Отчет об участии в выставке как составить

Как подготовить развернутый подробный отчет об участии в выставке

Выставка гарантирует большую маркетинговую, аналитическую информацию, которую следует незамедлительно систематизировать – чтобы не упустить как важных деталей, так и ощущений. К отчету лучше приступить на следующий день после завершения мероприятия, а при его написании максимально опираться на факты и цифры.

Что дает отчет об участии в выставке

Отчет, написанный сразу после окончания выставки, даст возможность оценить ее эффективность, степень реализации планов, отметить ключевые события.

1 Уровень успешности стратегии и полноту выполненных задач

2 Финансовую состоятельность, достаточность или чрезмерность вложений

3 Профессионализм сотрудников на стенде

4 Достижения и недочеты

Из отчета руководство компании должно сделать ванные выводы. Они касаются целесообразности участия в следующих выставках. Очень важно показать, что такие мероприятия не только расходы – но и инвестиции. И хотя эффект от выставки может проявиться в полной мере спустя недели, а то и месяцы после ее окончания – грамотный отчет позволит получить более-менее объективную картину спустя несколько дней.

Существуют разные форматы отчета, но вне зависимости от них, должны быть отражены ключевые моменты. Цели и их реализация, результаты, которые можно измерить, расходы и количество важных контактов. А также – заключенные договора (или предварительные договоренности о намерениях), и предложения, способные улучшить программу, стенд, стратегию – на следующей выставке.

Важнейшие разделы, из которых должен состоять отчет об участии в выставке

1. Развернутый обзор, в котором необходимо в сжатой форме обозначить результаты выставки. В обязательном порядке в этом разделе отмечаются важнейшие деловые контакты, встречи с инвесторами и партнерами, контакты с прессой. Другой важнейший аспект – цифры (результаты, контракты). Также, немного места следует отвести под впечатления и предложения. От уровня написания данного раздела зависят выводы  руководства, так как очень часто боссы ограничиваются изучением общего отчета.

2. Стратегический блок, который посвящен целям и задачам. К ним относятся: улучшение имиджа, повышение узнаваемости брендов, презентация новых товаров и технологий, установление новых контактов, выстраивание отношений с представителями СМИ и т.д. Важный момент: если цели и задачи выражены в конкретных цифрах, которые достигнуты в ходе выставке – это необходимо преподнести как важнейший итог! В случае невыполнения задач следует объяснить причины и наметить пути для улучшения результатов.

3. Сведения о продажах – свершившихся и потенциальных. Этот блок трудно переоценить, ибо продажи – конечная цель всех усилий. В этом разделе необходимо дать сведения о заинтересованных лицах, информацию о компаниях и агентах, с которыми проведены переговоры. Неплохо дать прогноз по потенциальным клиентам, разделив их на категории – в зависимости от уровня должности и принятия решения. Здесь же следует отразить данные об общей заинтересованности покупателей, оценке товара и богатства ассортимента, о сроках и величине контрактов – заключенных и предварительных.

Разбивка контактов на группы позволит четче осуществлять дальнейшую работу: отслеживание, взаимодействие, предоставление бонусов. В зависимости от четкости систематизации информации отделу продаж будет проще прорабатывать контакты и превращать потенциальных интерес в заключенные сделки.

Вся подобная информация может дать важные сведения по количеству затраченного времени на клиента, степени важности, стоимости контракта и т.д.

4. Работа с представителями СМИ. В этом разделе нужно указать количество журналистов и аналитиков, посетивших стенд и встречавшихся с пресс-службой компании. Тут же можно дать краткую базу важных контактов, которые могут быть использованы в дальнейшем. Затем следует посчитать количество упоминаний о компании, оценить их важность и влияние, уровень воздействия на аудиторию, степень охвата. 

В этом разделе нужно привести финансовые выкладки по стоимости рекламной и PR-компании.

