повторяются самые распространенные ошибки в договорах, заключаемых при подборе персонала.
В большинстве случаев это не ведет к фатальным последствиям. Однако иногда возникают ситуации, при которых ошибки в трудовом договоре приносят реальный моральный и репутационный ущерб работодателям. В некоторых случаях пострадать может и работник, не способный отстоять свои права из-за невнимательности или незнания правил составления и подписания контракта.
Основные ошибки в договорах
Грамотно составленный трудовой договор предполагает три группы информационных составляющих:
- Обязательные сведения.
- Обязательные условия.
- Дополнительные условия.
К первой категории относятся:
- ФИО работника и наименование работодателя;
- реквизиты документа, который удостоверяет личность принимаемого на работу (обычно это общегражданский паспорт);
- ИНН работодателя (при необходимости – и работника);
- сведения о лице, подписавшем договор со стороны работодателя, и его полномочиях;
- населенный пункт и дата заключения договора.
Любая техническая ошибка при заключении трудового договора способна сделать его недействительным или спорным. Так, случайная или нарочитая ошибка в дате трудового договора способна привести к непредсказуемым последствиям.
Неверное изложение обязательных условий – самое распространенное нарушение, допускаемое при подписании трудовых контрактов. Ошибки могут быть допущены при указании:
- места работы;
- должностных обязанностей работника;
- даты начала работы и срока действия срочного договора;
- порядка оплаты труда;
- условий чередования труда и отдыха;
- гарантий социального страхования и т.д.
Наконец, серьезно осложнить отношения работодателя и работника могут и на первый взгляд безобидные неточности при изложении дополнительных условий контракта:
- сведений о структурном подразделении, в котором предстоит трудиться работнику;
- продолжительности испытательного срока;
- уведомление о неразглашении конфиденциальной информации;
- ознакомление с нормами корпоративной этики, дресс-кода и т.д.
Как исправить ошибку в трудовом договоре
Трудовой договор – официальный документ, составленный в двух экземплярах. Один хранится у нанимателя, другой – у работника. Разумеется, если ошибка носит неумышленный технический характер и между сторонами еще не пробежала черная кошка недопонимания, договор проще переписать.
В крупных компаниях и при возникновении конфликта придется идти более тернистым путем и подписывать дополнительное соглашение к договору с уточнением спорных моментов. В некоторых случаях делается рукописное исправление текста в обоих экземплярах, которое заверяется подписями сторон и печатью работодателя.
Читайте также
Пробный день — узаконенное беззаконие
В позитивном русле пробный день действительно может помочь претенденту на вакансию ознакомиться с рабочим местом, вникнуть в суть предполагаемых обязанностей, посмотреть, как работают другие…
НАСТОЯЩИМ ВЫРАЖАЮ СОГЛАСИЕ
Обществу с ограниченной ответственностью «Кадровое агентство “ОСНОВА+» (ОГРН 1101690061098), расположенному по адресу: 420111, Республика Татарстан, город Казань, Вахитовский р-н, улица Право-Булачная, дом 13, офис 12. (далее – «Общество»)
Обрабатывать следующие мои персональные данные: фамилия, имя, отчество; пол; дата и место рождения; паспортные данные, в том числе, сведения об адресе регистрации; идентификационный номер налогоплательщика; номер страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; место фактического проживания; семейное положение и количество детей; сведения о полученном образовании; сведения о форме занятости и среднем размере месячного дохода и расхода; номера контактных телефонов; адрес электронной почты; сведения о наименовании работодателя, адресе места работы и должности; трудовом стаже; а также иные данные, предоставляемые мной Обществу в процессе заполнения анкеты на сайте Общества.
В случае предоставления мною Обществу персональных данных третьих лиц, я заявляю и гарантирую, что мною получено согласие этих лиц на передачу их персональных данных Обществу и обработку этих персональных данных Обществом.
Мое согласие распространяется на обработку моих персональных данных Обществом в следующих целях:
- рассмотрение Обществом моих заявок, при котором производится оценка моей профессиональной квалификации и трудоспособности;
- осуществление и выполнение функций, полномочий и обязанностей Общества, возложенных на него законодательством Российской Федерации, а также прав и законных интересов Общества;
- оказание мне Обществом консультаций в целях содействия в трудоустройстве, а также с целью осуществления Обществом деятельности, связанной с управлением человеческими ресурсами;
Мое согласие распространяется на следующие действия общества по обработке моих персональных данных, осуществленные в указанных выше целях: сбор, запись, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передача третьим лицам (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение, как с использованием средств автоматизации, так и без использования таких средств.
