Ошибка в порядковом номере записи в трудовой книжке как исправить

Как быть, если вы обнаружили, что нумерация в трудовой работника нарушена предыдущим работодателем? Продолжать ошибочную нумерацию или же вносить исправления?

За разъяснениями мы обратились к заместителю руководителя Роструда Шкловцу Ивану Ивановичу. Он дал такой ответ: «Неправильную нумерацию записей в разделе «Сведения о работе» можно и нужно привести в соответствие. Это может сделать как прежний работодатель, так и новый. Если это делает новый работодатель, то исправления вносятся следующим образом. В графе 3 раздела “Сведения о работе” трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Далее в графе 1 ставится порядковый номер записи. При этом номер записи должен быть таким, как если бы нумерация велась верно. Например, если после записи № 10 внесено еще 3 записи за номерами 5, 6 и 7, номер записи об исправлении нумерации следует указать как номер 14. В графе 2 указать дату внесения записи. В графу 3 внести запись: «Записи за номерами 5, 6 и 7 считать соответственно записями за номерами 11, 12 и 13».
Как видим, никаких сложностей исправление чужих ошибок вызвать не должно, да и работника не придется отправлять по старому месту работы.

Правовые основы

Поскольку трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его стаж и характер выполняемой работы, неточности в нем недопустимы. Важно исправить запись в трудовой книжке так, чтобы не допустить новых ошибок.

Форма книжки и Порядок их ведения и хранения утверждены приказом Минтруда РФ № 320н от 19.05.2021. Это нормативный акт, который является основополагающим, и его текст необходимо держать под рукой каждому кадровику. В нем дана вся необходимая информация, как корректно заполнить и каким образом вносить изменения.

Типичные ошибки

Обычно ошибочные сведения появляются по объективным причинам (смена фамилии в связи с заключением брака, восстановление сотрудника по решению суда) или из-за невнимательности специалиста, который заполняет документ. Чаще всего случаются следующие неточности:

• неверное указание имени, отчества и фамилии трудящегося на титульном листе;
• неправильные даты принятия на работу, перевода на новую должность, увольнения;
• неточное название должности;
• пропуск букв, грамматические ошибки.

Поскольку даже один неверный символ иногда становится причиной спора, когда работник пойдет оформлять пенсию, кадровикам следует относиться к неточностям предельно внимательно. Всегда следует сверяться с иными документами сотрудника — паспортом, свидетельством о рождении, о браке, дипломом об образовании. А если неточность все-таки закралась, то ее необходимо корректно исправить.

Изменения и исправления в трудовой: как правильно делать

В соответствии с разделами II и III Порядка, утв. приказом Минтруда РФ № 320н, работодатель вправе внести исправления в:

• фамилию, имя, отчество;
• дату рождения;
• сведения об образовании;
• наименование профессии или специальности сотрудника;
• информацию о награждениях.

Главное правило кадровика при исправлении ошибочно внесенных данных в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» — никаких зачеркиваний (п. 12 Порядка, утв. приказом № 320н). Это допустимо только при исправлении неверной информации на титульном листе (п. 7 Порядка, утв. приказом № 320н).

В остальных случаях исправления вносятся путем признания определенной информации неточной и внесения правильной. Для этого в следующей после неточности графе необходимо указать порядковый номер, текущую дату и написать, какая информация не соответствует действительности и на какую ее надо заменить. В соседней колонке указать, на основании какого приказа или документа вносится исправление. Новые данные необходимо заверить подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации или кадровой службы.

Образец исправления в трудовой книжке 2023 г.

Внесение исправлений в записи, сделанные ранее другой компанией

Вариант 1. Исправляем за другую организацию

На основании соответствующих документов работодатель, который обнаружил или сам допустил неточность, вправе внести исправление в любой раздел книжки. Сотрудник не обязан идти в компанию, где он раньше трудился, чтобы исправить некорректные данные. Тем более что иногда это просто невозможно. По заявлению трудящегося изменения вносит ответственное лицо той организации, где он трудоустроен в настоящий момент.

