Любой документ в организации проходит длительный путь от создания до помещения в архив. Одной из функций архива является учет – систематизация дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета. Именно на стадии учета архивных документов создаются описи дел. Мы расскажем, какие виды описей могут составляться в организации и как их правильно оформить.
НОРМАТИВНАЯ БАЗА
■ Описям дел посвящены пункты 3.6, 3.10, 4.11, 4.31, 4.32, 4.34, 5.5 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015).
Правила 2015 содержат 7 форм описей:
• опись дел постоянного хранения (Приложение 14);
• опись дел по личному составу (Приложение 15);
• опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 16);
• опись электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение 17);
• опись электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение 18);
• опись дел структурного подразделения (Приложение 23);
• опись электронных дел, документов структурного подразделения (Приложение 24).
■ Составлению и оформлению описей дел посвящен раздел 3.7 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее – Основные правила). В нем подробно описывается, как заполнять графы описи, как оформить дело и т.п.
Основные правила содержат 4 формы описей:
• форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (Приложение 1);
• форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 2);
• форма годового раздела сводной описи дел по личному составу (Приложение 3);
• форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации (Приложение 12).
Классификация описей дел на основе Правил 2015 и Основных правил представлена на схеме.
ОПИСЬ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ
Такая опись составляется только в отношении дел, которые по перечням имеют срок хранения «постоянно». К ним относятся, например, договоры о создании общества, изменения и дополнения к ним (ст. 51 Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения[1]).
В таблице описи дел постоянного хранения отсутствует графа «Срок хранения», так как все дела имеют одинаковый срок хранения.
Форма описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Правилам 2015 (Пример 1, Пример 2).
2Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
3Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
ОПИСЬ ДЕЛ ВРЕМЕННОГО (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) ХРАНЕНИЯ
Если таких документов в организации достаточно много, то для них составляется опись дел ежегодно (конечно, если дело закрыто и передано в архив). Если таких дел мало (4–5 в год), то можно составить опись за несколько лет.
Форма описи дел временного (свыше 10 лет) хранения приведена в Приложении 16 к Правилам 2015 (Пример 3).
СОСТАВЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ С ДОКУМЕНТАМИ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись (п. 5.4.4.1 Основных правил, п. 5.5 Правил 2015).
Лучше всего опись дел по личному составу вести по годам – архивисты не любят, когда в одной описи собирают дела за несколько лет. Это затрудняет поиск документов, создает путаницу, если менялась структура организации; кроме того, может нарушаться валовая нумерация в описи. В пределах каждого года дела по личному составу традиционно систематизируются по структурным подразделениям, сформировавшим документы по личному составу.
Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности (п. 3.7.23 Основных правил):
• приказы (распоряжения) по личному составу (прием, увольнение, перевод);
• списки личного состава (например, списочный состав работников; списки работников, занятых на работах с вредными условиями труда; списки ветеранов войн и т.п.);
• личные карточки уволенных работников (унифицированная форма № Т-2; составляется отдельная опись в случае отсутствия описи личных дел). В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;
• личные дела уволенных работников. В дела формируются по году увольнения и по алфавиту фамилий работников;
• лицевые счета;
• невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
• акты о несчастных случаях;
• журналы учета документов по личному составу.
Если в организации образуется большой объем каких-то из этих видов документов, для них могут создаваться самостоятельные годовые разделы описи (п. 3.7.23 Основных правил).
Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу приведена в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 4).
Далее мы расскажем, как составить описи лицевых счетов, дел по личному составу (приказы (распоряжения) по личному составу), личных дел уволенных работников.
■ Лицевые счета. Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий. При передаче из бухгалтерии в архив организации опись на эти дела можно составлять отдельно. Для описи лицевых счетов можно использовать форму, приведенную в Приложении 15 к Правилам 2015 (Пример 5).
Однако при небольшом количестве дел лицевые счета могут быть включены в сводную опись дел по личному составу совместно с другими видами документов по личному составу (приказами, личными делами уволенных работников и т.д.) (см. Пример 4).
■ Приказы (распоряжения) по личному составу. Приказы (распоряжения) по личному составу формируются в отдельные дела согласно номенклатуре дел, в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах таких документов целесообразно приказы по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности организации (прием на работу, увольнение и перемещение работников, командировки и т.д.), группировать в отдельные дела (п. 3.5.5 Основных правил).
Порядок внесения дел в опись Основными правилами не установлен. Их можно располагать в описи, например, по степени юридической значимости: сначала приказы, затем распоряжения.
Пример оформления описи дел с приказами по личному составу приведен в Примере 6.
■ Личные дела уволенных работников. Отдельная опись личных дел составляется при большой ротации работников: если у вас порядка 30–50 уволившихся в 2016 году, то лучше составить отдельную опись в алфавитном порядке (Пример 7).
ОПИСЬ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ
Многие специалисты, работающие с документами, имею очень смутное представление об описи электронных дел. Если вам пришлось столкнуться с этим, то в первую очередь нужно обратиться к Правилам 2015.
4Форма описи электронных дел, документов постоянного хранения.
5Форма описи электронных дел, документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения.
Особое внимание стоит обратить на то, все ли документы можно хранить в электронном виде. Возможно, стоит вынести этот вопрос на обсуждение экспертной комиссии и пригласить к участию в нем руководителя организации.
Форма описи электронных дел, документов приведена в Примере 8.
6Гриф проставляется, если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива.