Настоящее Согласие действует в течение 1 (одного) года.
Настоящее Согласие может быть отозвано мной путем подачи Обществу соответствующего письменного заявления. Заявление об отзыве настоящего Согласия может быть подано только мной лично, для чего я должен (должна) явиться в Общество с документом, удостоверяющим личность и подать сотруднику Общества соответствующее заявление, либо направить заявление на отзыв Согласия на юридический адрес Общества, в таком заявлении должны быть указаны мои паспортные данные, а моя подпись заверена нотариально.
Между мной и Обществом достигнуто соглашение о том, что в случае отзыва мною настоящего Согласия Общество вправе продолжать обрабатывать мои персональные данные в целях исполнения Обществом требований законодательства.
Настоящим я признаю и подтверждаю, что в случае необходимости предоставления моих персональных данных для достижения указанных выше целей третьему лицу, передачи Обществом принадлежащих ему функций и полномочий иному лицу, а равно при привлечении третьих лиц к оказанию услуг в указанных целях, Общество вправе в необходимом объеме раскрывать для совершения вышеуказанных действий информацию обо мне лично (включая мои персональные данные) таким третьим лицам, а также предоставлять таким лицам соответствующие документы, содержащие такую информацию.
Государственная инспекция труда может прийти с проверкой в организацию или к ИП, где есть хотя бы один работник. Не бойтесь проверок, просто заранее предупреждайте возможные ошибки. Вам же не нужен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Разберем основные ошибки в кадровом учете.
Ошибка 1: в системе локальных нормативных актов
Кадровое делопроизводство
Профпереподготовка в Контур.Школе. Дистанционно
Программа обучения
Самое частое нарушение, которое Государственная инспекция труда (далее — ГИТ) выявляет в ходе проверок, — до подписания трудового договора работодатель не ознакомил работников под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. А обязан (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
За такое нарушение работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Размер штрафов:
- от 1000 ₽ до 5000 ₽ – для должностных лиц, а также лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица;
- от 30 000 ₽ до 50 000 ₽ – для юридических лиц.
Работника необходимо ознакомить c локальными нормативными актами (ЛНА) под роспись именно до того, как он подпишет трудовой договор. Способы:
- Работник ставит подпись в журнале ознакомления, отдельном листе ознакомления и т.п. Это так называемый косвенный способ ознакомления с локальными нормативными актами.
- Работник ставит отметку или работодатель вносит в текст трудового договора целый лист ознакомления. Этот способ допустимый (в отдельных случаях его признают даже в судебном порядке), но не корректный. Сначала надо под роспись ознакомить с локальными нормативными актами, потом — подписывать трудовой договор.
- Работник ставит подпись под текстом локального нормативного акта. В случае судебного спора этот способ позволит доказать, с каким по содержанию текстом знакомил работодатель работника. В судебной практике есть ситуации, когда проверяющие из ГИТ рассматривали как нарушение, когда работодатель не мог предоставить лист ознакомления к локальному нормативному акту (Решение Санкт-Петербургского городского суда от 24.01.2012 № 7-6/12).
Когда работодатель не может доказать, что ознакомил работников с локальными нормативными актами, работников невозможно привлечь к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей. Учтите, суды обязательно изучают вопрос ознакомления работника с ЛНА.
Рекомендации:
- Проверьте наличие подписей работников об ознакомлении с локальными нормативными актами до подписания трудового договора. Можно выбрать способ, когда работник ставит подпись непосредственно под текстом локального нормативного акта, или в отдельном документе, например, листе ознакомления, журнале ознакомления.
- Проверьте, есть ли у вас в компании:
- правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ);
- локальные нормативные акты по оплате труда (ст. 135 ТК РФ), по защите персональных данных (гл. 14 ТК РФ), по охране труда (р. X ТК РФ).
Эти локальные нормативные акты обязательны для всех работодателей.
Ошибка 2: при заключении срочных трудовых договоров
Выбирая срочный характер трудовых отношений, работодатели допускают ошибки, которые могут повлечь за собой не только привлечение к административной ответственности, но и к восстановлению работников по решению суда на работе.
Первое, что надо проверить работодателю, — это правомерность заключения срочного трудового договора.