5. Оценка акций и рекламной компании. По возможности, следует оценить эффективность промо-акций, семинаров, спонсорства, деловых обедов, рекламных материалов и всех действий, направленных на привлечение интереса к стенду, товарам и компании в целом. Можно опираться на результаты опросов, отзывов, комментариев. Укажите, что сработало, а чего не хватало. Также, оцените по шкале (пяти или десятибалльной) все осуществленные действия.

6. Уровень подготовки и работы персонала стенда. Оценка эффективности персонала поможет выявить лучших сотрудников и повысить показатели на следующих мероприятиях. Для того, чтобы дать полный анализ сотрудников, нужно проанализировать следующие пункты: оптимально ли количество участников, достаточно ли они обучены и коммуникабельны, понимают ли стратегические и локальные задачи, умеют ли заинтересовывать посетителей, сколько тратят времени на объяснение преимущества товаров и т.д.

7. Анализ конкурентной среды. В этом разделе следует отразить важные сведениыя о количестве конкурентов, их предложениях, активности, слабых сторонах и преимуществах. Также, необходим трезвый взгляд на то, как компания (стенд, сотрудники, ассортимент) смотрится в сравнении с конкурентами.

8. Эффективность расходования бюджета, целесообразность его повышения. Предложения по оптимизации бюджета и его перераспределению на более важные статьи расходов.

9. Оценка эффективности важнейших составляющих компании на выставке: стенда, продукции, расположения. Постарайтесь объективно ответить на ключевые вопросы. Насколько функционален был ваш стенд? Отражал ли он имидж компании? Привлекал ли достаточно внимания? Была ли выкладка товаров привлекательной, насколько она заинтересовала посетителей? Рационально ли был использована площадь стенда? Как посетители реагировали на вывески с информацией – она была достаточной, или нет?

Помимо этого, нужно проанализировать такие нюансы, как движение потоков посетителей, использование пространства вокруг стенда и многое другое. Список пунктов может быть расширен – в зависимости от требований к детализации отчета.

10. Выводы и заключения. Сравните выставку с ранее проведенными мероприятиями. Постарайтесь оценить, является ли состоявшаяся выставка шагом вперед, что было учтено и улучшено, что не удалось сделать, и по каким причинам. Обозначьте в виде тезисов планы на следующие мероприятия. И обязательно, постарайтесь тесно увязать эти планы со стратегией компании, ее долгосрочной маркетинговой программой.

Как добиться слаженной работы персонала на стенде, и избежать типичных ошибок

Отчет
об участии в выставке «ПРОДЭКСПО-2014»
предприятия ОАО «Лидская мука»