Какими документами следует подтвердить исправление ошибочной информации? Все зависит от ситуации: справка из архива, решение суда, подтвержденная прежним работодателем копия документа-основания для корректировки данных. Свидетельские показания в этом случае не имеют никакой юридической силы.

Вариант 2. Работник обращается за исправлением к прежнему работодателю

Если человек обнаружил неверную информацию в ТК, то он вправе обратиться и к прежнему работодателю. Если он уже трудоустроен, то пишет заявление с просьбой выдать ему на руки трудовую книжку, чтобы внести в нее исправления. Затем он приносит документ в отдел кадров прежнего работодателя, где ему обязаны исправить неточности.

Если у человека нет нового места работы, то после строк с информацией об увольнении бывший работодатель пишет, какая запись признается недействительной.

Другая ситуация: экс-сотрудник уже трудоустроился, и в его трудовой появились новые записи. В этом случае прежний работодатель следует такому алгоритму, как исправить, если запись в трудовой сделана неверно:

1. Пишет собственное наименование компании после сведений на новом рабочем месте работника.
2. Указывает следующий порядковый номер записи и дату.
3. В графе 3 уточняет, какие сведения некорректны, и вносит верные.
4. В последнем столбце вписывает реквизиты документа-основания.

Неверные даты — такие же ошибки, как и остальные. Это означает, что для исправления в трудовой книжке ошибочной записи в дате не предусмотрен специальный способ. Запись, где допущена неточность, признается недействительной, а затем записывают корректные сведения с правильными датами.

Исправление реквизитов

Нередко кадровики пишут неверно реквизиты документов или название компании. Исправляют такие описки по тем же правилам: запись признают недействительной, а потом переписывают данные без ошибок.

Несколько ошибок сразу

Если допущено несколько неточностей, то исправить необходимо каждую. Если они содержатся в датах, названии должности, информации о приказах, то кадровик вносит записи о признании каждой из неправильных формулировок недействительной. Затем указывает верные данные. Допускается и одной формулировкой исправлять несколько некорректных сведений.

Образец корректировки, если надо аннулировать две последние отметки:

Ошибка при первичном заполнении

Если допущена ошибка при оформлении трудовой книжки впервые, то работодатель заполняет новый бланк. Испорченный необходимо списать в присутствии работника или иных лиц и обязательно составить акт о списании.

Исправления на титульном листе

Все неверные сведения на титульном листе просто зачеркиваются. Рядом указывается точный вариант, заверенный подписью и печатью. Это касается случаев, когда работник изменил персональные данные или когда ошибка была допущена из-за невнимательности лица, заполнявшего документ.

Рекомендуется, чтобы корректировка ФИО работника на титульном листе производилась тем работодателем, который заводил трудовую книжку. Поскольку только он точно знает, на чье имя выдавал этот документ. Во избежание проблем с присвоением чужой ТК работника стоит направить к самому первому работодателю. Если компания ликвидирована или отказывается исправлять неточности, то работник вправе пойти в суд и потребовать установления принадлежности ему этой трудовой книжки.

Ошибки в сведениях о награждении

У большинства работников этот раздел пустует, поскольку в этом месте указывают сведения о врученных дипломах, грамотах, званиях, иных наградах. И часто на страницы со сведениями о награждениях попадает ненужная информация. Такие лишние сведения необходимо убрать. Здесь действуют общие правила, как аннулировать запись в трудовой книжке:

• ответственное лицо признает записи недействительными;
• расписывается;
• затем ставит печать (при ее наличии).

Аналогичным образом следует действовать, если есть неточность в датах, реквизитах документа-основания, наименовании компании, иных данных.

Исправления в дубликате

По инициативе работника трудовую книжку, в которой последняя запись о переводе или увольнении признана недействительной, есть возможность заменить дубликатом. В таком случае все данные переносятся, за исключением неверной (п. 30 Порядка, утв. приказом № 320н).