Миф: срочный трудовой договор можно заключать по соглашению сторон в любом случае. Развеем его ссылками на ч. 2 ст. 58 и ст. 59 ТК РФ.
В статье 59 ТК РФ названы случаи, когда можно заключать срочный трудовой договор. И если в части 1 указанной статьи перечислены случаи, когда заключается срочный трудовой договор, то в ч. 2 перечислены основания, когда трудовой договор можно заключить на неопределенный срок или срочный, но по соглашению сторон.
Обратите внимание: перечень оснований, когда можно заключить срочный трудовой договор по соглашению сторон, завершается нормой об иных случаях, предусмотренных ТК РФ или иным федеральным законом. А значит обстоятельства, причины для заключения срочного трудового договора должны быть предусмотрены Трудовым кодексом или иным федеральным законом.
Грубейшее нарушение, когда работодатели заключают срочные трудовые договоры только по тому, что так захотелось работодателю или работнику.
Второе: в содержании срочного трудового договора работодатель обязан указать не только срок его действия, но и обстоятельства (причины), послужившие основанием для его заключения в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом. Это требование ч. 2 ст. 57 ТК РФ.
Как проверить, правомерно ли заключается срочный договор?
Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:
Способ проверки простой. Определите: можете ли вы в срочном трудовом договоре привести ссылку на конкретную статью ТК РФ или иного федерального закона, которая стала причиной (обстоятельством) его заключения? Если нет, то и срочный трудовой договор заключен неправомерно.
Например, в срочном трудовом договоре по соглашению сторон с пенсионером по возрасту должна быть ссылка на соответствующую норму ч. 2 ст. 59 ТК РФ. Об этом неоднократно указывали судьи Верховного суда РФ (Определение Верховного Суда РФ от 27.06.2014 № 41-КГ14-10). Нет ссылки — нарушение.
С 1 января 2015 года ненадлежащее оформление трудового договора (в части неправомерного указания срока в ситуациях, когда трудовой договор должен был быть заключен на неопределенный срок, или отсутствие причины, (обстоятельства) заключения срочного трудового договора) выделено в отдельный состав правонарушения. Работодателя могут привлечь к административной ответственности (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ). Штраф за каждый ненадлежащим образом оформленный трудовой договор составит:
- на должностных лиц в размере от 10 000 ₽ до 20 000 ₽;
- на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 5 000 ₽ до 10 000 ₽;
- на юридических лиц — от 50 000 ₽ до 100 000 ₽.
Рекомендация: если выяснилось, что срочный трудовой договор с каким-либо работником заключен неправомерно, оформите дополнительное соглашение к трудовому договору (или соглашение об изменении условий трудового договора). В соглашении пункт о сроке изложите в новой редакции: «Трудовой договор заключен на неопределенный срок».
Ошибка 3: в трудовом договоре нет корректно прописанного места работы работника
Эта ошибка появляется скорее из-за непонимания, что же такое «место работы».
Место работы — обязательное условие трудового договора в соответствии с ч. 2 ст. 57 ТК РФ. В этой норме нет определения данного понятия. Уточнено лишь, если работника принимают в филиал, представительство или иное обособленное структурное подразделение организации, расположенное в другой местности, — в трудовом договоре указывают место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения.
Вот несколько заблуждений работодателей:
- Место работы часто путают с рабочим местом работника. А ведь это разные понятия. Работодатели ошибочно указывают в договоре конкретный адрес, где должен находиться работник. Но в соответствии с ч. 4 ст. 57 ТК РФ рабочее место является дополнительным условием трудового договора, т.е. может быть, а может не быть в трудовом договоре. Рабочее место в соответствии со ст. 209 ТК РФ — это место, где работник должен находиться или куда ему необходимо прибыть в связи с его работой и которое прямо или косвенно находится под контролем работодателя.
- Место работы указывают как наименование работодателя. Это ошибка.
В анализируемых трудовых договорах нередко встречаю условие «Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Мечта». Однако, наименование работодателя уже отнесено к обязательным сведениям, которые должны быть в трудовом договоре в соответствии с ч. 1 ст. 57 ТК РФ. Обратимся к судебной практике. Президиум Верховного Суда РФ отмечает: «В Трудовом кодексе Российской Федерации не раскрывается содержание понятия «место работы». В теории трудового права под местом работы понимается расположенная в определенной местности (населенном пункте) конкретная организация, ее представительство, филиал, иное обособленное структурное подразделение» (Обзор Верховного Суда Российской Федерации о практике рассмотрения судами дел, связанных с осуществлением гражданами трудовой деятельности в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, от 26.02.2014).