Если вы не записываете электронные дела на диск, а храните их на локальном компьютере, то следует сделать опись каталога и указать в описи в столбце «Объем» размер папки, а в столбце «Примечание» – содержимое папки и путь к ней.
ОПИСЬ ДЕЛ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
Дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам, проектная документация, документы по выполнению государственного заказа/задания и т.п.), включаются в отдельную опись (п. 3.7.1 Основных правил).
Для составления описи можно использовать форму описи из Приложений 14 и 16 к Правилам 2015 (Пример 9).
СВОДНАЯ ОПИСЬ ДЕЛ ОРГАНИЗАЦИИ
В структурных подразделениях организации составляются описи дел структурных подразделений: постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу (Приложения 23, 24 к Правилам 2015), на основе которых в архиве организации составляются годовые разделы соответствующих сводных описей дел, документов (Приложения 14–18 к Правилам 2015). Описи дел структурных подразделений вместе с делами постоянного хранения и по личному составу передаются специалисту, ответственному за архив.
Часто в отделах заниматься этим совершенно некогда, поэтому к составлению описей дел структурных подразделений приходится подключаться работнику, ответственному за архив, и прямо указывать, какие документы и дела необходимо включить в опись. Но даже этого бывает недостаточно: ему приходится непосредственно участвовать в поиске документов, относящихся к делу, и его комплектовании.
Согласно п. 3.7.6 Основных правил в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку «ЭПК», причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
ЗАПОЛНЯЕМ ГРАФЫ ТАБЛИЦЫ ОПИСИ ДЕЛ
■ «№ п/п». Порядок нумерации дел в описи – валовый. Это значит, что законченная опись дел должна включать не более 9999 единиц хранения (п. 3.10 Правил 2015).
■ «Индекс дела (Номер дела)». Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером. Это касается и сформированных в отдельные тома приложений к делам.
Например: 02-03 – Приказы, распоряжения о приеме, переводе, перемещении, увольнении, где 02 – индекс структурного подразделения, 03 – порядковый номер дела.
■ «Заголовок дела (тома, части)». Заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел.
Графа «Заголовок дела» описи заполняется в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Если в опись нужно внести подряд несколько дел с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
Многотомные дела в опись вносятся по порядку номеров томов. В этом случае в описи указывается заголовок только первого тома, а заголовки всех остальных томов, если они помещены на одной странице, обозначаются словами «То же». Если наименование многотомного дела переходит на следующий лист, то необходимо заголовок дела повторить полностью. При внесении в опись последнего тома после номера тома добавляется слово «Последний» (Пример 10).
■ «Крайние даты». Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело (п. 3.6.18 Основных правил). Крайние даты не проставляют для годовых, квартальных отчетов и иных документов, в названии которых есть фраза «за … год».
■ «Срок хранения». Сроки хранения дел переносятся в опись из номенклатуры дел. Они устанавливаются по типовым и ведомственным перечням. Если срок хранения документов, которые вносятся в номенклатуру дел, не регламентирован этими перечнями, он устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации (п. 3.4.9 Основных правил).
■ «Количество листов». Количество листов в деле соответствует количеству, указанному в листе-заверителе дела.
■ «Примечание». В этой графе делаются отметки о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на соответствующий акт, о наличии копий и т.п., например: «В связи с производственной необходимостью “Годовой бухгалтерский отчет и пояснительная записка к нему” за 2006–2007 годы остаются в отделе по бухгалтерскому учету и контролю, так как названные документы необходимы для проведения сравнительного анализа. Кроме того, не проводилась ревизия финансово-хозяйственной деятельности за указанный период».
ОФОРМЛЯЕМ ОПИСЬ ДЕЛ (НА ПРИМЕРЕ ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ)
■ Титульный лист. На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
• название фонда;
• номер фонда;
• номер описи;
• название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
• крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела организации (п. 3.7.18 Основных правил).
Форма титульного листа описи дел постоянного хранения приведена в Приложении 14 к Основным правилам (Пример 11).
■ Предисловие (дополнение к предисловию). К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие (п. 3.7.10 Основных правил). В последующих описях составляется дополнение к предисловию. Если не было составлено предисловие при открытии описи, то его нужно обязательно составить, когда опись закроется.
Предисловие обычно состоит из двух частей: исторической и историографической.
В историческую часть вносят сведения:
• по истории организации: дата образования, сведения об изменении наименования организации;
• об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи.
В историографической части:
• дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел;
• указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда;
• отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию;
• дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях;
• освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Составлять предисловие и дополнение к нему нужно обязательно.
Чем подробнее вы опишете все то, что удалось выяснить при проведении научно-технической обработки, тем проще затем будет работать с архивными документами. Фиксируйте всё: какие подразделения передали дела, какие не передали и почему; как менялась структура организации за тот хронологический период, который вы описываете, и какие в связи с этим были перемещения документов; какие дела не заводились и почему.
Также следует описать физическое состояние дел, возможные ошибки при переплете и варианты их исправления; причины превышения объема одного тома (более 250 страниц или толщина более 4 см).
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления, а также заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).
Если поменяется лицо, ответственное за архив, у него будут полные сведения о документальном фонде организации (Пример 12).
■ Оглавление. К законченной описи обязательно составляется оглавление (п. 3.7.19 Основных правил). Оглавление составляется к годовому разделу описи, если в ней имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавление включают:
• предисловие;
• список сокращений (составляемый в необходимых случаях);
• названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел;
• указатели (если они имеются) (пункт 3.7.12 Основных правил).