В самом дубликате неточности исправляются по аналогичным правилам, что и в основной трудовой книжке.

Нужно ли исправлять орфографические ошибки

Орфографические ошибки обычно появляются из-за невнимательности. Если пропущена буква или перепутаны буквы в информации об увольнении, то, возможно, никто и не заметит. Но когда орфографическая ошибка встречается в специальности, названии компании, записи о приеме, то это иногда дорого обходится работнику. Если при назначении пенсии сотрудники Пенсионного фонда придерутся к «опечатке», то работнику придется доказывать право на государственное пенсионное обеспечение и стаж в судебном порядке.

Когда трудовую книжку признают недействительной

Существует несколько ситуаций, когда ТК признают недействительной:

• при первичном заполнении были допущены ошибки;
• из документа вырваны страницы или они склеены между собой;
• замазан или нечетко виден номер документа;
• внесены сведения (слова), не относящиеся к трудовой деятельности работника;
• уточнения в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» делаются путем зачеркиваний, замазывания корректором, иным способом, не предусмотренным законом.

В этих случаях работнику есть возможность оформить дубликат. В него переносятся все корректные сведения, сведения о неправильных записях не дублируют.

Ввиду того, что трудовая книжка очень важна для каждого человека, ее заполнение обязано соответствовать всем нормам Трудового кодекса РФ. Допускать ошибки при внесении в нее каких-либо записей нельзя. Но, несмотря на это, неточности все же могут быть допущены. Поэтому любой сотрудник кадрового отдела должен знать, как исправить номер записи в трудовой книжке и правильно внести изменения в уже существующие отметки.

Последствия ошибок в трудовой книжке

Ошибки при заполнении трудовых книжек могут в дальнейшем принести проблемы не только работнику, но и работодателю. Для работающего человека неправильные записи в трудовой книжке сводятся к трем негативным последствиям.

• Трудности при последующем трудоустройстве на другое место работы, напрямую связанные с неправильной формулировкой причины увольнения (это может повлечь за собой потери в финансовом плане из-за отсутствия возможности своевременно приступить к своим профессиональным обязанностям).
• Невозможность доказать и документально подтвердить свою трудовую деятельность на какой-либо конкретной должности.
• Невозможность доказать свой рабочий стаж в момент оформления пенсии. На практике известно довольно много случаев, когда человек получал отказ Пенсионного фонда в назначении пенсии, и основанием для отказа являлись некорректные данные в трудовой книжке. В особенности это могла быть неправильная фамилия владельца или дата занесения записи о приеме или увольнении с рабочего места. Чтобы подтвердить свои права на заслуженное пенсионное пособие, человеку потребуется собрать большое количество документов из архивов со своей бывшей работы (возможно, и не одной) и восстанавливать законные права в судовом порядке.

Для работодателя и ответственных за ведение и хранение трудовых книжек халатность в заполнении этого документа сопровождается материальной и административной ответственностью.

• Нарушение правил Трудового кодекса РФ по заполнения трудовых книжек карается административным штрафом в размере от 30 до 50 тыс. руб. (для юридических лиц) или же приостановлением деятельность предприятия на срок до 3-х месяцев.
• При несвоевременном исправлении некорректных записей в трудовой книжке работодатель обязан возместить сотруднику материальный ущерб, равный периоду, за который человек был лишен возможности вести свою трудовую деятельность.

Правила исправления ошибок в трудовой книжке

Если по какой-то причине работник отдела кадров допустил ошибку при заполнении трудовой книжки, то для ее исправления он обязан руководствоваться правилами Трудового кодекса России. В том случае, когда ошибка допущена при первичном заполнении документа (внесение данных на титульной странице), то исправления недопустимы. Такая трудовая книжка подлежит уничтожению и вместо нее заводится новая.