Идеально указать место работы и через наименование работодателя и населенного пункта, например, «Место работы: Общество с ограниченной ответственностью «Мечта» (ООО «Мечта»), г. Москва». Если принимаете работника в филиал, обособленное подразделение, находящееся в другой местности, место работы указывайте как наименование филиала, обособленного подразделения и его местонахождение.
Рекомендация: если место работы указано не в соответствии с трудовым законодательством или отсутствует в трудовом договоре, внесите соответствующие изменения соглашением к трудовому договору.
Ошибка 4: в трудовом договоре нет условий труда на рабочем месте
С 1 января 2014 года обязательным условием в содержании трудового договора являются условия труда на рабочем месте. Такие условия можно указать только по итогам аттестации рабочих мест, если она проводилась до 1 января 2014 года и с момента ее завершения не прошло пять лет. Или по итогам специальной оценки условий труда (проводится с 1 января 2014 года).
Ответим на вопросы работодателей, которые не проводили ни аттестацию рабочих мест, ни специальную оценку условий труда:
- Можно не указывать условия труда в трудовом договоре, если специальная оценка условий труда не проведена?
Нет, если трудовой договор заключен после 1 января 2014 года, условия труда должны быть обязательно. При отсутствии в трудовом договоре обязательных условий работодателя могут привлечь к административной ответственности по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ.
- Работодатель провел специальную оценку условий труда, но после этого создал новые рабочие места, открыл вакансию и принимает работника на новое рабочее место. Можно при заключении трудового договора не указывать условия труда на рабочем месте?
Нет, надо указать. Но есть некоторые нюансы в применении закона «О специальной оценке условий труда» и Трудового кодекса. Ввод в эксплуатацию вновь организованных рабочих мест — основание для проведения внеплановой спецоценки (ст. 17 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ, далее — Закон № 426-ФЗ). Ее надо провести на соответствующих рабочих местах в течение 12 месяцев со дня ввода их в эксплуатацию (ч. 2 ст. 17 Закона № 426-ФЗ). Роструд в письме от 20.11.2015 № 2628-6-1 отмечает, что в статье 57 ТК РФ не предусмотрены какие-либо временные отсрочки исполнения обязанности работодателя по внесению условий труда на рабочем месте. По мнению чиновников, если на руках нет действующих результатов аттестации рабочих мест по условиям труда, специальную оценку условий труда надо провести в кратчайшие сроки, в том числе, и в целях установления фактических условий труда работников. Недостающие условия надо внести в трудовой договор соглашением.
- Как прописать условия труда, если не проводилась специальная оценка условий труда?
Еще раз подчеркну: не проводя специальную оценку условий труда, прописать данное условие в трудовом договоре не представляется возможным. Минтруд и ряд экспертов в этом случае рекомендуют указывать общие характеристики условий труда. Но главное, что должен в этом случае понимать работодатель: условия труда не прописаны в соответствии с требованиями трудового законодательства и работодателя могут привлечь к административной ответственности. Именно по такому пути идет инспекционная практика проверок ГИТ.
На практике приходилось встречать трудовые договоры, в которых работодатели пытались отписаться фразой, что условия труда нормальные или соответствуют требованиям безопасности.
Прописать условия труда необходимо в соответствии с классификацией Закона № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда», т.е. оптимальные (класс 1), допустимые (класс 2), вредные (класс3), опасные (класс 4), а также указать перечень факторов производственной среды и трудового процесса (см. строку 30 карты специальной оценки условий труда).
Пример возможной формулировки в трудовом договоре: «Условия труда на рабочем месте являются допустимыми условиями труда (2-й класс), что подтверждается отчетом о проведении специальной оценки условий труда, утвержденным 27.01.2015. (далее можно из карты спецоценки привести перечень факторов производственной среды и трудового процесса)». Ссылка на реквизиты отчета в данном примере не является обязательной, это лишь рекомендация.
Как исправить выявленные нарушения в трудовых договорах?
Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:
Если работодатель в трудовых договорах обнаружит отсутствие какого-либо обязательного условия, то в соответствии с ч. 3 ст. 57 ТК РФ недостающее условие необходимо дополнить изменением или соглашением к трудовому договору. Если условие содержится в трудовом договоре, но прописано не в соответствии с требованиями законодательства, достаточно составить соглашение об изложении соответствующего пункта трудового договора в новой редакции.
С 1 января 2015 года срок исковой давности по нарушениям трудового законодательства, если они носят недлящийся характер, составляет один год с момента совершения правонарушения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). Соответственно, в течение года со дня совершения правонарушения работодателя могут привлечь к административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
Ошибка 5: в приказе о приеме на работу
Разберем на примере.
Должность, на которую принимают работника в соответствии со штатным расписанием, находится в определенном структурном подразделении. Это подразделение относится к дополнительным условиям трудового договора. Его можно не указывать в трудовом договоре.
Работодатель в управленческих целях, чтобы иметь возможность перемещать работника в другое структурное подразделение в той же местности без согласия работника, не указал структурное подразделение в трудовом договоре с ним. Если работодатель использует автоматизированные системы по учету кадров, из-за неправильных настроек такая система при распечатке приказа о приеме на работу может автоматически из штатного расписания «подтянуть» в приказ и структурное подразделение.
В чем заключается данное нарушение? В соответствии с ч. 1 ст. 68 ТК РФ содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. А в трудовом договоре такое структурное подразделение не указано. И еще одна ошибку выявляет ГИТ по итогам проверок — нарушение ч. 2 ст. 68 ТК РФ, когда отсутствует роспись работника, подтверждающая ознакомление с приказом в трехдневный срок со дня фактического начала работы.
Рекомендация: данное нарушение нужно именно предупреждать, т.е. внимательно изучать содержание трудового договора и текст проекта приказа, который будет подписывать работодатель и работник. В ином случае с момента совершения данного правонарушения нужно ждать истечения одного года (срока исковой давности).
Ошибка 6: нет личных карточек Т-2
В кадровой документации должны быть:
- Заполненные личные карточки Т-2 на работников. Если нет — нарушаете п. 12 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке. В карточке повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
- Росписи работников в соответствующих разделах личной карточки Т-2.
Рекомендация: если личной карточки Т-2 по какому-то из работников нет, ее надо заполнить. В графе «дата составления» укажите текущую дату, когда исправляется выявленное нарушение.
Ошибка 7: нарушено правило «пять дней тишины»
Работодатель (за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, который отработал у него свыше пяти дней, когда работа у данного работодателя является основной (ч. 3 ст. 66 ТК РФ).
Зачастую специалисты кадровой службы спешат внести запись о приеме на работу работника в течение первых дней его работы. Но первые пять дней — так называемые «пять дней тишины», когда при приеме на работу работодатель по основному месту работы (как известно, по совместительству трудовые книжки не ведутся) принимает трудовую книжку от работника, учитывает ее в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, но в течение пяти дней никакие записи о приеме на работу не вносит.
На шестой, седьмой день нужно внести запись о приеме на работу. При этом в графе 2 раздела «Сведения о работе» надо указать именно дату приема на работу, а не дату внесения записи.
Любимый вопрос кадровиков:
- Если в графу 2 внесена дата приема на работу, а не дата, когда была внесена запись, никто же не увидит, не узнает?
Распространенное заблуждение! Вспомните статью 71 ТК РФ, в соответствии с которой работник, которому установлен срок испытания, имеет право уволиться по собственному желанию, предупредив работодателя не за две недели, как в обычной ситуации, а всего лишь за три дня. Например, в понедельник работник устроился на работу, вечером этого же дня написал заявление на увольнение по собственному желанию. Обратите внимание, лицо ответственное за ведение трудовых книжек выдаст такому работнику трудовую книжку под роспись в книге учета движения трудовых книжек без записей о приеме и увольнении.
Рекомендация: помните про «пять дней тишины» перед тем, как внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника.
Ошибка 8: нет пломбы или сургучной печати
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 41 постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Обратите внимание: скреплены не печатью работодателя, а сургучной печатью или опломбированы.
При проверке ГИТ привлекает работодателей к ответственности в виде административного штрафа за нарушение данного требования (решение Московского городского суда от 22.09.2014 по делу № 7-8100/14, решение Московского городского суда от 14.11.2014 по делу № 7-4890).
Сургучная печать неудобна в работе. Кадровики выбирают пломбу и часто спрашивают:
- Какую пломбу выбрать?
В постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 не установлены конкретные требования к пломбе. Можно считать, что при опломбировании книг учета можно использовать любое из пломбировочных устройств, отвечающих требованиям ГОСТ 31282-2004 «ГОСТ 31282-2004. Межгосударственный стандарт. Устройства пломбировочные. Классификация». Самой подходящей для книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них можно назвать пленочные пломбы.
- Можно при скреплении книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них использовать бумажные пломбы?
Нет, только бумажной наклейки недостаточно, чтобы правильно оформить книгу учета. ГОСТ 18677-73 «Пломбы. Конструкция и размеры», который устанавливал 7 типов пломб, в том числе — пломбы бумажные, уже не действует (утв. постановлением Госстандарта СССР от 28.04.1973 № 1115).
Рекомендация: проверьте, заверены ли приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и книга учета движения трудовых книжек подписью руководителя и сургучной печатью или пломбой. При отсутствии сургучной печати или пломбы исправить ошибку очень легко: нужно просто скрепить нити, которыми была прошита книга выбранной вами пломбой или сургучной печатью.
Ошибка 9: без согласия работника в график отпусков внесена не полная продолжительность отпуска, а его части
Рассмотрим на примере среднестатистического работника, который имеет право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск 28 календарных дней.
В конце года работодатель утверждает график отпусков. Напомним, это надо сделать не позднее чем за две недели до начала календарного года. В графе «Количество календарных дней» работодатель указывает не 28 дней, а, например, 14 и 14 дней, т.е. части отпуска. Если он не получил от работника предварительное (до даты утверждения графика отпусков) согласие — это нарушение ч. 1 ст. 125 ТК РФ.
Чтобы разделить отпуск на части, необходимо выполнить два условия:
- Должно быть достигнуто согласие работника и работодателя на такое разделение.
- Одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 1 ст. 125 ТК РФ).
График отпусков утверждает работодатель с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. График является своего рода распорядительным актом, в котором закреплена очередность отпусков работников. Именно поэтому важно получить такое согласие на разделение отпуска на части до даты утверждения графика отпусков, а не после.
Рекомендация: например, в ноябре получите от работника письменное заявление разделить отпуск в следующем календарном году на такие-то части. На таком заявлении руководитель может поставить резолюцию, чтобы должностное лицо внесло части отпуска в проект графика отпусков на такой-то год.
Ошибка 10: при извещении работника о ежегодном основном отпуске
Работодатель обязан известить работника о времени начала отпуска под роспись. Это надо сделать за две недели до его начала, не позднее (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Если отпуск работнику предоставляется по графику отпусков, то не работник пишет заявление, а именно работодатель обязан известить работника. Это может быть персональное письменное извещение. Или работодатель может утвердить свою форму графика отпусков, дополнив форму № Т-7 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) графой 11 «О времени начала отпуска извещен. Дата. Подпись».
Специалисты Роструда в письме от 30.07.2014 № 1693-6-1 разъясняют, что формы и способы выполнения данного требования работодатель определяет самостоятельно, это могут быть отдельные извещения работникам, ознакомительные листы и ведомости и т.п. Также чиновники считают допустимым внести изменения в форму № Т-7, дополнив ее графами 11, 12. В одной из них работник сможет расписаться в том, что дата начала отпуска ему известна, а в другой — указать дату уведомления о начале отпуска.
Как исправлять ошибки в кадровой работе?
Есть ли методика исправления ошибок в кадровом учете? Как в бухучете или налогах?
В кадровом делопроизводстве методики такой нет. Есть методика фиксации самопроверки — о ней подробно читайте в статье «Как оформить результаты самопроверки». Чтобы избежать и предупредить возможные ошибки в кадровой работе, рекомендуем пройти программу профпереподготовки по кадрам «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» (272 ак.ч.), а также дистанционные курсы повышения квалификации кадровиков в Контур.Школе.
Вписывать недостающие сведения непосредственно в трудовой договор уже после его заключения предписывает статья 57 Трудового кодекса РФ. Как это грамотно сделать с юридической точки зрения, чтобы вас не обвинили в фальсификации? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Вопрос в тему
Можно ли в пропечатанных реквизитах трудового договора вписывать недостающую информацию черной ручкой?