Приведем пример оглавления.
■ Указатель. Указатель слов составляется к законченной описи дел (п. 3.7.19 Основных правил). Указатель к описи дел постоянного хранения может выглядеть следующим образом:
■ Список сокращенных слов. Составляется также к законченной описи (п. 3.7.19 Основных правил).
■ Итоговая запись. К описи составляется итоговая запись, которая фиксирует количество дел, включенных в опись, содержит подписи составителей описи, а также
грифы утверждающих структур (муниципального или государственного архива и ЭК организации) (Пример 13).
■ Лист-заверитель. Последний лист описи – лист-заверитель дела. Лист-заверитель фиксирует количество листов в описи; он не нумеруется.
Форма листа-заверителя дела приведена в Приложении 8 к Правилам 2015 (Пример 14).
РЕЕСТР ОПИСЕЙ
Описи дел подлежат учету и вносятся в реестр описей. Реестр описей является обязательным документом архивного учета (п. 6.4.6 Основных правил, п. 3.6 Правил 2015).
Реестр описей ведется в архиве организации при наличии двух и более описей. В реестр вносятся все виды описей, составляемые в организации, в том числе опись электронных документов.
Описи вносятся в реестр описей в хронологической последовательности их поступления, под соответствующими порядковыми номерами. Если в организации ранее не велся реестр описей, то его нужно составить и внести туда описи за все годы работы организации, начиная с самой ранней описи.
В реестре описей фиксируются основные даны по составу каждой поступившей в архив организации описи: номер фонда, номер описи, количество описанных в ней дел, количество листов в описи и ее экземпляров.
Форма реестра описей приведена в Приложении 19 к Правилам 2015 (Пример 15).
СОГЛАСОВАНИЕ ОПИСЕЙ НА ЗАСЕДАНИИ ЭКСПЕРТНОЙ КОМИССИИ
Экспертная комиссия (ЭК) является совещательным органом при руководителе организации. Она создается приказом руководителя.
Заседания ЭК оформляются протоколом. Протокол подписывают председатель и секретарь комиссии. Решения ЭК вступают в силу после утверждения руководителем организации (п. 2.2.6 Основных правил) (Пример 16).
По итогам заседания ЭК, если опись дел согласована, в конце ее годового раздела ставится гриф согласования с указанием номера протокола ЭК и даты заседания, на котором он был рассмотрен (п. 3.7.14 Основных правил).
Если организация является источником комплектования государственного архива, то согласованные на заседании экспертной комиссии годовые разделы описи дел организации направляются на рассмотрение архивного учреждения. После утверждения годового раздела на заседании ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации (п. 3.7.14 Основных правил).
Соответствующие грифы согласования и утверждения оформляются в нижней части описи (см. Примеры 1, 2, 4–9).
[1] Утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010.
Статья опубликована в журнале «Секретарь-референт» № 2, 2017.
3.7.1. Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Архивная опись (далее – опись) – это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания.
Описи составляются отдельно: на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией.
3.7.2. В организации, в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством архива. По этим описям документы передаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел организации, которую готовит архив и по которой он сдает дела на постоянное хранение.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение 12) в трех экземплярах и представляются в архив организации через год после завершения дел в делопроизводстве.
3.7.3. Описательная статья описи дел структурного подразделения включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела (тома, части) по описи;
индекс дела (тома, части);
заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
даты дела (тома, части);
количество листов в деле (томе, части);
срок хранения дела.
3.7.4. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:
заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);
порядок нумерации дел в описи – валовый за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом;
графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “То же”, при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
графа описи “Примечания” используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности и утверждается руководителем структурного подразделения.
По требованию архива организации к описи могут составляться оглавление, список сокращений, указатели.
3.7.5. На основе описей дел структурных подразделений составляется годовой раздел сводной описи дел организации, подготовка которого возлагается на архив организации под непосредственным методическим руководством соответствующего архивного учреждения.
3.7.6. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения включаются заголовки дел постоянного хранения, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений, и заголовки дел, сформированных из документов, выделенных из дел с временными сроками хранения, имевших отметку “ЭПК”, причем только после сверки их со сводной номенклатурой за тот же год и проверки правильности формирования и оформления дел. В необходимых случаях заголовки дел уточняются, дела подвергаются расшивке и переформированию при обнаружении, что дело сформировано неправильно.
3.7.7. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения составляется по установленной форме (приложение 1). Элементы описательной статьи и порядок внесения заголовков дел в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, заполнение граф аналогичны элементам и порядку, изложенным в пунктах 3.7.3 – 3.7.4.
Первому годовому разделу сводной описи дел фонда присваивается номер по листу фонда, все последующие годовые разделы числятся за этим номером до образования законченной описи.
3.7.8. Заголовки дел, включенные в годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, нумеруются в валовом порядке.
3.7.9. Заголовки дополнительно обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в годовой раздел под литерными номерами в соответствии с принятой систематизацией или в конец годового раздела.
После внесения в опись записей о поступлении или выбытии дел составляется окончательная итоговая запись, в которой указываются также основания внесенных изменений.
Внесение в годовой раздел сводной описи дел изменений после утверждения его ЭПК архивного учреждения допускается только после принятия ЭПК, утвердившей этот раздел, соответствующего решения.