Продэкспо
– ежегодная выставка, на которой
представлены товары потребительского
назначения ведущих отраслевых предприятий
республики. В течении всей выставки
организуются конференции, бизнес-переговоры,
заключаются контракты по закупке и
поставке продукции. На фирменных стендах
предприятий выставлены образцы продукции,
новые разработанные товары, проводятся
дегустации и мастер-классы по приготовлению
блюд с использованием того или иного
рекламируемого продукта.
ОАО «Лидская
мука» – лидер по производству и переработке
муки и продуктов из муки в стране.
Созданное в 1929 году, оно до сих пор
удерживает позиции производителя самой
качественной муки в РБ, что подтверждается
различными наградами на конкурсах
республиканского масштаба. Участвуя
в данной выставке не первый год,
предприятие первоначальной целью ставит
сохранение качественных и хороших
отношений с уже существующими потребителями
и, несомненно, привлечение новых. В ходе
выставки представители ОАО «Лидская
мука» осуществляют обратную связь с
теми, кто пришел на выставку, отвечают
на вопросы, знакомят с новой продукцией
и прайс-листами, показывают применение
их товара на практике посредством
дегустации. Данное предприятие является
государственным и не может самостоятельно
ставить какие-то цели и результаты от
участия в подобных выставках; специфическая
продукция так же не может быть
разрекламирована как уже готовые к
продаже изделия, поскольку основными
покупателями муки являются заводы,
которые уже в дальнейшем перерабатывают
её. Поэтому главной целью участия в
выставке «ПРОДЭКСПО» является поддержание
уже существующей лояльности и потребителей
и поиск путей её повышения.
Несмотря
на всю положительную ситуацию уже
непосредственно на самой выставке,
подготовка к ней занимает достаточно
времени, сил и денег.
Во-первых, стенд.
Совершенствуется каждый год, внося в
свой образ новые элементы фирменного
стиля предприятия. Выполненный в
красно-синей палитре, фирменных цветах
предприятия, он целиком и полностью
оправдывает поставленные цели участия
в выставке, привлекает к себе внимание
и заставляет остановиться на несколько
минут. А достигается это с помощью:
а)размещения стенда; б)выкладки товаров
и всевозможной атрибутики предприятия;
в)мини-кухне, которая порадует посетителя
вкусным и ароматным блинчиком, сдобленным
маслом, мёдом или шпинатом. Каждому свой
вкус. Планировка стенда устроена так,
что он открыт по максимуму с двух сторон,
тем самым позволяя посетителям в полной
мере рассмотреть и сам дизайн стенда и
перечень товаров, представленных на
нем. На заднем плане создан макет
кирпичной стены с камином и звуком
потрескивающих дров, что создаёт
атмосферу умиротворения, спокойствия,
некоторой ностальгии по детству,
деревенской печке и любимых блинчиках
бабушки, которых так не хватает в
современном ускоренном ритме городской
жизни.
Во-вторых, обслуживающий
персонал. На нем лежит главная
ответственность – сформировать у
посетителей благоприятное расположение
к себе и оставить только хорошие
впечатления. Ещё задолго до выставки
на предприятии проходит строгий отбор
тех, кто будет представлять продукцию
на выставке такого масштаба. Пройдя
негласный кастинг и получив заветное
место в «великолепной пятерке»
(руководитель, два консультанта и две
мини-повара), все команда проходит
подготовку к выставке, тренинги по
организации деятельности на выставке,
разрабатывается план участия и должностные
обязанности каждого участника,
оговариваются первостепенные задачи
и возможные прогнозируемые результаты
от участия в выставке. Сложив воедино
общие усилия, предприятие достойно
представляет свою продукцию среди
конкурентов и достигает поставленных
целей и задач.
В-третьих, затраты на
участие. И здесь всё не ограничивается
лишь суммой стенда и себестоимостью
используемых товаров собственного
производства. Объём занимаемой площади
стенда, вариант его месторасположения,
доступность к потоку посетителей,
количество дней участия, плата
непосредственно за само участие – всё
это в конечном итоге становится весьма
внушающей суммой, которой ни в коем
случае не хотят делиться с посторонними,
мотивируя отказ как «служебная тайна».

Казалось бы, выставка прошла,
контракты заключены, цели достигнуты,
руководство довольно, работа сотрудников
вошла в привычное русло. Однако это
совсем не так. В то время, когда коллектив
ещё делится впечатлениями о выставке
и планирует, чем удивить в следующем
году, в отделе маркетинга идёт оживленная
работа по определению отчетности по
выставке и вычислению эффективности
участия в ней в будущем. Однако и здесь
есть свой нюанс. Поскольку ОАО «Лидская
мука» предприятие государственное,
только органам госвласти решать, когда
и в каких выставках предприятию
учавствовать. Основные договора также
заключаются в установленном порядке в
определенное время и поэтому для
определения эффективности участия в
выставке целесообразно найти два
коэффициента:
К1 = количество проходящих
мимо стенда и задерживающихся/общее
количество посетителей*
*с учетом
процента погрешности, что один человек
может проходить мимо стенда несколько
раз
К2=количество человек, задающих
вопросы и участвующих в дегустации/количество
проходящих мимо стенда или задерживающих
внимание
В конечном итоге финальный
коэффициент Кучастия=К2/К1 и чем ближе
результат будет стремиться к 1, тем
плодотворнее прошла выставка для данного
предприятия.
ПРОДЭКСПО-2015. Новые
продукция, новые технологии, новые
стенды, новые лица. И лишь одно останется
неизменным – красный мешок с начертанием
из синих букв «Лидская мука».

Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]

• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #
• #

Любой менеджер знает, что выставка не окончена до тех пор, пока не написан отчет о ней, пока не проанализированы все совершенные действия, проведенные мероприятия, степень реализации поставленных целей и задач. Есть обязательные кусочки выставочной картины-пазла, из которых складывается четкое представление о прошедшей экспозиции, весьма полезное при подготовке следующих.

Нужно время, чтобы объективное мнение о прошедшей выставке, ее эффективности, финансовой рациональности сформировалось и созрело. Готовы ли вы сказать, что участие в экспозиции, в деловой программе, все ваши действия стали более последовательны, плодотворнее, чем, например, в прошлый раз? Можете ли вы расписать каждый из этапов, элементов, шагов на выставке, сделать анализ эффективности? Если вы предоставите этот расширенный список руководству компании, будет ли ему понятно сходу, что именно вы сделали на каждой конкретной выставке?

Чтобы ответить утвердительно и честно на эти вопросы, для начала нужно оценить все действия, которые вы совершили на выставке, все мероприятия, проанализировать, скомпилировать данные и составить внятный отчет.

Поствыставочный анализ должен включать оценку каждого элемента вашей программы: основные задачи и степень их выполнения, превышены ли ожидания, есть ли «темные пятна», которые надо устранить в следующий раз. После того, как такая предварительная оценка проведена, важно собрать на общем совещании всю команду, работавшую и над подготовкой, и над самой экспозицией. Это поможет получить обратную связь, оценить успешность выставки для каждого из подразделений, обсудить перспективы и будущие планы действий. Полезно провести и официальный опрос персонала. Все эти мнения и взгляды, тщательно собранные и поделенные на девять тематических разделов, лягут в основу отчета о проведенной выставке.

Раздел 1: Цели и задачи

Вы ставили их еще на этапе подготовки к выставке. Потому по заранее составленному списку, по его элементам легко будет оценить степень реализации целей вашей компании, качество выполнения задач, утвержденных руководством.

Анализ этих данных приводится, как правило, во вводной части поствыставочного отчета. После такая информация окажется полезной для подготовки последующих мероприятий, при выборе более эффективных инструментов для достижения целей и выполнения задач на выставке.

Раздел 2: Анализ заинтересованности аудитории

В данном разделе отчета о выставке обязательно должна присутствовать следующая информация о качестве и количестве потенциальных покупателей, проявивших заинтересованность в продукте на экспозиции.

Полученные во время выставки контакты следует оценить по нескольким критериям: статус и должность потенциальных клиентов, их влияние на принятие решений о закупках, заинтересованность в вашем продукте, финансовые возможности, перспективы сотрудничества, желание поддерживать контакт после выставки. Составьте собственный рейтинг для потенциальных клиентов, который поможет вашим менеджерам расставить приоритеты в дальнейшем взаимодействии.

Учитывайте количество дилеров и дистрибьюторов среди полученных вами на выставке контактов. Им надо уделить особое внимание, ведь к оптовикам нужен специальный подход. Ведь дилер — это потенциальный и перспективный канал сбыта для вашей продукции.

Проведите опрос персонала стенда. Узнайте их мнение о потенциальных покупателях, заинтересовавшихся вашим продуктом на выставке. Персонал стенда общался с клиентами на стене напрямую, потому имеет самое актуальное видение о перспективах сотрудничества.