При обнаружении неправильных записей с предыдущего места работы, человек обязан обратиться к бывшему руководителю и потребовать у него исправления ошибок. Кроме этого, исправить неправильную отметку можно на настоящем рабочем месте, но для этого все равно необходимо посетить бывшего руководителя и взять у него копию приказа, который являлся основанием для занесения неправильной записи в трудовую книжку. Получив копию приказа, работник отправляется в свой отдел кадров, где, руководствуясь предоставленным документом, кадровик исправит все ошибки. При реорганизации предприятия, в котором была сделана неправильная запись, исправления вносят сотрудники кадрового отдела той организации, которая является правопреемником.

Изменения личной информации сотрудника, а именно фамилии, имени, отчества, данных об образовании и прочего, выполняются на основании следующих документов:

• свидетельство о заключении/расторжении брака}
• паспорт}
• свидетельство о рождении}
• свидетельства об образовании.

Необходимые изменения заносятся на титульную страничку трудовой книжки, но перед этим неправильная личная информация должна быть аккуратно зачеркнута. Например, старая фамилия сотрудника зачеркивается одной чертой и рядом записывается новая фамилия. На внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо написать ссылки на документы, являющиеся основанием для внесения исправлений личной информации работника, и заверить их печатью и подписью руководителя организации.

Относительно внесения изменений или исправления ошибок в разделах трудовой книжки, которые содержат сведения о работе или награждениях, следует сказать, что тут зачеркивать ничего нельзя. Чтобы исправить какие-либо ошибочные данные, необходимо сделать отметку о том, что запись под таким-то номером недействительна, и ниже внести новую, правильную запись.

Исправление порядковой нумерации записей в трудовой книжке

Наверное, самой распространенной ошибкой при заполнении трудовой книжки является неправильная нумерация записей. Нередко выявляется факт того, что после записи №1 следует другая запись с тем же №1. Нормативные и правовые акты, в которых указаны правила ведения трудовых книжек, не уточняют, как правильно делать исправления номера записи в трудовых книжках.

В соответствии с некоторыми источниками, которые ссылаются на Трудовой кодекс РФ, считается, что нет необходимости в обязательном порядке исправлять подобные технические ошибки, так как текст кадровой записи и документы, являющиеся основанием для ее внесения, точны и не могут оспариваться. Поэтому нарушение в нумерации считается небольшой погрешностью и может быть проигнорировано.

С другой стороны, допущенная ошибка в нумерации записей считается неточностью и вполне может принести владельцу трудовой книжки много неприятностей (в частности, при оформлении пенсии). Вместе с этим следует сказать, что все же такая описка подлежит исправлению и кадровик обязан иметь представление о процессе выполнения этой процедуры.

Процесс исправления нумерации в трудовой книжке

Законодательство говорит о том, что вся ответственность за заполнение и хранение трудовых книжек возлагается на работодателя, но вместе с этим директор предприятия может назначить для выполнения этой работы любое другое ответственное лицо. Этот человек может быть сотрудником кадрового отдела или бухгалтерии. Он обязан правильно заполнять трудовые книжки работников организации и при необходимости своевременно вносить исправления или дополнения к уже существующим записям.

В том случае, когда в трудовой книжке была обнаружена ошибка в нумерации записей, кадровик должен ее исправить. Для этого ему понадобится приказ, который является основанием для внесения записи, находящейся под неправильным номером.

Если запись с нарушенной нумерацией относится к текущему месту работы, то приказ берется на месте. В том случае, когда отметка была сделана в организации, где сотрудник трудился ранее, он должен отправиться к бывшему работодателю и попросить копию нужного приказа о приеме/переводе/увольнении работника (работодатель не имеет права отказать). Если организация, в которой была сделана отметка с ошибочной нумерацией, ликвидирована, владельцу трудовой книжки потребуется получить выписку из приказа. Данная выписка делается на основании архивной документации.