3.7.10. К первому годовому разделу сводной описи дел постоянного хранения составляется предисловие и при необходимости – указатели, оглавление, список сокращенных слов, которые составляют справочный аппарат годового раздела описи.
3.7.11. В предисловие включаются сведения об основных направлениях деятельности и структуре организации за период, который охватывают дела описи; дается краткая характеристика содержания и полноты документов фонда, включенных в раздел; указывается наличие дел, выходящих за хронологические границы фонда; отмечаются наиболее типичные группы дел как по разновидностям документов, так и по содержанию; дается краткая характеристика содержащейся в описи информации о подведомственных или вышестоящих организациях; освещаются особенности формирования, описания и систематизации заголовков дел, наличие справочного аппарата к разделу, основные принципы его составления и порядок пользования им.
Предисловие подписывается составителем с указанием должности и даты составления предисловия и заведующим архивом организации (лицом, ответственным за архив).
3.7.12. Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи дел имеются подразделы, другие более мелкие группы дел, справочный аппарат к разделу. В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений (составляемый в необходимых случаях), названия всех подразделов и более мелких групп дел, включенных в раздел, указатели (если они имеются).
3.7.13. Годовой раздел сводной описи дел составляется в 4-х экземплярах.
Годовые разделы, если они не являются законченной описью, не подшиваются и не переплетаются; они должны храниться в папках с клапанами и завязками.
3.7.14. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения подлежит рассмотрению ЦЭК (ЭК) организации, после чего в случае согласования в конце раздела ставится гриф “Согласовано” с указанием номера протокола ЦЭК (ЭК) и даты заседания, на котором он был рассмотрен. Одобренные годовые разделы направляются на рассмотрение архивного учреждения в соответствии со сроками, установленными графиком представления описей дел на рассмотрение ЭПК архивного учреждения, но не позднее чем через 2 года, а центральным архивом министерства, ведомства Российской Федерации (центральным отраслевым архивом при министерстве, ведомстве Российской Федерации) – через 4 года после завершения делопроизводством дел, включенных в раздел. Представляются 4 его экземпляра.
После утверждения годового раздела ЭПК архивного учреждения раздел утверждается руководителем организации, затем первый экземпляр годового раздела сводной описи в качестве контрольного передается в государственный архив, остальные остаются в организации.
3.7.15. Несколько годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения или один годовой раздел, число заголовков дел в которых достигло четырехзначной цифры, считаются законченной архивной описью.
В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел постоянного хранения (до 200 дел) опись считается законченной, если в нее включены годовые разделы сводных описей дел постоянного хранения за 5 лет.
3.7.16. Каждой законченной описи присваивается номер.
3.7.17. Законченная опись имеет самостоятельную нумерацию заголовков дел, к ней составляются итоговая запись и заверительная надпись. Итоговая запись и заверительная надпись (приложение 13) к законченной описи составляются так же, как к годовому разделу сводной описи дел.
При этом заверительные надписи, составленные к годовым разделам сводных описей дел, изымаются.
3.7.18. Обязательным элементом оформления законченной описи является титульный лист (приложение 14).
На титульном листе законченной описи дел постоянного хранения указываются:
название фонда;
номер фонда;
номер описи;
название описи, которое включает указание категории документов (постоянного, временного хранения, по личному составу и т.д.), содержащихся в делах, заголовки которых включены в опись;
крайние даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда на титульном листе оставляется место для написания полного названия государственного архива, в котором будут постоянно храниться дела данной организации.
3.7.19. К законченной описи обязательно составляются оглавление и предисловие, а также указатели и список сокращенных слов при наличии последних в годовых разделах.
3.7.20. Законченная опись вместе с титульным листом и справочным аппаратом к ней заключается в твердую обложку и переплетается.
3.7.21. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения включаются заголовки дел, отложившихся в течение года в деятельности структурных подразделений.
Порядок внесения заголовков дел в годовой раздел аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.4, 3.7.6 – 3.7.9.
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения составляется по установленной форме (приложение 2). Порядок заполнения граф описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 – 3.7.9, 3.7.17.
Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения соответствует систематизации заголовков дел в сводной номенклатуре дел за этот же год.
При необходимости к годовому разделу этой описи составляются оглавление, список сокращенных слов (см. п. 3.7.10).
Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения печатается в двух экземплярах и одобряется вначале ЦЭК (ЭК) организации, а затем утверждается ее руководителем.
3.7.22. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет установленную форму (приложение 3). Порядок заполнения граф, формы описи, нумерации заголовков дел раздела, составления итоговой записи и заверительной надписи к разделу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.7 – 3.7.9, 3.7.17.
3.7.23. Заголовки дел в годовом разделе сводной описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку с учетом следующей последовательности:
приказы (распоряжения) по личному составу;
списки личного состава;
карточки по учету личного состава (при отсутствии отдельной описи личных дел);
личные дела (при отсутствии отдельной описи личных дел);
лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
невостребованные трудовые книжки (при отсутствии отдельной описи);
акты о несчастных случаях.
Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные годовые разделы описи (личные дела, трудовые книжки и т.п.). Личные дела (личные карточки) вносятся в сводный годовой раздел описи по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
При необходимости к годовому разделу сводной описи дел и к законченной описи дел по личному составу составляются оглавления, указатели и списки сокращенных слов.
Годовой раздел сводной описи дел по личному составу организации, передающей документы на постоянное хранение, печатается в трех экземплярах, подписывается составителем, заверяется начальником отдела кадров (инспектором по кадрам) и представляется на рассмотрение ЦЭК (ЭК) организации. После одобрения раздела ЦЭК (ЭК) он подлежит согласованию с ЭПК соответствующего архивного учреждения и утверждению руководителем организации.