Ответ на этот вопрос зависит от того, когда предполагается вписывать «недостающую информацию» – после заключения договора или в момент оформления его проекта по шаблону (по типовой форме), в которой постоянные реквизиты «пропечатаны», а для внесения переменной информации оставлено место? А еще от того, какой характер имеет эта «недостающая» информация – относится ли она к основным реквизитам и обязательным условиям трудового договора?
Вносим переменную информацию в шаблон договора до его подписания
Рассмотрим распространенную ситуацию, когда трудовой договор оформляется по утвержденной типовой форме (по заранее изготовленному шаблону), т.е. речь идет о внесении в документ переменной информации. Часть реквизитов и некоторые элементы текста трудового договора устанавливаются действующим трудовым законодательством.
В заголовочную часть типовой формы обычно выносится как постоянная информация наименование вида документа (ТРУДОВОЙ ДОГОВОР), а ограничительными линиями выделяются площади для оформления конкретной даты заключения договора и его индекса (номера), который является факультативным реквизитом. Дата и место заключения трудового договора являются обязательными его условиями и, соответственно, обязательными реквизитами.
В соответствии с частью 1 статьи 57 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) в трудовом договоре должны быть указаны обязательные сведения о сторонах, заключивших договор.
Фрагмент документа
Часть 1 статьи 57 «Содержание трудового договора» Трудового кодекса РФ
В трудовом договоре указываются:
фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор;
сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица;
идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
место и дата заключения трудового договора.
В преамбуле содержательной части типовой формы трудового договора обычно предусматривается оформление как минимум следующих обязательных идентификационных реквизитов сторон договора:
- у работника: полное указание фамилии, имени, отчества;
- у работодателя: для организации пишутся полное наименование с организационно-правовой формой; полное указание должности, фамилии, имени и отчества должностного лица, имеющего право (как правило, на основании доверенности или устава) заключать трудовой договор от имени юридического лица. Для работодателей – физических лиц в качестве идентификационных реквизитов оформляются организационно-правовая форма и фамилия, имя, отчество, а факультативно может добавляться номер по ЕГРИП.
В оформляющей части трудового договора, которая часто является самостоятельным разделом с заголовком «Реквизиты и подписи Сторон», обычно указывается полный состав основных обязательных реквизитов, предусмотренных трудовым законодательством, который, по усмотрению работодателя, может дополняться (дополнительные реквизиты далее отмечены курсивом), например:
- для стороны «Работник»:
- фамилия, имя, отчество;
- дата рождения;
- паспорт: серия, номер, выдан когда и кем, код подразделения;
- адрес места регистрации (по паспорту);
- адрес места жительства;
- номер / номера телефона;
- ИНН;
- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
- счет в банке, наименование банка и его местонахождение, корр.счет банка, БИК;
- для стороны «Работодатель» (юридическое лицо):
- полное наименование с указанием организационно-правовой формы;
- сокращенное наименование, закрепленное уставом;
- адрес местонахождения (т.н. юридический адрес, указанный в учредительных документах);
- почтовый адрес;
- номер телефона / факса;
- ИНН;
- КПП;
- код по ОКВЭД;
- код по ОКПО;
- код по ОГРН;
- расчетный счет в банке, наименование банка и его местонахождение, корр.счет банка, БИК.
Эту переменную информацию, которая вносится в типовую форму, рекомендуем оформлять не черным, а синим цветом (синей ручкой), причем желательно тем оттенком цвета, которым будет проставлена подпись одной из сторон. Синий цвет переменной информации, внесенной в типовую форму, оформленные синей ручкой личные росчерки в подписях сторон и печать являются самыми простыми и эффективными визуальными средствами защиты подлинности документа и помогают быстро отличать оригиналы документов от их черно-белых копий, которые изготавливаются с помощью печатающих или копировальных устройств.
А если типовая форма трудового договора заполняется в информационной системе (на компьютере), то лучше предусмотреть оформление переменной информации другим шрифтом, что также позволит зрительно отличать ее от заранее оформленных постоянных реквизитов типовой формы.
Дополняем ранее заключенный договор недостающими сведениями
Теперь начинается самое интересное. По общему правилу, если документ подписан сторонами, то потом вписывать в него недостающую информацию в одностороннем порядке нельзя – это расценивается как фальсификация! Но часть 3 статьи 57 ТК РФ прямо говорит о необходимости это сделать, только не объясняет как это оформить корректно (заверив подписями сторон), потому кто-то может допустить ошибку.