Проанализируйте анкетные данные, которые были собраны во время работы с посетителями на стенде: демография, факторы, влияющие на решения в пользу вашего продукта, планы на сотрудничество и так далее. Из этой информации легко составить картину о качестве полученных на выставке контактов. В зависимости от длины цикла продаж в вашей компании или отрасли может пройти достаточно времени, прежде чем вы сможете точно подсчитать эффективность вашего участия в выставке. А на основе данных о потенциальных клиентах уже можно сложить первоначальное мнение.

Обязательно проведите анализ работы с контактами после выставки: как, когда и в какой форме поддерживается связь с потенциальными клиентами. Важно, чтобы между окончанием выставки и первым письмом с запрошенной покупателем информацией прошло очень немного времени. Скорость вашей реакции повлияет и на решение клиента о сотрудничестве.

И вопрос основной — финансовый. Проведите предварительный подсчет расходов: разделите количество потенциальных клиентов на прямые затраты на участие в выставке.

Раздел 3: Детали выставки

Один из самых больших разделов отчета — описание и оценка работы на выставке как комплекса мероприятий.

Для начала нужно оценить, насколько хорошо выставка была интегрирована с другими маркетинговыми мероприятиями в планах вашей компании. Удалось ли донести ваши идеи до аудитории, укрепить позиции бренда и продукции? Были ли действия на выставке согласованы с целями и задачами общей маркетинговой стратегии? Ответив на эти вопросы, вы сможете понять, что можно поменять, улучшить, укрепить в мероприятиях по продвижению в следующей экспозиции.

Рассмотрите, насколько удачным было расположение вашего стенда на выставке. Как это повлияло на трафик посетителей? Способствовали ли размер и локация стенда на увеличение потока аудитории? Побуждал ли дизайн стенд потенциальных клиентов к тому, чтобы провести у вашей экспозиции время, достаточное для общения с сотрудниками вашей компании, для участия в презентациях продукции?

Оцените, насколько эффективно и выгодно был представлен ваш продукт на стенде. Все ли необходимые позиции были выставлены? Была ли предоставлена возможность посетителям выставки в равной степени хорошо разглядеть ваш продукт как вблизи, так и на дистанции?

На изготовление графики для стенда уходит немало средств из бюджета выставки. Поэтому при составлении отчета важно понять, насколько хорошо сработал каждый из визуальных элементов. Был ли ваш рекламный посыл читаем? Привлекал ли он посетителей? Поступали ли просьбы от аудитории разъяснить некоторые неясные моменты в вашей рекламной графике?

Подсчитав выгоды, не забудьте учесть и потери. Например, важно оценить ущерб, нанесенный вашему стенду, конструкциям, графике, демонстрационному оборудованию после эксплуатации на выставке.

Если на экспозиции были проблемы с безопасностью, впишите в отчет все аспекты, которые вызвали сомнения и вопросы. Сюда относятся и шпионаж, и разведка конкурентов, кражи оборудования или образцов продукции во время выставки. Это поможет вам на следующем мероприятии принять все необходимые меры, чтобы подобных проблем избежать.

Продолжение следует…

Участие в выставке «PRO Образование».

15-16 ноября,  во Дворце спорта «Янтарный» г. Калининграда состоялась IV специализированная выставка «PRO Образование».
Воспитанники подготовительной и старшей группы нашего детского сада приняли участие  в выставке «PRO Образование» – крупнейшей выставке в регионе, направленной на демонстрацию широкой общественности развивающихся отраслей экономики Калининградской области, системы профессионального образования и новейших тенденций в  сфере образования. Детский сад как начальное звено профессионального образования. На выставке воспитанники представляли проект «Можно ли вырастить растения на Марсе?». Ребята рассказывали  и показывали  посетителям выставки о своих исследованиях, которые им удалось провести в лаборатории детского сада  по выращиванию растений гидропонным способом. Мы уверены, что  ранняя профессиональная  ориентация  должна проходить именно в стенах дошкольных учреждений.

Воспитатели                                                 Рязанцева Л. В., Богданова А. А.