Порядок составления и оформления законченной описи дел по личному составу аналогичен порядку, указанному в пп. 3.7.16 – 3.7.20. Форма титульного листа к законченной описи дел по личному составу идентична форме титульного листа к законченной описи дел постоянного хранения (приложение 14).
Порядок составления и оформления описи на каждую разновидность специфических для данной организации документов (научные отчеты, тексты программ радио- и телепередач и т.п.), а также на служебные ведомственные издания определяется в зависимости от сроков их хранения по аналогии с порядком составления и оформления описей дел постоянного и временного хранения. Дела систематизируются в годовых разделах сводных описей с учетом специфики документов.
3.7.24. Отбор документов на уничтожение и составление на них акта (приложение 4) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот период. Акты о выделении документов и дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел.
Для организаций, сдающих дела на постоянное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения за этот период архивным учреждением.
3.7.25. Порядок передачи документов в архив организации.
Дела постоянного и долговременного хранения, включая документы по личному составу, передаются в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.
В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.
Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником), в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.
При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.
Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.
За какие годы пора передавать документы из подразделений в архив организации? Какие группы бумажных и электронных документов в какие описи дел подразделений для этого включаются? Что не попадает в эти описи? Как сведения из описей подразделений аккумулируются в годовых разделах сводных описей дел по организации? Какую логику нумерации использовать для разных видов описей и записей внутри них? Какие утвержденные формы нужно применять?
Планирование и нормативное регулирование
В первом квартале календарного года ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, служба делопроизводства и архив организации в тесном взаимодействии проводят плановую работу по подготовке исполненных и законченных в делопроизводстве документов к передаче в архив организации1. Передача в архив должна проводиться не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве2. По одной описи могут передаваться дела за несколько лет (см. Пример 10).
Пример 1
В график передачи дел в архив на 2017 год, который составляет архив и утверждает первый руководитель организации, могут быть включены дела за период 2013–2015 гг. Дела, сформированные в 2016 году, остаются на текущем хранении в зоне ответственности структурных подразделений.
Подразделения планируют соответствующие виды работ, поскольку подготовка дел к передаче в архив предусматривает и достаточно трудоемкую их архивно-техническую обработку. Иногда организации пользуются услугами компаний-аутсорсеров и для архивно-технической обработки документов, и для составления необходимых описей и актов.
Итак, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях должны составить:
- описи документов и дел своего подразделения (по годовым разделам) и
- акты о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению.
«Лучшей практикой» является подписание описей и актов руководителем структурного подразделения, поскольку за документальный и архивный фонды подразделения отвечает он. Именно такой подход теперь нормативно закреплен в форме описи дел структурного подразделения, установленной Приложением № 23 Правил работы архивов организаций.
В соответствии с той систематизацией и сроками хранения, которые закреплены номенклатурой дел, дела структурного подразделения должны быть распределены на следующие группы:
Таблица 1. Группы дел
В соответствии с делением на данные группы производится архивно-техническая обработка дел (полная или частичная3) и формируются соответствующие описи дел (см. Пример 9). Подлежащие уничтожению дела включаются в акт. Но поскольку дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) не подлежат передаче в архив, для их учета опись может не составляться, в этом случае номенклатура дел подразделения используется как учетный документ.
В связи с требованиями обеспечить защиту персональных данных простыми организационными методами в современных кадровых службах появилась практика составления описей личных дел (также по годовым разделам) отдельно от описей дел по личному составу.
На основании описей и актов, подготовленных структурными подразделениями, служба делопроизводства составляет:
- годовые разделы соответствующих сводных описей (Пример 12) и
- сводный акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (также по годовым разделам).
Для удобства и быстроты составления сводных описей и актов в организации можно установить, что структурные подразделения представляют:
- не только их подписанные экземпляры в бумажной форме как оригиналы,
- но и соответствующие электронные копии (файлы в необходимом формате).
В соответствии с требованиями Правил структурные подразделения могут готовить для передачи в архив по описям электронные документы, созданные в процессе деятельности в статусе электронных оригиналов, и электронные копии документов, на основании которых в архиве постепенно будет формироваться фонд пользования (состоит из электронных копий бумажных и электронных документов). Правилами установлены формы описей:
- электронных дел, документов постоянного хранения (Приложение № 17) и
- электронных дел, документов временных (свыше 10 лет ) сроков хранения (Приложение №18).
Если в организации внедрена полнофункциональная система электронного документооборота (СЭД), то оформление описей дел как отчетов, формируемых из системы, необходимо настроить автоматически. Следует также учесть, что ИТ-подразделение в процессе поддержки СЭД может в плановом порядке осуществлять централизованное формирование сводных описей электронных дел из СЭД и одновременное формирование соответствующих баз данных, представлений или контейнеров / массивов архивных электронных документов, их резервирование / копирование для перевода в статус архивного хранения.
Методические рекомендации по применению Правил, разработанные ВНИИДАД в 2016 году, пока не утверждены, поэтому рекомендуем организациям самостоятельно разрабатывать регламенты работы с электронными документами, включая их текущее оперативное и архивное хранение. А если ваша организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то советуем обращаться за методическими рекомендациями туда, т.к. архивные учреждения уже накопили достаточный опыт приема электронных документов от своих источников комплектования, формирования фондов пользования и составления учетного и научно-справочного аппарата к ним.