В зависимости от того, что вы планируете добавить в трудовой договор, действовать нужно по-разному:
- если идентификационные сведения о работнике или работодателе (перечисленные в части 1 статьи 57), то их можно прямо вписывать в оба экземпляра договора и удостоверить заверительной надписью (о которой в ст. 57 ничего не сказано);
- если первоначально вы забыли внести в трудовой договор что-то из его обязательных условий (перечисленных в части 2 статьи 57), то эти изменения все-таки лучше оформить отдельным документом – например, дополнительным соглашением к трудовому договору.
Фрагмент документа
Часть 3 статьи 57 «Содержание трудового договора» Трудового кодекса РФ
Если при заключении трудового договора в него не были включены какие-либо сведения и (или) условия из числа предусмотренных частями первой и второй настоящей статьи, то это не является основанием для признания трудового договора незаключенным или его расторжения. Трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями и (или) условиями. При этом недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определяются приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора.
Итак, если в уже заключенный / подписанный трудовой договор нужно довнести недостающие сведения о работнике или работодателе (обычно в преамбулу или в оформляющую часть), то:
- их можно вписать в текст самого договора в оба его экземпляра и
- заверить подписями сторон и печатью работодателя (на свободном месте лицевой стороны последнего листа ниже подписей сторон и печати). Со стороны работодателя расписаться может должностное лицо, уполномоченное подписывать трудовые договоры. Если это тот же человек, что указан в преамбуле, то повторять его должность в заверительной надписи не обязательно. Форма заверительной надписи обычная, только формулировка действия (внесены дополнения, оформлены недостающие обязательные реквизиты) должна отражать реальную ситуацию:
Пример 1. Заверительная надпись
Если же речь идет о внесении в заключенный трудовой договор недостающих обязательных условий, которые составляют его суть и оформляются в содержательной части документа, то рекомендуем с работником заключать соответствующие дополнительные соглашения к трудовому договору.
Обязательные условия трудового договора установлены частью 2 статьи 57 ТК РФ:
- место работы (наименование организации или филиала, или обособленного подразделения с указанием наименования и места нахождения);
- трудовая функция (наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации; если работа дает право на льготы, то должность по ЕКС, ЕТКС или профстандарту);
- дата начала работы (оформляется в содержательной части договора, не всегда совпадает и не должна совпадать с датой его заключения; в срочных трудовых договорах указывается срок его действия: даты начала и окончания, а также приводится ссылка на конкретную причину заключения именно срочного договора);
- условия оплаты труда (размер оклада, тарифной ставки, доплаты, надбавки и поощрительных выплат);
- режим рабочего времени и времени отдыха (если для данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);
- гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда (если работник принимается на таких условиях, то указываются характеристики этих условий труда на конкретном рабочем месте);
- условия труда на рабочем месте;
- характер работы (подвижной, разъездной, в пути, в полевых условиях, требующих соответствующей компенсации);
- условие об обязательном социальном страховании работника, которое работодатель обязан осуществлять.
Оформление практически каждого из обязательных условий, которые были «пропущены» в заключенном трудовом договоре, требует полноты, точности и подробности в изложении, что сложно обеспечить, когда приходится ютиться на оставшихся свободных местах. Поэтому в соответствии с частью 3 статьи 57 ТК РФ для включения «забытых» обязательных условий заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. Оно оформляется в 2 экземплярах, по 1 для каждой из сторон, подписывается сторонами и удостоверяется печатью работодателя. Дополнительные соглашения учитываются (регистрируются), как правило, в «привязке» к основному договору (см. отметку «1» в Примере 2).
На экземпляре работодателя работник должен сделать отметку о получении допсоглашения, такую же, какую принято оформлять на трудовом договоре (обозначена «2» в Примере 2).
Пример 2. Дополнительное соглашение к трудовому договору
Заключать дополнительное соглашение к трудовому договору рекомендуем и тогда, когда требуется «добавить» дополнительные условия выполнения трудовых функций, права и обязанности сторон, например:
- уточнить / изменить место работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) рабочее место;
- обязать работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет работодателя;
- определить виды и условия дополнительного страхования работника;
- улучшить социально-бытовые условия работника и членов его семьи;
- дополнительное негосударственное пенсионное обеспечение работника;
- обязательство о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, коммерческой и иной – по видам тайн);
- установить работнику испытательный срок.