Исправление неправильной нумерации выглядит следующим образом: ниже неправильной записи указывается правильный порядковый номер (например, если в трудовой книжке есть две записи с номером 1, то следующая запись с исправлением будет иметь номер 2, а не 3). Эта запись включает в себя дату внесения исправлений и фразу: «запись за предыдущим номером недействительна». Далее делается правильная запись с необходимым порядковым номером (соответственно №3).

Если после записи с неправильным порядковым номером уже есть другие отметки, то изменения вносятся так:

• ставится порядковый номер в соответствии с номером последней записи}
• делается отметка о признании записи под таким-то номером недействительной}
• вносится еще одна запись (которая была признана недействительной) с новым порядковым номером.

Особенности исправлении порядкового номера в трудовой книжке

Исправленная запись должна основываться только на приказе или распоряжении, в соответствии с которым она была внесена. Сама формулировка отметки обязана совпадать с той, которая указана в документах (приказе или распоряжении). В противном случае, при оформлении пенсионного пособия Пенсионный фонд РФ может признать все исправления в трудовой книжке недействительными, так как они не будут подтверждены документально.

Исправление порядкового номера в трудовой книжке делается без сокращений – это также касается поправок в других записях. Для этого следует использовать ручку с водостойкими чернилами синего, фиолетового или черного цвета. Делать записи ручкой другого цвета или карандашом запрещено. Также при исправлении порядкового номера и при внесении даты исправления число необходимо писать только арабскими цифрами. Месяц и день – двумя цифрами, а год – четырьмя.

По желанию работника работодатель может выдать ему дубликат трудовой книжки, в котором будет отсутствовать запись с неправильной нумерацией. Для этого подчиненный обязан составить заявление на имя руководства, которое и будет основанием для выдачи нового документа. В новую трудовую книжку (дубликат) будут перенесены все записи, кроме той, которая признана недействительной. Оригинал документа может быть возвращен работнику.

Определение Первого кассационного суда общей юрисдикции от 20.12.2021 N 88-29832/2021 по делу N 2-65/2021
Категория спора: Защита прав и интересов работника.
Требования работника: 1) О взыскании компенсации морального вреда; 2) О взыскании денежных средств; 3) О выдаче дубликата трудовой книжки; 4) О возложении обязанности выдать трудовую книжку; 5) Об аннулировании записи в трудовой книжке; 6) О признании трудовой книжки испорченной; 7) Об изменении даты увольнения; 8) О признании незаконным увольнения за прогул.
Решение: Удовлетворено в части (требования 1, 2); Дело направлено на новое рассмотрение (требование 3); Отказано (требования 4, 5, 6, 7, 8).
Процессуальные вопросы: 1) О возмещении расходов на оплату услуг представителя – удовлетворено в части; 2) О возмещении почтовых расходов – удовлетворено в части.Удовлетворяя требования истца о возложении на ответчика обязанности выдать Р. дубликат трудовой книжки серии ТК N 8409572 с внесением в него имеющихся записей о трудовом стаже истца в соответствии с пунктом 7 Постановления Минтруда РФ от 10 октября 2003 года N 69 “Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек”, суд первой инстанции исходил из того, что при увольнении истцу выдан оригинал трудовой книжки серия ТК N 8409572 без внесения записи за N 9 о признании недействительной записи за N 8 об увольнении за однократное грубое нарушение работником своих трудовых обязанностей (прогул) подпункт “а” пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации, на титульном листе отсутствует отметка о выдаче дубликата. Суд указал, что трудовая книжка серия ТК-VI N 3848958 (дубликат) заполнена с нарушениями раздела 7 Инструкции по заполнению трудовых книжек: в графе 4 в качестве документа, на основании которого внесена запись, указаны приказы в отсутствие у ответчика их оригиналов, либо надлежащим образом заверенных копий, в нарушение пункта 3.1 в графе 1 не указаны порядковые номера записей, в нарушение абзаца 1 пункта 1.2 допущены помарки, исправления в записях о работе от 19 сентября 2005 года, 21 ноября 2007 года.