Служба делопроизводства и архив (ответственный за архивное хранение) организуют рассмотрение и согласование сводных описей и акта на заседании экспертной комиссии (ЭК) организации. Оно должно проводиться в соответствии с планом ее работы и обязательно протоколироваться. Дата и номер протокола ЭК оформляются в грифе согласования каждой сводной описи и акта (см. отметку с цифрой 2 в Примере 12).
Таков общий алгоритм плановой работы по составлению описей дел в организации.
Типы и виды, функции описей
Опись документов, дел является важнейшим элементом в системе научно-справочного аппарата архивного фонда организации. Определения соответствующих терминов закреплены действующим в настоящее время ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»:
- опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение;
- опись дел, документов – справочный и учетный документ, содержащий систематизированный перечень единиц хранения / единиц учета архивного фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учета.
Существуют следующие типы описей, которые составляются в организациях:
- описи дел структурных подразделений, которые используются как учетно-сдаточные;
- описи документов, дел организации, т.е. сводные описи, которые составляются на основе описей дел структурных подразделений по годам (годовым разделам) и являются основными учетными справочниками;
- описи архивных коллекций, в которых учитываются отдельные архивные документы, связанные между собой какими-либо признаками или одним признаком (авторским, тематическим, видовым, объектным и т.п.);
- описи фонда пользования, закрепляющие его систематизацию, которая может отличаться от систематизации архивного фонда в целом (например, в качестве разделов описи могут использоваться названия информационных систем, их баз данных и представлений, в которых хранятся электронные копии документов).
Виды описей, которые входят в состав обязательных учетных документов организации, имеют обязательные формы, утвержденные Правилами, они перечислены в последней колонке Таблицы 2.
Оформление описей электронных документов становится обязательным при условии, что электронные документы составляются в статусе оригиналов и организация перешла на реальный электронный документооборот по всем или некоторым направлениям деятельности (например, в процессе сдачи налоговой отчетности).
Дело (единица хранения и единица учета) в бумажной форме может представлять собой:
- совокупность документов, возникших по одному вопросу или на одном участке деятельности, либо
- один документ, как правило, объемный и многостраничный (например, годовые планы и отчеты, журналы регистрации).
Точно так же электронное дело может состоять из одного электронного документа и метаданных к нему или представлять собой совокупность электронных документов и метаданных к ним.
Дела, в которые сформированы документы в бумажной форме, имеют ограничения по толщине (до 4 см) и по объему – до 250 листов с учетом:
- самостоятельно нумеруемых листов дела,
- самостоятельно нумеруемых листов внутренней описи,
- листа-заверителя.
Поэтому дело может разбиваться на части / тома, которые вносятся в опись под самостоятельными порядковыми номерами, что увеличивает ее объем как документа (см. цифру 1 в Примере 10).
Электронное дело не имеет установленных ограничений по объему в Мб, наиболее объемной частью описи электронных дел, документов будет являться приложение к ней – реестр документов (контейнеров электронных документов), который составляется на каждое электронное дело (Приложение № 24 к Правилам, см. Пример 13) и в котором предусматривается перечисление наименований всех документов (с указанием даты, регистрационного номера и объема в Мб), содержащихся в каждом электронном деле, включенном в опись.
Из определений терминов «опись» и в соответствии с правилами формирования дел очевидно, что описи дел выполняют следующие важнейшие функции:
- являются учетными документами, поскольку каждому делу и каждой его части / тому в каждой описи присваивается свой порядковый номер, кроме того, в опись вносится индекс дела, который был присвоен ему в делопроизводстве по номенклатуре дел;
- представляют собой классификационные справочники, с помощью которых закрепляется систематизация архивного фонда организации прежде всего по хронологически-структурному признаку; а при составлении описей электронных документов, дел систематизация архивного фонда может производиться еще и с учетом названия информационной системы;
- отражают и закрепляют методическое единство делопроизводства и архивного дела, т.к. при их составлении соблюдается та же систематизация дел и оформляются практически те же сроки хранения, которые были закреплены номенклатурой дел;
- являются важнейшими справочниками, с помощью которых организуется использование архивных документов и осуществляется их поиск в архиве по году, номеру дела (архивному шифру, который проставляется после приема дела в архив) и заголовку дела, т.е. выполняют информационно-поисковую функцию;
- в описях закрепляются результаты экспертизы ценности документов в делопроизводстве и на основании описей проводится экспертиза ценности документов в архиве.
Таким образом, опись является основным учетным и справочным документом и в делопроизводстве, и архиве организации, и в государственном или муниципальном архиве, если организация является источником его комплектования.
Описи дел структурных подразделений и сводные описи
Перед внесением дела в опись соответствующего вида или в акт о выделении к уничтожению ответственный за делопроизводство и исполнители в структурных подразделениях просматривают сформированные в делопроизводстве дела. Причем дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения должны просматриваться полистно. Редактируются заголовки на обложках дел и в рабочем экземпляре номенклатуры дел, проверяется правильность определения сроков хранения, соблюдение правил формирования дел и т.п. Для дел с обобщающими заголовками («документы о…», «договоры поставки и документы по их исполнению» и т.п.), к личным делам и делам-досье (судебные дела, дела по госконтрактам и госзакупкам и т.п.) одновременно с внутренней описью документов дела на отдельном листе бумаги составляются проекты аннотаций к заголовкам дел, которые при необходимости оформляются к заголовку дела в соответствующей описи, чтобы увеличить ее информативность:
Пример 2. Аннотация к заголовку личного дела в описи дел по личному составу, которую оформляет кадровая служба (к Ф.И.О. могут быть добавлены существенные для профессиональной биографии сведения и точная ссылка на номер листа документа в деле):
Пример 3. Аннотация к заголовку дела в описи дел постоянного хранения, которую оформляет служба делопроизводства
Пример 4. Аннотация к заголовку дела в описи дел постоянного хранения, которую оформляет бухгалтерия
Пример 5. Аннотация к заголовку дела в описи службы финансового директора
Аннотация к заголовку дела оформляется обычно с красной строки, на один межстрочный интервал ниже самого заголовка и содержит указание на номера листов документов в деле, которые могут быть особо востребованы, чтобы облегчить их поиск. См. также отметку «1» в Примерах 11 и 12.
Если в номенклатуре дел были проставлены неконкретные сроки хранения документов или сроки, нуждающие в фактическом уточнении, то на обложках сформированных дел и в описях дел они конкретизируются:
Пример 6. Варианты конкретизации сроков хранения
Пример 7. Исправление срока хранения
Описи дел структурных подразделений составляются в порядке и по формам, установленным Правилами (п. 4.31 и 4.32, Приложения № 23–24). Правила предусматривают представление их непосредственно в архив организации, но поскольку архив чаще всего является одним из подразделений службы делопроизводства, то в инструкции по делопроизводству или ином регламентирующем документе организации можно предусмотреть передачу описей сначала в службу делопроизводства, которая должна оформить на каждой описи гриф согласования (цифра 3 в Примере 9), а в случае необходимости может потребовать составить к описи список условных сокращений и обозначений, необходимые аннотации к заголовкам или вернуть описи на доработку.
Описи дел подразделений составляются в 2 обязательных экземплярах. Согласованные экземпляры описей после утверждения ЭК сводного годового раздела соответствующей описи организации возвращаются в дела структурного подразделения и хранятся там в течение 3 лет по ст. 248 ПТУД. К описям дел, оформленным в бумажной форме, обычно дополнительно в службу делопроизводства представляются электронные копии этих описей. А описи электронных документов, дел на практике составляются в 2 экземплярах на каждую совокупность электронных документов (в статусе основного и рабочего экземпляров).
Фрагмент документа
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с?указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)
Описи составляются отдельно на дела и документы, имеющие разные сроки хранения и различную форму представления (п. 4.31 и 5.5 Правил). В структурном подразделении могут оформляться описи следующих видов:
- опись дел постоянного хранения и ее копия в электронном виде в формате, согласованном со службой делопроизводства / архивом;
- опись электронных документов, дел постоянного хранения в формате и форме представления, которые заранее согласованы в процессе внедрения информационной системы, в которой документы подразделения создаются в статусе электронного оригинала, обычно – в базах данных;
- опись дел по личному составу, если в номенклатуре дел подразделения отражены их создание и сроки хранения;
- опись электронных документов, дел по личному составу (может быть оформлена по форме Приложения № 18 Правил);
- опись дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения;
- опись электронных документов, дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения (Приложение № 18 Правил);
- опись документов фонда пользования (включаются заголовки дел, содержащих электронные копии бумажных или электронных документов в форматах и представлениях, согласованных со службой делопроизводства / архивом, которые организуют использование документов архивного фонда организации). В Правилах фонд пользования упоминается, но порядок учета документов в его составе не раскрывается.
Таблица 2. Какие утвержденные формы использовать для составления описей дел структурных подразделений, а также годовых разделов сводных описей дел организации
Описи дел структурного подразделения оформляются в табличной форме по требованиям, установленным п. 4.32 Правил (см. Примеры 9–11):
- каждое дело и каждый самостоятельно сформированный его том включаются в опись под своим порядковым номером (см. «1» в Примере 10). Система нумерации дел в описях структурных подразделений устанавливается регламентирующим документом, который разрабатывает служба делопроизводства / архив. Нумерация может быть валовой порядковой в пределах:
- только одного календарного года или
- в течение всего срока существования данного структурного подразделения как источника комплектования архива организации;
- заголовки дел в описи располагаются в той последовательности, в которой они закреплены номенклатурой дел, поэтому чем правильнее осуществлена систематизация дел в номенклатуре дел, тем проще их систематизировать в соответствующих описях;
- в опись вносятся заголовки дел и другие сведения о них (индекс дела, крайние даты документов дела / тома, срок хранения) в тех формулировках, которые указаны на обложке подготовленного к архивному хранению дела после проверки качества его формирования и оформления.
Каждая опись дел структурного подразделения завершается оформлением итоговой записи, похожей на сведения, которые оформляются в листе-заверителе дела, она подписывается руководителем структурного подразделения и датируется (см. цифру 2 в Примере 9).
Утвержденная Правилами форма предусматривает нумерацию описей структурного подразделения (см. цифру 1 в Примере 9). Регистрационные индексы описям рекомендуем проставлять (см. Пример 8):
- в пределах их документопотока в течение всего периода существования подразделения;
- с учетом индекса, который закреплен в номенклатуре дел структурного подразделения за делом с документами об организации делопроизводства и архива (обычно – последнее или предпоследнее дело).
Пример 8
Допустим, в бухгалтерии последнее дело имеет индекс № 05-48 и заголовок «Документы об организации делопроизводства и архивного хранения документов (копии приказов о назначении ответственных, описи дел, проекты актов о выделении документов и дел к уничтожению и др.)». Это дело ведется с 2014 года, каждый год бухгалтерия передает 3 вида описей:
- постоянного хранения,
- по личному составу и
- электронных документов, дел постоянного хранения.
В 2017 году 3 вида описей, подготовленных бухгалтерией, могут иметь индексы 05-48/10, 05-48/11 и 05-48/12, т.е. они будут зарегистрированы в валовом порядке в течение всего периода, когда бухгалтерия передает на архивное хранение документы своего подразделения.
А в службе делопроизводства / архиве полученные от структурных подразделений описи дел необходимо регистрировать просто в валовом порядке в пределах календарного года в специально заведенном журнале или книге учета описей структурных подразделений.
Мы приводим примеры оформления описей дел постоянного хранения структурных подразделений (см. Примеры 9–11). Они составлены по форме из Приложения № 23 Правил. Формы описей других видов для учета документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу предусматривают еще добавление в таблицу графы «Срок хранения».
На основании данных описей дел постоянного хранения (и их электронных копий в согласованных форматах), полученных от структурных подразделений, служба делопроизводства / архив формируют годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения, образовавшихся в деятельности организации (см. отметки «!» в Примерах 9–12). В Таблице 2 мы показали, данные из каких описей дел подразделений в какие годовые разделы сводных описей организации переносятся, а также по каким утвержденным формам они должны составляться (в приложениях к Правилам формы описей содержат максимальный состав реквизитов, некоторые из которых могут не использоваться:
- если вы не являетесь источником комплектования, то на сводных описях не будет их утверждения протоколом ЭПК архивного учреждения;
- если в структурном подразделении нет своей ЭК, то на его описях не будет согласования с нею).
Особого внимания требует нумерация годовых разделов сводных описей и порядковая нумерация заголовков дел внутри описей.
Если годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения за 2013 год имеет 15 записей и составлен впервые (как в Примере 12), то его номер (№ 01) фиксируется в листе фонда (Приложение № 13 Правил, см. цифру 3 в Примерах 12 и 14), а при оформлении годового раздела описи дел постоянного хранения за следующий 2014 год валовая нумерация заголовков дел в ней должна продолжаться и будет начинаться с номера 16. Валовая нумерация годовых разделов описей будет продолжаться, пока не достигнет порядкового номера 9 999.
Сводная опись дел по личному составу за 2013 год может быть внесена в лист фонда под номером № 02 и заголовки дел в ней в таком же валовом порядке будут нумероваться, пока не достигнут числа 9 999. Так же учитываются в листе фонда сводные описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и соответствующих электронных документов, дел. Годовые разделы сводных описей хранятся в архиве в папках, не прошиваются и не переплетаются.
В реестр описей должны вноситься только «закрытые» описи, в которых зафиксировано 9 999 заголовков дел. Тогда листы описей нумеруются, к ним оформляются титульный лист, оглавление (содержание), предисловие, список сокращений, итоговые записи, лист-заверитель и справочный аппарат (алфавитный, предметный, именной и др. указатели и т.п.) (п. 5.5 Правил). Законченные годовые разделы сводных описей переплетаются и становятся главным справочником архива.
При оформлении описей электронных документов, дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения необходимо обратить внимание на трудоемкость оформления приложений к ним – реестров документов (контейнеров электронных документов) электронного дела, которые должны быть заполнены к каждому электронному делу.
Форма реестра из приложения к Приложению № 18 Правил (Пример 13) может быть легко применима при выгрузке реестра из СЭД. Если же к передаче готовятся электронные документы на физически обособленных материальных носителях, то в форму реестра необходимо дополнительно включить имя файла документа (см. «!» в Примере 13), а не только его наименование, поскольку поиск электронных документов будет осуществляться в этом случае прежде всего по именам файлов.
В настоящее время в службах делопроизводства и ИТ-подразделениях постепенно формируется «лучшая практика» закрепления в номенклатуре дел организации единой системы именования файлов электронных документов, обеспечивающей быстроту и удобство поиска электронных документов, находящихся на архивном хранении.
Таким образом, составление описей дел является интеллектуально-аналитической работой по созданию справочников для систематизации, учета и поиска документов архивного фонда организации.
Пример 9. Опись дел постоянного хранения структурного подразделения
Пример 10. Опись дел постоянного хранения структурного подразделения
Пример 11. Опись дел постоянного хранения структурного подразделения
Пример 12. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения организации
Пример 13. Оформление имени файла в Реестре документов (контейнеров электронных документов) электронного дела
Пример 14. Фрагмент листа фонда, где регистрируются годовые разделы сводных описей
Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?
В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.
Определить необходимые сроки вам поможет статья «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».
Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.
На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.
Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:
- название организации (если архив — сторонняя организация);
- номер описи;
- дату описи;
- наименование сдаваемых на хранение документов;
- период, к которому относятся документы;
- срок хранения документов;
- количество листов;
- расположение документов (номер папки, дела или короба);
- Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).
Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.
Скачать образец описи документов для передачи в архив
Как выглядит опись документов для отправки по почте
Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.
Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.
Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке ниже:
Скачать образец описи документов для почты
При передаче документов в ФНС также потребуется их опись. Как правильно ее составить, подробно рассказывают эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный демо-доступ к К+ и переходите в Готовое решение, чтобы узнать все подробности данной процедуры.
Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».
Итоги
Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.
Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.
